ROCZNE SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU PRACY ZA ROK 2017 WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W ZIELONEJ GÓRZE

Transkrypt

1 NZ-ZO /2018.SJ Zielona Góra, dnia 31 stycznia 2018 r. ROCZNE SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU PRACY ZA ROK 2017 WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W ZIELONEJ GÓRZE 1. Zestawienie tabelaryczne Lp. Strategiczny kierunek i cel działania WUP Cel wynikający z zadania określonego w regulaminie organizacyjnym WUP Zespół Radców Prawnych Podjęte działania służące realizacji celów Mierniki faktyczna wartość na koniec roku Mierniki planowana wartość na koniec roku Faktyczny termin realizacji Terminy realizacji zakładane Podnoszenie efektywności działania i zapewnienie jej zgodności z prawem Zapewnienie bieżącej obsługi prawnej WUP - weryfikacja pod względem formalno prawnym umów, zarządzeń, uchwał, decyzji, porozumień, regulaminów, pism i innych dokumentów powodujących lub mogących powodować skutki prawne, - sporządzanie opinii prawnych, - reprezentowanie urzędu przed sądami, organami administracji publicznej i innymi instytucjami, - nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawnych w urzędzie, - współpraca z komórkami organizacyjnymi WUP i udzielanie im niezbędnej pomocy prawnej w zakresie spraw przez nie realizowanych, - udział w konsultacjach prawnych i negocjacjach, - sporządzanie informacji o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności WUP i przekazywanie ich dyrektorowi oraz kierownikom zainteresowanych komórek organizacyjnych. brak miernika brak miernika cały rok 2017 cały rok Opis przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres planowanych zadań: wszystkie akty prawne służące do opiniowania dokumentów przedkładanych przez komórki organizacyjne. 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej: aktualny stan zatrudniania wystarczający do realizacji powierzonych zadań. 4. Szacunkowe odniesienie się do parametrów finansowych planowanych działań w tych obszarach, które wymagają nakładów wykraczających poza standardową obsługę logistyczno-kadrową: brak. 5. Dodatkowe informacje związane z planem: brak. 1

2 Lp. Strategiczny kierunek i cel działania WUP Cel wynikający z zadania określonego w regulaminie organizacyjnym WUP Samodzielne Stanowisko ds. BHP i Ppoż. Podjęte działania służące realizacji celów Mierniki faktyczna wartość na koniec roku Mierniki planowana wartość na koniec roku Faktyczny termin realizacji Podnoszenie efektywności Zapewnienie wymaganych warunków pracy oraz działania i zapewnienie jej zgodności z prawem przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej - według potrzeb - 2. Podnoszenie efektywności działania i zapewnienie jej zgodności z prawem 3. Podnoszenie efektywności działania i zapewnienie jej zgodności z Zapewnienie szkoleń wstępnych ogólnych w dziedzinie bhp pracowników nowo przyjętych i ochrony przeciwpożarowej wszystkich pracowników, w tym zapoznawanie się z Instrukcją Bezpieczeństwa Pożarowego Zapewnienie prowadzenia analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przedstawianie ich Dyrektorowi Urzędu Kontrole: - stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, - bezpieczeństwa pracy przy posługiwaniu się narzędziami, - przestrzegania norm higieniczno-sanitarnych w zakresie mikroklimatu (sprawność urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych), natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy, - bezpieczeństwa pracy przy obsłudze maszyn i urządzeń, - terenu i otoczenia firmy, - transportu wewnątrzzakładowego, - pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, - wyposażenia apteczek pierwszej pomocy, - wyposażenia i konserwacji gaśnic i hydrantów oraz innych urządzeń ochrony przeciwpożarowej, - wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników, - warunków pracy kobiet i niepełnosprawnych, - szkoleń wstępnych stanowiskowych okresowych w zakresie bhp, - przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bhp oraz ochrony przeciwpożarowej, - stosowania, przechowywania, oznakowania substancji chemicznych i mieszanin chemicznych w tym niebezpiecznych. - prowadzenie szkolenia, - aktualizacja Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego. Określenie przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych, które zapobiegać będą zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz zapewnią poprawę warunków prac w oparciu o: - analizę stanu zaopatrzenia i wydawania pracownikom środków ochrony indywidualnej, - według potrzeb 40 według potrzeb styczeń, luty, marzec, maj, czerwiec, sierpień, październik, listopad, grudzień 13 według potrzeb styczeń, marzec, maj, lipiec, wrzesień, październik, grudzień - Terminy realizacji zakładane według potrzeb według potrzeb według potrzeb według potrzeb 1 analiza 1 analiza marzec 2017 I kwartał 2017 r. 2

3 prawem 4. Podnoszenie efektywności działania i zapewnienie jej zgodności z prawem 5. Podnoszenie efektywności działania i zapewnienie jej zgodności z prawem 6. Podnoszenie efektywności działania i zapewnienie jej zgodności z prawem 7. Podnoszenie efektywności działania i zapewnienie jej zgodności z prawem Identyfikowanie zagrożeń zawodowych i określanie sposobów ich usuwania Zapewnienie opracowania, opiniowania wewnętrznych zarządzeń, regulaminów, opracowań, instrukcji bhp oraz doradztwo w tym zakresie Zapewnienie udziału w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju Urzędu, w przekazywaniu do użytkowania pomieszczeń pracy, pod względem wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej Zapewnienie udziału w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz wniosków wynikających z wypadków przy pracy i chorób zawodowych (w tym prowadzenie rejestrów i gromadzenie dokumentacji) - analizę wydawania napojów, środków higieny osobistej, - analizę eksploatacji urządzeń poddozorowych oraz uprawnień kwalifikacyjnych pracowników w tym zakresie, - analizę wypadków przy pracy i chorób zawodowych, - analizę stanu ochrony przeciwpożarowej, - analizę stanu urządzeń energetycznych i ochrony przeciwporażeniowej oraz kwalifikacji osób wykonujących nadzór i eksploatację, - analizę sprawności technicznej urządzeń sanitarno - higienicznych. - ocena ryzyka zawodowego, - przegląd warunków pracy, - zapoznawanie się z przepisami, - konsultacje z przedstawicielami pracowników, - współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, Radcami prawnymi, kierownikami komórek organizacyjnych, pracownikami. - współpraca z wydziałem zajmującym się sprawami remontowymi i modernizacyjnymi, - proponowanie rozwiązań w zakresie modernizacji, - przygotowywanie i gromadzenie stosownej dokumentacji. - udział w postępowaniach wyjaśniających okoliczności wypadków przy pracy i chorób zawodowych, - gromadzenie dokumentacji, - aktualizacja stosownych rejestrów, - współdziałanie z pracownikami, którzy ulegli wypadkom przy pracy oraz chorobom zawodowym, - przesłuchanie poszkodowanego, - współpraca z ZUS i innymi organami w zakresie wypadków przy pracy i chorób zawodowych według potrzeb według potrzeb styczeń, luty, marzec, maj, czerwiec, sierpień, październik, listopad, grudzień październik, listopad 7 według potrzeb kwiecień, maj, czerwiec, październik, listopad 2 według potrzeb marzec, wrzesień według potrzeb według potrzeb według potrzeb według potrzeb 3 3 cały rok cały rok 8. Podnoszenie efektywności Zapewnienie realizacji innych zadań, wynikających - monitorowanie przepisów prawa, - aktualizacja regulacji wewnętrznych wynikających ze 7 według potrzeb kwiecień, maj, czerwiec, cały rok 3

4 działania i zapewnienie jej zgodności z prawem. z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy i ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej. zmieniającego się prawa, - wnioskowanie o modernizacje wynikające z przepisów prawa. październik, listopad 2. Opis przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres zrealizowanych zadań: a) Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 2018 r., poz. 108 z późn. zm.), b) art. 4 Ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 736 z późn. zm.), c) Ustawa z dnia 9 listopada 1995 r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych (j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 957 z późn. zm.), d) Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r., poz z późn. zm.), e) rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH) i utworzenia Europejskiej Agencji Chemikaliów, zmieniającego dyrektywę 1999/45/WE oraz uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 793/93 i rozporządzenia Komisji (WE) nr 1488/94, jak również dyrektywę Rady 76/769/EWG i dyrektywy Komisji 91/155/EWG, 93/105/WE i 2000/21/WE (Dz. Urz. UE L 396 z , str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem nr 1907/2006, f) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady(WE) nr 1272/2008 z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin, zmieniającego i uchylającego dyrektywy 67/548/EWG i 1999/45/WE oraz zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 (dz. Urz. UE L 353 z , str.1), zwanego dalej rozporządzeniem nr 1272/2008, g) ustawa z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (j.t. Dz.U. z 2015 r., poz z późn. zm.). 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej (stan po zakończeniu realizacji planu pracy): nie dotyczy 4. Szacunkowe odniesienie się do parametrów finansowych planowanych działań w tych obszarach, które wymagają nakładów wykraczających poza standardową obsługę logistyczno kadrową: nie dotyczy. 5. Dodatkowe informacje związane z realizacją planu: brak. 4

5 1. Zestawienie tabelaryczne Rzecznik prasowy WUP Lp. Cel wynikający z zadania Mierniki Terminy Strategiczny kierunek i określonego w Mierniki faktyczna planowana Faktyczny termin Podjęte działania służące realizacji celów realizacji cel działania WUP regulaminie wartość na koniec roku wartość na realizacji zakładane organizacyjnym WUP koniec roku Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług Zapewnienie opracowania i realizacji polityki informacyjnej WUP 35 zapytań od dziennikarzy i innych osób cały rok cały rok 2. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług Zapewnienie utrzymania stałego kontaktu z mediami - utrzymywanie stałego kontaktu z dziennikarzami, - organizowanie konferencji prasowych, - przygotowanie informacji dla dziennikarzy, - promocja usług, - informowanie społeczeństwa o projektach realizowanych przez WUP, w tym współfinansowanych ze środków UE, - udzielanie informacji zainteresowanym w sprawach prowadzonych przez WUP, - organizacja wystąpień pracowników w mediach, - aktualizacja strony internetowej, w tym BIP, - prowadzenie monitoringu wydarzeń w mediach, - gromadzenie i archiwizacja materiałów informacyjnych wraz z ich zapisami elektronicznymi, - redagowanie biuletynu WUP. - stała współpraca z dziennikarzami, - bieżąca wymiana informacji. 6 kampanii informacyjnych: KFS, RPO Lubuskie 2020, dla realizatorów projektów, dla niezarejestrowanych bezrobotnych, Barometr zawodów, rekrutacje do pracy za granicą, zasady zatrudniania cudzoziemców w 2018 r. Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie da się zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Na bieżąco i według zapotrzebowania zgłaszanego przez wydziały cały rok Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług 4. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług Zapewnienie poprawnej organizacji konferencji prasowych Zapewnienie organizacji wystąpień pracowników WUP w mediach - zapewnienie organizacji konferencji prasowych, - zapewnienie obsługi technicznej i logistycznej konferencji prasowych, - stała współpraca z komórkami organizacyjnymi WUP, - ustalanie terminów konferencji. - przygotowywanie materiałów do wystąpień pracowników w mediach, - ustalanie terminów wystąpień, - stały kontakt z dziennikarzami. Konferencja prasowa dotycząca wprowadzenia nowych zasad zatrudniania cudzoziemców w 2018 r. Szkolenie z wystąpień publicznych - 28 marca 2017 Listopad 2017 cały rok 2017 Na bieżąco i według zapotrzebowania zgłaszanego przez wydziały cały rok

6 5. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług 6. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług 7. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług 8. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług 9. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług Zapewnienie przygotowania informacji dla mediów Zapewnienie nowych danych związanych z nowelizacją ustawy o promocji zatrudnienia Zapewnienie promocji usług WUP Zapewnienie aktualizacji strony internetowej WUP, w tym BIP Niwelowanie negatywnych skutków uruchomienia nieudanego wortalu PSZ Zapewnienie redagowania biuletynu WUP Zapewnienie prowadzenia monitoringu wydarzeń w mediach - przygotowywanie informacji, - weryfikacja danych przed podaniem ich do publicznej wiadomości. - kontakt z mediami, - weryfikacja danych przed podaniem ich do publicznej wiadomości. - weryfikacja danych przed wprowadzeniem na strony internetowe i BIP, - stały monitoring aktualności danych na stronach internetowych i BIP, - stała współpraca z komórkami organizacyjnymi WUP, - monitowanie w MRPiPS o zmiany na wortalu PSZ - zebranie materiałów do biuletynu, - przygotowanie dokumentacji dot. wyboru wykonawcy, - współpraca z komórkami organizacyjnymi WUP. - stałe śledzenie wydarzeń w mediach, - prasówka, czyli bieżące informowanie przełożonych nt. wydarzeń w mediach. Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie da się zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie da się zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie da się zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej 4 wydania liczba wydań luty maj październik grudzień Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie da się zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy cały rok 2017 cały rok 2017 cały rok 2017 cały rok 2017 cały rok

7 10. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług 11. Tworzenie pozytywnego wizerunku profesjonalnej instytucji oraz promocja świadczonych przez nią usług Zapewnienie informowania społeczeństwa o projektach realizowanych przez WUP w tym współfinansowanych ze środków UE Zapewnienie udzielania informacji zainteresowanym w sprawach prowadzonych przez WUP - przekazywanie informacji nt. projektów realizowanych przez WUP, - kontakt z mediami, - weryfikowanie danych przed podaniem ich do wiadomości publicznej. - przygotowywanie informacji w odpowiedzi na zapytania klientów urzędu, - dbałość o terminowość udzielenia odpowiedzi, - dbałość o rzetelność przekazywanych informacji. obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie da się zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej Mierniki są trudne do ustalenia, ponieważ nie da się zaplanować liczby pytań i spraw, jakimi będą się interesować dziennikarze czy obywatele, liczby aktualizacji na stronie internetowej cały rok 2017 cały rok Opis przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres zrealizowanych zadań: Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej (stan po zakończeniu realizacji planu pracy): zasoby są wystarczające do realizacji celów komórki. 4. Szacunkowe odniesienie się do parametrów finansowych planowanych działań w tych obszarach, które wymagają nakładów wykraczających poza standardową obsługę logistyczno-kadrową: brak. 5. Dodatkowe informacje związane z realizacją planu: brak. 7

8 1. Zestawienie tabelaryczne Lp. Strategiczny kierunek i cel działania WUP Cel wynikający z zadania określonego w regulaminie organizacyjnym WUP Wydział Kontroli i Windykacji Podjęte działania służące realizacji celów Mierniki faktyczna wartość na koniec roku Mierniki planowana wartość na koniec roku Faktyczny termin realizacji Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy Sprawowanie kontroli nad realizacją projektów w ramach PO WER/RPO, w tym sporządzanie analizy ryzyka niepowodzenia realizacji projektów i wykorzystanie ich wyników PO WER: - sporządzono 61 analiz ryzyka; - sporządzono 70 ocen punktowych projektu. Minimum 14 analiz ryzyka w ramach PO WER i minimum 16 analiz ryzyka w ramach RPO III-XII.2017 r. III-XII.2017 r. 2. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy 3. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na Sprawowanie kontroli nad realizacją projektów w ramach PO WER/RPO, w tym przygotowywanie planów kontroli (rocznych, kwartalnych i miesięcznych) Sprawowanie kontroli nad realizacją projektów w ramach PO WER/RPO, w tym W ramach PO WER/RPO: - skompletowanie danych na temat realizowanych projektów, - zweryfikowanie dokumentów dotyczących realizowanego projektu pod kątem dokonywanych zmian, - współpraca z komórkami WUP oraz wykorzystanie doświadczeń i wiedzy na temat projektu i beneficjenta w odniesieniu do realizacji projektu, - wprowadzenie odpowiednich danych na temat realizowanego projektu do arkusza dotyczącego sporządzanej analizy ryzyka, - przyznanie stosownych punktów oraz wyliczenie ryzyka realizacji projektów. W ramach PO WER/RPO: - sporządzono zestawienie projektów realizowanych w okresie, na który sporządzono plan kontroli, - sporządzono analizy ryzyka projektów realizowanych w danym okresie, - na podstawie sporządzonej analizy ryzyka, okresu realizacji projektu oraz kwoty wydatków zatwierdzonych wyłoniono projekty, które mają podlegać kontroli w danym kwartale oraz w danym miesiącu, - określono dokładne terminy przeprowadzenia planowanych kontroli wraz ze składem zespołów kontrolujących. W ramach PO WER/RPO: - sporządzono dokumenty dotyczące wszczęcia kontroli (powiadomienia o RPO: - sporządzono 39 analiz ryzyka; - sporządzono 41 ocen punktowych projektu. PO WER: - sporządzono 1 Roczny Plan Kontroli; - sporządzono 4 plany kwartalne; - sporządzono 12 miesięcznych planów kontroli oraz wprowadzano ich bieżącą aktualizację; RPO: - sporządzono 1 Roczny Plan Kontroli; - sporządzono 4 plany kwartalne; - sporządzono 12 miesięcznych planów kontroli oraz wprowadzano ich bieżącą aktualizację. PO WER: - sporządzono 60 zawiadomień o kontroli; W ramach PO WER: - 12 planów miesięcznych, - 4 plany kwartalne, - 1 Roczny Plan Kontroli oraz ich aktualizacje. W ramach RPO: - 12 planów miesięcznych, - 4 plany kwartalne, - 1 Roczny Plan Kontroli oraz ich aktualizacje. Zgodnie z ilością kontroli planowanych na 2017 rok, min. 30 w I- XII.2017 r. I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. Terminy realizacji zakładane Zgodnie z obowiązującymi procedurami Zgodnie z obowiązującymi procedurami Zgodnie z obowiązującymi procedurami 8

9 aktywizację regionalnego rynku pracy 4. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy przeprowadzanie kontroli na miejscu (planowych i doraźnych) i kontroli trwałości operacji i rezultatów w ramach realizowanych projektów Sprawowanie kontroli nad realizacją projektów w ramach PO WER/RPO, w tym rzetelne i terminowe przekazywanie wyników kontroli w ramach postępowania kontrolnego (beneficjentom, pozostałym komórkom IP) planowanej kontroli, upoważnienia, program kontroli, podpisanie oświadczeń o bezstronności przez każdego członka zespołu kontrolującego), - przeprowadzono kontrolę w siedzibie beneficjenta, - sporządzono informację pokontrolną, - przeprowadzono analizę złożonych wyjaśnień przez beneficjenta pod kątem stwierdzonych uchybień/ nieprawidłowości, - sporządzono zalecenia pokontrolne. W ramach PO WER/RPO: - sporządzono pisma informujące o przekazaniu informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami pokontrolnymi do pozostałych komórek IP; - ustosunkowano się do złożonych przez beneficjenta wyjaśnień; - zakończono czynności kontrolne. - sporządzono 60 upoważnień do kontroli; - sporządzono 60 programów kontroli, oświadczeń o bezstronności (średnio 2 osoby na kontrolę); - sporządzono 52 informacje pokontrolne oraz pozostałą dokumentację do przeprowadzonych kontroli; - wydano 37 zaleceń pokontrolnych. RPO: - sporządzono 39 zawiadomień o kontroli; - sporządzono 39 upoważnień; - sporządzono 39 programów kontroli, oświadczeń o bezstronności (średnio 2 osoby na kontrolę); - sporządzono 38 informacji pokontrolnych oraz pozostałej dokumentacji do przeprowadzonych kontroli; - wydano 24 zalecenia pokontrolne. PO WER: - przekazano 52 informacje pokontrolne; - przekazano 37 zaleceń pokontrolnych; - sporządzono 52 pisma informujące o zakończeniu czynności kontrolnych. ramach PO WER i min. 30 w ramach RPO Zgodnie z ilością kontroli planowanych na 2017 rok. I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. Zgodnie z obowiązującymi procedurami 5. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Sprawowanie kontroli nad realizacją projektów, w tym W ramach PO WER/RPO: - sporządzono sprawozdania z RPO: - przekazano 38 informacji pokontrolnych; - przekazano 24 zalecenia pokontrolne; - sporządzono 36 pism informujących o zakończeniu czynności kontrolnych. PO WER: - sporządzono 4 kwartalne Minimum 2 sprawozdania w I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. Zgodnie z obowiązującymi 9

10 Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy 6. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych kontroli, w tym ewidencjonowanie danych na temat przeprowadzonych kontroli w systemie informatycznym SL 2014 Odpowiedzialność za prawidłowe wykorzystanie i rozliczenie środków, w tym rzetelne i prawidłowe rozliczanie kosztów oraz opisywanie dokumentów dotyczących udziału w kontrolach, realizowanych ze środków Pomocy Technicznej PO WER/RPO przeprowadzonych kontroli, w tym ewidencjonowanie danych na temat przeprowadzonych kontroli w systemie informatycznym SL2014. W ramach PO WER/RPO: - otrzymano oryginały faktur wraz z kartą pojazdu potwierdzającą ilość kilometrów oraz zakup paliwa dotyczącą danego wyjazdu rozliczanego w ramach środków z Pomocy Technicznej PO WER/RPO, - analiza i wyliczenie wydatków kwalifikowalnych, nadzór. sprawozdania z przeprowadzonych kontroli oraz 1 roczne za rok obrachunkowy 2016/2017. RPO: - sporządzono 4 kwartalne sprawozdania z przeprowadzonych kontroli oraz 1 roczne za rok obrachunkowy 2016/2017. PO WER: - rozliczono 19 faktur i 2 polecenia wyjazdu służbowego potwierdzających przeprowadzenie kontroli rozliczanych ze środków Pomocy Technicznej PO WER. RPO: - rozliczono 5 faktur i 3 polecenia wyjazdu służbowego potwierdzające przeprowadzenie kontroli rozliczanych ze środków Pomocy Technicznej RPO. ramach PO WER i w ramach RPO Zgodnie z ilością kontroli zaplanowanych na 2017 rok. I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. procedurami Niezwłocznie 7. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy 8. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy Realizowanie zadań związanych z nieprawidłowościami i windykacją w ramach POWER/ RPO, w tym raportowanie nieprawidłowościach Realizowanie zadań związanych z nieprawidłowościami i windykacją w ramach POWER/ RPO, w tym zapewnienie współpracy z zewnętrznymi W ramach PO WER/RPO: - dokonano weryfikacji zgromadzonej dokumentacji. W ramach PO WER/RPO: - nadzorowano czynności podjęte przez pracowników, gromadzono dokumentację niezbędną do dokonania weryfikacji ustaleń organów kontrolnych. PO WER: - prowadzono 1 rejestr nieprawidłowości. RPO: - prowadzono 1 rejestr nieprawidłowości; - sporządzono 2 raporty o nieprawidłowościach niepodlegających raportowaniu do KE; - sporządzono 2 notatki o wystąpieniu nieprawidłowości. PO WER: - sporządzono 11 notatek służbowych; - sporządzono 6 pism przekazujących wyniki pokontrolne; Ilość sporządzonych raportów o nieprawidłowościach w zależności od wykrytych nieprawidłowości W zależności od ilości przeprowadzonych kontroli zewnętrznych I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. Na bieżąco i/lub zgodnie z obowiązującymi procedurami / kwartalnie Zgodnie z obowiązującymi procedurami / zgodnie z terminami wskazanymi w 10

11 instytucjami kontrolnymi, w tym analiza informacji i zaleceń pokontrolnych oraz monitorowanie usuwania ewentualnych uchybień / nieprawidłowości - sporządzono 2 pisma przekazujące zastrzeżenia do Informacji pokontrolnych/brak zastrzeżeń; - sporządzono 1 pismo przekazujące informacje na temat sposobu wdrożenia zaleceń pokontrolnych; - sporządzono 1 pismo z prośbą o przekazanie informacji w związku z trwającą kontrolą. dokumentacji pokontrolnej 9. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy 10. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Realizowanie zadań związanych z nieprawidłowościami i windykacją w ramach POWER/ RPO, w tym rzetelne i prawidłowe prowadzenie we współpracy z Radcą Prawnym WUP postępowań administracyjnych i windykacyjnych z zakresu administracji publicznej Realizowanie zadań związanych z W ramach PO WER/RPO: - prowadzono bieżącą weryfikację dokumentów pod kątem dokonywanych zwrotów beneficjenta, aktualizowano dane w przedmiotowych postępowaniach, na bieżąco przekazywano informacje, prowadzono postępowania zgodnie z przepisami prawa, - zapewniono współpracę z instytucjami zewnętrznymi w zakresie egzekucji administracyjnych, nadzorowano czynności podjęte przez pracowników. W ramach PO WER/RPO: - działano w imieniu Instytucji RPO: - sporządzono 9 notatek służbowych; - sporządzono 19 pism przekazujących wyniki pokontrolne; - sporządzono 17 pism przekazujących zastrzeżenia do Informacji pokontrolnych/ brak zastrzeżeń, informacje na temat sposobu wdrożenia zaleceń pokontrolnych, oraz przekazujących stanowiska Instytucji Pośredniczącej dw. Departamentu Zarządzania RPO; - sporządzono 2 pismo z prośbą o przekazanie informacji w związku z trwającą kontrolą. PO WER: - wydano 5 decyzji administracyjnych. RPO: - nie dotyczy. PO WER: - nie dotyczy. W zależności od ilości braków zwrotu należności przez beneficjentów PO WER/ RPO W zależności od ilości wydanych decyzji i I-XII.2017 r. Zgodnie z obowiązującymi procedurami / przepisami prawa krajowego i wspólnotowego I-XII.2017 r. Niezwłocznie / zgodnie z 11

12 Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy 11. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy 12. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy 13. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy nieprawidłowościami i windykacją w ramach POWER/ RPO, w tym rzetelne i prawidłowe wykonywanie czynności mających na celu zgłoszenie wyłączenia podmiotów podlegających wpisowi do rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich Realizowanie zadań związanych z nieprawidłowościami i windykacją w ramach POWER/ RPO, w tym wykonywanie czynności mających na celu zgłaszanie podejrzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych Realizowanie zadań związanych z nieprawidłowościami i windykacją w ramach POWER/ RPO, w tym współpraca w zakresie zwalczania nadużyć finansowych Kompletowanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną, w tym przechowywanie danych w systemie edok Pośredniczącej/Instytucji Zarządzającej w postępowaniu o wpis do prowadzonego przez Ministra Finansów Rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich. W ramach PO WER / RPO: - prowadzono bieżącą weryfikację dokumentów w celu wykonywania czynności mających na celu zgłaszanie podejrzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W ramach PO WER / RPO: - prowadzono bieżącą weryfikację dokumentów. W ramach PO WER / RPO: - kompletowano oraz prawidłowo archiwizowano bieżące dokumenty zgodnie z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną, - wprowadzano dane do systemu edok w sposób zapewniający ich poufność i bezpieczeństwo. RPO: - nie dotyczy. PO WER: - nie dotyczy. RPO: - nie dotyczy. PO WER: - nie dotyczy. RPO: - nie dotyczy. PO WER: - zapewniono prawidłowe archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną oraz prawidłowe wprowadzanie danych w systemie edok. RPO: - zapewniono prawidłowe archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną oraz prawidłowe wprowadzanie danych w systemie edok. braków zwrotu należności przez beneficjentów PO WER/RPO. W zależności od ilości podejrzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W zależności od ilości nadużyć finansowych W zależności od ilości przeprowadzonych kontroli, ilości wykrytych nieprawidłowości ilości przeprowadzonych kontroli zewnętrznych, ilości wydanych decyzji i braków zwrotu należności przez beneficjentów PO WER /RPO) obowiązującymi procedurami I-XII.2017 r. Niezwłocznie / zgodnie z obowiązującymi procedurami I-XII.2017 r. Niezwłocznie / zgodnie z obowiązującymi procedurami I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. Niezwłocznie / zgodnie z obowiązującymi procedurami 12

13 14. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy Uczestnictwo w kluczowych procesach wskazanych w Wytycznych dotyczących POWER/ RPO w zakresie obowiązków nałożonych na WUP W ramach PO WER / RPO: - uczestnictwo w spotkaniach/grupach roboczych, - udział w szkoleniu. PO WER: - uczestnictwo w 4 grupach roboczych (styczeń, marzec, wrzesień, listopad). RPO: - nie dotyczy W zależności od potrzeb w ramach PO WER/ RPO I-XII.2017 r. Zgodnie z ustalonymi terminami 15. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy 16. Wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego na aktywizację regionalnego rynku pracy Realizacja zadań Wydziału, wynikająca z funkcjonowania WUP w systemie wdrażania Priorytetu VI PO KL, do czasu zakończenia działań związanych z wdrażaniem i zamknięciem programu, w tym m.in. sprawowanie kontroli nad realizacją projektów oraz przechowywanie i archiwizacja powstałej dokumentacji Realizacja zadań Wydziału, wynikająca z funkcjonowania WUP w systemie wdrażania Priorytetu VI PO KL, do czasu zakończenia działań związanych z wdrażaniem i zamknięciem programu, w tym m.in. w tym w szczególności prowadzenie rejestru nieprawidłowości i raportowanie o nieprawidłowościach, współpraca z zewnętrznymi instytucjami kontrolnymi, analiza informacji i zaleceń pokontrolnych oraz monitorowanie usuwania ewentualnych uchybień/ nieprawidłowości, udział - prawidłowa realizacja zadań Wydziału, wynikająca z funkcjonowania WUP w systemie wdrażania Priorytetu VI PO KL, do czasu zakończenia działań związanych z wdrażaniem i zamknięciem programu, w tym m.in. sprawowanie kontroli nad realizacją projektów oraz przechowywanie i archiwizacja powstałej dokumentacji. W ramach PO KL: - prowadzenie rejestru nieprawidłowości i raportowanie o nieprawidłowościach, - współpraca z zewnętrznymi instytucjami kontrolnymi, - analiza informacji i zaleceń pokontrolnych oraz monitorowanie usuwania ewentualnych uchybień/ nieprawidłowości, - udział w kontrolach krzyżowych horyzontalnych, międzyokresowych i programu, - prowadzenie we współpracy z Radcą Prawnym WUP postępowań administracyjnych i windykacyjnych z zakresu administracji publicznej, - wykonywanie czynności mających na celu zgłoszenie podmiotów podlegających wykluczeniu do rejestru INNE: - uczestnictwo w seminarium dotyczącym Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (maj, październik); - udział w szkoleniu z zakresu zasady konkurencyjności (grudzień). Nie dotyczy PO KL: - prowadzono 1 rejestr nieprawidłowości, - sporządzono 2 raporty zamykające o nieprawidłowościach podlegających raportowaniu do KE, - nie zostały przeprowadzone kontrole zewnętrzne, - sporządzono 5 decyzji, - dokonano 14 zwrotów należności, - wystawiono 8 upomnień do zobowiązanych, - wysłano 7 tytułów wykonawczych do Naczelnika Urzędu Skarbowego, - nie przekazano do W zależności od potrzeb Dokumentacja potwierdzająca wykonanie czynności I-XII.2017 r. I-XII.2017 r. Zgodnie z ustalonymi terminami Zgodnie z ustalonymi terminami. 13

14 w kontrolach krzyżowych horyzontalnych, międzyokresowych i programu, prowadzenie we współpracy z Radcą Prawnym WUP postępowań administracyjnych i windykacyjnych z zakresu administracji publicznej, wykonywanie czynności mających na celu zgłoszenie podmiotów podlegających wykluczeniu do rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, wykonywanie czynności mających na celu zgłaszanie podejrzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych, współpraca w zakresie zwalczania nadużyć finansowych oraz przechowywania i archiwizacji powstałej dokumentacji. podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, wykonywanie czynności mających na celu zgłaszanie podejrzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych, - współpraca w zakresie zwalczania nadużyć finansowych oraz przechowywania i archiwizacji powstałej dokumentacji. Naczelników Urzędów Skarbowych pism z prośbą o wskazanie etapu prowadzonego postępowania przez US, - przekazano 4 wnioski do Naczelnika Urzędu Skarbowego o wydanie postanowienia, - przekazano 1 zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej, - nie sporządzono pism dotyczących zgłoszenia podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, - sporządzono 2 pisma aktualizujące zgłoszenia podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, - zapewniono prawidłowe archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną oraz prawidłowe wprowadzanie danych w systemie edok. 2. Opis przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres zrealizowanych zadań: pracę w Wydziale Kontroli i Windykacji regulowały akty prawne wspólnotowe i krajowe oraz inne dokumenty/wytyczne szczegółowo wymienione w Planie Pracy na 2017 r. 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej (stan po zakończeniu realizacji planu pracy): w okresie od r. do r. w Wydziale zatrudnionych było 16 osób (wraz z Naczelnikiem Wydziału). W Zespole ds. Kontroli zatrudnionych było 10 osób, natomiast w Zespole ds. Nieprawidłowości i Windykacji pracowało 5 osób. Obsada personalna Wydziału Kontroli i Windykacji: Naczelnik Wydziału: Katarzyna Mielcarek (urlop bezpłatny w okresie od r. do r.) Edyta Kaziuk Michalska (na stanowisku od r.) 14

15 Zespół ds. Kontroli: Edyta Kaziuk Michalska kierownik zespołu (do dnia r.), Dorota Rudnicka Kawa starszy inspektor wojewódzki (kierownik zespołu od dnia r.), Karolina Dudek starszy inspektor, Wioletta Klińska inspektor wojewódzki, Małgorzata Łopuszyńska inspektor wojewódzki, Przemysław Proga starszy inspektor, Agnieszka Rakowska starszy inspektor wojewódzki, Małgorzata Pełka inspektor, Błażej Sołtyszewski pomoc biurowa (zatrudniony do dnia r.), Katarzyna Cieloszyk inspektor wojewódzki (od dnia r.). Zespół ds. Nieprawidłowości i Windykacji: Joanna Kowal kierownik zespołu, Aldona Michalska inspektor wojewódzki (przebywała na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, obecnie urlop macierzyński od r. ), Izabela Prekurat - Potoczna podinspektor (zatrudniona do dnia r.), Beata Skiba podinspektor, Paweł Kozakiewicz inspektor wojewódzki (od r.). 4. Szacunkowe odniesienie się do parametrów finansowych planowanych działań w tych obszarach, które wymagają nakładów wykraczających poza standardową obsługę logistyczno- kadrową: działania finansowane są z Pomocy Technicznej PO WER oraz Pomocy Technicznej RPO Lubuskie Dodatkowe informacje związane z realizacją planu: realizacja założeń przebiegła zgodnie z Planem Pracy sporządzonym na 2017 r. 15

16 1. Zestawienie tabelaryczne Lp. Strategiczny kierunek i cel działania WUP Główny Księgowy WUP / Zespół ds. Finansowo-Księgowych / Zespół ds. Obsługi Finansowej FGŚP Cel wynikający z zadania określonego w regulaminie organizacyjnym WUP Podejmowane działania służące realizacji celów Mierniki faktyczna wartość na koniec roku Mierniki - planowana wartość na koniec roku Faktyczny termin realizacji Terminy realizacji zakładane Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową Prowadzenie ewidencji księgowej dochodów i wydatków z uwzględnieniem źródeł finansowania, w tym budżetowych, strukturalnych, ze środków Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz prowadzenie ewidencji księgowej środków pozabudżetowych - sporządzenie zakładowego planu kont uwzględniającego wyodrębnione rejestry przyporządkowane do poszczególnych źródeł finansowania, - dekretacja dowodów księgowych zgodnie z Polityką Rachunkową, - wprowadzenie dowodu księgowego do programu informatycznego Budżet, - nadanie dowodowi księgowemu właściwego numeru księgowego dekretacji dowodów księgowych Średnio 18 tys. dekretacji dowodów księgowych Cały rok Cały rok 2. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 3. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 4. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych Prowadzenie ewidencji księgowej majątku WUP Wypłata świadczeń z FGŚP Sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych - w oparciu o otrzymany dokumentu OT lub LT następuje wprowadzenie lub wyksięgowanie środka trwałego zgodnie z przyjętą Polityką Rachunkową. - weryfikacja formalno-rachunkowa wniosków przyjętych do wypłaty oraz wykazów, - weryfikacja danych w programie SOWA, - sporządzenie listy płac na wypłatę świadczeń wraz z dokumentami PK obciążającymi składki ZUS i podatek dochodowy od osób fizycznych, - potwierdzenie wypłaty świadczeń. - weryfikacja zapisów księgowych w celu sporządzenia sprawozdań budżetowych i finansowych, brak miernika 134 wnioski indywidualne oraz 7 zestawień zbiorczych dotyczących 155 osób, którym wypłacono świadczenia 10 formularzy Bilans wraz załącznikami Brak miernika z uwagi na charakter zarządzania majątkiem, który w zależności od możliwości finansowych jest racjonalnie dostosowywany do potrzeb jednostki Średnio 250 wniosków indywidualnych oraz około 15 wykazów zbiorczych i uzupełniających 10 formularzy Bilans wraz załącznikami Cały rok Cały rok cyklicznie w zależności od składania wniosków przez świadczeniobiorców Cyklicznie raz w miesiącu przez cały rok. Sprawozdania Cały rok Cały rok cyklicznie w zależności od składania wniosków przez świadczeniobiorców Cyklicznie raz w miesiącu przez cały rok. Sprawozdanie 16

17 i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 5. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 6. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 7. Zapewnienie zgodności działania jednostki z przepisami prawa 8. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję Sporządzanie sprawozdań z funduszy celowych (FP i FGŚP) Sporządzanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego i innych instytucji w zakresie wykonywanych zadań WUP Naliczanie wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o dzieło Opracowywanie i sporządzenie projektu budżetu - wprowadzenie danych z ewidencji księgowej do formularza sprawozdania, - przekazanie podpisanych sprawozdań do organu. - weryfikacja zapisów księgowych w celu sporządzenia sprawozdań z poniesionych kosztów i wydatków funduszy celowych, - wprowadzenie danych z ewidencji księgowej do formularza sprawozdania, - przekazanie podpisanych sprawozdań do dysponenta środków. - sporządzenie sprawozdania statystycznego w oparciu o posiadane dane i przekazanie go do GUS zgodnie z terminem. - weryfikacja danych kadrowych niezbędnych do naliczenia wynagrodzeń, - sporządzenie listy płac uwzględniającej poszczególne źródła finansowania. - przekazanie informacji do komórek organizacyjnych o sporządzeniu projektu planowanych wydatków w celu opracowania projektu budżetu, - weryfikacja otrzymanych planów pod kątem narzuconych wskaźników przez Zarząd Województwa, - sporządzenie projektu budżetu zgodnie z przekazanymi formularzami, 2 sprawozdania wraz z załącznikami 2 sprawozdania wraz z załącznikami finansowe - I kwartał kwartalnie finansowe - I kwartał kwartalnie 1 sprawozdanie 1 sprawozdanie Luty raz w roku kwartalnie miesięcznie 10 list płac z uwzględnieniem źródeł finansowania 5 formularzy wraz załącznikami oraz z podziałem na źródła finansowania listy płac z uwzględnieniem źródeł finansowania 5 formularzy wraz załącznikami oraz z podziałem na źródła finansowania Cyklicznie raz w miesiącu przez cały rok IV kwartał Cyklicznie raz w miesiącu przez cały rok IV kwartał 17

18 księgową 9. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 10. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 11. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 12. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję Sporządzenie planów finansowych Prowadzenie Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej Współdziałanie z ZUS i US oraz instytucjami ubezpieczeniowymi Obsługa pogotowia kasowego WUP - przekazanie w terminie projektu do Skarbnika Województwa. - wprowadzenie określonych w projekcie budżetu kwot do odpowiednich formularzy planów finansowych. - przyjmowanie wniosków pracowników chcących dobrowolnie odprowadzać składki na PKZP, - odciągnięcie składek od naliczonych wynagrodzeń pracowników będących w PKZP, - wypłata przyznanej przez komisję pożyczki. - po otrzymaniu umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub wniosku o wypłatę świadczenia w ramach FGŚP następuje zgłoszenie do ZUS w terminie 7 dni, - po dokonaniu wypłaty wynagrodzeń, świadczenia w ramach FGŚP jest sporządzana deklaracja do ZUS oraz jest naliczany podatek dochodowy od osób fizycznych, - w wymaganych terminach następuje przekazanie środków do ZUS i US. - zasilanie pogotowia kasowego oraz wypłata gotówki na zaliczki. 6 formularzy wraz załącznikami oraz z podziałem na źródła finansowania 5 formularzy z załącznikami uwzględniający źródła finansowania IV kwartał 80 członków PKZP 85 członków PKZP Cyklicznie przez cały rok deklaracji do ZUS 172 PIT-11 roczne deklaracji do ZUS 145 PIT-11 roczne Cyklicznie przez cały rok I kwartał IV kwartał - - Cały rok Cały rok Cyklicznie przez cały rok Cyklicznie przez cały rok I kwartał 18

19 księgową 13. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową 14. Zapewnienie wiarygodnych, kompletnych, rzetelnych i terminowych informacji finansowych o działalności instytucji i jej majątku oraz zabezpieczenie środków publicznych poprzez właściwą ewidencję księgową. Kontrola formalno-rachunkowa otrzymanych dowodów księgowych Przestrzeganie terminów realizacji płatności. - weryfikacja dowodów księgowych pod względem zgodności danych stanowiących podstawę do uruchomienia płatności. - weryfikacja dowodów księgowych pod względem zachowania przestrzegania terminów płatności dokumentów dokumentów Cały rok Cały rok dokumentów dokumentów. Cały rok. Cały rok. 2. Opis przepisów i dokumentów planistycznych o znaczeniu strategicznym mających wpływ na zakres zrealizowanych zadań: w celu zrealizowania planu pracy były zastosowane przepisy ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenia dotyczące szeroko pojętej gospodarki finansowej funduszy celowych. W przypadku realizacji zadań związanych z wdrażaniem PO POWER i RPO miały zastosowanie przepisy prawa z tym związane oraz Instrukcje Wykonawcze. Podstawą realizacji wydatków były zatwierdzone plany finansowe wydatków oraz limity środków przyznanych w ramach funduszy celowych. 3. Analiza zasobów kadrowych komórki organizacyjnej (stan po zakończeniu realizacji planu pracy): w oparciu o założenia planu pracy na 2017 r. oraz wynikających z nich zadań i czynności obecny stan kadrowy zapewnił prawidłową realizację celów i przyczynił się do efektywnego rozliczenia ponoszonych wydatków w ramach przyjętych planów finansowych środków publicznych, w tym funduszy celowych. 4. Szacunkowe odniesienie się do parametrów finansowych planowanych działań w tych obszarach, które wymagają nakładów wykraczających poza standardową obsługę logistyczno-kadrową: nie dotyczy. 5. Dodatkowe informacje związane z realizacją planu pracy: realizacja planu pracy w oparciu o założenia w miernikach była trudna do przewidzenia z uwagi na dostosowanie ewidencji księgowej do nowych zadań, które wymagały szerszej analityki księgowej. 19

20 1. Zestawienie tabelaryczne Wydział Organizacyjno Prawny Zespół ds. Organizacyjnych Lp. Cel wynikający z Strategiczny Faktyczny Terminy zadania określonego Mierniki faktyczna Mierniki planowana kierunek i cel Podjęte działania służące realizacji celów termin realizacji w regulaminie wartość na koniec roku wartość na koniec roku działania WUP realizacji zakładane organizacyjnym WUP Tworzenie odpowiednich warunków wykonywania pracy przez pracowników WUP cały rok 2017 cały rok 2017 Zapewnienie prowadzenia spraw kadrowych pracowników WUP wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - prowadzenie teczek akt osobowych pracowników, - wydawanie kart obiegowych, wniosków o urlop, wniosków o czas wolny / wynagrodzenie w zamian za nadgodziny, wniosków o przesunięcie urlopów, wniosków o nadgodziny, itd., - prowadzenie korespondencji w sprawach dotyczących stosunku pracy, - przygotowywanie dziennych sprawozdań z obecności pracowników, - realizacja zadań związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunków pracy, - sporządzanie warunków zatrudnienia oraz aneksów do warunków zatrudnienia dla pracowników, - informowanie pracowników o zmianie miejsca w strukturze organizacyjnej WUP, - prowadzenie korespondencji w sprawach emerytalno rentowych, - sporządzanie zawiadomień do pracowników informujących o nałożeniu kary oraz prowadzenie ewidencji kar, - realizacja zadań i dokumentowanie rozdziału nagród i podwyżek zgodnie z przepisami wewnętrznymi (dokonywanie podziału środków wg wskaźników ustalonych w regulaminie wynagradzania, informowanie kierowników komórek organizacyjnych o przyznanym limicie środków, sporządzanie i przedkładanie dyrektorowi zestawień przyznanych nagród/podwyżek, gromadzenie formularzy samooceny kadry kierowniczej, sporządzenie zawiadomień o przyznaniu nagrody/podwyżki, przekazywanie zestawień podwyżek/ nagród komórce ds. księgowości, kompletowanie akt osobowych pracowników), Ilość sporządzonych dokumentów składanych w aktach osobowych pracowników oraz zgromadzonych w odpowiednich teczkach prowadzonych zgodnie z RWA Faktyczna wartość na koniec roku 2017: ok szt. Ilość sporządzonych dokumentów składanych w aktach osobowych pracowników oraz zgromadzonych w odpowiednich teczkach prowadzonych zgodnie z RWA Wartość docelowa na koniec roku 2017: brak możliwości oszacowania (ilość dokumentów wynika z aktualnych potrzeb) 20