SPRAWOZDANIE Z WYNIKÓW SAMOOCENY

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z WYNIKÓW SAMOOCENY Niniejszy dokument stanowi podsumowanie informacji zebranych w wyniku przeprowadzenia samooceny w Urzędzie. Proces samooceny został zrealizowany zgodnie z metodą CAF Urząd poddano ocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie wyników oceny określono działania wymagające poprawy oraz mocne strony Urzędu. GRUPA SAMOOCENY Lp. Imię nazwisko 1 Adrian Jagosz 2 Justyna Wawrzuta 3 Przemysław Sufa-Rajski 4 Katarzyna Biegun 5 Maria Szustakowska 6 Marta Zuziak 7 Aneta Magiera 8 Barbara Biegun Stanowisko Przewodniczący zespołu Członek zespołu - osoba wspierająca Członek zespołu - Koordynator CAF Członek zespołu Członek zespołu Członek zespołu Członek zespołu Członek zespołu SPIS TREŚCI Wyniki oceny punktowej poszczególnych kryteriów 2. Obszary wymagające usprawnień 3. Mocne strony

2 3. MOCNE STRONY Lp. Mocne strony Dowody Numer/nazwa dobrej praktyki Opis dobrej praktyki 2. Przywództwo 1 Wytyczanie kierunki działania organizacji poprzez sformułowanie jej misji, wizji i wartości. 2 Opracowywanie i wdrażanie systemu zarządzenia organizacją, jej funkcjonowaniem i zmianą. 3 Motywowanie i wspieranie pracowników organizacji, także bycie dla nich wzorcem wypełniania roli. 4 Zarządzanie relacjami z politykami i innymi zainteresowanymi stronami w celu zapewnienia wspólnej odpowiedzialności. 2. Startegia i planowanie 2.1 Gromadzenie informacji o obecnych i przyszłych potrzebach zainteresowanych stron. 2.2 Opracowywanie, dokonywanie przeglądów i aktualizowanie strategii i planów, uwzględniając potrzeby zainteresowanych stron i dostępne zasoby. 2.3 Realizowanie strategii i planów w całej organizacji 2.4 Planowanie, wdrażanie i analizowanie działań modernizacyjnych i innowacyjnych. Stosowanie działań innowacyjnych poprzez zapewnienie dostępności odpowiednich zasobów Tworzenie i rozwijanie nowej nowej kultury organizacyjnej poprzez uczestnictwo pracowników w różnorodnych szkoleniach Zakup zestawu konferencyjnego 2. Sporządzanie protokołów z sesji i komisji rady Ewidencja szkoleń 2. Wdrożenie nowego narzędzia IT z zakresu ZZL 3. Wnioski kierowników i pracowników 4. Oferty szkoleń 1 Zastosowanie działań innowacyjnych z wykorzystaniem zestawu konferencyjnego 2 Poprawa jakości świadczonych usług poprzez udział pracowników w różnorodnych formach szkolenia 3. Pracownicy 3.1 Transparentne zarządzanie zasobami ludzkimi, planowanie ich i doskonalenie w odniesieniu do strategii i planowania Salę narad urzędu wyposażono w zestaw konferencyjny w skład którego wchodzą: system mikrofonów z wbudowanymi głośnikami, rejestrator dźwięku, laptop projektor oraz elektrycznie opuszczany ekran. Zestaw zakupiny w ramach realizowanego projektu pt. "Podbeskidzka Wyspa Jakości -profesjonalne zarządzanie JST" z powodzeniem jest wykorzystywany podczas sesji i posiedzeń komisji rady, znacząco podnosząc komfort pracy uczestników oraz pracownika urzędu sporządzającego protokoły z posiedzeń. W wyniku rozpoznania potrzeb szkoleniowych dokonano skierowania pracowników na szkolenia, kursy oraz studia podyplomowe. Ich zakres tematyczny obejmował przede wszystkim realizację zadań na poszczególnych stanowiskach pracy. Różnorodność form szkolenia, ich organizacja w miejscu pracy lub miejscach oddalonych w niewielkich odległościach oraz przede wszystkim ich finansowanie w ramach realizowanego projektu pt. "Podbeskidzka Wyspa Jakości -profesjonalne zarządzanie JST" sprawiły, iż udział należy uznać za powszechny. Poprzez zastosowanie takiego komleksowego rozwiązania było znaczące podniesienie świadomości pracowniczej w zakresie jakości świadczonych usług.

3 Sformułowanie przejrzystej polityki obejmującej obiektywne kryteria naboru, awansowania, wynagradzania i wyznaczania funkcji kierowniczych. Regulamin naboru 2. Regulamin wynagradzania opracowników 3. Regulamin organizacyjny urzędu 4. Proces wartościowania 3 W drodze zarządzenia przyjęto zasady Wartościowanie dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy jako stanowisk pracy w Urzędzie Gminy w Lipowej. narzędzie Dokonano tego w celu zapewnienia przejrzystej polityki optymalnego modelu weryfikacji i personalnej opracowywania aktualizacji regulaminu wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy w Lipowej na podstawie umowy o pracę, w zakresie kategorii zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego, stosownie do zajmowanych stanowisk oraz z uwzględnieniem rodzaju wykonywanej pracy i kwalifikacji wymaganych przy jej wykonywaniu. Powstał dokument opisujący stanowisko pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przydzielonych mu zadań, odpowiedzialności i wymaganych kompetencji, na podstawie którego dokonywane jest wartościowanie stanowiska pracy. Na podstawie wartościowania określono hierarchię stanowisk w strukturze urzędu, przypisując im określoną liczbę punktów i w ten sposób dokonano ich relatywnej wyceny. 2. Regulamin wynagradzania pracowników 2. Regulamin organizacyjny urzędu 3. Wartościowanie stanowisk pracy 4. Oceny okresowe 5. Opisy stanowisk pracy 6. Ewidencja szkoleń pracowników Określanie bieżących kompetencji pracowników na 7. Wdrożenie aplikacji IT w zakresie ZZL poziomie indywidualnym i na poziomie struktur organizacyjnych pod względem wiedzy, umiejętności i postaw oraz dokonywania ocen okresowych. Upowszechnianie nowoczesnych metod szkolenia pracowników oraz efektywnego dostępu do zasobów wiedzy. 4 Udoskonalenie działań w zakresie realizacji polityki personalnej poprzez wdrożenie narzęzia IT 3.2 Określanie, rozwijanie i wykorzystywanie kompetencji pracowników, dostosowując cele indywidualne i organizacyjne Wyposażenie urzędu w system konferencyjny 5 2. Dostęp do fachowych czasopism w formie elektronicznej Wykorzystywanie 3. Dostęp on-line do systemu informacji prawnej nowych technologii 4. Komunikator w dostępie do zasobów wiedzy 3.3 Angażowanie pracowników poprzez ich upodmiotowienie i otwarty dialog 4. Partnerstwo i zasoby 4.1 Budowanie i rozwijanie kluczowych relacji partnerskich 4.2 Budowanie i rozwijanie relacji z klientami/obywatelami 4.3 Zarządzanie finansami 4.4 Zarządzanie informacją i wiedzą W ramach realizowanego projektu pt. "Podbeskidzka Wyspa Jakości -profesjonalne zarządzanie JST" w urzędzie zastosowano narzędzie IT składające się z takich modułów, jak: ocena okresowa pracownika, opis i wartościowanie pracy, indywidualny program rozwoju pracowników. Zastosowane oprogramowanie w zakresie pierwszych dwóch modułów pozwoliło udoskonalić procesy już wdrożone w formie tradycyjnej w urzędzie oraz zdecydownie poprawić ich przejrzystość. W przypadku ostatniego modułu została wprowadzona spójna i transparentna polityka zarządzania rozwojem pracowników poprzez stworzenie kompleksowego zapisu ustaleń w zakresie rozwoju pracowników. Pracownikom urzędu stworzono możliwość dodatkowego (oprócz tradycyjnej wersji) korzystania z elektronicznego dostępu do fachowych czasopism. Wersję stanowiskową (baza danych na serwerze) w dostępie do systemu informacji prawnej zastąpiono dogodniejszym dostępem on-line. Na komunikatorze są zamieszczane na bieżąco materiały ze szkoleń, w których uczestniczyli pracownicy urzędu. Dodatkowo, poprzez zakup systemu konferencynego umożliwono organizowanie wewnętrznych szkoleń i zebrań pracowniczych.

4 Stosowanie działań modernizacyjnych poprzez udostępnianie odpowiedniej informacji w sposób czytelny i łatwy w użyciu. Bieżące identyfikowanie, opisywanie i dokumentowanie proscesów kluczowych zawartych w kartach usług. Angażowanie i uczestnictwo klientów w planowaniu działań urzędu Modernizacja strony urzędu 2. Modernizacja Biuletynu Informacji Publicznej 3. Rejestr odwiedzin srony urzędu i BIP 4.5 Zarządzanie technologią 4.6 Zarządzanie majątkiem 5. Procesy 5.1 Bieżące identyfikowanie, projektowanie i udoskonalanie procesów oraz zarządzanie nimi Stowanie i udostępnianie kart usług dla poszczególnych kluczowych procesów w UG 2. Wprowadzenie nowych rozwiązań w działaniu Biuletynu Informacji Publicznej 3. Zakres czynności pracownika POK-u Ankieta badania satysfakcji klienta Zmodernizowano stronę internetową urzędu poprzez wprowadzenie nowego CMS i zmianę szaty graficznej. Modernizacja BIP polegała na przeniesieniu treści do nowego systemu, który umożliwia szybsze i efektywniejsze zarządzanie wprowadzaną treścią. Wdrożone zmiany spowodowały, że zarówno strona internetowa 6 jak i BIP są bardziej czytelne, co w znacznym Udoskonalenie stopniu ułatwiło korzystanie z obu serwisów. metod udostępniania Strona internetowa została wyposażona w wiele informacji poprzez nowoczesnych rozwiązań takich jak: oś czasu, modernizację strony która pozwala na śledzenie aktualnych wydarzeń urzędu oraz BIP kulturalnych zarówno na terenie gminy jak i całego powiatu. Uporządkowane menu Biuletynu Informacji Publicznej umożliwia szybkie i łatwe znalezienie wszystkich potrzebnych informacji. Modernizacji dokonano w ramach realizowanego projektu pt. "Podbeskidzka Wyspa Jakości -profesjonalne zarządzanie JST". 7 Karty usług jako narzędzie identyfikowania, opisywania i dokumentowania procesów 5.2 Opracowywanie i dostarczanie usług i produktów zorientowanych na klientów/obywateli 5.3 Wprowadzanie innowacji do procesów z udziałem klientów/obywateli. 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 6.1 Wyniki pomiarów satysfakcji klientów/obywateli 8 Usprawnienienie działań urzędu poprzez ankietowe badanie klienta 6.2 Wskaźniki pomiarów relacji z klientami/obywatelami 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 7.1 Wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników. 7.2 Wskaźniki wyników w relacjach z pracownikami. 8. Społeczne wyniki działalności 8.1 Wyniki pomiaru postrzegania przez zainteresowane strony wpływu na społeczeństwo 8.2 Ustanowione przez organizację wskaźniki oddziaływania społecznego 9. Kluczowe wyniki działalności 9.1 Wyniki zewnętrzne: efekty bezpośrednie i skutki długofalowe w zakresie wyznaczonych celów 9.2 Wyniki wewnętrzne Stosowane w UG karty usług są publikowane na stronie BIP oraz dostępne w Punkcie Obsługi Klienta. W celu przejrzystości kart został opracowany ujednolicony szablon. W razie trudności ze zrozumieniem opisu procedury pracownik w POK jest zobowiązany do udzielenia pomocy klientowi poprzez dokonanie stosownych wyjaśnień bądź odesłanie klienta do właściciela procedury. Cyklicznie jest dokonywanie monitorowanie aktualności i poprawności kart usług. W ramach realizowanego projektu pt. "Podbeskidzka Wyspa Jakości -profesjonalne zarządzanie JST" w urzędzie wprowadzono systemem monitorowania oraz analizowania satysfakcji obsługi klienta wraz ze wspomagającym narzędziem IT. Celem badania ankietowego jest poznanie opinii klientów na temat pracy urzędu oraz zatrudnionych pracowników. Realizacja wniosków zawartych w raporcie sporządzonym przez Zespół roboczy pozwoli na wprowadzenie rozwiązań usprawniających działanie urzędu w zakresie obsługi klienta oraz zapewni realizację usług na najwyższym poziomie, a w konsekwencji poprawi wizerunek urzędu.

5

6

7

8 POWRÓT 2. OBSZARY WYMAGAJACE USPRAWNIEŃ Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Ustalanie priorytetów działań Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet Nr planu doskonalenia Ujęcie całokształtu działań j.s.t. w oparciu o jasno sformułowaną misję oraz wizję urzędu Przełożenie misji i wizji urzędu i gminy na konkretnie określone cele strategiczne i operacyjne Weryfikowanie przyjętych wskaźników w dokumentach strategicznych Opracowanie celów krótko i długoterminowych Przywództwo 1 Wytyczanie kierunki działania organizacji poprzez sformułowanie jej misji, wizji i wartości. Protokoły z narad pracowniczych 2. II samoocena Plan powołaniazespołu ds. przygotowania strategii gminy 2. II samoocena Określenie w oficjalnym dokumencie misji i wizji urzędu gminy Opracowanie i wdrożenie Strategii Rozwoju Gminy Lipowa wysoki wysoki 2 Wieloletnia Prognoza Finansowa 2. Program Ochrony Środowiska Dokonywanie okresowej oceny 3. Program Rozwiązywania Problemów założonych celów zgodnie z Społecznych miernikami określonymi w 4. Program współpracy z organizacjami dokumentach strategicznych pozarządowymi średni 2 Opracowywanie i wdrażanie systemu zarządzenia organizacją, jej funkcjonowaniem i zmianą. Protokoły z narad pracowniczych 2. II samoocena 3. Regulamin organizacyjny UG Wyznaczenie i weryfikacja mierzalnych celów do realizacji na różnych poziomach urzędu średni 3 Motywowanie i wspieranie pracowników organizacji, także bycie dla nich wzorcem wypełniania roli. 4 Zarządzanie relacjami z politykami i innymi zainteresowanymi stronami w celu zapewnienia wspólnej odpowiedzialności.

9 1 Analiza mocnych i słabych stron urzędu 2. Strategia i planowanie 2.1 Gromadzenie informacji o obecnych i przyszłych potrzebach zainteresowanych stron. II samoocena 2. Protokoły z narad pracowniczych 3. Ankiety 4. Skargi i wnioski radnych i mieszkańców 5. Protokoły i zalecenia pokontrolne Dokonanie analizy SWOT w oparciu o realizowane tematycznie strategie średni 2.2 Opracowywanie, dokonywanie przeglądów i aktualizowanie strategii i planów, uwzględniając potrzeby zainteresowanych stron i dostępne zasoby. Monitorowanie i pomiar celów w zakresie przyjętych planów i strategii Sprawozdania finansowe 2. Sprawozdania z realizacji programów Opracowanie metod monitorowania i 3. Sprawozdanie z wykonania budżetu oceny funkcjonowania strategii 4. Regulamin kontroli zarządczej 5. Regulamin kontroli wewnętrznej średni 2.3 Realizowanie strategii i planów w całej organizacji 2.4 Planowanie, wdrażanie i analizowanie działań modernizacyjnych i innowacyjnych. 3. Pracownicy 3.1 Transparentne zarządzanie zasobami ludzkimi, planowanie ich i doskonalenie w odniesieniu do strategii i planowania 3.2 Określanie, rozwijanie i wykorzystywanie kompetencji pracowników, dostosowując cele indywidualne i organizacyjne 3.3 Angażowanie pracowników poprzez ich upodmiotowienie i otwarty dialog 4. Partnerstwo i zasoby 4.1 Budowanie i rozwijanie kluczowych relacji partnerskich 4.2 Budowanie i rozwijanie relacji z klientami/obywatelami

10 Opracowanie i wprowadzanie nowoczesnych sposobów kontroli w urzędzie Stosowanie systemów zarządzania wiedzą i bezpieczenieczeństwem informacji i ochrony danych osobowych Dostarczanie zasobów niezbędnych do innowacyjnego doskonalenia procesów Regulamin kontroli zarządczej 2. Regulamin kontroli wewnętrznej 3. Harmonogram kontroli wewnętrznej Instrukcja kancelaryjna 2. Polityka bezpieczeństwa 3. Regulamin organizacyjny urzędu 4. Zakresy czynności pracowników 5. Regulamin kontroli zarządczej 6. Rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności 4.3 Zarządzanie finansami Przygotowanie zmian w przepisach wewnętrznych i ich wdrożenie w zakresie w funkcjonowania kontroli zarządczej w UG 4.4 Zarządzanie informacją i wiedzą Opracowanie dokumentów z zakresu bezpieczeństwa informcji oraz ochrony danych osobowych z uwzględnieniem Krajowych Ram Interoperacyjności 4.5 Zarządzanie technologią wysoki wysoki Zarządzanie majątkiem 5. Procesy 5.1 Bieżące identyfikowanie, projektowanie i udoskonalanie procesów oraz zarządzanie nimi 5.2 Opracowywanie i dostarczanie usług i produktów zorientowanych na klientów/obywateli 5.3 Wprowadzanie innowacji do procesów z udziałem klientów/obywateli. Wykaz sprzętu komputerowego Zakup komputerów celem 2. Wykaz sprzętu peryferyjnego dostosowania do ilości stanowisk wysoki 5 3. Szkolenia z zakresu stosowania pracy oraz zakup serwera celem nowych technologii zwiększenia wydajności pracy.

11 Pomiar czasu oczekiwania klienta na przyjęcie Poznanie opinii pracowników w przedmiocie gotowości do przyjęcia zmian Monitorowanie przekazów w mediach w zakresie społecznego oddziaływania gminy Działania urzędu w zakresie benchmarkingu i benchlerningu Rejestr osób przyjmowanych przez wójta Artykuły w gazetach lokalnych i ogólnopolskich 2. Artykuły na portalach internetowych 3. Zakres czynności pracowników 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 6.1 Wyniki pomiarów satysfakcji klientów/obywateli 6.2 Wskaźniki pomiarów relacji z klientami/obywatelami Dokonywanie pomiaru oczekiwania przyjęć klientów przyjmowanych przez wójta na stanowisku ds. obsługi sekretariatu Wyznaczenie pracowników, których zadaniem będzie zbieranie dostępnych materiałów prasy tradycyjnej i elektronicznej dotyczących gminy średni 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 7.1 Wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników. Uwzględnienie w ankietach działalności urzędu Ankieta pracownicza pracowniczych pytań odnoszących się 2. Narady pracownicze do gotowości przyjęcia zmian w średni 7.2 Wskaźniki wyników w relacjach z pracownikami. 8. Społeczne wyniki działalności 8.1 Wyniki pomiaru postrzegania przez zainteresowane strony wpływu na społeczeństwo 8.2 Ustanowione przez organizację wskaźniki oddziaływania społecznego średni 9. Kluczowe wyniki działalności 9.1 Wyniki zewnętrzne: efekty bezpośrednie i skutki długofalowe w zakresie wyznaczonych celów Wyznaczenie zespołu pracowników, Wskazane dobre praktyki w których zadniem będzie działaności urzędu wskazywanynie dobrych praktyk oraz 2. Przejęte rozwiązania stosowane w analizowania rozwiązań stosowanych innych urzędach w innych urzędach i ich 3. Zakres czynności pracowników implementacja średni 9.2 Wyniki wewnętrzne

12 201 POWRÓT WYNIKI OCENY PUNKTOWEJ POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW Nr Przywództwo Co przywództwo organizacji robi, aby: Kryterium Ocena kryterium szczeg. 1 Wytyczać kierunki działania organizacji poprzez sformułowanie jej misji, wizji i wartości Opracowywać i wdrażać system zarządzenia organizacją, jej funkcjonowaniem i zmianą Motywować i wspierać pracowników organizacji, a także być dla nich wzorcem wypełniania roli. 63,5 4 Zarządzać relacjami z politykami i innymi zainteresowanymi stronami w celu zapewnienia wspólnej odpowiedzialności. 2. Strategia i planowanie Co organizacja robi, aby: 2.1 Gromadzić informacje o obecnych i przyszłych potrzebach zainteresowanych stron Opracowywać, dokonywać przeglądów i aktualizować strategie i plany, uwzględniając potrzeby zainteresowanych stron i dostępne zasoby. 2.3 Realizować strategię i plany w całej organizacji Planować, wdrażać i analizować działania modernizacyjne i innowacyjne Pracownicy Co organizacja robi, aby: Transparentnie zarządzać zasobami ludzkimi, planować je i doskonalić w odniesieniu do strategii i 3.1 planowania. 3.2 Określać, rozwijać i wykorzystywać kompetencje pracowników, dostosowując cele indywidualne i organizacyjne. 3.3 Angażować pracowników poprzez ich upodmiotowienie i otwarty dialog Partnerstwo i zasoby Co organizacja robi, aby: 4.1 Budować i rozwijać kluczowe relacje partnerskie Budować i rozwijać relacje z klientami/obywatelami. 53,5 4.3 Zarządzać finansami Zarządzać informacją i wiedzą Zarządzać technologią. 50,5 4.6 Zarządzać majątkiem rzeczowym Procesy Co organizacja robi, aby: 5.1 Na bieżąco identyfikować, projektować i udoskonalać procesy oraz zarządzać nimi Opracowywać i dostarczać usługi i produkty zorientowane dla klientów/obywateli , ,5 50,5 Ocena kryterium 59,5 48,8 53,7 50,2 49,5 Ocena Potencjału/ Wyników 5.3 Wprowadzać innowacje do procesów z udziałem klientów/obywateli. 46,5 Kryterium POTENCJAŁU - podsumowanie 52,3 6. Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami 24,8 Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i oczekiwania obywateli i klientów, w oparciu o: 6.1 Wyniki pomiarów satysfakcji klientów/obywateli? 22,5 6.2 Wyniki pomiarów relacji z klientami/obywatelami? Wyniki w relacjach z pracownikami 31,8 Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i oczekiwania swych pracowników w oparciu o: 7.1 Wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników? 26,5 7.2 Wskaźniki wyników w relacjach z pracownikami? Wyniki społeczne Jakie wyniki organizacja uzyskała pod względem wpływu na społeczeństwo w zakresie: 8.1 Wyników pomiaru postrzegania przez zainteresowane strony wpływu na społeczeństwo Ustanowionych przez organizację wskaźników oddziaływania społecznego Wyniki kluczowe Jakie są dowody osiągnięcia wyznaczonych celów organizacji w odniesieniu do: 41,5 36,0

13 9.1 Wyników zewnętrznych: efektów bezpośrednich i skutków długofalowych w zakresie wyznaczonych celów Wyników wewnętrznych. 40 Kryterium WYNIKÓW - podsumowanie 33,5 PUNKTACJA ŁĄCZNA: 85,8 Przywództwo 100,0 Wyniki kluczowe 59,50 Strategia i planowanie 36,00 48,75 Wyniki społeczne 41,50 0,0 53,67 Pracownicy Wyniki w relacjach z pracownikami 31,75 24,75 49,50 50,17 Partnerstwo i zasoby Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami Procesy Przywództwo 59,5 Strategia i planowanie 48,8 Pracownicy 53,7 Partnerstwo i zasoby 50,2 Procesy 49,5 Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami 24,8 Wyniki w relacjach z pracownikami 31,8 Wyniki społeczne 41,5 Wyniki kluczowe 36,0 suma 395,58