Systemy informatyczne w Rachunkowości i Finansach

Transkrypt

1 Systemy informatyczne w Rachunkowości i Finansach Barbara Janiszewska INW2

2 Spis treści : -WSTĘP 1. SYNFONIA: A.) MOŻLIWOŚĆ ŁATWEGO PRZYSTOSOWANIA PROGRAMU DO POTRZEB FIRMY B.) ZWIĘKSZENIE KOMFORTU CODZIENNEJ PRACY I SKUTECZNE ZABEZPIECZENIE DANYCH C.)BIEŻĄCA KONTROLA ZOBOWIĄZAŃ I NALEŻNOŚCI D.)SZYBKI DOSTĘP DO WSZYSTKICH POTRZEBNYCH INFORMACJI E.) RÓŻNORODNE ZESTAWIENIA I RAPORTY 2. Rewizor GT: A.) PODSTAWOWE CECHY REWIZORA GT: B.) SZCZEGÓŁOWY OPIS MOŻLIWOŚCI PROGRAMU REWIZOR GT: 3.Program RAKSSQL: A.)KLUCZOWE MOŻLIWOŚCI B.)ROZSZERZONY SYSTEM RESJESTRACJI I EWIDENCJI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH C.)SYSTEM EWIDENCJI ROZRACHUNKÓW D.)GENERATOR RAPORTÓW I ZESTAWIEŃ E.)MONITOR PRACY KSIĘGOWYCH F.)ERGONOMIA PRACY I INTERFEJS UŻYTKOWNIKA G.)BAZA DANYCH I TECHNOLOGIA -PODSUMOWANIE -BIBLIOGRAFIA

3 Wstęp: Obecnie systemy informatyczne są nieodłączną częścią funkcjonowania jednostek. Pozwalają one usprawnić zarządzanie jednostką i wykonywać podstawowe obowiązki, wynikające z obowiązujących aktów prawnych. Postanowiłam zaprezentować porównanie trzech programów służących do obsługi oraz prowadzenia księgowości w małych i dużych przedsiębiorstwach a także jest stosowany przez biura rachunkowe. Programy które wybrałam to SYMFONIA - Finanse i Księgowość, REWIZOR GT - Finanse i Księgowość oraz RAKS SQL Księga Handlowa. Z informacji, które udało mi się uzyskać programy te są najczęściej wybierane przez przedsiębiorstwa oraz księgowych. Stanowią dla siebie alternatywę i konkurencje. 1. Zacznijmy wiec od programu SYMFONIA.Program realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe - od budowania planu kont i łatwego księgowania dokumentów poprzez automatyczny bilans zamknięcia, pełne rozrachunki i rozliczenia, aż do gotowych lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Jego podstawowe możliwości możemy podzielić i ująć w kilka podstawowych punktów : A.) MOŻLIWOŚĆ ŁATWEGO PRZYSTOSOWANIA PROGRAMU DO POTRZEB FIRMY Do podstawowych zalet tego programu należą niewątpliwie możliwości dostosowania go do potrzeb danej firmy lub przedsiębiorstwa pomagają w tym między innymi następujące funkcje : Możliwość wyboru długości roku obrachunkowego - do 22 miesięcy. Możliwość rozpoczęcia pracy w każdym miesiącu roku obrachunkowego. Generowanie wzorcowego planu kont. Możliwość dostosowania wzorcowego planu kont do potrzeb przedsiębiorstwa. Definiowanie rejestrów VAT, układów bilansu, rachunku zysków i strat oraz parametrów stałych.

4 Definiowanie kont podpowiadanych przy wprowadzaniu dokumentów sprzedaży i zakupu. Możliwość definiowania własnych rodzajów dokumentów w oparciu o dokumenty wzorcowe. Prowadzenie rachunku kosztów w różnych układach. Kontrolowanie kręgu kosztów. Ponadto jedną z największych zalet jest możliwość definiowania walut i koszyka walut euro co nie wątpliwie pomoże uniknąć kosztownej wymiany oprogramowania po wejściu do strefy Euro. B.) ZWIĘKSZENIE KOMFORTU CODZIENNEJ PRACY I SKUTECZNE ZABEZPIECZENIE DANYCH Zapewnia ciągłości rozliczeń, posiada pełna kontrola nad mechanizmem automatycznego przeksięgowania kosztów według zadanych kryteriów. Bardzo przydatną funkcją jest możliwość stworzenia firmy testowej (próbnej) założonej na podstawie danych firmy głównej, w celu sprawdzenia poprawności wykonywanych działań. Kontroluje poprawność wprowadzonych danych pod względem rachunkowym oraz bilansowania się dokumentów. Program automatycznie prowadzi raport kasowy z możliwością wprowadzania faktur VAT, z uwzględnieniem rejestrów VAT, oraz automatycznie przelicza różnice kursowe i dokonuje zestawień zobowiązań i należności w walutach. Przelicza wartości na kontach walutowych, wyrażonych w walutach miesięcznie i na dzień bilansowy. Posiada pełna obsługa rozliczeń VAT przy transakcjach zagranicznych. Umożliwia rozliczanie pracowników z pobranych zaliczek, zarówno stałych, jak i jednorazowych. Kontroluje salda kont rachunków bankowych podczas wprowadzania dokumentu typu wyciąg bankowy. Komfort pracy zapewnia także eksportowanie wykonywanych w programie przelewów do systemów bankowości elektronicznej i automatyczne przypominanie o konieczności wykonania kopii bezpieczeństwa.

5 C.)BIEŻĄCA KONTROLA ZOBOWIĄZAŃ I NALEŻNOŚCI Niezwykle istotnym elementem którego poszukują księgowi jest bezproblemowe kontrolowanie zobowiązań i należności.program Symfonia daje obsługującemu bardzo ciekawe narzędzia których zadaniem jest uniknięcie wszelkiego rodzaju opóźnień związanych z prowadzeniem firmy. Możemy tutaj przytoczyć chociażby możliwość prowadzenia bieżących, uwzględniających dane z bufora, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami i urzędami. Operator programu bardzo łatwo może naliczy odsetki za zwłokę w płatnościach. Drukuje przelewy, wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald i zestawienia transakcji. Kontroluje wprowadzenia rozliczeń dla zapisów na kontach rozrachunkowych. Aplikacja rozlicza rozrachunki walutowe (w tym ze strefy euro). D.)SZYBKI DOSTĘP DO WSZYSTKICH POTRZEBNYCH INFORMACJI Dla każdego użytkownika programu biurowego istotnym elementem, na który zwraca się uwagę jest szybkość i stabilność działania, a także szybki dostęp do informacji. Stając naprzeciw tym oczekiwaniom Symfonia daje nam funkcje szybkiego wyszukiwania zbiorczych informacji na podstawie wielu różnych kryteriów. Umożliwia dotarcie do pojedynczej informacji i odszukanie dokumentu źródłowego. Bardzo praktyczne jest również to,że zapisywanie informacji z dokumentu źródłowego, raz wprowadzonego do komputera, powoduje zapisanie ich we wszystkich stosownych miejscach. E.) RÓŻNORODNE ZESTAWIENIA I RAPORTY Stanowią trzon i filar każdego dobrego programu przeznaczonego dla księgowości i w tym przypadku nie jest inaczej. Aplikacja pozwala nam na przygotowanie wybranych przez nas zestawień, raportów ze ściśle określonych przez nas danych. Istotne jest również to,ze dziennik księgowań jest prowadzony automatycznie przez program. Tworzy również : wydruki Rejestrów VAT i ich zestawień do deklaracji. Automatyczny bilans oraz rachunek zysków i strat - obliczane w każdym momencie, z możliwością uwzględnienia dekretów w buforze. Wykonywanie typowych raportów, w oparciu o dane zgromadzone na kontach (również zapisy i obroty konta lub grupy kont).

6 Zestawienia dokumentów według określonego typu, cechy, chronologii księgowania i innych kryteriów. Przeprowadzanie różnorodnych analiz (np. płynności finansowej przedsiębiorstwa), w oparciu o typowe wskaźniki finansowe zdefiniowane w programie. Możliwość definiowania własnych zestawień przez użytkownika. Przesyłanie zgromadzonych danych do programu Analizy Finansowe. Podsumowując Program Symfonia może być idealnym rozwiązaniem do prowadzenia księgowości w małej i średniej firmie a także jako samodzielny program w biurach rachunkowych. Niewątpliwą zaleta jest dosyć intuicyjny interface użytkownika,który nie przytłacza a jednocześnie oferuje bogactwo funkcji. 2. Rewizor GT: Rewizor GT to profesjonalny system finansowo-księgowy dla małych i średnich przedsiębiorstw. Program stworzony jest w oparciu o Ustawę o Rachunkowości oraz dostosowany do wymogów Unii Europejskiej. Przeznaczony zarówno dla samodzielnych księgowych jak i biur rachunkowych. Rewizor GT posiada pełną gamę funkcji potrzebnych do sprawnego prowadzenia księgi handlowej: od zarządzania planami kont i rozrachunkami poprzez dekretację i księgowanie do obsługi środków trwałych. Jest to program niezwykle prosty w obsłudze, o nowoczesnym interfejsie zapewniającym najwyższą ergonomię i wygodę pracy. Dzięki intuicyjnemu kreatorowi wdrożeniowemu początek pracy z programem nie sprawi trudności nawet mniej wprawnym użytkownikom. Rewizor GT to część składowa systemu Insert GT - w pełni zintegrowanego pakietu programów do prowadzenia firmy, zawierającego także program do obsługi sprzedaży - Subiekt GT oraz system kadrowo-płacowy - Gratyfikant GT. W Rewizorze GT możliwa jest podstawowa obsługa płac dzięki dołączanemu bezpłatnie programowi mikrogratyfikant GT.

7 A.) Podstawowe cechy Rewizora GT: Bardzo przydatne jest elastyczne zarządzanie planami kont: możliwość generowania wzorcowego planu kont, przeniesienia z innego roku obrotowego, automatycznie tworzenie kont kartotekowych przez podłączanie kartotek, obsługa kont pozabilansowych; rozbudowana dekretacja: podział dokumentów księgowych na dekrety i dokumenty zaksięgowane, wygodne dla użytkownika jest również automatyczne wykonywanie czynności (tworzenie i rozliczanie rozrachunków, generowanie zapisów VAT), obsługa dekretów walutowych; W programie ceni się również zaawansowane zarządzanie rozrachunkami (tworzenie i rozliczanie); ścisłe powiązanie rozrachunków z zapisami na kontach; pełna historia rozrachunków; rozrachunki wspólne z Subiektem GT; ewidencja i rozliczanie podatku VAT jest w pełni zgodna z aktualnie obowiązującą ustawą: ewidencjonowanie transakcji VAT krajowych (dostawy i nabycia), wewnątrz wspólnotowych (WNT i WDT) oraz poza unijnych (eksport towarów, import towarów); Program wylicza również automatyczne deklaracje VAT-7/7K - rozliczanie miesięczne lub kwartalne; Dostępne są również rozbudowane schematy importu; szczególne wsparcie dla użytkowników pracujących jednocześnie na Subiekcie GT i Rewizorze GT (moduł Dokumenty do dekretacji); funkcje specjalnie przygotowane dla biur rachunkowych to: obsługa dowolnej liczby podmiotów gospodarczych, przenoszenie planów kont z innych podmiotów, zbiorcze operacje na licencjach, import dokumentów z pliku wygenerowanego przez zdalnego Subiekta GT, archiwizacja wszystkich podmiotów jednocześnie i inne; ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz operacji z nimi związanych to kolejny z plusów tego programu. Definiowanie i wyliczanie szeregu sprawozdań i zestawień finansowych oraz deklaracji skarbowych; Tworzy również wydruki graficzne (wszystkie) i tekstowe (główne); zaawansowane zarządza wydrukami graficznymi z poziomu programu; B.) Szczegółowy opis możliwości programu Rewizor GT Program pracuje w podziale na lata obrotowe. Dowolna liczba lat obrotowych. Długość roku obrotowego do 24 miesięcy.

8 Nowoczesne rozwiązania interfejsowe zapewniające najwyższą ergonomię i wygodę pracy. Intuicyjność i kontekstowość pracy. Motor bazy danych Microsoft SQL Server 2000 zapewniający wysoką wydajność i bezpieczeństwo pracy. Program daje możliwość pracy w sieci komputerowej lub na pojedynczym stanowisku. Możliwość automatycznego wygenerowania wzorcowego planu kont zależnego od profilu prowadzonej działalności gospodarczej. Możliwość przeniesienia planu kont z dowolnego podmiotu i roku obrotowego. Obsługa kont bilansowych, wynikowych i pozabilansowych. Obsługa kont rozrachunkowych. Dotyczy tylko kont kartotekowych powstałych przez podłączenie kartotek stałych: odbiorców, dostawców, pracowników, urzędów skarbowych i oddziałów ZUS lub kartotek filtrowanych opartych w/w kartotekach stałych. Możliwość zdefiniowania 2 dodatkowych nazw konta (do wykorzystania w zestawieniach własnych). Posiada elastyczne narzędzie do zarządzania numerami analityk dla kont kartotekowych (funkcja Elementy kartoteki). Możliwość przypisania stawki VAT do konta służąca do automatycznego wprowadzania zapisów do ewidencji VAT. Precyzyjne wyszukiwanie i filtrowanie planu kont wg zadanych kryteriów z wykorzystanie technologii Instynkt. Wygodny informator o koncie, zawierający informacje o zapisach na koncie, stanie konta oraz o wykorzystaniu konta w definicjach sprawozdań finansowych i deklaracjach. Aplikacja umożliwia przeniesienia bilansu zamknięcia z poprzedniego roku obrotowego jako bilans otwarcia roku bieżącego w dowolnym momencie pracy z programem. Możliwe jest wprowadzanie ręczne, zatwierdzanie, korygowanie i drukowanie bilansu otwarcia.. Pakiet firmy Insert na pewno jest liderem rynku w produkcji programów biurowych. Program Rewizor podobnie jak Symfonia posiada nowoczesny interface,

9 rozbudowane funkcje. Niewątpliwą zaleta jest fakt iż wraz z innymi produktami firmy Insert tworzą kompleksowe rozwiązania dla małych i średnich przedsiębiorstw. 3.Program RAKSSQL Księga Handlowa RAKSSQL to kompletny i w pełni zintegrowany SYSTEM KSIĘGOWY składający się ze wszystkich niezbędnych elementów do sprawnego prowadzenia pełnej księgowości w firmach prywatnych, państwowych, fundacjach i organizacjach non profit. Program jest przejrzysty i łatwy do opanowania w krótkim czasie. Realizuje niezbędne operacje księgowe, począwszy od tworzenia planu kont i łatwego księgowania dokumentów, poprzez pełne rozrachunki i rozliczenia, aż po automatyczne sporządzanie pełnej tabeli bilansowej i rachunku wyników, deklaracji oraz różnego rodzaju zestawienia i raporty. RAKSSQL to jedyny w Polsce program wyposażony w Serwis Prawny dla Księgowych A.)Kluczowe możliwości: Pełna i zautomatyzowana obsługa Księgi Handlowej Pełna obsługa Finansów: obsługa kasy: raporty kasowe, dokumenty kasowe, zaliczki pracownicze, obsługa banku: wyciągi bankowe, przelewy, systemy bankowości elektronicznej obsługa rozrachunków: pełna ewidencja należności i zobowiązań, dowolne rozliczenia, kompensaty, noty odsetkowe, wezwania do zapłaty, wiekowania należności. Pełna integracja i ciągłość ewidencji Dzięki pełnej integracji system eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Dodatkową przewagą systemu RAKSSQL jest możliwość zachowania ciągłości pracy i wszystkich wprowadzonych danych niezależnie od prowadzonej w danym roku ewidencji księgowej. Dla każdego roku obrachunkowego

10 możliwa jest zmiana formy prowadzonej ewidencji/działalności. Nie jest konieczna zmiana programu. Cała historia i wszystkie wprowadzone dane m.in.: dokumenty, deklaracje, rozrachunki, kontrahenci będą dalej dostępne, zarówno do modyfikacji jak i wprowadzania nowych danych.. B.) Rozszerzony system rejestracji i ewidencji dokumentów księgowych RAKSSQL rozszerza obsługę wprowadzania i zarządzania dokumentami księgowymi Typy dokumentów:. Stan dokumentów: Kosz dokumentów: C.) System ewidencji rozrachunków RAKSSQL posiada moduł ewidencji rozrachunków, który jest ściśle zintegrowany z ewidencją księgową, jednakże logicznie został z niej wydzielony. Dzięki takiemu rozwiązaniu uzyskujemy szereg nowych możliwości Dzięki nowej ewidencji rozrachunków uzyskujemy pełną kontrola rozliczeń należności i zobowiązań. Bogaty zestaw zestawień i raportów takie jak: stan rozrachunków, wiekowane należności, wezwanie do zapłaty, wezwanie do uzgodnienia sald, nota odsetkowa, różnice kursowe dodatkowo usprawniają i automatyzują codzienną pracę. D.)Generator Raportów i Zestawień RAKSSQL daje pełną swobodę dostosowania wszystkich standardowo dostępnych zestawień i wydruków do indywidualnych wymagań. Zarówno zakres informacji jak i prezentacja graficzna wydruku może zostać indywidualnie dopasowana. Możemy stworzyć m.in. wersje raportów w dowolnym języku. Dodatkowo Generator Raportów umożliwia stworzenie całkowicie nowych indywidualnych zestawień z wykorzystaniem danych zawartych w systemie księgowym. Wszystkie zestawienia i raporty mogą zostać zapisane w formacie elektronicznym jak xls (Excel), xml, pdf oraz wykorzystane do dalszej analizy bądź wysłane elektronicznie.

11 E.)Monitor pracy księgowych RAKSSQL rejestruje czas pracy, ilość i wartość wprowadzonych i zaksięgowanych dokumentów i dekretów w rozbiciu na każdą prowadzoną firmę i każdego użytkownika. Dzięki tym informacjom można dokładnie określić zarówno ilość jak i efektywność wykonanej pracy w zadanym okresie. Te dane pozwalają lepiej ocenić zakres i czasochłonność wykonywanej pracy oraz dają możliwość weryfikacji pracy dziełu księgowości. F.)Ergonomia pracy i Interfejs użytkownika RAKSSQL charakteryzuje się najlepszym interfejsem użytkownika dostępnym na rynku. Dzięki wykorzystaniu takich rozwiązań jak SmartGrid (zaawansowane okno przeglądu, wydruku i eksportu danych: wyszukiwanie, filtracja danych, grupowanie, eksporty, zestawienia w locie) RAKSSQL zwiększa szybkość codziennej pracy i jednocześnie dostarcza w intuicyjny sposób nowych niespotykanych dotąd możliwości. G.)Baza danych i technologia Motorem systemu jest podobnie jak w rewizorze GT szybka, bezpieczna, baza danych SQL,. Podstawowe cechy bazy danych opartej na serwerze sql : bezpieczniejsza i bezawaryjna praca zabezpieczenia w przypadku awarii zasilania zarówno końcówki jak i serwera brak uszkodzeń indeksów pełna kontrola transakcji. Np. w przypadku awarii dane dokumentu wracają do stanu pierwotnego sprzed modyfikacji i nie są zapisane częściowo w przypadku awarii jednej końcówki jednego użytkownika pozostałe pracują bez żadnych utrudnień szybsze wykonywanie operacji szybsze zatwierdzanie i edycja dokumentów szybsze wykonywanie wszystkich analiz i zestawień

12 lepsza praca wielostanowiskowa. Dzięki wykorzystanej bazie danych i technologii klient-serwer RAKSSQL może wydajnie i bezpiecznie pracować zarówno na kilku jak i kilkuset stanowiskach jednocześnie. Aplikacja ta posiada doskonały system archiwizacji danych. Jedną z podstawowych cech jest dbałość o wykonywanie archiwum bazy danych, które zabezpiecza nas przed utratą danych w przypadku np. uszkodzenia dysku twardego, na którym znajduje się baza danych. Większość systemów wymaga przerwy w pracy i wylogowania wszystkich użytkowników. RAKSSQL umożliwia wykonywanie archiwum w dowolnym momencie bez konieczności przerw w pracy. Podsumowanie : Analizując trzy programy do obsługi księgowości dochodzimy do momentu w którym musimy wybrać któryś z nich,ja jeśli miała bym decydować lub polecić jakiejś firmie poleciła bym program Rewizor GT.Według moich odczuć jest on idealnym rozwiązaniem dla małej i średniej księgowości a sama firma produkująca oprogramowanie rozwija je i wychodzi naprzeciw oczekiwania i potrzebą użytkowników. Bardzo ciekawym programem wydaje się by jeszcze RASKSQL,aplikacja daje możliwość prowadzenia sprzedaży magazynu księgowości stanowi kompleksowe rozwiązanie dla firm od działu sprzedaży aż po system zarządzania ponadto posiada bardzo dobrą i szybką bazę danych według opinii użytkowników jest może troszkę skomplikowana ale przy dogłębnym zapoznaniu daje użytkownikowi dostęp do bardzo różnorodnych funkcji. Stanowi on bardzo ciekawą alternatywę do Rewizora jednak przegrywa on z nim w kwestii cen zakupu oprogramowania ponieważ pakiet firmy Insert jest pakietem tańszym i za tą cenę daje podobne możliwości na to oprogramowanie bym się zdecydowała.. Bibliografia:

13