ASYSTENTKA STRATEGICZNYM PARTNEREM KIEROWNICTWA FIRMY warsztat prawny doskonalący standardy pracy Sekretariatu/Biura Zarządu

Transkrypt

1 ASYSTENTKA STRATEGICZNYM PARTNEREM KIEROWNICTWA FIRMY warsztat prawny doskonalący standardy pracy Sekretariatu/Biura Zarządu Współpraca z Zarządem, Radą Nadzorczą, Kierownictwem wymaga od Asystentów posiadania specjalistycznej wiedzy dotyczącej prawnych aspektów funkcjonowania firmy. Wymagana jest znajomość przepisów prawnych regulujących organizację spółek, pojęć z zakresu prawa cywilnego, handlowego, gospodarczego. Celem szkolenia jest wyposażenie Specjalistów Biura Zarządu w niezbędną wiedzę na temat dobrych praktyk i procedur usprawniających pracę sekretariatu. Podczas warsztatów odpowiemy na pytania: Jak wprowadzać zmiany i dokonać aktualizacji dokumentacji firmowej? Kiedy i w jaki sposób wprowadzane są zmiany w tekście statutu/umowy spółki? Na co zwrócić uwagę redagując dokumenty firmowe? Nieprawidłowości i uchybienia w zapisach i ich konsekwencje prawne. Jak usprawnić obieg dokumentów firmowych, przygotować instrukcję kancelaryjną? Jak prowadzić ewidencję i weryfikację pism? Jak prowadzić korespondencję firmową? dobre praktyki w biurze zarządu. Jak przygotować pracowników sekretariatu do prawidłowego pod względem prawnym i organizacyjnym przetwarzania i przechowywania dokumentów? Jak zabezpieczać dokumenty i chronić tajemnicę przedsiębiorstwa? W jaki sposób powinno odbywać się udostępnianie dokumentów? Jakich dokumentów i informacji mogą żądać: organy administracji publicznej, podmioty uprawnione do kontroli, wspólnicy, akcjonariusze, rada nadzorcza i ich członkowie, zarząd, pracownicy? Jak postępować z dokumentacją objętą klauzulą niejawności? Jak zgodnie z prawem zwoływać posiedzenia, tworzyć projekty uchwał? Jak dokonywać zapisów z posiedzeń? Jakie firmowe dokumenty należy bezwzględnie archiwizować? Uczestnicy otrzymają: Wzory aktów normatywnych (podstawy prawne) zarządzeń, decyzji, uchwał, protokołów (w tym pułapki protokołowania) Wzory pism: urzędowych, biznesowych, międzynarodowych, raportów pisemnych itp. Dokument: Instrukcja kancelaryjna Regulamin pracy sekretarki asystentki, Dekalog sekretarki asystentki

2 PROGRAM SZKOLENIA: I. ZNAJOMOŚĆ PRAWNYCH ASPEKTÓW FUNKCJONOWANIA PRZEDSIĘBIORSTWA. 1. Zagadnienia dotyczące prawnych aspektów funkcjonowania firmy, umiejętność pracy z dokumentami firmy, współtworzenie aktów wewnętrznych firmy, znajomość pojęć z zakresu prawa cywilnego, handlowego, gospodarczego. Formy prowadzenia działalności gospodarczej. Miejsce rejestracji przedsiębiorców. Procedura rejestracji przedsiębiorców (formularze wniosków, wymagane opłaty). Dokumenty niezbędne do rejestracji przedsiębiorców (umowa spółki, akt założycielski). Dokumenty rejestracyjne przedsiębiorców (odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, zaświadczenie o rejestracji płatnika VAT). Analiza aktualnego i pełnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego praca z dokumentem. Analiza wypisu z Ksiąg Wieczystych praca z dokumentem. 2. Asystentka/Asystent w kontaktach z organami i działami firmy. Współpraca na linii Sekretariat Zarząd, Rada Nadzorcza, Walne Zgromadzenie, Zgromadzenie Wspólników. Współpraca Sekretariatu z pozostałymi działami firmy - Dział Kadr/Dział Personalny, Dział Prawny. 3. Zagadnienia związane z tworzeniem dokumentacji w firmie. Dokumenty z którymi spotyka się Asystentka/Asystent w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych (faktury, umowy, dokumenty kadrowe, wezwania do zapłaty, monity, protokoły). Przygotowanie wezwania do zapłaty. Akty wewnętrzne umowa lub statut spółki, regulaminy, instrukcje, zarządzenia wewnętrzne. Obieg zewnętrzny i wewnętrzny dokumentów. 4. Podstawowe informacje związane z zawieraniem umów. Najistotniejsze postanowienia umowy. Rodzaje umów stosowanych w obrocie gospodarczym. Podstawowe błędy popełniane przy sporządzaniu umów i ich konsekwencje. Właściwa reprezentacja przy zawieraniu umów: reprezentacja przez członków zarządu, prokurentów, wspólników - konsekwencje zawarcia umowy przez osoby nieuprawnione. Formy zawierania umów: forma pisemna, ustna, konkludentna, akt notarialny. Oferty przedstawiane telefonicznie lub drogą elektroniczną. Sporządzanie aneksów i załączników do umowy. 5. Szczegółowe zagadnienia z zakresu prawa spółek. Rodzaje spółek. Kapitał zakładowy, pojęcie wkładu, udziału, aportu. Organy spółek. Odpowiedzialność za długi w spółkach prawa handlowego. Zarząd w spółce kapitałowej, jego rola, zadania i kompetencje.

3 Rada Nadzorcza w spółce, jego rola, zadania i kompetencje. Obowiązki członków zarządu w związku z zakończeniem roku obrotowego. Sporządzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki. Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu? (podstawowe błędy popełniane przy pisaniu sprawozdań). Opinia biegłego rewidenta, kiedy jest sporządzana oraz jej znaczenie. Sprawozdanie finansowe i jego elementy. Przygotowanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników w spółce kapitałowej. Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Jak zwoływać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników? Co powinny zawierać zaproszenia, jak przekazać zaproszenia na zgromadzenie wspólników? - procedury wymagane prawem. Dokumenty składane przez spółkę do Krajowego Rejestru Sądowego w związku z zakończeniem roku obrotowego (procedura i termin złożenia dokumentów). II. REDAGOWANIE, PRAWIDŁOWY OBIEG I BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTACJI FIRMOWEJ - DOBRE PRAKTYKI 1. Pisma sporządzanie pism biznesowych etapy powstawania dobrego tekstu sztuka pisania dobrych listów style pism urzędowych. 2. Język korespondencji w kontaktach międzynarodowych style pism. 3. Sporządzanie dokumentacji w wersji elektronicznej jak pisać dobre e? 4. Organizacja i obsługa spotkań, zebrań przygotowanie materiałów i zaproszeń. Sporządzanie raportów pisemnych, notatek służbowych. 5. Redagowanie i tworzenie pod względem technicznym i prawnym firmowych aktów wewnętrznych - uchwał, zarządzeń, regulaminów, instrukcji, oraz pozostałej dokumentacji w m.in. decyzji, postanowień, upoważnień, oświadczeń, protokołów, sprawozdań, załączników, itp. 6. Dobre praktyki protokołowania jak skonstruować i napisać dobry protokół? Pułapki protokołowania. Ćwiczenia redakcyjne. 7. Czynności kancelaryjne sekretariatów Jak zapewnić prawidłowy obieg i bezpieczeństwo dokumentacji przedsiębiorstwa? 8. Zarządzanie korespondencją m.in. oznaczenia dekretacji pism, obieg wewnętrzny i zewnętrzny dokumentacji, rejestr przesyłek wychodzących i przychodzących. 9. Instrukcja kancelaryjna tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniających jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji. W jaki sposób oznaczać sprawy i dokumenty? 10. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oznaczanie, rejestracja łączenie spraw i przechowywanie akt. 11. Stosowanie pieczątek firmowych w obrocie prawnym i gospodarczym.

4 III. BEZPIECZEŃSTWO I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI FIRMOWEJ 1. Kto pełni nadzór nad dokumentacją firmową? 2. Jakie są okresy przechowywania dokumentów firmowych? (faktury, umowy, dokumenty kadrowe, wezwania do zapłaty, monity, protokoły itp.). 3. Kto może a kto nie może mieć dostępu do dokumentacji firmowej? - zasady udostępniania dokumentacji firmowej: wewnątrz przedsiębiorstwa: Zarządowi, Radzie Nadzorczej, wspólnikom, akcjonariuszom, pracownikom poszczególnych działów osobom przeprowadzającym kontrolę z zewnątrz osobom trzecim 4. Udostępnianiem danych osobowych m.in. organom kontroli, policji, sądowym itd. oraz wynoszenia dokumentacji poza przedsiębiorstwo. 5. Niszczenie dokumentów firmowych W jaki sposób dokumenty powinny być niszczone? Zasady bezpiecznego niszczenia dokumentacji niearchiwalnej. 6. Podstawy prawne tworzenia i ochrony dokumentacji firmowej. 7. Co reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach? 8. Znaczenie pojęć archiwum zakładowe oraz składnica akt (jakich jednostek dotyczy?). 9. Sprawowanie kontroli i nadzoru nad archiwum zakładowym lub składnicą akt (przez kogo?). 10. Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki. 11. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych 12. Odpowiedzialność pracodawcy za całość wytwarzanej dokumentacji w firmie w wersji pisemnej i elektronicznej. 13. Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację (rozliczanie się z wytworzonej dokumentacji). Szkolenie będzie prowadzone w formie wykładu wspieranego licznymi przykładami z praktyki. W trakcie zajęć uczestnicy, wspierani przez trenera, będą pogłębiać swoją wiedzę za pomocą ćwiczeń, wymiany doświadczeń i dyskusji. Uczestnicy proszeni są o zabranie na szkolenie kalkulatora. METODY PROWADZENIA WARSZTATÓW: Szkolenie ma formę warsztatów, podczas których omówione zostaną kluczowe dokumenty firmowe (praca z odpisem z KRS, uchwałami, instrukcjami, protokołami) - dyskusja kierowana omawianie problemów praktycznych - rozwiązywanie problemów praktycznych tzw. kazusów

5 SZKOLENIE ADRESOWANE JEST DO: Asystentów/Sekretarek Prezesów, Zarządów, Dyrektorów Menedżerów Biur Zarządów i Rad Nadzorczych Specjalistów ds. obsługi władz spółki Kierowników i Specjalistów ds. administracji WYKŁADOWCAMI NA SZKOLENIU BĘDĄ: MONIKA SAWARSKA adwokat, ekspert w zakresie prawa gospodarczego (prawa spółek, prawa bankowego, odpowiedzialności odszkodowawczej oraz handlu międzynarodowego). Praktykę i doświadczenie zdobywała w pracy w jednej z wiodących kancelarii ADP Popiołek, Adwokaci i Doradcy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych sp. k., świadczącej obsługę prawną przedsiębiorców na terenie Górnego Śląska. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach oraz doktorantka tego Wydziału. Uczestniczka studiów podyplomowych Fuzje i przejęcia przedsiębiorstw w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. Aplikację adwokacką ukończyła egzaminem adwokackim z oceną celującą. W ramach obsługi prawnej przedsiębiorców zajmuje się rozwiązywaniem zagadnień prawnych związanych z prawem pracy tzw. ładem korporacyjnym w spółkach oraz funkcjonowaniem przedsiębiorstw, procesami łączeniowymi i przekształceniowymi spółek. Obecnie w ramach własnej praktyki doradza przede wszystkim spółkom prawa handlowego w sprawach korporacyjnych związanych z ich bieżącym funkcjonowaniem. Reprezentuje również Klientów w sprawach sądowych związanych z zaskarżaniem uchwał organów spółek, oraz odpowiedzialności odszkodowawczej przedsiębiorców związanej z prowadzoną działalnością. Z uwagi na dotychczasową praktykę i ukończone studia podyplomowe w zakresie fuzji i przejęć przeprowadza procesy gospodarcze związane z przekształcaniem, podziałem i łączeniem spółek. Prowadzi także szkolenia w zakresie zawierania kontraktów w handlu międzynarodowym, jak również wspomaga przedsiębiorców polskich i zagranicznych w tworzeniu, negocjowaniu i rozstrzyganiu sporów na tle wykonania tego typu umów. Autorka bloga o prawnych aspektach działania Spółki Akcyjnej - "Spółka Akcyjna w praktyce" Na co dzień doradza spółkom kapitałowym i pomaga w rozwiązywaniu problemów, które są związane z zawiłymi regulacjami prawnymi w przedmiocie ich funkcjonowania. Publikacje artykułów: Akcjonariusz powinien walczyć o swoje prawa, Wyborcza.biz Odpowiedzialność zarządu spółki z o.o. w przypadku bezskuteczności egzekucji, Infor.pl Dokumenty potrzebne do rejestracji spółki akcyjnej Koszty założenia spółki akcyjnej Regulaminy w spółce akcyjnej Przejęcie spółki akcyjnej Reprezentacja spółki akcyjnej przez prokurenta Jedyny akcjonariusz w spółce akcyjnej Kadencja zarządu spółki akcyjnej Zgłoszenie spółki akcyjnej do rejestru Co powinna zawierać międzynarodowa umowa handlowa?, Infor.pl Prawo właściwe dla zobowiązań umownych, Infor.pl Zawiadomienie o przelewie wierzytelności, jako jedna z form ochrony dłużnika, Monitor Prawniczy Zakaz potrącenia ex iure tertii, RejentElektroniczny bankowy tytuł egzekucyjny (e-bte), Infor.pl

6 TERESA CURZYTEK doktorantka nauk prawnych. Posiada wykształcenie administracyjno-prawne i psychologiczne. Certyfikowany Praktyk NPL oraz Ochrony Informacji Niejawnej. Posiada Certyfikat EUROPAN CONFERENCE ON ARCHIVES. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Archiwista I-go i II-go stopnia Kancelaria - Archiwizacja. Ekspert z dziedziny biurowości i archiwizacji dokumentacji aktowej oraz technicznej w wersji papierowe i elektronicznej. Specjalizuje się w wybranych dziedzinach prawa takich jak: archiwizowanie dokumentacji aktowej i technicznej w wersji papierowej i elektronicznej na podstawie przepisów polskich unijnych, ochrona danych osobowych, ochrona informacji niejawnej, kodeks postępowania administracyjnego (w tym odpowiedzialność majątkowa funkcjonariuszy publicznych, metryczki administracyjne), komunikacji interpersonalnej na stanowiskach sekretarek/asystentek. Specjalizuje się w tworzeniu wewnętrznych aktów normatywnych jednostek organizacyjnych. Tworzy akty normatywne dla jednostek organizacyjnych m.in. "Jednolite Rzeczowe Wykazy Akt", "Instrukcję Kancelaryjną", "Instrukcję organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt". Publikuje artykuły dotyczące prawa "Finanse - kariera" - "Zdaniem eksperta", "Twoja firma", "Euro bankier", "e -Gospodarka". Posiada kilkunastoletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń i warsztatów podmiotów gospodarczych na terenie całej Polski. Uczestnikami jej szkoleń byli m.in. pracownicy : Ministerstw, Kancelarii Prezydenta RP, Sądów, Prokuratur, Jednostek Wojskowych, Uczelni, Banków, Lasów Państwowych, Urzędów Marszałkowskich, Wojewódzkich, Starostw Powiatowych, Urzędów Gmin, Urzędów Skarbowych oraz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.

7 SZKOLENIE ODBĘDZIE SIĘ W TERMINIE: 8-9 października 2015r. - Hotel STOK****SKI&SPA Wisła, ul. Jawornik 52A Hotel Stok****SKI&SPA to jeden z najbardziej komfortowych hoteli w Wiśle, położony w pięknej Dolinie Jawornika. Do dyspozycji Gości otwarte w marcu 2011 roku Centrum Wellness (łaźnie parowe, wanna spa, caldarium, sauna infrared-promienie podczerwone, biosauna, sauna sucha, strefa wypoczynkowa z brodzikiem Kneippa), basen. Możliwe jest zakwaterowanie w hotelu na dzień przed rozpoczęciem szkolenia od godziny 16:00 bez dodatkowych opłat. Kolacja w tym dniu w godz. 18:00-22:00. Zajęcia rozpoczynają się o godzinie 9:00 Cena szkolenia wynosi 1490 zł brutto Dla firm, które uczestniczyły w naszych szkoleniach cena wynosi 1450 zł brutto Cena szkolenia bez zakwaterowania wynosi 1090 zł brutto Dopłata do pokoju jednoosobowego wynosi 200 zł brutto Cena szkolenia obejmuje: udział w szkoleniu, materiały szkoleniowe i pomocnicze, konsultacje indywidualne z wykładowcami, certyfikat o podwyższeniu kwalifikacji zawodowych, zakwaterowanie (dwa noclegi w komfortowych pokojach dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, TVSAT, telefon, Internet), pełne wyżywienie, przerwy kawowe, zorganizowanie czasu wolnego, korzystanie z Centrum Wellness, parkingu hotelowego.

8 WSZELKICH DODATKOWYCH INFORMACJI UDZIELAJĄ: Karolina Jaroszyńska tel. (32) fax (32) tel. kom Joanna Jarosz - Opolka tel. (32) fax (32) tel. kom effect@effect.edu.pl Serdecznie zapraszamy!