Program PCGHG-IV. Jednostki Certyfikującej Wyroby TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. (TRP)

Transkrypt

1 Opracował: Anna Wojniak-Bieńko Kierownik Sekcji Weryfikacji, Analiz i OZE Zweryfikował: Halina Maślanka Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Zatwierdził: Tomasz Czampiel Dyrektor Jednostki Certyfikującej Wyroby Program weryfikacji raportów emisji gazów Jednostki Certyfikującej Wyroby (TRP) SPIS TREŚCI: 1. O firmie 2. Zakres weryfikacji 3. Etapy prowadzenia weryfikacji raportów emisji 3.1. Zgłoszenie raportu do weryfikacji 3.2 Przeprowadzenie procesu weryfikacji raportu 3.3. Weryfikacja raportu przez Weryfikatora Niezależnego 3.4. Przekazanie decyzji wnioskującemu 3.5. Wydanie oświadczenia weryfikacyjnego 4. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa JCW 5. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Klienta 6. Dokumenty odniesienia PCGHG-IV Strona 1 z 10 obowiązuje od

2 1. O firmie TÜV Rheinland Group należy do czołówki światowych jednostek certyfikujących. Posiada swoje placówki w ponad 60 krajach. Początki usług badawczo-certyfikacyjnych sięgają 1872 roku. W Polsce działamy od 1993 roku. Poprzez poszerzanie zakresu naszych usług oraz ciągłe podnoszenie ich jakości, corocznie zwiększamy nasz udział w rynku. (TRP) posiada wiedzę, doświadczenie oraz umiejętności, będące gwarancją profesjonalizmu i jakości obsługi. Dzięki tym cechom nasza marka kojarzona jest na całym świecie z prestiżem i renomą zgodnie z obowiązującym sloganem Grupy TR Precisely Right (dokładnie właściwie). 2. Zakres weryfikacji Weryfikacja raportów emisji gazów jest obowiązkowa dla wszystkich podmiotów biorących udział we wspólnotowym systemie handlu uprawnieniami do emisji. TÜV Rheinland Polska posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji weryfikatora rocznych raportów dotyczących emisji gazów, Nr PL-VG Dokumenty odniesienia zostały wymienione w punkcie 6. System certyfikacji jest zgodny z: - normą PN-EN ISO 14065: E Gazy cieplarniane - Wymagania dla jednostek prowadzących walidację i weryfikację dotyczącą gazów do wykorzystania w akredytacji lub innych formach uznawania - EA-6/03M:2013 Dokument EA dotyczący uznawania weryfikatorów w ramach Dyrektywy EU ETS - IAF MD 6:2009 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący stosowania normy ISO 14065: Dokumentami akredytacyjnymi Polskiego Centrum Akredytacji o DAVG-01 Akredytacja weryfikatorów rocznych raportów dotyczących emisji gazów wymagania szczegółowe o DA-06 Polityka Polskiego Centrum Akredytacji dotycząca zapewnienia spójności pomiarowej PCGHG-V Strona 2 z 10 obowiązuje od

3 3. Etapy certyfikacji prowadzenia weryfikacji raportów emisji 3.1 Zgłoszenie raportu do weryfikacji Dane do przygotowania oferty Klient składa w Jednostce TRP wypełnioną Ankietę dot. sporządzenia oferty na przeprowadzenie weryfikacji rocznego raportu wielkości emisji gazów (Formularz nr F01-P-PF-02), zawierającą wniosek o sporządzenie oferty na przeprowadzenie procesu weryfikacji raportu, identyfikację obszaru objętego weryfikacją oraz podstawowe informacje: ogólne informacje o strukturze organizacyjnej i prawnej informacje o rodzaju instalacji i jej zaklasyfikowaniu informację o stopniu spełnienia wymagań wynikających z przepisów prawnych takich jak: o posiadanie zezwolenia, o wybrana metoda monitorowania emisji, informacje o wdrożonych systemach zarządzania. Pracownik TRP, po sprawdzeniu prawidłowości i kompletności informacji zawartych we wniosku, wykonuje analizę ryzyka biznesowego, opracowuje kalkulację kosztów i na tej podstawie przygotowuje i przesyła do Klienta ofertę wraz z kompletem dokumentów (Zlecenie, Ogólne warunki transakcyjne oraz Politykę Prywatności ). W ofercie zamieszczone są m.in. szczegółowe informacje o kryteriach weryfikacji, terminy realizacji oraz jej koszty. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub braków we wniosku, na etapie weryfikacji podejmowane są stosowne ustalenia pomiędzy Stronami Przyjęcie oferty Klient akceptując warunki oferty, przesyła do TRP zlecenie na formularzu załączonym do oferty lub też zawierana jest umowa. Na życzenie Klienta, TRP przedstawia własną propozycję umowy dotyczącą weryfikacji raportów wielkości emisji gazów. TRP wysyła do Klienta Potwierdzenie przyjęcia zlecenia do realizacji Powołanie zespołu do przeprowadzenia weryfikacji raportu emisji Po rejestracji zlecenia następuje powołanie zespołu weryfikatorów do przeprowadzenia oceny raportu emisji z danej instalacji. Dobór zespołu weryfikującego odbywa się na podstawie rodzaju instalacji, z której raport poddawany będzie weryfikacji oraz na podstawie posiadanych przez weryfikatorów kwalifikacji: 1. w skład każdego zespołu weryfikującego wchodzi przynajmniej jedna osoba spełniająca wszystkie wymagania weryfikatora wiodącego EU ETS, 2. wszyscy członkowie zespołu weryfikującego, którzy prowadzą niezależne działania, spełniają co najmniej wszystkie wymagania dotyczące weryfikatora EU ETS, PCGHG-V Strona 3 z 10 obowiązuje od

4 3. każdy członek zespołu dobrze zna swoją rolę w procesie weryfikacji oraz ma wiedzę dotyczącą wymagań pokrewnych oraz mających zastosowanie procedur i dokumentów; 4. w składzie zespołu jest (są) osoba(-y), która(-e) jest (są) wskazana(-e) jako kompetentna(-e) do przeprowadzenia oceny każdego obszaru/ działania zgodnie ze swoją znajomością techniczną działań. 5. każdy członek zespołu potrafi skutecznie komunikować się, zarówno pisemnie jak i werbalnie, w języku(-ach) wymaganym(-ych) do wykonania swoich określonych zadań, 6. każdy członek zespołu jest wybrany na podstawie wiedzy, cech osobowych i umiejętności w taki sposób, że wiedza, doświadczenie i umiejętności całego zespołu spełniają wymagania weryfikacji. Przy doborze zespołu zapewnia się, że każdy członek zespołu weryfikującego posiada wiedzę na temat auditowania danych oraz Dyrektywy EU ETS, MRG i wszelkich innych wytycznych wydanych przez Komisję Europejską lub odpowiednie państwo członkowskie, w odniesieniu do monitorowania sprawozdawczości weryfikacji EU ETS. W zależności od wielkości instalacji, weryfikacji raportu emisji dokonywać może jeden weryfikator (W) lub zespół weryfikatorów. W przypadku zespołu kilkuosobowego, każdorazowo wyznaczony zostaje Kierownik Zespołu Weryfikującego (KZW). W przypadku, gdy weryfikator nie jest upoważniony do samodzielnego wykonywania działań weryfikacyjnych w danego rodzaju instalacjach, wymagane jest współdziałanie weryfikatora z wyznaczonym ekspertem technicznym. Skład zespołu weryfikacyjnego oraz termin przeprowadzenia weryfikacji ustalany jest z Klientem. Klient może pisemnie zgłosić zastrzeżenia do składu weryfikatorów, bez podania przyczyny. Wówczas wyznaczany jest nowy zespół weryfikatorów. Przy kolejnym zgłoszeniu zastrzeżeń do składu weryfikatorów, Klient powinien podać przyczynę odmowy Przeprowadzenie procesu weryfikacji raportu Szczegółowy zakres prowadzonej weryfikacji, sposób jej przeprowadzenia, zawarty jest w przedstawianym Klientowi Planie weryfikacji rocznego raportu wielkości emisji gazów Weryfikacja raportu emisji Weryfikacja raportu emisji z danej instalacji odbywa się w miejscu lokalizacji tej instalacji. Po otrzymaniu zgody upoważnionego Organu, dopuszczone jest też wykonanie weryfikacji bez wizyty w instalacji. Ocena przeprowadzana jest w etapach: 1. Analiza strategiczna 2. Analiza ryzyka 3. Plan weryfikacji 4. Analiza procesu (główna część weryfikacji) 5. Zakończenie weryfikacji i ustalenia PCGHG-V Strona 4 z 10 obowiązuje od

5 Zweryfikowane dokumenty oraz udokumentowanie przeprowadzonej weryfikacji są zgodne z wytycznymi i wymaganiami podanymi w Rozporządzeniu Komisji (UE) nr 600/2012 z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie weryfikacji raportów na temat wielkości emisji gazów i raportów dotyczących tonokilometrów oraz akredytacji weryfikatorów zgodnie z dyrektywą 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 181/1 z r.), co potwierdzone zostaje na formularzu: Wewnętrzny protokół z weryfikacji rocznego raportu wielkości emisji gazów. KZW ustala podział pracy wśród zespołu weryfikacyjnego oraz nadzoruje całość przebiegu weryfikacji. Podczas procesu weryfikacji zbierane są dowody potwierdzające prawidłowość procesu realizowanego w danej instalacji. Dowody zbierane są w postaci skanów, wyciągów, kserokopii, odpisów z dokumentów i zapisów, dotyczących monitorowanych przez Operatora wielkości i parametrów. Jeśli podczas weryfikacji weryfikator stwierdzi nieprawidłowości lub niezgodności, które uniemożliwią wydanie opinii, informuje o nich w odpowiednim terminie prowadzącego instalację i zwraca się do niego o wprowadzenie odpowiednich korekt. Klientowi przekazywany jest formularz Karta nieprawidłowości. Prowadzący instalację usuwa wszelkie niezgodności, o których go poinformowano w ustalonym terminie. Weryfikator na formularzu Karta nieprawidłowości odnotowuje usunięcie nieprawidłowości i dokonuje ustaleń, czy mają one istotny wpływ na całkowitą wielkość emisji oraz czy wymagana będzie dodatkowa wizyta u Klienta, czy też dowody usunięcia niezgodności mogą być zaakceptowane na podstawie przekazanej dokumentacji. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia KZW wznawia proces weryfikacji Ocena raportu KZW/W sprawdza raport wnioskodawcy sporządzony na obowiązującym formularzu, a na zakończenie dokonuje jego oceny końcowej na obowiązującym formularzu raportu z procesu weryfikacji. Jeżeli ocena raportu nie budzi wątpliwości, KZW/W akceptuje raport. W przypadku wątpliwości co do podjęcia decyzji o końcowym wyniku weryfikacji KZW/W kieruje dokumentację z procesu weryfikacji wraz ze swoimi uwagami do rozpatrzenia przez Komitet Techniczny przy Jednostce Certyfikującej zespół problemowy ds. weryfikacji raportów emisji gazów. KZW/W wykorzystuje opinię przedstawioną przez Komitet Techniczny do wydania końcowej opinii z weryfikacji raportu rocznego o wielkości emisji substancji objętych wspólnotowym systemem handlu uprawnieniami do emisji przedstawionego do weryfikacji. PCGHG-V Strona 5 z 10 obowiązuje od

6 3.3. Weryfikacja raportu przez Weryfikatora Niezależnego Weryfikator Niezależny odpowiedzialny jest za: 1. przegląd (szukanie błędów technicznych lub pominięć oraz zbieżności z uzyskanymi wnioskami) 2. końcowe sprawdzenie, że weryfikator działał z należytą dbałością oraz świadomością swojego obowiązku dbania o klienta, w tym zapewnienie, że zakres działań związanych z zadaniem jest zgodny z działaniem instalacji lub operatora statków powietrznych, ustaleniami dotyczącymi nadzoru oraz wymaganiami dotyczącymi racjonalnego upewnienia się; 3. końcowe sprawdzenie w celu potwierdzenia, czy weryfikator przeprowadził weryfikację zgodnie ze stosownymi wymaganiami (Dyrektywa EU ETS, Decyzje Komisji, przepisy krajowe, wymagania wewnętrzne, wymagania akredytacyjne); 4. korekcje (skorygowanie prostych błędów, pomyłek liczbowych, błędów drukarskich i pominięć). Po ustaleniu treści raportu weryfikator zatwierdza/ podpisuje raport. W przypadku wątpliwości co do podjęcia decyzji o końcowym wyniku weryfikacji KZW/W kieruje dokumentację z procesu weryfikacji wraz ze swoimi uwagami do rozpatrzenia przez KSW lub DW Podjęcie decyzji o ostatecznej ocenie weryfikowanego raportu Kierownik Sekcji Weryfikacji, Analiz i OZE (KSW), a w przypadku, gdy KSW jest prowadzącym proces to Dyrektor Jednostki Certyfikującej Wyroby (DW) wykorzystuje opinię przedstawioną przez Komitet Techniczny oraz Weryfikatora Niezależnego do wydania końcowej opinii z weryfikacji raportu rocznego o wielkości emisji substancji objętych wspólnotowym systemem handlu uprawnieniami do emisji przedstawionego do weryfikacji przez Klienta Przekazanie decyzji wnioskującemu TRP przekazuje Klientowi zawiadomienie o podjętej decyzji. W przypadku negatywnej decyzji odnośnie weryfikacji raportu emisji, w zawiadomieniu tym jest również podana informacja o możliwości złożenia odwołania od tej decyzji. Odwołania są rozpatrywane zgodnie z procedurą P-TRP-08 Rozpatrywanie odwołań, skarg i reklamacji, obowiązującą w TRP, która jest udostępniana na wniosek Klienta Wydanie oświadczenia weryfikacyjnego W przypadku pozytywnego wyniku procesu weryfikacji raportu emisji, wystawiane jest oświadczenie weryfikacyjne. PCGHG-V Strona 6 z 10 obowiązuje od

7 4. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Jednostki Certyfikującej TÜV Rheinland Polska 4.1 Wszelkie informacje dotyczące Klientów uzyskane we wszystkich etapach procesu weryfikacji są traktowane jako poufne i są odpowiednio chronione przez TRP. 4.2 TRP odpowiada za wystarczająco szczegółowe i zgodne z wynikami analizy ryzyka zaplanowanie działań weryfikacyjnych, które zostaną zastosowane do każdej instalacji. 4.3 TRP działa bezstronnie i unika nieakceptowalnego konfliktu interesów. Osiągnięcie bezstronności nadzorowane jest poprzez niezależny Komitet Chroniący Bezstronność. 4.4 TRP dokumentuje i utrzymuje zapisy potwierdzające spełnienie wymagań zawartych w Dyrektywie EU ETS, MRG, stosownych wytycznych, interpretacjach wydanych przez Komisję oraz w prawie krajowym m.in. 1. Informacje dotyczące zespołu weryfikującego, który przeprowadził weryfikację: a. nazwisko weryfikatora EU ETS, weryfikatora wiodącego EU ETS oraz innych członków zespołu związanych z weryfikacją; b. funkcje i odpowiedzialności każdego członka zespołu weryfikującego; c. czas poświęcony na działania weryfikacyjne przez każdego członka zespołu; 2. Zakres weryfikacji (może być zawarty w planie weryfikacji) 3. Wnioski dotyczące sprawdzenia niezależności i bezstronności oraz poświadczenie niezależności recenzentów na początku weryfikacji; 4. Wnioski dotyczące działań wykonanych w wyniku kwestii/ zaleceń z poprzednich auditów; 5. Plan weryfikacji; 6. Sprawozdanie dotyczące emisji przedłożone przez klienta; 7. Identyfikacja kryteriów, w odniesieniu do których sprawozdanie dotyczące emisji zostało zweryfikowane, 8. Jeżeli to jest właściwe, opis jakiegokolwiek znaczącego, podstawowego ograniczenia związanego z weryfikacją sprawozdania dotyczącego emisji w odniesieniu do kryteriów. 9. Wnioski z analizy strategicznej, analizy ryzyka i analizy procesu oraz z tych analiz w całości; 10. Wykonane działania weryfikacyjne, 11. Zmiany, które miały miejsce podczas procesu weryfikacji; 12. Przyczyny zwiększenia lub zmniejszenia wielkości próbki oraz rozwiązanie wszystkich zidentyfikowanych kwestii, które wymagały dalszego badania i ich ewentualne wyniki, a także dowody uzasadniające wyciągnięte wnioski odnoszące się do zgodności sprawozdania dotyczącego emisji. 13. Wnioski dotyczące jakości i istotności danych odnośnie zatwierdzenia danych dotyczących instalacji w sprawozdaniu dotyczącym emisji. Obejmuje to zastosowane progi PCGHG-V Strona 7 z 10 obowiązuje od

8 istotności; 14. Niezgodności i zafałszowania, które zostały zidentyfikowane przez weryfikatora, oraz wskazanie rozwiązań, stosownie do sytuacji; 15. Wnioski dotyczące weryfikacji sprawozdania dotyczącego emisji oświadczenia weryfikacyjnego 16. orzeczenia Komitetu Technicznego (o ile było wymagane) 17. zlecenia lub umowy na przeprowadzenie weryfikacji raportu 18. dowody zbierane w postaci wyciągów, kserokopii, odpisów z dokumentów zapisów, dotyczących monitorowanych przez Operatora wielkości i parametrów. 5. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Klienta 5.1 Klient zobowiązany jest do wykonania wszystkich niezbędnych działań przygotowujących do przeprowadzenia weryfikacji i oceny na miejscu, w tym zapewnienie możliwości badania dokumentacji i dostępu do wszystkich stosownych obszarów, zapisów i personelu w celach związanych z weryfikacją i załatwianiem skarg. 5.2 Klient zapewnia, że protokół z weryfikacji, lub dowolna jego część, nie jest wykorzystywany w sposób wprowadzający w błąd. 5.3 Klient jest zobowiązany do dostarczenia na końcu weryfikacji pisemnego potwierdzenia, że zostały ujawnione wszystkie wymagane dane i informacje. 5.4 Klient jest uprawniony do powoływania się na własną weryfikację. Informacje dotyczące warunków weryfikacji ujęte są w aktualnej wersji dokumentu: Ogólne Warunki Transakcyjne, przekazywanemu Klientowi wraz z ofertą. PCGHG-V Strona 8 z 10 obowiązuje od

9 6. Dokumenty odniesienia 6.1 Ustawa z dnia r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów (Dz. U. z 2011 nr 122, poz. 695). 6.2 Dyrektywa 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 października 2003 r. ustanawiająca system handlu przydziałami emisji gazów we Wspólnocie oraz zmieniająca dyrektywę Rady 96/61/WE. 6.3 Dyrektywa 2004/101/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 października 2004 r. zmieniająca dyrektywę 2003/87/WE ustanawiającą system handlu przydziałami emisji gazów we Wspólnocie, z uwzględnieniem mechanizmów projektowych Protokołu z Kioto (tzw. dyrektywa łącząca ). 6.4 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/101/WE z dnia 19 listopada 2008 r. zmieniająca dyrektywę 2003/87/WE w celu uwzględnienia działalności lotniczej w systemie handlu przydziałami emisji gazów we Wspólnocie. (Dz. Urz. UE L 8 z dn r. str. 3). 6.5 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/29/WE z dnia 23 kwietnia 2009 r. zmieniająca dyrektywę 2003/87/WE w celu usprawnienia i rozszerzenia wspólnotowego systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów. 6.6 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2008 r. w sprawie przyjęcia Krajowego Planu Rozdziału Uprawnień do emisji dwutlenku węgla na lata dla wspólnotowego systemu handlu uprawnieniami do emisji (Dz.U nr 202 poz. 1248). 6.7 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przyjęcia Krajowego Planu Rozdziału Uprawnień do emisji dwutlenku węgla na lata dla wspólnotowego systemu handlu uprawnieniami do emisji. 6.8 Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 10 kwietnia 2006 r. w sprawie warunków i sposobu ustalania kosztów weryfikacji rocznych raportów (Dz.U 2006 nr 71 poz 496). 6.9 Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 13 września 2005 r. w sprawie wyznaczenia Krajowego Administratora Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji (Dz. U. z 2005 r. Nr 186 poz. 1562) Decyzja Komisji z dnia 18 sierpnia 2011 r. w sprawie zmiany decyzji 2007/589/WE w zakresie włączenia wytycznych dotyczących monitorowania i sprawozdawczości w odniesieniu do emisji gazów wynikających z nowych działań i nowych gazów (Dz. U. L 244), notyfikowana jako dokument nr C(2011) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 601/2012 z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie monitorowania i raportowania w zakresie emisji gazów zgodnie z dyrektywą 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 181/30 z r.) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 600/2012 z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie weryfikacji raportów na temat wielkości emisji gazów i raportów dotyczących PCGHG-V Strona 9 z 10 obowiązuje od

10 tonokilometrów oraz akredytacji weryfikatorów zgodnie z dyrektywą 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 181/1 z r.) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 389/2013 z dnia 2 maja 2013 r. ustanawiające rejestr Unii zgodnie z dyrektywą 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, decyzjami nr 280/2004WE i nr 406/2009/WE Parlamentu Europejskiego i Rady oraz uchylające rozporządzenia Komisji i Rady oraz uchylające rozporządzenia Komisji (UE) nr 920/2010 i nr 1193/ PN-EN ISO 14065: E Gazy cieplarniane - Wymagania dla jednostek prowadzących walidację i weryfikację dotyczącą gazów do wykorzystania w akredytacji lub innych formach uznawania PN-ISO :2008 Gazy cieplarniane. Część 1: Specyfikacja i wytyczne kwantyfikowania oraz raportowania emisji i pochłania gazów na poziomie organizacji PN-ISO :2008 Gazy cieplarniane. Część 2: Specyfikacja i wytyczne kwantyfikowania, monitorowania oraz raportowania redukcji emisji i zwiększania pochłania gazów na poziomie projektu PN-ISO :2008 Gazy cieplarniane. Część 3: Specyfikacja i wytyczne walidacji oraz weryfikacji asercji dotyczących gazów EA-6/03M:2013 Dokument EA dotyczący uznawania weryfikatorów w ramach Dyrektywy EU ETS 6.19 IAFMD6:2009 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący stosowania normy ISO 14065:2007 (IAF MD 6:2009) 6.20 Dokumenty pomocnicze (wytyczne), rekomendowane przez Komisję Europejską dostępne są na stronie internetowej: PCGHG-V Strona 10 z 10 obowiązuje od