PROCEDURA NR IV weryfikacji rocznych raportów

Transkrypt

1 PROCEDURA NR IV weryfikacji rocznych raportów W celu zapewnienia najwyższej jakości świadczonych usług i zachowania bezstronności i niezależności Weryfikator będzie podejmował odpowiednie działania w szczególności określone w niniejszej procedurze. I. Zasady ogólne a. Celem weryfikacji jest zagwarantowanie, aby wielkość emisji CO 2 była monitorowana zgodnie z procedurą monitorowania określoną w zezwoleniu i zatwierdzonym planie monitorowania oraz aby raporty zawierały rzetelne i prawidłowe dane. b. Weryfikacja prowadzi do wydania wniosków z weryfikacji, w których stwierdza się z racjonalnym poziomem pewności, czy dane zawarte w raporcie są wolne od istotnych zafałszowań i czy nie występują tam istotne niezgodności z zezwoleniem. c. Weryfikator prowadzi weryfikację w oparciu o dokumenty przedłożone przez prowadzącego instalację i własne obserwacje, a w szczególności o raport, kopię posiadanego zezwolenia oraz wszelkie inne właściwe informacje. d. W trakcie weryfikacji, Weryfikator ocenia dowody zebrane w wyniku procesu weryfikacji oraz formułuje wnioski w protokole z weryfikacji. II. Proces weryfikacji składa się z następujących etapów: a. Etap poprzedzający zawarcie umowy; b. Ocena weryfikacyjna; c. Sprawozdawczość; d. Przegląd procesu weryfikacji; e. Wydanie protokołu z weryfikacji; 1. Na etapie poprzedzającym zawarcie umowy Weryfikator oceni, czy ma możliwość przeprowadzenia działań weryfikacyjnych w konkretnej instalacji. Weryfikator wykona następujące działania: a. oceni ryzyko ponoszone przez Weryfikatora w przypadku podjęcia się weryfikacji działań prowadzonych w konkretnej lokalizacji instalacji; b. oceni, czy operator dostarczył wystarczające informacje; c. dokona wyceny i przeglądu oferty cenowej; d. przydzieli czasu na działania weryfikacyjne;

2 e. przeprowadzi przegląd umowy/zlecenia w tym wyspecyfikuje warunki umowy, lub przeprowadzi analizę potrzebnych kompetencji, f. udokumentuje etap poprzedzający zawarcie umowy. Ad. a Ocena ryzyka ponoszonego przez weryfikatora (ryzyko biznesowe) Weryfikator przeprowadzi ocenę ponoszonego ryzyka, w przypadku podjęcia się zadania zgodnie z wymaganiami (i udokumentuje to). Z oceny winno wynikać, że rozpoznano ryzyko biznesowe związane z umową, oraz, że zastosowano podejście do zadania, które zapewni, że zakres pracy weryfikacyjnej oraz podany czas są spójne z zidentyfikowanym ryzykiem. Zaleca się udokumentowanie tego podejścia. Ad. b Niezbędne informacje Weryfikator winien zażądać od operatora informacji, na podstawie których może być ustalony zakres i cele pracy weryfikacyjnej. Dostarczone informacje powinny obejmować zezwolenie oraz zatwierdzony plan monitorowania, jak również wszelkie inne odpowiednie informacje. Dopuszcza się dokonanie rozpytania operatora w zakresie informacji zawartych w wyżej wskazanych dokumentach. Ad. c Wycena i przegląd oferty cenowej Weryfikator dokona wyceny. W przypadku wykonywania wyceny przez personel zaangażowany w proces weryfikacji, przed przedłożeniem oferty klientowi oferta winna być przejrzana i zatwierdzona przez weryfikatora. Ad. d Przydział czasu Weryfikator ustali dla każdego zadania weryfikacyjnego niezbędny czas oraz uzasadni i zapisze swoją decyzję. Każde zmniejszenie liczby dni / godzin, będące wynikiem uzgodnienia z operatorem, powinno być zapisane i uzasadnione. Przydzielając czas Weryfikator uwzględni: złożoność działań instalacji; złożoność planu monitorowania, metodykę monitorowania źródeł gazów cieplarnianych oraz wszelkie zmiany; mający zastosowanie próg istotności; wewnętrzny system kontroli w instalacji; lokalizację informacji lub danych związanych z danymi dotyczącymi emisji gazów cieplarnianych lub tonokilometrów; złożoność przepływu danych.

3 Przydzielona ilość czasu winna być wystarczająca na: przeprowadzenie wszystkich działań weryfikacyjnych; umożliwienie operatorowi zajęcia się kwestiami zidentyfikowanymi przez Weryfikatora, w razie konieczności; umożliwienie sporządzenia protokołu z weryfikacji i jego udostępnienia przez operatora właściwym organom do 31 marca każdego roku; oraz opracowanie i sporządzenie wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji, oraz na sprawozdawczość i przegląd. Ad. e Analiza potrzebnych kompetencji i przegląd umowy Weryfikator oceni dostarczone informacje w celu określenia zakresu weryfikacji, oraz tego, czy posiada akredytację, kompetencje i zasoby niezbędne do wykonania działań weryfikacyjnych. W przypadku stwierdzenia, iż wymagane są dodatkowe kompetencje zatrudnieni dodatkowy personel w tym ekspertów technicznych. Określając kompetencje Weryfikator uwzględni niezależnego recenzenta. Warunki umowy na przeprowadzenie weryfikacji Weryfikator wyspecyfikuje w umowie w jasny i przejrzysty sposób warunki weryfikacji. W celu umożliwienia wykonania działań weryfikacyjnych, Weryfikator będzie wymagać od klientów, aby, ujawnili mu wszystkie stosowne informacje i dane. Ad. f Udokumentowane dowody Weryfikator wypełni Kartę wyceny w celu udokumentowania procesów poprzedzających zawarcie umowy. 2. Weryfikator przeprowadza ocenę weryfikacyjną w trzech etapach: a. Analiza strategiczna, b. Analiza ryzyka, c. Analiza procesu (Weryfikacja właściwa). Ad. a Analiza strategiczna ma na celu zapoznanie się ze specyfiką instalacji, określenie procesów i punktów krytycznych dla poziomów emisji CO 2, w szczególności określenie: i. Źródeł emisji, ii. Strumieni paliw i materiałów wsadowych, iii. Metody monitorowania i aparatury kontrolno-pomiarowej, iv. Przepływu danych, jak również systemu kontroli, w tym ogólnej organizacji w odniesieniu do monitorowania i raportowania,

4 v. Systemu zarządzania i osoby odpowiedzialne za dane niezbędne do procesu raportowania emisji CO 2, vi. Danych niezbędnych do raportowania, źródła ich pochodzenia, sposobu gromadzenia i przetwarzania. W ramach analizy strategicznej Weryfikator zapoznaje się z planem monitorowania oraz zezwoleniem wydanym dla danej instalacji. W oparciu o te dokumenty oraz wywiady Weryfikator ocenia prawdopodobny charakter, skalę i złożoność działań weryfikacyjnych. Analizę strategiczną przeprowadza się w taki sposób, aby móc dokonać analizy ryzyka i sporządzić plan weryfikacji. Przed przeprowadzeniem analizy strategicznej weryfikator powinien sprawdzić, czy plan monitorowania został zatwierdzony przez właściwy organ, oraz, czy jest to właściwa wersja. W analizie strategicznej stosuje się poziom istotności zdefiniowany w tabeli poniżej: Instalacje należące do grupy emisji Poziom istotności A lub B 5 % C 2 % W analizie strategicznej uwzględnia się następujące dane wejściowe: zatwierdzony plan monitorowania; zmiany w zatwierdzonym planie monitorowania (mogą to być zmiany w metodyce monitorowania, strukturze organizacyjnej instalacji, działaniach kontrolnych wymienionych w planie monitorowania, itd.); zmiany w zatwierdzonym planie monitorowania podane do wiadomości właściwego organu lub przez niego zatwierdzone; charakter, skala i złożoność wyposażenia i procesów, które prowadzą do danych dotyczących emisji lub tonokilometrów, w tym pomiary i zapisy emisji gazów cieplarnianych, przepływów energii, przepływów gazów spalinowych i materiałów, metody obliczeniowe oraz oddziaływania zewnętrzne, we wszystkich warunkach funkcjonowania w okresie sprawozdawczym; działania w zakresie gromadzenia i operowania danymi obejmujące wszystkie działania operacyjne w instalacji, które są niezbędne do opracowania rocznego raportu emisji na podstawie źródłowych danych pomiarowych (od pomiarów i zapisu parametrów, aż do zbierania i archiwizowania danych oraz opracowania informacji dotyczących emisji). system kontroli w instalacji, który składa się z: o oceny ryzyka przeprowadzanej przez operatora w celu zidentyfikowania ryzyka nieodłącznego i ryzyka związanego z zawodnością systemów kontroli wewnętrznej odnoszących się do działań w zakresie przepływu danych, które mogą prowadzić do zafałszowań w rocznym sprawozdaniu

5 dotyczącym emisji i niezgodności w odniesieniu do zatwierdzonego planu monitorowania oraz MRG; o działań kontrolnych, które zmniejszają zidentyfikowane ryzyko, w tym zapewnienie jakości używanego wyposażenia pomiarowego i technik informatycznych, wewnętrznych przeglądów danych w sprawozdaniach, podzlecanych procesów, korekcji i działań korygujących oraz zapisów i dokumentacji; czy do ustalania współczynników związanych z rodzajem działania zgodnie z MRG, Załącznik I, rozdział 13, były wykorzystywane akredytowane lub nieakredytowane laboratoria; istnienie środowiska kontroli i/lub systemu zarządzania środowiskowego/ systemu auditowania zgodnego z normą ISO 14001/ EMAS, ISO 9001, lub równoważnego systemu, który obejmuje system zarządzania danymi i ich zapisywania; środowisko organizacyjne, w tym struktura organizacji, która zarządza systemem operacyjnym, systemem konserwacji oraz systemem gromadzenia danych, z których pochodzą informacje dotyczące emisji; wymagany próg istotności, który ma być zastosowany; dostępność informacji z baz danych oraz potrzeba wizyt na miejscu w celu weryfikacji działań gromadzenia i obróbki danych; coroczna aktualizacja analizy niepewności, jeżeli w odniesieniu do instalacji jest zastosowana metoda rezerwowa zgodnie z MRG, Załącznik I, rozdział 5.3; W analizie strategicznej uwzględnia się wszystkie wyżej wymienione dane wejściowe przy jednoczesnym wykorzystaniu narzędzi konwencjonalnej analizy strategicznej, takich jak ocena silnych stron/ słabych stron, w celu identyfikacji problemów i zagadnień. Wyniki analizy strategicznej oraz inne informacje zebrane podczas analizy strategicznej powinny być zapisane przez weryfikatora w wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji. Ad. b Celem analizy ryzyka jest ocena prawdopodobnego stopnia ryzyka poważnego zafałszowania oraz istotnej niezgodności w sprawozdaniu dotyczącym emisji w celu umożliwienia zaprojektowania skutecznej weryfikacji, w tym powołania kompetentnego i odpowiednio wykwalifikowanego personelu. W ramach analizy ryzyka: a) analizuje się elementy ryzyka nieodłącznego i ryzyka zawodności systemów kontroli wewnętrznej, odnoszące się do zakresu i stopnia skomplikowania rodzaju instalacji oraz źródeł emisji i strumieni

6 materiałów wsadowych, które mogły prowadzić do istotnych zafałszowań i niezgodności z procedurą monitorowania, b) sporządza się plan weryfikacji współmierny z analizą ryzyka, zawierający opis sposobu, w jaki należy przeprowadzać działania weryfikacyjne, plan pobierania prób danych, charakterystykę działań do przeprowadzenia ze wskazaniem terminu ich przeprowadzenia oraz zakresu koniecznego do realizacji planu weryfikacji (plan pobierania prób danych wskazuje, które dane będą testowane w celu sporządzenia wniosków z weryfikacji). Przy ocenie ryzyka poważnych zafałszowań w sprawozdaniu dotyczącym emisji oraz niezgodności dotyczących zgodności z planem monitorowania, Weryfikator uwzględni, co najmniej: 1. znaczenie oraz proporcjonalną wielkość emisji z określonych strumieni materiałów wsadowych i źródeł emisji; 2. adekwatność systemów zarządzania, działań w zakresie przepływu danych oraz systemów kontroli, jak również środowiska kontroli, w których dane są gromadzone i przetwarzane; 3. złożoność działań; 4. zatwierdzony plan monitorowania; 5. stosowne dowody z poprzednich działań weryfikacyjnych; W przypadku odstąpienia od przeprowadzenia wizyty na miejscu w instalacji analiza ryzyka powinna obejmować ryzyko nieodłączne i ryzyko związane z zawodnością systemów kontroli wewnętrznej. Ocena występującego ryzyka stanowi informacje oraz istotny wkład do: 1. planu weryfikacji sporządzanego na zakończenie analizy ryzyka; 2. oceny ryzyka wystąpienia zafałszowań lub niezgodności, oraz, czy jest prawdopodobne, że ryzyko to będzie mieć istotny wpływ; 3. ustaleń i wniosków z weryfikacji do przedstawienia w protokole z weryfikacji. Wyniki analizy ryzyka oraz inne informacje zbierane podczas analizy ryzyka powinny być zapisywane przez weryfikatora w wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji. Dokumentacje analizy strategicznej i analizy ryzyka mogą być połączone. Analiza strategiczna i analiza ryzyka może być prowadzona poza siedzibą prowadzącego instalację w przypadku wyrażenia przez prowadzącego instalację zgody, udostępnieniu niezbędnych dokumentów i zapisów. Analiza strategiczna nie stanowi podstawy do zatwierdzenia weryfikowanego rocznego raportu. Plan weryfikacji

7 Na podstawie analizy ryzyka Weryfikator opracuje projekt planu weryfikacji obejmujący: program weryfikacji (określający charakter i zakres działań weryfikacyjnych oraz moment ich przeprowadzenia) plan próbkowania danych (określający badane dane) składa się z tego, co obejmie weryfikacja: strategii próbkowania danych jak również badania danych w celu dokonania oceny, czy w danych w sprawozdaniu dotyczącym emisji brak jest istotnych zafałszowań. Plan powinien zapewnić, iż próbkowanie danych: 1. będzie reprezentatywne dla wszystkich danych, w tym danych, które nie były przetwarzane w celu wykorzystania (z uwzględnieniem źródeł danych); 2. obejmie poziome i/lub pionowe sprawdzanie danych; 3. uwzględni zasady próbkowania podczas poprzednich corocznych auditów w taki sposób, że w ciągu pewnej liczby cykli weryfikacyjnych wszystkie strumienie danych i strumienie materiałów wsadowych lub źródła emisji są objęte rzeczowymi badaniami; oraz 4. będzie uzasadnione oraz uszczegółowione w planie weryfikacji. Znaczące odstępstwo wybranej próbki danych od spełnienia zasad rzetelności, kompletności, spójności i wiarygodności będzie skutkować badaniem dodatkowych próbek danych do chwili, kiedy cały zakres każdego potencjalnego lub faktycznego zafałszowania będzie zrozumiały. Uzasadnienie wyboru próbek oraz wyniki rzetelnych badań, w tym szczegółowe informacje dotyczące dodatkowych pobranych próbek, powinny być udokumentowane. wizytę(-y) na miejscu W planie weryfikacji zostanie określone, które działania (sprawdzane elementy systemu, oraz funkcje/personel operatora, z którym będą przeprowadzone rozmowy) będą wykonane na miejscu, a które zdalnie. W planie zostaną określone działania dotyczące sprawdzenia granic instalacji, oceny zgodności i wdrożenia zatwierdzonego planu monitorowania obejmującego istotne źródła emisji i strumienie materiałów wsadowych, oceny obecności i funkcjonowania systemu monitorowania i pomiarów/ przyrządów, jak określono w zatwierdzonym planie monitorowania, oraz weryfikowania ścieżek danych. ocenę, czy, w zatwierdzonym planie monitorowania, granice instalacji (źródła emisji, strumienie materiałów wsadowych) są zdefiniowane prawidłowo; ocenę zgodności z zatwierdzonym planem monitorowania; specjalne aspekty ciągłego monitorowania emisji, jeżeli ma to zastosowanie. Przy opracowaniu planu weryfikacji Weryfikator uwzględni następujące czynniki: Skomputeryzowane systemy informacyjne

8 Środowisko kontroli w instalacji lub u operatora statków powietrznych Zgodność wdrożenia zatwierdzonego planu monitorowania Modyfikacja planu weryfikacji będzie dokonywana w przypadku, gdy weryfikacja wykaże, że analiza strategiczna i analiza ryzyka lub elementy planu weryfikacji muszą być zmienione. Plan weryfikacji, w tym modyfikacje oraz powody modyfikacji planu weryfikacji, będą zapisywane w wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji. Ad. c Analiza procesu (weryfikacja właściwa) Weryfikator na podstawie planu weryfikacji przeprowadzi procesy auditowania (przegląd dokumentacji, wywiad, obserwacja i potwierdzenie faktów). Podczas analizy procesu gromadzone i dokumentowane będą dowody uzasadniające wnioski z weryfikacji wypracowane przez weryfikatora. Analiza procesu składać się będzie z dwóch elementów: 1. oceny wdrożenia i aktualności zatwierdzonego planu monitorowania; 2. weryfikacja danych z monitorowania (weryfikacja danych), w tym potwierdzenie prawidłowości informacji wykorzystanych przez operatora do obliczenia poziomu niepewności, jak ustalono w zatwierdzonym planie monitorowania. Weryfikacja, o ile jest to wymagane, przeprowadzana będzie w lokalizacji (w celu sprawdzenia funkcjonowania przyrządów pomiarowych i systemów monitorujących, przeprowadzenia wywiadów oraz zebrania wystarczających informacji i dowodów). W wyjątkowych okolicznościach Weryfikator może odstąpić od przeprowadzenia wizyty na miejscu. Odstąpienie powinno być uzasadnione przez analizę ryzyka przeprowadzoną przez weryfikatora dla danego roku i danej instalacji biorąc pod uwagę: 1. potrzebę dostarczenia wniosków z weryfikacji z racjonalnym zapewnieniem; oraz 2. rozpatrzenie, czy miały miejsce jakiekolwiek zmiany w instalacji. Odstąpienie od wizyt na miejscu powinno być uzasadnione i zapisane w wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji. Jeżeli analiza ryzyka lub analiza procesu wskazuje na pytania lub problemy, które mogą być rozwiązane tylko w drodze przeprowadzenia wizyty, weryfikator powinien przeprowadzić wizytę w celu rozwiązania tej kwestii. Weryfikator przeprowadzi kontrolę wyrywkową w celu próbkowania poszczególnych zapisów i emisji podczas specyficznych okresów działalności dla poszczególnych strumieni materiałów wsadowych lub źródeł emisji w granicach instalacji oraz zgodnie z zatwierdzonym planem monitorowania.

9 W przypadku stwierdzenia braku kontroli lub nieprzewidzianych zafałszowań lub niezgodności, Weryfikator zrewiduje analizę procesu w celu ustalenia zakresu i wpływu błędów lub awarii w środowisku kontroli i systemach kontroli. Wszelkie zmiany i ich powody udokumentuje. Analiza procesu i wspierającej dokumentacji roboczej winna zapewnić zidentyfikowanie wszystkich kwestii, które mogą wpływać na: 1. próg istotności; 2. decyzję dotyczącą występowania zafałszowań i niezgodności. Niezgodności i zafałszowania, które zostały skorygowane, powinny być wyjaśnione i odnotowane w wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji jako zamknięte. W przypadku zidentyfikowania zafałszowań w danych dotyczących gazów cieplarnianych oraz w sprawozdaniu dotyczącym emisji, Weryfikator zażąda dodatkowych informacji od operatora. Jeżeli dodatkowe informacje nie usuną wykrytych luk, a zafałszowania i niezgodności prowadzą (indywidualnie lub łącznie) do poważnych zafałszowań lub istotnych niezgodności, Weryfikator nie zweryfikuje pozytywnie raportu. Weryfikator podczas procesu weryfikacji będzie informował operatora o wszystkich niezgodnościach i zafałszowaniach (zarówno o istotnych jak i innych), umożliwiając o ile to wykonalne, korygowanie zafałszowań i niezgodności, które mają lub mogły mieć wpływ na dane dotyczące emisji w sprawozdaniu dotyczącym emisji. Wykryte zafałszowania i niezgodności będą zarejestrowane oraz udokumentowane w wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji. Wykryte nieistotne niezgodności i nieistotne zafałszowania będą ponownie badane w czasie kolejnej weryfikacji, w celu sprawdzenia: 1. czy operator instalacji wykonał działania korygujące; 2. jeżeli nie podjęto żadnych działań, Weryfikator oceni, czy prowadzi to do istotnej niezgodności lub poważnego zafałszowania odnoszącego się do następnego rocznego raportu; 3. w przypadku nieistotnej niezgodności lub nieistotnego zafałszowania, Weryfikator poinformuje operatora instalacji o tej niezgodności lub zafałszowaniu w celu uwzględnienia w kolejnym rocznym raporcie. Kończąc weryfikację należy: 1. sprawdzić końcowe dane dotyczące instalacji, w tym dane, które zostały zmienione w wyniku procesu weryfikacji; 2. jeżeli to jest stosowne, dokonać przeglądu racjonalnego uzasadnienia i wyjaśnień operatora instalacji co do różnic pomiędzy danymi końcowymi, a danymi dostarczonymi poprzednio;

10 3. dokonać przeglądu wyników oceny zgodności wdrożenia zatwierdzonego planu monitorowania oraz wszelkich poprawek lub zmian dotyczących planu monitorowania od rozpoczęcia weryfikacji, np. dla upewnienia się, że późniejsze zmiany nie mają wpływu na wcześniejsze ustalenia. Obejmuje to działania w zakresie przepływu danych oraz system kontroli, które są opisane lub przywołane w planie monitorowania; 4. zapewnić, że notatki, wykresy, obliczenia i arkusze kalkulacyjne, itd., do dokumentów roboczych z weryfikacji i wspierających dowodów, są kompletne; 5. zapewnić, że można wykazać zasadność wykorzystanych tropów auditowych i zamkniętych kwestii, oraz, że proces weryfikacji jest gotowy do procesu końcowej decyzji; 6. przeprowadzić analizę ryzyka, w celu potwierdzenia prawidłowości, czy rozłożenia pracy weryfikacyjnej, oraz wyciągnięcia wniosków co do wpływu, jaki rozłożenie to może mieć na decyzję z weryfikacji. Analiza procesu jest zakończona, jeżeli zostały wykonane wszystkie działania opisane w planie weryfikacji. Weryfikator, po przeprowadzeniu oceny sprawozdania dotyczącego emisji oraz wspierających danych, środowiska kontroli oraz wdrożenia zatwierdzonego planu monitorowania, uwzględni ustalenia z weryfikacji oraz ustali, czy zweryfikowane dane wspierają sprawozdanie dotyczące emisji. 3. Sprawozdawczość Weryfikator opracowuje: a. wewnętrzną dokumentację z weryfikacji; b. protokół z weryfikacji. Ad. a Wewnętrzna dokumentacja z weryfikacji W wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji gromadzone będą dowody, że analiza strategiczna, analiza ryzyka i plan weryfikacji zostały w pełni zrealizowane, pozwalające na ocenę procesu weryfikacji oraz uzasadniające wnioski z weryfikacji. Informacje w wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji będą uzasadniać wypracowane przez weryfikatora opinie związane z decyzjami dotyczącymi tego, co stanowi poważne zafałszowania i istotne niezgodności, oraz dowodzące, że proces weryfikacji został przeprowadzony skutecznie. W wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji uwzględnione zostaną możliwie jak najszerzej poniższe elementy: 1. Informacje dotyczące zespołu weryfikującego, który przeprowadził weryfikację: a. nazwisko weryfikatora oraz innych członków zespołu związanych z weryfikacją; b. funkcje i odpowiedzialności każdego członka zespołu weryfikującego;

11 c. czas poświęcony na działania weryfikacyjne przez każdego członka zespołu; 2 Zakres weryfikacji; 3. Wnioski dotyczące sprawdzenia niezależności i bezstronności oraz poświadczenie niezależności recenzentów na początku weryfikacji; 4. Wnioski dotyczące działań wykonanych w wyniku kwestii/ zaleceń z poprzednich auditów; 5. Plan weryfikacji; 6. Sprawozdanie dotyczące emisji przedłożone przez klienta; 7. Identyfikacja kryteriów, w odniesieniu do których sprawozdanie dotyczące emisji zostało zweryfikowane, aby recenzent oraz inne związane osoby rozumieli podstawę wniosków z weryfikacji opracowanych przez weryfikatora; 8. Jeżeli to jest właściwe, opis jakiegokolwiek znaczącego, podstawowego ograniczenia związanego z weryfikacją sprawozdania dotyczącego emisji w odniesieniu do kryteriów. 9. Wnioski z analizy strategicznej, analizy ryzyka i analizy procesu oraz z tych analiz w całości; 10. Wykonane działania weryfikacyjne; 11. Zmiany, które miały miejsce podczas procesu weryfikacji; 12. Przyczyny zwiększenia lub zmniejszenia wielkości próbki oraz rozwiązanie wszystkich zidentyfikowanych kwestii, które wymagały dalszego badania i ich ewentualne wyniki, a także dowody uzasadniające wyciągnięte wnioski odnoszące się do zgodności sprawozdania dotyczącego emisji lub sprawozdania dotyczącego tonokilometrów; 13. Wnioski dotyczące jakości i istotności danych odnośnie zatwierdzenia danych dotyczących instalacji w sprawozdaniu dotyczącym emisji; 14. Niezgodności i zafałszowania, które zostały zidentyfikowane przez Weryfikatora, oraz wskazanie rozwiązań, stosownie do sytuacji; 15. Wnioski dotyczące weryfikacji sprawozdania dotyczącego emisji lub sprawozdania dotyczącego tonokilometrów. Ad. b Protokół z weryfikacji W protokole z weryfikacji uwzględnione zostaną możliwie jak najszerzej poniższe elementy: 1. Nazwę i adres instalacji; 2. Zakres weryfikacji, w tym odniesienie się do zezwolenia oraz zatwierdzonego planu monitorowania; 3. Informacje, czy weryfikacja obejmowała wizytę na miejscu, czy nie, a jeżeli nie obejmowała wizyty na miejscu, uzasadnienie odstąpienia od jej przeprowadzenia; 4. Potwierdzenie zgodności z kryteriami w przypadkach, gdy odstąpiono od przeprowadzenia wizyty na miejscu; 5. Odnośne funkcje i odpowiedzialność instalacji, Weryfikatora i właściwego organu; 6. Odniesienie się do właściwego wydania sprawozdania dotyczącego emisji, które zostało zweryfikowane;

12 7. Podstawę oświadczenia; 8. Potwierdzenie skutecznego wdrożenia zatwierdzonego planu monitorowania; 9. Emisje gazów cieplarnianych przypadające na zweryfikowaną działalność; 10. Dane dotyczące całkowitej wielkości emisji gazów cieplarnianych instalacji; 11. Wnioski z weryfikacji z racjonalnym poziomem zapewnienia w odniesieniu do jakości, kompletności i progu istotności danych; 12. Niezgodności i zafałszowania; 13. Odpowiedni rok; 14. Adres i odwołanie się do akredytacji Weryfikatora; 15. Datę i znak z uprawnionym podpisem w imieniu Weryfikatora; 16. Nazwisko weryfikatora; 17. Nazwisko recenzenta; 18. Numer(-y) działalności instalacji; 19. Wykaz paliw, materiałów wykorzystywanych w procesach w instalacji; 20. Potwierdzenie, że spełnione zostały zasady zgodności (kompletność, spójność, przejrzystość, poprawność, wiarygodność, doskonalenie działań); 21. Wykaz zaleceń w odniesieniu do doskonalenia, jeżeli są, chyba, że prawo krajowe stanowi inaczej. Protokół z weryfikacji powiązany będzie z określonym, zweryfikowanym, sprawozdaniem EU ETS dotyczącym emisji. Ocena końcowa: Jeżeli w opinii Weryfikatora nie występują istotne niezgodności zgodnie z procedurą monitorowania określoną w zezwoleniu i ogólne wielkości emisji CO 2 nie zostały istotnie zafałszowane, raport weryfikuje się jako zadowalający. Jeżeli w opinii Weryfikatora wystąpią nieistotne niezgodności lub nieistotne zafałszowania, opisuje się je w protokole z weryfikacji jako "zweryfikowane jako zadowalające, z nieistotnymi niezgodnościami i zafałszowaniami". Można również opisać je w piśmie do prowadzącego instalacje. Jeżeli stwierdzi się istotne niezgodności lub istotne zafałszowania (nawet bez istotnych niezgodności), to można uznać, że raport nie został zweryfikowany jako zadowalający. Jeżeli występuje ograniczenie w zakresie (okoliczności nie pozwoliły albo nałożono ograniczenie, uniemożliwiające weryfikatorowi uzyskanie dowodów, zmniejszających do racjonalnego poziomu ryzyko nieprawidłowych wniosków z weryfikacji) i/lub istotne niepewności, można uznać, że raport nie został zweryfikowany.

13 Ograniczenia zakresu dotyczą sytuacji, gdy: 1. zatwierdzony plan monitorowania nie zapewnia wystarczającego zakresu lub klarowności umożliwiających sformułowanie wniosków dotyczących procesu weryfikacji; 2. brak jest danych, co uniemożliwia weryfikatorowi uzyskanie dowodów potrzebnych do zmniejszenia ryzyka weryfikacyjnego do racjonalnego poziomu; 3. operator nie udostępnił wystarczających informacji umożliwiających weryfikatorowi przeprowadzenie oceny weryfikacyjnej. Zafałszowania i niezgodności, które pozostają nierozwiązane po procesie weryfikacji oraz nie mają istotnego wpływu, mogą być zgłaszane przez Weryfikatora operatorowi. Jeżeli nieistotne zafałszowania i nieistotne niezgodności są podawane w protokole z weryfikacji, Weryfikator powinien je opisać. Dodatkowo weryfikator może podać zalecenia odnoszące się do zafałszowań i niezgodności. W protokole z weryfikacji mogą zostać sformułowane okoliczności, takie jak: 1. Weryfikator jest przekonany, że jeden, niektóre lub wszystkie aspekty związane z ustalaniem danych dotyczących gazów cieplarnianych nie są zgodne z zatwierdzonym planem monitorowania; 2. sprawozdanie dotyczące emisji nie jest zgodne z MRG; 3. Weryfikator nie jest w stanie uzyskać wystarczających dowodów umożliwiających ocenę zgodności jednego lub więcej aspektów danych dotyczących emisji gazów cieplarnianych z zatwierdzonym planem monitorowania lub zafałszowań w danych dotyczących emisji i innych stosownych wymagań; 4. w sprawozdaniu dotyczącym emisji znajdują się poważne zafałszowania oraz wykryte zostały istotne niezgodności; 5. w sprawozdaniu dotyczącym emisji znajdują się nieistotne zafałszowania oraz wykryte zostały nieistotne niezgodności; 6. weryfikator zalecił operatorowi doskonalenie monitorowania i sprawozdawczości emisji zgodnie z MRG. 4. Przeglądu procesu weryfikacji Projekt protokołu z weryfikacji poddawany będzie przeglądowi przed podjęciem decyzji o wydaniu protokołu z weryfikacji. Przeglądu dokonywać będzie recenzent - osoba kompetentna, która nie brała udziału w procesie weryfikacji rocznego raportu oraz posiada wiedzę i doświadczenie wystarczające do przeprowadzenia oceny procesów weryfikacji i uzasadnienia decyzji dotyczących weryfikacji. Zakres przeglądu obejmował będzie cały proces weryfikacji. Celem upewnienia się, że proces weryfikacji jest prowadzony zgodnie z udokumentowanymi procedurami Weryfikatora, z należytą zawodową starannością i osądem, oraz, że zminimalizowano wszelkie ryzyko weryfikacyjne. Proces przeglądu może mieć cztery różne zadania:

14 1. przegląd (szukanie błędów technicznych lub pominięć oraz zbieżności z uzyskanymi wnioskami; 2. końcowe sprawdzenie, że Weryfikator działał z należytą dbałością oraz świadomością swojego obowiązku dbania o klienta, w tym zapewnienie, że zakres działań związanych z zadaniem jest zgodny z działaniem instalacji, ustaleniami dotyczącymi nadzoru oraz wymaganiami dotyczącymi racjonalnego upewnienia się; 3. końcowe sprawdzenie w celu potwierdzenia, czy Weryfikator przeprowadził weryfikację zgodnie ze stosownymi wymaganiami; oraz 4. korekcja (skorygowanie prostych błędów, pomyłek liczbowych, błędów drukarskich i pominięć). Recenzent w szczególności winien sprawdzić następujące działania weryfikacyjne: Analiza strategiczna; Analiza ryzyka; Plan weryfikacji obejmujący projektowanie pobierania próbek danych, jeżeli to jest właściwe; Ocena weryfikacyjna (analiza procesu), w tym modyfikacje działań weryfikacyjnych; Przygotowanie wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji oraz protokołu z weryfikacji, zapewniając ich wzajemną zgodność, w tym ustaleń oraz wniosków z weryfikacji; Wszelkie kwestie zgłoszone przez weryfikatora, w szczególności te, które uniemożliwiają przygotowanie zadowalającego protokołu z weryfikacji; Zafałszowania i niezgodności, które zostały skorygowane i zarejestrowane w wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji, oraz zafałszowania i niezgodności, które pozostają nierozwiązane i zostały przedłożone w protokole z weryfikacji; Przegląd pozostałych nie skorygowanych zafałszowań i niezgodności oraz decyzja dotycząca tego, czy są to poważne zafałszowania lub istotne niezgodności; Uzasadnienie decyzji wydania protokołu z weryfikacji, lub przedstawienia wniosków z weryfikacji, że sprawozdanie dotyczące emisji jest albo zadowalające, albo niezadowalające. 5. Wydawanie protokołu z weryfikacji Weryfikator przedłoży operatorowi instalacji protokół z weryfikacji, w celu przedłożenia go właściwemu organowi wraz z egzemplarzem zweryfikowanego rocznego raportu. Poznań, dnia 1 kwietnia 2011 r. Marcin Kaźmierski