INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOOSKIEGO

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOOSKIEGO

2 SPIS TREŚCI 1. ZASADY OGÓLNE DOKUMENTOWANIA OPERACJI GOSPODARCZYCH I ZAPISÓW KSIĘGOWYCH PODSTAWA PRAWNA DOKUMENTOWANIA OPERACJI GOSPODARCZYCH I ZAPISÓW KSIĘGOWYCH OGÓLNY PODZIAŁ DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH ZAWARTOŚD DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH KORYGOWANIE BŁĘDÓW W DOKUMENTACH KSIĘGOWYCH OPIS PROCEDUR OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOOSKIEGO (BEZ COLLEGIUM MEDICUM) DOKUMENTOWANIE ZAKUPÓW Ogólne zasady dokonywania zakupów Procedura zakupu o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartośd 14 tys. Euro Procedura zakupów jednostkowych, zakupów książek i czasopism oraz praw do nich, ich tłumaczeo, recenzji i publikacji, projektowania okładek oraz robót budowlanych Procedura zakupu usług w formie umów o dzieło chronionych prawem autorskim i umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi Procedura zakupu w projektach finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych (projekty badawcze, projekty strukturalne, projekty zagraniczne, dla których UJ ma podpisanie odrębne umowy) Procedura zakupu usług wydawniczych poza Wydawnictwem UJ Procedura zakupu w trybie awaryjnym Zakupy niewymagające złożenia wniosku do BZP Dokumenty potwierdzające zakup Ogólny podział i charakterystyka dowodów potwierdzających dokonanie operacji zakupu Faktura VAT Faktura korygująca Nota korygująca Rachunek Faktura wewnętrzna Faktura pro forma, umowa Nota księgowa wewnętrzna Akt notarialny Ogólne zasady opisu i obiegu dokumentów zakupu Ogólne zasady dotyczące dokumentacji zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Ogólne zasady wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów Obieg i opis dokumentacji dotyczącej zakupów od dostawców zagranicznych (spoza Unii Europejskiej) Obieg i opis dokumentacji zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej przez Urząd Celny Obieg i opis dokumentacji zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej za pośrednictwem agencji celnej Obieg i opis dokumentacji zakupu od dostawców zagranicznych (spoza Unii Europejskiej) w przypadku otrzymania towaru bez dokumentu SAD (z pominięciem Urzędu Celnego lub otrzymania towaru o zaniżonej wartości celnej) Szczegółowe rozwiązania dotyczące dokumentacji zakupu obowiązujące w UJ Dokumentacja zakupu dotycząca inwestycji realizowanych przez Dział Inwestycji UJ/ Pion Techniczny UJ Dokumentacja zakupu w Wydawnictwie UJ Procedura zakupu na podstawie aktu notarialnego Procedura zakupu w przypadku konieczności dokonania przedpłaty lub zaliczki... 55

3 2.2 DOKUMENTOWANIE OPERACJI SPRZEDAŻY Ogólne zasady dokumentowania operacji sprzedaży System sprzedaży Uniwersytetu Jagiellooskiego Rodzaje dokumentów Faktura VAT Faktura zaliczkowa Faktura korygująca VAT Nota korygująca Duplikat faktury Faktura pro forma Paragon fiskalny Nota zaliczkowa Nota księgowa zewnętrzna Nota księgowa wewnętrzna Sposoby sprzedaży Faktura przelewowa Sprzedaż poprzez kasę fiskalną Sprzedaż gotówkowa bez kasy fiskalnej Nota księgowa zewnętrzna Nota księgowa wewnętrzna Szczegółowe rozwiązania sprzedaży obowiązujace w UJ Sprzedaż usług edukacynych opłaty za studia, legitymacje, indeksy, dyplomy Sprzedaż pozostałych usług edukacyjnych konferencje, szkolenia, warsztaty, kursy kwalifikacyjne Sprzedaż biletów wstępu, telefonów, akcesoriów do telefonów Sprzedaż usług najmu, dzierżawy, analiz laboratoryjnych Refaktury za media Faktury dotyczące zakładowego funduszu świadczeo socjalnych Sprzedaż nieruchomości i ruchomości Sprzedaż na podstawie aktu notarialnego Sprzedaż w Wydawnictwie UJ Dokumentowanie sprzedaży w Wydawnictwie UJ Fakturowanie sprzedaży w Wydawnictwie UJ (bez sprzedaży konsygnacyjnej) Fakturowanie w przypadku sprzedaży konsygnacyjnej w Wydawnictwie UJ DOKUMENTOWANIE OPERACJI DOTYCZĄCYCH MAJĄTKU TRWAŁEGO Dokument OT - Przyjęcie środka trwałego/wartości niematerialnych i prawnych Dokument PT - Protokół przekazania przejęcia środka trwałego Dokument MT Protokół zdawczo odbiorczy Dokument LT - Likwidacja środka trwałego Protokół z posiedzenia Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych DOKUMENTOWANIE OPERACJI MAGAZYNOWYCH Dowody magazynowe jednostek UJ (z wyłączeniem Wydawnictwa UJ) Dokument PZ - Przyjęcie materiału Dokument MM - Przesunięcie między magazynami Dokument ZW - Zwrot do magazynu Dokument RW - Rozchód wewnętrzny materiałów z magazynu Dokument WZ Wydanie zewnętrzne z magazynu Dowody magazynowe Wydawnictwo UJ Dokument PW - Wydawnictwo UJ Protokół zwrotu Wydawnictwo UJ Zwrot WZ dotyczący konsygnacji Wydawnictwa UJ Dokument RW Wydawnictwo UJ Dokument WZ Wydawnictwo UJ... 95

4 Dokument WZ dotyczący konsygnacji - Wydawnictwo UJ Dokument zwrotu PZ Wydawnictwo UJ Rozdzielnik Wydawnictwo UJ DOKUMENTACJA OPERACJI GOTÓWKOWYCH I BANKOWYCH Rozliczenie karty VE Wyciągi bankowe Skup czeków Wypłata diet dla zagranicznych gości UJ Inne dokumenty operacji gotówkowych DOKUMENTACJA WŁASNA KSIĘGOWOŚCI Polecenie księgowania Noty księgowe wewnętrzne Noty księgowe zewnętrzne Dokument Zobowiązanie Monit - wezwanie do zapłaty Potwierdzenie salda Dokument dotyczący przyznania dotacji Dokumentacja zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów Rozliczenie kompensaty Zestawienia z tytułu przyszłych zobowiązao ze stosunku pracy, pozwy sądowe i inne dokumenty stanowiące podstawę utworzenia rezerwy Dokumentacja dotycząca darowizn Rejestry VAT DOKUMENTY DOTYCZĄCE PROJEKTÓW FINANSOWANYCH LUB WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH Umowy Dokumentacja merytoryczna Pełnomocnictwa Wnioski o płatnośd / Sprawozdania z realizacji projektu DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH Dokumentowanie wyjazdów krajowych Polecenie wyjazdu służbowego Dokumentowanie wyjazdów zagranicznych Wniosek wyjazdowy Wyjazdy zagraniczne Dokumentacja dotycząca przedpłat Zlecenie wypłaty zaliczki Ogólne zasady rozliczania wyjazdów zagranicznych Rozliczenie delegacji w przypadku pobrania zaliczki przed wyjazdem Rozliczenie delegacji w przypadku gdy wyjeżdżający nie pobrał zaliczki przed wyjazdem Wykorzystanie samochodu prywatnego do odbycia podróży zagranicznej OPIS OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOOSKIEGO COLLEGIUM MEDICUM DOKUMENTOWANIE ZAKUPÓW W UJCM Ogólne zasady dokonywania zakupów i udzielania zamówieo Procedury realizowania zakupów w Collegium Medicum Zakupy realizowane bezpośrednio przez dysponentów środków finansowych Zakupy finansowane przez pracowników z pobranych zaliczek jednorazowych Zakupy finansowane z zaliczek stałych przyznawanych jednostkom UJCM Pozostałe Zakupy (w tym realizowane ze środków własnych pracowników) Zakupy realizowane za pośrednictwem działów administracyjno-technicznych CM

5 Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu Remontów i Inwestycji CM oraz Działu Eksploatacji Technicznej CM (zwanymi dalej Działami Technicznymi CM) Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu ds. Aparatury Collegium Medicum Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu Administracyjno Gospodarczego CM Procedura zakupu na podstawie aktu notarialnego Ogólny podział i charakterystyka dowodów potwierdzających dokonanie operacji zakupu Faktura VAT Faktura korygująca Nota korygująca Rachunek Faktura wewnętrzna Faktura pro forma Akt notarialny DOKUMENTOWANIE SPRZEDAŻY W UJCM Sprzedaż dokumentowana fakturą przelewową Sprzedaż z zastosowaniem kas fiskalnych Sprzedaż na podstawie aktu notarialnego DOKUMENTOWANIE OPERACJI DOTYCZĄCYCH MAJĄTKU TRWAŁEGO W UJCM Przyjęcie środka trwałego Protokół Przyjęcia - Karty Środka Trwałego (OT) Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego dokument PT Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego dokument MT Protokół kasacyjny Protokół posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych DOKUMENTOWANIE OPERACJI MAGAZYNOWYCH W UJCM Dokument PZ - Przyjęcie materiału Dokument MM - Przesunięcie między magazynami Dokument ZW - Zwrot do magazynu Dokument RW - Rozchód wewnętrzny materiałów z magazynu Dokument WZ Wydanie zewnętrzne z magazynu Protokół inwentaryzacyjny DOKUMENTACJA OPERACJI GOTÓWKOWYCH I BANKOWYCH W UJCM Wyciągi bankowe Skup czeków Inne dokumenty operacji gotówkowych DOKUMENTACJA WŁASNA KSIĘGOWOŚCI W UJCM Polecenie księgowania Noty księgowe wewnętrzne Dokument Zobowiązanie Monit - wezwanie do zapłaty Potwierdzenie salda Dokumentacja zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów Rozliczenie kompensaty Zestawienia z tytułu przyszłych zobowiązao ze stosunku pracy, pozwy sądowe i inne dokumenty stanowiące podstawę utworzenia rezerwy Dokumentacja dotycząca darowizn Rejestry VAT DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH W UJCM Dokumentowanie wyjazdów krajowych - Polecenie wyjazdu służbowego Dokumentowanie wyjazdów zagranicznych Wniosek wyjazdowy Wyjazdy zagraniczne

6 Zlecenie wypłaty zaliczki Zasady rozliczania delegacji zagranicznych Wykorzystanie samochodu prywatnego do odbycia podróży zagranicznej WZORY DOKUMENTÓW

7 SPIS SCHEMATÓW Schemat 1 Procedura zakupu o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartośd 14 tys. Euro Schemat 2 Procedura dotycząca zakupów jednostkowych, zakupów książek i czasopism oraz praw do nich, ich tłumaczeo, recenzji i publikacji, projektowania okładek oraz robót budowlanych Schemat 3 Procedura dla zakupu usług w formie umów o dzieło chronionych prawem autorskim i umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi Schemat 4 Procedura zakupu w projektach finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych (projekty badawcze, projekty strukturalne, projekty zagraniczne, dla których UJ ma podpisane odrębne umowy) Schemat 5 Procedura zakupu usług wydawniczych poza Wydawnictwem UJ Schemat 6 Procedura zakupu w trybie awaryjnym Schemat 7 Zakupy niewymagające złożenia wniosku do BZP Schemat 8 Opis ogólnej procedury obiegu dokumentów zakupu Schemat 9 Dokumentacja zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w jednostkach Uniwersytetu Schemat 10 Ogólne zasady wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów Schemat 11 Opis i obieg dokumentacji zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej przez Urząd Celny Schemat 12 Obieg i opis dokumentacja zakupu od dostawców zagranicznych z uwzględnienim odprawy celnej dokonywanej za pośrednictwem agencji celnej Schemat 13 Opis i obieg dokumentacji zakupu od dostawców zagranicznych (spoza Unii Europejskiej) w przypadku otrzymania towaru bez dokumentu SAD (z pominięciem Urzędu Celnego lub otrzymania towaru o zaniżonej wartości celnej) Schemat 14 Dokumentacja zakupu dotycząca realizacji inwestycji (Dział Inwestycji UJ i Pion Techniczny UJ) Schemat 15 Dokumentacja zakupu w Wydawnictwie UJ Schemat 16 Zakup na podstawie aktu notarialnego Schemat 17 Procedura zakupu w przypadku konieczności dokonania przedpłaty lub zaliczki Schemat 18 Wystawienie faktury sprzedaży przelewowej Schemat 19 Sprzedaż poprzez kasę fiskalną Schemat 20 Sprzedaż gotówkowa bez kasy fiskalnej Schemat 21 Wystawienie not księgowych zewnętrznych Schemat 22 Wystawienie not księgowych wewnętrznych Schemat 23 Sprzedaż usług edukacyjnych Schemat 24 Sprzedaż pozostałych usług edukacyjnych Schemat 25 Sprzedaż usług najmu, dzierżawy, analiz laboratoryjnych Schemat 26 Refaktury za media Schemat 27 Faktury sprzedaży dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeo Socjalnych Schemat 28 Sprzedaż na podstawie aktu notarialnego... 73

8 Schemat 29 Obieg faktur sprzedaży w Wydawnictwie UJ (bez sprzedaży konsygnacyjnej) Schemat 30 Obieg faktur sprzedaży w Wydawnictwie UJ dotyczy sprzedaży konsygnacyjnej Schemat 31 Obieg dokumentu PT - przekazania - przejęcia środka trwałego Schemat 32 Obieg dokumentu MT Schemat 33 Obieg dokumentu LT - Likwidacja środka trwałego - z przyczyn technicznych i ekonomicznych Schemat 34 Obieg dokumentu LT - Likwidacja środka trwałego - w przypadku sprzedaży środka trwałego Schemat 35 Protokół z posiedzenia Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych Schemat 36 Obieg dokumentu PZ Schemat 37 Obieg dokumentu MM Schemat 38 Obieg dokumentu ZW Schemat 39 Obieg dokumentów RW Schemat 40 Obieg dokumentu WZ Schemat 41 Obieg dokumentu PW - Wydawnictwo UJ Schemat 42 Obieg dokumentu - Protokół zwrotu Wydawnictwo UJ Schemat 43 Obieg dokumentu Zwrot WZ dotyczący konsygnacji Wydawnictwa UJ Schemat 44 Obieg dokumentu RW w Wydawnictwie UJ Schemat 45 Obieg dokumentu WZ - Wydawnictwo UJ Schemat 46 Obieg dokumentu WZ - wydanie konsygnacyjne Wydawnictwo UJ Schemat 47 Obieg dokumentu Zwrotu PZ Wydawnictwo UJ Schemat 48 Rozdzielnik Wydawnictwo UJ Schemat 49 Obieg dokumentu Rozliczenie karty VE Schemat 50 Skup czeków Schemat 51 Wypłata diet dla zagranicznych gości UJ Schemat 52 Obieg dokumentu Nota księgowa Polecenie księgowania Schemat 53 Obieg dokumentu Zobowiązanie Schemat 54 Obieg dokumentu Monit wezwanie do zapłaty Schemat 55 Obieg dokumentu Potwierdzenie salda Schemat 56 Obieg dokumentu dotyczącego przyznania dotacji Schemat 57 Obieg dokumentacji dotyczącej zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów Schemat 58 Obieg dokumentu Rozliczenie kompensaty Schemat 59 Obieg zestawieo z tytułu przyszłych zobowiązao ze stosunku pracy, pozwów sądowych i innych dokumentów stanowiących podstawę utworzenia rezerwy Schemat 60 Dokumentacja dotycząca darowizn do kwoty 20 tys. Euro Schemat 61 Dokumentacja dotycząca darowizn powyżej kwoty 20 tys. Euro Schemat 62 Wnioski o płatnośd/ Sprawozdania dotyczące projektu Schemat 63 Polecenie wyjazdu służbowego i jego rozliczenie (dotyczy wyjazdów krajowych) Schemat 64 Obieg Wniosku wyjazdowego i dokumentów dotyczących przedpłat

9 Schemat 65 Zlecenie wypłaty zaliczki Schemat 66 Rozliczenie zaliczki (dotyczy zaliczki na wyjazdy zagraniczne, gdy zaliczka równa jest poniesionym wydatkom) Schemat 67 Rozliczenie zaliczki (dotyczy zaliczki na wyjazdy zagraniczne, gdy zaliczka była mniejsza niż poniesione wydatki) Schemat 68 Rozliczenie zaliczki (dotyczy zaliczki na wyjazdy zagraniczne, gdy zaliczka była wyższa niż poniesione wydatki zwrot gotówki w walucie obcej) Schemat 69 Rozliczenie wyjazdu (gdy zaliczka nie była pobrana przed wyjazdem) Schemat 70 Ogólne zasady udzielania zamówienia w UJCM Schemat 71 Zakupy finansowane przez pracowników z pobranych zaliczek jednorazowych w UJCM Schemat 72 Zakupy finansowane z zaliczek stałych przyznawanych jednostkom UJCM w UJCM Schemat 73 Pozostałe zakupy (w tym realizowane przez pracowników ze środków własnych) w UJCM 145 Schemat 74 Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu Remontów i Inwestycji CM oraz Działu Eksploatacji Technicznej CM w UJCM Schemat 75 Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu ds. Aparatury CM w UJCM Schemat 76 Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu Administarcyjno Gospodarczego CM (DAG CM) w UJCM Schemat 77 Zakup na podstawie aktu notarialnego w UJCM Schemat 78 Sprzedaż dokumentowana fakturą przelewową w UJCM Schemat 79 Sprzedaż z zastosowaniem kas fiskalnych w UJCM Schemat 80 Sprzedaż na podstawie aktu notarialnego w UJCM Schemat 81 Dokumentacja zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w UJCM. 165 Schemat 82 Obieg Protokołu zdawczo-odbiorczego środka trwałego - dokument PT w UJCM Schemat 83 Obieg dokumentu Zmiana miejsca użytkowania - dokument MT w UJCM Schemat 84 Protokół kasacyjny w UJCM Schemat 85 Protokół posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych w UJCM Schemat 86 Obieg dokumentu PZ w UJCM Schemat 87 Obieg dokumentu MM w UJCM Schemat 88 Obieg dokumentu ZW w UJCM Schemat 89 Obieg dokumentów RW w UJCM Schemat 90 Obieg dokumentu WZ w UJCM Schemat 91 Protokół posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych w UJCM Schemat 92 Obieg dokumentu Nota księgowa Polecenie księgowania w UJCM Schemat 93 Obieg dokumentu Zobowiązanie w UJCM Schemat 94 Obieg dokumentu Monit wezwanie do zapłaty w UJCM Schemat 95 Obieg dokumentu Potwierdzenie salda w UJCM Schemat 96 Obieg dokumentacji dotyczącej zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów w UJCM Schemat 97 Obieg dokumentu Rozliczenie kompensaty w UJCM

10 Schemat 98 Obieg zestawieo z tytułu przyszłych zobowiązao ze stosunku pracy, pozwów sądowych i innych dokumentów stanowiących podstawę utworzenia rezerwy w UJCM Schemat 99 Dokumentacja dotycząca darowizn w UJCM Schemat 100 Polecenie wyjazdu służbowego i jego rozliczenie (dotyczy wyjazdów krajowych) w UJCM Schemat 101 Wniosek wyjazdowy w UJCM Schemat 102 Zlecenie wypłaty zaliczki w UJCM Schemat 103 Rozliczenie zaliczki ( gdy zaliczka równa jest wydatkom) w UJCM Schemat 104 Rozliczenie zaliczki (gdy zaliczka była mniejsza niż wydatki) w UJCM Schemat 105 Rozliczenie zaliczki (gdy zaliczka była większa niż wydatki zwrot w PLN lub walucie obcej) w UJCM Schemat 106 Rozliczenie delegacji (gdy zaliczka nie była pobrana przed wyjazdem) w UJCM

11 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH 1. ZASADY OGÓLNE DOKUMENTOWANIA OPERACJI GOSPODARCZYCH I ZAPISÓW KSIĘGOWYCH 1.1 PODSTAWA PRAWNA DOKUMENTOWANIA OPERACJI GOSPODARCZYCH I ZAPISÓW KSIĘGOWYCH Instrukcję obiegu dokumentów Uniwersytetu Jagiellooskiego (zwanego dalej Uniwersytetem lub UJ) opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązao w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie: - Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), - Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieo publicznych (Dz.U. z 2007 r., Nr 223 poz z późn. zm.), - Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. Nr 54 poz.535 z późn. zm.), - Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz.1240 z późn. zm.), - Ustawa z dnia 8 października 2004 roku o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2004 r. Nr 238 poz z późn. zm.), - Statutu Uniwersytetu z dnia 7 czerwca 2006 r. (z późn. zm.), - Innych przepisów, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnieo. Pracownicy Uniwersytetu Jagiellooskiego z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznad się z treścią instrukcji i przestrzegad zawartych w niej postanowieo. 1.2 OGÓLNY PODZIAŁ DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi : - zewnętrzne obce, - zewnętrzne własne, - wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz Uniwersytetu. Podstawą zapisów mogą byd również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: - zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą byd w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, - korygujące poprzednie zapisy, - rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, - zastępcze. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych wystawia się jednorazowo tzw. Dowód zastępczy (Załącznik 1). Każdy taki dowód wymaga akceptacji Kwestora oraz Rektora UJ. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeo łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki: UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 11

12 - uzyskają one trwale czytelną postad zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, - możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, - stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, - dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmiennośd, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. 1.3 ZAWARTOŚD DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Dowód księgowy powinien zawierad co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartośd, jeżeli to możliwe, określona także w jednostkach naturalnych, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, - podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania o ile nie wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wartośd może byd w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierad przeliczenie ich wartości na walutę polską zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Podstawę zapisów księgowych mogą stanowid dokumenty sporządzone w językach obcych, jednak na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnid wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów. Dowody księgowe powinny byd rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w przepisach o rachunkowości i postanowieniach niniejszej instrukcji oraz wolne od błędów rachunkowych. 12 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

13 1.4 KORYGOWANIE BŁĘDÓW W DOKUMENTACH KSIĘGOWYCH Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygowad jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą byd poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeo lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiad pojedynczych liter lub cyfr. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 13

14 2. OPIS PROCEDUR OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOOSKIEGO (BEZ COLLEGIUM MEDICUM) 2.1 DOKUMENTOWANIE ZAKUPÓW OGÓLNE ZASADY DOKONYWANIA ZAKUPÓW Uniwersytet Jagiellooski dysponuje środkami publicznymi. Według ustawy o finansach publicznych środkami publicznymi są wszelkie uzyskiwane przez jednostki przychody (art. 5), w tym również: wpływy ze sprzedaży wyrobów i usług, dochody z mienia (do których zalicza się wpływy z umów najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze) oraz odsetki od środków na rachunkach bankowych. Uniwersytet zobowiązany jest do wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny (art. 44 ust. 3 pkt. 1). Ponadto zgodnie z ustawą o finansach publicznych, Uniwersytet podlega przepisom ustawy Prawo zamówieo publicznych. Głównym dokumentem regulującym sposób dokonywania zakupów jest Zarządzenie nr 70 Rektora Uniwersytetu z dnia 24 października 2008 roku w sprawie realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówieo publicznych. Każda procedura zakupu dotycząca wydatkowania środków publicznych (z uwzględnieniem wyjątków opisanych w niniejszym podrozdziale), bez względu na jej wartośd i źródło finansowania, następuje na podstawie wypełnionego w formie papierowej lub elektronicznej opatrzonej podpisami, kompletnego wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne, który stanowi jednocześnie podstawę wstępnej kontroli finansowej Kwestora UJ (akceptacja wydatku przed jego poniesieniem). Wzór wniosku stanowi Załącznik 2. Zakupy dokonywane są na podstawie zatwierdzonego przez Senat Uniwersytetu planu rzeczowofinansowego. Nabycie lub obciążenie nieruchomości o wartości przekraczającej 200 tys. złotych wymaga zgody Senatu. Kwoty podane w kolejnych podrozdziałach podawane są w wartości netto. 14 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

15 PROCEDURA ZAKUPU O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONĄ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚD 14 TYS. EURO W przypadku, gdy wartośd zakupu przekracza wyrażoną w złotych równowartośd 14 tys. Euro, należy przeprowadzid procedurę zamówienia publicznego. Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne jest sporządzany przez wnioskującą jednostkę Uniwersytetu. Na wniosku wymagany jest podpis osoby wnioskującej wraz z pieczątką. Następnie zapotrzebowanie/obligo na dany zakup wprowadzane jest do systemu SAP. Wniosek przekazywany jest do podpisu do dysponenta środków finansowych. W przypadku gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty dysponenta środków będącego jego organizacyjnym przełożonym, a w określonych przypadkach (np. granty) dodatkowej kontrasygnaty Dziekana. Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne jest podpisywany przez osobę występującą w imieniu zamawiającego. Podpisany Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne wraz z pełną dokumentacją przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ* i podpisywany jest przez upoważnionego pracownika potwierdzającego posiadanie środków na sfinansowanie zamówienia. Następnie wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne przekazywany jest do Kwestora UJ lub upoważnionego pracownika w celu dokonania wstępnej kontroli finansowej. Prawidłowo wypełniony i podpisany wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne przekazywany jest do Biura Zamówieo Publicznych, gdzie następuje jego rejestracja. Zaakceptowany wniosek jest podpisywany przez Kierownika lub upoważnionego pracownika Biura Zamówieo Publicznych. Następnie rozpoczyna się realizacja procedury udzielania zamówienia. Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne wraz z kompletną dokumentacją dotyczącą procedur udzielania zamówieo (oprócz dokumentów zabezpieczeo należytego wykonania umowy, które przechowywane są w Kwesturze UJ) przechowywany i archiwizowany jest w Biurze Zamówieo Publicznych. Po zakooczeniu procedury udzielenia zamówienia następuje publikacja stosownego ogłoszenia. *W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 15

16 Schemat 1 Procedura zakupu o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartośd 14 tys. Euro I. JEDNOSTKA UJ wypełnienie wniosku o uruchomienie postępowania (zwanego dalej wnioskiem) i podpisanie go wraz z pieczęcią przez wnioskodawcę wprowadzenie do systemu SAP zapotrzebowania/obligo nadany zakup przekazanie wniosku do podpisu do dysponenta środków finansowych (gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty dysponenta środków będącego jego organizacyjnym przełożonym, a w określonych przypadkach (np. granty) dodatkowej kontrasygnaty Dziekana) podpisanie wniosku wraz z pieczęcią przez osobę występującą w imieniu zamawiającego przekazanie wypełnionego wniosku wraz z pełną dokumentacją do Zespołu ds.weryfikacji i Kontroli UJ* II. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ * sprawdzenie istnienia środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie tego faktu podpisem i pieczęcią przez upoważnionego pracownika przekazanie wniosku do Kwestora UJ lub osoby przez niego upoważnionej III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ KWESTORA UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku przekazanie prawidłowo wypełnionego i zaakceptowanego wniosku do Biura Zamówieo Publicznych IV. BIURO ZAMÓWIEO PUBLICZNYCH (BZP) podpisanie wniosku wraz z pieczątką przez Kierownika lub upoważnionego pracownika BZP oraz realizacja procedur udzielania zamówienia przechowywanie i archiwizacja wniosku oraz kompletnej dokumentacji dotyczącej procedur udzielania zamówienia (oprócz dokumentów zabepieczeo należytego wykonania umowy, które przechowywane są w Kwesturze UJ) po zakooczeniu procedury udzielenia zamówienia: publikacja stosownego ogłoszenia *W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 16 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

17 PROCEDURA ZAKUPÓW JEDNOSTKOWYCH, ZAKUPÓW KSIĄŻEK I CZASOPISM ORAZ PRAW DO NICH, ICH TŁUMACZEO, RECENZJI I PUBLIKACJI, PROJEKTOWANIA OKŁADEK ORAZ ROBÓT BUDOWLANYCH Jednostkowe zakupy do 1 tys. zł nie wymagają przygotowania wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne. Wstępna kontrola finansowa odbywa się poprzez założenie obliga w systemie SAP. Jeżeli wartośd zakupu przekracza 1 tys. zł, ale jest niższa niż 10 tys. zł, należy przed dokonaniem wydatku wypełnid wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne, który stanowi jednocześnie podstawę wstępnej kontroli finansowej Kwestora UJ. Do wniosku należy dołączyd 3 oferty (potwierdzające przeprowadzenie rozeznania rynku) lub protokół z wyboru ofert (oferty przechowywad do wglądu), bądź w miejscu Uwagi na wniosku uzasadnid wybór dostawcy, u którego będzie zrealizowany zakup. Jeżeli wartośd zamówienia przekracza 10 tys. zł, należy przed dokonaniem wydatku wypełnid wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne, który stanowi jednocześnie podstawę wstępnej kontroli finansowej Kwestora UJ. Należy skierowad zapytania pisemne do minimum 3 dostawców mogących zrealizowad zamówienie oraz sporządzid protokół z porównania ofert i dołączyd do wniosku, bądź w miejscu Uwagi na wniosku uzasadnid wybór dostawcy, u którego będzie zrealizowany zakup. Jeżeli wartośd zamówienia jest niższa od 25 tys. zł dla robót budowlanych, dopuszcza się możliwośd negocjacji z jednym wykonawcą, przy zastosowaniu nośników cenotwórczych nieprzekraczających maksymalnych wartości określonych w stosownej decyzji Rektora UJ. Jeżeli wartośd zamówienia przekracza 14 tys. Euro należy przeprowadzid procedurę zamówienia publicznego (patrz Schemat 1). Na wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne wymagany jest podpis osoby występującej w imieniu zamawiającego wraz z pieczątką. Następnie zapotrzebowanie na dany zakup wprowadzane jest do systemu SAP. Wniosek przekazywany jest do podpisu do dysponenta środków finansowych. W przypadku gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym i/lub zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty dysponenta środków będącego jego organizacyjnym przełożonym. Podpisany wniosek przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ* i podpisywany jest przez upoważnionego pracownika potwierdzającego posiadanie środków na sfinansowanie zamówienia. Następnie wniosek przekazywany jest do Kwestora UJ lub upoważnionego pracownika w celu dokonania wstępnej kontroli finansowej. Prawidłowo wypełniony i podpisany wniosek przekazywany jest do Biura Zamówieo Publicznych, gdzie następuje jego rejestracja. Zaakceptowany wniosek jest podpisywany przez Kierownika lub upoważnionego pracownika Biura Zamówieo Publicznych. Wniosek wraz z kompletną dokumentacją dotyczącą zakupu przekazywany jest do jednostki, która będzie dokonywała zakupu. Po dokonaniu zakupu, kserokopia wniosku z dokumentem zakupu przekazywana jest do Kwestury UJ. Oryginał wniosku (łącznie z dokumentacją z weryfikacji rynku) przechowywany jest w jednostce dokonującej zakupu. W przypadku zakupów realizowanych przez Dział Aparatury Naukowej UJ, oryginał wniosku pozostaje w Dziale Aparatury Naukowej UJ. *W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 17

18 Schemat 2 Procedura dotycząca zakupów jednostkowych, zakupów książek i czasopism oraz praw do nich, ich tłumaczeo, recenzji i publikacji, projektowania okładek oraz robót budowlanych I. JEDNOSTKA UJ dla zamówieo do 1 tys. zł: nie wypełnia się wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne - należy założyd obligo w systemie SAP dla zamówieo od 1 tys. zł do 10 tys. zł: wypełnienie i podpisanie wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne i załączenie 3 ofert (potwierdzających przeprowadzenie rozeznania rynku) lub protokół z wyboru ofert (oferty przechowywad do wglądu), bądź w miejscu Uwagi na wniosku uzasadnid wybór dostawcy, u którego dokonany będzie zakup dla zamówieo pow. 10 tys. zł: wypełnienie wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne i załączenie protokołu z porównania ofert otrzymanych od min. 3 dostawców, do których wcześniej wystosowano pismemne zapytania ofertowe, bądź w miejscu Uwagi na wniosku uzasadnid wybór dostawcy, u którego będzie zrealizowany zakup dla zamówieo poniżej 25 tys. zł dla robót budowlanych: dopuszcza się możliwośd negocjacji z jednym wykonawcą, przy zastosowaniu nośników cenotwórczych nie przekraczających maksymalnych wartości określonych w stosownej decyzji Rektora UJ podpisanie wniosku wraz z pieczęcią przez osobę występującą w imieniu zamawiającego wprowadzenie do systemu SAP zapotrzebowania na dany zakup lub obligo (obligo - w przypadku zakupów do 1 tys. zł) przekazanie wniosku do podpisu do dysponenta środków finansowych* przekazanie wypełnionego wniosku wraz ze stosowaną dokumentacją do Zespołu ds.weryfikacji i Kontroli UJ** II. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ** sprawdzenie istnienia środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie tego faktu podpisem i pieczęcią przez upoważnionego pracownika przekazanie wniosku do Kwestora UJ lub osoby przez niego upoważnionej III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ KWESTORA UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku przekazanie prawidłowo wypełnionego i zaakceptowanego wniosku do Biura Zamówieo Publicznych IV. BIURO ZAMÓWIEO PUBLICZNYCH (BZP) podpisanie wniosku przez Kierownika lub upoważnionego pracownika Biura Zamówieo Publicznych przekazanie wniosku do jednostki dokonującej zamówienia V. JEDNOSTKA UJ realizacja procedur zamówienia i zakupu po dokonaniu zakupu: przekazanie kserokopii wniosku z dokumentem zakupu do Kwestury UJ. Oryginał wniosku (łącznie z dokumentacją z weryfikacji rynku) przechowywany jest w jednostce dokonującej zakupu. W przypadku zakupów realizowanych przez Dział Aparatury Naukowej UJ, oryginał wniosku pozostaje w Dziale Aparatury Naukowej UJ *W przypadku gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym lub/i zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty dysponenta środków będącego jego organizacyjnym przełożonym. **W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 18 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

19 PROCEDURA ZAKUPU USŁUG W FORMIE UMÓW O DZIEŁO CHRONIONYCH PRAWEM AUTORSKIM I UMÓW CYWILNO-PRAWNYCH ZAWIERANYCH Z OSOBAMI FIZYCZNYMI Dla zakupów usług w formie umów o dzieło chronionych prawem autorskim i umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi (pracownicy UJ oraz osoby niezatrudnione w UJ, tzw. pracownicy obcy ), gdy ich wartośd nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. Euro, każdorazowo wymagane jest złożenie wniosku (Załącznik 3) w sprawie zawarcia umowy o dzieło lub umowy zlecenia. We wniosku należy określid m.in. przedmiot umowy, źródło finansowania, kwotę umowy, termin wykonania dzieła, bądź zakooczenia umowy, uzasadnienie zawarcia umowy. Należy również podad dane o zatrudnieniu osoby, której prace zostaną zlecone. Wniosek podpisywany jest przez kierownika jednostki wnioskującej. W przypadku gdy prace zlecane będą pracownikowi Uniwersytetu wymagane jest również stwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego (podpis i pieczęd imienna), że prace te nie wchodzą w zakres jego obowiązków wynikających ze stosunku pracy*. Następnie wniosek przekazywany jest do podpisu do dysponenta środków finansowych. W przypadku gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym i/lub zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty dysponenta środków będącego jego organizacyjnym przełożonym. Podpisany wniosek przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ** i podpisywany przez upoważnionego pracownika potwierdzającego posiadanie środków na sfinansowanie zamówienia. Jeżeli wniosek dotyczy umów finansowanych ze źródeł zewnętrznych przekazywany jest do akceptacji Prorektora ds. badao i współpracy międzynarodowej UJ lub Pełnomocnika Rektora UJ ds. funduszy strukturalnych (zgodnie z kompetencjami). Następnie wniosek przekazywany jest do Kwestora UJ lub upoważnionego pracownika w celu dokonania wstępnej kontroli finansowej, a następnie przekazywany jest do Biura Zamówieo Publicznych, gdzie następuje jego rejestracja. Zaakceptowany wniosek podpisywany jest przez Kierownika lub upoważnionego pracownika Biura Zamówieo Publicznych. Poszczególne etapy akceptacji wniosku koordynuje Zespół ds. Weryfikacji i Kontroli UJ**. Z Biura Zamówieo Publicznych wniosek przekazywany jest do jednostki UJ dokonującej zamówienia. W jednostce UJ następuje podpisanie umowy. Umowa wraz z wnioskiem przekazywana jest do Działu Spraw Osobowych najpóźniej do 3-go dnia od daty jej zawarcia. Po wykonaniu pracy określonej w umowie wykonawca wystawia rachunek. Rachunek przekazywany jest przez jednostkę UJ do Działu Spraw Osobowych w terminie do 5-go dnia każdego miesiąca, a w przypadku wypłat w walucie obcej najpóźniej 3 dni robocze przed koocem miesiąca. Na podstawie złożonych w Dziale Spraw Osobowych rachunków realizowana jest wypłata. Jeżeli zamówienie przekracza kwotę 14 tys. Euro należy złożyd wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (Załącznik 2) zgodnie ze Schematem nr 1. * Nie dotyczy umów o charakterze wydawniczym zawieranych przez Wydawnictwo UJ. **W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 19

20 Schemat 3 Procedura dla zakupu usług w formie umów o dzieło chronionych prawem autorskim i umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi I. JEDNOSTKA UJ dla zakupów usług w formie umów o dzieło chronionych prawem autorskim i umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi (pracownicy UJ oraz osoby niezatrudnione w UJ, tzw. pracownicy obcy ), gdy ich wartośd nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. Euro: złożenie wniosku (Załącznik 3) w sprawie zawarcia umowy o dzieło lub umowy zlecenia (We wniosku należy określid m.in. przedmiot umowy, źródło finansowania, kwotę umowy, termin wykonania dzieła, bądź zakooczenia umowy, uzasadnienie zawarcia umowy,dane o zatrudnieniu osoby, której prace zostaną zlecone.) podpisanie wniosku przez kierownika jednostki wnioskującej (W przypadku gdy prace zlecane będą pracownikowi Uniwersytetu wymagane jest również stwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego (podpis i pieczęd imienna), że prace te nie wchodzą w zakres jego obowiązków wynikających ze stosunku pracy - nie dotyczy umów o charakterze wydawniczym zawieranych przez Wydawnictwo UJ.) przekazanie wniosku do podpisu do dysponenta środków finansowych* przekazanie podpisanego wniosku do Zespołu ds.weryfikacji i Kontroli UJ** II. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ** potwierdzenie istnienia środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie tego faktu podpisem przez upoważnionego pracownika jeżeli wniosek dotyczy umów finansowanych ze źródeł zewnętrznych: przekazanie wniosku do akceptacji Prorektora ds. badao i współpracy międzynarodowej UJ lub Pełnomocnika Rektora UJ ds. funduszy strukturalnych (zgodnie z kompetencjami) III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ KWESTORA UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku przekazanie wniosku do Biura Zamówieo Publicznych IV. BIURO ZAMÓWIEO PUBLICZNYCH (BZP) rejestracja wniosku podpisanie wniosku przez Kierownika lub upoważnionego pracownika Biura Zamówieo Publicznych przekazanie wniosku do jednostki dokonującej zamówienia V. JEDNOSTKA UJ podpisanie umowy (przekazanie umowy wraz z wnioskiem do Działu Spraw Osobowych najpóźniej do 3-go dnia od daty jej zawarcia) przyjęcie wykonanej pracy potwierdzonej rachunkiem (przekazanie rachunku do Działu Spraw Osobowych w terminie do 5-go dnia każdego miesiąca, a w przypadku wypłat w walucie obcej najpóźniej 3 dni robocze przed koocem miesiąca) realizacja wypłaty VI. DZIAŁ SPRAW OSOBOWYCH *W przypadku gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym lub/i zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty dysponenta środków będącego jego organizacyjnym przełożonym. **W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 20 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

21 PROCEDURA ZAKUPU W PROJEKTACH FINANSOWANYCH LUB WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH (PROJEKTY BADAWCZE, PROJEKTY STRUKTURALNE, PROJEKTY ZAGRANICZNE, DLA KTÓRYCH UJ MA PODPISANE ODRĘBNE UMOWY) Rozpoczęcie dokonywania zakupów musi byd poprzedzone pisemnym uzgodnieniem (protokołem) sposobu ich realizacji pomiędzy kierownikiem projektu, a Biurem Zamówieo Publicznych. Następnie protokół przekazywany jest do Działu Księgowości*, gdzie jest przechowywany w celu dokonywania kontroli wydatków z poczynionymi ustaleniami z Biurem Zamówieo Publicznych. Wzór protokołu uzgodnieo stanowi Załącznik 4. Planowanie zakupów odnosi się do czasu trwania projektu. Sam proces dokonywania zakupów podlega wstępnej kontroli finansowej Kwestora UJ lub osoby przez niego upoważnionej i przebiega w taki sam sposób, jak w przypadku zakupów dokonywanych ze środków własnych Uniwersytetu. Schemat 4 Procedura zakupu w projektach finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych (projekty badawcze, projekty strukturalne, projekty zagraniczne, dla których UJ ma podpisane odrębne umowy) I. KIEROWNIK DANEGO PROJEKTU pisemne uzgodnienie (protokołu) sposobu realizacji zakupów z Biurem Zamówieo Publicznych przekazanie protokołu z uzgodnieniami do Działu Księgowości UJ* II. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI UJ* przechowywanie uzgodnieo w celu dokonywania kontroli zgodności wydatków z poczynionymi ustaleniami z Biurem Zamówieo Publicznych Dalszy obieg dokumentów przebiega w taki sam sposób, jak w przypadku zakupów dokonywanych ze środków własnych Uniwersytetu. *w przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 21

22 PROCEDURA ZAKUPU USŁUG WYDAWNICZYCH POZA WYDAWNICTWEM UJ Procedura opisana jest w zarządzeniu nr 33 Rektora Uniwersytetu Jagiellooskiego z 25 czerwca 2007 roku w sprawie zasad finansowania publikacji dydaktycznych, naukowo-dydaktycznych i naukowych oraz trybu zlecania usług wydawniczych. Jednostka zlecająca usługę wydawniczą zbiera oferty, z co najmniej trzech renomowanych wydawnictw, w tym Wydawnictwa UJ według wzoru stanowiącego załącznik do zarządzenia. Jeśli cena zaproponowana przez Wydawnictwo UJ nie jest najniższa należy rozważyd zaproponowanie wydania dzieła po najniższej cenie Wydawnictwu UJ. Następnie jednostka zlecająca zakup wypełnia wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne, który stanowi podstawę wstępnej kontroli finansowej Kwestora UJ, do którego dołącza oferty od wydawnictw oraz pisemną informację dotyczącą ustaleo poczynionych z Wydawnictwem UJ. Można odstąpid od zlecenia usługi wydawnictwu oferującemu najniższą cenę, jeśli termin wydania dzieła przez jednostkę oferującą najniższą cenę jest dłuższy o 2 miesiące od terminów proponowanych przez inne wydawnictwa. Decyzję w tej sprawie podejmuje Prorektor UJ ds. Badao i Współpracy Międzynarodowej. W wyjątkowych przypadkach Prorektor UJ ds. Badao i Współpracy Międzynarodowej może wydad zgodę na odstąpienie od procedury zbierania ofert i zlecenie wydania dzieła we wskazanym przez jednostkę wydawnictwie. W takich przypadkach również należy złożyd wniosek do BZP. Na wniosku wymagany jest podpis osoby wnioskującej wraz z pieczątką. Następnie zapotrzebowanie na dany zakup wprowadzane jest do systemu SAP. Wniosek przekazywany jest do podpisu do dysponenta środków finansowych. W przypadku gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym i/lub zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty dysponenta środków będącego jego organizacyjnym przełożonym. Podpisany wniosek przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ*, gdzie podpisywany jest przez upoważnionego pracownika potwierdzającego posiadanie środków na sfinansowanie zamówienia. Następnie wniosek przekazywany jest do Kwestora UJ lub upoważnionego pracownika w celu dokonania wstępnej kontroli finansowej. Prawidłowo wypełniony i podpisany wniosek przekazywany jest do Biura Zamówieo Publicznych, gdzie następuje jego rejestracja. Zaakceptowany wniosek jest podpisywany przez Kierownika lub upoważnionego pracownika Biura Zamówieo Publicznych. Wniosek wraz z kompletną dokumentacją dotyczącą zakupu przekazywany jest do jednostki, która będzie dokonywała zakupu. Zakup zlecany jest wydawnictwu, które zaoferowało najniższą cenę. Jednostka zawiera umowę z wydawnictwem, w której określone są szczegółowe zasady finansowania i dofinansowywania publikacji. W umowie należy określid podział zysków ze sprzedaży jego wznowieo. Umowę zawiera kierownik jednostki zlecającej zakup (Dziekan Wydziału) przy udziale Kwestora UJ. Po dokonaniu zakupu, oryginał wniosku wraz z dokumentem zakupu i oryginałem umowy przekazywany jest do Kwestury UJ. Jeżeli wartośd zamówienia przekracza 14 tys. Euro należy przeprowadzid procedurę zamówienia publicznego (patrz Schemat 1). *W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 22 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

23 Schemat 5 Procedura zakupu usług wydawniczych poza Wydawnictwem UJ I. JEDNOSTKA UJ ZLECAJĄCA USŁUGĘ WYDAWNICZĄ zebranie ofert od co najmniej 3 renomowanych wydawnictw, w tym Wydawnictwa UJ wg wzoru stanowiącego załącznik do zarządzenia Rektora (Zarządzenie nr 33 Rektora Uniwersytetu Jagiellooskiego z 25 czerwca 2007 roku)* wypełnienie wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne i podpisanie go wraz z pieczęcią przez wnioskodawcę wprowadzenie do systemu SAP zapotrzebowania na dany zakup lub obligo (obligo - w przypadku zakupów do 1 tys. zł) przekazanie wniosku wraz z ofertą od wydawnictw oraz wynikiem ustaleo poczynionych z Wydawnictwem UJ do podpisu do dysponenta środków finansowych** przekazanie wypełnionego wniosku wraz ze stosowaną dokumentacją do Zespołu ds.weryfikacji i Kontroli UJ*** II. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ*** sprawdzenie istnienia środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie tego faktu podpisem i pieczęcią przez upoważnionego pracownika przekazanie wniosku do Kwestora UJ lub osoby przez niego upoważnionej III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ KWESTORA UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku przekazanie prawidłowo wypełnionego i zaakceptowanego wniosku do Biura Zamówieo Publicznych IV. BIURO ZAMÓWIEO PUBLICZNYCH (BZP) podpisanie wniosku przez Kierownika lub upoważnionego pracownika Biura Zamówieo Publicznych przekazanie wniosku do jednostki dokonującej zakupu V. JEDNOSTKA UJ zawarcie umowy z wydawnictwem, w której określone są szczegółowe zasady finansowania i dofinansowywania publikacji (W umowie należy określid podział zysków ze sprzedaży jego wznowieo. Umowę zawiera kierownik jednostki zlecającej zakup przy udziale Kwestora UJ.) zlecenie zakupu wydawnictwu, które zaoferowało najniższą cenę (jeśli cena zaproponowana przez Wydawnictwo UJ nie jest najniższa, należy rozważyd zaproponowanie wydania dzieła po najniższej cenie Wydawnictwu UJ) po dokonaniu zakupu: przekazanie oryginału wniosku wraz z dokumentem zakupu i oryginałem umowy do Kwestury UJ * Można odstąpid od zlecenia usługi wydawnictwu oferującemu najniższą cenę, jeśli termin wydania dzieła przez jednostkę oferującą najniższą cenę jest dłuższy o 2 miesiące od terminów proponowanych przez inne wydawnictwa. Decyzję w tej sprawie podejmuje Prorektor UJ ds. Badao i Współpracy Międzynarodowej. W wyjątkowych przypadkach Prorektor UJ ds. Badao i Współpracy Międzynarodowej może wydad zgodę na odstąpienie od procedury zbierania ofert i zlecenie wydania dzieła we wskazanym przez jednostkę wydawnictwie. W takich przypadkach również należy złożyd wniosek do BZP. ** W przypadku gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym lub/i zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty dysponenta środków będącego jego organizacyjnym przełożonym. *** W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 23

24 PROCEDURA ZAKUPU W TRYBIE AWARYJNYM W przypadku awarii, kiedy występuje koniecznośd natychmiastowego zakupu towaru, usługi lub roboty budowlanej (do 8 dni od zdarzenia), kierownik jednostki organizacyjnej sporządza protokół awaryjny lub likwidacyjny potwierdzający awarię. Protokół wymaga podpisania przez Rektora UJ lub jego pełnomocnika. Protokół powinien zawierad informację, co uległo uszkodzeniu i oszacowanie kosztów niezbędnych zakupów, uzasadnienie konieczności natychmiastowej realizacji zakupu. Protokół należy następnie dołączyd do wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne celem dokonania wstępnej kontroli Kwestora UJ, a następnie złożyd do Biura Zamówieo Publicznych celem rejestracji. Schemat 6 Procedura zakupu w trybie awaryjnym I. KIEROWNIK JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ UJ w przypadku awarii, kiedy występuje koniecznośd natychmiastowego zakupu towaru, usługi lub roboty budowlanej (do 8 dni od zdarzenia): sporządzenie protokołu awaryjnego lub likwidacyjnego potwierdzającego awarię (Protokół powinien zawierad informację co uległo uszkodzeniu i oszacowanie kosztów niezbędnych zakupów, uzasadnienie konieczności natychmiastowej realizacji zakupu.) przekazanie protokołu do podpisu przez Rektora UJ lub jego pełnomocnika zatwierdzenie podpisem protokołu II. REKTOR UJ (lub pełnomocnik Rektora UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku III. KWESTOR UJ rejestracja wniosku IV. BIURO ZAMÓWIEO PUBLICZNYCH (BZP) bezzwłoczna realizacja zakupu V. JEDNOSTKA UJ 24 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

25 ZAKUPY NIEWYMAGAJĄCE ZŁOŻENIA WNIOSKU DO BZP Złożenie wniosku o uruchomienie postępowania do Biura Zamówieo Publicznych nie jest wymagane w następujących przypadkach (poza wymienionymi we wcześniejszych podrozdziałach): a. gdy wartośd zakupu nie przekracza kwoty 25 tys. zł, w zakresie biletów komunikacji krajowej i międzynarodowej, delegacji, opłat konferencyjnych oraz składek i opłat członkowskich w towarzystwach naukowych i/lub badawczych oraz ogłoszeo Uniwersytetu w czasopismach specjalistycznych i branżowych, b. gdy dostawy i usługi dotyczą dostaw wody, odprowadzania ścieków do sieci kanalizacyjnej, dostawy energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej, dostawy gazu z sieci gazowej, dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, usług pocztowych (w rozumieniu ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe Dz. U. Nr. 130, poz z późn. zm.), c. gdy zamówienia dotyczą całego Uniwersytetu (np. komputery, inny sprzęt elektroniczny, materiały biurowe, papier kserograficzny, środki czystości, tonery, itp.), a zakupy następują u wyłonionych wcześniej wykonawców i obejmują wyłącznie zakres wynikający z umowy. W przypadku konieczności zakupu spoza zakresu objętego umową dla całego Uniwersytetu, zarówno u tego samego, jak i innego dostawcy, każdorazowo należy złożyd wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne do Biura Zamówieo Publicznych wraz z uzasadnieniem konieczności zakupu w celu rejestracji i ustalenia sposobu realizacji zakupu oraz dokonania wstępnej kontroli Kwestora UJ. W jednostce dokonującej zakupu, osoba odpowiedzialna za zakup, wprowadza do systemu SAP obligo na dany zakup. Wstępna kontrola finansowa odbywa się poprzez złożenie obliga w systemie SAP. Realizacją zamówienia zajmuje się jednostka UJ. Schemat 7 Zakupy niewymagające złożenia wniosku do BZP I. JEDNOSTKA UJ - OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA ZAKUP wprowadzenie do systemu SAP obligo na zakup danej usługi/towaru (Wstępna kontrola finansowa odbywa się poprzez złożenie obliga w systemie SAP.) realizacja zamówienia UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 25

26 2.1.2 DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE ZAKUP OGÓLNY PODZIAŁ I CHARAKTERYSTYKA DOWODÓW POTWIERDZAJĄCYCH DOKONANIE OPERACJI ZAKUPU FAKTURA VAT Zakupy od jednostek będących podatnikami VAT są dokumentowane fakturami VAT, z uwzględnieniem zasad opisanych w niniejszej instrukcji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura VAT powinna zawierad, co najmniej 1 : - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, - numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT", - dzieo, miesiąc i rok wystawienia faktury (w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podad na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury), - nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, - miarę i ilośd sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług, - cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), - wartośd towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartośd sprzedaży netto), - stawki podatku, - sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, - kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, - kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, - inne dodatkowe elementy (np. symbol PKWiU, numer identyfikacji dla transakcji wewętrzwspólnotowych), w przypadkach opisanych w obowiązujacych przepisach. 1 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337). 26 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

27 FAKTURA KORYGUJĄCA Faktury korygujące wystawiane są w przypadku gdy po wystawieniu faktury pierwotnej: - udzielono rabatów, - dokonano zwrotu sprzedawcy towarów, - nastąpił zwrot nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, - dokonano zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu, - stwierdzono pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, - podwyższono cenę, - stwierdzono pomyłki w danych nabywcy lub odbiorcy, dacie wystawienia, symbolu PKWiU towaru i inne tego typu pomyłki. Faktura korygująca powinna zawierad co najmniej następujące elementy 2 : - numer kolejny oraz datę jej wystawienia, - dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca: - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, - numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA KORYGUJĄCA VAT" - dzieo, miesiąc i rok wystawienia faktury (w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podad na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury), - nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą, - kwotę i rodzaj udzielonego rabatu/podwyższenia ceny, - kwotę zmniejszenia/zwiększenia podatku należnego, - cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), - wartośd towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartośd sprzedaży netto), - kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej (dla faktury korygującej wystawionej w przypadku pomyłek w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury), - stawkę podatku. Faktury korygujące powinny zawierad wyraz "KOREKTA" albo wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA". 2 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 27

28 NOTA KORYGUJĄCA Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru (usługi), z wyjątkiem pomyłek dotyczących: - jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług, - ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), - wartości towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartośd sprzedaży netto), - stawki podatku, - sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, - kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, - kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, może wystawid fakturę nazwaną notą korygującą. Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. Nota korygująca powinna zawierad co najmniej 3 : - numer kolejny i datę jej wystawienia; - imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej; - dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca: - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, - dzieo, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" lub faktura korygująca ; podatnik może podad na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym; - wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treśd noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Noty korygujące powinny zawierad wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA". 3 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337). 28 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

29 RACHUNEK Zakupy od jednostek niebędących podatnikami VAT mogą byd dokumentowane rachunkami, zawierającymi co najmniej następujące informacje: - imiona i nazwiska (nazwę lub firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego, - datę wystawienia i numer kolejny rachunku, - określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe, - ogólną sumę należności, - czytelny podpis wystawcy FAKTURA WEWNĘTRZNA Faktura wewnętrzna jest dokumentem wystawianym w przypadku następujących czynności: - przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności: - przekazania lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, - wszelkiego innego przekazania towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części (art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm. - dalej zwanej ustawą o VAT), - nieodpłatnego świadczenia usług niebędącego dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkiego innego nieodpłatnego świadczenia usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT), - wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, - dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, - importu usług, - zwrócenia kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Szczegółowe zasady wystawiania faktur wewnętrznych i dane, które powinny zawierad, zostały określone w stosownych przepisach 4. Za dany okres rozliczeniowy można wystawid jedną fakturę wewnętrzną dokumentującą czynności dokonane w danym okresie. Faktury wewnętrzne można wystawid w 1 egzemplarzu. Faktury wewnętrzne w Uniwersytecie wystawiane są w Kwesturze UJ w uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Kwestora UJ ds. VAT. 4 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 29

30 Faktura wewnętrzna przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu powinna zawierad datę zgodną z datą faktury zakupu i należy ją wprowadzid do rejestru VAT z datą faktury zakupu. W przypadku otrzymania faktury w innym miesiącu, wymagana jest korekta deklaracji do miesiąca z daty wystawienia faktury zakupu. Obowiązek podatkowy przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu powstaje 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. W przypadku, gdy przed terminem podatnik wystawił fakturę, to obowiązek podatkowy powstaje z chwila wystawienia faktury (Art. 20 ust. 1 pkt. 5 i 6 ustawy o VAT). Jeżeli faktura dotyczy importu usług należy wystawid fakturę wewnętrzną ze stawką VAT wpisaną na fakturę przez Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT, z datą wystawienia faktury zakupu i należy ją wprowadzid do rejestru VAT w dacie wystawienia faktury FAKTURA PRO FORMA, UMOWA Faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego. Faktura pro forma stanowi podstawę zapłaty zaliczki przed wydaniem towaru/wykonaniem usługi. W wyjątkowych sytuacjach (dotyczących zamówieo na niestandardowe towary i usługi) dopuszczalna jest zapłata zaliczki przed otrzymaniem towaru/wykonaniem usługi. Koniecznośd dokonania przedpłaty lub zaliczki musi zawsze wynikad z umowy i warunkiem dokonania przedpłaty jest wniesienie zabezpieczenia przez otrzymującego zaliczkę NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA Noty księgowe wewnętrzne są wystawiane przez jednostki Uniwersytetu dla innych jednostek Uniwersytetu z tytułu świadczenia usług lub obciążenia kosztami, dotyczącymi danej jednostki, a zapłaconymi przez inną jednostkę UJ (np. media). Noty wewnętrzne podlegają procedurze obiegu, takiej jak każdy dokument potwierdzający zakup. Otrzymany oryginał noty wewnętrznej należy bezzwłocznie wprowadzid do systemu SAP AKT NOTARIALNY Akt notarialny stanowi potwierdzenie zakupu, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub wynika to z woli stron zawierających daną transakcję. Sporządzenie aktu notarialnego jest konieczne do zawarcia umowy kupna, zamiany nieruchomości i prawa wieczystego użytkowania. Szczegółowa procedura dotycząca dokumentowania transakcji zakupu aktem notarialnym została przedstawiona w podrozdziale UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

31 OGÓLNE ZASADY OPISU I OBIEGU DOKUMENTÓW ZAKUPU Ogólne zasady opisu dokumentów zakupu zostały przedstawione na przykładzie faktury zakupu. Należy je stosowad do pozostałych dokumentów potwierdzających zakup. Faktura zakupu trafia do jednostki Uniwersytetu, która dokonała zakupu. Po rejestracji faktury w sekretariacie danej jednostki Uniwersytetu, na fakturę wpisywana jest data wpływu dokumentu. Na przedniej stronie faktury wpisywany jest numer zapotrzebowania lub numer obligo, czyli rezerwacji środków na zapłatę, numer: MPK, PSP, Zlecenia lub Centrum Zysku, numer wstępnego wprowadzenia do księgowania w systemie SAP. Dokumenty zakupu powinny byd wstępnie wprowadzone do systemu SAP niezwłocznie (w tym samym dniu lub następnym) po ich otrzymaniu od kontrahenta. Najpóźniej do 2 tygodni (bezwzględnie na 3 dni robocze przed terminem płatności) winny byd dostarczone do Zespołu Weryfikacji i Kontroli UJ*. *W przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Jeżeli w systemie SAP nie istnieje dostawca, u którego zakupiliśmy towar/usługę, należy przesład dane dostawcy do Działu Finansowego celem założenia dostawcy w bazie SAP. Czynności te wykonywane są na poziomie jednostki organizacyjnej dokonującej zakupu (z wyłączeniem Wydawnictwa UJ ze względu na osobny Dział Księgowości i uproszczony obieg dokumentów). Jeżeli w Instrukcji jest odwołanie do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, Działu Księgowego lub Działu Finansowego, to w przypadkach dotyczących Wydawnictwa UJ, jednostką pełniącą funkcje w.w działów, jest Dział Księgowości Wydawnictwa UJ. Na odwrocie faktury zakupu powinny znaleźd się co najmniej następujące opisy: a. opis potwierdzający, iż zakupiony towar lub usługa są zgodne z wystawioną fakturą, oznaczenie jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, dla którego dokonano zakupu oraz źródło finansowania zakupu - dokonany przez osobę odpowiedzialną za zakup wraz z jej podpisem i pieczątką jednostki Uniwersytetu, na rzecz, której zakup był dokonany, b. opis dotyczący tego, iż faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym (ze wskazaniem, w jakim celu dokonano zakupu i wskazaniem związku z określoną działalnością prowadzoną przez jednostkę), podpisany przez kierownika danej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu (np. Dyrektora Instytutu, Kierownika Zakładu) wraz z jego pieczątką, c. opis dotyczący rodzaju sprzedaży, na rzecz, której zakup był dokonany (sprzedaż opodatkowana, mieszana, zwolniona), potwierdzony podpisem przez osobę odpowiedzialną za obsługę finansową danej jednostki Uniwersytetu wraz z pieczątką, d. opis dotyczący trybu zakupu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówieo publicznych, dokonywany i podpisany przez kierownika danej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu wraz z pieczątką, e. opis dotyczący tego, iż faktura została sprawdzona pod względem formalnym i rachunkowym, dokonany i podpisany przez osobę upoważnioną wraz z pieczątką, UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 31

32 f. zatwierdzenie do wypłaty określonej kwoty, podpisane przez dysponenta środków finansowych wraz z jego pieczątką (wraz z kontrasygnatą osoby upoważnionej - w przypadku projektów i grantów finansowanych ze źródeł zewnętrznych), g. w przypadku zakupu książek do księgozbioru, nr ewidencyjny książki wprowadzonej do Inwentarza Biblioteki danej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, potwierdzony przez Kierownika danej Biblioteki podpisem wraz z pieczątką, h. w przypadku zakupu usług i towarów dotyczących całego Uniwersytetu u wyłonionych wcześniej wykonawców i obejmujących wyłącznie zakres wynikający z umowy, na dokumencie zakupu należy powoład numer Centralnego Rejestru Zamówieo Publicznych UJ zamieszczany na umowie, i. w przypadku zakupu usług określonych w par.7 ust.10 Zarządzenia nr 70 Rektora Uniwersytetu Jagiellooskiego z dnia 24 października 2008 roku w sprawie realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówieo publicznych (dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej, dostawy energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej, dostawy gazu z sieci gazowej, dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz. U. Nr 130, poz z późn. zm.), tj. usługi polegające na: przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu: - przesyłek listowych do g, w tym przesyłek poleconych i przesyłek z zadeklarowaną wartością, paczek pocztowych do g, w tym z zadeklarowaną wartością, przesyłek dla ociemniałych, doręczaniu nadesłanych z zagranicy paczek pocztowych do g, realizowaniu przekazów pocztowych świadczone w obrocie krajowym i zagranicznym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) na dokumencie zakupu należy powoład art. 67 ust. 3 ustawy Prawo Zamówieo Publicznych i odpowiednią literę zgodnie z przepisami ww. Zarządzenia. Jeżeli umowy z podmiotami zewnętrznymi zawierają wytyczne dotyczące innych niż w.w elementów opisu, opis dokumentu powinnien je uwzględniad. Szczegółowy opis dotyczący procedury obiegu dokumentów zakupu w Wydawnictwie UJ został opisany w podrozdziale Po wpisaniu wszystkich niezbędnych danych i wprowadzeniu dokumentu do systemu SAP, dokument potwierdzający zakup wraz z innymi wymaganymi dokumentami (np. wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne) przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, gdzie jest sprawdzany pod względem formalnym i rachunkowym, co potwierdzone jest podpisem i pieczątką osoby dokonującej tej weryfikacji. W przypadkach złożonych dokument przekazywany jest do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT w celu prawidłowego określenia rodzaju sprzedaży (sprzedaż opodatkowana, mieszana, zwolniona), na rzecz, której zakup był dokonany. Następnie dokument przekazywany jest do zatwierdzenia do zapłaty Kwestorowi UJ. W przypadku wydatków dokonywanych przez jednostki wydziałowe, pozawydziałowe i międzywydziałowe, zapłata została wcześniej zakceptowana przez kierownika tej jednostki UJ (patrz pkt. f). W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki podlegające pod Administrację Centralną (w tym Dział Socjalny) dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ lub w przypadku nieobecności Kanclerza UJ do właściwego Prorektora UJ (jako drugiej osoby akceptującej wydatek). Po zatwierdzeniu faktury do zapłaty, dokument przekazywany jest odpowiednio do Działu Księgowości, Działu Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych (w przypadku zakupu w ramach działalności statutowej i badao własnych oraz grantów krajowych), Działu Rozliczeo Dewizowych (w przypadku projektów i grantów zagranicznych) lub Działu Rozliczeo Projektów Unijnych (w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE), gdzie następuje jego zaksięgowanie w systemie SAP. Po zaksięgowaniu, dokument wraz z wydrukowanym dekretem, przekazywany jest do Działu Finansowego w celu zapłaty. Po dokonaniu płatności, dokument przekazywany jest do Działu Księgowości, w którym został zaksięgowany, gdzie jest przechowywany zgodnie z obowiązującymi przepisami. 32 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

33 Schemat 8 Opis ogólnej procedury obiegu dokumentów zakupu I. JEDNOSTKA UJ rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup i wpisanie daty wpływu na dokumencie wstępne wprowadzenie dokumentu do systemu SAP niezwłocznie (w tym samym dniu lub następnym) po ich otrzymaniu od kontrahenta* wpisanie na przedniej stronie faktury numeru zapotrzebowania lub numeru obligo (w przypadku zakupów do 1 tys. zł lub realizowanych na podstawie umów dotyczących całego UJ), numeru MPK, PSP,Zleecenia lub Centrum Zysku oraz numeru wstępnego wprowadzenia do księgowania w systemie SAP zamieszczenie na odwrocie faktury zakupu następujących informacji: opis potwierdząjący, iż zakupiony towar lub usługa są zgodne z wystawioną fakturą, oznaczenie jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, dla którego dokonano zakupu oraz źródło finansowania zakupu - dokonany przez osobę odpowiedzialną za zakup wraz z jej podpisem i pieczątką jednostki Uniwersytetu, na rzecz której zakup był dokonany, opis dotyczący tego, iż faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym (ze wskazaniem w jakim celu dokonano zakupu i wskazaniem związku z określoną działalnością prowadzoną przez jednostkę), podpisany przez kierownika danej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu (np. Dyrektora Instytutu, Kierownika Zakładu) wraz z jego pieczątką, opis dotyczący rodzaju sprzedaży, na rzecz której zakup był dokonany (sprzedaż opodatkowana, mieszana, zwolniona) potwierdzony podpisem przez osobę odpowiedzialną za obsługę finansową danej jednostki Uniwersytetu wraz z pieczątką, opis dotyczący trybu zakupu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówieo publicznych, dokonywany i podpisany przez kierownika danej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu wraz z pieczątką, opis dotyczący tego, iż faktura została sprawdzona pod względem formalnym i rachunkowym, dokonany i podpisany przez osobę upoważnioną wraz z pieczątką, zatwierdzenie do wypłaty określonej kwoty, podpisane przez dysponenta środków finansowych wraz z jego pieczątką (wraz z kontrasygnatą osoby upoważnionej - w przypadku projektów i grantów finansowanych ze źródeł zewnętrznych), w przypadku zakupu książek do księgozbioru, nr ewidencyjny książki wprowadzonej do Inwentarza Biblioteki danej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, potwierdzony przez Kierownika danej Biblioteki podpisem wraz z pieczątką, w przypadku zakupu usług i towarów dotyczących całego Uniwersytetu u wyłonionych wcześniej wykonawców i obejmujących wyłącznie zakres wynikający z umowy, na dokumencie zakupu należy powoład numer Centralnego Rejestru Zamówieo Publicznych UJ zamieszczany na umowie, w przypadku zakupu usług określonych w par.7 ust.10 Zarządzenia nr 70 Rektora Uniwersytetu Jagiellooskiego z dnia 24 października 2008 roku w sprawie realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówieo publicznych, na dokumencie zakupu należy powoład art. 67 ust. 3 ustawy Prawo Zamówieo Publicznych i odpowiednia literę zgodnie z przepisami w.w Zarządzenia. Jeżeli umowy z podmiotami zewnętrznymi zawierają wytyczne dotyczące innych niż w.w elementów opisu: uwzględnienie tego opisu na dokumencie II. KWESTURA UJ - ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ weryfikacja i kontrola dokumentów - sprawdzenie faktury pod względem formalno - rachunkowym i przekazanie do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w przypadkach złożonych) przekazanie do zatwierdzenia do zapłaty do Kwestora UJ i Kanclerza UJ** III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie do zapłaty (lub w przypadku wcześniejszej przepłaty wprowadzenia do ksiąg rachunkowych) IV. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)** zatwierdzenie do zapłaty (lub w przypadku wcześniejszej przepłaty wprowadzenia do ksiąg rachunkowych) UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 33

34 księgowanie dokumentu w systemie SAP V. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI*** realizacja płatności VI. DZIAŁ FINANSOWY przechowywanie dokumentów VII. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI*** * Jeżeli w systemie SAP nie istnieje dostawca, u którego zakupiliśmy towar/usługę, należy przesład dane dostawcy do Działu Finansowego celem założenia dostawcy w bazie SAP. ** W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki podlegające pod Administrację Centralną (w tym Dział Socjalny) dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ lub w przypadku nieobecności Kanclerza UJ do właściwego Prorektora UJ (jako drugiej osoby akceptującej wydatek). *** W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych. 34 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

35 OGÓLNE ZASADY DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI ZAKUPU ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH Zakupy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych mogą byd realizowane: - bezpośrednio przez jednostkę UJ, - za pośrednictwem Działu Aparatury Naukowej, - za pośrednictwem Zespołu ds. Informacji Rynkowej i Zaopatrzenia, - za pośrednictwem Sekcji Obsługi Informatycznej. W przypadku gdy zakup nie jest realizowany bezpośrednio przez jednostkę UJ, procedury opisane poniżej przeprowadzane są w porozumieniu z jednostką UJ, dla której zakup był dokonany. Faktura zakupu dotycząca środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych trafia do jednostki Uniwersytetu, dla której zakup był dokonany, najczęściej jednocześnie z dostawą lub drogą pocztową. W każdym przypadku, gdy jednostka UJ otrzyma towar bez faktury, zobowiązana jest niezwłocznie do powiadomienia o tym fakcie jednostkę pośredniczącą w zakupie. Jest to niezbędne dla prawidłowych rozliczeo z dostawcą. Po rejestracji faktury w sekretariacie danej jednostki Uniwersytetu, na fakturę wpisywana jest data wpływu dokumentu. Następnie faktura jest opisywana zgodnie z punktem oraz wstępnie wprowadzana do systemu SAP. Jednocześnie jednostka UJ, dla której zakup był dokonany, wystawia dokument OT, którego wzór stanowi Załącznik 5 oraz uzupełnia go o następujące dane: - nazwa składnika majątku, - dokładny opis, - numer fabryczny (w przypadku urządzeo), - dostawca, numer i data dokumentu potwierdzającego zakup, - imię i nazwisko wraz z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej za dany składnik majątku, - użytkownika danego składnika majątkowego, - pieczęd i podpis strony przekazującej (jeżeli zakup dla danej jednostki Uniwersytetu dokonywany był za pośrednictwem w.w jednostek) oraz przejmującej, - data przyjęcia do użytkowania składnika majątku. Tak wypełniony dokument w 4 egzemplarzach przekazywany jest wraz z fakturą zakupu lub innym dokumentem potwierdzającym zakup do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ (w celu prawidłowej kwalifikacji VAT), a następnie do Działu Ewidencji Majątku UJ, gdzie jest uzupełniany o następujące dane: - kod i nr dokumentu, - data dokumentu, - numer inwentarzowy składnika majątku, - stanowisko kosztów, - stawka amortyzacji, - wartośd (w przypadku zakupów inwestycyjnych wartośd ustala Dział Inwestycji UJ). Dokumenty OT są przekazywane do: - 1 egzemplarz do użytkownika danego składnika majątku, UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 35

36 - 1 egzemplarz do jednostki, która dokonała zakupu, - 1 egzemplarz wraz z fakturą zakupu do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, - 1 egzemplarz jest przechowywany w Dziale Ewidencji Majątku UJ. Dokument OT wprowadzany jest do systemu SAP w Dziale Ewidencji Majątku UJ. Dalszy obieg dokumentu przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale , zgodnie ze Schematem nr 8 od punktu II. W przypadku zakupu sprzętu komputerowego (jednostki centralne komputerów, serwery, monitory, zespoły komputerów stacjonarnych, drukarki, skanery, urządzenia do transmisji danych cyfrowych, w tym koncentratory i switche sieciowe, routery i modemy) określonego w Komunikacie Kwestora UJ z dnia 26 maja 2004 roku, przed dokonaniem zakupu, jednostka UJ dokonująca bezpośrednio zakupu, a w pozostałych przypadkach Dział Aparatury Naukowej UJ, występuje do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z wnioskiem o uzyskanie potwierdzenia możliwości zastosowania zerowej stawki VAT. Ministerstwo wystawia zaświadczenie o możliwości zastosowania zerowej stawki VAT w 3 egzemplarzach. Jeden egzemplarz zostaje w Ministerstwie, a dwa przekazywane są stronie wnioskującej. Następnie jeden przekazywany jest dostawcy. Drugi egzemplarz zaświadczenia przekazywany jest do Kwestury UJ wraz z dokumentem poświadczającym zakup. Jeżeli zakup dotyczy nieruchomości, co wymaga aktu notarialnego patrz pkt UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

37 Schemat 9 Dokumentacja zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w jednostkach Uniwersytetu I. JEDNOSTKA UJ* rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup** i wpisanie daty wpływu na dokumencie opisanie dokumentu zakupu zgodnie z pkt wstępne wprowadzenie dokumentu zakupu do systemu SAP wystawienie dokumentu OT (4 egz.) i uzupełnienie go o następujące dane: nazwa składnika majątku, dokładny opis składnika majątku (wraz z numerem fabrycznym w przypadku urządzeo), dostawca, numer i data dokumentu potwierdzającego zakup, imię i nazwisko wraz z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej za dany składnik majątku, użytkownik danego składnika majątkowego, pieczęd i podpis strony przekazującej oraz przejmującej (jeżeli zakup dla danej jednostki Uniwersytetu dokonywany był za pośrednictwem innych jednostek), data przyjęcia do użytkowania składnika majatku przekazanie dokumentu OT wraz z dokumentem potwierdzającym zakup do Działu Ewidencji Majątku UJ II. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ weryfikacja dokumentów celu prawidłowej kwalifikacji VAT III. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ uzupełnienie dokumentu OT o następujace dane: kod i nr dokumentu, data dokumentu, numer inwentarzowy składnika majątku, stanowisko kosztów, stawka amortyzacji, wartośd (w przypadku zakupów inwestycyjnych wartośd ustala Dział Inwestycji UJ) wprowadzenie dokumentu OT do systemu SAP przekazanie 1 egz. dokumentu OT do użytkownika danego składnika majątku przekazanie 1 egz. OT do jednostki, która dokonała zakupu przekazanie 1 egz. OT wraz z fakturą zakupu do Kwestury UJ (Zespół ds. Weryfikacji i Kontroli UJ) przechowywanie 1 egz. OT IV. KWESTURA UJ - ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ weryfikacja i kontrola dokumentów - sprawdzenie faktury pod względem formalno - rachunkowym i przekazanie do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w przypadkach złożonych) przekazanie do zatwierdzenia do zapłaty do Kwestora UJ i Kanclerza UJ*** V. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie do zapłaty (lub w przypadku wcześniejszej przepłaty wprowadzenia do ksiąg rachunkowych) VI. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)*** zatwierdzenie do zapłaty (lub w przypadku wcześniejszej przepłaty wprowadzenia do ksiąg rachunkowych) UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 37

38 księgowanie dokumentu w systemie SAP VII. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI**** realizacja płatności VIII. DZIAŁ FINANSOWY przechowywanie dokumentów IX. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI**** * W przypadku zakupu sprzętu komputerowego (jednostki centralne komputerów, serwery, monitory, zespoły komputerów stacjonarnych, drukarki, skanery, urządzenia do transmisji danych cyfrowych, w tym koncentratory i switche sieciowe, routery i modemy) określonego w Komunikacie Kwestora UJ z dnia 26 maja 2004 roku, przed dokonaniem zakupu, jednostka UJ dokonująca bezpośrednio zakupu, a w pozostałych przypadkach Dział Aparatury Naukowej UJ, występuje do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z wnioskiem o uzyskanie potwierdzenia możliwości zastosowania zerowej stawki VAT. Ministerstwo wystawia zaświadczenie o możliwości zastosowania zerowej stawki VAT w 3 egzemplarzach. Jeden egzemplarz zostaje w Ministerstwie, a dwa przekazywane są stronie wnioskującej. Następnie jeden przekazywany jest dostawcy. Drugi egzemplarz zaświadczenia przekazywany jest do Kwestury UJ wraz z dokumentem poświadczającym zakup. ** W każdym przypadku, gdy jednostka UJ otrzyma towar bez faktury, zobowiązana jest niezwłocznie do powiadomienia o tym fakcie jednostkę pośredniczącą w zakupie. Jest to niezbędne dla prawidłowych rozliczeo z dostawcą. *** W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki podlegające pod Administrację Centralną (w tym Dział Socjalny) dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ lub w przypadku nieobecności Kanclerza UJ do właściwego Prorektora UJ (jako drugiej osoby akceptującej wydatek). **** W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych. 38 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

39 OGÓLNE ZASADY WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWEGO NABYCIA TOWARÓW Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dotyczy zakupów od dostawców z obszaru Unii Europejskiej. Zakupy mogą dotyczyd środków trwałych, książek, odczynników chemicznych, oprogramowania, licencji i innych towarów. Zakupy te realizowane są głównie przez Dział Aparatury Naukowej UJ, ale również bezpośrednio przez poszczególne jednostki UJ. Zapotrzebowanie na zakup zgłasza jednostka zamawiająca zgodnie z procedurami opisanymi w punkcie Po realizacji zamówienia, dostawca przysyła fakturę, którą po zarejestrowaniu (wpisaniu daty wpływu na fakturę) Dział Aparatury Naukowej UJ przesyła do jednostki, której zakup dotyczył, gdzie uzupełniany jest opis dokumentu zakupu i niezbędne podpisy zgodnie z punktem W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w Dziale Aparatury Naukowej UJ wypełniany jest jednocześnie dokument OT zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie , który przekazywany jest również do jednostki UJ celem uzupełnienia. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych elementów, dokument zakupu wraz z innymi dokumentami przekazywany jest ponownie do Działu Aparatury Naukowej UJ, gdzie następuje jego wprowadzenie do systemu SAP. W każdym przypadku, gdy zakup realizowany był bezpośrednio przez jednostkę UJ, należy przekazad dokument zakupu (faktura, rachunek) do Działu Aparatury Naukowej UJ w celu zgłoszenia zakupu do INTRASTAT (przekazanie informacji organom celnym dla celów ewidencji i statystyki dotyczącej obrotu towarowego z paostwami członkowskimi Wspólnoty Europejskiej). Następnie dokumenty przekazywane są do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT, który dokonuje adnotacji, że zakup jest wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów i że istnieje obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej. Następnie dokumenty przekazywane są do: Działu Ewidencji Majątku UJ w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych; dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 9 od pkt. II), Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ w pozostałych przypadkach; dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 8 od pkt. II). Jeżeli zdarzy się, że przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformowad o tym Dział Aparatury Naukowej UJ w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 39

40 Schemat 10 Ogólne zasady wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów I. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ odbiór dokumentu zakupu, jego rejestracja (wpisanie daty wpływu na fakturę) w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: wystawienie i uzupełnienie dokumentu OT (4 egz.) zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie przekazanie dokumentu zakupu i OT do jednostki, która będzie korzystad z danej aparatury II. JEDNOSTKA UJ* opis dokumentu zakupu przez osobę upoważnioną zgodnie z pkt uzupełnienie OT zgodnie z pkt przekazanie podpisanych i uzupełnionych dokumentów do Działu Aparatury Naukowej III. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ zgłoszenie INTRASTAT do organów celnych wstępne wprowadzenie dokumentu zakupu do systemu SAP przekazanie kompletnej dokumentacji do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT IV. PEŁNOMOCNIK KWESTORA UJ DS. VAT dokonanie adnotacji, że zakup jest wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów i że istnieje obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej - W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 9 od pkt. II - W pozostałych przypadkach: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 8 od pkt. II * Jeżeli przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformowad o tym Dział Aparatury Naukowej w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. W każdym przypadku, gdy zakup realizowany był bezpośrednio przez jednostkę UJ, należy przekazad dokument zakupu (faktura, rachunek) do Działu Aparatury Naukowej UJ w celu zgłoszenia zakupu do INTRASTAT (przekazanie informacji organom celnym dla celów ewidencji i statystyki dotyczącej obrotu towarowego z paostwami członkowskimi Wspólnoty Europejskiej). 40 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

41 OBIEG I OPIS DOKUMENTACJI DOTYCZĄCEJ ZAKUPÓW OD DOSTAWCÓW ZAGRANICZNYCH (SPOZA UNII EUROPEJSKIEJ) Za odprawy celne odpowiedzialny jest Dział Aparatury Naukowej UJ. Osobą upoważnioną przez Rektora Uniwersytetu do dokonywania odpraw i występowania z wnioskami o określenie należności celnopodatkowych w Urzędzie Celnym jest Kierownik Działu Aparatury Naukowej UJ. Odprawy celne dokonywane są przez pracownika Działu Aparatury Naukowej UJ w określonym Urzędzie Celnym lub przez agencje celne. Zakupy od dostawców zagranicznych mogą dotyczyd środków trwałych, książek, odczynników chemicznych, oprogramowania, licencji i innych towarów. Zakupy te realizowane są głównie przez Dział Aparatury Naukowej UJ. Zapotrzebowanie na zakup zgłasza jednostka zamawiająca zgodnie z procedurami opisanymi w punkcie UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 41

42 OBIEG I OPIS DOKUMENTACJI ZAKUPU Z UWZGLĘDNIENIEM ODPRAWY CELNEJ DOKONYWANEJ PRZEZ URZĄD CELNY W przypadku odprawy celnej dokonywanej bezpośrednio przez Urząd Celny, Dział Aparatury Naukowej UJ lub jednostka, na rzecz której zakup jest dokonywany, otrzymuje powiadomienie o nadejściu przesyłki wraz z dokumentem potwierdzającym zakup (faktura zakupu). Dział Aparatury Naukowej UJ przygotowuje dokumentację niezbędną do odprawy celnej: przetłumaczoną fakturę zakupu (tłumaczenia faktury dokonuje jednostka UJ, której zakup dotyczy) wraz z dokumentem SAD i przekazuje do Urzędu Celnego. Po uzyskaniu dokumentu SAD z Urzędu Celnego z określeniem należności celnopodatkowych, Dział Aparatury Naukowej UJ przekazuje go do jednostki UJ w celu zatwierdzenia merytorycznego i opisu dokumentu zgodnie z punktem Następnie dokument przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, gdzie jest sprawdzany pod względem formalnym i rachunkowym, co potwierdzone jest podpisem i pieczątką osoby dokonującej tej weryfikacji. Następnie dokument przekazywany jest do zatwierdzenia do zapłaty Kwestorowi UJ. W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki podlegające pod Administrację Centralną oraz w przypadku zakupów dotyczących projektów badawczych i grantów, dokument przekazywany jest również do Kanclerza UJ. Po zatwierdzeniu dokumentu do zapłaty, dokument przekazywany jest odpowiednio do Działu Księgowości*, gdzie następuje jego zaksięgowanie w systemie SAP. Po zaksięgowaniu, dokument przekazywany jest do Działu Finansowego w celu zapłaty. Po dokonaniu zapłaty należności celno-podatkowych, Urząd Celny zwalnia towar. Przesyłka wraz z dokumentacją dostarczana jest do jednostki UJ dokonującej zakupu. W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Dział Aparatury Naukowej UJ wypisuje dokument OT (zgodnie z zasadami opisanymi w pkt ). Następnie przekazuje dokumenty zakupu do jednostki dokonującej zakupu, gdzie uzupełniany jest ich opis i niezbędne podpisy zgodnie z punktem Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych elementów, dokumenty przekazywane są ponownie do Działu Aparatury Naukowej UJ, gdzie następuje wstępne wprowadzenie faktury zakupu do systemu SAP. Następnie dokumenty przekazywane są do: Działu Ewidencji Majątku UJ w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych; dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 9 od pkt. II z pominięciem punktu VIII dotyczącego realizacji płatności), Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ w pozostałych przypadkach; dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 8 od pkt. II z pominięciem punktu VI dotyczącego realizacji płatności). Jeżeli zdarzy się, że przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformowad o tym Dział Aparatury Naukowej UJ w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. *W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukt. UE Dział Rozliczeo Projektów Unijnych. 42 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

43 Schemat 11 Opis i obieg dokumentacji zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej przez Urząd Celny I. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ po otrzymaniu informacji o nadejściu przesyłki wraz z fakturą zakupu - przygotowanie dokumentacji niezbędnej do odprawy celnej (faktura zakupu - tłumaczenia faktury dokonuje jednostka UJ, której zakup dotyczy, dokument SAD) i przekazanie do właściwego Urzędu Celnego otrzymanie informacji z Urzędu Celnego o wysokości należności celno-podatkowych i przekazanie do jednostki UJ II. JEDNOSTKA UJ* zatwierdzenia merytoryczne dokumentu (informacja o należnościach celno-podatkowych) i opisanie go zgodnie z punktem przez osobę upoważnioną III. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, potwierdzone podpisem i pieczątką osoby dokonującej tej weryfikacji przekazanie do zatwierdzenia do zapłaty do Kwestora UJ i Kanclerza UJ** zatwierdzenie do zapłaty IV. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie do zapłaty V. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)** VI. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI*** wprowadzenie i zaksięgowanie dokumentu w systemie SAP VII. DZIAŁ FINANSOWY realizacja płatności i przygotowanie potwierdzenia przelewu UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 43

44 VIII. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ przekazanie potwierdzenia przelewu do właściwego Urzędu Celnego w przypadku otrzymania faktury zakupu (rejestracja dokumentu zakupu; w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerilanych i prawnych: wystawienie i uzupełnienie dokumentu OT (4 egz.); przekazanie dokumentu zakupu i OT do jednostki UJ IX. JEDNOSTKA UJ opis dokumentu zakupu przez osobę upoważnioną zgodnie z pkt uzupełnienie OT zgodnie z pkt (w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) przekazanie podpisanych i uzupełnionych dokumentów do Działu Aparatury Naukowej UJ wprowadzenie dokumentu do systemu SAP X. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ - W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 9 od pkt. II z pominięciem punktu VIII dotyczącego realizacji płatności - W pozostałych przypadkach: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 8 od pkt. II z pominięciem punktu VI dotyczącego realizacji płatności * Jeżeli przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformowad o tym Dział Aparatury Naukowej w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. ** W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki podlegające pod Administrację Centralną (w tym Dział Socjalny) dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ lub w przypadku nieobecności Kanclerza UJ do właściwego Prorektora UJ (jako drugiej osoby akceptującej wydatek). *** W przypadku grantów krajowych do Działu Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych do Działu Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych. 44 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

45 OBIEG I OPIS DOKUMENTACJI ZAKUPU Z UWZGLĘDNIENIEM ODPRAWY CELNEJ DOKONYWANEJ ZA POŚREDNICTWEM AGENCJI CELNEJ W przypadku odprawy celnej dokonywanej za pośrednictwem agencji celnej (np. FedEx, DHL itp.), Dział Aparatury Naukowej UJ lub jednostka, na rzecz której zakup jest dokonywany, otrzymuje powiadomienie o nadejściu przesyłki wraz z dokumentem potwierdzającym zakup (faktura zakupu). Dział Aparatury Naukowej UJ przesyła przetłumaczoną fakturę (tłumaczenia faktury dokonuje osoba jednostka UJ, której zakup dotyczy) do agencji celnej, która dokonuje odprawy celnej. Po przeprowadzeniu procedury odprawy celnej, agencja dostarcza przesyłkę wraz z fakturą zakupu i dokumentem SAD do jednostki UJ. Faktura uwzględniająca należności celno-podatkowe oraz koszty prowizji agencji wysyłana jest do jednostki UJ w terminie późniejszym (do 10 dni po otrzymaniu przesyłki). W przypadku nabycia środków trwałych, na podstawie dokumentacji otrzymanej po dokonanej odprawie celnej, Dział Aparatury Naukowej UJ wypisuje dokument OT (zgodnie z zasadami opisanymi w pkt ). Następnie przekazuje dokumenty zakupu do jednostki UJ, gdzie uzupełniany jest ich opis i składane są niezbędne podpisy zgodnie z punktem oraz uzupełniany jest dokument OT zgodnie z punktem Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych elementów dokumenty przekazywane są ponownie do Działu Aparatury Naukowej UJ, gdzie następuje wstępne wprowadzenie faktury zakupu do systemu SAP. Następnie dokumenty przekazywane są do: Działu Ewidencji Majątku UJ w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych; dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 9 od pkt. II), Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ w pozostałych przypadkach; dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 8 od pkt. II). Jeżeli zdarzy się, że przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformowad o tym Dział Aparatury Naukowej UJ w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 45

46 Schemat 12 Obieg i opis dokumentacja zakupu od dostawców zagranicznych z uwzględnienim odprawy celnej dokonywanej za pośrednictwem agencji celnej I. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ otrzymanie powiadomienia o nadejściu przesyłki wraz z dokumentem potwierdzajacym zakup przesłanie przetłumaczonej faktury zakupu (tłumaczenia faktury dokonuje jednostka UJ, której zakup dotyczy) do agencji celnej, która dokonuje odprawy celnej II. JEDNOSTKA UJ* po dokonaniu odprawy celnej przez agencję celną: otrzymanie od agencji celnej przesyłki wraz z fakturą zakupu i dokumentem SAD. (Faktura uwzględniająca należności celno-podatkowe oraz koszty prowizji agencji wysyłana jest do jednostki UJ w terminie późniejszym, do 10 dni po otrzymaniu przesyłki.) III. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: wystawienie i uzupełnienie dokumentu OT (4 egz.); przekazanie dokumentu zakupu i OT do jednostki UJ IV. JEDNOSTKA UJ opis dokumentu zakupu przez osobę upoważnioną zgodnie z pkt uzupełnienie OT zgodnie z pkt przekazanie podpisanych i uzupełnionych dokumentów do Działu Aparatury Naukowej UJ wprowadzenie dokumentu do systemu SAP V. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ - W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 9 od pkt. II - W pozostałych przypadkach: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 8 od pkt. II * Jeżeli przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformowad o tym Dział Aparatury Naukowej w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. 46 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

47 OBIEG I OPIS DOKUMENTACJI ZAKUPU OD DOSTAWCÓW ZAGRANICZNYCH (SPOZA UNII EUROPEJSKIEJ) W PRZYPADKU OTRZYMANIA TOWARU BEZ DOKUMENTU SAD (Z POMINIĘCIEM URZĘDU CELNEGO LUB OTRZYMANIA TOWARU O ZANIŻONEJ WARTOŚCI CELNEJ) W przypadku otrzymania przesyłki lub przywiezienia towaru od dostawcy zagranicznego spoza UE o wartości celnej powyżej 22 Euro z pominięciem Urzędu Celnego lub o zaniżonej wartości celnej (w przypadku, gdy wysyłający przesyłkę poda nieprawdziwe dane dotyczące wartości celnej towaru) jednostka UJ, która dokonała zakupu w imieniu Uniwersytetu, zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie osobę upoważnioną z Działu Aparatury Naukowej UJ. Każdy towar, który przekroczy granicę Polski, a jest dostarczony spoza Unii Europejskiej i jego wartośd przekracza 22 Euro, musi zostad zgłoszony do odprawy celnej niezwłocznie po przekroczeniu granicy. Dział Aparatury Naukowej UJ występuje do Urzędu Celnego z wnioskiem o określenie należności celnopodatkowych. Załącznikami do wniosku są: faktura zakupu, pełnomocnictwo udzielone dla Kierownika Działu Aparatury Naukowej UJ, potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa opłaconego przez jednostkę, której dostawa dotyczy, informacja dotycząca towaru będącego przedmiotem wniosku, list przewozowy lub inne wskazane przez Urząd Celny. Urząd Celny po rozpatrzeniu wniosku wydaje decyzję o dopuszczeniu towaru do obrotu, określającą kwotę należności celnopodatkowych. Decyzja jest wysyłana do jednostki UJ dokonującej zakupu w celu akceptacji i zatwierdzenia pod względem merytorycznym. Wstępne wprowadzenie Decyzji Urzędu Celnego do systemu SAP następuje w jednostce, której Decyzja dotyczy. Następnie dokumenty przekazywane są do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 8 od pkt. II). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 47

48 Schemat 13 Opis i obieg dokumentacji zakupu od dostawców zagranicznych (spoza Unii Europejskiej) w przypadku otrzymania towaru bez dokumentu SAD (z pominięciem Urzędu Celnego lub otrzymania towaru o zaniżonej wartości celnej) I. DZIAŁ APARATURY NAUKOWEJ UJ po otrzymaniu informacji o nadejściu przesyłki* - wystąpienie z wnioskiem do właściwego Urzędu Celnego o określenie należności celno-podatkowych wraz z załącznikami (faktura zakupu, pełnomocnictwo udzielone dla Kierownika Działu Aparatury Naukowej UJ, potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa opłaconego przez jednostkę, której dostawa dotyczy, informacja dotycząca towaru będącego przedmiotem wniosku, list przewozowy lub inne wskazane przez Urząd Celny) po otrzymaniu z Urzędu Celnego decyzji o dopuszczeniu towaru do obrotu, określającej kwotę należności celno-podatkowych - przekazanie dokumentu do jednostki UJ, na rzecz której zakup był dokonany w celu akceptacji i zatwierdzenia pod względem merytorycznym II. JEDNOSTKA UJ opis dokumentu zakupu przez osobę upoważnioną zgodnie z pkt wstępne wprowadzenie Decyzji Urzędu Celnego do systemu SAP przekazanie dokumentów do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ Dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 8 od pkt. II * W przypadku otrzymania przesyłki lub przywiezienia towaru od dostawcy zagranicznego spoza UE o wartości celnej powyżej 22 Euro z pominięciem Urzędu Celnego lub o zaniżonej wartości celnej (w przypadku, gdy wysyłający przesyłkę poda nieprawdziwe dane dotyczące wartości celnej towaru) jednostka UJ, która dokonała zakupu w imieniu Uniwersytetu, zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie osobę upoważnioną z Działu Aparatury Naukowej UJ. Każdy towar, który przekroczy granicę Polski, a jest dostarczony spoza Unii Europejskiej, a jego wartośd przekracza 22 Euro, musi zostad zgłoszony do odprawy celnej niezwłocznie po przekroczeniu granicy. 48 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

49 SZCZEGÓŁOWE ROZWIĄZANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI ZAKUPU OBOWIĄZUJĄCE W UJ DOKUMENTACJA ZAKUPU DOTYCZĄCA INWESTYCJI REALIZOWANYCH PRZEZ DZIAŁ INWESTYCJI UJ/ PION TECHNICZNY UJ Wszelkie czynności dotyczące przygotowania, wykonania, realizacji i odbioru między innymi kosztorysów inwestorskich, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programów funkcjonalno użytkowych, dokumentacji projektowych oraz robót remontowych i budowlanych, jak również przeprowadzenia konkursów i koncepcji architektoniczno budowlanych, po przeprowadzeniu stosownej procedury opisanej w punkcie 2.1.1, prowadzi Pion Techniczny Uniwersytetu lub Dział Inwestycji UJ. We wszystkich przypadkach, w których Dział Inwestycji UJ lub Pion Techniczny UJ są wnioskodawcą na zamówienia publiczne, wystawione przez wykonawcę faktury zakupu trafiają do tych jednostek z kompletem dokumentów, gdzie są rejestrowane i wstępnie wprowadzane do systemu SAP. Dział Inwestycji UJ/Pion Techniczny UJ weryfikuje faktury pod względem merytorycznym (co potwierdza podpis i pieczątka na fakturze) oraz wystawia dokument OT, (w przypadku nakładów inwestycyjnych lub modernizacyjnych). Faktura zakupu opisywana jest zgodnie z procedurą opisaną w podrozdziale Następnie dokumenty przekazywane są do: Działu Ewidencji Majątku UJ w przypadku nakładów inwestycyjnych i modernizacyjnych; dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 9 od pkt. II), Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ w przypadku remontów; dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem nr 8 od pkt. II). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 49

50 Schemat 14 Dokumentacja zakupu dotycząca realizacji inwestycji (Dział Inwestycji UJ i Pion Techniczny UJ) I. DZIAŁ INWESTYCJI UJ/PION TECHNICZNY UJ rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup i wpisanie daty wpływu na dokumencie wstępne wprowadzenie dokumentu zakupu do systemu SAP opis dokumentu zakupu zgodnie z punktem w przypadku nakładów inwestycyjnych i modernizacyjnych: wystawienie dokumentu OT (4 egz.) zgodnie z pkt w przypadku nakładów inwestycyjnych i modernizacyjnych: przekazanie dokumentu OT wraz z dokumentem potwierdzającym zakup do Działu Ewidencji Majątku w przypadku remontów: przekazanie dokumentów do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ - W przypadku nakładów inwestycyjnych i modernizacyjnych: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 9 od pkt. II - W przypadku remontów: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem nr 8 od pkt. II 50 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

51 DOKUMENTACJA ZAKUPU W WYDAWNICTWIE UJ W Sekretariacie Wydawnictwa UJ następuje rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup. Następnie dokument przekazywany jest do osoby upoważnionej, odpowiedzialnej za dany zakup, która dokonuje stosownego opisu tego dokumentu (opis potwierdzający, iż zakupiony towar lub usługa są zgodne z umową lub wystawioną fakturą, oznaczenie jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, dla którego dokonano zakupu oraz źródło finansowania zakupu, sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym przez Dyrektora Wydawnictwa UJ ze wskazaniem celu dokonania zakupu). W uzasadnionych przypadkach dokument zakupu może byd opisany zgodnie z pkt Kontrola formalno rachunkowa i księgowanie dokumentu w systemie SAP następuje w Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ. Następnie dokument przekazywany jest do dysponenta środków finansowych (Dyrektor Wydawnictwa UJ) w celu zatwierdzenia do zapłaty. Po wypełnieniu polecenia przelewu podpisanego przez dwie osoby upoważnione, następuje realizacja płatności w Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ, gdzie dokument jest przechowywany. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 51

52 Schemat 15 Dokumentacja zakupu w Wydawnictwie UJ I. WYDAWNICTWO UJ - SEKRETARIAT rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup (dotyczy również not wewnętrznych) II. WYDAWNICTWO UJ - OSOBA UPOWAŻNIONA opis potwierdząjący, iż zakupiony towar lub usługa są zgodne z umową i wystawioną fakturą, oznaczenie jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, dla którego dokonano zakupu oraz źródło finansowania zakupu - dokonany przez osobę odpowiedzialną za zakup wraz z podpisem i pieczątką jednostki Uniwersytetu, na rzecz której zakup był dokonany opis dotyczący tego, iż faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym (ze wskazaniem w jakim celu dokonano zakupu), podpisany przez Dyrektora wraz z jego pieczątką w uzasadnionych przypadkach wpisanie na dokument pozostałych informacji wymienionych w podrozdziale III. WYDAWNICTWO UJ - DZIAŁ KSIĘGOWY sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym księgowanie dokumentu w systemie SAP IV. WYDAWNICTWO UJ - DYSPONENT ŚRODKÓW FINANSOWYCH zatwierdzenie do zapłaty V. WYDAWNICTWO UJ - DZIAŁ KSIĘGOWY przygotowanie druku przelewu i uzyskanie podpisów osób upoważnionych realizacja płatności przechowywanie dokumentu 52 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

53 PROCEDURA ZAKUPU NA PODSTAWIE AKTU NOTARIALNEGO W przypadku transakcji zakupu, dla których wymagany jest akt notarialny, osobą odpowiedzialną za koordynowanie procesu jest Radca Prawny Uniwersytetu. Do zadao Radcy Prawnego należy m.in. przygotowanie kompletu dokumentów (w tym zaakceptowanego wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne) na podstawie informacji otrzymanych od władz UJ, zorganizowanie spotkania w Kancelarii Notarialnej w celu podpisania aktu przez osoby upoważnione (Notariusz, Radca Prawny UJ, osoba dokonująca sprzedaży, osoby upoważnione do podpisu aktu notarialnego ze strony UJ - Kwestor UJ, Kanclerz UJ). Po podpisaniu aktu notarialnego 1 egzemplarz aktu (oryginał) jest rejestrowany i przechowywany przez Radcę Prawnego. 1 egzemplarz (kserokopia) przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku UJ. W zakres obowiązków Działu Ewidencji Majątku UJ należy wystawienie dokumentu OT, uzyskanie podpisów osób upoważnionych oraz wprowadzenie do ewidencji księgowej. Równocześnie 1 egzemplarz (kserokopia) przekazywany jest do Biura Kanclerza UJ, gdzie następuje wstępne wprowadzenie dokumentu do systemu SAP. Następnie dokument przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, gdzie podlega sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym. W zakres obowiązków Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ należy przekazanie dokumentu do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w złożonych przypadkach) oraz uzyskanie zatwierdzenia do zapłaty osób upoważnionych (w przypadku gdy płatnośd nie została dokonana przed podpisaniem aktu notarialnego). Następnie dokument przekazywany jest do Działu Księgowego UJ, gdzie jest księgowany w systemie SAP i dalej do Działu Finansowego w celu realizacji płatności (w przypadku gdy płatnośd nie została dokonana przed podpisaniem aktu notarialnego). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 53

54 Schemat 16 Zakup na podstawie aktu notarialnego I. RADCA PRAWNY UJ przygotowanie kompletu dokumentów (w tym zaakceptowanego wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne) na podstawie informacji otrzymanych od władz UJ zorganizowanie spotkania w Kancelarii Notarialnej w celu podpisania aktu przez osoby upoważnione (Notariusz, Radca Prawny UJ, osoba dokonująca sprzedaży, osoby upoważnione do podpisu aktu notarialnego ze strony UJ - Kwestor UJ, Kanclerz UJ) rejestracja aktu notarialnego i przechowywanie 1 egzemplarza (oryginał) przez Radcę Prawnego przekazanie 1 egzemplarza (kserokopia) do Biura Kanclerza UJ oraz 1 egzemplarza (kserokopia) do Działu Ewidencji Majątku UJ II A. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ wystawienie dokumentu OT uzyskanie podpisów osób upoważnionych wprowadzenie dokumentu OT do ewidencji księgowej II B. BIURO KANCLERZA UJ wstępne wprowadzenie aktu notarialnego do systemu SAP jako dokumentu potwierdzajacego zakup przekazanie 1 egzemplarza aktu notarialnego (kserokopii) do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ III. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym i przekazanie do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w złożonych przypadkach) uzyskanie zatwierdzenia do zapłaty osób upoważnionych w przypadku gdy płatnośd nie została dokonana przed podpisaniem aktu notarialnego IV. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI UJ księgowanie dokumentu i przechowywanie dokumentu w przypadku gdy płatnośd nie została dokonana przed podpisaniem aktu notarialnego: przekazanie do Działu Finansowego w celu realizacji płatności 54 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

55 PROCEDURA ZAKUPU W PRZYPADKU KONIECZNOŚCI DOKONANIA PRZEDPŁATY LUB ZALICZKI Na podstawie umowy lub innego dokumentu, o którym mowa w punkcie , opisanych i zatwierdzonych do zapłaty zgodnie z punktem , jednostka UJ wprowadza tzw. Żądanie zaliczki do systemu SAP. Do Żądania zaliczki dołączany jest dokument Zobowiązanie opisany w punkcie (Załącznik 20). Sposób weryfikacji dokumentów jak w przypadku innych faktur zakupu. Po zatwierdzeniu dokumentu do zapłaty, jest on przekazywany jest do Działu Finansowego w celu realizacji płatności. Po dokonaniu płatności, dokument przekazywany jest do odpowiedniego Działu Księgowości, gdzie jest przechowywany zgodnie z obowiązującymi przepisami. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 55

56 Schemat 17 Procedura zakupu w przypadku konieczności dokonania przedpłaty lub zaliczki I. JEDNOSTKA UJ wprowadzenie tzw. "Żądania zaliczki" do systemu SAP, na podstawie umowy lub innego dokumentu, o którym mowa w punkcie , opisanych i zatwierdzonych do zapłaty zgodnie z punktem dołączenie do Żądania zaliczki dokumentu Zobowiązanie opisanego w punkcie (Załącznik 20) II. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ weryfikacja i kontrola dokumentów - sprawdzenie faktury pod względem formalno - rachunkowym przekazanie do zatwierdzenia do zapłaty do Kwestora UJ i Kanclerza UJ* zatwierdzenie do zapłaty III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie do zapłaty IV. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)* realizacja płatności V. DZIAŁ FINANSOWY przechowywanie dokumentów VI. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI** * W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki podlegające pod Administrację Centralną (w tym Dział Socjalny) dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ lub w przypadku nieobecności Kanclerza UJ do właściwego Prorektora UJ (jako drugiej osoby akceptującej wydatek). **W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych. 56 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

57 2.2 DOKUMENTOWANIE OPERACJI SPRZEDAŻY OGÓLNE ZASADY DOKUMENTOWANIA OPERACJI SPRZEDAŻY System sprzedaży Uniwersytetu Jagiellooskiego Dokumenty sprzedaży są automatycznie tworzone w systemie SAP. Prawidłowe wystawienie dokumentu sprzedaży jest równoznaczne z ich zaksięgowaniem w księgach UJ, stąd istnieje obowiązek sprawdzenia przez osobę wystawiającą, czy nastąpiło automatyczne zaksięgowanie. Każdy przypadek niezaksięgowania dokumentu sprzedaży należy bezzwłocznie zgłosid do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży. Aby dokument sprzedaży był możliwy do utworzenia w systemie SAP muszą byd spełnione dwa warunki: 1. utworzono odbiorcę, 2. utworzono materiał (towar lub usługa), który podlega sprzedaży. Odbiorcy są tworzeni przez osoby odpowiadające za poszczególne rodzaje sprzedaży w jednostkach UJ, bądź w przypadku studentów - automatycznie z systemu USOS. Każdorazowo istnieje obowiązek sprawdzenia, czy odbiorca nie został wcześniej założony w bazie odbiorców (istnieje zakaz zakładania dodatkowej kartoteki dla już istniejącego w bazie odbiorcy). Materiał określający usługę lub towar może byd utworzony wyłącznie przez Głównego Specjalistę ds. Sprzedaży UJ. Jeśli w systemie SAP nie istnieje odpowiedni materiał jednostka UJ wysyła elektroniczne zapotrzebowanie zgodnie ze wzorem przedstawionym w Załączniku nr 26. Do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży UJ należy pisemne uzgodnienie z działami księgowości dekretu, z Pełnomocnikiem Kwestora UJ ds. VAT odpowiedniej stawki VAT, a z Kwestorem UJ czy przychody ze sprzedaży podlegają podziałowi wewnętrznemu. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 57

58 Rodzaje dokumentów FAKTURA VAT Faktura VAT stanowi udokumentowanie transakcji sprzedaży. Faktura VAT wystawiana jest nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z uwzględnieniem przepisów dotyczących faktur zaliczkowych (patrz ). Faktury są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopia przechowywana jest w Uniwersytecie. Oryginał faktury powinien zawierad wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury - wyraz "KOPIA". Kopia faktury VAT powinna byd przekazana do Kwestury UJ (w Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ) najpóźniej do 7 dni od daty wystawienia faktury. Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym koocówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a koocówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. Kopie faktur należy przechowywad do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Zasadach (Polityce) Rachunkowości Uniwersytetu. Dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Szczegółowy zakres elementów, które powinna zawierad faktura VAT został określony w podrozdziale (zgodnie z obowiązującymi przepisami 5 ) FAKTURA ZALICZKOWA Zgodnie z obowiązującymi przepisami 6, z chwilą otrzymania części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (np. przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty) powstaje obowiązek podatkowy od tej części. Podstawą opodatkowania jest kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Powstanie obowiązku podatkowego wiąże się również z koniecznością wystawienia faktury VAT. Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano częśd lub całośd należności od nabywcy. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano (przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi) każdą kolejną częśd należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę). Obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki (wpływu środków na rachunek bankowy UJ) i taką datę należy umieścid na fakturze, jako datę sprzedaży. Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, faktura sprzedaży wystawiana jest po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartośd otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Taka faktura powinna zawierad również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, nie wystawia się faktury koocowej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. 5 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 95, poz. 798, ost. zm. w Dz. U. z 2008 r. nr 89, poz. 542). 6 Art. 19 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.) 58 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

59 FAKTURA KORYGUJĄCA VAT Fakturę korygującą VAT należy wystawid w przypadku gdy: - udzielono rabatów po wystawieniu faktury VAT za sprzedane towary lub usługi, - dokonano podwyższenia ceny, - dokonano zwrotu sprzedawcy towarów, - nastąpił zwrot nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, - dokonano zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu, - stwierdzono pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, jeżeli korekta tych błędów zmniejsza pierwotnie wykazaną kwotę podatku. Szczegółowy zakres elementów, które powinna zawierad faktura korygująca VAT został określony w podrozdziale (zgodnie ze stosownymi przepisami 7 ). Sprzedawca jest obowiązany posiadad potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę (nie dotyczy to eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju, towarów i usług w zakresie energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wody, odprowadzania ścieków, wywozu nieczystości). Faktury korygujące powinny zawierad wyraz "KOREKTA" albo wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" NOTA KORYGUJĄCA Szczegółowy opis dotyczący not korygujących został zamieszczony w podrozdziale DUPLIKAT FAKTURY Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierad wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W przypadku not korygujących obowiązują te same zasady FAKTURA PRO FORMA Faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego. Faktura pro forma wystawiana jest w przypadku konieczności pobrania przedpłaty od klienta. Faktura pro forma nie podlega księgowaniu. 7 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 95, poz. 798, ost. zm. w Dz. U. z 2008 r. nr 89, poz. 542). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 59

60 PARAGON FISKALNY Paragon fiskalny jest wydawany nabywcy, w momencie sprzedaży dokonanej poprzez kasę fiskalną. Miesięczne raporty z kas fiskalnych podlegają księgowaniu NOTA ZALICZKOWA W przypadku wystawiania not dla innych jednostek Uniwersytetu, po otrzymaniu zaliczki istnieje możliwośd wystawienia noty zaliczkowej (dotyczy głównie Wydawnictwa UJ). Po wykonaniu usługi i dokonaniu sprzedaży wystawia się notę koocową na całą kwotę usługi, ze wskazaniem kwoty wpłaconej zaliczkowo. Jeżeli nota zaliczkowa obejmuje całą cenę towaru lub usługi, wystawia się notę koocową po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi NOTA KSIĘGOWA ZEWNĘTRZNA Istnieje możliwośd wystawienia noty księgowej, ale jedynie w przypadku tych usług, które nie są wymienione się w katalogu usług art.5 ust.1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. Nr 54 poz.535 z późn. zm.) (np. zwrot kosztów delegacji) NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA Nota księgowa wewnętrzna służy do dokumentowania świadczenia usług pomiędzy jednostkami Uniwersytetu lub zwrotu poniesionych kosztów. Nota księgowa wewnętrzna powinna zawierad co najmniej następujące dane: - nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz płatnika, - datę i miejscowośd wystawienia noty, - numer kolejny noty oznaczonej jako "NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA", - nazwę towaru lub usługi, - wartośd towarów lub wykonanych usług, - kwotę należności ogółem, wyrażoną cyframi i słownie, - warunki i termin płatności ze wskazaniem numeru rachunku bankowego, - dane jednostki UJ dokonującej sprzedaży, - imię i nazwisko osoby wystawiącej notę. 60 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

61 SPOSOBY SPRZEDAŻY FAKTURA PRZELEWOWA Na podstawie umowy lub po zgłoszeniu chęci zakupu przez klienta, po akceptacji możliwości dokonania zakupu przez osobę sprzedającą, tworzone jest w systemie zlecenie sprzedaży, na podstawie którego przygotowywana jest faktura sprzedaży przelewowa. Wydrukowany oryginał faktury sprzedaży wraz z towarem, w momencie wykonania usługi lub innym momencie określonym w umowie jest przekazywany klientowi. Kopia faktury sprzedaży przekazywana jest do Kwestury UJ, gdzie podlega weryfikacji przez Głównego Specjalistę ds. Sprzedaży i dalszemu przechowywaniu. Schemat 18 Wystawienie faktury sprzedaży przelewowej I. JEDNOSTKA UJ DOKONUJĄCA SPRZEDAŻY wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP na podstawie podpisanych umów lub innych dokumentów przekazanie oryginału faktury sprzedaży klientowi przekazanie kopii faktury sprzedaży do Kwestury UJ II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY weryfikacja dokumentu przechowywanie kopii faktury sprzedaży UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 61

62 SPRZEDAŻ POPRZEZ KASĘ FISKALNĄ W momencie dokonania przez kupującego zapłaty, osoba odpowiedzialna za obsługę kasy fiskalnej drukuje dokument potwierdzający dokonanie wpłaty w postaci paragonu fiskalnego i wręcza go klientowi, jako dowód dokonania zakupu. W sytuacji, w której klient zgłosi chęd otrzymania faktury VAT, musi zwrócid otrzymany paragon fiskalny. Zwrot paragonu jest warunkiem do przekazania klientowi oryginału faktury sprzedaży. Klient może otrzymad fakturę w terminie do 7 dni od daty wystawienia paragonu (firma) lub do 3 miesięcy od daty wystawienia paragonu (osoba fizyczna). Wystawienie faktury sprzedaży poprzedzone jest przygotowaniem zlecenia sprzedaży w systemie SAP i przy wprowadzeniu raportu z kasy fiskalnej do systemu SAP należy odjąd te transakcje, dla których zostały wystawione faktury VAT. Miesięczne raporty z kas fiskalnych przekazywane są po zakooczeniu każdego miesiąca do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT, gdzie następuje ich weryfikacja, a następnie przekazywane są do Kwestury UJ, gdzie następuje ich księgowanie w systemie SAP. W przypadku Wydawnictwa UJ raporty z kas fiskalnych przekazywane są do Działu Księgowości Wydawnictwa UJ. Jeżeli sprzedaż dokumentowana jest drukarką fiskalną, księgowanie każdej zarejestrowanej operacji następuje automatycznie w systemie SAP. Osoba obsługująca drukarkę fiskalną wprowadza do systemu SAP zlecenie sprzedaży, co powoduje automatyczny wydruk paragonu fiskalnego i możliwośd wygenerowania faktury sprzedaży, w przypadku gdy klient zgłosi chęd otrzymania faktury VAT. Schemat 19 Sprzedaż poprzez kasę fiskalną I. JEDNOSTKA UJ wydrukowanie paragonu fiskalnego w momencie wpłaty przez klienta* wręczenie paragonu fiskalnego klientowi jako dowód dokonania zakupu w momencie zgłoszenia chęci otrzymania faktury przez klienta: wystawienie faktury sprzedaży i przyjęcie paragonu fiskalnego. Klient może otrzymad fakturę w terminie do 7 dni od daty wystawienia paragonu (firma) lub do 3 miesięcy od daty wystawienia paragonu (osoba fizyczna).przy wprowadzeniu raportu z kasy fiskalnej do systemu SAP należy odjąd te transakcje, dla których zostały wystawione faktury przekazanie raportu z kasy fiskalnej do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT, w przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowości Wydawnictwa UJ weryfikacja raportu z kasy fiskalnej II. PEŁNOMOCNIK KWESTORA UJ DS. VAT III. KWESTURA UJ* księgowanie raportu z kasy fiskalnej w systemie SAP *Jeżeli sprzedaż dokumentowana jest drukarką fiskalną, księgowanie każdej zarejestrowanej operacji następuje automatycznie w systemie SAP. Osoba obsługująca drukarkę fiskalną wprowadza do systemu SAP zlecenie sprzedaży, co powoduje automatyczny wydruk paragonu fiskalnego i możliwośd wygenerowania faktury sprzedaży, w przypadku gdy klient zgłosi chęd otrzymania faktury VAT. ** W przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowości Wydawnictwa UJ. 62 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

63 SPRZEDAŻ GOTÓWKOWA BEZ KASY FISKALNEJ Istnieje możliwośd zapłaty za usługę (towar) za pośrednictwem kasy Banku obsługującego UJ znajdującego się w Collegium Novum. Po zgłoszeniu chęci zakupu przez klienta i po akceptacji możliwości dokonania zakupu przez osobę sprzedającą, tworzone jest w systemie SAP zlecenie oraz równolegle faktura i polecenie wpłaty do banku/kasy, które jest podstawą do uregulowania przez klienta powstałej w momencie dokonania zakupu należności. Po dokonaniu wpłaty i uzyskaniu potwierdzenia w postaci odcinka wpłaty następuje proces realizacji usługi/wydania towaru. Podobnie jak w przypadku poprzedniego procesu klient ma możliwośd żądania faktury. W takim przypadku faktura jest drukowana z systemu SAP przez osobę odpowiedzialną za obsługę procesu sprzedaży. Kopia faktury przekazywana jest do Kwestury UJ*. Schemat 20 Sprzedaż gotówkowa bez kasy fiskalnej I. JEDNOSTKA UJ DOKONUJĄCA SPRZEDAŻY wprowadzenie do systemu SAP zlecenia sprzedaży, na podstawie którego przygotowywane jest polecenie wpłaty do banku/kasy przekazanie polecenia wpłaty do banku/kasy do osoby kupującej po otrzymaniu potwierdzenia wpłaty następuje proces realizacji usługi/wydania towaru na żadanie wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP przekazanie oryginału faktury sprzedaży klientowi przekazanie kopii faktury sprzedaży do Kwestury UJ* *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowości Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 63

64 NOTA KSIĘGOWA ZEWNĘTRZNA Noty księgowe zewnętrzne wystawiane i podpisywane są przez osobę obsługującą dany proces sprzedaży. Oryginał noty przekazywany jest do podmiotu, dla którego nota została wystawiona. Po zakooczeniu miesiąca kopie not przekazywane są do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży*. Schemat 21 Wystawienie not księgowych zewnętrznych I. JEDNOSTKA UJ wystawienie i podpisanie noty księgowej zewnętrznej przez osobę obsługującą dany proces sprzedaży przekazanie oryginału noty do podmiotu, dla którego nota została wystawiona przekazanie kopii noty do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży weryfikacja dokumentu przechowywanie kopii noty II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY* *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowości Wydawnictwa UJ. 64 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

65 NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA Do noty księgowej wewnętrznej załączane są dokumenty stanowiące podstawę wystawienia noty księgowej. Na nocie księgowej podpisuje się osoba wystawiająca notę oraz osoba akceptująca. Następnie oryginał noty przekazywany jest do jednostki, dla której dana nota została wystawiona, a kopia noty przekazywana jest do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży*. *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. Schemat 22 Wystawienie not księgowych wewnętrznych I. JEDNOSTKA UJ wystawienie noty księgowej wewnętrznej dla innej jednostki UJ w systemie SAP przez osobę obsługującą dany proces sprzedaży podpisanie noty przez osobę wystawiającą oraz akceptującą przekazanie oryginału noty do jednostki UJ, dla której nota została wystawiona przekazanie kopii noty do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży weryfikacja dokumentu przechowywanie noty II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY* *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 65

66 2.2.2 SZCZEGÓŁOWE ROZWIĄZANIA SPRZEDAŻY OBOWIĄZUJACE W UJ SPRZEDAŻ USŁUG EDUKACYNYCH OPŁATY ZA STUDIA, LEGITYMACJE, INDEKSY, DYPLOMY Faktury za usługi edukacyjne wystawiane są przez osoby obsługujące sprzedaż na Wydziałach Uniwersytetu za pośrednictwem systemu USOS w terminie wynikającym z umowy zawartej ze studentem. Na podstawie danych znajdujących się w systemie USOS następuje automatyczne wygenerowanie faktury sprzedaży za usługi edukacyjne i opłaty związane z usługami edukacyjnymi (m.in. opłaty za: czesne, legitymacje studenckie, indeksy, dyplomy, powtarzanie roku, powtarzanie przedmiotu). Istnieje obowiązek wystawienia (wydrukowania) faktury na żądanie usługobiorcy (studenta). Oryginał wydrukowanej faktury sprzedaży przekazywany jest studentowi lub innej osobie, na rzecz której nastąpiła sprzedaż usług edukacyjnych. Kopia wydrukowanej faktury sprzedaży przechowywana jest w Jednostce, w której wystawiono fakturę. W każdym momencie istnieje możliwośd wydrukowania wszystkich wystawionych faktur sprzedaży, które stanowią zapisy w księgach rachunkowych równoważne dowodom źródłowym zgodnie z art. 20 pkt.5 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U.z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Do wystawionych faktur sprzedaży, jeżeli udzielono rabatu lub uzasadniony jest zwrot czesnego, należy wystawid fakturę korektę, która musi byd podpisana przez studenta wraz z podaniem daty odbioru faktury korygującej. Student może poprosid o wystawienie faktury na zakład pracy do 7 dni od daty wystawienia pierwotnej faktury. W takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury korygującej w systemie SAP, a następnie za pośrednictwem systemu USOS wygenerowanie nowego zlecenia na studenta z opcją firma i zmiana danych na firmę. Jeżeli student otrzymał zgodę o rozłożeniu opłaty za studia na raty, należy wystawid (za pośrednictwem systemu USOS) odrębną fakturę na każdą z rat, wskazując odpowiedni termin płatności. Jeżeli wcześniej została wystawiona dla studenta faktura, należy wystawid fakturę korygującą w systemie SAP, a następnie za pośrednictwem systemu USOS wygenerowad nowe zlecenia w ilości równiej ilości rat. Prawidłowośd wystawienia faktur koordynowana i sprawdzana jest przez Głównego Specjalistę ds. Sprzedaży oraz Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w przypadkach złożonych). 66 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

67 Schemat 23 Sprzedaż usług edukacyjnych I. JEDNOSTKA UJ (Wydział UJ - osoba odpowiedzialna za obsługę sprzedaży) wystawienie faktury sprzedaży w systemie USOS (automatyczny eksport faktury do systemu SAP) w terminie wynikającym z umowy drukowanie faktury na żądanie studenta i przekazanie oryginału faktury studentowi lub innej osobie, na rzecz której nastąpiła sprzedaż usług edukacyjnych przechowywanie kopii faktury w przypadku udzielenia rabatu lub uzasadniony jest zwrot czesnego: wystawienie faktury korekty, która musi byd podpisana przez studenta wraz z podaniem daty odbioru faktury korygującej w przypadku prośby studenta o wystawienie faktury na zakład pracy do 7 dni od daty wystawienia pierwotnej faktury: wystawienie faktury korygującej w systemie SAP, a następnie za pośrednictwem systemu USOS wygenerowanie nowego zlecenia na studenta z opcją firma i zmiana danych na firmę w przypadku gdy student otrzymał zgodę o rozłożeniu opłaty za studia na raty: wystawienie(za pośrednictwem systemu USOS) odrębnej faktury na każdą z rat, ze wskazaniem odpowiedniego terminu płatności. Jeżeli wcześniej została wystawiona dla studenta faktura, należy wystawid fakturę korygującą w systemie SAP, a następnie za pośrednictwem systemu USOS wygenerowad nowe zlecenia w ilości równiej ilości rat II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY koordynacja i kontrola poprawności wystawionych faktur za usługi edukacyjne w systemie SAP przekazanie faktury do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w przypadkach złożonych) UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 67

68 SPRZEDAŻ POZOSTAŁYCH USŁUG EDUKACYJNYCH KONFERENCJE, SZKOLENIA, WARSZTATY, KURSY KWALIFIKACYJNE W przypadku faktur sprzedaży dotyczących pozostałych usług edukacyjnych (konferencje, szkolenia, warsztaty, kursy kwalifikacyjne), fakturę VAT należy wystawid nie później niż 7 dni od daty, na którą zgodnie z regulaminem (lub innym dokumentem), należna jest opłata (bez względu na sposób płatności: jednorazowo czy na raty). W przypadku wcześniejszej wpłaty fakturę wystawiamy do 7 dni od daty otrzymania środków przez UJ. W przypadku opłat konferencyjnych opłaty pobierane są z góry (przed rozpoczęciem konferencji). Fakturę VAT wystawia się do 7 dni od daty otrzymania zapłaty w dacie sprzedaży, podając datę wpływu środków na rachunek organizatora. Oryginał faktury przekazywany jest kontrahentowi. Prawidłowośd wystawienia faktur koordynowana i sprawdzana jest przez Głównego Specjalistę ds. Sprzedaży oraz Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w przypadkach złożonych). Schemat 24 Sprzedaż pozostałych usług edukacyjnych I. JEDNOSTKA UJ wystawienie faktury VAT w systemie SAP nie później niż 7 dni od daty, na którą zgodnie z regulaminem (lub innym dokumentem), należna jest opłata (bez względu na sposób płatności jednorazowo czy na raty) w przypadku wcześniejszej wpłaty: wystawienie faktury VAT do 7 dni od daty otrzymania środków przez UJ w przypadku opłat konferencyjnych: pobranie opłaty z góry (przed rozpoczęciem konferencji); wystawienie faktury VAT do 7 dni od daty otrzymania zapłaty w dacie sprzedaży, z podaniem daty wpływu środków na rachunek organizatora przekazanie oryginału faktury kontrahentowi przechowywanie kopii faktury II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY koordynacja i kontrola poprawności wystawionych faktur za usługi edukacyjne w systemie SAP przekazanie faktury do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w przypadkach złożonych) 68 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

69 SPRZEDAŻ BILETÓW WSTĘPU, TELEFONÓW, AKCESORIÓW DO TELEFONÓW Sprzedaż biletów wstępu, telefonów i akcesoriów do telefonów następuje poprzez kasę fiskalną. Szczegółowy opis procedury sprzedaży poprzez kasę fiskalną został zamieszczony w podrozdziale SPRZEDAŻ USŁUG NAJMU, DZIERŻAWY, ANALIZ LABORATORYJNYCH W przypadku sprzedaży pozostałych usług takich jak wynajem pomieszczeo, sal dydaktycznych, dzierżawy, sprzedaży analiz laboratoryjnych itp., faktury sprzedaży wystawiane są w systemie SAP, zgodnie z terminem zawartym w umowie lub po wykonaniu usługi, jednak nie później niż 7 dnia od zakooczenia miesiąca, w którym wykonano usługę. Przy wystawieniu faktury, jednostka UJ zobowiązana jest zwrócid szczególną uwagę na podanie terminu płatności zgodnego z zawartą umową. Oryginał faktury przekazywany jest kontrahentowi. Po zakooczeniu miesiąca kopię faktury należy przekazad do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży, który dokonuje weryfikacji i przechowuje kopię dokumentu. Schemat 25 Sprzedaż usług najmu, dzierżawy, analiz laboratoryjnych I. JEDNOSTKA UJ DOKONUJĄCA SPRZEDAŻY wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP zgodnie z terminem zawartym w umowie lub po wykonaniu usługi, jednak nie później niż 7 dnia od zakooczenia miesiąca, w którym wykonano usługę (przy wystawieniu faktury, jednostka UJ zobowiązana jest zwrócid szczególną uwagę na podanie terminu płatności zgodnego z zawartą umową) przekazanie oryginału faktury sprzedaży klientowi przekazanie kopii faktury sprzedaży do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY weryfikacja dokumentu przechowywanie kopii faktury sprzedaży UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 69

70 REFAKTURY ZA MEDIA Refaktury za media wystawiane są w celu przeniesienia poniesionych kosztów przez UJ na inne podmioty. Refakturowanie polega na udokumentowaniu odsprzedaży usług bez doliczenia jakiejkolwiek marży i zmiany stawki podatku VAT. Wystawienie faktury następuje w systemie SAP. Przenosząc dane z faktury pierwotnej stosuje się taką samą cenę netto, a także stawkę podatku i kwotę podatku od towarów i usług, jak na fakturze pierwotnej. Przy wystawieniu faktury, jednostka UJ zobowiązana jest zwrócid szczególną uwage na podanie terminu płatności zgodnego z zawartą umową. Oryginał faktury przekazywany jest kontrahentowi. Po zakooczeniu miesiąca kopię faktury należy przekazad do Kwestury UJ, gdzie Główny Specjalista ds. Sprzedaży dokonuje weryfikacji i przechowuje kopię dokumentu. Schemat 26 Refaktury za media I. JEDNOSTKA UJ DOKONUJĄCA SPRZEDAŻY wystawienie refaktury sprzedaży w systemie SAP na podstawie danych z pierwotnej faktury z zastosowaniem takiej samy ceny netto, stawki podatku i kwoty podatku od towarów i usług, jak na fakturze pierowotnej, bez doliczenia jakiejkolwiek marży i zmiany stawki podatku VAT (przy wystawieniu faktury, jednostka UJ zobowiązana jest zwrócid szczególną uwage na podanie terminu płatności zgodnego z zawartą umową) przekazanie oryginału faktury sprzedaży kontrahentowi przekazanie kopii faktury sprzedaży do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY weryfikacja dokumentu przechowywanie kopii refaktury sprzedaży 70 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

71 FAKTURY DOTYCZĄCE ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEO SOCJALNYCH W przypadku faktur VAT za kolonie, obozy, pobyt w domu wczasowym, faktury wystawia się do 7 dni od daty otrzymania zapłaty w dacie sprzedaży, z podaniem daty wpływu środków na rachunek bankowy. Oryginał faktury przekazywany jest odbiorcy. Po zakooczeniu miesiąca kopię faktury należy przekazad do Kwestury UJ, gdzie Główny Specjalista ds. Sprzedaży dokonuje weryfikacji i przechowuje kopię dokumentu. Schemat 27 Faktury sprzedaży dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeo Socjalnych I. JEDNOSTKA UJ wystawienie faktury VAT w systemie SAP do 7 dni od daty otrzymania zapłaty, w dacie sprzedaży z podaniem daty wpływu środków na rachunek bankowy przekazanie oryginału faktury sprzedaży odbiorcy przekazanie kopii faktury sprzedaży do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS.SPRZEDAŻY weryfikacja dokumentu przechowywanie kopii faktury sprzedaży UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 71

72 SPRZEDAŻ NIERUCHOMOŚCI I RUCHOMOŚCI Zbycie nieruchomości oraz ruchomości o wartości przekraczającej 200 tys. zł lub o szczególnym znaczeniu dla tradycji Uniwersytetu wymaga zgody Senatu UJ. Zbycie nieruchomości i ruchomości do 200 tys. zł wymaga zgody Rektora UJ. Zgoda Rektora UJ jest podstawą do wystawienia dokumentu LT patrz Jeśli sprzedaż wymaga formy aktu notarialnego patrz pkt UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

73 SPRZEDAŻ NA PODSTAWIE AKTU NOTARIALNEGO Dla sprzedaży nieruchomości, dla której wymagany jest akt notarialny, osobą odpowiedzialną za koordynację procesu jest Radca Prawny Uniwersytetu. Do zadao Radcy Prawnego należy m.in. przygotowanie kompletu dokumentów na podstawie informacji otrzymanych od władz UJ, zorganizowanie spotkania w Kancelarii Notarialnej w celu podpisania aktu przez upoważnione (Notariusz, Radca Prawny UJ, osoby dokonujące zakupu, Kwestor UJ, Kanclerz UJ). Po podpisaniu aktu notarialnego 1 egzemplarz aktu jest rejestrowany i przechowywany w Biurze Radcy Prawnego. Dwa egzemplarze aktu notarialnego są przekazywane do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży, gdzie następuje przechowywanie 1 egzemplarza aktu notarialnego w dokumentacji dotyczącej danej sprzedaży, wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP, wydruk i przekazanie oryginału faktury do nabywcy oraz przechowywanie kopii faktury. Drugi egzemplarz aktu notarialnego przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku UJ, gdzie następuje wprowadzenie operacji dotyczącej sprzedaży danego składnika majątku do systemu SAP. Schemat 28 Sprzedaż na podstawie aktu notarialnego I. RADCA PRAWNY UJ przygotowanie treści aktu notarialnego i kompletu dokumentów na podstawie informacji otrzymanych od władz UJ zorganizowanie spotkania w celu podpisania aktu przez osoby upoważnione (Notariusz, Radca Prawny UJ, osoba dokonująca zakupu, Kwestor UJ, Kanclerz UJ) rejestracja aktu notarialnego i przechowywanie 1 egzemplarza w Biurze Radcy Prawnego przekazanie 2 egzemplarzy do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY przechowywanie 1 egzemplarza aktu notarialnego w dokumentacji dotyczącej danej sprzedaży wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP wydruk i przekazanie oryginału faktury do nabywcy przechowywanie kopii faktury przekazanie 1 egzemplarza aktu notarialnego do Działu Ewidencji Majątku UJ III. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ wprowadzenie operacji dotyczącej sprzedaży danego składnika majątku do systemu SAP UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 73

74 SPRZEDAŻ W WYDAWNICTWIE UJ DOKUMENTOWANIE SPRZEDAŻY W WYDAWNICTWIE UJ W Wydawnictwie UJ sprzedaż dokumentowana jest w następujący sposób: Faktura pro-forma wystawiana w przypadku konieczności przedpłaty przez klienta (głównie w walucie obcej). Faktura pro-forma nie podlega księgowaniu. Faktura zaliczkowa wystawiana po uzyskaniu przedpłaty od klienta przed dokonaniem sprzedaży. Faktura zaliczkowa wystawiana jest w Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ lub w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ. Faktura sprzedaży wystawiana w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ (lub w Sekretariacie Wydawnictwa UJ) po realizacji sprzedaży. Nota wewnętrzna wystawiana innym jednostkom Uniwersytetu. Noty wystawiane są w Sekretariacie Wydawnictwa UJ (opis procedury obiegu dokumentów patrz ). Paragon fiskalny w przypadku sprzedaży gotówkowej na tzw. kiermaszach oraz w Dziale Handlowym UJ. 74 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

75 FAKTUROWANIE SPRZEDAŻY W WYDAWNICTWIE UJ (BEZ SPRZEDAŻY KONSYGNACYJNEJ) Faktura sprzedaży (wraz z dokumentem WZ) wystawiana jest w systemie SAP w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ lub w Sekretariacie Wydawnictwa UJ (w przypadku faktur sprzedaży dotyczących usług) na podstawie złożonych zamówieo. W przypadku gdy wydanie książek następuje bezpośrednio osobie odbierającej, dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest dokument WZ. Osoba odbierająca książki w momencie odbioru podpisuje dokument WZ (lub fakturę sprzedaży). W przypadku wysyłki wyrobów gotowych do odbiorcy pocztą, potwierdzeniem wysyłki jest wpis w Książce Nadawczej, która przekazywana jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ po zakooczeniu każdego miesiąca. Numer z książki nadawczej jest również wpisywany na fakturę sprzedaży. Natomiast w przypadku wysyłki firmą kurierską, potwierdzeniem wydania wyrobów jest list przewozowy kuriera, który dołączany jest do faktury sprzedaży i na bieżąco przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Wydrukowana faktura sprzedaży przekazywana jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ (kopia faktury) oraz do klienta (oryginał faktury). W Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ następuje sprawdzenie faktur sprzedaży z dokumentami potwierdzającymi sprzedaż oraz przechowywanie kopii faktur sprzedaży. Schemat 29 Obieg faktur sprzedaży w Wydawnictwie UJ (bez sprzedaży konsygnacyjnej) I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ / SEKRETARIAT WYDAWNICTWA UJ * wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP (wraz z dokumentem WZ) przez osobę upoważnioną przekazanie oryginału faktury sprzedaży odbiorcy (w przypadku osobistego odbioru: potwierdzeniem odbioru jest podpis osoby odbierającej na dokumencie WZ (lub fakturze sprzedaży); w przypadku wysyłki wyrobów gotowych do odbiorcy pocztą: potwierdzeniem wysyłki jest wpis w Książce Nadawczej, która przekazywana jest do Działu Księgowości Wydawnictwa UJ po zakooczeniu każdego miesiąca. Numer z książki nadawczej jest również wpisywany na fakturę sprzedaży; w przypadku wysyłki firmą kurierską: potwierdzeniem wydania wyrobów jest list przewozowy kuriera, który dołączany jest do faktury sprzedaży i na bieżąco przekazywany do Działu Księgowości Wydawnictwa UJ) przekazanie kopii faktury sprzedaży do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ II. DZIAŁ KSIĘGOWY WYDAWNICTWA UJ sprawdzenie faktur sprzedaży z dokumentami potwierdzającymi sprzedaż przechowywanie kopii faktur sprzedaży * Faktury sprzedaży wystawiane są w Sekretariacie Wydawnictwa UJ w przypadku sprzedaży usług. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 75

76 FAKTUROWANIE W PRZYPADKU SPRZEDAŻY KONSYGNACYJNEJ W WYDAWNICTWIE UJ W przypadku sprzedaży konsygnacyjnej, w ustalonych odstępach czasu (najczęściej raz w miesiącu), każda z księgarni, za pośrednictwem której Wydawnictwo UJ sprzedaje swoje publikacje, ma obowiązek rozliczenia się ze sprzedanych wyrobów. Rozliczenie odbywa się na podstawie przedstawionego przez księgarnie raportu sprzedaży, na podstawie którego Dział Handlowy Wydawnictwa UJ wystawia fakturę sprzedaży wraz z dokumentem WZ. Oryginał faktury przekazywany jest do Księgarni. Kopia faktury przekazywana jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ, gdzie podlega sprawdzeniu z dokumentami potwierdzającymi sprzedaż i dalszemu przechowywaniu. Schemat 30 Obieg faktur sprzedaży w Wydawnictwie UJ dotyczy sprzedaży konsygnacyjnej I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP (wraz z dokumentem WZ) przez osobę upoważnioną na podstawie umowy konsygnacyjnej i raportu sprzedaży otrzymanego z Księgarni dokonujacej sprzedaży publikacji Wydawnictwa UJ przekazanie oryginału faktury sprzedaży do Księgarni przekazanie kopii faktury sprzedaży do Działu Księgowości Wydawnictwa UJ II. DZIAŁ KSIĘGOWY WYDAWNICTWA UJ sprawdzenie faktur sprzedaży z dokumentami potwierdzającymi sprzedaż przechowywanie kopii faktur sprzedaży 76 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

77 2.3 DOKUMENTOWANIE OPERACJI DOTYCZĄCYCH MAJĄTKU TRWAŁEGO DOKUMENT OT - PRZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO/WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH Dokumentem potwierdzającym przyjęcie środka trwałego / wartości niematerialnych i prawnych do użytkowania jest dokument OT (Załącznik 5). Dokument OT należy wystawid w momencie rzeczywistego przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Szczegółowy opis zawartości dokumentu OT oraz procedury związanej z jego wystawieniem znajduje się w podrozdziale DOKUMENT PT - PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA PRZEJĘCIA ŚRODKA TRWAŁEGO Dokument PT (Załącznik 6) służy do dokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innemu podmiotowi, co musi byd potwierdzone zgodą Rektora UJ lub osoby upoważnionej do przekazania majątku. Dokument PT wystawiany jest przez osobę przekazującą środek trwały w 4 egzemplarzach. Wystawienie dokumentu PT musi byd potwierdzone przez następujące osoby: - osoba materialnie odpowiedzialna za dany środek trwały, - Kanclerz UJ, - Kwestor UJ, - osoba przejmująca środek trwały. Następnie dokumenty przekazywane są do Działu Ewidencji Majątku UJ, gdzie są uzupełniane o dane wynikające z ewidencji majątku i wprowadzane do systemu SAP. Dokument PT przechowywany jest w następujący sposób: - 1 egzemplarz w Dziale Ewidencji Majątku UJ, - 1 egzemplarz w jednostce UJ przekazującej środek trwały, - 2 egzemplarze w jednostce zewnętrznej przejmującej środek trwały. Każdorazowo istnieje obowiązek skonsultowania z Pełnomocnikiem Kwestora ds. VAT, czy nie istnieje obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej w związku z przekazaniem środka trwałego. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 77

78 Schemat 31 Obieg dokumentu PT - przekazania - przejęcia środka trwałego I. JEDNOSTKA UJ - PRZEKAZUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie dokumentu PT w 4 egzemplarzach przez osobę przekazującą środek trwały przekazanie dokumentu do potwierdzenia przez następujące osoby: Rektora UJ (lub osobę upoważnioną do przekazania majątku), osobę materialnie odpowiedzialną za dany środek trwały, Kanclerza UJ, Kwestora UJ oraz osobę przejmującą ŚT przekazanie 4 egzemplarzy dokumentu PT do Działu Ewidencji Majątku UJ konsultacja z Pełnomocnikiem Kwestora ds. VAT, czy nie istnieje obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej w związku z przekazaniem środka trwałego II. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ uzupełnienie dokumentów PT o dane wynikające z ewidencji majątku wprowadzenie dokumentu do systemu SAP przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu przekazanie 1 egzemplarza dokumentu jednostce UJ przekazującej środek trwały w celu jego przechowywania przekazanie 2 egzemplarzy dokumentu jednostce zewnętrznej przejmującej środek trwały 78 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

79 2.3.3 DOKUMENT MT PROTOKÓŁ ZDAWCZO ODBIORCZY Dokument MT Protokół zdawczo odbiorczy (Załącznik 7) służy do dokumentowania ewidencji zmiany miejsca użytkowania środka trwałego w obrębie UJ i stanowi podstawę do wydania środka trwałego przez osobę materialnie odpowiedzialną. Dokument MT wystawiany jest w 3 egzemplarzach przez osobę przekazującą środek trwały w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka trwałego i uzupełniany o następujące dane: - Nr inwentarzowy, - Dane charakterystyczne dla danego środka trwałego, - Podpis i pieczątka osoby przekazującej środek trwały. Następnie dokument przekazywany jest stronie przejmującej, która potwierdza podpisem i pieczątką odbiór środka trwałego i przejęcie odpowiedzialności nad danym składnikiem majątkowym. Podpisany dokument MT przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku UJ, gdzie wprowadzany jest do systemu SAP i uzupełniany o następujące dane: - Numer dokumentu, - Data zmiany miejsca użytkowania środka trwałego, - Dotychczasowe i obecne stanowisko kosztów, - Wartośd, umorzenie i nazwa środka trwałego. Jeden egzemplarz dokumentu MT zostaje w Dziale Ewidencji Majątku UJ, pozostałe po 1 egzemplarzu przekazywane są do jednostki przejmującej i jednostki przekazującej środek trwały. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 79

80 Schemat 32 Obieg dokumentu MT I. JEDNOSTKA UJ - PRZEKAZUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie dokumentu MT w 3 egzemplarzach w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka trwałego przez osobę przekazującą środek trwały uzupełnienie i podpisanie dokumentów MT o następujące dane: nr inwentarzowy, dane charakterystyczne dla danego środka trwałego, podpis i pieczątka osoby przekazującej środek trwały przekazanie dokumentów MT stronie przejmującej II. JEDNOSTKA UJ - STRONA PRZEJMUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY potwierdzenie podpisem i pieczątką na dokumentach MT odbioru środka trwałego i przejęcie odpowiedzialności nad danym składnikiem majątkowym przekazanie dokumentów do Działu Ewidencji Majątku UJ III. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ uzupełnienie dokumentów MT o następujące dane: numer dokumentu, data zmiany miejsca użytkowania środka trwałego, dotychczasowe i obecne stanowisko kosztów, wartośd, umorzenie i nazwa środka trwałego wprowadzenie dokumentu do systemu SAP przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu MT przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MT do jednostki przejmującej przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MT do jednostki przekazującej środek trwały. 80 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

81 2.3.4 DOKUMENT LT - LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO Dokument LT - Likwidacja środka trwałego (Załącznik 8, Załącznik 9) służy do dokumentowania likwidacji środka trwałego w przypadku fizycznej likwidacji bądź jego sprzedaży. W przypadku fizycznej likwidacji środka trwałego, dokument LT wystawiany i wypełniany jest w 3 egzemplarzach przez osobę odpowiedzialną materialnie za dany środek trwały i następnie przekazywany do Działu Ewidencji Majątku UJ (gdzie jest sprawdzany pod względem zgodności z zapisami w ewidencji majątkowej w systemie SAP). Dział Ewidencji Majątku UJ przekazuje prawidłowo wypełniony dokument do Komisji Likwidacyjnej, która decyduje, czy dany składnik majątku może byd zlikwidowany, co potwierdzone jest odpowiednimi zapisami i podpisami na dokumencie LT. Wniosek komisji podlega zatwierdzeniu przez Rektora UJ lub osobę upoważnioną oraz Kwestora UJ (lub osobę upoważnioną). Fizyczna likwidacja środka trwałego musi byd potwierdzona komisyjnym protokołem ze zniszczenia środka - Protokół kasacyjny (Załącznik 10) lub dowodem przekazania do ze złomowania lub innej formy odzysku. Następnie dokument LT wraz z prokołem kasacyjnym przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku UJ, gdzie następuje wyksięgowanie środka trwałego zgodnie z decyzją Komisji Likwidacyjnej. Dokumenty LT przechowywane są w następujący sposób: - 1 egzemplarz w Dziale Ewidencji Majątku UJ, - 1 egzemplarz w jednostce, w której środek trwały był użytkowany, - 1 egzemplarz w dokumentacji Komisji Likwidacyjnej. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 81

82 Schemat 33 Obieg dokumentu LT - Likwidacja środka trwałego - z przyczyn technicznych i ekonomicznych I. JEDNOSTKA UJ UŻYTKUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie i wypełnienie 3 egzemplarzy dokumentu LT przez osobę odpowiedzialną materialnie przekazanie 3 egzemplarzy dokumentu LT do Działu Ewidencji Majątku UJ II. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ sprawdzenie dokumentów LT pod względem zgodności z zapisami w ewidencji majątkowej w systemie SAP przekazanie zweryfikowanego dokumentu do Komisji Likwidacyjnej III. KOMISJA LIKWIDACYJNA podjęcie decyzji o likwidacji środka trwałego i wpisanie decyzji na dokument LT wraz z podpisam zatwierdzenie dokumentu LT IV. REKTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie dokumentu LT V. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) VI. KOMISJA LIKWIDACYJNA sporzadzenie komisyjnie protokołu ze zniszczenia środka trwałego - Protokół kasacyjny lub uzyskanie dokumentu potwierdzającego przekazanie do zezłomowania lub innej formy odzysku VII. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ wyksięgowanie środka trwałego zgodnie z decyzją Komisji Likwidacyjnej przechowwywanie 1 egzemplarza dokumentu LT przekazanie 1 egzemplarza dokumentu LT do jednostki, w której środek trwały był użytkowany w celu dalszego przechowywania przekazanie 1 egzemplarza dokumentu LT Komisji Likwidacyjnej w celu dalszego przechowywania 82 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

83 Dokument LT wystawiany jest również w przypadku sprzedaży środka trwałego. W tym wypadku wymagana jest zgoda Rektora UJ. Po uzyskaniu zgody, jednostka UJ wystawia dokument LT (3 egz.) i przekazuje go do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży celem wystawienia faktury VAT. Oryginał faktury przekazywany jest odbiorcy a kopia faktury VAT z pozostałą dokumentacją przekazywana jest do Działu Ewidencji Majątku UJ. Dział Ewidencji Majątku UJ sprawdza dokument LT pod względem zgodności z zapisami w ewidencji majątkowej. Następnie dokument LT podlega zatwierdzeniu przez Rektora UJ (lub osobę upoważnioną) oraz Kwestora UJ (lub osobę upoważnioną). Następnie dokument przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku UJ, gdzie następuje wyksięgowanie środka trwałego. Dokumenty LT przechowywane są w następujący sposób: - 1 egzemplarz w Dziale Ewidencji Majątku UJ, - 1 egzemplarz w jednostce, w której środek trwały był użytkowany, - 1 egzemplarz pod kopią faktury sprzedaży u Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 83

84 Schemat 34 Obieg dokumentu LT - Likwidacja środka trwałego - w przypadku sprzedaży środka trwałego I. JEDNOSTKA UJ UŻYTKUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystąpienie do Rektora UJ o zgodę na sprzedaż środka trwałego wyrażenie zgody na sprzedaż środka trwałego II. REKTOR UJ III. JEDNOSTKA UJ UŻYTKUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie i wypełnienie 3 egzemplarzy dokumentu LT przekazanie dokumentu LT wraz ze zgodą Rektora UJ do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży IV. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY wystawienie faktury VAT i przekazanie oryginału odbiorcy przechowywanie kopii faktury sprzedaży przekazanie kopii faktury VAT do Działu Ewidencji Majątku UJ wraz z pozostałą dokumentacją V. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ sprawdzenie dokumentów LT pod względem zgodności z zapisami w ewidencji majątkowej w systemie SAP zatwierdzenie dokumentu LT VI. REKTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie dokumentu LT VII. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) VIII. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU UJ wyksięgowanie środka trwałego przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu LT przekazanie 1 egzemplarza dokumentu LT do jednostki, w której środek trwały był użytkowany w celu dalszego przechowywania przekazanie 1 egzemplarza dokumentu LT do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży, gdzie przechowywany jest wraz z kopią faktury sprzedaży 84 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

85 2.3.5 PROTOKÓŁ Z POSIEDZENIA REKTORSKIEJ GŁÓWNEJ KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ DOTYCZĄCEGO RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH Protokół z posiedzenia Głównej Rektorskiej Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych (Załącznik 11) jest dokumentem potwierdzającym różnice inwentaryzacyjne i wyjaśniającym ich przyczyny. Protokół sporządzany jest przez Sekretarza Komisji w 4 egzemplarzach. Protokół podpisywany jest przez członków Komisji Inwentaryzacyjnej, a następnie przekazywany jest do zatwierdzenia przez Radcę Prawnego, Kanclerza UJ lub Rektora UJ (w przypadku różnic inwentaryzacyjnych powyżej uzgodnionej kwoty) i Kwestora UJ. Oryginał protokołu przekazywany jest do Działu Księgowości UJ, gdzie następuje księgowanie zgodne z opisem na Protokole. Jedna kopia pozostaje w dokumentacji Komisji Inwentaryzacyjnej. Pozostałe 2 kopie przekazywane są do Działu Ewidencji Majątku UJ i osobie materialnie odpowiedzialnej za składnik majątku, którego dotyczą różnice inwentaryzacyjne. Schemat 35 Protokół z posiedzenia Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych I. GŁÓWNA REKTORSKA KOMISJA INWENTARYZACYJNA sporządzenie protokołu przez Sekretarza Komisji podpisanie protokołu przez członków Komisji przekazanie protokołu do zatwierdzenia przez Radcę Prawnego, Kanclerza UJ lub Rektora UJ (w przypadku różnic inwentaryzacyjnych powyżej uzgodnionej kwoty) i Kwestora UJ przekazanie oryginału protokołu do Działu Księgowości UJ przekazanie 1 egzemplarza do Działu Ewidencji Majątku UJ przekazanie 1 egzemplarza do osoby materialnie odpowiedzialnej za składnik majątku, którego dotyczą różnice inwentaryzacyjne przechowywanie 1 egzemplarza protokołu II. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI UJ księgowanie różnic inwentaryzacyjnych w systemie SAP zgodnie z protokołem przechowywanie oryginału protokołu UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 85

86 2.4 DOKUMENTOWANIE OPERACJI MAGAZYNOWYCH DOWODY MAGAZYNOWE JEDNOSTEK UJ (Z WYŁĄCZENIEM WYDAWNICTWA UJ) DOKUMENT PZ - PRZYJĘCIE MATERIAŁU Dokument PZ stanowi dowód przyjęcia materiału do magazynu. Dokument PZ jest wystawiany w systemie SAP w 2 egzemplarzach i drukowany przez magazyniera w momencie przyjęcia materiału do magazynu. Na dokumencie PZ wymagany jest podpis magazyniera. Następnie dokument przekazywany jest do osoby odpowiedzialnej za obsługę finansową danej jednostki UJ, gdzie podlega sprawdzeniu z fakturą zakupu. Następnie dokument PZ wraz z dokumentem potwierdzającym zakup (opisanym wcześniej przez jednostkę dokonującą zakupu) przekazywany jest przez jednostkę dokonującą zakupu do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ. Schemat 36 Obieg dokumentu PZ I. MAGAZYN wystawienie dokumentu PZ w systemie SAP i podpisanie dokumentu PZ w 2 egzemplarzach (w momencie przyjęcia materiału do magazynu) przekazanie 1 egzemplarza dokumentu do osoby odpowiedzialnej za obsługę finansową jednostki dokonującej zakupu przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu PZ II. JEDNOSTKA UJ - OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA OBSŁUGĘ FINANSOWĄ sprawdzenie dokumentu PZ z dokumentem potwierdzającym zakup przekazanie dokumentu PZ wraz z kompletnie opisaną fakturą zakupu do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ III. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ dalsza procedura - patrz opis obiegu dokumentu potwierdzającego zakup - Schemat 8 od pkt. II 86 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

87 DOKUMENT MM - PRZESUNIĘCIE MIĘDZY MAGAZYNAMI Dokument MM służy do dokumentowania przesunięcia materiałów pomiędzy magazynami jednostek Uniwersytetu. Dokumenty przesunięcia międzymagazynowego MM sporządzane są przez magazyniera w 3 egzemplarzach. Dokumenty MM akceptowane są przez osoby nadzorujące operacje magazynowe. Przesunięcia między magazynami są ewidencjonowane w kartotece magazynowej przez magazyniera. Fizycznego przesunięcia materiału z magazynu dokonuje magazynier. Na dokumencie MM wymagany jest podpis osoby wydającej i odbierającej materiał. Następnie 1 egzemplarz dokumentu MM przekazywany jest do Sekcji Zaopatrzenia lub właściwej komórki prowadzącej ewidencję magazynową, gdzie następuje sprawdzenie poprawności wprowadzenia dokumentu do systemu SAP. W przypadku gdy dokument nie został wprowadzony lub został błędnie wprowadzony do systemu SAP, następuje prawidłowe jego wprowadzenie. Schemat 37 Obieg dokumentu MM I. MAGAZYN wystawienie dokumentu MM w 3 egzemplarzach (w momencie przesunięcia materiałów pomiędzy magazynami jednostki Uniwersytetu) i uzyskanie akceptacji osób nadzorujących operacje magazynowe wprowadzenie dokumentu MM do ewidencji magazynowej (wprowadzenie do systemu SAP) fizyczne przesunięcie materiału z magazynu uzyskanie podpisu osoby odbierajacej materiał na dokumencie MM i przekazanie jej 1 egzemplarza dokumentu MM przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MM do Sekcji Zaopatrzenia lub właściwej komórki prowadzącej ewidencję magazynową przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu MM II. SEKCJA ZAOPATRZENIA UJ (LUB INNA JEDNOSTKA PROWADZĄCA EWIDENCJĘ MAGAZYNOWĄ) sprawdzenie czy dokument został poprawnie wprowadzony do systemu SAP (w przypadku gdy dokument nie został wprowadzony do systemu SAP przez magazyniera: wprowadzenie dokumentu MM do systemu SAP) przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu MM UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 87

88 DOKUMENT ZW - ZWROT DO MAGAZYNU Zwrot materiału do magazynu następuje na podstawie dokumentu ZW i ewidencjonowany jest w kartotece magazynowej w systemie SAP przez magazyniera. Dokument ZW jest sporządzany w 3 egzemplarzach przez magazyniera. Dokument ZW jest akceptowany przez osobę nadzorującą operacje magazynowe. Magazynier i osoba dokonująca zwrotu do magazynu poświadczają przeprowadzenie tej operacji podpisami na dokumencie ZW. 1 egzemplarz ZW przesyłany jest do Działu Ewidencji Majątku UJ. 1 egzemplarz ZW przekazywany jest do jednostki zwracającej materiał, natomiast 1 egzemplarz dokumentu przechowywany jest w magazynie. Schemat 38 Obieg dokumentu ZW I. MAGAZYN wystawienie dokumentu ZW w 3 ezg. i jego akceptacja przez osobę nadzorującą operacje magazynowe przyjęcie zwróconego materiału przez magazyniera odnotowanie zwrotu w kartotece magazynowej i wprowadzenie do systemu SAP złożenie podpisu na dokumencie ZW przez osobę zwracającą materiał i magazyniera przekazenie 1 egzemplarza dokumentu ZW do jednostki zwracającej materiał przekazanie 1 egzemplarza dokumentu ZW do Działu Ewidencji Majątku UJ przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu ZW 88 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

89 DOKUMENT RW - ROZCHÓD WEWNĘTRZNY MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU Dowody RW służą do dokumentowania rozchodu wewnętrznego materiałów z magazynu. Dowody RW sporządzane są przez magazyniera w 2 egzemplarzach. Magazynier jest odpowiedzialny za wydanie materiału. Magazynier i odbierający zobowiązani są do potwierdzania podpisami dowodów RW. Podpisanie dowody są przekazywane: - 1 egzemplarz do jednostki pobierającej materiał, - 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie. Schemat 39 Obieg dokumentów RW I. MAGAZYN wystawienie dokumentu RW w 2 ezgemplarzach przez magazyniera i wydanie materiału z magazynu podpisanie dokumentu RW przez magazyniera oraz osobę pobierającą materiał przekazanie 1 egzemplarza do jednostki pobierającej materiał przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 89

90 DOKUMENT WZ WYDANIE ZEWNĘTRZNE Z MAGAZYNU Dowody WZ służą do dokumentacji wydania zapasów z magazynu do jednostek poza UJ. Dowody WZ sporządzane są przez magazyniera w 3 egzemplarzach. Osoba dysponująca zapasem akceptuje WZ. Magazynier jest odpowiedzialny za ewidencję dowodów w kartotece magazynowej oraz wydanie zapasu. Magazynier i odbierający zobowiązani są do potwierdzania podpisami dowodów WZ. 1 egzemplarz dokumentu WZ przekazywany jest osobie odbierającej. 1 egzemplarz dokumentu przekazywany jest jednostce UJ, która wydała decyzję o wydaniu materiału/towaru poza Uniwersytet. Natomiast 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie. Do 7 dni od daty wydania zapasu z magazynu należy wystawid fakturę sprzedaży. Schemat 40 Obieg dokumentu WZ I. MAGAZYN wystawienie i podpisanie dokumentu WZ w 3 ezgemplarzach przez magazyniera i uzyskanie akceptacji osób dysponujących zapasem podpisanie dokumentu WZ przez osobę odbierającą i wydanie zapasu przekazanie 1 egzemplarza dokumentu WZ osobie odbierającej i 1 egzemplarza dokumentu jednostce UJ, która wydała decyzję o wydaniu materiału/towaru poza Uniwersytet przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu 90 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

91 2.4.2 DOWODY MAGAZYNOWE WYDAWNICTWO UJ DOKUMENT PW - WYDAWNICTWO UJ Dokument PW jest dokumentem wystawianym w Wydawnictwie UJ służącym do dokumentowania przyjęcia przez magazyn wyprodukowanego wyrobu gotowego (książki). Na podstawie dowodu dostawy z drukarni magazynier przyjmuje wyrób gotowy do magazynu, po sprawdzeniu czy dostawa książek zgadza się z dowodem dostawy z drukarni. Magazynier przekazuje informację o dostawie książek do Działu Handlowego Wydawnictwa UJ. Następnie na podstawie dowodu dostawy i rozdzielnika, Dział Handlowy Wydawnictwa UJ sporządza dokument przyjęcia PW w 2 egzemplarzach. Dział Handlowy Wydawnictwa UJ sprawdza czy ilości podane w rozdzielniku (zatwierdzonym przez Dyrektora Wydawnictwa UJ) są zgodne z dowodem dostawy z drukarni. Dokument PW potwierdzany jest przez magazyniera podpisem i przekazywany w 1 egzemplarzu do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. 1 egzemplarz dokumentu przechowywany jest w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ. Schemat 41 Obieg dokumentu PW - Wydawnictwo UJ I. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ sprawdzenie czy dostawa książek zgadza się z dowodem dostawy z drukarni przekazanie informacji o dostawie książek do Działu Handlowego Wydawnictwa UJ II. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ sprawdzenie czy dowód dostawy z drukarni zgadza się z Rozdzielnikiem zatwierdzonym przez Dyrektora Wydawnictwa UJ wystawienie dokumentu PW w systemie SAP w 2 egzemplarzach podpisanie dokumentu PW przez osobę upoważnioną z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ uzyskanie podpisu od magazyniera przekazanie 1 egzemplarza dokumentu do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu PW UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 91

92 PROTOKÓŁ ZWROTU WYDAWNICTWO UJ Protokół zwrotu jest dokumentem potwierdzającym zwrot wyrobu gotowego do magazynu Wydawnictwa UJ. Zwrot wyrobów gotowych do magazynu następuje w obecności Komisji, w skład której wchodzą: osoba z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ oraz magazynier. Osoba z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ sporządza Protokół zwrotu w 2 egzemplarzach oraz wystawia fakturę korygującą. Dział Handlowy Wydawnictwa UJ określa rodzaj dokumentu zwrotu w zależności czy jest to zwrot do faktury, RW, WZ, czy do noty. Na podstawie odpowiedniego dokumentu zwrotu magazynier przyjmuje towar i potwierdza przyjęcie podpisem. Następnie przekazuje 1 egzemplarz Protokołu zwrotu wraz z fakturą korygującą do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. 1 egzemplarz dokumentu przechowywany jest w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ. Schemat 42 Obieg dokumentu - Protokół zwrotu Wydawnictwo UJ I. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ przyjęcie zwrotu do magazynu na podstawie komisyjnej weryfikacji zwracanych wyrobów (magazynier i osoba z Działu Handlowego) II. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie i podpisanie Protokołu zwrotu w 2 egzemplarzach przez osobę z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ na podstawie dokonanego uprzednio komisyjnego sprawdzenia zwróconych książek (magazynier i osoba z Działu Handlowego) i wystawienie stosowanej faktury korygującej sprzedaż podpisanie Protokołu zwrotu przez magazyniera przekazanie 1 egzemplarza Protokołu zwrotu wraz z fakturą korygującą do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ przechowywyanie 1 egzemplarza Protokołu zwrotu 92 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

93 ZWROT WZ DOTYCZĄCY KONSYGNACJI WYDAWNICTWA UJ Zwrot WZ jest dokumentem potwierdzającym przesunięcia zapasów z magazynu konsygnacyjnego do magazynu ogólnego Wydawnictwa UJ. Zwrot wyrobów gotowych do magazynu następuje w obecności Komisji, w skład, której wchodzą: osoba z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ oraz magazynier. Dokument jest sporządzany przez Dział Handlowy Wydawnictwa UJ w 2 egzemplarzach na podstawie komisyjnej weryfikacji zwracanych wyrobów. Następnie na podstawie dokumentu zwrotu magazynier dokonuje przyjęcia wyrobu gotowego do magazynu ogólnego Wydawnictwa UJ, co potwierdza podpisem na dokumencie. 1 egzemplarz dokumentu przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. 1 egzemplarz dokumentu przechowywany jest w magazynie. Schemat 43 Obieg dokumentu Zwrot WZ dotyczący konsygnacji Wydawnictwa UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie dokumentu Zwrotu WZ w 2 egzemplarzach przez osobę z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ na podstawie komisyjnej weryfikacji zwracanych wyrobów przekazanie dokumentu do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ przyjęcie zwrotu do magazynu na podstawie dokumentu zwrotu WZ z magazynu konsygnacyjnego do magazynu ogólnego podpisanie dokumentu przez magazyniera i przekazanie 1 egzemplarza do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu Zwrotu WZ UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 93

94 DOKUMENT RW WYDAWNICTWO UJ Dokument RW służy do dokumentowania operacji rozchodu wewnętrznego wyrobów gotowych, w tym m.in. przekazanie publikacji promocyjnych i okazowych, wydanie egzemplarzy obowiązkowych, przygotowanie dokumentacji dotyczącej likwidacji i różnic inwentaryzacyjnych. Wystawienie dokumentu RW w 2 egzemplarzach następuje w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ. Dokument RW podpisywany jest przez osobę wystawiającą dokument. Fizyczne wydanie wyrobu z magazynu dokonywane jest przez magazyniera, co potwierdzone jest jego podpisem na dokumencie RW. Dokument RW podpisywany jest również przez odbiorcę wyrobu. Dokument RW jest przekazywany do: 1 egzemplarz do jednostki, której wyrób został wydany, 1 egzemplarz do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 44 Obieg dokumentu RW w Wydawnictwie UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie i podpisanie dokumentu RW w 2 egzemplarzach przez osobę upoważnioną z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ przekazanie dokumentu RW do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ wydanie wyrobów z magazynu na podstawie dokumentu RW podpisanie dokumentu przez magazyniera i odbiorcę wyrobu przekazanie 1 egzemplarza do jednostki, której wyrób został wydany i 1 egzemplarza do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ 94 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

95 DOKUMENT WZ WYDAWNICTWO UJ Dokument WZ jest dowodem potwierdzającym wydanie wyrobów z magazynu na zewnątrz Uniwersytetu. Wystawienie dokumentu WZ w 2 egzemplarzach i faktury sprzedaży następuje w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ i jest podpisywane przez osobę wystawiającą dokument. Fizyczne wydanie wyrobu z magazynu dokonywane jest przez magazyniera, co potwierdzone jest jego podpisem na dokumencie. Dokuemnt WZ podpisywany jest również przez odbiorcę wyrobu. 1 egzemplarz dokumentu WZ przekazywany jest do jednostki, której wyrób został wydany, 1 egzemplarz przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 45 Obieg dokumentu WZ - Wydawnictwo UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie i podpisanie dokumentu WZ w 2 egzemplarzach wraz z fakturą sprzedaży przekazanie dokumentu WZ do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ wydanie wyrobów z magazynu na podstawie dokumentu WZ podpisanie dokumentu przez magazyniera i odbiorcę wyrobu lub w przypadku wysyłki wyrobów - przekazanie do osób dokonujących wysyłki przekazanie 1 egzemplarza dokumentu WZ do jednostki, której wyrób został wydany i 1 egzemplarza do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 95

96 DOKUMENT WZ DOTYCZĄCY KONSYGNACJI - WYDAWNICTWO UJ Dokument WZ dotyczący konsygnacji jest dowodem potwierdzającym wydanie wyrobów z magazynu ogólnego do magazynu konsygnacyjnego. Wystawienie dokumentu WZ w 2 egzemplarzach następuje w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ. Dokument WZ podpisywany jest przez osobę wystawiającą dokument. Wystawienie dokumentu WZ następuje na podstawie umowy konsygnacyjnej podpisanej z odbiorcą. Fizyczne wydanie wyrobu z magazynu dokonywane jest przez magazyniera, co potwierdzone jest jego podpisem na dokumencie. Na dokumencie WZ podpisuje się również osoba odbierająca wyrób. 1 egzemplarz dokumentu WZ przekazywany jest odbiorcy (dokument zawiera cenę sprzedaży), natomiast 1 egzemplarz (z ceną sprzedaży i wartością magazynową wydanego produktu) przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 46 Obieg dokumentu WZ - wydanie konsygnacyjne Wydawnictwo UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie i podpisanie dokumentu WZ w 2 egzemplarzach przez osobę upoważnioną z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ na podstawie umowy konsygnacyjnej przekazanie dokumentu WZ do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ wydanie wyrobów z magazynu ogólnego na podstawie dokumentu WZ do magazynu konsygnacyjnego podpisanie dokumentu przez magazyniera i odbiorcę wyrobu przekazanie 1 egzemplarza do jednostki, której wyrób został wydany (dokument zawiera cenę sprzedaży) i 1 egzemplarza do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ (z ceną sprzedaży i wartością magazynową wydanego produktu) 96 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

97 DOKUMENT ZWROTU PZ WYDAWNICTWO UJ Dokument Zwrotu PZ służy do dokumentowania zwrotów wyrobów gotowych do Drukarni UJ. Dokument Zwrotu PZ sporządzany jest przez Dział Handlowy Wydawnictwa UJ w 2 egzemplarzach. Następnie na podstawie dokumentu zwrotu PZ magazynier dokonuje zwrotu wyrobu i potwierdza to podpisem na dokumencie. Dokument podpisywany jest również przez odbiorcę wyrobu. 1 egzemplarz dokumentu przekazywany jest odbiorcy, natomiast 1 egzemplarz przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 47 Obieg dokumentu Zwrotu PZ Wydawnictwo UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie dokumentu zwrotu PZ w 2 ezgemplarzach przez osobę upoważnioną przekazanie dokumentu zwrotu PZ do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ wydanie wyrobów z magazynu na podstawie dokumentu zwrotu PZ podpisanie dokumentu przez magazyniera i odbiorcę wyrobu przekazanie 1 egzemplarza do jednostki, której wyrób został wydany i 1 egzemplarza do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 97

98 ROZDZIELNIK WYDAWNICTWO UJ Rozdzielnik (Załącznik 12) jest dokumentem tworzonym dla każdej publikacji Wydawnictwa UJ w Sekretariacie Wydawnictwa UJ. W Rozdzielniku znajduje się wykaz ilości egzemplarzy danej publikacji, które mają byd przeznaczone do sprzedaży oraz przekazane jako egzemplarze gratisowe. Rozdzielnik zatwierdzany jest przez Dyrektora Wydawnictwa UJ i przekazywany do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ, gdzie jest wprowadzany do systemu SAP. Dział Handlowy Wydawnictwa UJ na podstawie danych z Rozdzielnika wprowadzonych do systemu może wystawid dokumenty sprzedażowe oraz magazynowe dokumentujące wydanie/rozchód publikacji z magazynu. Schemat 48 Rozdzielnik Wydawnictwo UJ I. SEKRETARIAT WYDAWNICTWA UJ przygotowanie Rozdzielnika dotyczącego danej publikacji przekazanie do zatwierdzenia do Dyrektora Wydawnictwa UJ przekazanie zatwierdzonego Rozdzielnika do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ II. DZIAŁ KSIEGOWOŚCI WYDAWNICTWA UJ wprowadzenie Rozdzielnika do systemu SAP, na podstawie czego Dział Handlowy Wydawnictwa UJ może wystawid dokumenty sprzedażowe oraz magazynowe dokumentujące wydanie/rozchód publikacji z magazynu 98 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

99 2.5 DOKUMENTACJA OPERACJI GOTÓWKOWYCH I BANKOWYCH ROZLICZENIE KARTY VE Dokument Rozliczenie karty VE stanowi rozliczenie poniesionych wydatków zrealizowanych przez osobę posiadającą kartę płatniczą Uniwersytetu i jest jednocześnie wnioskiem o uzupełnienie pogotowia kasowego o określoną kwotę zgodnie z załącznikami. Rozliczenie karty VE jest wystawiane przez osobę materialnie odpowiedzialną i powinno zawierad następujące dane: a. datę rozliczenia, b. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wraz z jej podpisem, c. nazwę i pieczątkę jednostki Uniwersytetu, na rzecz której wydatki zostały poniesione, d. nr subkonta, na które należy przelad określoną kwotę, e. zatwierdzenie do wypłaty przez dysponentów środków finansowych, wraz z ich pieczątkami i podpisami, f. zestawienie wydatków wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki (dokumenty księgowe powinny byd wstępnie wprowadzone do systemu SAP i posiadad opis jak w punkcie )., W Wydawnictwie UJ ze względu na osobny Dział Księgowości i uproszczony obieg dokumentów nie umieszcza się na dokumencie adnotacji określonych w punktach b., d. Za prawidłowe wypełnienie dokumentu odpowiada osoba materialnie odpowiedzialna. Kompletny i uzupełniony dokument Rozliczenia karty VE przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, gdzie następuje jego kontrola formalno-rachunkowa oraz przekazanie do Kwestora UJ lub osoby upoważnionej w celu uzupełnienia limitu. Następnie dokument przekazywany jest do Działu Księgowości UJ*, gdzie jest księgowany w systemie SAP, a następnie przekazywany jest do Działu Finansowego** w celu realizacji płatności. Po dokonaniu płatności dokument przechowywany jest w Dziale Księgowości UJ*. * W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. **W Wydawnictwie UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 99

100 Schemat 49 Obieg dokumentu Rozliczenie karty VE I.OSOBA MATERIALNIE ODPOWIEDZIALNA przygotowanie dokumentu Rozliczenie karty VE (wpisanie następujących danych: data rozliczenia, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wraz z jej podpisem, nazwa i pieczątka jednostki Uniwersytetu, na rzecz której wydatki zostały poniesione, nr subkonta, na które należy przelad określoną kwotę, zatwierdzenie do wypłaty przez dysponentów środków finansowych, wraz z ich pieczątkami i podpisami) przekazanie dokumentu do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ* II. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ* sprawdzenie formalno - rachunkowe dokumentu uzyskanie zatwierdzenia do uzupełnienia limitu przez Kwestora UJ przekazanie zatwierdzonego dokumentu do Działu Księgowości UJ** III. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI ** księgowanie dokumentu w systemie SAP przekazanie dokumentu do Działu Finansowego* w celu realizacji płatności IV. DZIAŁ FINANSOWY * realizacja płatności przechowywanie dokumentów V. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI ** *W Wydawnictwie UJ do Działu Księgowości Wydawnictwa UJ. **W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ - Działu Księgowy Wydawnictwa UJ. 100 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

101 2.5.2 WYCIĄGI BANKOWE Wyciągi bankowe drukowane są przez Dział Finansowy, weryfikowane i przekazywane na bieżąco do poszczególnych działów księgowości. Wszystkie wyciągi bankowe są dekretowane i księgowane w systemie SAP na bieżąco przez pracowników Kwestury UJ (w Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 101

102 2.5.3 SKUP CZEKÓW Czeki otrzymane przez Uniwersytet powinny byd dostarczone do jednostki UJ, której środki finansowe z realizacji danego czeku dotyczą. W jednostce UJ należy sporządzid pismo z prośbą o skup czeków (w 2 egzemplarzach). Pismo takie powinno zawierad następujące informacje: - nr czeku, - wartośd czeku, - nr rachunku bankowego, na który równowartośd czeku powinna byd przekazana, - dane osób wskazanych na czeku, - dokładny opis czego czek dotyczy, - nr faktury sprzedaży wystawionej w związku z otrzymanym czekiem (jeżeli czek dotyczy opłaty za usługi edukacyjne). Pismo o skup czeków (wraz z czekiem) należy przekazad do Działu Finansowego. Czek jest przekazywany do podpisu przez osoby upoważnione ze strony Uniwersytetu oraz inne wskazane na czeku. Podpisany czek przekazywany jest do banku wraz z pismem z prośbą o skup czeku (w 2 egzemplarzach). Po realizacji czeku w banku 1 egzemplarz pisma potwierdzonego przez bank, jest dołączany do wyciągu bankowego potwierdzającego skup czeku. Schemat 50 Skup czeków I.JEDNOSTKA UJ przygotowanie pisma z prośbą o skup czeków w 2 egzemplarzach. Pismo takie powinno zawierad następujące informacje: nr czeku, wartośd czeku, nr rachunku bankowego, na który równowartośd czeku powinna byd przekazana, dane osób wskazanych na czeku, dokładny opis czego czek dotyczy,nr faktury sprzedaży wystawionej w związku z otrzymanym czekiem (jeżeli czek dotyczy opłaty za usługi edukacyjne) przekazanie pisma wraz z czekiem do Działu Finansowego II. DZIAŁ FINANSOWY przekazanie czeku do podpisu przez osoby upoważnione ze strony Uniwersytetu oraz inne wskazane na czeku przekazanie czeku do banku wraz z pismem z prośbą o skup czeku (w 2 egzemplarzach) po realizacji czeku w banku: 1 egzemplarz pisma potwierdzonego przez bank, jest dołączany do wyciągu bankowego potwierdzającego skup czeku 102 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

103 2.5.4 WYPŁATA DIET DLA ZAGRANICZNYCH GOŚCI UJ Wypłata diet dla gości UJ następuje na podstawie dokumentu (Załącznik nr 25) adresowanego do Kwestury UJ wypełnionego przez osobę upoważnioną. Wyliczenie kwoty diet i przygotowanie pisma następuje w poszczególnych jednostkach UJ. Jeżeli wypłata diet realizowana jest przez jednostkę UJ ze środków z karty VE, odbiór diet powinien byd potwierdzony podpisem osoby odbierającej. W przypadku wypłaty diet w kasie banku dokument przekazywany jest do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, gdzie następuje sprawdzenie formalno-rachunkowe, zatwierdzenie do wypłaty i przekazanie do Działu Księgowości UJ*, a następnie do Działu Finansowego w celu zrealizowana wypłaty (autowypłata). * W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 103

104 Schemat 51 Wypłata diet dla zagranicznych gości UJ I. JEDNOSTKA UJ - OSOBA UPOWAŻNIONA wyliczenie kwoty diet i przygotowanie pisma do Kwestury UJ dotyczącego wypłaty diet dla gości UJ jeżeli wypłata diet realizowana jest przez jednostkę UJ ze środków karty VE: odbiór diet powinien byd potwierdzony podpisem osoby odbierającej jeżeli wypłata diet realizowana jest w kasie banku: przekazanie dokumentu do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ II. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ sprawdzenie formalno-rachunkowe uzyskanie zatwierdzenia do wypłaty księgowanie w systemie SAP III. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI UJ* realizacja wypłaty diet (autowypłata) IV. DZIAŁ FINANSOWY * W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 104 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

105 2.5.5 INNE DOKUMENTY OPERACJI GOTÓWKOWYCH Pozostałe dokumenty potwierdzające wykonanie operacji gotówkowych (formularz opłat bankowych, zlecenie wypłaty, zlecenie wpłaty, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki) zostały opisane w rozdziale dotyczącym dokumentowania wyjazdów krajowych i zagranicznych. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 105

106 2.6 DOKUMENTACJA WŁASNA KSIĘGOWOŚCI POLECENIE KSIĘGOWANIA Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych, wynikających z zestawieo oraz rozliczeo wewnętrznych bądź też błędnych zapisów. Polecenie księgowania jest sporządzane na bieżąco przez pracownika Kwestury UJ w jednym egzemplarzu. Następnie podlega ono sprawdzeniu pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym i jest księgowane w systemie SAP przez osobę upoważnioną z Kwestury UJ (w Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ). Schemat 52 Obieg dokumentu Nota księgowa Polecenie księgowania I. PRACOWNIK KWESTURY UJ* przygotowanie dokumentu Polecenia księgowania w 1 egz. przekazanie dokumentu do zatwierdzenia do osoby upoważnionej II. KWESTURA UJ* - OSOBA UPOWAŻNIONA sprawdzenie formalno - rachunkowe i merytoryczne dokumentu księgowanie w systemie SAP *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ NOTY KSIĘGOWE WEWNĘTRZNE Noty księgowe wewnętrzne wystawiane przez jednostki Uniwersytetu w celu obciążenia kosztami innej jednostki. Procedura dotycząca obiegu not księgowych została opisana w podrozdziałach oraz NOTY KSIĘGOWE ZEWNĘTRZNE Noty księgowe zewnętrzne zostały opisane w punkcie UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

107 2.6.4 DOKUMENT ZOBOWIĄZANIE Dokument Zobowiązanie (Załącznik 20) stanowi potwierdzenie zobowiązania się do dostarczenia faktury/dokumentu na określoną kwotę do określonego dnia. Dokument ten stanowi również zobowiązanie do rozliczenia przedpłaty do określonego dnia, z upoważnieniem Uniwersytetu do potrącenia nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia, po upływie terminu rozliczenia. Dokument Zobowiązanie dołączany jest każdorazowo do dokumentów dotyczących wniosku o przedpłatę na określony zakup (np. opłaty konferencyjne). Schemat 53 Obieg dokumentu Zobowiązanie I. PRACOWNIK UJ przygotowanie dokumentu "Zobowiązanie" będącego potwierdzeniem zobowiązania się do dostarczenia faktury/dokumentu na określoną kwotę do określonego dnia. Dokument ten stanowi również zobowiązanie do rozliczenia przedpłaty do określonego dnia, z upoważnieniem Uniwersytetu do potrącenia nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia, po upływie terminu rozliczenia dołączenie dokumentu do dokumentów dotyczących wniosku o przedpłatę na określony zakup przekazanie dokumentów osobie upoważnionej UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 107

108 2.6.5 MONIT - WEZWANIE DO ZAPŁATY Monit służy do udokumentowania wezwania dłużnika do zapłaty nieuregulowanej należności. Monit wystawiany jest w dwóch egzemplarzach przez pracownika Kwestury UJ lub pracownika Wydziału UJ (w przypadku opłat za czesne). Oryginał wezwania do zapłaty przesyła się do dłużnika, kopia zostaje w dokumentacji Kwestury UJ lub Wydziału UJ (w przypadku opłat za czesne). Brak zapłaty w określonym terminie skutkuje wygenerowaniem monitów do odbiorców bez naliczania odsetek. Po 14 dniach od pierwszego monitu oraz braku zapłaty wystawiany jest kolejny monit naliczający odsetki dla wszystkich kontrahentów oprócz pracowników. Dla należności nieuregulowanych w ciągu 21 dni od ostatniego monitu przez pracowników lub 14 dni przez odbiorców zewnętrznych generuje się ostateczne monity wraz z odsetkami z równoczesnym powiadomieniem Działu Prawnego celem wszczęcia procedury prawnej. Uregulowanie należności przerywa proces monitowania. Schemat 54 Obieg dokumentu Monit wezwanie do zapłaty I. PRACOWNIK KWESTURY UJ* LUB PRACOWNIK WYDZIAŁU UJ (DOTYCZY OPŁAT ZA CZESNE) przygotowanie dokumentu Monit - wezwanie do zapłaty w systemie SAP i wydrukowanie w 2 egzemplarzach przesłanie oryginału dokumentu do dłużnika przechowywanie kopii dokumentu Po 14 dniach od pierwszego monitu oraz braku zapłaty wystawienie kolejnego monitu wraz z odsetkami dla wszystkich kontrahentów oprócz pracowników Po 21 dniach od ostatniego monitu i braku zapłaty przez pracowników lub 14 dni przez odbiorców zewnętrznych wygenerowanie ostatecznych monitów wraz z odsetkami z równoczesnym powiadomieniem Działu Prawnego celem wszczęcia procedury prawnej rozpoczęcie procedury prawnej II. DZIAŁ PRAWNY *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 108 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

109 2.6.6 POTWIERDZENIE SALDA Potwierdzenie salda służy do udokumentowania potwierdzenia uzgodnienia rozrachunków. Potwierdzenie salda wystawiane jest w Kwesturze UJ* w dwóch egzemplarzach na dzieo bilansowy lub inny wybrany dzieo. Dwa egzemplarze wysyłane są do kontrahenta w celu potwierdzenia salda. Drugi potwierdzony egzemplarz jest przechowywany w dokumentacji Kwestury UJ*. Schemat 55 Obieg dokumentu Potwierdzenie salda I. PRACOWNIK KWESTURY UJ* - przed wysłaniem potwierdzenia salda przygotowanie dokumentu Potwierdzenie salda w systemie SAP i wydrukowanie w 2 egzemplarzach przesłanie 2 egzemplarzy dokumentu do kontrahenta w celu potwierdzenia salda przechowywanie potwierdzonego dokumentu II. PRACOWNIK KWESTURY UJ* - po otrzymaniu potwierdzenia salda uzgodnienie salda i wyjaśnienie ewentualnych różnic *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 109

110 2.6.7 DOKUMENT DOTYCZĄCY PRZYZNANIA DOTACJI Dokument dotyczący przyznania dotacji wpływa do odpowiedniego Działu Kwestury UJ*, gdzie podlega rejestracji i zaksięgowaniu. Schemat 56 Obieg dokumentu dotyczącego przyznania dotacji I. JEDNOSTKA UJ OTRZYMUJĄCA DOTACJĘ przekazanie informacji i dokumentu dotyczącego przyznania dotacji do Kwestury UJ* II. KWESTURA UJ* rejestracja dokumentu i odpowiednie księgowanie w systemie SAP *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 110 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

111 2.6.8 DOKUMENTACJA ZDARZENIA ZWIĄZANEGO Z UBYTKIEM AKTYWÓW W wypadku zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów, jednostka UJ sporządza Protokół ze zdarzenia w celu wyjaśnienia różnic. Jeżeli niedobór jest zawiniony następuje pisemne powiadomienie o tym fakcie pracownika odpowiedzialnego za niedobór. Następnie poprzez dokument Polecenia Księgowania, księgowana jest kwota zawinionego niedoboru jako rozrachunki z pracownikiem. Jeżeli niedobór jest niezawiniony na podstawie decyzji o obciążeniu kosztowym podpisanej przez Rektora UJ lub osobę upoważnioną, sporządza się dokument Polecenie księgowania, na podstawie którego następuje zaksięgowanie niedoboru w koszty. Schemat 57 Obieg dokumentacji dotyczącej zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów I. JEDNOSTKA UJ sporządzenie Protokołu ze zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów w celu wyjaśnienia różnic Jeżeli niedobór jest zawiniony: pisemne powiadomienie pracownika odpowiedzialnego za niedobór Jeżeli niedobór jest niezawiniony: podpisanie decyzji przez Rektora UJ lub osobę upoważnioną o obciążeniu kosztowym przekazanie dokumentów do Kwestury UJ* II. KWESTURA UJ* Jeżeli niedobór jest zawiniony: księgowanie kwoty zawinionego niedoboru jako rozrachunki z pracownikiem (poprzez dokument Polecenia księgowania) Jeżeli niedobór jest niezawiniony: na podstawie decyzji o obciażeniu kosztowym podpisanej przez Rektora UJ lub osobę upoważnioną sporządzenie dokumentu Polecenia księgowania i księgowanie niedoboru w koszty *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 111

112 2.6.9 ROZLICZENIE KOMPENSATY Akceptacja rozliczenia kompensaty lub rozliczenia barterowego następuje na podstawie wniosku lub umowy podpisanej przez Kwestora UJ lub osobę upoważnioną, co powoduje wprowadzenie blokady płatności na daną fakturę w Kwesturze UJ* lub rozliczenie należności ze zobowiązaniami poprzez dokument Polecenia Księgowania. Schemat 58 Obieg dokumentu Rozliczenie kompensaty I. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) podpisanie umowy albo decyzji dotyczącej kompensaty przekazanie podpisanego dokumentu do Kwestury UJ* II. KWESTURA UJ* rejestracja dokumentu i wprowadzenie do systemu SAP, które powodują blokadę płatności na daną fakturę lub rozliczenie należności ze zobowiązaniami poprzez dokument Polecenia księgowania *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 112 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

113 ZESTAWIENIA Z TYTUŁU PRZYSZŁYCH ZOBOWIĄZAO ZE STOSUNKU PRACY, POZWY SĄDOWE I INNE DOKUMENTY STANOWIĄCE PODSTAWĘ UTWORZENIA REZERWY Na podstawie informacji (zestawieo z tytułu przyszłych zobowiązao ze stosunku pracy, pozwów sądowych i innych dokumentów stanowiących podstawę utworzenia rezerwy) uzyskanych przez Kwesturę UJ* z: - Działu Spraw Osobowych - dokument zawierający kompletne wyliczenie przyszłych zobowiązao wobec pracowników oraz późniejsze korekty tych wyliczeo, - z innych jednostek informacja o istotnym zdarzeniu ekonomicznym, która powoduje koniecznośd utworzenia rezerwy oraz późniejsze korekty tych wyliczeo związane z koniecznością rozwiązania tych rezerw, następuje zaksięgowanie rezerwy lub korekty wcześniej wprowadzonych rezerw. Schemat 59 Obieg zestawieo z tytułu przyszłych zobowiązao ze stosunku pracy, pozwów sądowych i innych dokumentów stanowiących podstawę utworzenia rezerwy I. DZIAŁ SPRAW OSOBOWYCH LUB INNA JEDNOSTKA UJ Dział Spraw Osobowych: przekazanie do Kwestury UJ* dokumentu zawierającego kompletne wyliczenie przyszłych zobowiązao wobec pracowników oraz późniejsze korekty tych wyliczeo Jednostki UJ: przekazanie do Kwestury UJ* informacji o istotnym zdarzeniu ekonomicznym, które powoduje koniecznośd utworzenia rezerwy w ciężar kosztów oraz późniejsze korekty tych wyliczeo związane z koniecznością rozwiązania tych rezerw II. KWESTURA UJ* zaksięgowanie w systemie SAP rezerwy lub korekty wcześniej wprowadzonych rezerw na podstawie uzyskanych dokumentów *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 113

114 DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA DAROWIZN Po otrzymaniu informacji o woli przekazania przez Darczyocę darowizny na rzecz Uniwersytetu lub chęci przekazania darowizny przez Uniwersytet, następuje podjęcie decyzji w sprawie darowizny. Do kwoty 20 tys. Euro decyzję o przekazaniu lub przyjęciu darowizny podejmuje jednostka uprawniona oraz Kwestor UJ, a w przypadku, gdy kwota darowizny przekracza 20 tys. Euro, decyzję w sprawie zgody na przyjęcie lub przekazanie darowizny podejmuje Senat Uniwersytetu. Na podstawie pozytywnej decyzji dotyczącej darowizny, sporządzana jest przez Radcę Prawnego umowa darowizny, która jest rejestrowana przez Radcę Prawnego i przekazywana do podpisu przez osoby upoważnione. Na podstawie otrzymanych dokumentów (umów) w Kwesturze UJ następuje księgowanie dotyczące darowizny w systemie SAP (oprócz księgowao dotyczących ewidencji składników majątkowych dokonanych w Dziale Ewidencji Majątku UJ). W przypadku przekazania darowizny rzeczowej, przy której nabyciu nastąpiło odliczenie podatku VAT, przy przekazaniu darowizny powstanie obowiązek podatkowy w podatku VAT. Na podstawie konsultacji z Pełnomocnikiem Kwestora UJ ds. VAT należy wystawid fakturę wewnętrzną VAT. 114 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

115 Schemat 60 Dokumentacja dotycząca darowizn do kwoty 20 tys. Euro I. JEDNOSTKA UJ podjęcie decyzji o przyjęciu/przekazaniu darowizny uzyskanie zatwierdzenia Kwestora UJ i w przypadku uzyskania akceptacji przekazanie do Radcy Prawnego UJ II. RADCA PRAWNY UJ sporządzenie umowy dotyczącej darowizny rejestracja umowy przekazanie umowy do podpisu do osób upoważnionych III. JEDNOSTKA UJ przyjęcie lub przekazanie darowizny i przekazanie stosownych dokumentów do Działu Ewidencji Majątku UJ konsultacja z Pełnomocnikiem Kwestora UJ ds. VAT i przekazanie informacji wraz z niezbędnymi dokumentami odnośnie potrzeby wystawienia faktury wewnętrznej VAT do Kwestury UJ* (w przypadku przekazania darowizny rzeczowej, przy której nabyciu nastąpiło odliczenie podatku VAT) IV. KWESTURA UJ* na podstawie otrzymanych dokumentów - księgowania dotyczące darowizny w systemie SAP (oprócz księgowao dotyczących ewidencji składników majątkowych dokonanych w Dziale Ewidencji Majątku UJ) *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 115

116 Schemat 61 Dokumentacja dotycząca darowizn powyżej kwoty 20 tys. Euro I. SENAT UJ podjęcie decyzji o przyjęciu/przekazaniu darowizny przekazanie informacji odnośnie podjętej decyzji do jednostki UJ, której darowizna dotyczy II. JEDNOSTKA UJ przekazanie informacji dotyczącej darowizny do Radcy Prawnego UJ III. RADCA PRAWNY UJ sporządzenie umowy dotyczącej darowizny rejestracja umowy przekazanie umowy do podpisu do osób upoważnionych IV. JEDNOSTKA UJ przyjęcie lub przekazanie darowizny i przekazanie stosownych dokumentów do Działu Ewidencji Majątku UJ konsultacja z Pełnomocnikiem Kwestora UJ ds. VAT i przekazanie informacji wraz z niezbędnymi dokumentami odnośnie potrzeby wystawienia faktury wewnętrznej VAT do Kwestury UJ* (w przypadku przekazania darowizny rzeczowej, przy której nabyciu nastąpiło odliczenie podatku VAT) V. KWESTURA UJ* na podstawie otrzymanych dokumentów - księgowania dotyczące darowizny w systemie SAP (oprócz księgowao dotyczących ewidencji składników majątkowych dokonanych w Dziale Ewidencji Majątku UJ) *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. 116 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

117 REJESTRY VAT Rejestry VAT tworzone są automatycznie w systemie SAP na podstawie zapisów księgowych. Deklaracja VAT sporządzana jest przez Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT na podstawie rejestrów VAT i podpisywana przez osobę upoważnioną. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 117

118 2.7 DOKUMENTY DOTYCZĄCE PROJEKTÓW FINANSOWANYCH LUB WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH UMOWY Oryginały umów dotyczących finansowania lub współfinansowania ze źródeł zewnętrznych, po podpisaniu przez osoby upoważnione, przekazywane są do Kwestury UJ, gdzie podlegają przechowaniu zgodnie zapisami w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz obowiązującymi przepisami. W przypadku gdy koordynatorem projektu jest podmiot zewnętrzny, w Kwesturze UJ przechowywane są oryginały potwierdzające uczestnictwo Uniwersytetu w danym projekcie DOKUMENTACJA MERYTORYCZNA Dokumentacja merytoryczna dotycząca projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych przechowywana jest w jednostce UJ realizującej dany projekt zgodnie zapisami w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz obowiązującymi przepisami PEŁNOMOCNICTWA Oryginały pełnomocnictw dotyczących projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych przechowywane są w Kwesturze UJ. 118 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

119 2.7.4 WNIOSKI O PŁATNOŚD / SPRAWOZDANIA Z REALIZACJI PROJEKTU Wnioski o płatnośd oraz inne sprawozdania z realizacji projektów (w formie wymaganej dla danego projektu) przygotowywane są przez jednostki UJ realizujące projekt i zatwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany projekt (Kierownik/Koordynator Projektu). Następnie dokumenty przekazywane są do Kwestury UJ (w przypadku projektów badawczych krajowych za pośrednictwem Działu Programów Badawczych, który je weryfikuje), gdzie następuje sprawdzenie dokumentu z zapisami księgowymi, co potwierdzone jest podpisem osoby dokonującej weryfikacji. Wnioski o płatnośd/sprawozdania z realizacji projektu zatwierdzane są przez Kwestora UJ (lub osobę upoważnioną przez Kwestora UJ) oraz Rektora UJ (lub osobę upoważnioną przez Rektora UJ) i przesyłane do jednostki finansującej/współfinansującej dany projekt. W przypadku projektów badawczych krajowych dokumenty te wracają do Działu Programów Badawczych celem ich wysłania do Ministerstwa/Koordynatora. Kopie dokumentów przekazywane są do Kwestury UJ, gdzie podlegają przechowaniu zgodnie zapisami w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz obowiązującymi przepisami. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 119

120 Schemat 62 Wnioski o płatnośd/ Sprawozdania dotyczące projektu I. JEDNOSTKA UJ REALIZUJĄCA PROJEKT przygotowanie Wniosku o płatnośd/sprawozdania z realizacji projektu (w formie wymaganej dla danego projektu) zatwierdzenie dokumentu przez przez osoby odpowiedzialne za dany projekt przekazanie dokumentu do Kwestury UJ (w przypadku projektów badawczych krajowych za pośrednictwem Działu Programów Badawczych, który je weryfikuje) II. KWESTURA UJ sprawdzenie zgodności dokumentu z zapisami księgowymi, potwierdzone podpisem osoby dokonującej weryfikacji zatwierdzenie dokumentu III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie dokumentu IV. REKTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) V. JEDNOSTKA UJ REALIZUJĄCA PROJEKT / DZIAŁ PROGRAMÓW BADAWCZYCH* przesłanie dokumentu do jednostki finansującej/współfinansującej dany projekt (w przypadku projektów badawczych krajowych dokumenty te wracają do Działu Programów Badawczych celem ich wysłania do Ministerstwa/Koordynatora) przekazanie kopii dokumentów do Kwestury UJ VI. KWESTURA UJ przechowywanie dokumentu zgodnie z zapisami w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz obowiązującymi przepisami *Dział Programów Badawczych - w przypadku projektów badawczych krajowych. 120 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

121 2.8 DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW KRAJOWYCH POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO Polecenie wyjazdu służbowego jest dokumentem niezbędnym do udokumentowania odbycia podróży służbowej w kraju (patrz Załącznik 13). Osoba wyjeżdżająca uzyskuje druk Polecenia wyjazdu służbowego w swojej jednostce organizacyjnej (pracownicy Administracji Centralnej w Dziale Spraw Osobowych), gdzie jest on ewidencjonowany. Po umieszczeniu na Poleceniu wszystkich niezbędnych danych wyjeżdżający uzyskuje zgodę przełożonego (podpis i pieczęd). W przypadku odbycia podróży samochodem prywatnym na poleceniu wyjazdu dodatkowo podaje się adres zamieszkania właściciela pojazdu oraz krótkie uzasadnienie wyboru środka transportu. W przypadku konieczności otrzymania zaliczki na wyjazd, delegowany wypełnia dolny odcinek Polecenia wyjazdu, uzyskuje akceptację zwierzchnika (podpis). Jednostka organizacyjna wprowadza wniosek o zaliczkę do systemu SAP, a następnie przekazuje do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ**. Wniosek sprawdzany jest pod względem formalno-rachunkowym i przekazywany do zatwierdzenia do wypłaty. Zatwierdzony wniosek o zaliczkę trafia do Działu Finansowego** celem realizacji wypłaty w wybranej przez pracownika formie (gotówka/przelew), a Polecenie wyjazdu służbowego przekazywane jest wyjeżdżającemu. Po zakooczeniu podróży (nie później niż przed upływem 14 dni od jej zakooczenia) wyjeżdżający wypełnia rewers Polecenia wyjazdu służbowego (rachunek kosztów podróży). W przypadku odbycia podróży samochodem prywatnym podaje jego dane (marka, nr rejestracyjny, pojemnośd silnika) oraz ilośd przejechanych kilometrów (rozliczeniu podlega najkrótsza trasa + 10%). Gdy dokładny szczegółowy opis trasy przejazdu nie mieści się na druku delegacji służbowej, należy dołączyd do niej załącznik do polecenia wyjazdu (patrz Załącznik 14). Na Polecenie wyjazdu przenosi się wówczas tylko kwotę podlegającą rozliczeniu. Następnie polecenie wyjazdu przekazywane jest do zwierzchnika celem sprawdzenia i akceptacji merytorycznej. Po akceptacji wyjazd jest rozliczany i wprowadzany do systemu SAP w jednostce zlecającej wyjazd (dla pracowników AC Dział Finansowy). Rozliczona delegacja, wraz ze wszystkimi załącznikami dokumentującymi poniesione koszty związane z wyjazdem, trafia do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ celem sprawdzenia formalno-rachunkowego. Następny etap to zatwierdzenie delegacji do wypłaty. Po zatwierdzeniu do wypłaty dokument jest księgowany w Dziale Księgowości UJ* w systemie SAP i przekazywany do Działu Finansowego** celem realizacji wypłaty należności w wybranej przez pracownika formie (gotówka/przelew). * W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. ** W przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 121

122 Schemat 63 Polecenie wyjazdu służbowego i jego rozliczenie (dotyczy wyjazdów krajowych) I. PRACOWNIK UNIWERSYTETU (PRZED WYJAZDEM NA DELEGACJĘ) uzyskanie druku Polecenia wyjazdu służbowego w swojej jednostce organizacyjnej (pracownicy Administracji Centralnej w Dziale Spraw Osobowych), gdzie jest on ewidencjonowany uzupełnienie Polecenia wyjazdu służbowego o wymagane informacje (w przypadku odbycia podróży samochodem prywatnym: na poleceniu wyjazdu dodatkowo należy podad adres zamieszkania właściciela pojazdu oraz krótkie uzasadnienie wyboru środka transportu) uzyskanie zgody zwierzchnika na wyjazd, poprzez podpis i pieczątkę na Poleceniu wyjazdu służbowego w przypadku konieczności otrzymania zaliczki na wyjazd: uzupełnienie dolnego odcinka dokumentu z akceptacją zwierzchnika II. JEDNOSTKA UJ ZLECAJĄCA WYJAZD wprowadzenie wniosku o zaliczkę do systemu SAP przekazanie do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ** III. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI IKONTROLI UJ** sprawdzenie wniosku pod względem formalno-rachunkowym i przekazanie do zatwierdzenia do wypłaty i przekazanie do Działu Finansowego celem realizacji wypłaty w wybranej przez pracownika formie (gotówka/przelew) przekazanie wyjeżdżającemu Polecenia wyjazdu służbowego IV. PRACOWNIK UNIWERSYTETU (PO POWROCIE Z DELEGACJI) po zakooczeniu podróży (nie później niż przed upływem 14 dni od jej zakooczenia): wypełnienie rewersu Polecenia wyjazdu służbowego - rachunek kosztów podróży w przypadku odbycia podróży samochodem: podanie jego danych (marka, nr rejestracyjny, pojemnośd silnika) oraz ilośd przejechanych kilometrów (rozliczeniu podlega najkrótsza trasa + 10%). Gdy dokładny szczegółowy opis trasy przejazdu nie mieści się na druku delegacji służbowej, należy dołączyd do niej załącznik do polecenia wyjazdu. Na Polecenie wyjazdu przenosi się wówczas tylko kwotę podlegającą rozliczeniu. przekazanie wypełnionego dokumentu do zwierzchnika celem sprawdzenia i akceptacji merytorycznej V. JEDNOSTKA UJ ZLECAJĄCA WYJAZD rozliczenie i wprowadzenie do systemu SAP dokumentu Polecenie wyjazdu służbowego (dla pracowników AC Dział Finansowy) wraz ze wszystkimi załącznikami dokumentującymi poniesione koszty związane z wyjazdem przekazanie dokumentu - Polecenie wyjazdu służbowego do Zespołu Weryfikacji i Kontroli UJ VI. ZESPÓŁ DS. WERYFIKACJI I KONTROLI UJ** sprawdzenie dokumentu pod względem formalno-rachunkowym i uzyskanie zatwierdzenia do wypłaty przekazanie Polecenia wyjazdu służbowego do Działu Księgowości* 122 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

123 księgowanie dokumentu w systemie SAP VII. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI* VIII. DZIAŁ FINANSOWY** realizacja płatności w wybranej przez pracownika formie (gotówka/przelew) *W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. ** W przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 123

124 2.8.2 DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH WNIOSEK WYJAZDOWY WYJAZDY ZAGRANICZNE Osoba (pracownik, doktorant, student, osoba spoza UJ posiadająca umowę cywilno-prawną z UJ lub będąca wykonawcą w projekcie badawczym) wyjeżdżająca za granicę, wypełnia przed wyjazdem Wniosek wyjazdowy (patrz Załącznik 15) i załącza wszystkie niezbędne dokumenty: zaproszenie (list, fax, ) określające zakres świadczeo zapewnianych przez stronę przyjmującą lub program konferencji/kongresu wraz z tytułem zgłoszonego referatu/plakatu lub krótki opis realizowanych badao (w przypadku badao terenowych, kwerendy bibliotecznej, badao w ramach międzynarodowych projektów badawczych). Osoba wyjeżdżająca w ramach wymiany bezpośredniej, umów międzyrządowych oraz programu Erasmus jest zwolniona z obowiązku składania zaproszeo. Wyjazdy w ramach wymiany bezpośredniej realizowane są na podstawie wcześniejszej kwalifikacji. We Wniosku wyjazdowym muszą byd w sposób jednoznaczny określone źródła finansowania poszczególnych rodzajów świadczeo związanych z wyjazdem: DS nr elementu PSP, BW nr elementu PSP, Projekt UE nazwa i nr elementu PSP, Projekt międzynarodowy nazwa i nr elementu PSP, Projekt badawczy MNiSzW nr elementu PSP, DD wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych lub innych nr MPK lub nr zlecenia, Inne strona zapraszająca, koszt własny, itp. Następnie uzyskuje podpisy i pieczątki przełożonego, dysponenta środków, dyrektora instytutu lub kierownika katedry oraz dziekana wydziału (zależnie od pełnomocnictw w danej jednostce Uniwersytetu). W przypadku projektów badawczych i projektów finansowanych ze środków strukturalnych UE należy przekazad wniosek osobie upoważnionej do kontrasygnaty dokumentu. Osoba wyjeżdżająca dokonuje rezerwacji środków w systemie SAP obejmującej szacunkowy łączny koszt wyjazdu w PLN. W związku ze znacznymi wahaniami kursu walut, rezerwacji środków należy dokonad z tolerancją w górę uwzględniającą wzrost tych kursów. Numer rezerwacji środków (tzw. obligo ) należy umieścid na Wniosku wyjazdowym. Wniosek wyjazdowy należy złożyd w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ najpóźniej 10 dni przed planowanym terminem wyjazdu. Oryginał Wniosku wyjazdowego zostaje w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ, gdzie jest sprawdzany pod względem formalnym i finansowym, podpisywany przez osobę upoważnioną, a następnie przekazywany do akceptacji Prorektora ds. Badao i Współpracy Międzynarodowej UJ DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA PRZEDPŁAT W przypadku dokonywania przelewów tytułem tzw. innych opłat, których trzeba dokonad przed wyjazdem (np. opłata konferencyjna, depozyt hotelowy), do Wniosku wyjazdowego należy dołączyd następujące dokumenty, poświadczone przez dysponenta środków: - pismo do Kwestury UJ z prośbą o dokonanie przelewu stosownych kwot, zatwierdzone przez przez osoby upoważnione, - informacje od organizatora konferencji/kongresu o wysokości tych kwot (w przypadku braku faktury), 124 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

125 - dokument Zobowiązanie (patrz Załącznik 20), będący potwierdzeniem zobowiązania się osoby wyjeżdżającej do dostarczenia faktury na ww. kwotę po powrocie z wyjazdu, - Formularz opłat bankowych (patrz Załącznik 22) bez poświadczenia przez dysponenta środków. W przypadku posiadania faktury (wystawionej na Uniwersytet Jagiellooski, ul. Gołębia 24, Kraków, NIP zawierającej w treści imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej) wystarczy dołączyd do Wniosku wyjazdowego tę fakturę wraz z pismem do Kwestury UJ. Jeżeli opłata konferencyjna jest dokonywana gotówką w miejscu konferencji, traktuje się ją jako zaliczkę. Komplet ww. dokumentów dotyczących Innych opłat wraz z kopią Wniosku wyjazdowego przekazywany jest przez Dział Współpracy Międzynarodowej UJ do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ, gdzie podlega sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym. Następnie przekazywany jest do zatwierdzenia przez osoby upoważnione i do Działu Księgowości UJ*, gdzie są księgowane. Następnie dokumenty są przekazywane do Działu Finansowego celem realizacji przelewu. * W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 125

126 Schemat 64 Obieg Wniosku wyjazdowego i dokumentów dotyczących przedpłat I. OSOBA DELEGOWANA wypełnienie "Wniosku wyjazdowego" i załączenie wszystkich niezbędnych dokumentów wraz z jednoznacznym określeniem źródła finansowania poszczególnych rodzajów świadczeo związanych z wyjazdem: (DS nr elementu PSP, BW nr elementu PSP, Projekt UE nazwa i nr elementu PSP, Projekt międzynarodowy nazwa i nr elementu PSP, Projekt badawczy MNiSzW nr elementu PSP, DD wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych lub innych nr MPK lub nr zlecenia, inne strona zapraszająca, koszt własny, itp.) uzyskanie podpisów i pieczątek: przełożonego, dysponenta środków, dyrektora instytutu lub kierownika katedry oraz dziekana wydziału (zależnie od pełnomocnictw w danej jednostce Uniwersytetu). W przypadku projektów badawczych i projektów finansowanych ze środków strukturalnych UE należy przekazad wniosek osobie upoważnionej do kontrasygnaty dokumentu rezerwacja środków w systemie SAP obejmująca szacunkowy łączny koszt wyjazdu w PLN. (W związku ze znacznymi wahaniami kursu walut rezerwacji środków należy dokonad z tolerancją w górę uwzględniającą wzrost tych kursów.) oraz wpisanie numeru rezerwacji środków (tzw. obligo ) na Wniosku wyjazdowym w przypadku tzw. "innych opłat", które należy opłacid przed przed wyjazdem: dołączenie do "Wniosku wyjazdowego"wszystkich potrzebnych dokumentów poświadczonych przez dysponenta środków finansowych np. pismo do Kwestury UJ, informacje od organizatora konferencji o wysokości opłat, dokument "Zobowiązanie", "Formularz opłat bankowych" złożenie "Wniosku wyjazdowego" w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ najpóźniej 10 dni przed planowanym terminem wyjazdu II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ UJ sprawdzenie "Wniosku wyjazdowego" pod względem formalnym i finansowym, potwierdzone podpisem osoby upoważnionej uzyskanie akceptacji Prorektora ds. Badao i Współpracy Międzynarodowej UJ przechowywanie oryginału "Wniosku wyjazdowego" dołączanie kopii wniosku do odpowiednich dokumentów przesłanie do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli UJ wszystkich dokumentów wraz z kopią "Wniosku wyjazdowego" III. KWESTURA UJ sprawdzenie dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym i uzyskanie zatwierdzenia do wypłaty (Zespół ds. Weryfikacji i Kontroli UJ) księgowanie dokumentów w Dziale Księgowym UJ* realizacja przelewu w Dziale Finansowym * W przypadku grantów krajowych - Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych; w przypadku grantów zagranicznych - Dział Rozliczeo Dewizowych; w przypadku projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE - Dział Rozliczeo Projektów Unijnych; w przypadku Wydawnictwa UJ - Działu Księgowy Wydawnictwa UJ. 126 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

127 ZLECENIE WYPŁATY ZALICZKI Na podstawie wypełnionego i zatwierdzonego Wniosku wyjazdowego Dział Współpracy Międzynarodowej UJ, przygotowuje dokument Zlecenia wypłaty zaliczki zgodnie ze wzorem bankowym (patrz Załącznik 21). Na podstawie wykazu kont otrzymanego z Kwestury UJ, Dział Współpracy Międzynarodowej UJ wpisuje na Zleceniu wypłaty zaliczki odpowiedni numer rachunku bankowego. W zależności od źródła finansowania Dział Współpracy Międzynarodowej UJ uzyskuje podpis odpowiedniej osoby: granty krajowe i zagraniczne podpis Kwestora UJ, Kanclerza UJ z okrągłą pieczęcią UJ, DS, BW i DD podpis Kwestora UJ, dysponenta środków finansowych wraz z pieczątką bankową jednostki UJ. Najwcześniej 7 dni przed wyjazdem osoba wyjeżdżająca odbiera zlecenie wypłaty zaliczki z Działu Współpracy Międzynarodowej UJ i podbiera zaliczkę w walucie obcej we wskazanym banku. W przypadku, gdy osoba delegowana nie może osobiście odebrad zaliczki na wyjazd, musi wypełnid druk Upoważnienie (Załącznik 23). Autentycznośd podpisu osoby delegowanej jest potwierdzana na druku Upoważnienia przez kierownika jednostki UJ zatrudniającej osobę delegowaną. Osoba upoważniona do realizacji wypłaty zaliczki zgłasza się z Upoważnieniem w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ po odbiór zlecenia, a następnie pobiera zaliczkę w banku. Schemat 65 Zlecenie wypłaty zaliczki I. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ UJ przygotowanie dokumentu "Zlecenia wypłaty" zaliczki zgodnie ze wzorem bankowym (Załącznik 21) na podstawie wypełnionego i zatwierdzonego Wniosku wyjazdowego wpisanie odpowiedniego numeru rachunku bankowego na podstawie wykazu kont otrzymanego z Kwestury UJ w zależności od źródła finansowania uzyskanie podpisów odpowiedniej osoby (granty krajowe i zagraniczne podpis Kwestora UJ, Kanclerza UJ z okrągłą pieczęcią UJ; DS, BW i DD podpis Kwestora UJ, dysponenta środków finansowych wraz z pieczątką bankową jednostki UJ II. OSOBA WYJEŻDŻAJĄCA odbiór "Zlecenia wypłaty" zaliczki z Działu Współpracy Międzynarodowej UJ najwcześniej 7 dni przed wyjazdem odbiór zaliczki w walucie obcej we wskazanym banku w przypadku, gdy osoba wyjeżdżająca nie może osobiście odebrad zaliczki na wyjazd za granicę: wypełnienie druku Upoważnienie (Załącznik 23) i zgłoszenie się z tym drukiem przez osobę upoważnioną do realizacji wypłaty zaliczki do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ po odbiór zlecenia wypłaty zaliczki (Autentycznośd podpisu osoby delegowanej jest potwierdzana na druku Upoważnienia przez kierownika jednostki UJ zatrudniającej osobę delegowaną.) UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 127

128 OGÓLNE ZASADY ROZLICZANIA WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH Wyjazdy w ramach projektów Unii Europejskiej i innych projektów międzynarodowych podlegają zasadom rozliczeo zgodnym z warunkami określonymi indywidualnie w ramach kontraktów lub zgodnie z przepisami polskimi. Rozliczenie zaliczki odbywa się w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ, po powrocie z zagranicy osoby delegowanej, na podstawie dokumentów finansowych potwierdzających poszczególne wydatki składające się na pobraną zaliczkę w walucie obcej. Dział Współpracy Międzynarodowej UJ potwierdza zgodnośd faktur lub innych dokumentów dotyczących wyjazdu zagranicznego z Wnioskiem wyjazdowym wypełnionym przez osobę delegowaną, dołączając do nich kopie zatwierdzonego Wniosku wyjazdowego. Zaliczkę należy rozliczyd w terminie do 14 dni od zakooczenia podróży. Po upływie terminu rozliczenia Uniwersytet potrąci nierozliczoną zaliczkę zgodnie z Art. 87 Kodeksu Pracy. Dział Współpracy Międzynarodowej UJ zobowiązany jest do poinformowania Działu Spraw Osobowych o nierozliczonej zaliczce. Liczba diet pobytowych jest rozliczana w oparciu o liczbę dni i godzin, jakie osoba wyjeżdżająca spędziła za granicą. Rozliczenie kosztów zakwaterowania wymaga oryginału rachunku hotelowego wystawionego na Uniwersytet Jagiellooski, ul. Gołębia 24, Kraków, NIP zawierającego w treści imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej oraz daty pobytu w hotelu. Dieta dojazdowa rozliczana jest w oparciu o Oświadczenie osoby wyjeżdżającej (Załącznik 18). Rozliczenia innych opłat (np. opłata konferencyjna, depozyt hotelowy) należy dokonywad na podstawie oryginalnych faktur wystawionych na: Uniwersytet Jagiellooski, ul. Gołębia 24, Kraków, NIP z podaniem w treści imienia i nazwiska osoby wyjeżdżającej, daty jej pobytu i nazwy kraju docelowego. W przypadku gdy wnioskodawca nie może udokumentowad poniesionych wydatków odpowiednimi dokumentami (np. fakturą), wypełnia Wniosek o uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego (Załącznik 1) i dołącza do niego dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku np: potwierdzenie dokonania opłaty konferencyjnej, wersję elektroniczną faktury, wydruk potwierdzenia rezerwacji wraz z ceną biletu i kartami pokładowymi, bilet kolejowy, autobusowy i promowy w wersji elektronicznej wraz z ceną, polisę ubezpieczeniową w wersji elektronicznej wraz z ceną, kopię dowodu dokonania opłaty wizowej wraz z kopią wizy z odpowiedniej strony w paszporcie. Następnie osoba delegowana przekazuje Wniosek o uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego wraz z ww. dokumentami do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ. Po dołączeniu do w.w wniosku kopii Wniosku wyjazdowego, wniosek przekazywany jest do Kwestora UJ w celu wyrażenia zgody na uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego. Następnie Dział Współpracy Międzynarodowej UJ przekazuje wniosek Prorektorowi ds. Badao i Współpracy Międzynarodowej UJ do podpisu. 128 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

129 ROZLICZENIE DELEGACJI W PRZYPADKU POBRANIA ZALICZKI PRZED WYJAZDEM Rozliczenie zaliczki odbywa się w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ, po powrocie z zagranicy osoby delegowanej, na podstawie dokumentów finansowych potwierdzających poszczególne wydatki składające się na pobraną zaliczkę w walucie obcej. Na dokumencie Rozliczenie zaliczki (Załącznik 19) składa podpis osoba delegowana, osoba rozliczająca w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ oraz kierownik Działu Współpracy Międzynarodowej UJ. Następnie Rozliczenie zaliczki przekazywane jest do Kwestury UJ zgodnie ze źródłem finansowania, z którego była pobierana zaliczka, w szczególności do: - Zespołu Weryfikacji i Kontroli UJ w przypadku budżetów wydziałowych, środków będących na koncie ogólnym UJ, DS i BW, - Działu Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych PB, SPUB i PD, - Działu Rozliczeo Dewizowych - granty międzynarodowe, - Działu Rozliczeo Projektów Unijnych dla projektów realizowanych ze środków funduszy strukturalnych UE. W przypadku, gdy osoba rozliczająca się wydała więcej środków niż zdeklarowała na wcześniej przedstawionym Wniosku wyjazdowym, wymagana jest pisemna zgoda dysponenta środków i zwiększenie ich rezerwacji w systemie SAP. Na podstawie pisma osoby wyjeżdżającej skierowanego do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ, zaakceptowanego przez dysponenta środków, Dział Współpracy Międzynarodowej UJ przygotowuje przelew na konto osoby wyjeżdżającej (sporządzany ręcznie), do którego dołącza kopię Wniosku wyjazdowego oraz kopię Rozliczenia. Tak przygotowany dokument przesyłany jest do jednostki macierzystej wyjeżdżającego, która wstępnie wprowadza dokument do systemu SAP. Następnie jednostka przekazuje ten dokument do Kwestury UJ w celu dokonania zwrotu osobie wyjeżdżającej nadpłaconej kwoty. W przypadku zwrotu części zaliczki przez wnioskodawcę, Dział Współpracy Międzynarodowej UJ wypełnia Zlecenie wpłaty (Załącznik 24) i przekazuje osobie rozliczającej się. Po wpłacie danej kwoty do odpowiedniego banku, osoba rozliczająca się przynosi potwierdzenie z banku, które Dział Współpracy Międzynarodowej UJ dołącza do Rozliczenia i przekazuje Rozliczenie zaliczki wraz z kompletem dokumentów do Kwestury UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 129

130 Schemat 66 Rozliczenie zaliczki (dotyczy zaliczki na wyjazdy zagraniczne, gdy zaliczka równa jest poniesionym wydatkom) I. OSOBA ZOBOWIĄZANA DO ROZLICZENIA SIĘ Z ZALICZKI przekazanie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ UJ rozliczenie zaliczki na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów o poniesionych wydatkach podpisanie "Rozliczenia" zaliczki przez osobę rozliczającą w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ oraz kierownika Działu Współpracy Międzynarodowej UJ, przekazanie "Rozliczenia" zaliczki osobie delegowanej do podpisu przekazanie dokumentu do Kwestury UJ* zgodnie ze źródłem finansowym, z którego była pobierana zaliczka III. KWESTURA UJ sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym księgowanie dokumentu w systemie SAP przechowywanie dokumentów * Zespół ds. Weryfikacji i Kontroli UJ w przypadku budżetów wydziałowych, środków będących na koncie ogólnym UJ, DS i BW, Dział Rozliczeo i Finansowania Badao Naukowych PB,SPUB i PD, Dział Rozliczeo Dewizowych - granty międzynarodowe, Działu Rozliczeo Projektów Unijnych dla projektów realizowanych ze środków funduszy strukturalnych UE. 130 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

131 Schemat 67 Rozliczenie zaliczki (dotyczy zaliczki na wyjazdy zagraniczne, gdy zaliczka była mniejsza niż poniesione wydatki) I. OSOBA ZOBOWIĄZANA DO ROZLICZENIA SIĘ Z ZALICZKI przekazanie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ uzyskanie pisemnej akceptacji dysponenta środków finansowych dot. przekroczenia kwoty pobranej zaliczki II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ UJ rozliczenie zaliczki na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów o poniesionych wydatkach podpisanie "Rozliczenia" zaliczki przez osobę rozliczającą w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ oraz kierownika Działu Współpracy Międzynarodowej UJ, przekazanie "Rozliczenia" zaliczki osobie delegowanej do podpisu ręczne wystawienie przelewu dla pracownika, do którego dołącza się kopię Wniosku wyjazdowego oraz kopię "Rozliczenia" przekazanie kompletu dokumentów do jednostki macierzystej wyjeżdżającego III. JEDNOSTKA UJ wstępne wprowadzenie dokumentu do systemu SAP przekazanie kompletu dokumentów do Kwestury UJ IV. KWESTURA UJ sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym uzyskanie zatwierdzenia do zapłaty od osób upoważnionych księgowanie dokumentu w systemie SAP realizacja płatności przechowywanie dokumentów UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 131

132 Schemat 68 Rozliczenie zaliczki (dotyczy zaliczki na wyjazdy zagraniczne, gdy zaliczka była wyższa niż poniesione wydatki zwrot gotówki w walucie obcej) I. OSOBA ZOBOWIĄZANA DO ROZLICZENIA SIĘ Z ZALICZKI przekazanie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ UJ rozliczenie zaliczki na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów o poniesionych wydatkach wypełnienie dokumentu "Zlecenie wpłaty" przekazanie "Zlecenia wpłaty" osobie delegowanej podpisanie "Rozliczenia" zaliczki przez osobę rozliczającą w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ oraz kierowniką Działu Współpracy Międzynarodowej UJ, przekazanie "Rozliczenia" zaliczki osobie delegowanej do podpisu III. OSOBA ZOBOWIĄZANA DO ROZLICZENIA SIĘ Z ZALICZKI wpłata wyliczonej do zwrotu kwoty do banku wskazanego przez Dział Współpracy Międzynarodowej UJ odebranie z banku potwierdzenia wpłaty przekazanie do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ potwierdzenia dokonania wpłaty IV. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ UJ dołączenie potwierdzenia wpłaty do pozostałych dokumentów dot. rozliczenia wyjazdu służbowego przekazanie kompletu dokumentów do Kwestury UJ V. KWESTURA UJ sprawdzenie dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym uzyskanie akceptacji osób upoważnionych księgowanie dokumentu w systemie SAP przechowywanie dokumentów 132 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

133 ROZLICZENIE DELEGACJI W PRZYPADKU GDY WYJEŻDŻAJĄCY NIE POBRAŁ ZALICZKI PRZED WYJAZDEM W przypadku, gdy wyjeżdżający nie pobrał zaliczki przed wyjazdem, Dział Współpracy Międzynarodowej UJ przygotowuje naliczenie należnych środków osobie, która odbyła podróż zagraniczną. Osoba, która odbyła podróż zagraniczną składa na oryginale Wniosku wyjazdowego w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ oświadczenie o niepobraniu środków przed wyjazdem i o rzeczywistym terminie pobytu za granicą (dzieo godzina przekroczenia granicy w dniu wyjazdu i powrotu). Dołącza karty pokładowe w przypadku podróży samolotem i/lub wykorzystane bilety kolejowe i/lub autobusowe oraz ewentualne inne dokumenty finansowe potwierdzające poniesione wydatki. Dział Współpracy Międzynarodowej UJ przygotowuje rozliczenie w PLN (sporządzone ręcznie) z podaniem konta bankowego wskazanego przez wyjeżdżającego i przekazuje do jego jednostki macierzystej. Jednostka macierzysta dokonuje wstępnego wprowadzenia do systemu SAP i przekazuje dokument do Kwestury UJ. Wyjeżdżający otrzymuje należne środki w PLN na wskazany przez siebie rachunek bankowy. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 133

134 Schemat 69 Rozliczenie wyjazdu (gdy zaliczka nie była pobrana przed wyjazdem) I. OSOBA WYJEŻDŻAJĄCA przekazanie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ złożenie na oryginale Wniosku wyjazdowego w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ oświadczenia o niepobraniu środków przed wyjazdem i o rzeczywistym terminie pobytu za granicą (dzieo godzina przekroczenia granicy w dniu wyjazdu i powrotu) II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ UJ przygotowanie dokumentu dotyczącego rozliczenia poniesionych wydatków na podstawie dostarczonych przez osobę wyjeżdżającą dokumentów i podpisanie dokumentu przez pracownika Działu Współpracy Międzynarodowej UJ przekazanie dokumentów do jednostki UJ III. JEDNOSTKA UJ wstępne wprowadzenie dokumentu do systemu SAP przekazanie dokumentów do Kwestury UJ IV. KWESTURA UJ sprawdzenie dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym uzyskanie akceptacji osób upoważnionych księgowanie dokumentu w systemie SAP realizacja płatności na wskazany rachunek bankowy przechowywanie dokumentów 134 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

135 WYKORZYSTANIE SAMOCHODU PRYWATNEGO DO ODBYCIA PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ W przypadku, gdy wnioskodawca korzystał z samochodu prywatnego, do Wniosku wyjazdowego musi dołączyd Załącznik do wniosku wyjazdowego dotyczący zwrotu kosztów podróży służbowej za granicę samochodem delegowanego (Załącznik 16). Delegowany określa miejsce i okres podróży a następnie podpisany załącznik przekazuje do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ, który oznacza dysponenta i źródło finansowania (na podstawie Wniosku wyjazdowego ) oraz określa kwotę zwrotu kosztów. Osobie podróżującej samochodem prywatnym przysługuje zwrot kosztów: z DS, BW (nr elementu PSP) lub DD (nr MPK, ZLEC) - w wysokości ceny biletu kolejowego II klasy pociągu pośpiesznego bez opłat za miejsce sypialne, kuszetkę lub miejscówkę, zgodnie z zaświadczeniem PKP, które należy złożyd wraz z załącznikiem do Wniosku wyjazdowego, z projektów UE, międzynarodowych i badawczych MNiSzW (element PSP) - w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu. (Stawka ustalana jest przez pracodawcę na podstawie odpowiednich przepisów) W tym przypadku osoba wyjeżdżająca dołącza również Oświadczenie o ilości przejechanych kilometrów i pojemności silnika (patrz Załącznik 17). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 135

136 3. OPIS OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOOSKIEGO COLLEGIUM MEDICUM 3.1 DOKUMENTOWANIE ZAKUPÓW W UJCM OGÓLNE ZASADY DOKONYWANIA ZAKUPÓW I UDZIELANIA ZAMÓWIEO Zakupy w Uniwersytecie Jagiellooskim Collegium Medicum (zwanym dalej Collegium Medicum, UJCM lub CM) mogą byd realizowane: bezpośrednio przez dysponentów środków finansowych, za pośrednictwem Działu Remontów i Inwestycji CM, Działu Eksploatacji Technicznej CM, Działu ds. Aparatury CM, Działu Administracyjno Gospodarczego CM (zwanych dalej działami administracyjno-techicznymi). Procedura udzielania zamówieo obowiązująca w Collegium Medicum zgodna jest z przepisami zawartymi w ustawie Prawo zamówieo publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2007 r. nr 223 poz.1655 z późn. zm.) i została opisana w Regulaminie określającym zasady i formy udzielania zamówieo publicznych w Uniwersytecie Jagiellooskim Collegium Medicum wprowadzonym Zarządzeniem Nr 5/2009 Prorektora Uniwersytetu Jagiellooskiego ds. Collegium Medicum z dnia 1 września 2009 r. (zwanego dalej Regulaminem określającym zasady i formy udzielania zamówieo publicznych w UJCM). Zamówienia publiczne w Collegium Medicum dokonywane są na podstawie zatwierdzonego przez Senat Uniwersytetu Jagiellooskiego planu rzeczowo - finansowego i według zasad określonych w Regulaminie określającym zasady i formy udzielania zamówieo publicznych w UJCM. Zamówieo publicznych w Collegium Medicum mogą dokonywad dysponenci środków wymienieni w Regulaminie określającym zasady i formy udzielania zamówieo publicznych w UJCM i w tym zakresie ponoszą oni odpowiedzialnośd za gospodarowanie przydzielonymi środkami publicznymi. Wszelkie procedury udzielania zamówieo publicznych, których wartośd przekracza wyrażoną w złotych równowartośd kwoty 14 tys. Euro, realizowane są przez Dział Zamówieo Publicznych CM. Wszelkie czynności dotyczące realizacji umów po przeprowadzeniu procedur jw. prowadzą niżej wymienione jednostki lub dysponenci środków wg następujących zasad: - zamówieo na roboty budowlane (inwestycje i remonty) dokonuje Dział Remontów i Inwestycji CM, - zamówieo na usługi związane z konserwacją budynków i budowli (w tym sieci, urządzeo oraz telefonów) dokonuje Dział Eksploatacji Technicznej CM, - zamówieo na dostawę aparatury medycznej i naukowo-badawczej, komputerów, drukarek, skanerów, kopiarek i innych urządzeo peryferyjnych oraz na usługi związane z ich konserwacją i naprawami dokonuje Dział ds. Aparatury CM, - zamówieo na dostawę odczynników i materiałów niezbędnych do działalności dydaktycznej dokonuje Dział Administracyjno Gospodarczy CM, - zamówieo na dostawy i usługi dla jednostek administracji centralnej, domów studenckich, dokonuje Dział Administracyjno Gospodarczy CM, - zamówieo na materiały biurowe oraz środki czystości potrzebne do działalności dydaktycznej dokonuje Dział Administracyjno Gospodarczy CM, - pozostałe zamówienia realizują odpowiedni dysponenci środków finansowych w zakresie zadao, dla których wnioskowali o zamówienie publiczne. 136 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

137 Dla każdego postępowania w sprawie zamówienia publicznego w wartości przekraczającej kwotę określoną w 6 Regulaminu określającego zasady i formy udzielania zamówieo publicznych w UJCM (tj. 1 tys. zł), bez względu na źródło finansowania, wymagane jest złożenie przez jednostkę Collegium Medicum w Dziale Zamówieo Publicznych CM kompletnego wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne. Obowiązujący w UJCM wzór wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne stanowi Załącznik nr 27 niniejszej Instrukcji. Prawidłowo wypełniony wniosek, uzupełniony w szczególności o podpis dysponenta środków finansowych, podpis odpowiedzialnego pracownika Kwestury CM (opcjonalnie numer obliga SAP) oraz Z-cy Kwestora UJ ds. CM, podlega dekretacji w Dziale Zamówieo Publicznych CM, a następnie rejestracji. Obowiązek wypełnienia i złożenia w Dziale Zamówieo Publicznych CM wniosku, o którym mowa wyżej, dotyczy również zamówieo, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo Zamówieo Publicznych. W przypadku zamówieo dostaw i usług, których wartośd netto przekracza wyrażoną w złotych kwotę 206 tys. Euro, oraz robót budowlanych, których wartośd netto przekracza wyrażoną w złotych kwotę tys. Euro, procedura zamówienia publicznego jest realizowana przez komisję przetargową powołaną w tym celu przez Prorektora UJ ds. Collegium Medicum. Finansowanie zamówienia potwierdza każdorazowo Z-ca Kwestora UJ ds. CM. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia opracowywana jest przez Komisję przetargową lub osobę wskazaną przez dysponenta środków finansowych przy współudziale jednostki Collegium Medicum realizującej zamówienie. Obowiązkiem każdej jednostki Collegium Medicum realizującej zamówienie jest ewidencjonowanie udzielonych zamówieo i przechowywanie protokołu postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od zakooczenia postępowania. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 137

138 Schemat 70 Ogólne zasady udzielania zamówienia w UJCM I. JEDNOSTKA UJCM dla każdego zamówienia o wartości powyżej 1 tys. zł: przygotowanie wniosku o ustalenie trybu postępowania w sprawie zamówienia publicznego (zwanego dalej wnioskiem) wprowadzenie zapotrzebowania i obliga do systemu SAP (gdy jest wymagane) przeprowadzenie stosowanych procedur wyboru dostawcy zgodnie z Regulaminem określającym zasady i formy udzielania zamówieo publicznych w UJCM przekazanie wniosku (uzupełnionego w szczególności o podpis dysponenta środków finansowych, podpis odpowiedzialnego pracownika Kwestury CM (opcjonalnie numer obliga SAP) oraz Z-cy Kwestora UJ ds. CM) wraz z wymaganą dokumentacją do Działu Zamówieo Publicznych CM II. DZIAŁ ZAMÓWIEO PUBLICZNYCH CM dekretacja i rejestracja wniosku dla zamówieo o wartości poniżej 14 tys. Euro: wydanie opinii w zakresie poprawności wyboru trybu realizacji zamównienia (pieczęd, podpis i data na wniosku) i przekazanie jednostce UJCM realizującej zamówienie dla zamówieo powyżej 14 tys. Euro: przeprowadzenie procedur zamówienia i przechowywanie dokumentacji dotyczącej zamówienia dla zamówieo dostaw i usług, których wartośd netto przekracza wyrażoną w złotych kwotę 206 tys. Euro oraz robót budowlanych, których wartośd netto przekracza wyrażoną w złotych kwotę tys. Euro: realizacja procedur zamówienia publicznego przez komisję przetargową powołaną w tym celu przez Prorektora UJ ds. Collegium Medicum III. JEDNOSTKA UJCM dla zamówieo o wartości poniżej 14 tys. Euro: realizacja zamówienia zgodnie z zatwierdzonym trybem postępowania ewidencjonowanie udzielonych zamówieo i przechowywanie protokołu postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od zakooczenia postępowania 138 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

139 3.1.2 PROCEDURY REALIZOWANIA ZAKUPÓW W COLLEGIUM MEDICUM ZAKUPY REALIZOWANE BEZPOŚREDNIO PRZEZ DYSPONENTÓW ŚRODKÓW FINANSOWYCH ZAKUPY FINANSOWANE PRZEZ PRACOWNIKÓW Z POBRANYCH ZALICZEK JEDNORAZOWYCH Zakupy dokonywane bezpośrednio przez dysponentów środków finansowych mogą byd finansowane otrzymaną uprzednio zaliczką. Jej wypłata następuje na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku o zaliczkę, którego wzór stanowi Załącznik 40 niniejszej instrukcji, zaakceptowanego merytorycznie przez dysponenta środków. Wniosek jest przekazywany do Kwestury CM, gdzie po sprawdzeniu dostępności środków w danym budżecie i sporządzeniu (jeśli jest to wymagane) rezerwacji środków (obliga), jest podpisywany przez pracownika Kwestury CM i przekazywany do akceptacji Z-cy Kwestora UJ ds. Collegium Medicum w celu zatwierdzenia do wypłaty. Na podstawie zatwierdzonego wniosku o zaliczkę pracownik Kwestury CM przygotowuje w systemie SAP polecenie autowypłaty do kasy banku obsługującego rachunki bankowe UJCM lub przygotowuje przelew kwoty zaliczki na konto osobiste wnioskodawcy. Przedstawiony przez pracownika dokument potwierdzający dokonanie zakupu, podlega zatwierdzeniu merytorycznemu przez dysponenta środków finansowych wraz ze wskazaniem źródła finansowania kosztu (wydatku). Jeśli przed zakupem sporządzana była rezerwacja środków w systemie SAP (obligo), numer tej rezerwacji bezwzględnie winien zostad naniesiony na dokument. Dokument powinien ponadto zawierad: - informację dotyczącą wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dział Zamówieo Publicznych CM wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany), - w przypadku faktury VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany, - informację o finansowaniu z przedmiotowej zaliczki, - zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia). Powyższe dokumentowane jest podpisem dysponenta środków finansowych. Jeśli zakup dotyczył środka trwałego, do dokumentu winien byd dołączony dokument OT (Załącznik nr 30), zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie Jeśli zakup dotyczył materiałów przeznaczonych jako zapasy magazynowe, do dokumentu winien byd dołączony dokument PZ. Dokument lub dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu wraz z prawidłowo wypełnionym rozliczeniem zaliczki (Załącznik 41) są przekazywane do Kwestury CM, gdzie podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym, co jest potwierdzone podpisem i pieczątką pracownika dokonującego weryfikacji. Następnie dokumenty przekazywane są do zatwierdzenia do zapłaty przez Zastępcę Kwestora UJ ds. Collegium Medicum i Zastępcę Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum lub inną osobę posiadającą upoważnienie w tym zakresie (w zależności od rodzaju działalności, na rzecz której zakup był dokonany). W kolejnym kroku przedmiotowe dokumenty podlegają dekretacji i księgowaniu (w tym w szczególności wprowadzeniu do systemu właściwego terminu płatności), co potwierdzone jest podpisem osoby dokonującej tych czynności. Dokumenty potwierdzające zakup przechowywane są w Kwesturze CM zgodnie z obowiązującymi przepisami. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 139

140 W przypadku gdy kwota wydatkowanych przez pracownika środków finansowych przekracza kwotę pobranej zaliczki, Kwestura CM dokonuje zwrotu należnych środków na rachunek osobisty pracownika lub przygotowuje polecenie autowypłaty przez kasę banku obsługującego rachunki bankowe Collegium Medicum. W przypadku gdy kwota wydatkowanych przez pracownika środków finansowych jest mniejsza niż kwota pobranej zaliczki, pracownik jest zobowiązany zwrócid niewydatkowaną kwotę do kasy banku obsługującego rachunki bankowe Collegium Medicum lub przelewem na rachunek bankowy, z którego przedmiotowa zaliczka została wypłacona, w terminie określonym na wniosku zaliczki. W przypadku nie dokonania zwrotu niewydatkowanej kwoty zaliczki w terminie jw. Dział Spraw Osobowych CM dokonuje na pisemny wniosek Kwestury CM potrącenia pobranej zaliczki kwoty należnej. 140 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

141 Schemat 71 Zakupy finansowane przez pracowników z pobranych zaliczek jednorazowych w UJCM I. DYSPONENT ŚRODKÓW FINANSOWYCH zatwierdzenie do wypłaty i sprawdzenie merytoryczne prawidłowo wypełnionego przez pracownika wniosku o zaliczkę II. KWESTURA CM sprawdzenie dostępności środków finansowych w danym budżecie sporządzenie rezerwacji środków finansowych w systemie SAP (jeśli wymagane) podpisanie wniosku o zaliczkę przez pracownika Kwestury oraz przekazanie do zatwierdzenia do wypłaty przez Z-cę Kwestora UJ ds. Collegium Medicum III. Z-CA KWESTORA UJ DS. COLLEGIUM MEDICUM (LUB INNA OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie do wypłaty IV. KWESTURA CM przygotowanie w systemie SAP polecenia autowypłaty do kasy banku obsługującego rachunki bankowe UJCM lub przygotowanie przelewu kwoty zaliczki na konto osobiste wnioskodawcy V. Dalszy obieg dokumentów - patrz Schemat 73 od pkt. I* do IV VI. KWESTURA CM sprawdzenie dokumentu (dokumenty potwierdzającego zakup wraz z prawidłowo wypełnionym drukiem "rozliczenia zaliczki") pod względem formalnym i rachunkowym rozliczenie dokumentu z pobraną zaliczką (w przypadku gdy kwota wydatkowanych przez pracownika środków finansowych przekracza kwotę pobranej zaliczki: Kwestura CM dokonuje zwrotu środków na rachunek osobisty pracownika lub przygotowuje polecenie autowypłaty przez kasę banku obsługującego rachunki bankowe UJCM; w przypadku jeśli kwota wydatkowanych przez pracownika środków finansowych jest mniejsza niż kwota pobranej zaliczki: pracownik jest zobowiązany zwrócid nie wydatkowaną kwotę do kasy banku obsługującego rachunki bankowe UJCM lub przelewem na rachunek UJCM w terminie określonym na wniosku zaliczki; w przypadku nie dokonania zwrotu niewydatkowanej kwoty zaliczki w terminie jw. Dział Spraw Osobowych CM dokonuje na pisemny wniosek Kwestury potrącenia pobranej zaliczki) dekretacja i księgowanie dokumentu w systemie SAP przechowywanie dokumentów *Na dokumencie zakupu należy również wpisad informację o finansowaniu zakupu z przedmiotowej zaliczki. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 141

142 ZAKUPY FINANSOWANE Z ZALICZEK STAŁYCH PRZYZNAWANYCH JEDNOSTKOM UJCM Wytypowani pracownicy poszczególnych jednostek Collegium Medicum mogą otrzymad na okres roku kalendarzowego zaliczkę stałą w celu realizowania zakupów bieżących jednostki UJCM. Na podstawie zaakceptowanego przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM i Z-cę Kanclerza UJ ds. CM wniosku (Załącznik 42), bank obsługujący rachunek bankowy Collegium Medicum wydaje osobom wskazanym na wnioskach karty płatnicze umożliwiające pobieranie środków finansowych z bankomatów oraz realizowanie zakupów do kwoty limitu określonego kartami. W celu umożliwienia analizy wszystkich operacji realizowanych za pomocą karty płatniczej, każda z kart posiada własny rachunek bankowy. Procedura opisywania, obiegu oraz rozliczania dokumentów zakupowych przedstawia się tak samo jak w przypadku zakupów realizowanych przez pracowników ze środków własnych, z tym że kwoty wypłacane na podstawie prawidłowo opisanych i zaakceptowanych dokumentów za zrealizowane zakupy, zasilają każdorazowo rachunki bankowe kart płatniczych. Dodatkowo obligatoryjnym jest umieszczanie na dokumencie informacji o finansowaniu z zaliczki stałej. Stany środków pieniężnych na rachunkach kart płatniczych na koniec roku obrotowego winny byd zgodne z przyznanymi limitami. W przypadku gdy stan środków pieniężnych na karcie płatniczej jest mniejszy niż przyznany limit, Kwestura CM wzywa osobę odpowiedzialną za stałą zaliczkę do uzupełnienia stanu konta karty płatniczej lub sporządza pisemny wniosek do Działu Spraw Osobowych w sprawie potrącenia kwoty zaległości poprzez listę wynagrodzeo. Dokumenty potwierdzające zakup przechowywane są w Kwesturze CM zgodnie z obowiązującymi przepisami. 142 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

143 Schemat 72 Zakupy finansowane z zaliczek stałych przyznawanych jednostkom UJCM w UJCM I. JEDNOSTKA UJCM otrzymanie zaliczki stałej na podstawie wniosku zatwierdzonego przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM/Z-cę Kanclerza UJ ds. CM otrzymanie kart płatniczych dla osób wskazanych na wniosku rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup i wpisanie daty wpływu na dokumencie II. Dalszy obieg dokumentów - patrz Schemat 73 od pkt I.* do IV III. KWESTURA CM dekretacja i księgowanie dokumentu w systemie SAP (w tym wprowadzenie do systemu SAP terminu jej płatności), potwierdzone podpisem osoby dokonującej tych czynności zasilenie rachunków bankowych kart płatniczych o kwoty wypłacane; w przypadku gdy stan środków pieniężnych na karcie płatniczej jest mniejszy niż przyznany limit, Kwestura wzywa osobę odpowiedzialną za stałą zaliczkę do uzupełnienia stanu konta karty lub sporządza pisemny wniosek do Działu Spraw Osobowych w sprawie potrącenia przez listę wynagrodzeo kwoty zaległości przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami *Dodatkowo obligatoryjnym jest umieszczanie na dokumencie informacji o finansowaniu z zaliczki stałej. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 143

144 POZOSTAŁE ZAKUPY (W TYM REALIZOWANE ZE ŚRODKÓW WŁASNYCH PRACOWNIKÓW) Dokument potwierdzający zakup trafia bezpośrednio do jednostki Collegium Medicum, która dokonała zakupu. Dokument powyższy podlega rejestracji w danej jednostce, a data jego wpływu oraz numer ewidencyjny nanoszone są na dokument. Przedmiotowy dokument podlega zatwierdzeniu merytorycznemu przez dysponenta środków finansowych wraz ze wskazaniem źródła finansowania kosztu (wydatku). Jeśli przed zakupem sporządzana była rezerwacja środków w systemie SAP (obligo), numer tej rezerwacji bezwzględnie winien zostad naniesiony na dokument. Dokument powinien ponadto zawierad: - informację dotyczącą wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dział Zamówieo Publicznych wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany), - w przypadku faktury VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany, - zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia). Powyższe dokumentowane jest podpisem dysponenta środków finansowych. Jeśli zakup dotyczył środka trwałego, do dokumentu winien byd dołączony dokument OT (Załącznik nr 30), zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie Jeśli zakup dotyczył materiałów przeznaczonych na zapasy magazynowe, do dokumentu winien byd dołączony dokument PZ. Dokument wraz ze wszystkimi wymaganymi informacjami oraz podpisem dysponenta środków finansowych, przekazywany jest do Kwestury CM, gdzie podlega sprawdzeniu pod względem dostępności środków finansowych w systemie SAP, a następnie pod względem formalnym i rachunkowym, co jest potwierdzone podpisem i pieczątką pracownika dokonującego weryfikacji. Następnie dokument przekazywany jest do zatwierdzenia do zapłaty przez Zastępcę Kwestora UJ ds. Collegium Medicum i Zastępcę Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum lub inną osobę posiadającą upoważnienie w tym zakresie (w zależności od rodzaju działalności, na rzecz której zakup był dokonany). Następnie dokument zakupu podlega dekretacji i księgowaniu (w tym w szczególności wprowadzeniu do systemu właściwego terminu płatności), co potwierdzane jest podpisem osoby dokonującej tych czynności. Dokumenty potwierdzające zakup przechowywane są w Kwesturze CM zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku zakupów finansowanych przez pracowników ze środków własnych (bez pobrania zaliczki), Kwestura CM dokonuje zwrotu środków na rachunek osobisty pracownika lub przygotowuje polecenie autowypłaty przez kasę banku obsługującego rachunki bankowe Collegium Medicum. 144 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

145 Schemat 73 Pozostałe zakupy (w tym realizowane przez pracowników ze środków własnych) w UJCM I. JEDNOSTKA UJCM rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup wpisanie daty wpływu dokumentu oraz numeru ewidencyjnego na dokumencie i oznaczenie jednostki organizacyjnej UJCM wpisanie na dokument nr obligo, jeżeli przed zakupem sporządzana była rezerwacja środków w systemie SAP wpisanie źródła finansowania zakupu wpisanie informacji dot. wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dział Zamówieo Publicznych CM wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany) w przypadku faktur VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia) sprawdzenie merytoryczne i zatwierdzenie dokumentu przez dysponenta środków finansowych jeżeli zakup dotyczył środka trwałego: dołączenie dokumentu OT jeżeli zakup dotyczył zapasów przeznaczonych na zapasy magazynowe: dołączenie dokumentu PZ II. KWESTURA CM sprawdzenie dostępności środków finansowych w SAP sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym (podpis wraz z pieczątką osoby dokonującej sprawdzenia) zatwierdzenie do zapłaty III. Z-CA KWESTORA UJ DS. COLLEGIUM MEDICUM (LUB INNA OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie do zapłaty IV. Z-CA KANCLERZA UJ DS. COLLEGIUM MEDICUM (LUB INNA OSOBA UPOWAŻNIONA) V. KWESTURA CM dekretacja i księgowanie dokumentu w systemie SAP (w tym wprowadzenie do systemu SAP terminu jej płatności), potwierdzone podpisem osoby dokonującej tych czynności przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami W przypadku zakupów finansowanych przez pracowników ze środków własnych (bez pobrania zaliczki):dokonanie zwrotu środków na rachunek osobisty pracownika lub przygotowanie polecenia autowypłaty przez kasę banku obsługującego rachunki bankowe Collegium Medicum UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 145

146 ZAKUPY REALIZOWANE ZA POŚREDNICTWEM DZIAŁÓW ADMINISTRACYJNO- TECHNICZNYCH CM ZAKUPY REALIZOWANE ZA POŚREDNICTWEM DZIAŁU REMONTÓW I INWESTYCJI CM ORAZ DZIAŁU EKSPLOATACJI TECHNICZNEJ CM (ZWANYMI DALEJ DZIAŁAMI TECHNICZNYMI CM) Zakupy dotyczące remontów i inwestycji oraz usług związanych z konserwacją budynków i budowli przeprowadzane są na podstawie rocznych planów inwestycji, remontów oraz usług eksploatacyjnych, które są zatwierdzane przez władze UJCM w ramach planu rzeczowo-finansowego. Podstawą wszczęcia postępowania w sprawie zamówienia publicznego na usługi remontowo - inwestycyjne oraz usługi eksploatacyjne jest ustalenie trybu postępowania w sprawie zamówienia publicznego zgodnie z wnioskiem sporządzonym wg zasad określonych Zarządzeniem Nr 5/2009 z dnia 1 września 2009 w sprawie zasad i form udzielania zamówieo publicznych w Uniwersytecie Jagiellooskim Collegium Medicum. Efektem zakooczenia postępowania o zamówienie publiczne w zakresie usług remontowo-inwestycyjnych i eksploatacyjnych jest przygotowana do akceptacji umowa. Umowa podlega sprawdzeniu pod względem formalno-prawnym przez Zespół Radców Prawnych CM, a następnie ze strony Collegium Medicum jest podpisywana przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM oraz w zależności od wartości zamówienia przez Prorektora UJ ds. CM lub Głównego Specjalistę kierującego Działami Technicznymi (na podstawie pełnomocnictwa Prorektora UJ ds. CM). Kwota zamówienia (umowy) stanowi podstawę do sporządzenia rezerwacji środków (obliga). Dokument zakupu dotyczący wykonanych robót budowlanych i usługi eksploatacyjnych wraz z załączonymi protokołami odbioru robót wpływa do Działów Technicznych CM, gdzie podlega rejestracji, a data jego wpływu oraz numer ewidencyjny nanoszone są na dokument. Dokument podlega zatwierdzeniu merytorycznemu przez Głównego Specjalistę kierującego Działami Technicznymi wraz ze wskazaniem źródła finansowania kosztu (wydatku). Dane podstawowe dokumentu są wstępnie wprowadzane przez Działy Techniczne do systemu SAP. Dokument powinien ponadto zawierad: - informację dotyczącą wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dział Zamówieo Publicznych wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany), - w przypadku faktury VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany, - nadany przez SAP numer wstępnie wprowadzonego dokumentu, - zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia). Jeśli zakup dotyczył środka trwałego, do dokumentu winien byd dołączony dokument OT (Załącznik nr 30), zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie Jeśli zakup dotyczył materiałów przeznaczonych jako zapasy magazynowe, do dokumentu winien byd dołączony dokument PZ. Dokument wraz ze wszystkimi wymaganymi informacjami, przekazywany jest do Kwestury CM, gdzie podlega sprawdzeniu pod względem dostępności środków finansowych w systemie SAP, a następnie pod względem formalnym i rachunkowym, co jest potwierdzone podpisem i pieczątką pracownika dokonującego weryfikacji. Następnie dokument przekazywany jest do zatwierdzenia do zapłaty przez Zastępcę Kwestora UJ ds. Collegium Medicum i Zastępcę Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum lub inną osobę posiadającą upoważnienie w tym zakresie (w zależności od rodzaju działalności, na rzecz której zakup był dokonany). 146 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

147 W kolejnym kroku dokument zakupu podlega dekretacji i księgowaniu (w tym wprowadzeniu do systemu właściwego terminu płatności), co potwierdza podpis osoby dokonującej tych czynności. Dokumenty potwierdzające zakup przechowywane są w Kwesturze CM zgodnie z obowiązującymi przepisami. Działy Techniczne CM realizują również zakupy usług remontowych finansowanych ze środków zdecentralizowanych (poza planem remontów CM). Obieg dokumentów związanych z udzieleniem zamówienia i jego rozliczeniem jest taki sam, jak w przypadku remontów planowanych. Wszystkie procedury związane z opisem oraz wprowadzeniem dokumentu potwierdzającego zakup do systemu obowiązują jak wyżej. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 147

148 Schemat 74 Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu Remontów i Inwestycji CM oraz Działu Eksploatacji Technicznej CM w UJCM I. DZIAŁY TECHNICZNE - przygotowanie umowy przygotowanie umowy poprzeprowadzeniu postępowania o zamówienie publiczne przekazanie umowy do sprawdzenia pod względem formalno-prawnym do Radcy Prawnego przekazanie umowy do podpisu przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM oraz w zależności od wartości zamówienia przez Prorektora UJ ds. CM lub Głównego Specjalistę kierującego Działami Technicznymi (na podstawie pełnomocnictwa Prorektora UJ ds. CM) sporządzenia rezerwacji środków finansowych (obliga) w systemie SAP na podstawie kwoty zamówienia (umowy) II. DZIAŁY TECHNICZNE - otrzymanie faktury zakupu rejestracja dokumentu zakupu wraz z protokołami odbioru prac wpisanie daty wpływu dokumentu oraz numeru ewidencyjnego na dokumencie i oznaczenie jednostki organizacyjnej UJCM wpisanie na dokument nr obligo, jeżeli przed zakupem sporządzana była rezerwacja środków w systemie SAP wstępne wprowadzenie danych podstawowych z dokumentu do systemu SAP wpisanie na dokument numeru wstępnego wprowadzenia do SAP wpisanie źródła finansowania zakupu wpisanie informacji dot. wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dział Zamówieo Publicznych CM wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany) w przypadku faktury VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia) zatwierdzenie merytoryczne dokumentu potwierdzającego zakup przez Głównego Specjalistę kierującego Działami Technicznymi jeżeli zakup dotyczył środka trwałego: dołączenie dokumentu OT jeżeli zakup dotyczył materiałów przeznaczonych jako zapasy magazynowe: dołączenie dokumentu PZ III. KWESTURA CM sprawdzenie dostępności środków finansowych w systemie SAP sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym (podpis i pieczątka osoby sprawdzającej) IV. Z-CA KWESTORA UJ DS. COLLEGIUM MEDICUM (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie do zapłaty V. Z-CA KANCLERZA UJ DS. COLLEGIUM MEDICUM (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie do zapłaty VI. KWESTURA CM dekretacja i ostateczne księgowanie dokumentu w systemie SAP (w tym wprowadzenie do systemu terminu płatności), potwierdzone podpisem osoby dokonującej tych czynności przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami 148 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

149 ZAKUPY REALIZOWANE ZA POŚREDNICTWEM DZIAŁU DS. APARATURY COLLEGIUM MEDICUM Zakupy aparatury naukowo-badawczej, aparatury medycznej oraz sprzętu komputerowego realizowane są zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówieo publicznych oraz wg zasad określonych w Zarządzeniem Nr 5/2009 z dnia 1 września 2009 w sprawie zasad i form udzielania zamówieo publicznych w Uniwersytecie Jagiellooskim Collegium Medicum. Podstawą wszczęcia postępowania w sprawie zamówienia publicznego, jest ustalenie trybu postępowania w sprawie zamówienia publicznego zgodnie z wnioskiem wraz ze szczegółowym opisem parametrów sprzętu. Dodatkowym formularzem wymaganym przy rozpoczynaniu postępowania jest wniosek wewnętrzny na aparaturę naukowo-badawczą i sprzęt medyczny dostępny na stronie internetowej UJCM (Załącznik 28). Wniosek o ustalenie trybu, po zatwierdzeniu finansowania przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM (w tym sporządzeniu rezerwacji środków finansowych obliga przez pracownika Kwestury CM) oraz opinii Działu Zamówieo Publicznych CM, w zakresie poprawności wyboru trybu, trafia do Działu ds. Aparatury CM i podlega dalszym procedurom zgodnie z powołanym wyżej zarządzeniem. Zakup sprzętu komputerowego jest realizowany zgodnie z Komunikatem Z-cy Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum Nr KU CM 0133 K 14/2009 z dnia r. Podstawą wszczęcia postępowania na zakup sprzętu komputerowego jest wniosek o zakup sprzętu komputerowego (Załącznik 29), zawierający zatwierdzone środki finansowe (rezerwację środków obligo) wraz ze specyfikacją sprzętu, która jest udostępniona na stronie internetowej Collegium Medicum. Rezultatem postepowania w sprawie zamówienia publicznego jest sporządzenie umowy. Umowa podlega sprawdzeniu pod względem formalno-prawnym przez Radcę Prawnego, a następnie jest podpisywana ze strony Collegium Medicum przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM oraz Kierownika Działu ds. Aparatury CM działającego na podstawie pełnomocnictwa Prorektora UJ ds. CM. Dokument zakupu dotyczący dostawy zrealizowanego zamówienia wraz z załączonym protokołem odbioru podlega merytorycznej akceptacji dysponenta środków finansowych, a następnie Kierownika Działu ds. Aparatury CM. Dane podstawowe z dokumentu są wstępnie wprowadzane do systemu SAP a numer systemowy jest nanoszony na dokument w Dziale ds. Aparatury CM. Następnie dokument przekazywany jest do Kwestury CM, gdzie jest ostatecznie księgowany i stanowi podstawę dokonania zapłaty. Dokument powinien ponadto zawierad: - informację dotyczącą wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dział Zamówieo Publicznych wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany), - w przypadku faktury VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany, - nadany przez SAP numer wstępnie wprowadzonego dokumentu, - zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia). Dział ds. Aparatury CM sporządza dokument OT potwierdzający przyjęcie środka trwałego do ewidencji majątkowej jednostki. Dowód winien byd wystawiony w 4 egzemplarzach, następnie podpisany przez użytkownika i osobę odpowiedzialną w jednostce za ewidencję składników. Dokument potwierdzający zakup wraz z OT jest przekazywany do Kwestury CM, gdzie jest ostatecznie księgowany i stanowi podstawę dokonania zapłaty. Dokumenty potwierdzające zakup przechowywane są w Kwesturze CM zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dział ds. Aparatury CM realizuje zakupy krajowe oraz zagraniczne. W przypadku zagranicznego nabycia towarów Dział ds. Aparatury dokonuje odprawy celnej sprowadzonego sprzętu, natomiast w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 149

150 przygotowuje zgłoszenie INTRASTAT, które przekazuje organom celnym dla celów ewidencji i statystyki dotyczącej obrotu towarowego z paostwami członkowskim Wspólnoty Europejskiej. Dokumenty, a w szczególności faktury dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przesyłane są do Kwestury CM z zachowaniem terminów wynikających z przepisów VAT w celu ujęcia w deklaracji VAT. 150 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

151 Schemat 75 Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu ds. Aparatury CM w UJCM I. DZIAŁ DS. APARATURY CM - przygotowanie wniosku przygotowanie wniosku o ustalenie trybu postępowania w sprawie zamówienia publicznego wraz ze szczegółowym opisem parametrów sprzętu (Dodatkowym formularzem wymaganym przy rozpoczynaniu postępowania jest wniosek wewnętrzny na aparaturę naukowo-badawczą i sprzęt medyczny dostępny na stronie internetowej UJCM.)* po uzyskaniu niezbędnych akceptacji dotyczących wniosku: realizacja zamówienia II. DZIAŁ DS. APARATURY CM - przygotowanie umowy przygotowanie umowy po przeprowadzeniu postępowania w sprawie o zamówienia publiczne przekazanie umowy do sprawdzenia pod względem formalno-prawnych do Radcy Prawnego przekazanie umowy do podpisu przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM oraz w zależności od wartości zamówienia przez Prorektora UJ ds. CM lub Kierownika Działu ds. Aparatury CM (w ramach pełnomocnictwa Prorektora UJ ds. CM). III. DZIAŁ DS. APARATURY CM - otrzymanie faktury zakupu rejestracja dokumentu zakupu wraz z protokołami odbioru prac wpisanie daty wpływu dokumentu i numeru ewidenycjnego na dokumencie wpisanie na dokument numeru rezerwacji środków finansowych wstępne wprowadzenie dokumentu do systemu SAP i wpisanie numeru z systemu na dokument wpisanie źródła finansowania zakupu informacja dotyczącą wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dział Zamówieo Publicznych CM wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany), w przypadku faktury VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia) sprawdzenie merytoryczne i zatwierdzenie dokumentu potwierdzającego zakup przez dysponenta środków finansowych i Kierownika Działu ds. Aparatury CM sporządzenie dokumentu OT w 4 egzemplarzach (wraz z podpisem użytkownika i osoby odpowiedzialną w jednostce za ewidencję składników majątku) w przypadku zakupów zagranicznych: dokonanie odprawy celnej i przekazanie dokumentów do Kwestury CM z zachowaniem terminów wynikających z przepisów VAT i przesłanie dokumentu INTRASTAT organom celnym (przy zakupie od dostawców z UE); przesłanie dokumentów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów do Kwestury CM z zachowaniem terminów wynikających z przepisów VAT w celu ujęcia w deklaracji VAT IV. Dalszy obieg dokumentów - patrz Schemat 74 od pkt. III * Zakup sprzętu komputerowego jest realizowany zgodnie z Komunikatem Z-cy Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum Nr KU CM 0133 K 14/2009 z dnia r. Podstawą wszczęcia postępowania na zakup sprzętu komputerowego jest wniosek o zakup sprzętu komputerowego, zawierający zatwierdzone środki finansowe (rezerwację środków obligo) wraz ze specyfikacją sprzętu, która jest udostępniona na stronie internetowej Collegium Medicum. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 151

152 ZAKUPY REALIZOWANE ZA POŚREDNICTWEM DZIAŁU ADMINISTRACYJNO GOSPODARCZEGO CM Realizacja zakupów przez Dział Administracyjno-Gospodarczy CM jest poprzedzona postępowaniem o zamówienie publiczne przy zachowaniu procedur i zasad określonych w Zarządzeniu Nr 5/2009 z dnia 1 września 2009 w sprawie zasad i form udzielania zamówieo publicznych w Uniwersytecie Jagiellooskim Collegium Medicum. Zakupy krajowe dotyczące towarów niezbędnych dla działalności dydaktyczno-naukowej i administracyjno-biurowej są realizowane przez Dział Administracyjno-Gospodarczy Sekcję Zaopatrzenia CM na podstawie składanych na bieżąco z jednostek organizacyjnych Collegium Medicum zapotrzebowao podpisanych przez dysponentów środków i jeśli to wymagane z potwierdzeniem sporządzonej rezerwacji środków (obligo). Zgodnie z zapotrzebowaniem z jednostki organizacyjnej, pracownik Sekcji Zaopatrzenia Działu Administracyjno Gospodarczego CM przygotowuje zamówienie, które podlega akceptacji Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego CM lub Z-cy Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego ds. Zaopatrzenia i zostaje przekazane do podpisu do Z-cy Kwestora UJ ds. Collegium Medicum (jeśli wcześniej zapotrzebowanie stanowiące podstawę sporządzenia zamówienia nie było akceptowane przez służby finansowo-księgowe). Jeżeli efektem postępowania o zamówienie publiczne jest zawarcie umowy o dostawę procedura postępowania jest taka sama jak opisana w pkt Dokument dotyczący zakupu podlega rejestracji w Dziale Administracyjno-Gospodarczym Sekcji Zaopatrzenia CM. Data jego wpływu oraz numer ewidencyjny nanoszone są na dokument. Następnie dokument podlega zatwierdzeniu merytorycznemu przez dysponenta środków finansowych, pracownika Działu Administracyjno-Gospodarczego Sekcji Zaopatrzenia CM odpowiedzialnego za realizację zamówienia i akceptacji Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego CM lub Z-cy Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego ds. Zaopatrzenia. Dokument podlega wstępnemu wprowadzeniu do systemu SAP w Dziale Administracyjno Gospodarczym CM. Dokument powinien ponadto zawierad: - informację dotyczącą wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dział Zamówieo Publicznych CM wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany), - w przypadku faktury VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany, - nadany przez SAP numer wstępnie wprowadzonego dokumentu, - zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia). Dokument następnie przekazywany jest do Kwestury CM - kolejne kroki jak w przypadku zakupów pozostałych. W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Dział Administracyjno- Gospodarczy Sekcja Zaopatrzenia CM zobowiązany jest do wystawienia druku przyjęcia środka trwałego OT, zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie W przypadku zakupów krajowych do magazynu na towary niezbędne dla działalności dydaktycznonaukowej i administracyjno-biurowej do dokumentu należy dołączyd dokument PZ wystawiony przez magazyniera. W przypadku zagranicznego nabycia towarów Dział Administracyjno Gospodarczy CM dokonuje odprawy celnej sprowadzonego towaru. W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeśli obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów, Dział Administracyjno - Gospodarczy CM przygotowuje 152 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

153 zgłoszenie INTRASTAT na podstawie faktur dla towarów zakupionych przez Dział i przekazuje organom celnym dla celów ewidencji i statystyki dotyczącej obrotu towarowego z paostwami członkowskimi Wspólnoty Europejskiej. Faktury te przesyłane są do Kwestury CM z zachowaniem terminów wynikających z przepisów VAT. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 153

154 Schemat 76 Zakupy realizowane za pośrednictwem Działu Administarcyjno Gospodarczego CM (DAG CM) w UJCM I. DAG CM - przygotowanie zamówienia* przygotowanie zamówienia na podstawie zapotrzebowania zgłaszanego od jednostek UJCM podpisanych przez dysponentów środków i jeśli to wymagane z potwierdzeniem przez Kwesturę CM rezerwacji środków (obligo) akceptacja zamówienia przez Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego CM lub Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego ds. Zaopatrzenia CM przekazane zamówienia do podpisu do Z-cy Kwestora UJ ds. Collegium Medicum (jeśli wcześniej zapotrzebowanie stanowiące podstawę sporządzenia zamówienia nie było akceptowane przez służby finansowo-księgowe) II. DAG CM- otrzymanie faktury zakupu rejestracja dokumentu zakupu wpisanie daty wpływu oraz numeru ewidencyjnego na dokumencie wpisanie na dokument numeru obliga (jeśli przed zakupem sporządzana była rezerwacja środków) wstępne wprowadzenie dokumentu do systemu SAP i wpisanie numeru z systemu na dokument wpisanie źródła finansowania zakupu informację dotyczącą wyboru trybu zamówienia publicznego lub wskazanie artykułu ustawy Prawo zamówieo publicznych zwalniającego zamówienie z obowiązku stosowania jej przepisów wraz z kopią zadekretowanego przez Dzial Zamówieo Publicznych wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (jeśli był wymagany), w przypadku faktury VAT: opis kwalifikacji kwoty podatku VAT z punktu widzenia czynności, na rzecz której zakup był dokonany, zwięzły opis merytoryczny (określenie przeznaczenia) sprawdzenie merytoryczne faktury przez pracownika Działu Administracyjno-Gospodarczego Sekcji Zaopatrzenia CM odpowiedzialnego zarealizację zamówienia zatwierdzenie dokumentu przez Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego CM lub Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego ds. Zaopatrzenia CM sporządzenie dokumentu OT (przy zakupie ŚT i WNiP) lub dokumentu PZ (przy zakupie do magazynu) i przekazanie razem z zatwierdzoną fakturą do Kwestury CM w przypadku zakupów zagranicznych: dokonanie odprawy celnej i przekazanie dokumentów do Kwestury z zachowaniem terminów wynikających z przepisów VAT i przesłanie dokumentu INTRASTAT organom celnym (przy zakupie od dostawców z UE) III. Dalszy obieg dokumentów - patrz Schemat 74 od pkt. III * Jeżeli efektem postępowania o zamówienie publiczne jest zawarcie umowy o dostawę procedura postępowania jest taka sama jak opisana w pkt UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

155 PROCEDURA ZAKUPU NA PODSTAWIE AKTU NOTARIALNEGO W przypadku transakcji zakupu, dla których wymagany jest akt notarialny, jednostką odpowiedzialną za koordynowanie procesu jest Zespół Radców Prawnych. Do zadao Zespołu Radców Prawnych należy m.in. przygotowanie kompletu dokumentów na podstawie informacji otrzymanych z jednostki UJCM, na rzecz której zakup jest dokonywany, zorganizowanie spotkania w Kancelarii Notarialnej w celu podpisania aktu przez osoby upoważnione. Po podpisaniu aktu notarialnego 1 egzemplarz aktu jest rejestrowany i przechowywany w Zespole Radców Prawnych. Kopia aktu notarialnego jest przekazywana do Kwestury CM, celem dokonania odpowiednich księgowao w systemie SAP. Schemat 77 Zakup na podstawie aktu notarialnego w UJCM I. ZESPÓŁ RADCÓW PRAWNYCH CM przygotowanie kompletu dokumentów na podstawie informacji otrzymanych z jednostki UJCM, na rzecz której zakup jest dokonywany zorganizowanie spotkania w Kancelarii Notarialnej w celu podpisania aktu przez osoby upoważnione rejestracja aktu notarialnego przechowywanie 1 egzemplarza aktu notarialnego przekazanie 1 egzemplarza do Kwestury CM II. KWESTURA CM dokonanie odpowiednich księgowao w systemie SAP UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 155

156 3.1.3 OGÓLNY PODZIAŁ I CHARAKTERYSTYKA DOWODÓW POTWIERDZAJĄCYCH DOKONANIE OPERACJI ZAKUPU FAKTURA VAT Zakupy od jednostek będących podatnikami VAT są dokumentowane fakturami VAT, z uwzględnieniem zasad opisanych w niniejszej instrukcji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura VAT powinna zawierad, co najmniej 8 : - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, - numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT", - dzieo, miesiąc i rok wystawienia faktury (w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podad na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury), - nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, - miarę i ilośd sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług, - cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), - wartośd towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartośd sprzedaży netto), - stawki podatku, - sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, - kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, - kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, - inne dodatkowe elementy (np. symbol PKWiU, numer identyfikacji dla transakcji wewnątrzwspólnotowych), w przypadkach opisanych w obowiązujących przepisach. 8 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337). 156 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

157 FAKTURA KORYGUJĄCA Faktury korygujące wystawiane są w przypadku gdy po wystawieniu faktury pierwotnej: - udzielono rabatów, - dokonano zwrotu sprzedawcy towarów, - nastąpił zwrot nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, - dokonano zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu, - stwierdzono pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, - podwyższono cenę, - stwierdzono pomyłki w danych nabywcy lub odbiorcy, dacie wystawienia, symbolu PKWiU towaru i inne tego typu pomyłki. Faktura korygująca powinna zawierad co najmniej następujące elementy 9 : - numer kolejny oraz datę jej wystawienia, - dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca: - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, - numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA KORYGUJĄCA VAT", - dzieo, miesiąc i rok wystawienia faktury (w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podad na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury); - nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą, - kwotę i rodzaj udzielonego rabatu/podwyższenia ceny, - kwotę zmniejszenia/zwiększenia podatku należnego, - cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), - wartośd towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartośd sprzedaży netto), - kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej (dla faktury korygującej wystawionej w przypadku pomyłek w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury), - stawkę podatku. Faktury korygujące powinny zawierad wyraz "KOREKTA" albo wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA". 9 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 157

158 NOTA KORYGUJĄCA Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru (usługi), z wyjątkiem pomyłek dotyczących: - jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług, - ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), - wartości towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartośd sprzedaży netto), - stawki podatku, - sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, - kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, - kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, może wystawid fakturę nazwaną notą korygującą. Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. Nota korygująca powinna zawierad co najmniej 10 : - numer kolejny i datę jej wystawienia; - imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej; - dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca: - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, - dzieo, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" lub faktura korygująca ; podatnik może podad na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym; - wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treśd noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Noty korygujące powinny zawierad wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA". 10 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337). 158 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

159 RACHUNEK Zakupy od jednostek niebędących podatnikami VAT mogą byd dokumentowane rachunkami, zawierającymi co najmniej następujące informacje: - imiona i nazwiska (nazwę lub firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego, - datę wystawienia i numer kolejny rachunku, - określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe, - ogólną sumę należności, - czytelny podpis wystawcy FAKTURA WEWNĘTRZNA Faktura wewnętrzna jest dokumentem wystawianym w przypadku następujących czynności: - przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności: - przekazania lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, - wszelkiego innego przekazania towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części (art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm. - dalej zwanej ustawą o VAT), - nieodpłatnego świadczenia usług niebędącego dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkiego innego nieodpłatnego świadczenia usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT), - wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, - dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywcą, - importu usług, - zwrócenia kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Szczegółowe zasady wystawiania faktur wewnętrznych i dane, które powinny zawierad, zostały określone w stosownych przepisach 11. Za dany okres rozliczeniowy można wystawid jedną fakturę wewnętrzną dokumentującą czynności dokonane w danym okresie. Faktury wewnętrzne można wystawid w 1 egzemplarzu. Faktury wewnętrzne w Uniwersytecie wystawiane są w Kwesturze CM na podstawie konsultacji z Pełnomocnikiem Kwestora UJ ds. VAT. 11 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337). UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 159

160 Faktura wewnętrzna przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu powinna zawierad datę zgodną z datą faktury zakupu i należy ją wprowadzid do rejestru VAT z datą faktury zakupu. W przypadku otrzymania faktury w innym miesiącu, wymagana jest korekta deklaracji do miesiąca z daty wystawienia faktury zakupu. Obowiązek podatkowy przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu powstaje 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. W przypadku, gdy przed terminem podatnik wystawił fakturę, to obowiązek podatkowy powstaje z chwila wystawienia faktury (Art. 20 ust. 1 pkt. 5 i 6 ustawy o VAT). Jeżeli faktura dotyczy importu usług należy wystawid fakturę wewnętrzną ze stawką VAT wpisaną na fakturę przez Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT, z datą wystawienia faktury zakupu i należy ją wprowadzid do rejestru VAT w dacie wystawienia faktury FAKTURA PRO FORMA Faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego. Faktura pro forma stanowi podstawę zapłaty zaliczki przed wydaniem towaru/wykonaniem usługi AKT NOTARIALNY Akt notarialny stanowi potwierdzenie zakupu, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub wynika to z woli stron zawierających daną transakcję. Sporządzenie aktu notarialnego jest konieczne do zawarcia umowy kupna, zamiany nieruchomości i prawa wieczystego użytkowania. 160 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

161 3.2 DOKUMENTOWANIE SPRZEDAŻY W UJCM SPRZEDAŻ DOKUMENTOWANA FAKTURĄ PRZELEWOWĄ Faktury sprzedaży w Uniwersytecie Jagiellooskim Collegium Medicum wystawiane są w jednostkach realizujących sprzedaż przez osoby obsługujące w/w proces. Oryginał faktury sprzedażowej jest przekazywany nabywcy, natomiast kopia pozostaje w jednostce obsługującej proces. Analogicznie proces przebiega w przypadku faktur korygujących. Dodatkowo w przypadku faktur korygujących, kopia faktury podpisywana jest przez nabywcę wraz z podaniem daty odbioru faktury. Faktura VAT wystawiana jest nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Kopie faktur oraz duplikaty tych dokumentów należy przechowywad do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Zasadach (Polityce) Rachunkowości Uniwersytetu. Dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Schemat 78 Sprzedaż dokumentowana fakturą przelewową w UJCM I. JEDNOSTKA UJCM REALIZUJĄCA SPRZEDAŻ wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP* przekazanie oryginału faktury sprzedaży nabywcy przechowywanie kopii do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Zasadach (Polityce) Rachunkowości Uniwersytetu, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie * Analogicznie proces przebiega w przypadku faktur korygujących. Dodatkowo w przypadku faktur korygujących, kopia faktury podpisywana jest przez nabywcę wraz z podaniem daty odbioru faktury. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 161

162 3.2.2 SPRZEDAŻ Z ZASTOSOWANIEM KAS FISKALNYCH W przypadku sprzedaży rejestrowanej poprzez kasę fiskalną zasady postępowania i dokumentowania sprzedaży są następujące: w momencie dokonania przez kupującego zapłaty, osoba odpowiedzialna za obsługę kasy fiskalnej drukuje dokument potwierdzający dokonanie wpłaty w postaci paragonu fiskalnego i wręcza go klientowi jako dowód dokonania zakupu, w sytuacji, w której klient zgłosi chęd otrzymania faktury VAT, musi zwrócid otrzymany paragon fiskalny. Zwrot paragonu jest warunkiem do przekazania klientowi oryginału faktury sprzedaży. Klient może otrzymad wydruk faktury w ciągu 7 dni od daty wystawienia paragonu (firma) lub do 3 miesięcy od daty wystawienia paragonu (osoba fizyczna). Wystawienie faktury sprzedaży poprzedzone jest przygotowaniem zlecenia sprzedaży w systemie SAP i przy wprowadzeniu raportu z kasy fiskalnej do systemu SAP należy odjąd te transakcje, dla których została wystawiona faktura VAT. Miesięczne raporty z kas fiskalnych przekazywane są po zakooczeniu każdego miesiąca do Kwestury CM, gdzie następuje ich księgowanie w systemie SAP. Jeżeli sprzedaż dokumentowana jest drukarką fiskalną, księgowanie każdej zarejestrowanej operacji następuje automatycznie w systemie SAP. Osoba obsługująca drukarkę fiskalną wprowadza do systemu SAP zlecenie sprzedaży, co powoduje automatyczny wydruk paragonu fiskalnego i - w przypadku gdy klient zgłosi chęd otrzymania faktury VAT - możliwośd jej wygenerowania. Schemat 79 Sprzedaż z zastosowaniem kas fiskalnych w UJCM I. JEDNOSTKA UJCM wydrukowanie paragonu fiskalnego w momencie wpłaty przez klienta* wręczenie paragonu fiskalnego klientowi jako dowód dokonania zakupu w momencie zgłoszenia chęci otrzymania faktury przez klienta: wystawienie faktury sprzedaży i przyjęcie paragonu fiskalnego. Przy wprowadzeniu raportu z kasy fiskalnej do systemu SAP należy odjąd te transakcje, dla których zostały wystawione faktury. przekazanie do Kwestury CM miesięcznego raportu z kas fiskalnych II. KWESTURA CM księgowanie raportu z kasy fiskalnej w systemie SAP *Jeżeli sprzedaż dokumentowana jest drukarką fiskalną, księgowanie każdej zarejestrowanej operacji następuje automatycznie w systemie SAP. Osoba obsługująca drukarkę fiskalną wprowadza do systemu SAP zlecenie sprzedaży, co powoduje automatyczny wydruk paragonu fiskalnego i - w przypadku gdy klient zgłosi chęd otrzymania faktury VAT - możliwośd jej wygenerowania. 162 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

163 3.2.3 SPRZEDAŻ NA PODSTAWIE AKTU NOTARIALNEGO Dla sprzedaży, dla której akt notarialny jest wymagany, jednostką odpowiedzialną za realizację procesu jest Zespół Radców Prawnych CM. Po podpisaniu aktu notarialnego przez osoby upoważnione, 1 egzemplarz aktu notarialnego jest rejestrowany i przechowywany w Zespole Radców Prawnych. 1 egzemplarz aktu notarialnego jest przekazywany do Kwestury CM, celem dokonania odpowiednich księgowao w systemie SAP i wystawienia faktury sprzedaży. Schemat 80 Sprzedaż na podstawie aktu notarialnego w UJCM I. ZESPÓŁ RADCÓW PRAWNYCH CM koordynacja przygotowania i podpisania aktu notarialnego przekazanie aktu do podpisu przez osoby upoważnione rejestracja aktu notarialnego przechowywanie 1 egzemplarza aktu notarialnego przekazanie 1 egzemplarza do Kwestury CM II. KWESTURA CM dokonanie odpowiednich księgowao w systemie SAP wystawienie faktury sprzedaży przechowywanie kopii faktury sprzedaży i aktu notarilanego UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 163

164 3.3 DOKUMENTOWANIE OPERACJI DOTYCZĄCYCH MAJĄTKU TRWAŁEGO W UJCM PRZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA - KARTY ŚRODKA TRWAŁEGO (OT) Dokumentem potwierdzającym przyjęcie środka trwałego do użytkowania jest Protokół Przyjęcia - Karty Środka Trwałego (dokument OT) Załącznik 30. W Uniwersytecie Jagiellooskim Collegium Medicum jednostkami odpowiedzialnymi za wystawianie dokumentów potwierdzających przyjęcie środka trwałego (dokumenty OT), są Działy Techniczne CM, a w szczególności Dział ds. Aparatury CM oraz Dział Administracyjno Gospodarczy CM. Dokument OT zawiera następujące dane: - nazwa składnika majątku, dokładny opis składnika majątku wraz z numerem seryjnym, - numer dokumentu OT, - data dokumentu OT, - dostawca, numer i data dokumentu potwierdzającego zakup, - miejsce użytkowania lub przeznaczenia, - wartości rozliczeniowe, - źródło finansowania, - pieczęd jednostki, - imię i nazwisko i podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji majątku jednostki, wraz z pieczęcią lub w razie braku pieczęci z czytelnym podpisem, - imię i nazwisko i podpis osoby, której powierza się pieczę nad przyjętym składnikiem majątku, wraz z pieczęcią lub w razie braku pieczęci z czytelnym podpisem użytkownika danego składnika majątkowego. Tak wypełniony dokument OT w 2 egzemplarzach przekazywany jest wraz z fakturą zakupu lub odpowiednim dokumentem sprawdzonym merytorycznie do Kwestury CM, gdzie wypełniane jest polecenie księgowania będące integralną częścią dokumentu OT, a następnie wprowadzone do systemu SAP. Prawidłowo wypełnione dokumenty przechowywane są w następujący sposób: - 1 egzemplarz u użytkownika danego składnika majątku, - 1 egzemplarz w jednostce, która dokonała zakupu, - 2 egzemplarze (w tym 1 egz. z fakturą zakupu) w Kwesturze CM. 164 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

165 Schemat 81 Dokumentacja zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w UJCM I. JEDNOSTKI UJCM WYSTAWIAJĄCE DOKUMENT OT wystawienie i uzupełnienie dokumentu OT w 4 egzemplarzach przekazanie 2 egzemplarzy dokumentu OT i faktury do Kwestury CM przekazanie 1 egz. dokumentu OT do użytkownika danego składnika majątku przechowywanie 1 egz. OT II. KWESTURA CM wypełnienie Polecenia księgowania będącego integralną częścią dokumentu OT wprowadzenie dokumentu do systemu SAP przechowywanie 2 egzemplarzy OT (w tym 1 egz. z fakturą zakupu) UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 165

166 3.3.2 PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY ŚRODKA TRWAŁEGO DOKUMENT PT Dokument PT (Załącznik 31) służy do dokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce, co musi byd poprzedzone zgodą Zastępcy Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum. Dokument PT wystawiany jest w Kwesturze CM i po podpisaniu przez osobę przejmującą jest wprowadzany do systemu SAP. Wystawiony dokument PT musi byd zatwierdzony przez następujące osoby: - Zastępcę Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum, - Zastępcę Kwestora UJ ds. Collegium Medicum, - osobę przejmująca środek trwały. Dokument PT przechowywany jest w następujący sposób: - 1 egzemplarz w Kwesturze, - 1 egzemplarz w jednostce przekazującej środek trwały, - 2 egzemplarze w jednostce przejmującej środek trwały. Schemat 82 Obieg Protokołu zdawczo-odbiorczego środka trwałego - dokument PT w UJCM I. JEDNOSTKA UJCM - PRZEKAZUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY uzyskanie zgody Zastępcy Kancelarza UJ ds. Collegium Medicum II. KWESTURA CM wystawienie dokumentu PT w 4 egzemplarzach przekazanie dokumentu do zatwierdzenia przez następujące osoby: Zastępcę Kancelarza UJ ds. Collegium Medicum, Zastępcę Kwestora UJ ds. Collegium Medicum oraz osobę przejmującą ŚT wprowadzenie dokumentu do systemu SAP przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu przekazanie 1 egzemplarza dokumentu jednostce przekazującej środek trwały w celu jego przechowywania przekazanie 2 egzemplarzy dokumentu jednostce przejmującej środek trwały 166 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

167 3.3.3 ZMIANA MIEJSCA UŻYTKOWANIA ŚRODKA TRWAŁEGO DOKUMENT MT Dokument MT służy do dokumentowania ewidencji zmiany miejsca użytkowania środka trwałego w obrębie UJCM i stanowi podstawę do wydania środka trwałego przez osobę materialnie odpowiedzialną. Dokument MT (w Collegium Medicum Protokół zdawczo odbiorczy w ramach UJCM patrz Załącznik 32) wystawiany jest w 3 egzemplarzach przez osobę przekazującą środek trwały w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka trwałego i uzupełniany o następujące dane: - nr inwentarzowy, - nazwa i dane charakterystyczne dla danego środka trwałego, - data zmiany miejsca użytkowania środka trwałego, - ilośd, - podpis i pieczęd osoby prowadzącej ewidencję majątkową w danej jednostce oraz kierownika jednostki przekazującej. Następnie dokument przekazywany jest stronie przejmującej, która potwierdza podpisem i pieczątką odbiór środka trwałego i przejęcie odpowiedzialności nad danym składnikiem majątkowym. Podpisany dokument MT przekazywany jest do Kwestury CM, gdzie wprowadzany jest do systemu SAP i uzupełniany o następujące dane: - numer dokumentu, - data otrzymania dokumentu przez Kwesturę CM, - dotychczasowe i obecne stanowisko kosztów, - wartośd, umorzenie. Jeden egzemplarz dokumentu MT zostaje w Kwesturze CM, pozostałe po jednym egzemplarzu przekazywane są do jednostki przejmującej i jednostki przekazującej środek trwały. Schemat 83 Obieg dokumentu Zmiana miejsca użytkowania - dokument MT w UJCM I. JEDNOSTKA UJCM - PRZEKAZUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie dokumentu MT w 3 egzemplarzach w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka trwałego uzupełnienie i podpisanie dokumentów MT przekazanie dokumentów MT stronie przejmującej środek trwały II. JEDNOSTKA UJ - STRONA PRZEJMUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY potwierdzenie podpisem i pieczątką na dokumentach MT odbioru środka trwałego i przejęcie odpowiedzialności nad danym składnikiem majątkowym przekazanie dokumentów do Kwestury CM III. KWESTURA CM uzupełnienie dokumentów MT wprowadzenie dokumentu do systemu SAP przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu MT przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MT do jednostki przejmującej środek trwały przekazanie 1 egzemplarza do jednostki przekazującej ŚT UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 167

168 3.3.4 PROTOKÓŁ KASACYJNY Dokument Protokół kasacyjny służy do dokumentowania likwidacji środka trwałego (Załącznik nr 34). Użytkownik danego składnika majątku zwraca się z pisemem o wydanie opinii technicznej na temat danego składnika majątku do Komisji Kasacyjnej (w Dziale ds. Aparatury CM). Do pisma może dołączyd wniosek o dokonanie kasacji (Załącznik nr 35). Po uzyskaniu opinii technicznej, wniosek przekazywany jest z Działu ds. Aparatury CM do Kwestury CM w celu potwierdzenia zgodności z ewidencją majątkową. Potwierdzony przez pracownika Kwestury CM, wniosek przekazywany jest do Komisji Kasacyjnej, która wystawia Protokół kasacyjny w 3 egzemplarzach i przekazuje do akceptacji do Zastępcy Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum. Zaakceptowany protokół kasacyjny przekazywany jest: - 1 egzemplarz do Kwestury CM, gdzie wprowadzany jest do systemu SAP, - 1 egzemplarz do użytkownika danego składnika majątkowego, - 1 egzemplarz do Komisji Kasacyjnej. Schemat 84 Protokół kasacyjny w UJCM I. UŻYTKOWNIK ŚRODKA TRWAŁEGO złożenie pisma o wydanie opinii technicznej na temat danego składnika majątku do Komisji Kasacyjnej (w Dziale ds. Aparatury CM). Do pisma można dołączyd wniosek o dokonanie kasacji. uzyskanie opinii technicznej z Komisji Kasacyjnej przekazanie wniosku z opinią do Kwestury CM II. DZIAŁ DS. APARATURY CM III. KWESTURA CM potwierdzenie zgodności z ewidencją majątkową i przekazanie wniosku do Komisji Kasacyjnej IV. KOMISJA KASACYJNA wystawienie Protokołu kasacyjnego w 3 egzemplarzach i przekazanie do akceptacji do Zastępcy Kancelarza UJ ds. Collegium Medicum. Zaakceptowany protokół kasacyjny przekazywany jest: 1 egzemplarz do Kwestury, gdzie wprowadzany jest do systemu SAP 1 egzemplarz do użytkownika danego składnika majątkowego 1 egzemplarz do Komisji Kasacyjnej 168 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

169 3.3.5 PROTOKÓŁ POSIEDZENIA KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ W SPRAWIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych (niedobór lub nadwyżka) ich wykaz przekazywany jest do kierownika jednostki UJCM oraz do wiadomości zarówno osoby odpowiedzialnej materialnie, jak i osoby prowadzącej ewidencję w celu wyjaśnienia różnic. Osoba odpowiedzialna materialnie za składniki majątku zobowiązana jest do podania przyczyn wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych w terminie do 7 dni kalendarzowych od otrzymania zawiadomienia. Po otrzymaniu pisemnych wyjaśnieo, Sekcja Inwentaryzacji DAG CM przekazuje sprawę do Podkomisji Inwentaryzacyjnej. Podkomisja Inwentaryzacyjna sporządza protokół weryfikujący różnice. Ostateczną decyzję o sposobie rozliczenia różnic podejmuje Zastępca Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum. W Kwesturze CM następuje księgowanie zgodne z protokołem. Schemat 85 Protokół posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych w UJCM I. SEKCJA INWENTARYZACJI przekazanie wykazu różnic inwentaryzacyjnych do kierownika jednostki UJCM oraz do wiadomości zarówno osoby odpowiedzialnej materialnie, jak i osoby prowadzącej ewidencję w celu wyjaśnienia różnic (Osoba odpowiedzialna materialnie za składniki majątku zobowiązana jest do podania przyczyn wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych w terminie do 7 dni kalendarzowych od otrzymania zawiadomienia.) otrzymanie wyjaśnieo dotyczących różnic i przekazanie sprawy do Podkomisji Inwentaryzacyjnej II. PODKOMISJA INWENTARYZACYJNA DLA UJCM sporządzenie protokołu przez Sekretarza Podkomisji Inwentaryzacyjnej podpisanie protokołu przez członków Podkomisji Inwentaryzacyjnej przekazanie protokołu do zatwierdzenia przez Zastępcę Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum przekazanie protokołu do Kwestury CM III. KWESTURA CM księgowanie różnic inwentaryzacyjnych w systemie SAP zgodnie z protokołem UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 169

170 3.4 DOKUMENTOWANIE OPERACJI MAGAZYNOWYCH W UJCM DOKUMENT PZ - PRZYJĘCIE MATERIAŁU Dokument PZ stanowi dowód przyjęcia materiału do magazynu. W Collegium Medicum dokument PZ wystawiany jest w systemie SAP i drukowany przez magazyniera w momencie przyjęcia materiału do magazynu. Na dokumencie PZ wymagany jest podpis magazyniera. Następnie dokument PZ wraz z fakturą zakupu przekazywany jest do Kwestury CM. 1 egzemplarz dokumentu przechowywany jest w magazynie. Schemat 86 Obieg dokumentu PZ w UJCM I. MAGAZYN wystawienie i podpisanie dokumentu PZ w 2 egzemplarzach (w momencie przyjęcia materiału do magazynu) podpisanie uzupełnionego dokumentu przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu PZ przekazanie 1 egzemplarza dokumentu PZ do Kwestury CM wraz z fakturą zakupu. 170 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

171 3.4.2 DOKUMENT MM - PRZESUNIĘCIE MIĘDZY MAGAZYNAMI Dokument MM służy do dokumentowania przesunięcia materiałów pomiędzy magazynami. Dokumenty przesunięcia międzymagazynowego MM sporządzane są przez magazyniera w 3 egzemplarzach. Dokumenty MM akceptowane są przez osoby nadzorujące operacje magazynowe. Przesunięcia między magazynami są ewidencjonowane w kartotece magazynowej przez magazyniera. Fizycznego przesunięcia materiału pomiędzy magazynami dokonuje magazynier. Na dokumencie MM wymagany jest podpis osoby wydającej i odbierającej materiał. 1 egzemplarz przekazywany jest jednostce przekazującej zapas, 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie, natomiast 1 egzemplarz dokumentu MM przekazywany jest do Kwestury CM. Schemat 87 Obieg dokumentu MM w UJCM I. MAGAZYN wystawienie dokumentu MM w 3 egzemplarzach (w momencie przesunięcia materiałów pomiędzy magazynami jednostki Uniwersytetu) wprowadzenie dokumentu MM do ewidencji magazynowej (wprowadzenie do systemu SAP) przesunięcie materiału z magazynu uzyskanie podpisu osoby odbierajacej materiał na dokumencie MM i przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MM przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu MM przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MM do Kwestury CM UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 171

172 3.4.3 DOKUMENT ZW - ZWROT DO MAGAZYNU Dokument ZW jest sporządzany w 3 egzemplarzach przez magazyniera. Dokument ZW jest akceptowany przez osobę nadzorującą operacje magazynowe. Zwrot materiału do magazynu następuje na podstawie dokumentu ZW i ewidencjonowany jest w kartotece magazynowej w systemie SAP przez magazyniera. Magazynier i osoba dokonująca zwrotu do magazynu poświadczają przeprowadzenie tej operacji podpisami na dokumencie ZW. Następnie 1 egzemplarz dokumentu ZW przesyłany jest do Kwestury CM, 1 egzemplarz przekazywany jest przekazywany jednostce zwracającej materiał. 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie. Schemat 88 Obieg dokumentu ZW w UJCM I. MAGAZYN przyjęcie zwróconego materiału przez magazyniera wystawienie dokumentu ZW przez magazyniera w 3 egzemplarzach odnotowanie zwrotu w kartotece magazynowej złożenie podpisu na dokumencie ZW przez osobę zwracającą materiał i magazyniera przekazenie 1 egzemplarza dokumentu ZW do jednostki zwracającej materiał przekazanie 1 egzemplarza dokumentu ZW do Kwestury CM przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu ZW 172 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

173 3.4.4 DOKUMENT RW - ROZCHÓD WEWNĘTRZNY MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU Dowody RW służą do dokumentowania rozchodu wewnętrznego materiałów z magazynu. Dowody RW sporządzane są przez działy administracyjno techniczne CM. Dokumenty RW są akceptowane są przez Kierowników w/w działów. Magazynier jest odpowiedzialny za wydanie materiału. Magazynier i odbierający zobowiązani są do podpisania dowodów RW. 1 egzemplarz dokumentu przekazywany jest do Kwestury CM. 1 egzemplarz przekazywany jest do jednostki odbierającej materiał. 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie. Schemat 89 Obieg dokumentów RW w UJCM I. DZIAŁY ADMINISTRACYJNO - TECHNICZNE CM wystawienie dokumentu RW w 3 ezgemplarzach akceptacja dokumentu przez osobę nadzorującą operacje magazynowe przekazanie RW do magazynu II. MAGAZYN wydanie materiału z magazynu i podpisanie dokumentu przez magazyniera oraz osobę pobierającą materiał przekazanie 1 egzemplarza do jednostki pobierającej materiał i 1 egzemplarza do Kwestury CM przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 173

174 3.4.5 DOKUMENT WZ WYDANIE ZEWNĘTRZNE Z MAGAZYNU Dowody WZ służą do dokumentacji wydania zapasów z magazynu do jednostek poza Collegium Medicum. Dowody WZ sporządzane są przez działy administracyjno-techniczne CM w 3 egzemplarzach. Osoba dysponująca zapasem akceptuje WZ. Magazynier jest odpowiedzialny za ewidencję dowodów w kartotece magazynowej oraz wydanie zapasu. Magazynier i odbierający zobowiązani są do potwierdzania podpisami dowodów WZ. Następnie 1 egzemplarz dokumentu przekazywany jest do Kwestury CM. 1 egzemplarz dokumentu WZ przekazywany jest osobie odbierającej materiał/towar. 1 egzemplarz dokumentu przechowywany jest w magazynie. Schemat 90 Obieg dokumentu WZ w UJCM I. DZIAŁY ADMINISTRACYJNO - TECHNICZNE CM wystawienie dokumentu WZ w 3 ezgemplarzach akceptacja dokumentu przez osobę dysponującą zapasem przekazanie WZ do magazynu II. MAGAZYN przekazanie materiału/towaru osobie odbierającej i podpisanie dokumentu przez obie strony przekazanie 1 egzemplarza dokumentu WZ osobie odbierającej i 1 egzemplarza do Kwestury CM przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu 174 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

175 3.4.6 PROTOKÓŁ INWENTARYZACYJNY Protokół inwentaryzacyjny jest dokumentem potwierdzającym różnice inwentaryzacyjne i wyjaśniającym ich przyczyny. W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych (niedobór lub nadwyżka) ich wykaz przekazywany jest do kierownika jednostki UJCM oraz do wiadomości zarówno osoby odpowiedzialnej materialnie, jak i osoby prowadzącej ewidencję w celu wyjaśnienia różnic. Osoba odpowiedzialna materialnie za składniki majątku zobowiązana jest do podania przyczyn wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych w terminie do 7 dni kalendarzowych od otrzymania zawiadomienia. Po otrzymaniu pisemnych wyjaśnieo, Sekcja Inwentaryzacji DAG CM przekazuje sprawę do Podkomisji Inwentaryzacyjnej. Podkomisja Inwentaryzacyjna sporządza protokół weryfikujący różnice. Ostateczną decyzję o sposobie rozliczenia różnic podejmuje Zastępca Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum. W Kwesturze CM następuje księgowanie zgodne z protokołem. Schemat 91 Protokół posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych w UJCM I. SEKCJA INWENTARYZACJI przekazanie wykazu różnic inwentaryzacyjnych do kierownika jednostki UJCM oraz do wiadomości zarówno osoby odpowiedzialnej materialnie, jak i osoby prowadzącej ewidencję w celu wyjaśnienia różnic (Osoba odpowiedzialna materialnie za składniki majątku zobowiązana jest do podania przyczyn wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych w terminie do 7 dni kalendarzowych od otrzymania zawiadomienia.) otrzymanie wyjaśnieo dotyczących różnic i przekazanie sprawy do Podkomisji Inwentaryzacyjnej II. PODKOMISJA INWENTARYZACYJNA DLA UJCM sporządzenie protokołu przez Sekretarza Podkomisji Inwentaryzacyjnej podpisanie protokołu przez członków Podkomisji Inwentaryzacyjnej przekazanie protokołu do zatwierdzenia przez Zastępcę Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum przekazanie protokołu do Kwestury CM III. KWESTURA CM księgowanie różnic inwentaryzacyjnych w systemie SAP zgodnie z protokołem UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 175

176 3.5 DOKUMENTACJA OPERACJI GOTÓWKOWYCH I BANKOWYCH W UJCM WYCIĄGI BANKOWE W jednostkach UJCM, wyciągi bankowe w wersji papierowej przechowywane są w Kwesturze CM. Wszystkie wyciągi bankowe są dekretowane i księgowane w systemie SAP na bieżąco przez pracowników Kwestury CM SKUP CZEKÓW Czeki otrzymane przez Collegium Medicum powinny byd dostarczone do jednostki UJ, której środki finansowe z realizacji danego czeku dotyczą. W Collegium Medicum istnieją dwa sposoby postepowania z czekami: W jednostce UJCM należy sporządzid pismo z prośbą o skup czeków. Następnie pismo podpisane przez osoby upoważnione wraz z czekiem przekazywane jest do banku. Kwestura CM tworzy listę inkasową, która podpisywana jest przez osoby upoważnione i przekazywana jest wraz z czekami do banku INNE DOKUMENTY OPERACJI GOTÓWKOWYCH Pozostałe dokumenty potwierdzające wykonanie operacji gotówkowych (formularz opłat bankowych, zlecenie wypłaty, zlecenie wpłaty, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki) zostały opisane w innych punktach niniejszej Instrukcji. 176 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

177 3.6 DOKUMENTACJA WŁASNA KSIĘGOWOŚCI W UJCM POLECENIE KSIĘGOWANIA Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych, wynikających z zestawieo oraz rozliczeo wewnętrznych bądź też błędnych zapisów. Polecenie księgowania jest sporządzane na bieżąco przez pracownika Kwestury CM w jednym egzemplarzu. Następnie podlega ono sprawdzeniu pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym i jest księgowane w systemie SAP przez osobę upoważnioną z Kwestury CM. Schemat 92 Obieg dokumentu Nota księgowa Polecenie księgowania w UJCM I. PRACOWNIK KWESTURY CM przygotowanie dokumentu Polecenia księgowania w 1 egz. przekazanie dokumentu do zatwierdzenia do osoby upoważnionej II. KWESTURA CM - OSOBA UPOWAŻNIONA sprawdzenie formalno - rachunkowe i merytoryczne dokumentu księgowanie w systemie SAP NOTY KSIĘGOWE WEWNĘTRZNE Not księgowe wewnętrzne są wykorzystywane w celu udokumentowania świadczenia usług pomiędzy jednostkami UJCM oraz obciążenia kosztami, dotyczącymi danej jednostki, a zapłaconymi przez inną jednostkę. Noty wystawiane są w jednostce UJCM, która wykonała usługę dla innej jednostki UJCM lub poniosła koszty dotyczące innej jednostki. Do noty księgowej załączane są dokumenty stanowiące podstawę wystawienia noty księgowej. Na nocie księgowej podpisuje się osoba upoważniona do wystawienia noty. Następnie oryginał noty przekazywany jest do jednostki, dla której dana nota została wystawiona, a kopia noty przechowywana jest w jednostce, w której została wystawiona. Zasady opisu, akceptacji do zapłaty (przeksięgowania) noty wewnętrznej są takie same jak w przypadku faktur i innych dokumentów zewnętrznych. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 177

178 3.6.3 DOKUMENT ZOBOWIĄZANIE Dokument Zobowiązanie (Załącznik 20) stanowi potwierdzenie zobowiązania się do dostarczenia faktury/dokumentu na określoną kwotę do określonego dnia. Dokument ten stanowi również zobowiązanie do rozliczenia przedpłaty do określonego dnia, z upoważnieniem UJCM do potrącenia nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia, po upływie terminu rozliczenia. Dokument Zobowiązanie dołączany jest każdorazowo do dokumentów dotyczących wniosku o przedpłatę na określony zakup (np. opłaty konferencyjne). Schemat 93 Obieg dokumentu Zobowiązanie w UJCM I. PRACOWNIK UJCM przygotowanie dokumentu "Zobowiązanie" będącego potwierdzeniem zobowiązania się do dostarczenia faktury/dokumentu na określoną kwotę do określonego dnia. Dokument ten stanowi również zobowiązanie do rozliczenia przedpłaty do określonego dnia, z upoważnieniem UJCM do potrącenia nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia, po upływie terminu rozliczenia dołączenie dokumentu do dokumentów dotyczących wniosku o przedpłatę na określony zakup przekazanie dokumentów osobie upoważnionej 178 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

179 3.6.4 MONIT - WEZWANIE DO ZAPŁATY Monit służy do udokumentowania wezwania dłużnika do zapłaty nieuregulowanej należności. Monit wystawiany jest w dwóch egzemplarzach przez pracownika Kwestury CM. Oryginał wezwania do zapłaty przesyła się do dłużnika, kopia zostaje w dokumentacji Kwestury CM. Brak zapłaty w określonym terminie skutkuje wygenerowaniem monitów do odbiorców bez naliczania odsetek. Po 14 dniach od pierwszego monitu oraz braku zapłaty wystawiany jest kolejny monit naliczający odsetki (nie dotyczy pracowników). Dla należności nieuregulowanych w ciągu 21 dni od ostatniego monitu przez pracowników lub 14 dni przez odbiorców zewnętrznych generuje się ostateczne monity wraz z odsetkami z równoczesnym powiadomieniem Zespołu Radców Prawnych CM celem wszczęcia procedury prawnej. Uregulowanie należności przerywa proces monitowania. Schemat 94 Obieg dokumentu Monit wezwanie do zapłaty w UJCM I. KWESTURA CM przygotowanie dokumentu Monit - wezwanie do zapłaty w systemie SAP i wydrukowanie w 2 egzemplarzach przesłanie oryginału dokumentu do dłużnika przechowywanie kopii dokumentu Po 14 dniach od pierwszego monitu oraz braku zapłaty wystawienie kolejnego monitu wraz z odsetkami dla wszystkich kontrahentów (nie dotyczy pracowników) Po 21 dniach od ostatniego monitu i braku zapłaty przez pracowników lub 14 dni przez odbiorców zewnętrznych wygenerowanie ostatecznych monitów wraz z odsetkami z równoczesnym powiadomieniem Zespołu Radców Prawnych celem wszczęcia procedury prawnej rozpoczęcie procedury prawnej II. ZESPÓŁ RADCÓW PRAWNYCH CM UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 179

180 3.6.5 POTWIERDZENIE SALDA Potwierdzenie salda służy do udokumentowania potwierdzenia uzgodnienia rozrachunków. Potwierdzenie salda wystawiane jest w Kwesturze CM w 2 egzemplarzach na dzieo bilansowy lub inny wybrany dzieo. 2 egzemplarze wysyłane są do kontrahenta w celu potwierdzenia salda. 1 egzemplarz potwierdzony przez kontrahenta powinien zostad zwrócony do Kwestury CM. Schemat 95 Obieg dokumentu Potwierdzenie salda w UJCM I. KWESTURA CM - przed wysłaniem potwierdzenia salda przygotowanie dokumentu Potwierdzenie salda w systemie SAP i wydrukowanie w 2 egzemplarzach przesłanie 2 egzemplarzy dokumentu do kontrahenta w celu potwierdzenia salda przechowywanie kopii dokumentu II. KWESTURA CM - po otrzymaniu potwierdzenia salda uzgodnienie salda i wyjaśnienie ewentualnych różnic 180 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

181 3.6.6 DOKUMENTACJA ZDARZENIA ZWIĄZANEGO Z UBYTKIEM AKTYWÓW W wypadku zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów, jednostka UJCM sporządza Protokół ze zdarzenia w celu wyjaśnienia różnic. Jeżeli niedobór jest zawiniony następuje pisemne powiadomienie pracownika odpowiedzialnego za niedobór. Następnie poprzez dokument Polecenia Księgowania księgowana jest kwota zawinionego niedoboru jako rozrachunki z pracownikiem. Jeżeli niedobór jest niezawiniony na podstawie decyzji o obciążeniu kosztowym podpisanej przez Z-cę Kanclerza UJ ds.collegium Medicum, sporządza się dokument Polecenie księgowania, na podstawie którego następuje zaksięgowanie niedoboru w koszty. Schemat 96 Obieg dokumentacji dotyczącej zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów w UJCM I. JEDNOSTKA UJCM sporządzenie Protokołu ze zdarzenia związanego z ubytkiem aktywów w celu wyjaśnienia różnic Jeżeli niedobór jest zawiniony: pisemne powiadomienie pracownika odpowiedzialnego za niedobór Jeżeli niedobór jest niezawiniony: podpisanie decyzji przez Z-cę Kanclerza UJ ds.collegium Medicum o obciążeniu kosztowym przekazanie dokumentów do Kwestury CM II. KWESTURA CM Jeżeli niedobór jest zawiniony: księgowanie kwoty zawinionego niedoboru jako rozrachunki z pracownikiem (poprzez dokument Polecenie księgowania) Jeżeli niedobór jest niezawiniony: na podstawie decyzji o obciażeniu kosztowym podpisanej przez Z-cę Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum sporządzenie dokumentu Polecenia księgowania i księgowanie niedoboru w koszty UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 181

182 3.6.7 ROZLICZENIE KOMPENSATY Akceptacja rozliczenia kompensaty lub rozliczenia barterowego następuje na podstawie wniosku lub umowy podpisanej przez Zastępcę Kwestora UJ ds. Collegium Medicum lub osobę upoważnioną, co powoduje wprowadzenie blokady płatności na daną fakturę w Kwesturze CM lub rozliczenie należności ze zobowiązaniami poprzez dokument polecenia księgowania. Schemat 97 Obieg dokumentu Rozliczenie kompensaty w UJCM I. ZASTĘPCA KWESTORA UJ DS. COLLEGIUM MEDICUM (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) podpisanie umowy albo decyzji dotyczącej kompensaty przekazanie podpisanego dokumentu do Kwestury CM II. KWESTURA CM rejestracja dokumentu i wprowadzenie do systemu SAP, które powodują blokadę płatności na daną fakturę lub rozliczenie należności ze zobowiązaniami poprzez dokument polecenia księgowania 182 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

183 3.6.8 ZESTAWIENIA Z TYTUŁU PRZYSZŁYCH ZOBOWIĄZAO ZE STOSUNKU PRACY, POZWY SĄDOWE I INNE DOKUMENTY STANOWIĄCE PODSTAWĘ UTWORZENIA REZERWY Na podstawie informacji (zestawieo z tytułu przyszłych zobowiązao ze stosunku pracy, pozwów sądowych i innych dokumentów stanowiących podstawę utworzenia rezerwy) uzyskanych przez Kwesturę CM z: - Działu Spraw Osobowych - dokument zawierający kompletne wyliczenie przyszłych zobowiązao wobec pracowników oraz późniejsze korekty tych wyliczeo, - z innych jednostek informacja o istotnym zdarzeniu ekonomicznym, która powoduje koniecznośd utworzenia rezerwy oraz późniejsze korekty tych wyliczeo związane z koniecznością rozwiązania tych rezerw, następuje zaksięgowanie rezerwy lub korekty wcześniej wprowadzonych rezerw. Schemat 98 Obieg zestawieo z tytułu przyszłych zobowiązao ze stosunku pracy, pozwów sądowych i innych dokumentów stanowiących podstawę utworzenia rezerwy w UJCM I. DZIAŁ SPRAW OSOBOWYCH LUB INNA JEDNOSTKA UJCM Dział Spraw osobowych: przekazanie do Kwestury CM dokumentu zawierającego kompletne wyliczenie przyszłych zobowiązao wobec pracowników oraz późniejsze korekty tych wyliczeo Jednostki UJCM: przekazanie do Kwestury CM informacji o istotnym zdarzeniu ekonomicznym, które powoduje koniecznośd utworzenia rezerwy w ciężar kosztów oraz późniejsze korekty tych wyliczeo związane z koniecznością rozwiązania tych rezerw II. KWESTURA CM zaksięgowanie w systemie SAP rezerwy lub korekty wcześniej wprowadzonych rezerw na podstawie uzyskanych dokumentów UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 183

184 3.6.9 DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA DAROWIZN Decyzję o przyjęciu darowizny lub przekazaniu darowizny przez Collegium Medicum podejmują władze UJCM. W przypadku darowizny o wartości przekraczającej 20 tys. Euro, decyzję w sprawie zgody na przyjęcie lub przekazanie darowizny podejmuje Senat Uniwersytetu. Na podstawie pozytywnej decyzji dotyczącej darowizny, sporządzana jest przez Zespół Radców Prawnych CM umowa darowizny, która jest rejestrowana przez Zespół Radców Prawnych CM i przekazywana do podpisu przez osoby upoważnione. W przypadku przekazania darowizny rzeczowej, przy której nabyciu nastąpiło odliczenie podatku VAT, przy przekazaniu darowizny powstanie obowiązek podatkowy w podatku VAT. 184 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

185 Schemat 99 Dokumentacja dotycząca darowizn w UJCM I. SENAT UNIWERSYTETU / JEDNOSTKA UJCM podjęcie decyzji o przyjęciu/ przekazaniu darowizny II. ZESPÓŁ RADCÓW PRAWNYCH sporządzenie umowy dotyczącej darowizny rejestracja umowy przekazanie umowy do podpisu do osób upoważnionych III. JEDNOSTKA UJCM przyjęcie lub przekazanie darowizny i przekazanie stosownych dokumentów do Kwestury CM IV. KWESTURA CM na podstawie otrzymanych dokumentów - księgowania dotyczące darowizny w systemie SAP UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 185

186 REJESTRY VAT Rejestry VAT tworzone są automatycznie w systemie SAP na podstawie zapisów księgowych. Deklaracja VAT sporządzana jest w Kwesturze CM przez osobę odpowiedzialną na podstawie rejestrów VAT. 186 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

187 3.7 DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH W UJCM DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW KRAJOWYCH - POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO Polecenie wyjazdu służbowego jest dokumentem niezbędnym do odbycia podróży służbowej w kraju. Podstawą sporządzenia polecenia wyjazdu służbowego jest prawidłowo wypełniony wniosek wyjazdu służbowego (Załącznik 37). Wniosek wyjazdu służbowego zawiera informacje dotyczące danych osoby wyjeżdżającej, kierunek i cel podróży wraz z proponowaną kwotą ewentualnej zaliczki na pokrycie kosztów podróży oraz źródło finansowania. Wniosek winien byd podpisany przez kierownika jednostki, w której jest zatrudniona osoba delegowana, a następnie zaakceptowany przez Z-cę Kwestora UJ ds.cm (nie dotyczy wyjazdów bezpłatnych). Akceptacja finansowa (Z-cy Kwestora UJ ds. CM) może stanowid podstawę rezerwacji środków (obliga) we wskazanym na wniosku źródle finansowania. W przypadku sporządzenia obliga, jego numer jest nanoszony na wniosek wyjazdu służbowego. Osoba wyjeżdżająca odpowiedzialna jest za uzyskanie wszystkich niezbędnych podpisów i danych. Następnie dokument przekazywany jest do Działu Spraw Osobowych, gdzie jest postawą wystawienia polecenia wyjazdu służbowego i wprowadzenia do ewidencji kadrowej informacji o usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek polecenia wyjazdu służbowego, który stanowi podstawę przygotowania przez Kwesturę CM polecenia przelewu zaakceptowanej zaliczki na rachunek osobisty osoby delegowanej lub polecenia autowyplaty przez bank obsługujący Collegium Medicum. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 7 dni od daty zakooczenia podróży służbowej. Po odbyciu podróży osoba wyjeżdżająca uzupełnia dokument Polecenia wyjazdu służbowego i wraz z załączonymi dokumentami (m.in. biletami) przekazuje do Kwestury CM. Dokument jest sprawdzany pod względem formalno rachunkowym przez pracownika Kwestury CM, a następnie podlega akceptacji do zapłaty przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM i Z-cę Kanclerza UJ ds.cm (lub inną osobę upoważnioną) i podlega księgowaniu. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 187

188 Schemat 100 Polecenie wyjazdu służbowego i jego rozliczenie (dotyczy wyjazdów krajowych) w UJCM I. PRACOWNIK UNIWERSYTETU (PRZED WYJAZDEM NA DELEGACJĘ) uzupełnienie Polecenia wyjazdu służbowego o wymagane informacje (w tym informacje dotyczące danych osoby wyjeżdżającej, kierunek i cel podróży wraz z proponowaną kwotą ewentualnej zaliczki na pokrycie kosztów podróży oraz źródło finansowania) uzyskanie zgody kierownika jednostki, w której pracownik jest zatrudniony uzyskanie akceptacji Zastępcy Kwestora UJ ds. CM (nie dotyczy wyjazdów bezpłatnych) - akceptacja finansowa (Z-cy Kwestora UJ ds. CM) może stanowid podstawę rezerwacji środków (obliga) we wskazanym na wniosku źródle finansowania; w przypadku sporządzenia obliga, jego numer jest nanoszony na wniosek wyjazdu służbowego przekazanie dokumentu do Działu Spraw Osobowych II. DZIAŁ SPRAW OSOBOWYCH wystawienie Polecenia wyjazdu służbowego wprowadzenie do ewidencji kadrowej informacji o usprawiedliwionej nieobecności w pracy przekazanie dokumentu pracownikowi* III. PRACOWNIK UNIWERSYTETU (PO POWROCIE Z DELEGACJI) uzupełnienie dokumentu polecenia wyjazdu służbowego o wymagane informacje przekazanie dokumentu wraz z załączonymi rachunkami (m.in. biletami) do Kwestury CM (Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 7 dni od daty zakooczenia podróży służbowej.) IV. KWESTURA CM sprawdzenie dokumentu pod względem formalno-rachunkowym przekazanie do akceptacji do zapłaty przez Z-cę Kwestora UJ ds. CM i Z-cę Kancelarza UJ ds. CM lub inną osobę upoważnioną księgowanie w systemie SAP realizacja płatności w przypadku zwrotu kosztów podróży *W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek polecenia wyjazdu służbowego, który stanowi podstawę przygotowania przez Kwesturę CM polecenia przelewu zaakceptowanej zaliczki na rachunek osobisty osoby delegowanej lub polecenia autowypłaty przez bank obsługujący Collegium Medicum. 188 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

189 3.7.2 DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH WNIOSEK WYJAZDOWY WYJAZDY ZAGRANICZNE Osoba wyjeżdżająca za granicę przed wyjazdem, wypełnia Wniosek wyjazdowy (Załącznik 38) i załącza wszystkie niezbędne dokumenty. Następnie uzyskuje podpisy i pieczątki przełożonego oraz dysponenta środków. W przypadku finansowania wyjazdu ze środków pozostających w dyspozycji UJCM Wniosek wyjazdowy trafia do Kwestury CM, gdzie rezerwowane są środki na wyjazd. Następnie wniosek trafia do Działu Współpracy z Zagranicą, skąd przekazywany jest do podpisu Pełnomocnika Rektora UJ ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą w Collegium Medicum. Wniosek wyjazdowy należy złożyd w Dziale Współpracy z Zagranicą najpóźniej na 10 dni przed planowanym terminem wyjazdu. Oryginał Wniosku wyjazdowego zostaje w Dziale Współpracy z Zagranicą CM. W przypadku wyjazdu zagranicznego osoby nie będącej pracownikiem UJCM, a związanej z nim umową cywilno-prawną, wyjeżdżający z wypełnionym i podpisanym przez dysponenta środków Wnioskiem wyjazdowym, udaje się do Kwestury CM, gdzie rezerwuje środki na wyjazd, a następnie składa wniosek w Dziale Współpracy z Zagranicą CM. Następnie wniosek kierowany jest do podpisu do Zastępcy Kwestora UJ ds. CM. W przypadku dokonywania przelewów za tzw. inne opłaty, których trzeba dokonad przed wyjazdem (np. opłata konferencyjna, depozyt hotelowy), do wniosku wyjazdowego należy dołączyd Formularz opłat bankowych (Załącznik 47). Procedura wykorzystania samochodu prywatnego opisana jest w podpunkcie UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 189

190 Schemat 101 Wniosek wyjazdowy w UJCM I. OSOBA WYJEŻDŻAJĄCA wypełnienie "Wniosku wyjazdowego" i załączenie wszystkich niezbędnych dokumentów w przypadku dokonywania przelewów za tzw. inne opłaty, których trzeba dokonad przed wyjazdem, dołączenie wypełnionego i podpisanego formularza opłat bankowych II. KIEROWNIK PROJEKTU - DYSPONENT ŚRODKÓW FINANSOWYCH udzielenie zgody na wyjazd potwierdzone podpisem na "Wniosku wyjazdowym" III. KWESTURA CM zablokowanie w systemie SAP określonej kwoty na wyjazd, potwierdzone pisemnie na wniosku numerem obliga, jego kwotą i podpisem zakładającego obligo oraz z podaniem przypisanego do źródła finansowania numeru rachunku bankowego IV. DZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ CM w przypadku pracowników UJCM: uzyskanie zgody Pełnomocnika Rektora UJ ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą w Collegium Medicum w przypadku osoby nie będącej pracownikiem UJCM, a związanej z nim umową cywilno-prawną: uzyskanie zgody Zastępcy Kwestora UJ ds. CM przechowywanie oryginału wniosku pracownika 190 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

191 ZLECENIE WYPŁATY ZALICZKI Dział Współpracy z Zagranicą CM na podstawie wypełnionego i zatwierdzonego Wniosku wyjazdowego, przygotowuje dokument zlecenia wypłaty dewiz, zgodnie ze wzorem bankowym (patrz Załącznik 43). Najwcześniej 7 dni przed wyjazdem wyjeżdżający odbiera zlecenie wypłaty z Działu Współpracy z Zagranicą CM i odbiera zaliczkę w walucie obcej we wskazanym banku. Schemat 102 Zlecenie wypłaty zaliczki w UJCM I. DZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ CM przygotowanie dokumentu "Zlecenia wypłaty" zgodnie ze wzorem bankowym II. OSOBA DELEGOWANA odbiór "Zlecenia wypłaty" najwcześniej 7 dni przed wyjazdem odbiór zaliczki w walucie obcej we wskazanym banku UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 191

192 ZASADY ROZLICZANIA DELEGACJI ZAGRANICZNYCH Rozliczenie zaliczki odbywa się w Dziale Współpracy z Zagranicą CM po powrocie osoby wyjeżdżającej z zagranicy na podstawie rachunków potwierdzających poszczególne wydatki składające się na pobraną zaliczkę w walucie obcej. Zaliczkę należy rozliczyd w terminie do 14 dni od zakooczenia podróży. Liczba diet żywieniowych jest rozliczana w oparciu o liczbę dni i godzin, jakie wyjeżdżający spędził za granicą. Pozostałe składniki zaliczki rozliczane są w oparciu o rachunki i oświadczenia wyjeżdżającego. Na rozliczeniu zaliczki składa podpis osoba wyjeżdżająca, osoba rozliczająca z Działu Współpracy z Zagranicą CM oraz kierownik Działu Współpracy z Zagranicą CM. Następnie rozliczenie zaliczki przekazywane jest do Kwestury CM. W przypadku, gdy wnioskodawca nie może udokumentowad poniesionych wydatków odpowiednimi dokumentami (np. fakturą), zobowiązany jest do zwrotu pobranej zaliczki. W przypadku, gdy osoba rozliczająca się wydała więcej środków niż zdeklarowała na wcześniej przedstawionym wniosku wyjazdowym, wymagana jest zgoda dysponenta środków na zwiększenie poboru środków na poczet wyjazdu. Dział Współpracy z Zagranicą CM przygotowuje dokumenty do zwrotu na konto, do którego dołączane są dokumenty związane z wydatkami dotyczącymi wyjazdu. Tak przygotowany dokument przekazywany jest do Kwestury CM do realizacji. W przypadku zwrotu części zaliczki przez wnioskodawcę, Dział Współpracy z Zagranicą CM wypełnia zlecenie wpłaty (Załącznik 44). Po wpłacie danej kwoty do oddziału BANKU PEKAO S.A. ul. Gołębia 24. Pracownik Działu Współpracy z Zagranicą odbiera potwierdzenie z oddziału banku, które opisane przez Dział Współpracy z Zagranicą CM, przekazywane jest do Kwestury CM. Możliwe jest także dokonanie zwrotu zaliczki przelewem. Pracownik Działu Współpracy z Zagranicą podaje kwotę zwrotu oraz numer konta bankowego. Wyjeżdżający jest zobowiązany do dostarczenia do Działu Współpracy z Zagranicą potwierdzenia dokonania przelewu. Opisane przez Dział Współpracy z Zagranicą potwierdzenie przekazywane jest do Kwestury CM. W przypadku gdy wyjeżdżający nie pobrał zaliczki przed wyjazdem, Dział Współpracy z Zagranicą CM przygotowuje zwroty kosztów podróży na podstawie dostarczonych dokumentów o poniesionych wydatkach. Wyjeżdżający otrzymuje zwrot na wskazany rachunek bankowy w PLN. 192 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

193 Schemat 103 Rozliczenie zaliczki ( gdy zaliczka równa jest wydatkom) w UJCM I. OSOBA ZOBOWIĄZANA DO ROZLICZENIA SIĘ Z ZALICZKI dostarczenie wymaganych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do Działu Współpracy z Zagranicą CM II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ CM przygotowanie rozliczenia zaliczki na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów o poniesionych wydatkach przekazanie dokumentu Rozliczenia zaliczki do podpisu przez osobę wyjeżdżającą podpisanie dokumentu Rozliczenie zaliczki przez osobę rozliczającą z Działu Współpracy z Zagranicą CM podpisanie dokumentu przez kierownika Działu Współpracy z Zagranicą CM przekazanie dokumentu do Kwestury CM III. KWESTURA CM księgowanie dokumentu w systemie SAP przechowywanie dokumentów UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 193

194 Schemat 104 Rozliczenie zaliczki (gdy zaliczka była mniejsza niż wydatki) w UJCM I. OSOBA ZOBOWIĄZANA DO ROZLICZENIA SIĘ Z ZALICZKI przekazanie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do Działu Współpracy z Zagranicą CM uzyskanie akceptacji dysponenta środków finansowych dot. przekroczenia kwoty pobranej zaliczki lub wskazanie innego źródła do pokrycia zaliczki za zgodą jego dysponenta II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ CM przygotowanie rozliczenia zaliczki na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów o poniesionych wydatkach przekazanie dokumentu Rozliczenia zaliczki do podpisu przez wyjeżdżającego podpisanie dokumentu Rozliczenie zaliczki przez osobę rozliczającą z Działu Współpracy z Zagranicą CM podpisanie dokumentu przez kierownika Działu Współpracy z Zagranicą CM przekazanie dokumentu do Kwestury CM księgowanie dokumentu w systemie SAP przechowywanie dokumentów III. KWESTURA CM 194 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

195 Schemat 105 Rozliczenie zaliczki (gdy zaliczka była większa niż wydatki zwrot w PLN lub walucie obcej) w UJCM I. OSOBA ZOBOWIĄZANA DO ROZLICZENIA SIĘ Z ZALICZKI przekazanie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do Działu Współpracy z Zagranicą CM II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ CM przygotowanie rozliczenia zaliczki na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów o poniesionych wydatkach przekazanie dokumentu Rozliczenia zaliczki do podpisu przez wyjeżdżającego wyliczenie nadpłaconej zaliczki wypełnienie dokumentu Zlecenie wpłaty przekazanie Zlecenia wpłaty wyjeżdżającemu III. OSOBA ZOBOWIĄZANA DO ROZLICZENIA SIĘ Z ZALICZKI wpłata wyliczonej do zwrotu kwoty do oddziału Banku PEKAO S.A. przy ul. Gołębiej 24 lub wpłata przelewem na wskazane konto bankowe UJCM i dostarczenie do Działu Współpracy z Zagranicą CM potwierdzenia przelewu IV. DZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ CM odebranie potwierdzenia z oddziału Banku PEKAO S.A. podpisanie dokumentu Rozliczenie zaliczki przez osobę rozliczającą z Działu Współpracy z Zagranicą CM podpisanie dokumentu przez kierownika Działu Współpracy z Zagranicą CM przekazanie dokumentów do Kwestury CM V. KWESTURA CM księgowanie dokumentu w systemie SAP przechowywanie dokumentów UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 195

196 Schemat 106 Rozliczenie delegacji (gdy zaliczka nie była pobrana przed wyjazdem) w UJCM I. OSOBA ROZLICZAJĄCA SIĘ przekazanie wszystkich dokumentów i oświadczeo potwierdzających poniesione wydatki, koniecznych do przygotowania zwrotu do Działu Współpracy z Zagranicą CM złożenie w Dziale Współpracy z Zagranicą CM oświadczenia o terminie pobytu za granicą (dzieo godzina przekroczenia granicy), kart pokładowych w przypadku podróży samolotem lub wykorzystanych biletów kolejowych lub autobusowych lub innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ CM przygotowanie zwrotu poniesionych kosztów na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów o poniesionych wydatkach podpisanie dokumentu do zwrotu przez osobę rozliczającą z Działu Współpracy z Zagranicą CM podpisanie dokumentu do zwrotu przez kierownika Działu Współpracy z Zagranicą CM przekazanie dokumentu do zwrotu do Kwestury CM III. KWESTURA CM księgowanie dokumentu w systemie SAP przechowywanie dokumentów 196 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

197 WYKORZYSTANIE SAMOCHODU PRYWATNEGO DO ODBYCIA PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ W przypadku gdy wnioskodawca zamierza korzystad z samochodu prywatnego, do Wniosku wyjazdowego musi dołączyd Wniosek o wykorzystanie samochodu prywatnego (Załącznik 49). Przygotowany wniosek kierowany jest przez Dział Współpracy z Zagranicą CM do podpisu Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum. Po powrocie wyjeżdżający składa pismo Rozliczenie kosztów użycia samochodu prywatnego (Załącznik 48). Dział Współpracy z Zagranicą CM, sprawdza rozliczenie pod względem merytorycznym oraz określa kwotę zwrotu kosztów. Rozliczenie podpisane jest przez pracownika rozliczającego osobę wyjeżdżającą, a następnie przez Kierownika Działu Współpracy z Zagranicą CM. Tak przygotowany dokument przekazywany jest do Kwestury CM. UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 197

198 4. WZORY DOKUMENTÓW W niniejszym rozdziale załączono wzory dokumentów stosowanych w jednostkach UJ, tworzonymi poza systemem SAP. LISTA ZAŁĄCZNIKÓW Załącznik 1 Wniosek o uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego Załącznik 2 Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienia publiczne Załącznik 3 Wniosek w sprawie zawarcia umowy zlecenia/ o dzieło/ Załącznik 4 Protokół uzgodnienia procedur zamówieo publicznych Załącznik 5 Dokument OT Załącznik 6 Protokoł przekazania przejęcia środka trwałego Załącznik 7 Protokół (MT) zdawczo odbiorczy (w ramach UJ) Załącznik 8 Likwidacja środka trwałego LT (środki wysokocenne) Załącznik 9 Wniosek (LT) o przeprowadzenie likwidacji sprzętu (środki trwałe niskocenne) Załącznik 10 Protokół kasacyjny (fizycznej likwidacji środka trwałego) Załącznik 11 Protokół z posiedzenia Rektorskiej Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych Załącznik 12 Rozdzielnik Wydawnictwo UJ Załącznik 13 Polecenie wyjazdu służbowego Załącznik 14 Załącznik do Polecenie wyjazdu służbowego (dotyczący rozliczenia przejazdu samochodem) Załącznik 15 Wniosek wyjazdowy Załącznik 16 Załącznik do wniosku wyjazdowego dotyczący zwrotu kosztów podróży służbowej za granicę samochodem delegowanego Załącznik 17 Oświadczenie o ilości przejechanych kilometrów w czasie podróży służbowej (do wniosku wyjazdowego dotyczącego zwrotu kosztów podróży służbowej za granicę) Załącznik 18 Oświadczenie (diety dojazdowe) Załącznik 19 Dokument Rozliczenie Załącznik 20 Dokument Zobowiązanie Załącznik 21 Zlecenie wypłaty Załącznik 22 Formularz opłat bankowych Załącznik 23 Upoważnienie do odbioru zaliczki Załącznik 24 Zlecenie wpłaty Załącznik 25 Pismo dotyczące diet dla gości UJ Załącznik 26 Procedura zakładania materiału Załącznik 27 Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne UJCM Załącznik 28 Wzór wniosku wewnętrznego na aparaturę naukowo-badawczą oraz sprzęt medyczny w środkach trwałych UJCM Załącznik 29 Wniosek wewnętrzny o zakup sprzętu komputerowego UJCM UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

199 Załącznik 30 Wzór dokumentu Przyjęcia środka trwałego OT - UJCM Załącznik 31 Wzór dokumentu PT UJCM Załącznik 32 Wzór Protokołu zdawczo odbiorczego w ramach UJCM Załącznik 33 Wzór Protokołu zdawczo odbiorczego poza UJCM Załącznik 34 Wzór protokołu kasacyjnego UJCM Załącznik 35 Wniosek o przeprowadzenie kasacji sprzętu UJCM Załącznik 36 Wzór Zestawienia różnic inwentaryzacyjnych UJCM Załącznik 37 Wzór wniosku wyjazdu służbowego UJCM Załącznik 38 Wniosek o wyjazd za granicę dla pracowników Collegium Medicum UJ UJCM Załącznik 39 Wzór Rozliczenia z zagranicznych środków płatniczych pobranych na koszt wyjazdu służbowego UJCM Załącznik 40 Wniosek o zaliczkę UJCM Załącznik 41 Rozliczenie zaliczki UJCM Załącznik 42 Wniosek o przyznanie zaliczki stałej - UJCM Załącznik 43 Polecenie wypłaty UJCM Załącznik 44 Polecenie wpłaty UJCM Załącznik 45 Oświadczenie- UJCM Załącznik 46 Zlecenie na wyjazd samochodem - UJCM Załącznik 47 Formularz opłat bankowych dla wyjazdów służbowych - UJCM Załącznik 48 Rozliczenie kosztów użycia samochodu prywatnego w zagranicznej podróży służbowej - UJCM Załącznik 49 Wniosek o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu prywatnego w zagranicznej podróży służbowej - UJCM UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 199

200 Załącznik 1 Wniosek o uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego 200 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

201 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH Załącznik 2 Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienia publiczne UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 201

202 202 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

203 Załącznik 3 Wniosek w sprawie zawarcia umowy zlecenia/ o dzieło/ Strona 1 z 2 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 203

204 Strona 2 z UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

205 Załącznik 4 Protokół uzgodnienia procedur zamówieo publicznych UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 205

206 Załącznik 5 Dokument OT Strona 1 z UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

207 Strona 2 z 2 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 207

208 Załącznik 6 Protokoł przekazania przejęcia środka trwałego Strona 1 z UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

209 Strona 2 z 2 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 209

210 Załącznik 7 Protokół (MT) zdawczo odbiorczy (w ramach UJ) 210 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

211 Załącznik 8 Likwidacja środka trwałego LT (środki wysokocenne) UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 211

212 Załącznik 9 Wniosek (LT) o przeprowadzenie likwidacji sprzętu (środki trwałe niskocenne) 212 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

213 Załącznik 10 Protokół kasacyjny (fizycznej likwidacji środka trwałego) UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 213

214 Załącznik 11 Protokół z posiedzenia Rektorskiej Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych Strona 1 z UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

215 Strona 2 z 3 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 215

216 Strona 3 z UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

217 Załącznik 12 Rozdzielnik Wydawnictwo UJ UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 217

218 Załącznik 13 Polecenie wyjazdu służbowego Strona 1 z UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE

219 Strona 2 z 2 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE 219

220 Załącznik 14 Załącznik do Polecenie wyjazdu służbowego (dotyczący rozliczenia przejazdu samochodem) 220 UNIWERSYTET JAGIELLOOSKI W KRAKOWIE