Procesy informacyjne zarządzania

Transkrypt

1 Procesy informacyjne zarządzania Systemy informacyjne dr inż. Janusz Górczyński 1

2 System informacyjny (1) Systemy informacyjne towarzyszą człowiekowi przez całe jego życie. W każdej organizacji system informacyjny jest tym czynnikiem, który pozwala im funkcjonować. Czym jest system informacyjny?. Definicji systemu informacyjnego jest wiele, zarówno w literaturze krajowej jak i zagranicznej. Można powiedzieć, że system informacyjny tworzą wzajemnie z sobą powiązane procesy informacyjne. Bardziej formalne definicje odwołują się do generalnych cech systemów i są przedstawiane za pomocą modelu wejście proces - wyjście. Wejściem w tym ujęciu są zasoby informacyjne, który system pozyskuje ze swojego otoczenia lub z wewnętrznych generatorów informacji (pracownicy itd.). 2

3 System informacyjny (2) Wyjściami są informacje dostarczane do otoczenia lub do innych systemów wewnętrznych. Procesy to działania, które przekształcają informacje wejściowe w informacje wyjściowe. Cechą charakterystyczną systemów informacyjnych jest ich otwartość na związki z otoczeniem i innymi systemami informacyjnymi, zarówno wewnętrznymi jak i zewnętrznymi. Według Adama Nowickiego systemem informacyjnym jest wyróżniony przestrzennie i uporządkowany czasowo zbiór informacji, nadawców informacji, odbiorców informacji, kanałów informacyjnych oraz technicznych środków przesyłania i przetwarzania informacji, których funkcjonowanie służy do sterowania obiektem gospodarczym. 3

4 System informacyjny (3) Z kolei wg Jerzego Kisielnickiego i Henryka Sroki system informacyjny jest wielopoziomową strukturą, która pozwala użytkownikowi takiego systemu na transformowanie określonych informacji wejścia na pożądane informacje wyjścia za pomocą odpowiednich modeli i procedur. Inne jeszcze podejście do systemu informacyjnego reprezentuje Paul Beynon-Davies, autor książki Inżynieria systemów informacyjnych. Wg niego wszystkie systemy informacyjne można podzielić na trzy grupy: techniczne, formalne i nieformalne. Podkreśla jednocześnie, że takie rozróżnienie jest korzystne dla celów poznawczych, w praktyce dość trudno jest rozróżnić, do której grupy należy dany system 4

5 System informacyjny (4) W formalnych systemach informatycznych określone są zasady działania, a kontrola jest wykonywana z pomocą formalnej hierarchii. Komunikacja w takich systemach z reguły odbywa się w kierunku pionowym, informacje niezbędne do podjęcia decyzji przekazywane są w górę, a decyzje przekazywane są w dół. Przez techniczny system informacyjny rozumie on (Beynon-Davies) reprezentację pewnej części formalnego systemu informacyjnego przy użyciu technologii informacyjnej. Pod terminem nieformalny system informacyjny rozumiany jest zbiór oczekiwań co do sposobu komunikowania się ludzi w pewnych okolicznościach. 5

6 System informacyjny (5) W odniesieniu do klasyfikacji wprowadzonej przez P. Beynon-Davies można sformułować następujące uwagi: formalne systemy informacyjne występują w przedsiębiorstwach, przy czym stopień ich sformalizowania jest bardzo różny, zależny od wielu czynników; komunikacja w formalnych systemach informatycznych we współczesnych przedsiębiorstwach odbywa się w różnych kierunkach; w Polsce techniczny system informacyjny nazywany jest po prostu systemem informatycznym. 6

7 System informacyjny zarządzania (1) System informacyjny przedsiębiorstwa jest system złożonym, a decyduje o tym nie tylko to, że podstawowym elementem systemu jest człowiek, ale także to, że w skład systemu wchodzi wiele, wzajemnie z sobą powiązanych podsystemów informacyjnych. Obserwujemy, że złożoność takiego systemu jest proporcjonalna do integracji (współdziałania) przedsiębiorstwa z jego otoczeniem. Tę część systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, która jest odpowiedzialna za zasilanie procesów decyzyjnych można nazwać systemem informacyjnym zarządzania (SIZ). 7

8 System informacyjny zarządzania (2) SIZ pełni wobec przedsiębiorstwa następujące funkcje: stanowi główne źródło informacji, które pozwalają na podjęcie decyzji kształtujących bieżącą sytuację przedsiębiorstwa i jego dalszy rozwój; zapewnia interakcję między systemami zarządzania a systemem wykonawczym; wpływa na poziom kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo (przez stworzenie możliwości podejmowania działań korygujących wcześniej podjęte decyzje czy poprzez zapewnienie komunikacji między nadawcami i odbiorcami informacji); przyczynia się do rozwoju konkurencyjnych produktów i usług; pozwalają na znalezienie nowych, nieznanych wcześniej zasobów materialnych (surowców, materiałów, energii). 8

9 System informacyjny zarządzania (3) Wg Wiesława Flakiewicza podstawowym celem SIZ jest możliwie najszybsze dostarczenie jego użytkownikowi informacji kompleksowej, rzetelnej (godnej zaufania), wiarygodnej (sprawdzonej ze stanem faktycznym lub z sensowymi założeniami), a także właściwej pod względem formy i treści, będącej odpowiedzią na tematy interesujące go w danym momencie. Można powiedzieć, że celem SIZ jest zasilanie procesów decyzyjnych obiektu gospodarczego w pożądane jakościowo informacje w możliwie najkrótszym czasie. 9

10 System informacyjny zarządzania (4) Wkład w rozwój SIZ mają zarówno nauki ścisłe jak i społeczne. 10

11 System informacyjny zarządzania (5) W podejściu technicznym (nauki ścisłe) istotne są takie nauki jak: zarządzanie, które zasila system informacyjny w różne modele wykorzystywane w codziennej praktyce zarządzania oraz w procesach decyzyjnych; informatyka która stwarza możliwości gromadzenia, przechowywania, przetwarzania i zarządzania informacją; badania operacyjne dostarczają narzędzi do optymalizacji problemów decyzyjnych. W podejściu behawioralnym (nauki społeczne) istotne są takie nauki jak: socjologia dostarcza informacji o zachowaniu jednostki czy grupy osób i ich interakcji z system informacyjnym; psychologia bada wpływ informacji pozyskanej z systemu informacyjnego na procesy decyzyjne; ekonomia bada wpływ systemów informacyjnych na rentowność podmiotów oraz funkcjonowanie rynku. 11

12 Składowe systemu informacyjnego (1) Jerzy Kisielnicki i Henryk Sroka identyfikują system informacyjny jako strukturę złożoną z następujących elementów: SI = {P, I, T, O, M, R} gdzie: SI system informacyjny; P zbiór podmiotów użytkujących dany system; I zbiór informacji o sferze realnej; T zbiór narzędzi technicznych; O zbiór rozwiązań systemowych stosowanych w danej organizacji (stosowana formuła zarządzania); M zbiór metainformacji; R relacje między poszczególnymi zbiorami. 12

13 Składowe systemu informacyjnego (2) W złożonych systemach informacyjnych funkcjonuje wielu uczestników systemu, realizowanych jest wiele procesów informacyjnych, generowanych jest bardzo wiele produktów informacyjnych. Opisanie takiego złożonego systemu informacyjnego nie jest łatwym zadaniem. Wprawdzie w dalszym ciągu obowiązuje podejście modelowe, czyli wejście proces wyjście, ale składowe tego modelu wykazują daleko idącą różnorodność oraz złożoność. Układ wejścia do systemu informacyjnego to bardzo rozproszona i różnorodna struktura danych, informacji, kanałów informacyjnych oraz nośników informacji, które mogą przybierać takie formy jak: 13

14 Składowe systemu informacyjnego (3) 1) Danych i informacji wejściowych: pochodzących z dokumentów papierowych; generowanych przez różne urządzenia; dostarczanych kanałami telekomunikacyjnymi; dostarczanych ustnie (np. uwagi od klientów); generowanych wewnątrz organizacji. 2) Kanałów informacyjnych, takich jak: informacje przekazywane w trakcie rozmowy; informacje przekazywane kanałami telekomunikacyjnymi; poczta; dokumenty biznesowe; media; urządzenia. 14

15 Składowe systemu informacyjnego (4) 3) Tradycyjnych nośników informacji, takich jak: papier; głos; pamięć ludzka; taśma magnetyczna; taśma filmowa; dysk twardy czy płyta optyczna; fale elektromagnetyczne. W praktyce struktura układu zasilania może być uzupełniona innymi jeszcze elementami, co świadczy o tym, że w rzeczywistej organizacji zasilanie systemu informacyjnego może być zorganizowane w bardzo różny sposób. 15

16 Składowe systemu informacyjnego (5) Oznacza to, że nawet posiadanie wszystkich wymienionych wcześniej składników układu wejścia nie gwarantuje poprawnego zasilania systemu informacyjnego w niezbędne dla jego funkcjonowania informacje. Trzeba pamiętać o tym, że układ wejścia nie ma charakteru statycznego, a wręcz jest odwrotnie. Przykładowo firma ubezpieczeniowa potrzebuje informacji odnośnie tego, jakie polisy i na jakich warunkach będą najlepiej się sprzedawać. Wiadomo, że najlepszym źródłem informacji jest potencjalny klient, problem jak tę informację pozyskać. Trzeba ponieść znaczny wysiłek organizacyjny i finansowy, aby zapewnić sobie dostęp do takich informacji. 16

17 Składowe systemu informacyjnego, układ przetwarzania W układzie przetwarzania systemu informacyjnego zachodzą takie procesy jak: zapisywanie informacji i danych na trwałych nośnikach (np. zrobienie notatki po spotkaniu biznesowym); klasyfikowanie i porządkowanie informacji informacja dostarczona przez układ wejścia jest zapisywana w bazie danych w ściśle określonej strukturze, co pozwala później na szybki dostęp do niej; przetwarzanie danych i informacji dane pozyskane z układu wejściowego są przetwarzane w określonym celu (np. ustalenia, czy student może być promowany); przechowywanie danych i informacji w różnych postaciach (papier, nośniki cyfrowe). 17

18 Składowe systemu informacyjnego, układ wyjścia Decyduje o jakości całego systemu informacyjnego. To, w jaki sposób jest zaprojektowany, decyduje o zaspokajaniu potrzeb informacyjnych członków organizacji. Trzeba pamiętać o tym, że o jakości końcowej informacji decydują wszystkie ogniwa systemu informacyjnego. Jeżeli dane wejściowej nie są wystarczające, to przygotowanie potrzebnej informacji końcowej jest utrudnione, a nieraz po prostu niemożliwe. W tradycyjnym systemie informacyjnym w układzie wyjścia można wyróżnić takie elementy, jak: dokumenty papierowe (zestawienia, raporty, opracowania); bezpośrednie spotkania; urządzenia telekomunikacyjne. 18

19 System informacyjny zarzadzania refleksja (1) Tradycyjnie zorganizowane fragmenty systemu informatycznego stanowią ważny, a często dominujący obraz organizacji przedsiębiorstwa. Komputerowa technologia informacyjna w coraz większym stopniu wpływa na organizację systemów informacyjnych. Niezależnie od tego jak dobrze system informacyjny wyposażony jest w urządzenia teleinformacyjne, to i tak jego najważniejszym elementem jest człowiek. Trzeba także pamiętać o tym, że człowiek jest także najbardziej zawodnym zasobem systemu informacyjnego. 19

20 System informacyjny zarzadzania refleksja (2) Wiesław Flakiewicz zadaje bardzo ważne pytanie: czy źródłem informacji jest dokument, czy też opinie i wnioski oraz decyzje podejmowane o przetwarzanie informacji zawartej w tych dokumentach?. Dochodzi on do następujących wniosków: bez względu na stopień obligatoryjności i sformalizowania informacji w SIZ człowiek ją postrzega, rozumie, nadaje jej znaczenie, na jej podstawie wnioskuje oraz podejmuje decyzje. Wszystkie te procesy są kontrolowane przez osobowość człowieka; cele SG (systemu gospodarczego) nie zawsze są identyczne z celami zatrudnionych w nich ludzi; określanie informacji wchodzących w skład SIZ odbywa się zawsze przy udziale osobowości ludzi; sformalizowane systemy informacyjne kształtują się zawsze poprzez synchronizację motywów, opinii i zachowań ludzi, członków danego SG. 20

21 Cechy jakościowe SIZ (1) Za najważniejsze cechy SIZ można uznać: Celowość właściwości i działanie służą osiąganiu celów przedsiębiorstwa, a zwłaszcza misji i przyjętym strategiom organizacji; Wiarygodność informacje pozyskiwane z systemu informacyjnego opierają się na sprawdzalnych co do prawdziwości i rzetelności źródłach oraz metodach pozyskania informacji, jej przechowywania i przetwarzania. W przypadku, gdy uzyskanie 100% pewności nie jest możliwe powinno być skalkulowane ryzyko, że mogą być błędne; Dostępność upoważnieni odbiorcy informacji generowanych przez SI mogą ją uzyskać w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i z pomocą różnych urządzeń; Aktualność informacje dostępne w SI są aktualizowane tak często, jak jest to możliwe i konieczne; 21

22 Cechy jakościowe SIZ (2) Efektywność suma korzyści uzyskiwanych z SI powinna przewyższać koszty związane z jego utrzymaniem; Wydajność system zapewnia wystarczającą wydajność przy zachowaniu innych kryteriów jakościowych; Niezawodność system zapewnia niezawodność w pracy przy zachowaniu pozostałych kryteriów jakościowych. Pod tym pojęciem rozumie się także powtarzalność w tym sensie, że przy powtórzeniu określonego zapytania SI wygeneruje taką samą odpowiedź; Elastyczność system zapewnia zachowanie pozostałych parametrów jakościowych na niezmienionym poziomie w różnych warunkach jego użytkowania. Elastyczność polega także na możliwości adaptacji SI do zmieniających się warunków (parametryzacja); Kompleksowość system zaspokaja ilościowo i asortymentowo oczekiwania jego użytkowników; 22

23 Cechy jakościowe SIZ (3) Poufność system zapewnia dostęp do określonej informacji tylko upoważnionym odbiorcą. W skomputeryzowanych SI osiąga się to poprzez zróżnicowanie praw dostępu, w tradycyjnych poprzez rozwiązania organizacyjne; Bezpieczeństwo system zapewnia nienaruszalność zbiorów danych i informacji oraz procedur ich przetwarzania chroniąc je przed nieuprawnioną ingerencją z zewnątrz; Przyjazność system w maksymalny sposób ułatwia dostęp jego użytkownikowi. W skomputeryzowanych SI osiąga się to poprzez poprawne zbudowanie formularzy; Inteligencja system ma wbudowane mechanizmy będące symulacją ludzkiej inteligencji: wnioskowania, przetwarzania informacji, uczenia się, reagowania na sygnały z otoczenia, symulowania rzeczywistości. Osiąga się to poprzez wykorzystywanie metod sieci neuronowych w SI. 23

24 Topologia SIZ (1) SIZ można klasyfikować posługując się różnymi kryteriami, np. wg kolejnych generacji rozwojowych czy wg funkcjonalności. Nie wydaje się, aby żadne z dostępnych kryteriów klasyfikacji było tym najlepszym. Wynika to choćby z takich przyczyn, że w kryterium historycznym trudno jest porównywać SIZ zaprojektowane kilkanaście lat temu z obecnymi; Przy kryterium funkcjonalności nie można zapominać o tym, że różnice mogą wynikać z faktu, że systemy przeznaczone są dla różnych adresatów. Inny system będzie wykorzystywany przy bieżącej działalności operacyjnej, a inny przy podejmowaniu decyzji. 24

25 Topologia SIZ (2) Funkcjonalność SI może wynikać z dojrzałości rozwiązania, stąd młode produkty wykorzystując najnowsze rozwiązania technologiczne mogą dorównywać SI z dawnych lat (np. MRP); Współczesne zintegrowane pakiety oprogramowania dla przedsiębiorstw zawierają w sobie cechy systemów transakcyjnych, wspomagania decyzji czy informowania kierownictwa. Wydaje się, że najmniej kontrowersyjnym kryterium podziału SI jest podział uwzględniający użytkowników, dla których przeznaczony jest SI. Można wtedy podzielić SI na te, które przeznaczone są dla użytkowników realizujących określone funkcje w przedsiębiorstwie (np. sprzedaż, marketing, logistyka, produkcja, księgowość); 25

26 Topologia SIZ (3) Inna możliwość, to podział SI z uwagi na przeznaczenie dla użytkowników usytuowanych na określonym szczeblu decyzyjnym, można wtedy wyróżnić SI przeznaczone do: wspomagania pracy operacyjnej (TPS transaction processing system); wspomagania pracy biurowej (OAS office automation system); wspomagania pracy specjalistów (KMS knowledge management system); wspomagania informacji zarządczej (MIS management information system: wspomagania decyzji (DSS decision support system); informowania kierownictwa (EIS executive information system); 26

27 Topologia SIZ (4) 27

28 Systemy przetwarzania transakcji TPS (1) Systemy przetwarzania transakcji są tymi, które najczęściej można spotkać w przedsiębiorstwach. Ich wyróżnikiem jest stałe wspieranie bieżącej pracy operacyjnej. Systemy TPS są przystosowane do przetwarzania informacji gospodarczych w czasie rzeczywistym (OLTP on-line transaction processing). Przykładem tego typu systemów mogą być SI obsługujące: sprzedaż w hipermarkecie; obsługę klientów banku w sali operacyjnej; rezerwacji miejsc w hotelach czy sprzedaży biletów; obsługi wypożyczeń w bibliotece. 28

29 Systemy przetwarzania transakcji TPS (2) Duże systemy transakcyjne to skomplikowane rozwiązania informatyczne i organizacyjne, co wynika z podstawowej cechy tego typu systemów: zapewnienie możliwości równoległego korzystania przez wielu użytkowników ze wspólnych zasobów danych. Powyższe wymaganie implikuje konieczność wykorzystania odpowiednich mechanizmów kontroli dostępu, umożliwiających zachowanie spójności danych, pomimo pojawiających się błędów aplikacji, czy też awarii systemu. Jednym z elementów pozwalających na manipulowanie dzielonymi zasobami jest posiadanie dobrze zdefiniowanej jednostki przetwarzania -- transakcji. 29

30 Systemy przetwarzania transakcji TPS (3) Transakcję można zdefiniować jako zestaw operacji przekształcających abstrakcyjne lub fizyczne stany systemu, posiadający takie własności, jak: [Niepodzielność (ang. atomicity)]-- system albo wykonuje w całości wszystkie elementarne operacje wchodzące w skład transakcji, albo gwarantuje, że częściowe wykonanie transakcji nie pozostawi żadnych efektów w systemie. [Spójność (ang. consistency)]-- transakcja jest poprawną transformacją stanów tzn. przeprowadza system z jednego stanu spójnego do innego stanu spójnego. [Izolacja (ang. isolation)]-- współbieżne wykonanie zestawu transakcji prowadzi do wyników, które są nierozróżnialne od rezultatów, jakie można byłoby uzyskać uruchamiając transakcje seryjnie, tj. w izolacji, w pewnym z góry określonym porządku (często używanym synonimem izolacji jest serializacja). 30

31 Systemy przetwarzania transakcji TPS (4) [Trwałość (ang. durability)]-- system ma zdolność zachowania lub odtworzenia efektów pomyślnie zakończonych transakcji w obliczu awarii dowolnego typu. Kolejną ważną cechą wyróżniającą systemy transakcyjne jest potencjalnie wysoka liczba użytkowników. Duże systemy obejmują od 1000 do klientów. Przy takiej liczbie użytkowników konieczne staje się zagwarantowanie maksymalnie wysokiej wydajności i niezawodności systemu. Z perspektywy użytkownika wydajność systemu mierzy się czasem odpowiedzi serwera. Jest to czas między wysłaniem zlecenia a uzyskaniem odpowiedzi. 31

32 Systemy przetwarzania transakcji TPS (4) Systemy TPS mogą także pracować w innym trybie niż OLTP, tak dzieje się np.. w księgowości, gdzie między zajściem zdarzenia gospodarczego a jego odwzorowaniem mogą wystąpić dość duże opóźnienia czasowe. Termin przetwarzanie transakcji odnosi się zarówno do detalicznej ewidencji zdarzeń gospodarczych jak i do przetwarzania transakcji w bazie danych. To w bazie danych (lub bazach danych przy systemach rozproszonych) realizowany jest najniższy poziom przetwarzania: operacje zapisu, odczytu, modyfikacji czy usuwania danych. Bazy danych systemów TP stanowią główne źródło zasilania dla innych systemów. 32

33 System wspomagania pracy biurowej Systemy OAS są najczęściej wykorzystywanymi systemami w praktyce, większość pracowników biurowych korzysta z takich aplikacji jak poczta elektroniczna, edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, relacyjne bazy danych czy programy do przygotowywania pokazów. Wykorzystywanie tych aplikacji znakomicie zwiększa efektywność wykonywanych prac, szczególnie wtedy, gdy standardowe możliwości takiego pakietu jak MS Office są rozszerzone poprzez dedykowane aplikacje czy makropolecenia. Dla prześledzenia tego problemu rozważmy konkretny przykład z naszej Uczelni. 33

34 System rejestracji ocen (1) Dotychczasowy system rejestracji ocen w WSZiM 34

35 System rejestracji ocen (2) Nowa wersja, wymiana informacji wyłącznie cyfrowo 35