INSTRUKCJA APLIKACJI ebill (Ingenico. ebill v.22)

Transkrypt

1 INSTRUKCJA APLIKACJI ebill (Ingenico. ebill v.22) KONTAKT Oddział PayTel SA w Nowym Sączu ul. Nawojowska Nowy Sącz infolinia: telefon: faks: teleserwis@paytel.pl Copyright 26 PayTel S.A. Informacje przedstawione w niniejszym dokumencie stanowią wyłączną własność PayTel S.A. i przeznaczone są wyłącznie do użytku odbiorcy. Zabrania się powielania lub przekazywania jakąkolwiek metodą, elektroniczną lub mechaniczną niniejszego dokumentu w części lub w całości, do jakichkolwiek celów, bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody od PayTel S.A.

2 Spis Treści. Wstęp Uruchomienie aplikacji ebill Faktury testowe Przyjmowanie płatności Informacje ogólne Płatności bezgotówkowe Płatności gotówkowe Kalkulator Dokumenty z kodem kreskowym Wpłata bez dokumentu Wpłata z wykorzystaniem numeru ewidencyjnego klienta Orange Wpłata z wykorzystaniem numeru telefonu i konta klienta Raporty Raport zbiorczy Raport kasowy Raporty okresowe Raport wystawcy Raport szczegółowy Czynności serwisowe Logowanie Wylogowanie Parametryzacja Rozliczenie Aktualizacja Edycja parametrów Konfiguracja Prefiks Czytnik kodów

3 . Wstęp Aplikacja ebill jest przeznaczona do przyjmowania płatności za faktury zawierające kod kreskowy, bądź dokumenty posiadające niezbędne informacje do identyfikacji Klienta, określone i akceptowane przez PayTel. Do prowadzenia usługi przyjmowania płatności za faktury niezbędne jest wyposażenie terminalu w czytnik kodów kreskowych i jego poprawne skonfigurowanie opisane w rozdziale.5.2. Przy pierwszym uruchomieniu aplikacji powinno automatycznie nastąpić kontrolne rozliczenie. Możliwe jest również ręczne wykonanie rozliczenia kontrolnego postępując zgodnie z opisem w rozdziale.4.4. Po zakończeniu rozliczenia terminal wydrukuje kontrolny raport rozliczenia zawierający zerowe wartości transakcji, a następnie przejdzie do menu podstawowego aplikacji Faktury...2 Faktury testowe Na terminalu udostępniona jest usługa przyjmowania faktur testowych. Faktury te przeznaczone są do szkolenia pracowników. Ponadto do celów testowych został przygotowany kod służący do rozliczenia przyjętych płatności innych niż faktury. Transakcja przeprowadzona na fakturze testowej, bądź kodzie rozliczeniowym, znajdzie się w raportach, ale nie spowoduje powstania żadnych zobowiązań wobec PayTel. Poniżej została przedstawiona faktura testowa wraz z kodem rozliczeniowym:.. Uruchomienie aplikacji ebill Po uruchomieniu terminalu należy wcisnąć przycisk F. Na ekranie pojawi się menu główne z informacją o dostępnych aplikacjach. W celu skorzystania z aplikacji ebill należy ją wybrać przy użyciu klawiszy F2 lub F3 i potwierdzić wybór zielonym przyciskiem. Istnieje możliwości wybrania danej aplikacji za pomocą przycisku z klawiatury numerycznej o wartości przypisanej do aplikacji. Na prezentowanym ekranie naciśnięcie spowoduje wybranie aplikacji. 2 F Wybór każdej podświetlonej funkcji w aplikacji ebill należy zatwierdzić naciskając. W określanych przypadkach możliwy jest również wybór funkcji poprzez klawisze funkcyjne wyświetlane na ekranie. Użyte w niniejszej instrukcji polecenie lub Przesuń oznacza konieczność użycia karty sprzedawcy lub administratora dostarczonych wraz z terminalem. F - przycisk funkcyjny F2 - przycisk funkcyjny F3 - przycisk funkcyjny - przycisk funkcyjny czerwony przycisk - odrzuć Procedury przyjęcia płatności za fakturę, usuwania wprowadzonych danych, rozliczenia oraz przygotowania raportów odbywają się dokładnie tak samo jak w wersji komercyjnej, zgodnie ze schematami zamieszczonymi w dalszych rozdziałach. Działania przeprowadzone na fakturach testowych nie powodują powstania zobowiązania wobec PayTel. żółty przycisk - wstecz zielony przycisk - zatwierdź 4 5

4 .2 Przyjmowanie płatności.2. Informacje ogólne Przyjęcie płatności w ogólnym ujęciu polega na zidentyfikowaniu niezbędnych informacji z dokumentu Klienta (np. z faktury), pobraniu należnej kwoty wraz z opłatami oraz wydrukowaniu potwierdzenia dla Klienta. Informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia transakcji to poprawnie zidentyfikowany: wystawca faktury, klient (bądź jego oznaczenie u danego wystawcy), kwota transakcji. Uzyskanie tych informacji zależy od dokumentu, który okazał Klient. W większości przypadków faktury zawierają m.in. kod kreskowy, który wystarczy zeskanować przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Zdarzyć się jednak mogą sytuacje, w których odczyt kodu będzie niemożliwy, bądź też Klient nie okaże faktury, jednak przedstawi informacje wystarczające do przyjęcia płatności. Wówczas informacje te należy wpisać ręcznie do terminalu. Płatność może być realizowana gotówkowo, bądź w wybranych przypadkach przy pomocy instrumentów bezgotówkowych. Płatności bezgotówkowe za faktury mogą być ograniczone do wystawców określonych przez PayTel. Jeśli więc Klient wyrazi zamiar zapłaty za faktury w formie bezgotówkowej, z których część nie będzie mogła być obsłużona, należy uprzedzić Klienta o niemożności dokonania płatności w formie bezgotówkowej za wszystkie okazane faktury. Jeśli klient zdecyduje się na zapłatę mieszaną, wówczas należy wykonać dwie oddzielne transakcje - faktury autoryzowane do zapłaty gotówką osobno i pozostałe osobno. Bezgotówkowe formy płatności oferowane Klientom wyświetlane są na monitorze terminalu w menu ebill Sposób płatności i mogą obejmować : płatniczą, punkty payback, blik. W rozdziale.2.2 zaprezentowano przebieg transakcji bezgotówkowej z wykorzystaniem karty płatniczej. Użycie innych instrumentów bezgotówkowych stosuje się analogicznie - tzn. poprzez wybranie metody płatności; terminal przełączy się do aplikacji realizującej płatność w żądany sposób - należy wówczas postępować zgodnie z instrukcją obsługi danej aplikacji. Wybór formy płatności zostanie odnotowany na potwierdzeniu transakcji ebill zaś sama płatność zostanie potwierdzona wydrukiem z aplikacji realizującej transakcję (epay, epback lub Blik)..2.2 Płatności bezgotówkowe Poniższy schemat przedstawia procedurę przyjęcia płatności kartą płatniczą za fakturę: Wariant I zakłada udaną płatność kartą. Użyj skanera F Dalsze rozdziały opisują w postaci schematów powyższe przypadki w szczegółach. Przed przystąpieniem do przyjmowania płatności za faktury, w celu ułatwienia pracy Sprzedawca powinien zalogować się na terminalu przy pomocy karty identyfikacyjnej postępując zgodnie z opisem w rozdziale.4.. Realizacja transakcji płatniczej z użyciem karty. (patrz instrukcja obsługi aplikacji epay) Przypis : Dostępność form płatności może być uzależniona od zakresu umowy z agentem. 6 7

5 Przykładowy wydruk: 8 9

6 Wariant II zakłada nieudaną zapłatę kartą i zgodę Klienta na zapłatę gotówkową. 3 Użyj skanera F Realizacja transakcji płatniczej z użyciem karty. (patrz instrukcja obsługi aplikacji epay)

7 Przykładowy wydruk:.2.3 Płatności gotówkowe Poniższy schemat przedstawia procedurę przyjęcia płatności za fakturę z kodem kreskowym płatnej gotówką: 3 F 2 3

8 Przykładowy wydruk: 4 5

9 .2.4 Kalkulator Poniższy schemat przedstawia procedurę ręcznego wpisania danych z kodu kreskowego. Funkcja Kalkulator służy do obliczania bezpośrednio na terminalu reszty należnej Klientowi przy zapłacie gotówkowej. Uruchomienie funkcji następuje poprzez naciśnięcie przycisku F3 znajdującego się tuż pod wyświetlaczem, w momencie, gdy terminal prezentuje podsumowanie wprowadzonych faktur. F3 3 Należy wpisać kwotę otrzymanej od Klienta gotówki ciągiem znaków bez przecinka oddzielającego grosze. (np. gdy klient wręczył 2 PLN należy wpisać 2 na ekranie pojawi się wówczas kwota 2,). Po naciśnięciu zielonego przycisku należy nacisnąć przycisk terminal pokaże w polu Reszta: kwotę, którą należy wydać klientowi. Po wydaniu Zapłacono..2.5 Dokumenty z kodem kreskowym Na terminalu można przyjmować płatności za obsługiwane przez PayTel faktury zawierające kod kreskowy. W takim przypadku, podczas przyjmowania płatności, należy odczytać kod kreskowy faktury przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Jeśli odczytany kod dotyczy wystawcy, który nie jest obsługiwany, na ekranie terminalu zostanie wyświetlone ostrzeżenie: Użyj klawiatury terminalu W przypadku, gdy kod kreskowy nie może być poprawnie odczytany (np. wskutek zabrudzenia kodu, błędnego wydruku, itp.) możliwe jest ręczne wprowadzenie danych z kodu kreskowego, o ile są one wydrukowane w postaci alfanumerycznej. 6 7

10 .2.6 Wpłata bez dokumentu Aplikacja ebill umożliwia przyjmowanie płatności po podaniu danych identyfikujących Klienta Orange. W zależności od zestawu posiadanych informacji, wpłata może być zrealizowana w oparciu o numer ewidencyjny Klienta lub numer telefonu i konto Klienta Wpłata z wykorzystaniem numeru ewidencyjnego klienta Orange Podczas przyjmowania płatności, należy wpisać numer ewidencyjny klienta Orange a po zatwierdzeniu w pojawi się zapytanie o kwotę należności jaką klient chcę wpłacić wartość należy wprowadzić na klawiaturze terminalu. Poniższy schemat przedstawia procedurę ręcznego wpisania numeru ewidencyjnego klienta Orange

11 Przykładowy wydruk: Użyj klawiatury terminalu Użyj klawiatury terminalu Kolejne kroki jak dla transakcji z kodem kreskowym 2 2

12 Wpłata z wykorzystaniem numeru telefonu i konta klienta. Aby zrealizować transakcje należy wpisać 9 cyfrowy numer telefonu MSISDN oraz numer konta klienta Orange lub numer faktury. Po zatwierdzeniu i weryfikacji danych pojawi się zapytanie o kwotę należności jaką klient chcę wpłacić wartość należy wprowadzić na klawiaturze terminala. Poniższy schemat przedstawia procedurę przyjęcia płatności: Oprogramowanie wyświetla komunikat z prośbą o wstawienie danych faktury (pole opcjonalne). Możemy przejść dalej bez wprowadzania danych za pomocą. Kolejne kroki jak dla transakcji z kodem kreskowym Użyj klawiatury terminalu 22 23

13 .3 Raporty.3. Raport zbiorczy Funkcja Raport zbiorczy służy do wydrukowania aktualnego stanu kasy (salda przeprowadzonych transakcji) od momentu ostatniego rozliczenia. Liczba oraz wartość transakcji jest przedstawiona w ujęciu zbiorczym. Poniższy schemat przedstawia procedurę wydruku raportu zbiorczego: Oprogramowanie wydrukuje jeden z raportów: Pusty jeżeli nie było żadnej transakcji od momentu rozliczenia aplikacji Raport z transakcjami jeżeli transakcje zostały zarejestrowane po ostatnim rozliczeniu 24 25

14 Przykładowy wydruk:.3.2 Raport kasowy Funkcja Raport kasowy pozwala na przygotowanie zestawienia przeprowadzonych transakcji, z podziałem na Sprzedawców (karty identyfikacyjne), którzy te transakcje przeprowadzili. Po wydrukowaniu raportu na wyświetlaczu pojawi się pytanie: Wyzerować liczniki?. Raport kasowy zawiera dane o transakcjach przeprowadzonych także przed ostatnim rozliczeniem, od momentu ostatniego wyzerowania liczników. Raport ten wspomaga rozliczenie Sprzedawców pracujących zmianowo na terminalu. Poniższy schemat przedstawia procedurę wydruku raportu kasowego:

15 Przykładowy wydruk raportu kasowego:.3.3 Raporty okresowe Funkcja Raporty okresowe pozwala na wydrukowanie raportu okresowego, np. miesięcznego w okresie bieżącym (a więc od początku bieżącego miesiąca do momentu wydruku), oraz poprzednim (cały poprzedni miesiąc). Poniższy schemat przedstawia procedurę wydruku raportu okresowego za bieżący okres: 4 Po wydrukowaniu raportu aplikacja pyta o wyzerowanie liczników. Potwierdzenie spowoduje ich wyzerowanie i rejestrowanie transakcji od początku. Liczniki są używane tylko dla raportu kasowego i nie mają wpływu na inne funkcjonalności aplikacji

16 Przykładowy wydruk raportu okresowego dotyczący bieżącego okresu:.3.4 Raport wystawcy Funkcja Raport wystawcy pozwala na wydrukowanie zestawienia przeprowadzonych transakcji dla danego wystawcy od momentu ostatniego rozliczenia. W raporcie zawarte są szczegóły dotyczące transakcji (m.in. numer transakcji, wartość, numer karty identyfikacyjnej sprzedawcy, kod transakcji, kod kreskowy). Poniższy schemat przedstawia procedurę wydruku raportu dla wystawcy Orange Polska: 2 3 3

17 Przykładowy wydruk dla Wystawcy faktury:.3.5 Raport szczegółowy Funkcja Raport szczegółowy pozwala na wydrukowanie zestawienia przeprowadzonych transakcji od momentu ostatniego rozliczenia. W raporcie zawarte są szczegóły dotyczące transakcji (m. in. numer transakcji, wartość, numer karty identyfikacyjnej sprzedawcy, kod transakcji, kod kreskowy). Poniższy schemat przedstawia procedurę wydruku raportu szczegółowego: 32 33

18 Przykładowy wydruk dla Wystawcy faktury:.4 Czynności serwisowe.4. Logowanie Po wykonaniu procedury Sprzedawca nie będzie zmuszony do każdorazowego potwierdzania wykonywanej transakcji przyjęcia płatności przez przesunięcie karty identyfikacyjnej. Poniższy schemat przedstawia procedurę zalogowania Sprzedawcy na terminalu:

19 .4.2 Wylogowanie Po wykonaniu procedury Sprzedawca będzie zmuszony do każdorazowego potwierdzania wykonywanej transakcji przyjęcia płatności przez przesunięcie karty identyfikacyjnej. Poniższy schemat przedstawia procedurę wylogowania Sprzedawcy z terminalu:.4.3 Parametryzacja Funkcja Parametryzacja służy do połączenia terminalu z systemem PayTel celem pobrania, bądź aktualizacji, parametrów niezbędnych do działania aplikacji. Parametryzacja dokonuje się automatycznie w określonych odstępach czasu. Jeżeli jednak zachodzi konieczność pilnego zaktualizowania danych (np. zmiany uprawnień Strona 42 z 53 dla kart identyfikacyjnych) parametryzację można wykonać ręcznie. Parametryzacja może być wykonana tylko w porozumieniu z pracownikiem Teleserwisu PayTel. Poniższy schemat przedstawia procedurę ręcznego wykonania parametryzacji. Po zakończeniu operacji terminal wróci do menu głównego. Do wykonania tej procedury niezbędna jest karta z uprawnieniami administracyjnymi

20 .4.4 Rozliczenie Podczas parametryzacji aplikacja wykonuje rozliczenie aplikacji ebill Funkcja Rozliczenie jest operacją wykonywaną automatycznie na terminalu, raz na dobę, o stałej porze. Rozliczenie ma na celu przesłanie do systemu PayTel informacji o transakcjach przyjęcia płatności za faktury, przeprowadzonych od momentu ostatniego rozliczenia. Po wykonaniu rozliczenia dane przeprowadzonych transakcji zostaną usunięte z pamięci terminalu. Jeżeli terminal nie dokona rozliczenia o zadanej porze uniemożliwi to dokonywanie transakcji, zaś aplikacja Faktury zostanie zablokowana. Poprawne działanie aplikacji można przywrócić poprzez ręczne wykonanie rozliczenia. Jeżeli zajdzie konieczność rozliczenia terminalu o innej porze niż jest to zaprogramowane automatycznie (np. na polecenie pracownika PayTel) należy wykonać czynności opisane na poniższym schemacie

21 Po udanym rozliczeniu, terminal automatycznie wydrukuje raport zbiorczy z transakcjami, które zostały rozliczone. W przypadku rozliczenia nieudanego należy skontaktować się z Teleserwisem PayTel i wyjaśnić powstałe różnice. W tej sytuacji terminal oprócz raportu zbiorczego wydrukuje również raport szczegółowy, w którym są zawarte informacje o udanych transakcjach przekazanych do systemu PayTel. 4 4

22 .4.5 Aktualizacja Funkcja Aktualizacja służy do wymiany oprogramowania terminalu w części dotyczącej obsługi faktur. Z funkcji można korzystać tylko na polecenie pracownika Teleserwisu PayTel. Samowolne użycie funkcji może spowodować zablokowanie terminalu oraz uniemożliwić przyjmowanie płatności. Przed wykonaniem aktualizacji należy wykonać rozliczenie terminalu, zgodnie z opisem w rozdziale.4.4. Poniższy schemat przedstawia procedurę aktualizacji. Po zakończeniu operacji terminal uruchomi się ponownie. Do wykonania tej procedury niezbędna jest karta z uprawnieniami administracyjnymi..4.6 Edycja parametrów Funkcja umożliwia zmianę ustawień aplikacji. Wykorzystanie tej funkcji powinno nastąpić WYŁĄCZNIE na wyraźne polecenie Teleserwis PayTel

23 .5 Konfiguracja.5. Prefiks Funkcja konfiguracji Prefiks służy do określenia parametrów połączenia telefonicznego terminalu, niezbędnego do komunikowania się terminalu z systemem PayTel poprzez sieć telefoniczną. Nawiązanie połączenia telefonicznego przez terminal jest możliwe po uwzględnieniu sposobu przyłączenia do linii telefonicznej w salonie. Jeśli linia telefoniczna przechodzi przez centralkę telefoniczną, konieczne jest ustawienie w prefiksie cyfry, dzięki której uzyskany zostanie dostęp do linii miejskiej. Do wykonania zmian ustawień prefiksu niezbędna jest karta identyfikacyjna z uprawnieniami administracyjnymi..5.2 Czytnik kodów Konfiguracja czytnika kodów kreskowych może odbyć się tylko na polecenie pracownika Teleserwisu PayTel. Funkcja ta służy do wyboru właściwego urządzenia podłączonego do terminalu. Poniższy schemat przedstawia procedurę sprawdzenia i zmiany wybranego czytnika kodów kreskowych. Wybranie nowego czytnika podczas procedury zostanie potwierdzone dźwiękiem z czytnika. Poniższy schemat przedstawia procedurę sprawdzenia i zmiany prefiksu:

24 Z listy dostępnych czytników wybieramy czytnik który będzie konfigurowany. Oprogramowanie wyświetla pasek postępu. 46

25 KONTAKT Oddział PayTel SA w Nowym Sączu ul. Nawojowska Nowy Sącz infolinia: telefon: faks: teleserwis@paytel.pl Copyright 26 PayTel S.A. Informacje przedstawione w niniejszym dokumencie stanowią wyłączną własność PayTel S.A. i przeznaczone są wyłącznie do użytku odbiorcy. Zabrania się powielania lub przekazywania jakąkolwiek metodą, elektroniczną lub mechaniczną niniejszego dokumentu w części lub w całości, do jakichkolwiek celów, bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody od PayTel S.A.