5. Podsystem Płatno ci. 5.1 Formularz Proponowanie nale no ci

Transkrypt

1 5. Podsystem Płatno ci Student mo e mie naliczone nale no ci wzgl dem uczelni. Mog one mie charakter: etapowy czesne, powtarzanie roku, warunek opłata jest naliczana wszystkim, którzy ucz szczaj na dany etap i spełniaj okre lone kryteria, przedmiotowy za powtarzanie, za rejestracj - dotyczy tylko przedmiotów obowi zkowych, punktowy dla ka dego typu punktów mo e zosta zdefiniowana kwota, któr b dzie musiał ui ci student za niezaliczenie wymaganej liczby punktów, inny dowolna inna opłata (np. mo e by za legitymacj studenck, wydanie dyplomu itp.), etonowy opłata pobierane za wykupienie jednego etonu przez studenta, w przypadku korzystania z podsystemu rejestracji etonowej. Wszelkie cenniki nale no ci przygotowuje si w formularzu Cennik, jednak nie b dzie on tu omówiony, gdy odpowiedzialnymi za przygotowanie cenników b d administratorzy systemu USOS. System przyjmuje wpłaty z kilku ródeł, m.in.: wpłaty na podstawie pliku z Kwestury lub banku, wpłaty r czne. 5.1 Formularz Proponowanie nale no ci Formularz jest przeznaczony do proponowania nale no ci studentom oraz przegl dania naliczonych opłat. Naliczanie mo e zosta dokonane dla całych grup studentów lub pojedynczych osób. Proces naliczania opłat odbywa si nast puj co: 1. Wybór odpowiedniej grupy studentów. Je li formularz Proponowanie nale no ci został uruchomiony po raz pierwszy, to pojawi si okno Filtrowanie osób po etapach bez zdefiniowanych warto ci dla Programu, Etapu i Cyklu dydaktycznego. Dost p do tego okna mo na zawsze uzyska spod formularza za pomoc przycisku Filtruj po etapach. Nale y wybra Program, mo na tak e okre li etap. Koniecznie nale y zaznaczy odpowiedni Cykl: - Rok akademicki je li studenci s rozliczani w systemie rocznym lub odpowiedni Semestr w przypadku rozliczenia semestralnego i zatwierdzi. 31

2 2. Dla wybranej grupy studentów lub wybranej osoby (po skorzystaniu z przycisku Wybierz osob ) nale y zaproponowa nale no ci. Korzystamy z przycisku Proponuj, wtedy otworzy si kolejne okno, w którym wybieramy: a) Cennik, z którego b d brane stawki przygotowany wcze niej przez administratorów, b) typ nale no ci z danego cennika np. Czesne. 3. Naciskamy przycisk Proponuj otrzymamy informacj, ilu osobom udało si zaproponowa nale no ci, a nast pnie list tych osób w odpowiedniej zakładce. 4. Ostatnim krokiem na tym etapie jest zapisanie dokonanych zmian. 32

3 5.2 Formularz Wpłaty i rozliczanie Dost p do formularza uzyskujemy na kilka sposobów: z menu Płatno ci -> Wpłaty i rozliczanie dla wybranej osoby w formularzu Proponowanie nale no ci po wybraniu przycisku Transakcje osoby, dla wybranej osoby w formularzu Program osoby po wybraniu przycisku Transakcje osoby. Formularz jest przeznaczony do: dokonania przegl du transakcji sekcja Transakcje osoby przycisk Poka wszystkie, po jego wybraniu s prezentowane wszystkie transakcje osoby, a przycisk zmienia swój opis na Tylko nierozliczone, rozliczenia wybranych (zaznaczonych w polu Wybrane) transakcji (tylko w przypadku, gdy nie zostan przez system automatycznie rozliczone) przycisk Rozlicz wybrane, wybrania planu ratalnego, z którego student korzysta przycisk Rozbij na raty, wprowadzenia wpłaty, która nie została dokonana na indywidualne konto bankowe studenta przycisk Wprowad wpłat, dodania nowej nale no ci, która nie mo e zosta wybrana z cennika przycisk Dodaj nale no, wprowadzenie informacji o dokonanym zwrocie pieni dzy przycisk Zwrot, uzyskania informacji o szczegółach transakcji, w tym anulowanie transakcji, np. umorzenie przez Dziekana cz ci nale no ci przycisk Szczegóły transakcji, uzyskania informacji, z jakimi nale no ciami / wpłatami została rozliczona wybrana przez nas transakcja przycisk Szczeg. Rozliczenia, wydrukowanie raportu o transakcjach wybranej osoby przycisk Lista transakcji, Rys. 34. Formularz Wpłaty i rozliczanie 33

4 Wybieranie lub wyszukiwanie osób, których transakcje chcemy przegl da odbywa si na podobnych zasadach jak w innych formularzach, np. poprzez skorzystanie z ikony Wprowad /wykonaj (latarka) czy poprzez skorzystanie z przycisku Filtruj po etapach. 34

5 5.2.1 Rozbicie na raty Ka demu studentowi, któremu zaproponowano nale no, maj c w słowniku przypisane plany ratalne, nale y dla owej nale no ci wybra plan ratalny, poprzez dost pny na formularzu przycisk Rozbij na raty. Po jego wybraniu zostanie otwarte okno wyboru planu ratalnego. Zgodnie z deklaracj studenta wybieramy odpowiedni plan wpłat np: roczny jednorazowa wpłata czesnego, semestralny dwie wpłaty, ka da na pocz tku semestru, ratalny osiem wpłat, po cztery w ka dym semestrze. Rys. 35. Okno formularza Wybierz plan ratalny Wybór zatwierdzamy przyciskiem Wybierz plan, a w formularzu pojawi si nale no ci z wybranego planu R czne wprowadzanie wpłat Powy sza czynno mo e by wykonana tylko w nast puj cych przypadkach: gdy płatno ci nie s dokonywane na podstawie pliku z Kwestury, student nie dokonał wpłaty na swoje indywidualne konto, lecz na inne dost pne uniwersyteckie konto i dysponuje wiarygodnym potwierdzeniem wpłaty. Po wybraniu osoby, której dotyczy wpłata, naciskamy przycisk Wprowad zostanie otwarte okno wpłat. Wtedy Rys. 36. Okno formularza Wprowadzanie wpłaty. 35

6 Do odpowiednich pól wpisujemy warto ci: Jednostka wybieramy jednostk na rzecz której jest dokonywana wpłata, Data data wpłaty z potwierdzenia, Kwota, ródło wpłat wybieramy Gotówka, Symbol symbol wpłaty r cznej, np. WR, Numer konta numer subkonta, według którego powinno nast pi rozliczenie, Opis wprowadzamy tytuł wpłaty, np. Czesne za semestr... Zatwierdzamy wpłat przyciskiem OK Dodanie nale no ci T czynno wykonujemy w nast puj cych przypadkach, gdy: nie mo na doda nale no ci z cennika poprzez proponowanie nale no ci, student został obarczony dodatkow wpłat, np. regulaminow kar za nieterminowe dokonywanie wpłat. Po wybraniu osoby, której dotyczy dodanie nale no ci, naciskamy przycisk Dodaj nale no. Wtedy zostanie otwarte okno Rys. 37. Okno formularza Dodaj nale no. Do odpowiednich pól wpisujemy warto ci: Rodzaj opłaty wybieramy wła ciwy typ z listy rozwijalnej, Odsetki je li nie maj by naliczane odsetki od dodawanej nale no ci, to nale y odznaczy to pole, Termin płatno ci wpisujemy dat do kiedy płatno powinna zosta uregulowana w formacie dd.mm.rrrr lub dd/mm/rrrrr, Kwota wysoko nale no ci, Tryb rozliczania wybieramy z dost pnej listy Po numerze konta, Kod cyklu z dost pnej listy wybieramy cykl dydaktyczny, którego dotyczy nale no, 36

7 Kod jednostki z dost pnej listy wybieramy jednostk na rzecz, której b dzie dokonana wpłata z nale no ci, Numer konta wpisujemy 8 pocz tkowych cyfr programu studiów za jaki jest dodawana nale no, Opis nale no ci wpisujemy tytuł tworzonej nale no ci, Kod etapu z dost pnej listy wybieramy kod etapu wybranego studenta, na którym nale no powstaje automatycznie wypełnia si pole Kod programu, Kod programu z dost pnej listy wybieramy kod programu studiowanego przez wybranego studenta automatycznie wypełnia si pole Kod etapu. W taki sposób zdefiniowan nale no dodajemy przyciskiem Zatwierd R czne rozliczanie wpłat Je li dla wybranej osoby dokonane przez ni wpłaty nie zostały automatycznie rozliczone przez system, to nale y dokona r cznego ich rozliczenia. 1. Zaznaczamy wybran dokonan wpłat poprzez oznaczenie pola w kolumnie Wybrane. 2. Zaznaczamy jedn lub kilka nale no ci, które maj by rozliczone z dokonan wpłat, w taki sam sposób jak w punkcie. 3. Naciskamy przycisk Rozlicz wybrane. Po pomy lnym rozliczeniu wpłat i nale no ci otrzymujemy komunikat Rozliczenie zako czyło si powodzeniem. Je li kwota wpłaty była ró na od kwoty nale no ci, to zostanie utworzona nowa transakcja, której kwota jest równa ró nicy nale no ci i wpłaty b dzie to wi c albo kolejna nale no, albo wpłata. Rozliczenie transakcji mo e zosta anulowane. Po wybraniu transakcji, której rozlicznie chcemy anulowa, nale y wybra przycisk Szczegóły rozliczenia. Wtedy w nowo otwartym oknie wybieramy transakcj, z któr została rozliczona ta wybrana do anulowania i naciskamy przycisk Anuluj rozliczenie. 37

8 5.2.5 Informacja o rozliczeniach Szczegóły rozliczenia Rys. 38. Okno formularza Szczegóły rozliczenia. Dla wybranej przez nas transakcji, która została ju przez nas rozliczona, mo emy wybra przycisk Szczeg. Transakcji, otrzymuj c szczegółowe informacje na temat transakcji, które brały udział w rozliczeniu z wybran przez nas transakcj, a tak e na temat transakcji, które powstały w wyniku tego rozliczenia. Przyciskiem Anuluj rozliczenie mo emy anulowa wybrane rozliczenie, co mo e okaza si przydatne w przypadku, kiedy wcze niej do rozliczenia wybrali my nie te transakcje, o które nam chodziło Informacja o transakcjach Szczegóły transakcji System udost pnia nam szczegółow informacj o ka dej transakcji, która w nim powstała. Uzyskanie takiej informacji polega na wybraniu transakcji i naci ni ciu przycisku Szczegóły transakcji. Wtedy zostanie otwarte okno formularza. Informacj o transakcji mo emy wykorzysta do: anulowania transakcji czyli spowodowania, e transakcja nie b dzie miała wpływu na saldo studenta i jednostki wybranie przycisku Anuluj transakcj, po wcze niejszym wypełnieniu pola opisu Powodu zmiany, jednak wpis o transakcji pozostanie w bazie. Powy sza czynno mo e zosta wykonana w przypadku umorzenia cz ci płatno ci decyzj Dziekana. przepisania transakcji innej osobie czyli spowodowania, e transakcja zostanie przepisana innej wskazanej osobie. 38

9 Rys. 39. Okno formularza Szczegóły transakcji w przypadku wybrania transakcji, b d cej nale no ci. 5.3 Formularz Transakcje przeterminowane Dost p do informacji o zaległo ciach w dokonywanych nale no ci oraz nierozliczonych wpłatach uzyskujemy z menu Płatno ci -> Transakcje przeterminowane. W czasie pierwszego uruchomienia tego formularza, zostaje dodatkowo otwarty formularz, który pozwala okre li parametry prezentowania przeterminowanych transakcji: Program jakiego programu dotycz transakcje, Etap wybór etapu programu, Pokazuj tylko aktywnych studentów czy b d brani pod uwag wszyscy studenci (tak e skre leni), czy tylko aktywnie studiuj cy, Cykle w jakim cyklu dydaktycznym rozpatrujemy transakcje, Jednostka organizacyjna na rzecz jakiej jednostki upłyn ł termin płatno ci, Terminy w jakim czasie powstały zaległo ci, Minimalna kwota długu lub nadpłaty. Dost p do filtru jest tak e mo liwy po otwarciu formularza Transakcje przeterminowane i wybraniu przycisku Filtruj. 39

10 Rys. 40. Okno polecenia Filtruj z formularza Transakcje przeterminowane. Rys. 41. Okno formularza Transakcje przeterminowane. Dla ka dej z wypisanych osób otrzymujemy informacje, jakie ta osoba posiada nierozliczone nale no ci oraz nierozliczone wpłaty. Na podstawie danych prezentowanych w tym formularzu mo emy wydrukowa Raport informuj cy o zaległo ciach. Ponaglenie do zapłaty dokument wzywaj cy do zapłaty zaległej nale no ci. 40

11 5.4 Formularz Nieopłacone nale no ci Po wybraniu z menu Płatno ci -> Nieopłacone nale no ci otrzymujemy dost p do informacji, jakie nale no ci i przez kogo powinny zosta uregulowane, a tak e informacje o osobach, które ju uregulowały w cało ci lub cz ciowo swoje nale no ci. Formularz ten stanowi wykaz transakcji o okre lonym typie, np. czesne. Pierwsze uruchomienie tego formularza powoduje otwarcie okna parametrów (dost pnego tak e pó niej, po wybraniu przycisku Parametry na formularzu Nieopłacone nale no ci). Parametry dotycz : wyboru jednostki Kod jednostki, terminów transakcji Data realizacji od do, cyklu dydaktycznego, typu nale no ci : o etapowych (czesne, powtarzanie, warunek), o przedmiotowych, itp., programu i etapu, którego transakcje maj dotyczy, czy w wykazie znajd si tylko studenci aktywni, Rys. 42. Okno Parametry formularza Nieopłacone nale no ci. Po okre leniu parametrów zatwierdzamy wybór przyciskiem Zatwierd. Wtedy w otwartym formularzu otrzymujemy wykaz osób wraz z nale no ciami jakie jeszcze nie opłaciły oraz wykaz osób i ich nale no ci, które zostały płacone Na podstawie danych prezentowanych w tym formularzu mo emy wydrukowa Raport, który zawiera tak e podsumowanie kwot niezapłaconych oraz wpłaconych. 41

12 Rys. 43. Okno formularza Nieopłacone nale no ci Transakcje o wybranym typie. 42