FORMULARZ PLANU PRACY WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W ZIELONEJ GÓRZE NA ROK 2016

Transkrypt

1 NZ-ZO SJ Zielona Góra, dnia 30 grudnia 2015r. FORMULARZ PLANU PRACY WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W ZIELONEJ GÓRZE NA ROK Zestawienie tabelaryczne Samodzielne stanowisko ds. BHP i Ppoż. Lp. Strategiczny kierunek i Cel wynikający z zadania określonego cel działania WUP w regulaminie organizacyjnym WUP Podejmowane działania Mierniki Terminy realizacji Kontrole: - stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, - bezpieczeństwa pracy przy posługiwaniu się narzędziami, - przestrzegania norm higieniczno - sanitarnych w zakresie mikroklimatu (sprawność urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych), natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy, liczba wizytacji, pomiarów, przeglądów dokumentów, 1. - bezpieczeństwa pracy przy obsłudze maszyn Tworzenie odpowiednich Zapewnienie wymaganych warunków i urządzeń, liczba sformułowanych warunków wykonywania pracy oraz przestrzegania przepisów - terenu i otoczenia firmy, wniosków w przypadku pracy przez pracowników i zasad bhp oraz ochrony - transportu wewnątrzzakładowego, stwierdzenia niedociągnięć, WUP przeciwpożarowej - pomieszczeń higieniczno - sanitarnych, Cały rok według potrzeb - wyposażenia apteczek pierwszej pomocy, - wyposażenia i konserwacji gaśnic i hydrantów oraz liczba konsultacji z przedstawicielami pracowników innych urządzeń ochrony przeciwpożarowej, - wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników, - warunków pracy kobiet i niepełnosprawnych, - szkoleń wstępnych stanowiskowych, okresowych w zakresie bhp, - przestrzegania przez pracowników przepisów 1

2 2. 3. Tworzenie odpowiednich warunków wykonywania pracy przez pracowników WUP Tworzenie odpowiednich warunków wykonywania pracy przez pracowników WUP Zapewnienie szkoleń wstępnych ogólnych w dziedzinie bhp pracowników nowoprzyjętych i ochrony przeciwpożarowej wszystkich pracowników w tym zapoznawanie się z Instrukcją Bezpieczeństwa Pożarowego Zapewnienie prowadzenia analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przedstawianie ich Dyrektorowi Urzędu i zasad bhp oraz ochrony przeciwpożarowej, - stosowania, przechowywania, oznakowania substancji chemicznych i mieszanin chemicznych w tym niebezpiecznych. - przygotowanie programu ramowego i szczegółowego szkolenia, prowadzenie szkolenia, - aktualizacja Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego. Określenie przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych, które zapobiegać będą zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz zapewnią poprawę warunków prac w oparciu o: - analizę stanu zaopatrzenia i wydawania pracownikom środków ochrony indywidualnej, - analizę wydawania napojów, środków higieny osobistej, - analizę eksploatacji urządzeń poddozorowych oraz uprawnień kwalifikacyjnych pracowników w tym zakresie, - analizę wypadków przy pracy i chorób zawodowych, - analizę stanu ochrony przeciwpożarowej, - analizę stanu urządzeń energetycznych i ochrony przeciwporażeniowej oraz kwalifikacji osób wykonujących nadzór i eksploatację, - analizę sprawności technicznej urządzeń sanitarnohigienicznych. liczba szkoleń wstępnych w dziedzinie BHP liczba przeprowadzonych analiz stanu bezpieczeństwa liczba kart analizy ryzyka zawodowego, Według potrzeb w ciągu roku I kwartał 2016r. (analiza za 2015r.) 4. Tworzenie odpowiednich warunków wykonywania pracy przez pracowników WUP Identyfikowanie zagrożeń zawodowych i określanie sposobów ich usuwania - ocena ryzyka zawodowego, - przegląd warunków pracy. liczba kart oceny ryzyka zawodowego, liczba protokołów z Przeglądu warunków pracy przeprowadzonego wraz z przedstawicielami pracowników wraz z zaleceniami i planem poprawy warunków pracy. 1. Według potrzeb w ciągu roku 2. IV kwartał 2016r. 2

3 Tworzenie odpowiednich warunków wykonywania pracy przez pracowników WUP Tworzenie odpowiednich warunków wykonywania pracy przez pracowników WUP Tworzenie odpowiednich warunków wykonywania pracy przez pracowników WUP Tworzenie odpowiednich warunków wykonywania pracy przez pracowników WUP Zapewnienie opracowywania, opiniowania wewnętrznych zarządzeń, regulaminów, opracowań, instrukcji bhp oraz doradztwo w tym zakresie Zapewnienie udziału w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju Urzędu, w przekazywaniu do użytkowania pomieszczeń pracy, pod względem wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej Zapewnienie udziału w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz wniosków wynikających z wypadków przy pracy i chorób zawodowych (w tym prowadzenie rejestrów i gromadzenie dokumentacji) Zapewnienie realizacji innych zadań wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy i ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. - zapoznawanie się z przepisami, - konsultacje z przedstawicielami pracowników, - współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, Radcą prawnym, kierownikami komórek organizacyjnych, pracownikami. - współpraca z wydziałem zajmującym się sprawami remontowymi i modernizacyjnymi, - proponowanie rozwiązań w zakresie modernizacji, - przygotowywanie i gromadzenie stosownej dokumentacji. - udział w postępowaniach wyjaśniających okoliczności wypadków przy pracy i chorób zawodowych, - gromadzenie dokumentacji, - aktualizacja stosownych rejestrów, - współdziałanie z pracownikami, którzy ulegli wypadkom przy pracy oraz chorobom zawodowym, - współpraca z ZUS i innymi organami w zakresie wypadków przy pracy i chorób zawodowych. - monitorowanie przepisów prawa, - aktualizacja regulacji wewnętrznych wynikających ze zmieniającego się prawa, - wnioskowanie o modernizacje wynikające z przepisów prawa. liczba wprowadzonych zarządzeń i instrukcji Według potrzeb w ciągu roku liczba propozycji Cały rok 2016 liczba prowadzonych rejestrów Cały rok 2016 liczba aktualizacji przepisów wewnętrznych Cały rok 2016 o ochronie przeciwpożarowej 2. Opis przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres planowanych zadań: a) Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014r., poz z późn. zm.), b) art. 4 Ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie przeciwpożarowej (j.t. Dz.U. z 2009r., Nr 178, poz z późn. zm.), c) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. z 2010r., Nr 109, poz. 719), d) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (j.t. Dz.U. z 2003r., Nr 169, poz z późn. zm.), e) rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004r. w sprawie zasad szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004r., Nr 180, poz z późn. zm.), f) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 czerwca 2003r. w sprawie uzgadniania projektu budowlanego pod względem ochrony przeciwpożarowej (Dz.U. z 2009r., Nr 119, poz. 998), 3

4 g) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. 1422), h) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2009r. w sprawie przeciwpożarowego zaopatrzenia w wodę oraz dróg pożarowych (Dz.U. z 2009r., Nr 124, poz. 1030), i) ustawa z dnia 9 listopada 1995r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. 298), j) rozporządzenie Ministra Gospodarki z 21 grudnia 2005r. w sprawie zasadniczych wymagań dla środków ochrony indywidualnej (Dz.U. z 2005r., Nr 259, poz. 2173), k) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009r., Nr 105, poz. 870), l) rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004r., Nr 180, poz z późn. zm.), m) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998r., Nr 148, poz. 973), n) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 września 1996r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz.U. z 1996r., Nr 114, poz. 545 z późn. zm.), o) rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 1996r., Nr 69, poz. 332 z późn. zm.), p) ustawa o służbie medycyny pracy (j.t. Dz.U. z 2014r., poz. 1184), q) rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006r. w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH) i utworzenia Europejskiej Agencji Chemikaliów, zmieniającego dyrektywę 1999/45/WE oraz uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 793/93 i rozporządzenia Komisji (WE) nr 1488/94, jak również dyrektywę Rady 76/769/EWG i dyrektywy Komisji 91/155/EWG, 93/105/WE i 2000/21/WE (Dz. Urz. UE L 396 z , str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem nr 1907/2006, r) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady(WE) nr 1272/2008 z dnia 16 grudnia 2008r. w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin, zmieniającego i uchylającego dyrektywy 67/548/EWG i 1999/45/WE oraz zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 (Dz. Urz. UE L 353 z , str.1), zwanego dalej rozporządzeniem nr 1272/2008, s) ustawa z dnia 25 lutego 2011r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. 1203), t) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 10 sierpnia 2012r. w sprawie kryteriów i sposobu klasyfikacji substancji chemicznych i ich mieszanin (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. 208), u) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 22 maja 2012r. w sprawie sposobu oznakowania miejsc, rurociągów oraz pojemników i zbiorników służących do przechowywania lub zawierających substancje niebezpieczne lub mieszaniny niebezpieczne (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. 1368), v) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 kwietnia 2012r. w sprawie oznakowania opakowań substancji niebezpiecznych i mieszanin niebezpiecznych oraz niektórych mieszanin (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. 450), w) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 30 grudnia 2004r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych (Dz.U. z 2005r., Nr 11, poz. 86 z późn. zm.), x) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996r., Nr 60, poz. 279), y) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 czerwca 2014r. w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. z 2014r., poz. 817). 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej: nie ma potrzeby zmian. 4. Szacunkowe odniesienie się do parametrów finansowych planowanych działań w tych obszarach, które wymagają nakładów wykraczających poza standardową obsługę logistyczno - kadrową: brak. 5. Dodatkowe informacje związane z planem: brak. 4

5 1. Zestawienie tabelaryczne Lp. Rzecznik prasowy WUP Cel wynikający z zadania Strategiczny kierunek i cel określonego w regulaminie Podejmowane działania Mierniki Terminy realizacji działania WUP organizacyjnym WUP Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o Zapewnienie opracowania i realizacji polityki informacyjnej WUP Zapewnienie utrzymania stałego kontaktu z mediami Zapewnienie poprawnej organizacji konferencji prasowych Zapewnienie organizacji wystąpień pracowników WUP w mediach - utrzymywanie stałego kontaktu z dziennikarzami, - organizowanie konferencji prasowych, - przygotowanie informacji dla dziennikarzy, - promocja usług urzędu, - informowanie społeczeństwa o projektach realizowanych przez WUP, w tym współfinansowanych ze środków UE, - udzielanie informacji zainteresowanym w sprawach prowadzonych przez WUP, - organizacja wystąpień pracowników w mediach, - aktualizacja strony internetowej, w tym BIP, - prowadzenie monitoringu wydarzeń w mediach, - prowadzenie i archiwizacja materiałów informacyjnych wraz z ich zapisami elektronicznymi, - redagowanie biuletynu WUP. - stała współpraca z dziennikarzami, - bieżąca wymiana informacji. - zapewnienie organizacji konferencji prasowych, - zapewnienie obsługi technicznej i logistycznej konferencji prasowych, - stała współpraca z komórkami organizacyjnymi WUP, - ustalanie terminów konferencji. - przygotowywanie materiałów do wystąpień pracowników w mediach, - ustalanie terminów wystąpień, - stały kontakt z dziennikarzami. Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy cały rok 2016 cały rok 2016 cały rok 2016 cały rok

6 zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Zapewnienie przygotowania informacji dla mediów Zapewnienie dostępności nowych danych związanych z nowelizacją ustawy o promocji zatrudnienia wprowadzonych w 2014 r. Zapewnienie promocji usług WUP Zapewnienie aktualizacji strony internetowej WUP, w tym BIP Zapewnienie redagowania biuletynu WUP Zapewnienie prowadzenia monitoringu wydarzeń w mediach Zapewnienie informowania społeczeństwa o projektach realizowanych przez WUP w tym współfinansowanych ze środków UE - przygotowywanie informacji, - weryfikacja danych przed podaniem ich do publicznej wiadomości. - kontakt z mediami, - weryfikacja danych przed podaniem ich do publicznej wiadomości. - weryfikacja danych przed wprowadzeniem na strony internetowe i BIP, - stały monitoring aktualności danych na stronach internetowych i BIP, - stała współpraca z komórkami organizacyjnymi WUP, - monitowanie w MRPiPS o zmiany na wortalu PSZ. - zebranie materiałów do biuletynu, - przygotowanie dokumentacji dot. wyboru wykonawcy, - współpraca z komórkami organizacyjnymi WUP. - stałe śledzenie wydarzeń w mediach, - sporządzanie prasówki w celu bieżącego informowania przełożonych i kierowników komórek organizacyjnych nt. wydarzeń w mediach. - przekazywanie informacji nt. projektów realizowanych przez WUP, - kontakt z mediami, - weryfikowanie danych przed podaniem ich do wiadomości publicznej. obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej cały rok 2016 cały rok 2016 cały rok w ciągu roku cały rok 2016 Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na cały rok 2016 cały rok

7 11. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Zapewnienie udzielania informacji zainteresowanym w sprawach prowadzonych przez WUP - przygotowywanie informacji w odpowiedzi na zapytania klientów urzędu, - dbałość o terminowość udzielenia odpowiedzi, - dbałość o rzetelność przekazywanych informacji. stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie można zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej cały rok Opis przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres planowanych zadań Ustawa z 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (j.t. Dz.U. z 2015r., poz. 2058), Ustawa z 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (j.t. Dz.U. z 2014r., 1114), Ustawa z 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (j.t. Dz.U. z 2006r., Nr 90, poz. 631 z późn. zm.). 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej: zasoby kadrowe adekwatne do realizowanych zadań. 4. Szacunkowe odniesienie się do parametrów finansowych planowanych działań w tych obszarach, które wymagają nakładów wykraczających poza standardową obsługę logistyczno - kadrową: skład i druk Biuletynu Informacyjnego WUP: 7 000,00 zł / rok. 5. Dodatkowe informacje związane z planem: brak. 7

8 1. Zestawienie tabelaryczne Lp Opis przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres planowanych zadań: wszelkie przepisy prawa stosowane przy obsłudze prawnej urzędu. 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej: aktualny stan zatrudniania jest wystarczający do sprawnej i terminowej realizacji zadań komórki organizacyjnej. 4. Szacunkowe odniesienie się do parametrów finansowych planowanych działań w tych obszarach, które wymagają nakładów wykraczających poza standardową obsługę logistyczno - kadrową: brak. 5. Dodatkowe informacje związane z planem: brak Zespół Radców Prawnych Cel wynikający z zadania Strategiczny kierunek i cel określonego w regulaminie Podejmowane działania Mierniki Terminy realizacji działania WUP organizacyjnym WUP działania jednostki z przepisami prawa Zapewnienie bieżącej obsługi prawnej WUP - weryfikacja pod względem formalno prawnym umów, zarządzeń, uchwał, decyzji, porozumień, regulaminów, pism i innych dokumentów powodujących lub mogących powodować skutki prawne, - sporządzanie opinii prawnych, - reprezentowanie urzędu przed sądami, organami administracji publicznej i innymi instytucjami, - nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawnych w urzędzie, - współpraca z komórkami organizacyjnymi WUP i udzielanie im niezbędnej pomocy prawnej w zakresie spraw przez nie realizowanych, - udział w konsultacjach prawnych i negocjacjach, - sporządzanie informacji o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności WUP i przekazywanie ich dyrektorowi oraz kierownikom zainteresowanych komórek organizacyjnych. Brak miernika Na bieżąco, wg potrzeb 8

9 1. Zestawienie tabelaryczne Główny księgowy WUP / Zespół ds. Finansowo Księgowych / Zespół ds. Obsługi Finansowej FGŚP Lp. Strategiczny kierunek i cel działania WUP Cel wynikający z zadania określonego w regulaminie organizacyjnym WUP Podejmowane działania Mierniki Terminy realizacji Zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową działania jednostki z przepisami prawa poprzez dbałość o stan majątkowy WUP Zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową - prowadzenie obsługi finansowej FGŚP Prowadzenie ewidencji księgowej dochodów i wydatków z uwzględnieniem źródeł finansowania, w tym budżetowych, strukturalnych, ze środków Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz prowadzenie ewidencji księgowej środków pozabudżetowych Prowadzenie ewidencji księgowej majątku WUP Wypłata świadczeń z FGŚP - sporządzanie zakładowego planu kont uwzględniającego wyodrębnione rejestry przyporządkowane do poszczególnych źródeł finansowania, - dekretacja dowodów księgowych zgodnie z Polityką Rachunkową. - wprowadzenie dowodu księgowego do programu informatycznego BUDŻET, - nadanie dowodowi księgowemu właściwego numeru księgowego. - wprowadzenie lub wyksięgowanie środka trwałego w oparciu o otrzymany dokumentu OT lub LT (zgodnie z przyjętą Polityką Rachunkową). - weryfikacja formalno-rachunkowa wniosków przyjętych do wypłaty oraz wykazów, - weryfikacja danych w programie SOWA, - sporządzenie listy płac na wypłatę świadczeń wraz z dokumentami PK obciążającymi składki ZUS i podatek dochodowy od osób fizycznych, - potwierdzenie wypłaty świadczeń. Średnio 16 tys. dekretacji dowodów księgowych Brak miernika z uwagi na charakter zarządzania majątkiem, który w zależności od możliwości finansowych jest racjonalnie dostosowywany do potrzeb jednostki Średnio 300 wniosków indywidualnych oraz około 15 wykazów zbiorczych i uzupełniających Cały rok Cały rok Cały rok 4. Prezentowanie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku Sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych - weryfikacja zapisów księgowych w celu sporządzenia sprawozdań budżetowych i finansowych, - wprowadzenie danych z ewidencji księgowej do formularza sprawozdania, - przekazanie podpisanych sprawozdań do odpowiedniego organu. 10 formularzy oraz Bilans wraz załącznikami Cyklicznie raz w miesiącu przez cały rok. Sprawozdania finansowe: I kwartał 9

10 Prezentowanie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku Prezentowanie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku działania jednostki z przepisami prawa Zabezpieczenie środków publicznych i zapewnienie zgodności działania jednostki z przepisami prawa Zabezpieczenie środków publicznych i zapewnienie zgodności działania jednostki z przepisami prawa Zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową działania jednostki z przepisami prawa Sporządzanie sprawozdań z funduszy celowych (FP i FGŚP) Sporządzanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego i innych instytucji w zakresie wykonywanych zadań WUP Naliczanie wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o dzieło Opracowywanie i sporządzenie projektu budżetu Sporządzenie planów finansowych Prowadzenie Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej Współdziałanie z ZUS i US oraz instytucjami ubezpieczeniowymi - weryfikacja zapisów księgowych w celu sporządzenia sprawozdań z poniesionych kosztów i wydatków funduszy celowych, - wprowadzenie danych z ewidencji księgowej do formularza sprawozdania, - przekazanie podpisanych sprawozdań do dysponenta środków. - sporządzenie sprawozdania statystycznego w oparciu o posiadane dane i przekazanie go do GUS zgodnie z ustalonym terminem. - weryfikacja danych kadrowych niezbędnych do naliczenia wynagrodzeń, - sporządzenie listy płac uwzględniającej poszczególne źródła finansowania. - przekazanie informacji do komórek organizacyjnych o sporządzeniu projektu planowanych wydatków w celu opracowania projektu budżetu, - weryfikacja otrzymanych planów pod kątem wskaźników narzuconych przez Zarząd Województwa, - sporządzenie projektu budżetu zgodnie z przekazanymi formularzami, - przekazanie w terminie projektu do Skarbnika Województwa. - wprowadzenie określonych w projekcie budżetu kwot do odpowiednich formularzy planów finansowych. - przyjmowanie wniosków pracowników chcących dobrowolnie odprowadzać składki na PKZP, - odciągnięcie składek od naliczanych wynagrodzeń pracowników będących członkami PKZP, - wypłata przyznanej przez komisję pożyczki. - zgłoszenie do ZUS w terminie 7 dni od otrzymania umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub wniosku o wypłatę świadczenia w ramach FGŚP, - po dokonaniu wypłaty wynagrodzeń/świadczenia w ramach FGŚP następuje sporządzanie deklaracji do ZUS oraz naliczanie podatku dochodowego od osób 2 sprawozdania wraz załącznikami 1 sprawozdanie I kwartał listy płac z uwzględnieniem źródeł finansowania 5 formularzy wraz załącznikami oraz z podziałem na źródła finansowania 5 formularzy z załącznikami uwzględniający źródła finansowania Cyklicznie raz w miesiącu przez cały rok Cały rok IV kwartał IV kwartał 85 członków PKZP Cyklicznie przez cały rok około deklaracji do ZUS, 145 formularzy PIT-11 rocznych Cyklicznie przez cały rok 10

11 Zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową Zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową Zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową Obsługa pogotowia kasowego WUP Kontrola formalno-rachunkowa otrzymanych dowodów księgowych Przestrzeganie terminów realizacji płatności fizycznych, - przekazanie środków do ZUS i US w wymaganych terminach. - zasilanie pogotowia kasowego oraz wypłata gotówki na zaliczki. - weryfikacja dowodów księgowych pod względem zgodności danych stanowiących podstawę do uruchomienia płatności. - weryfikacja dowodów księgowych pod względem zachowania przestrzegania terminów płatności. wg potrzeb Około dokumentów około dokumentów Cały rok Cały rok Cały rok 2. Opis zmian przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres zrealizowanych zadań: W celu realizacji planu pracy stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenia dotyczące ogólnie pojętej gospodarki finansowej funduszy celowych. Podstawą realizacji wydatków są zatwierdzone plany finansowe wydatków oraz limity środków przyznanych w ramach funduszy celowych. 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej (jeśli stwierdzono konieczność zmiany opisu zawartego w planie pracy): W oparciu o założenia planu pracy na 2016 rok oraz wynikających z nich zadań i czynności obecny stan kadrowy powinien zapewnić prawidłową realizację celów i przyczyni się do efektywnego rozliczenia ponoszonych wydatków w ramach przyjętych planów finansowych środków publicznych, w tym funduszy celowych. W 2016 roku nastąpi intensyfikacja wdrażania nowej perspektywy finansowej dotyczącej RPO i PO WER wobec tego trudno jest przewidzieć, czy stan kadrowy w Zespole FB nie ulegnie zmianie z uwagi na ewentualne nowe zadania. Z uwagi na tę sytuację istnieje możliwość zwiększenia stanu zatrudnienia w Zespole FB w 2016 roku. 4. Uzasadnienie (wyjaśnienie różnic w stosunku do danych zawartych w Planie pracy w tym wskazanie, o ile występują, różnic w realizacji założeń finansowych): nie dotyczy. 5. Dodatkowe informacje związane z planem: z uwagi na możliwość zmiany przepisów w obszarach finansów publicznych oraz przyjęcia nowych zadań do realizacji przez WUP w Zielonej Górze może wystąpić konieczność skorygowania planu pracy. 11

12 1. Zestawienie tabelaryczne Lp. Strategiczny kierunek i cel działania WUP Wydział Organizacyjno - Prawny Zespół ds. Organizacyjnych Cel wynikający z zadania określonego w Regulaminie Podejmowane działania Mierniki Terminy realizacji organizacyjnym WUP prowadzenie teczek akt osobowych pracowników, - wydawanie kart obiegowych, wniosków o urlop, wniosków o czas wolny / wynagrodzenie w zamian za nadgodziny, wniosków o przesunięcie urlopów, wniosków o pracę w godzinach nadliczbowych, itd., - prowadzenie korespondencji w sprawach, dotyczących stosunku pracy, - sporządzanie i wydawanie świadectw pracy, - przygotowywanie dziennych sprawozdań z obecności pracowników, - realizacja zadań związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunków pracy, - sporządzanie warunków zatrudnienia oraz aneksów do warunków zatrudnienia dla pracowników, Ilość sporządzonych dokumentów składanych w 1. - informowanie pracowników o zmianie miejsca w aktach osobowych pracowników Tworzenie pozytywnego Zapewnienie odpowiedniej obsługi strukturze organizacyjnej WUP, oraz zgromadzonych w wizerunku profesjonalnej urzędu poprzez prowadzenie spraw - kompletowanie dokumentów i prowadzenie odpowiednich teczkach instytucji publicznej kadrowych pracowników WUP ( 21 korespondencji w zakresie spraw emerytalno prowadzonych zgodnie z RWA. poprzez prezentowanie ust. 3 pkt 1 Regulaminu rentowych, wiarygodnych informacji o Organizacyjnego WUP) - przekazywanie informacji do ZUS o zatrudnieniu Wartość docelowa na koniec zakresie jej działalności emeryta / rencisty, roku 2016: brak możliwości - sporządzanie zaświadczeń dla pracowników pobierających emeryturę/rentę w celu przedstawienia w instytucjach ubezpieczeniowych, oszacowania (ilość dokumentów wynika z aktualnych potrzeb) - prowadzenie ewidencji kar, - realizacja zadań i dokumentowanie procesu rozdziału nagród i podwyżek zgodnie z przepisami wewnętrznymi, - sporządzanie dokumentacji dotyczącej przyznania pracownikom dodatków stażowych, dodatków specjalnych, dodatków dla pracowników PSZ, dodatków do wynagrodzenia wynikających z realizacji zadań w ramach projektów własnych WUP, - ewidencjonowanie urlopów i innych zwolnień od pracy (urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich, Na bieżąco, przez cały rok 2016r. 12

13 wychowawczych, rodzicielskich, ojcowskich, bezpłatnych, okolicznościowych, opieki nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy, nieobecności usprawiedliwionych płatnych i niepłatnych, nieobecności nieusprawiedliwionych), - sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach, - ewidencjonowanie wpływu zwolnień lekarskich pracowników WUP i przekazywanie ich do komórki właściwej ds. księgowych, - ewidencjonowanie wyjść służbowych i prywatnych (prowadzenie książki wyjść służbowych i książki wyjść prywatnych) - kontrola i rozliczanie wyjść prywatnych pracowników (w tym korespondencja z komórką ds. księgowości w zakresie ilości godzin, co do których pracownicy nie zachowują wynagrodzenia godziny nieopracowane/nierozliczone zgodnie z regulacjami wewnętrznymi), - ewidencja i rozliczanie godzin nadliczbowych (w tym gromadzenie wniosków o pracę w godzinach nadliczbowych i wniosków o udzielenie czasu wolnego / wynagrodzenia z tytułu godzin nadliczbowych), - sporządzanie i kontrolowanie list obecności, - sporządzanie upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników WUP, - sporządzanie pism okolicznościowych (gratulacje, podziękowania, kondolencje), - przygotowywanie legitymacji służbowych dla pracowników WUP i prowadzenie ich ewidencji, - współpraca z inspektorem ds. BHP w zakresie wstępnych i okresowych szkoleń pracowników w dziedzinie BHP, - współpraca z firmą zewnętrzną w zakresie zlecania realizacji szkoleń okresowych z dziedziny BHP, - prowadzenie procedur dotyczących wyboru firmy zewnętrznej realizującej okresowe szkolenia BHP dla pracowników WUP, - kierowanie pracowników na wstępne, kontrolne, okresowe badania lekarskie oraz badania dla osób kierujących pojazdami do celów służbowych, - sporządzanie harmonogramów pracy dla 13

14 2. 3. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Zapewnienie odpowiedniego systemu dokumentowania działalności jednostki Zapewnienie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny pracy ( 21 ust. 3 pkt 2 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie właściwego przygotowywania sprawozdań i informacji dotyczących zatrudnienia w WUP ( 21 ust. 3 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego WUP) pracowników WUP (radcy prawni, pracownicy sekretariatu), - koordynowanie sporządzania i aktualizowania zakresów obowiązków przez kierowników komórek organizacyjnych, - przekazywanie spraw wg właściwości do innych instytucji, - koordynowanie sporządzania i aktualizowania opisów stanowisk pracy przez kierowników komórek organizacyjnych, - aktualizowanie danych dotyczących spraw pracowniczych w programie Quorum Kadry-Płace. - nadzorowanie punktualności rozpoczynania pracy przez pracowników, - kontrolowanie terminowości odpracowywania wyjść prywatnych, - kontrolowanie prawidłowości wpisów w książkach wyjść prywatnych i służbowych, - nadzorowanie wykorzystywania urlopów wypoczynkowych (w szczególności urlopów zaległych), - nadzór nad przestrzeganiem regulaminów wewnętrznych, - nadzór nad terminowością składania wniosków o pracę w godzinach nadliczbowych i nad ich terminowym wykorzystywaniem. - przygotowanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej i jej analiza, - przygotowanie materiałów pomocniczych dla sprawozdawczości sporządzanej przez Zespół ds. Finansowo - Księgowych, - przygotowanie zestawień statystycznych na potrzeby komórek organizacyjnych WUP, - przygotowywanie okresowych sprawozdań do GUS, MRPiPS i innych instytucji (Z-03, Z-05, Z-06, Z-12, MPiPS-06, PFRON, sprawozdanie z wykonania postanowień umowy dot. finansowania stanowisk pracy ze środków Funduszu Pracy, sprawozdanie dot. wysokości środków FP wydatkowanych na szkolenia pracowników publicznych służb zatrudnienia, ankieta dot. potencjału administracyjnego jednostek zaangażowanych w realizację NSRO). Brak miernika* Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania Liczba wykonanych sprawozdań Wartość docelowa na koniec roku 2016: ok. 35 szt. (porównując rok do roku) Cały rok 2016, na bieżąco Realizacja na bieżąco, przez cały rok

15 4. 5. Zapewnienie odpowiedniego systemu dokumentowania działalności jednostki Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Zapewnienie prowadzenia analizy stanu etatowego oraz funduszu wynagrodzeń ( 21 ust. 3 pkt 4 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie właściwej organizacji naboru nowych pracowników zgodnie z zapisami ustawy o pracownikach samorządowych oraz przepisów wewnętrznych ( 21 ust. 3 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego WUP) - monitorowanie wynagrodzeń (we współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych WUP), - współpraca z zespołem właściwym ds. finansowo - księgowych w zakresie wynagrodzeń pracowników WUP, - analiza stanu etatowego i sporządzanie stosownych zestawień w tym zakresie. - ogłaszanie naborów na wolne stanowiska w WUP - sporządzanie ogłoszeń o naborze, - współpraca z komórkami organizacyjnymi, w których docelowo ma być zatrudniony pracownik wyłoniony w naborze, - przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych kandydatów i ich weryfikacja pod kątem spełnienia kryteriów zawartych w ogłoszeniu o naborze, - prowadzenie i dokumentowanie procedury naboru (w tym organizowanie i przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i testów kwalifikacyjnych, uzgadnianie z kandydatami terminów przeprowadzenia testów i rozmów, ocena testów kwalifikacyjnych, przygotowywanie i gromadzenie kart oceny kandydatów, przygotowywanie i dokumentowanie pracy komisji rekrutacyjnej), - przygotowanie i wydawanie skierowań na wstępne badania lekarskie, - założenie teczki akt osobowych i skompletowanie dokumentów, - aktualizacja danych w programie Quorum Kadry- Płace. Ilość sporządzonych zestawień dotyczących stanu etatowego i wynagrodzeń. Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania (liczba opracowań zależy od aktualnych potrzeb) Liczba nowo przyjętych pracowników w danym roku. Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania (liczba nowych pracowników zależy od aktualnych potrzeb pracodawcy) Realizacja przez cały rok 2016, wg potrzeb Realizacja na bieżąco, cały rok Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Zapewnienie właściwej realizacji zadań związanych z awansowaniem pracowników ( 21 ust. 3 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego WUP) - przyjmowanie wniosków o awans pracowników od kierowników komórek organizacyjnych, - weryfikacja wniosku pod kątem spełnienia przez pracownika kryteriów zawartych w regulaminie awansowania WUP, - w przypadku akceptacji awansu pracownika przez dyrektora sporządzenie stosownej dokumentacji (angaż, zakres czynności, naniesienie zmian w programie Quorum Kadry-Płace). Liczba udokumentowanych awansów pracowników WUP w danym roku Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania (liczba udzielonych awansów zależy od potrzeb pracodawcy) Realizacja przez cały rok Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej Zapewnienie właściwej realizacji zadań związanych z oceną - aktualizacja regulaminu oceny pracowników, - przeprowadzenie procedury oceny pracowników, Liczba arkuszy oceny pracowników. Realizacja wg potrzeb, przez cały 15

16 8. 9. instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji publicznej poprzez prezentowanie wiarygodnych informacji o zakresie jej działalności działania jednostki z przepisami prawa pracowników ( 21 ust. 3 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie koordynacji realizacji zadań związanych z organizacją służby przygotowawczej ( 21 ust. 3 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie przygotowania poleceń wyjazdu służbowego oraz prowadzenie rejestru tych poleceń ( 21 ust. 3 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego WUP) - prowadzenie dokumentacji dotyczącej okresowych ocen pracowników, - przedstawianie pracownikom do wiadomości wyników okresowej oceny, - uzupełnianie akt osobowych pracowników. - analiza konieczności przeprowadzania służby przygotowawczej w odniesieniu do nowo przyjętych pracowników, - przygotowanie stosownej dokumentacji w zakresie służby przygotowawczej (skierowanie do służby przygotowawczej, informacje dla kierownika jednostki i kierownika komórki organizacyjnej, pisma informacyjne dla pracownika, sporządzenie planu służby przygotowawczej i harmonogramu szkoleń dla pracownika w ramach służby przygotowawczej), - przygotowanie egzaminu kończącego służbę przygotowawczą (część pisemna i ustna), - uzupełnienie akt osobowych pracownika o dokumenty związane ze służbą przygotowawczą. - sporządzanie poleceń wyjazdów służbowych dla pracowników WUP, - ewidencjonowanie poleceń wyjazdów służbowych pracowników WUP (prowadzenie rejestru papierowego i elektronicznego), - kompletowanie dokumentów stanowiących potwierdzenie wyjazdu służbowego zgody przełożonych na wyjazd), - współpraca z zespołem właściwym ds. administracyjnych w zakresie dostępności dla osób delegowanych służbowego środka transportu, - prowadzenie korespondencji w zakresie rezerwacji transportu lotniczego w związku z odbywanymi przez pracowników WUP podróżami służbowymi, - sporządzanie i ewidencja umów cywilnoprawnych na korzystanie przez pracowników z samochodów prywatnych do celów służbowych (w tym gromadzenie wniosków o zgodę na wykorzystanie Wartość docelowa na koniec roku 2016: według potrzeb (kolejna planowa procedura oceny zostanie przeprowadzona w listopadzie 2017r.; w 2016r. zostaną przeprowadzone oceny osób powracających do pracy po długotrwałych nieobecnościach związanych korzystaniem z uprawnień rodzicielskich) Liczba skierowań do służby przygotowawczej w danym roku / zwolnień ze służby przygotowawczej w danym roku Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania (ilość skierowań do służby przygotowawczej / zwolnień ze służby przygotowawczej zależy od liczby nowo przyjętych pracowników) Liczba poleceń wyjazdów służbowych wystawionych w danym roku Wartość docelowa na koniec roku 2016: ok porównując do roku poprzedniego rok 2016 Realizacja na bieżąco, przez cały rok 2016 Realizacja na bieżąco, przez cały rok

17 działania jednostki z przepisami prawa działania jednostki z przepisami prawa działania jednostki z przepisami prawa działania jednostki z przepisami prawa Zapewnienie właściwego planowania urlopów w WUP poprzez opracowywanie w oparciu o dane z poszczególnych komórek organizacyjnych rocznego harmonogramu urlopów pracowników WUP ( 21 ust. 3 pkt 9 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie właściwej realizacji zadań poprzez przygotowywanie i prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych ( 21 ust. 3 pkt 10 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie współpracy z ZFŚS ( 21 ust. 3 pkt 11 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie właściwego zarządzania składnikami wynagrodzenia pracowników, w tym poprzez współdziałanie z wydziałem finansowym w zakresie gospodarowania środkami przeznaczonymi na wynagrodzenia pracowników WUP ( 21 ust. 3 pkt 12 Regulaminu Organizacyjnego WUP) samochodu prywatnego do celów służbowych, przygotowywanie umów cywilnoprawnych, prowadzenie ewidencji umów, przekazywanie umów do komórki właściwej ds. księgowych). - sporządzanie korespondencji do kierowników komórek organizacyjnych z prośbą o przedłożenie harmonogramów urlopów podległej komórki organizacyjnej, - przyjmowanie i weryfikowanie przedłożonych opracowań, - przedstawianie harmonogramów urlopów do podpisu dyrektora, - nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników zaplanowanych urlopów (w szczególności w odniesieniu do urlopów 14-dniowych). - przygotowywanie projektów umów cywilnoprawnych, przedkładanie ich do akceptacji radcy prawnemu i dyrektorowi WUP, - współpraca z Zespołem ds. Finansowo - Księgowych, - ewidencja umów cywilnoprawnych, - wprowadzanie danych dotyczących umów cywilnoprawnych do kadrowego systemu informatycznego. - obsługa ZFŚS, - współpraca z Komisją Socjalną, - aktualizowanie, na wniosek Komisji Socjalnej, Regulaminu ZFŚS, - sporządzanie zestawień na potrzeby Komisji Socjalnej. - gromadzenie i modyfikowanie aktualnych składników płacy pracowników, - ustalanie uprawnień do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. trzynastki, - ustalanie uprawnień pracowniczych do wysługi lat, dodatku dla pracowników publicznych służb zatrudnienia i nagród jubileuszowych, - sporządzanie i ewidencjonowanie przedkładanych dyrektorowi i Marszałkowi Województwa wniosków o premie, nagrody, odprawy emerytalne, itp., - sporządzanie wykazów osób objętych przeszeregowaniem i awansem wraz z rozliczeniem Zatwierdzony harmonogram urlopów. Wartość docelowa na koniec roku 2016: 1 szt. Liczba sporządzonych umów cywilnoprawnych. Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania zależy od potrzeb Ilość zestawień przekazanych na potrzeby Komisji Socjalnej. Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania (w zależności od potrzeb Komisji Socjalnej) Ilość wydanych dokumentów (dotyczących wynagrodzeń) składanych w aktach osobowych. Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania (ilość wydanych dokumentów zależna jest od potrzeb) grudzień 2016r. Realizacja na bieżąco, przez cały rok 2016 Realizacja na bieżąco, przez cały rok 2016 Realizacja na bieżąco, przez cały rok

18 Zapewnienie odpowiedniego systemu dokumentowania działalności jednostki działania jednostki z przepisami prawa Zapewnienie właściwego przygotowania przepisów wewnętrznych WUP koordynowanie prac nad projektami zarządzeń Dyrektora WUP oraz opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora WUP, prowadzenie zbioru i rejestru tych przepisów oraz nadzór nad ich przestrzeganiem ( 21 ust. 3 pkt 13 i 14 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie chronologicznego ewidencjonowania kontroli przeprowadzanych w WUP ( 21 ust. 3 pkt 15 Regulaminu Organizacyjnego WUP) skutków finansowych, - wprowadzanie zmian w istniejących umowach o pracę w związku ze zmianami warunków wynagrodzenia pracowników, wynikających z przeszeregowań, awansów lub zmiany innych składników wynagrodzenia, - współpraca z Zespołem ds. Finansowo Księgowych (w tym przygotowanie zestawień i pism dot. zmian warunków płacy na potrzeby Zespołu ds. Finansowo-Księgowych). - sporządzanie projektów zarządzeń, - przedkładanie projektów zarządzeń do akceptacji radcy prawnego oraz do podpisu dyrektora, - przygotowanie procedur wewnętrznych wynikających z zadań wydziału, - sporządzenie regulaminów i innych procedur, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności, wynikającymi z ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych oraz Kodeksu Pracy, - aktualizacja istniejących regulaminów, wynikająca ze zmieniających się przepisów oraz potrzeb pracodawcy, - prowadzenie zbioru i rejestru (w wersji elektronicznej) tych przepisów, - nadzór nad przestrzeganiem przepisów wewnętrznych w WUP. Uchwały Zarządu Województwa: - przygotowywanie projektów uchwał Zarządu / Sejmiku Województwa, - sporządzanie projektów uchwał, przedkładanie uchwał do zatwierdzenia radcy prawnemu, dyrektorowi WUP oraz pod obrady Zarządu / Sejmiku Województwa. - prowadzenie dokumentacji, związanej z kontrolami, przeprowadzanymi w WUP, - prowadzenie akt, dotyczących kontroli merytorycznych i problemowych, przeprowadzonych w WUP, przez upoważnione do tego organy i instytucje, - gromadzenie upoważnień do kontroli, - prowadzenie książki kontroli, Liczba wydanych zarządzeń. Wartość docelowa na koniec roku 2016: ok. 70 (porównując do roku poprzedniego). Liczba zatwierdzonych uchwał sejmiku / województwa (wg wniosków przedłożonych przez WUP). Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania Ilość udokumentowanych kontroli przeprowadzonych w WUP Wartość docelowa na koniec roku 2016: ok. 10 (porównując do roku poprzedniego) Wg potrzeb, na bieżąco przez cały rok 2016 Realizacja na bieżąco, przez cały rok

19 Zapewnienie odpowiedniego systemu dokumentowania działalności jednostki działania jednostki z przepisami prawa Zapewnienie jednolitego udokumentowania zrealizowanych zadań i zadań planowanych do realizacji w roku kolejnym poprzez przygotowanie zbiorczego opracowania obejmującego dane dotyczące wszystkich komórek organizacyjnych WUP ( 21 ust. 3 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego WUP) Zapewnienie rozwoju pracowników poprzez prowadzenie spraw w zakresie szkoleń i podnoszenia kwalifikacji przez pracowników WUP ( 21 ust. 3 pkt 17 Regulaminu Organizacyjnego WUP) - sporządzanie zestawień, informacji, opracowań, dokumentów do wglądu na potrzeby prowadzonych kontroli, - stała współpraca z zespołami kontrolnymi. - przygotowanie w oparciu o opracowania wpływające z poszczególnych komórek organizacyjnych WUP rocznego planu pracy WUP w Zielonej Górze, - weryfikowanie opracowań komórek organizacyjnych pod względem formalnym i konsolidowanie planów wszystkich komórek organizacyjnych w całość, - przeprowadzanie analizy śródrocznej planów pracy, - gromadzenie wniosków o wprowadzenie zmian do planu pracy, - wprowadzanie zmian do rocznych planów pracy na podstawie zgłoszonych wniosków przez komórki organizacyjne, - przygotowywanie, w oparciu o dane z komórek organizacyjnych, rocznego sprawozdania z realizacji planu pracy za rok poprzedni, - weryfikowanie sprawozdań pod względem formalnym i konsolidowanie opracowania w całość, - przygotowywanie, w oparciu o dane z komórek organizacyjnych, arkuszy analizy ryzyka w terminach analogicznych do sporządzanych rocznych planów pracy, przeglądów śródrocznych planów pracy oraz sprawozdań z realizacji planów pracy oraz stosownego opracowania dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. - weryfikowanie arkuszy pochodzących z komórek organizacyjnych pod względem formalnym oraz konsolidowanie opracowań w całość, - bieżąca analiza planu pracy i sprawozdania z planu pracy za rok poprzedni własnej komórki organizacyjnej i w razie konieczności wnioskowanie o aktualizację opracowania. - przygotowywanie kwartalnych planów szkoleń zewnętrznych i kwartalnych planów szkoleń wewnętrznych (na podstawie propozycji, przedłożonych przez poszczególne wydziały), - konsultacje z głównym księgowym oraz kierownikami komórek organizacyjnych w sprawie szkoleń, - gromadzenie dokumentacji dotyczącej oceny i ewidencji zrealizowanych szkoleń (arkusze oceny Zatwierdzone opracowania rocznego planu pracy, przeglądu śródrocznego planu pracy, sprawozdania z realizacji planu pracy oraz arkuszy analizy ryzyka. Wartość docelowa na koniec roku 2016: 1 opracowanie planu pracy, 1 analiza śródroczna planu pracy, 1 sprawozdanie z realizacji rocznego planu pracy, 4 opracowania z arkuszy analizy ryzyka Liczba szkoleń, w których udział wzięli pracownicy WUP. Wartość docelowa na koniec roku 2016: brak możliwości oszacowania (zależnie od potrzeb i dostępnych środków finansowych). Plan pracy do końca roku kalendarzowego, Arkusz analizy ryzyka do końca roku kalendarzowego, do 5 dnia roboczego miesiąca stycznia, do 20 stycznia oraz do 15 lipca. Roczne sprawozdanie z realizacji planu pracy do 5 dnia roboczego miesiąca stycznia, Analiza śródroczna planu pracy - do 15 lipca. Realizacja na bieżąco, przez cały rok