Ekspert w zarządzaniu fl otą >> BP FleetExpert. Pełna wydajność i kontrola nad fl otą

Transkrypt

1 Ekspert w zarządzaniu fl otą >> BP FleetExpert Pełna wydajność i kontrola nad fl otą

2 Pełna kontrola nad fl otą BP FleetExpert to profesjonalne oprogramowanie zapewniające pełną kontrolę nad kosztami związanymi z codziennym funkcjonowaniem fl oty - może znaleźć zastosowanie w każdego rodzaju fi rmie. Aplikacja dostępna jest w 3 wersjach: Reporter, Compact oraz Full edition (również w opcji Truck edition, przygotowanej dla potrzeb fi rm transportowych). Zróżnicowanie wersji daje możliwość wdrożenia, zarówno w mniejszych fi rmach jak i przedsiębiorstwach z dużymi fl otami. Oprogramowanie BP FleetExpert jest w pełni elastyczne, umożliwia eksportowanie oraz importowanie danych a także współpracę z innymi systemami w fi rmie. Dostępny pakiet standardowych raportów oraz zestawień może zostać dowolnie rozszerzony w zależności od zapotrzebowania fi rmy. Korzystając z programu BP FleetExpert będziesz miał szybki dostęp do kluczowych zagadnień dotyczących działania Twojej fl oty. Szeroka gama raportów dostarczy Ci odpowiedzi na wiele pytań. BP FleetExpert odkryje przed Tobą problemy i możliwości tkwiące w Twojej fl ocie, a jednocześnie podniesie poziom kontroli i zwiększy oszczędności.

3 Po pierwsze funkcjonalność. Wspomaganie zarządzania informacje o tankowaniach paliwa wykrywanie niezgodności związanych z transakcjami paliwowymi ewidencja wypadków, napraw, szkód komunikacyjnych, serwisowania ewidencja kosztów zarządzanie innymi zagadnieniami dotyczącymi fl oty (pojazdy, kierowcy, leasing, ubezpieczenia, karty itp.) automatyczne przypomnienia Analizy, zestawienia, wykresy, raporty Gotowe raporty oraz wykresy Wbudowany kreator raportów zestawienia danych fi nansowych i paliwowych zestawienia napraw, szkód, itp Dane w systemie Transakcje wszystkie w jednym miejscu Informacje o kierowcach Informacje o pojazdach Informacje o kartach Przebieg prywatny samochody po godzinach Naprawy szczegółowa historia napraw Szkody informacje o wypadkach Koszty telefonów komórkowych Pozostałe koszty szybki przegląd kosztów Planowane działania terminarz fl oty Kompletna baza danych fi rm i osób kontaktowych Pojemność bazy danych: potwierdzona testami, możliwość operowania na 4 milionach rekordów nielimitowane dane historyczne Elastyczność w dostosowaniu do potrzeb firmy: możliwość tworzenia własnych raportów, zestawień oraz wykresów wszystkie analizy mogą być zobrazowane wykresami z funkcjami statystycznymi współpraca z istniejącymi systemami i urządzeniami zewnętrznymi oraz powszechnymi aplikacjami i bazami danych eksportowanie oraz importowanie danych bezpośrednie połączenie z serwerami BP (zamawianie/ blokowanie kart, administrowanie ośrodkami kosztowymi oraz pobieranie transakcji z kart BP Plus)

4 integracja wszystkich danych BP FleetExpert integrując wszystkie istotne dane, począwszy od transakcji paliwowych, poprzez informacje o kierowcach, pojazdach, kartach paliwowych, naprawach, szkodach, pozostałych kosztach, itd. dostarczy Ci kompletny obraz funkcjonowania Twojej fl oty. Wbudowany moduł online umożliwia pobieranie transakcji, również tych, które nie zostały zafakturowane, co zdecydowanie zwiększa kontrolę nad zakupami kierowców. Transakcje z innych źródeł, np. z własnej bazy paliwowej lub od innych dostawców kart paliwowych mogą być importowane z plików.

5 integracja wszystkich danych Transakcje Wszystkie w jednym miejscu transakcje z kart BP Plus transakcje z innych koncernów paliwowych transakcje dokonane na stacjach własnych transakcje wprowadzone manualnie Kierowcy W tym miejscu możesz przechowywać informacje o kierowcach, w poszczególnych zakładkach znajdziesz m.in.: Główne informacje: dane adresowe, przypisanie do ośrodków kosztowych, oddziałów, grup Dodatkowe informacje: m.in. nr identyfi kacyjny, nr prawa jazdy, nr ubezpieczenia, data zatrudnienia Przydział: historia użytkowania pojazdów Licencje i uprawnienia: wykaz licencji i uprawnień z datami obowiązywania, uwagi i komentarze Punkty karne Treningi i Szkolenia: wykaz przebytych treningów i szkoleń Obrazy: Przechowywanie dokumentów, zdjęć, skanów w formie elektronicznej Pojazdy Szczegółowa baza danych pojazdów, w poszczególnych zakładkach znajdziesz m.in.: Główne informacje: nr rejestracyjny, marka, model, typ, nr identyfi kacyjny, silnika, nr dokumentów, przydzielony kierowca, przypisanie do ośrodków kosztowych, oddziałów, grup, itp. Właściwości: wszystkie podstawowe parametry pojazdu, m.in. domyślne zużycie paliwa, typ silnika Ubezpieczenia: zarządzanie ubezpieczeniami pojazdów Finanse: informacje fi nansowe o pojeździe (data oraz cena zakupu, wartość rezydualna, itp.) Leasing: informacje leasingowe pojazdów Ubezpieczenia: informacje dotyczące ubezpieczeń Akcesoria: informacje o akcesoriach wchodzących w skład wyposażenia pojazdów Przydział pojazdu: historia przypisania pojazdu do kierowców Zestawienie kosztów: szybki przegląd kosztów przypadających na każdy z pojazdów, pod względem różnych kryteriów o zróżnicowanym poziomie szczegółowości np. transakcje, naprawy, leasing, ubezpieczenia (w wybranym okresie, dniach tygodnia, w przeliczeniu na dzień, kilometr itp.) Nr rejestracyjny (historia) szczegółowa historia numerów rejestracyjnych Wymiary: Parametry i rozmiary pojazdów Obrazy: Przechowywanie dokumentów, zdjęć, skanów w formie elektronicznej Karty Wszystkie podstawowe informacje o kartach paliwowych (nr karty, parametry, status, data ważności, itp.) Dodatkowo istnieje opcja umożliwiająca przypisanie karty do pojazdu i kierowcy. Dzięki tej funkcjonalności w łatwy i wygodny sposób możesz kontrolować transakcje dokonane na wybrany pojazd lub kierowcę.

6 integracja wszystkich danych Przebieg prywatny samochody po godzinach Możesz rejestrować przebiegi pojazdów fl otowych w celach prywatnych. Naprawy szczegółowa historia napraw główne informacje (podstawowe informacje dotyczące napraw typ naprawy, opis naprawy, koszty, nr faktury, data, itp.) szczegóły napraw (szczegółowe informacje dotyczące napraw wymieniane części, koszty poszczególnych podzespołów, itp.) Obrazy: Przechowywanie dokumentów, zdjęć, skanów w formie elektronicznej Szkody informacje o wypadkach Ta część BP FleetExpert zawiera informacje o szkodach komunikacyjnych. W poszczególnych zakładkach znajdziesz m.in.: własne parametry: podstawowe informacje opisujące szkodę (rodzaj uszkodzenia, fi rma ubezpieczająca, pojazd, kierowca, stan licznika, nr ubezpieczenia, data zgłoszenia, data i godzina zdarzenia, powiązanie z fakturą za naprawę) fi nanse (wartość szkody, udział własny, kwota zwrócona z ubezpieczenia) współuczestnicy (informacje dot. współuczestników kolizji) zaawansowane (dodatkowe, szczegółowe informacje o osobach powiązanych ze szkodą) Obrazy: Przechowywanie dokumentów, zdjęć, skanów w formie elektronicznej

7 integracja wszystkich danych Pozostałe koszty szybki przegląd kosztów W tym miejscu możesz przechowywać informacje o pozostałych kosztach poniesionych w ramach funkcjonowania fl oty. Pozwala to uzyskać pełny obraz kosztów eksploatacji pojazdów. Koszty telefonów Ten moduł umożliwia importowanie bilingów od operatorów telefonii komórkowej, dzięki temu będziesz miał kompletny obraz kosztów Twoich kierowców. Opłaty drogowe Koszty myta, przebieg trasy, itp. Kompletna baza kontaktów W tym miejscu możesz zapisać dane kontaktowe osób i fi rm, z którymi współpracujesz. Stacje paliwowe Automatycznie aktualizowana lista stacji, na których odbyły się transakcje. Planowane działania terminarz fl oty Wygodny terminarz, automatycznie przypomina o nadchodzących przeglądach, wymianie oleju, serwisie, itp.

8 informacja to wiedza BP FleetExpert w wersji full oferuje ponad 75 standardowych raportów. Szeroka gama raportów i analiz dostarcza każdemu administratorowi fl oty odpowiedzi na wiele pytań oraz pomaga zdiagnozować problemy i wskazać możliwości tkwiące we fl ocie, a jednocześnie podnosi poziom kontroli i zwiększa oszczędności. Dostępny pakiet standardowych raportów oraz zestawień może zostać dowolnie rozszerzony w zależności od zapotrzebowania fi rmy. Szeroki zakres standardowych analiz m.in. obejmuje: kontrolę transakcji (limity, tankowania, zużycie paliwa) wzorce zachowania dotyczące tankowań dane leasingowe planowane działania koszty fi nansowe i podsumowania statystyki zakupów oraz tankowań naprawy pojazdów zarządzanie szkodami opłaty drogowe zestawienia pozostałych kosztów Rezultaty prezentowane są w postaci przejrzystych tabel, raportów i wykresów. Wszystkie raporty wyposażone są w szereg standardowych funkcji umożliwiających łatwe eksportowanie, fi ltrowanie i sortowanie danych.

9 informacja to wiedza Jakie raporty może przygotować BP FleetExpert: raporty fi nansowe (lista transakcji, raporty podsumowujące karty, pojazdy, kierowców, ośrodki kosztowe, itp, statystyki cenowe) raporty zużycia paliwa (kilka metod kalkulacji zużycia paliwa, macierz zużycia) raporty kontrolne (limity, zbyt duże lub małe tankowania, zużycie paliwa, zbyt duży lub mały przebieg, liczba i rozkład tankowań w defi niowanym okresie, itp.) szybka kontrola kart oraz transakcji: 1. Kontrolny raport czasu transakcji 2. Kontrolny raport ilości zakupionego paliwa 3. Kontrolny raport odczytu stanu licznika 4. Kontrolny raport użycia kart 5. Kontrolny raport zakupów na kartę 6. Kontrolny raport zużycia paliwa 7. Raport kart 8. Raport zużycia paliwa 9. Raport zestawienia kosztów ostrzeżenia dotyczące transakcji (transakcje w weekendy, zakupy niedozwolonych produktów, transakcje w niedozwolonym kraju, itp) zestawienie planowanych działań (przeglądy, ubezpieczenia, zdarzenia leasingowe, itp.) raporty o szkodach (zestawienia oraz koszty przypadające na pojazd lub na kierowcę) raporty o naprawach (zestawienia oraz koszty przypadające na pojazd lub kierowcę) opłata środowiskowa raporty kosztowe statystyki zakupów oraz tankowań dowolny inny raport (pod warunkiem, że niezbędne dane znajdują się w bazie danych)

10 bezpieczeństwo Twoich danych Wszystkie dane zapisywane są w bazie danych, która znajduje się na Państwa serwerze lub komputerze lokalnym. W celu pobierania transakcji z kart BP Plus oraz zarządzania kartami i ośrodkami kosztowymi, BP FleetExpert łączy się z serwerami BP używając bezpiecznego połączenia szyfrowanego, które dla identyfi kacji używa certyfi katu SSL. Serwer identyfi kuje użytkownika poprzez login i hasło. Ponieważ wszystkie połączenia uczestniczące w komunikacji są szyfrowane, gwarantuje to pełne zabezpieczenie przed podglądaniem danych, a także przed przejęciem transmisji. Dodatkowo, dla celów bezpieczeństwa kompletny zapis wszystkich działań jest archiwizowany w formacie XML. Zróżnicowane uprawnienia użytkowników Można ustalić odmienne prawa dostępu dla różnych grup użytkowników, obejmujące: funkcjonalności online (zamawianie, blokowanie kart, pobieranie transakcji itp.) Dostęp do danych w aplikacji (wprowadzanie, zapisywanie, usuwanie, edycja, wprowadzanie zmian) Specyfikacja techniczna BP FleetExpert działa w systemie operacyjnym Microsoft Windows. Baza danych może być umieszczona na serwerze (instalacja sieciowa) lub komputerze PC (instalacja jednostanowiskowa). Aplikacja nawiązuje połączenia z adresami www. fl eetexpert.nl oraz na portach 80 (http) oraz 443 (https). Silnik bazy danych - Borland InterBase do komunikacji używa portu Wszystkie raporty, zestawienia oraz wykresy mogą być eksportowane i zapisywane do różnych formatów, takich jak xls, csv, txt, JPG, pdf, itp. Rekomendowana minimalna konfiguracja umożliwiająca optymalną pracę z BP FleetExpert: Windows 2000, XP lub 2000/2003 server, Vista, 7 Procesor Pentium II 128 MB pamięci operacyjnej 500 MB wolnego miejsca na dysku Napęd CD-ROM

11 Zobacz, jakie możliwości kryją w sobie poszczególne pakiety BP FleetExpert Opis FullEdition CompactEdition ReporterEdition INNE DANE RAPORTY FUNKCJONALNOŚCI TRANSAKCJE Transkacje z kart BP Plus (nie zafakturowane) Transkacje z kart BP Plus (zafakturowane) Opłaty drogowe (Karty BP) Transakcje z innych koncernów Manualne wprowadzanie transakcji Zamawianie/ blokowanie/ anulowanie kart 24 / 7 Administrowanie ośrodkami kosztowymi Eksportowanie danych do innych plików (Np. excel) Filtrowanie danych wg własnych kryteriów Wykresy Aktualizacja online Automatyczne przypomienia Tworzenie własnych analiz (okna danych) Grupa raportów ReporterEdition (online) 1.Kontrolny raport czasu transakcji 2.Kontrolny raport ilości zakuionego paliwa 3.Kontrolny raport odczytu stanu licznika 4.Kontrolny raport uzycia kart 5.Kontrolny raport zakupów na kartę 6.Kontrolny raport zużycia paliwa 7.Raport kart 8. Raport zużycia paliwa 9. Raport zestawienia kosztów 10. Zestawienie ilości paliw (opłata środowiskowa) Szczegółowe Raporty fi nansowe Szczegółowe raporty zużycia paliwa (5 metod zużycia paliwa) (2 metody zużycia paliwa) Macierz zużycia Szczegółowe raporty kontrolne Ostrzeżenia dotyczące transakcji Statystyki zakupów oraz tankowań Raporty o naprawach Opłata środowiskowa Raporty z pozostałymi kosztami Raporty o szkodach Koszt na km Zestawienie planowanych działań Standardowy szablon dla raportów Tworzenie własnego szablonu dla raportów Tworzenie raportów użytkownika Kreator raportów Zarządzanie pojazdami Leasing Historia przypisania pojazdów Akcesoria Ubezpieczenia Zarządzanie kierowcami Treningi i szkolenia kierowców Licencje i uprawnienia kierowców Zarządzanie punktami karnymi Zarządzanie kartami paliwowymi Zarządzanie naprawami Zarządzanie Szkodowością Koszty telefonów komórkowych Pozostałe koszty Opłaty drogowe (inne) Przebieg prywatny Lista kontaktów Planowane działania Zarządzanie własną bazą paliwową Przechowywanie plików grafi cznych Dokumentacja (instrukcja obsługi) Zdalne wsparcie techniczne (Online) Wersja jednostanowiskowa Wersja sieciowa (do 10 użytkowników) Dodatkowe usługi (raporty, im/export, połączenia z innymi systemami)

12 KARTY BP PLUS BP Europa SE Odział w Polsce ul. Jasnogórska 1, Kraków telefon: faks: FleetExpertSupportPL@bp.com