SPRAWOZDANIE Z WYNIKÓW SAMOOCENY

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z WYNIKÓW SAMOOCENY Niniejszy dokument stanowi podsumowanie informacji zebranych w wyniku przeprowadzenia II samooceny w Urzędzie. Proces samooceny został zrealizowany zgodnie z metodą CAF Urząd poddano ocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie wyników oceny określono działania wymagające poprawy oraz mocne strony Urzędu. ZESPÓŁ SAMOOCENY Lp. Imię nazwisko 1 Adrian Jagosz 2 Przemysław Sufa-Rajski 3 Iwona Talik 4 Krystyna Kućka 5 Marta Zuziak 6 Monika Worek 7 Katarzyna Biegun 8 Anna Małysiak 9 Maria Szustakowska 10 Magdalena Śliwa Stanowisko Sekretarz- koordynator CAF SPIS TREŚCI Wyniki oceny punktowej poszczególnych kryteriów Obszary wymagające usprawnień Mocne strony

2 201 POWRÓT WYNIKI OCENY PUNKTOWEJ POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW Nr Przywództwo Co przywództwo organizacji robi, aby: Kryterium Ocena kryterium szczeg. 1 Wytyczać kierunki działania organizacji poprzez sformułowanie jej misji, wizji i wartości Opracowywać i wdrażać system zarządzenia organizacją, jej funkcjonowaniem i zmianą Motywować i wspierać pracowników organizacji, a także być dla nich wzorcem wypełniania roli Zarządzać relacjami z politykami i innymi zainteresowanymi stronami w celu zapewnienia wspólnej odpowiedzialności. Strategia i planowanie Co organizacja robi, aby: 1 Gromadzić informacje o obecnych i przyszłych potrzebach zainteresowanych stron Opracowywać, dokonywać przeglądów i aktualizować strategie i plany, uwzględniając potrzeby zainteresowanych stron i dostępne zasoby. 3 Realizować strategię i plany w całej organizacji Planować, wdrażać i analizować działania modernizacyjne i innowacyjne. 29 Pracownicy Co organizacja robi, aby: 1 Transparentnie zarządzać zasobami ludzkimi, planować je i doskonalić w odniesieniu do strategii i planowania. 36,8 2 Określać, rozwijać i wykorzystywać kompetencje pracowników, dostosowując cele indywidualne i organizacyjne Angażować pracowników poprzez ich upodmiotowienie i otwarty dialog. 29 Partnerstwo i zasoby Co organizacja robi, aby: 1 Budować i rozwijać kluczowe relacje partnerskie. 41,3 2 Budować i rozwijać relacje z klientami/obywatelami Zarządzać finansami Zarządzać informacją i wiedzą Zarządzać technologią. 37,5 6 Zarządzać majątkiem rzeczowym. 37,7 5. Procesy Co organizacja robi, aby: 5.1 Na bieżąco identyfikować, projektować i udoskonalać procesy oraz zarządzać nimi. 35,9 5.2 Opracowywać i dostarczać usługi i produkty zorientowane dla klientów/obywateli. 37, Ocena kryterium 35,5 33,4 32,4 37,9 36,4 Ocena Potencjału/ Wyników 5.3 Wprowadzać innowacje do procesów z udziałem klientów/obywateli. 35,8 Kryterium POTENCJAŁU - podsumowanie 35,1 6. Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami 14,3 Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i oczekiwania obywateli i klientów, w oparciu o: 6.1 Wyniki pomiarów satysfakcji klientów/obywateli? 14,5 6.2 Wyniki pomiarów relacji z klientami/obywatelami? Wyniki w relacjach z pracownikami 10,5 Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i oczekiwania swych pracowników w oparciu o: 7.1 Wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników? Wskaźniki wyników w relacjach z pracownikami? Wyniki społeczne Jakie wyniki organizacja uzyskała pod względem wpływu na społeczeństwo w zakresie: 8.1 Wyników pomiaru postrzegania przez zainteresowane strony wpływu na społeczeństwo ,0

3 8.2 Ustanowionych przez organizację wskaźników oddziaływania społecznego Wyniki kluczowe Jakie są dowody osiągnięcia wyznaczonych celów organizacji w odniesieniu do: 15,5 9.1 Wyników zewnętrznych: efektów bezpośrednich i skutków długofalowych w zakresie wyznaczonych celów Wyników wewnętrznych. 14 Kryterium WYNIKÓW - podsumowanie 16,1 PUNKTACJA ŁĄCZNA: 51,2 Przywództwo 100,0 Wyniki kluczowe Strategia i planowanie 35,5 33,4 Wyniki społeczne 24,0 15,5 0,0 32,4 Pracownicy 10,5 14,3 37,9 Wyniki w relacjach z pracownikami 36,4 Partnerstwo i zasoby Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami Procesy Przywództwo 35,5 Strategia i planowanie 33,4 Pracownicy 32,4 Partnerstwo i zasoby 37,9 Procesy 36,4 Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami 14,3 Wyniki w relacjach z pracownikami 10,5 Wyniki społeczne 24,0 Wyniki kluczowe 15,5 suma 239,84

4 OBSZARY WYMAGAJACE USPRAWNIEŃ Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkryterium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Ustalanie priorytetów działań Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet Nr planu doskonalenia Ulepszenie obiegu informacji na temat misji, celów Urzędu Gminy wsród pracowników oraz mieszkańców. Plan Rozwoju Lokalnego Informacje na tablicy ogłoszeń Informacje na BIP Protokoły ze spotkań pracowniczych, sesji, Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Lipowej Rejestr zarządzeń Kodeks Etyczny Punkt Obsługi Klienta Rejestr skarg i wniosków-podania. Protokoły z zebrań, spotkań, konsultacji Informacje w biuletynie oraz gazetce gminnej Nowiny Lipowskie 5.Info-kiosk 6.Sms owy system informacji mieszkańców 5. Przywództwo Przygotowanie dokumentów strategicznych Gminy Lipowa oraz Urzędu Gminy w Lipowej. 1 3 średni Ujednolicenie i uzupełnienie kart usług dla mieszkańców. Notatki służbowe-pytania na spotkaniach z pracownikami Rejestr skarg i wnioskówpostulaty 6. Szczegółowe opracowanie karty usług przez pracowników merytorycznych z poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy. Stworzenie systemu motywacji pracowników Protokoły z zebrań, spotkań, konsultacji Regulamin wynagrodzeńprzyznawanie dodatków specjalnych Notatki służbowe-spotkania integracyjne Zakres czynności pracownika Rejest upoważnień Regulamin pracowniczy Protokoły z zebrań, narad pracowników 5. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Lipowej 4 Skorygowanie Regulaminu Wynagrodzeń Pracownikówsformułowanie jasnych zasad awansowania na stanowiska i opracowanie systemu motywacji. Wprowadzenie opisu stanowisk pracy, wartościowania stanowisk pracy. 3 2 średni 5. Wprowadzenie w urzędzie jednego rejestru wyłączeń. Włączanie stron zainteresowanych w proces ustalania celów Regulamin Zamówień Publicznych Oświadczenia pracowników Protokoły z zebrań, spotkań, konsultacji Regulamin wynagrodzeńprzyznawanie dodatków specjalnych Notatki służbowe-spotkania integracyjne 7. Rejestr będzie znajdował się u Sekretarza Gminy. Pracownicy składać będą stosowne oświadczenia które zostaną wprowadzone do w akt sprawy. Ankiety: dla klientów -poziom zaufania społecznego, dla pracowników -satysfakcja i motywacja pracowników. Plan szkolenia pracowników.

5 6 Monitorowanie systemów zarządzania obejmujących audyty wewnętrzne i inne formy weryfikacji Plan Kontroli wewnętrznej Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Lipowej Zarządzenie w sprawie powołania Zespołu Samooceny 5 Startegia i planowanie Przeprowadzenie ponownej samooceny CAF Konieczne jest stałe monitorowanie i nadzorowanie realizacji celów zawartych w planie strategicznym i w planach operacyjnych. W regulaminie Organizacyjnym urzędu są podane jedynie ogólne zasady planowania pracy w urzędzie. Ustalenie celów organizacji do poziomu referatów urzędu, a w perspektywie do poszczególnych stanowisk pracy w gminie. 6. Przeprowadzenie badań ankietowych wśród mieszkańców CAF- zarządzenia Plan Kontroli Wewnętrznej 3 2 Pracownicy Pracowanie i wdrożenie systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych lub funkcjonowania urzędu. Upowszechnienie informacji wśród wszystkich pracowników o możliwości uczestnictwa w przeprowadzanych szkoleniach, spotkaniach z przedstawicielami organizacji pozarządowych. E-learning Certyfikaty z przebytych szkoleń Upowszechnienie materiałów ze szkoleń-mailing, wspólny serwer Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Lipowej Grupa robocza CAF Spotkania pracownicze protokoły Karta usług-usc Informacja na stronie internetowej 5.Rejestr szkoleń 6. Zakup sprzętu ; projektor, laptop, ekran projekcyjny podwieszany. Podnoszenie kwalifikacji poszczególnych pracowników merytorycznych. Rejestr szkoleń-bhp Zakresy czynności pracowników Wnioski kierowników Spotkania, narady Plan szkoleń prcowników. Regularne przeprowadzanie badań ankietowych wśród pracowników i publikowanie ich wyników, wniosków, interpretacji. Podnoszenie kwalifikacji poszczególnych pracowników merytorycznych. Rejestr szkoleń-bhp Zakresy czynności pracowników Wnioski kierowników Spotkania, narady Przeprowadzenie ankiety dla pracowników dotyczącej pomiaru satysfakcji i motywacji. Spotkania pracowników merytorycznych między poszczególnymi urzędami.opracowanie oraz wdrożenie sieci wymiany doświadczeń i dobrych praktyk pomiędzy JST. 2 1 średni

6 5. Zapewnienie warunków sprzyjających zachowaniu rozsądnej równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym pracowników Zeszyt wyjść Matki karmiące Urlop wypoczynkowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Lipowej 7. Wyjazdy integracyjne, spotkania pracownicze na których można omawiać problemy wewnętrzne Urzęgu Gminy. Zagwarantowanie odpowiedniej dostępności fizycznej budynków zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami pracowników i zainteresowanych stron (np. dostępność parkingu lub transportu publicznego dla niepełnosprawnych). Przekazywanie informacji podczas sesji Rady Gminy. parking dla petentów, podjazd dla niepełnospr. oznaczenie budynku na każdym poziomie budynku wc info-kiosk szkolenia-wspólnie z innymi organizacjami Partnerstwo i zasoby 5. Procesy Stworzenie i oznakowanie miejsca parkingowego dla niepełnosprawnych. Zakup sprzętu ; projektor, laptop, ekran projekcyjny podwieszany. Ułatwianie dostępu do urzędu ( plakaty, broszury, itp.). dokumenty do pobrania na www i w biurze POK, ambona, tablica ogłoszeń biuletyn gminny - gazetka Sms owy system informacji mieszkańców Godziny pracy UG 5.6. Opracowanie folderu, prezentacji multimedialnej 3 2 średni Gromadzenie, rejestrowanie i przyswojenie wymogów prawnych i innych przepisów, dotyczących realizowanych w urzędzie procesów, analizowanie ich i zgłaszanie propozycji usprawniania procesów prawnie zintegrowanych, w celu wyeliminowania zbędnych obciążeń administracyjnych i biurokracji. wporwadzenie e-dokumentu, lex, aktualizacja rejestr uchwał, zarządzeń Informacje na stronie internetowej 5.5. Folder wiedzy na wspólnym serwerze -forum wymiany wiedzy. Wprowadzanie systemu umożliwiającego pozostawienie wiedzy bieżącej w posiadaniu odchodzącego pracownika Urzędu - wprowadzenie zasad formalnego sporządzania i przekazywania dokumentów wytworzonej na stanowisku pracy oraz systemu rozliczania z przekazywanych spraw z chwilą rozwiązania stosunku pracy. Ułatwienie pracy pracowników biura Rady Gminy, nadrobienie zaległości w pisaniu protokołów z sesji, organizacja Konwentów Wójtów, możliwość publikacji relacji z sesji Zakup sprzętu ; projektor, laptop, ekran projekcyjny podwieszany, systemu nagłaśniającego. 4 Funkcjonowanie sposobów przepływu informacji w relacji urząd-klient rejestr wniosków i skarg wnioski i interpelacje radnych wnioski otrzymane drogą elektroniczną 5.8 Udoskonalenie sposobów przepływu informacji w relacji urząd-klient poprzez modernizację strony internetowej gminy oraz Biuletynu Informacji Publicznej 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami

7 Planuje się zwiększenie zaangażowania klientów w projektowanie usług zaorientowanych na ich potrzeby, opracowanie mierników umożliwiajacych ocenę relacji z obywatelami. skargi na niezałatwienie spraw w terminie ustalone godziny przyjmowania klientów w sprawie skarg i wniosków zgłoszenia wniosków o zmianę planów zagospodarowania przestrzennego wnioski i interpelacje radnych 6.1 zdefiniowanie mierzalnych celów relacji z klientami -badania ankietowe -analizowanie uzyskanych wyników i wyciąganie wniosków. Opracowanie efektywniejszych procedur załatwiania skarg i wiosków mieszkańców oraz interpelacji radnych Analiza wniosków i postulatów zgłaszanych przez obywateli. Poziom wykorzystania nowich i innowacyjnych sposobów obsługi klienta. Ilość wniosków od mieszkańców z zebrań wiejskich z poszczególnych społectw. Liczba informacji o gminie, które ukazują się mediach-atykuły prasowe. Liczba udostępnonych na stronie kart usług 6. Bieżąca weryfikacja i ustalanie priorytetów sparw do załatwienia ( budowanie hierarchi ważności spraw).monitoring i analiza informacji w mediach. Zwiększenie ilości usług świadczonych drogą elektroniczną. monitorowanie poziomu satysfakcji i motywacji osiaganych przez wszystkich pracowników. Podnoszenie kwalifikacji pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy. Ustalenie mierników postrzegania urzędu jako pracodawcy. Sprawność działania w mediach. Działania związane ze zwiększeniem świadomości mieszkańców w zakresie poszanowania zasobów i energii oraz wypracowania rozwiązań, które pozolą podjąć działania na rzecz ochrony środowiska (oszczędność zasobów, segregacja odpadów ) Informacje od rpacowników - opracowanie ankiet dla pracowników Wysokość środków przeznaczanych na szkolenia pracowników Liczba pracowników dokształcających się Liczba pracowników z wyższym wykształceniem w stosunku do wszystkich pracowników Odsetek pracowników posiadających dostęp do systemu informacji prawnej Liczba wniosków o odbiór odpadów zawierających azbest. Odsetek radnych głosujących za udzieleniem absolutorium dla wójta. Liczba kandydatów starających się o pracę w Urzędzie w poszczególnych latach. Opinie, rakingi. Liczba wniosków o zmianę przeznaczenia działek w planie zagospodarowania przestrzennego pod działalność usługowoprodukcyjną. Liczba pozytywnych artykułów prasowych. 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami Zdefiniowanie celów, przeprowadzenie badań 7. ankietowych mających na celu przedstawić aktualną sytuację w Urzędzie w tym zakresie Społeczne wyniki działalności 8.1 Podjęcie działań mających na celu zwiększenie środków na szkolenia pracownicze, a przez to zwiększenie liczby pracowników korzystających z możliwości podnoszenia swoich kwalifikacji Powołanie zespołu monitorującego publikacje prasowe i internetowe, dotyczące funkcjonowania urzędu. Opracowanie informatorów

8 Współpraca z istniejącymi organizacjami działającymi na terenie gminy. Wymiana doświadczeń między urzędami, powielanie dobrych praktyk, Liczba spotkań wójta z sołtysami w danych latach. Liczba zebrań wiejskich z udziałem wójta. Udział wójta w zebraniach sprawozdawczowyborczych ochotniczych straży pożarnych. Umowy, działania z instytucjami zagranicznymi. Wielkość dotacji udzielanych dla organizacji pozarządowych na wspieranie realizacji zadań publicznych. Liczba organizacji pozarządowych, którym udzielono wsparcia finansowego. Liczba komputerów z dostępem do internetu. Liczba programów zdrowotnych i profilaktycznych realizaowanych przez Urząd. Wielkość wydatków na usuwanie wyrobów azbestowych w poszczególnych latach. 8. ustelenie mierzalnych wskaźników pozwalajacych ocenić oddziaływanie urzędu na społeczeństwo.opracowanie "mapy aktywności" organizacji pozarządowych działających na terenie gminy oraz procedury jej aktualizacji. Opracowanie i wdrożenie sieci wymiany doświadczeń i dobrych praktyk oraz porównania jakości wybranych usług publicznych pomiędzy urzędami JST 9. Kluczowe wyniki działalności Widzimy konieczność stałego monitorowania wewnątrz Urzędu zmian zachodzących w otoczeniu, mających wpływ na aktualizację celów Urzędu. Stosowanie benchlearningu i benchmarkingu Liczba uchylonych uchwał przez Wojewodę i Regionalną Izbę Obrachunkową w stosunku do liczby podjętych uchwał. Liczba decyzji uchylonych przez organ Samorządowe Kolegium odwoławcze w stosunku do liczby zaskarżonych decyzji. Liczba zawartych umów o dofinansowanie projektów w stosunku do liczby złożonych wniosków o dofinansowanie. Liczba zaleceń pokontrolnych w stosunku liczby kontrolowanych zadań w czasie kontroli. Ranking gmin powiatu. Ilość rozwiązań przejętych od innych/przekazanych innym (ogłoszonych dobrych praktyk). Procent wykorzystanych środków budżetowych przyznanych na inwestycje Powołanie zespołu zajmującego się analizą rozwiązań stosowanych w innych urzędach.

9 Weryfikacja dzialań urzędu w zakresie kontroli wewnętrznej. Zdiagnozowanie kluczowych obszarów działalności pod kątem sprawności działania i świadczenia usług. Liczba wniosków składanych przez komisję Rady w sprawach organizacji urzędu. Liczba wniosków skłądanych przez mieszkańców w sprawach organizacji urzędu. Liczba organizacji pozarządowych składająctych oferty w konkursach dot. realizacji zadań publicznych. Liczba realizowanych projektów wynikających z członkostwa gminy w sojuszach partnerskich. Liczba klientów korzystających z dodatkowych, dostosowanych do potrzeb godzin otwarcia urzędu. Liczba spraw możliwych do załatwienia przez internet. Liczba aplikacji i systemów informatycznych w urzędzie. Liczba wydanych zaświadczeń w ustawowym terminie. Terminowość realizacji zobowiązań podatkowych - ściagalność zobowiązań podatkowych. Procent wykrozystywanych środków budżetowych przyznanych na inwestycje. Wielkość zrealizowanych wydatków gminy w stosunku do planu. 9.2 Opracowanie ankiet dotyczących sprawności działania Urzędu. Zweryfikowanie zasadności czlonkostwa w organizacjach pozarząowych z realizacją projektów za ich pośrednictwem.

10 MOCNE STRONY Lp. Mocne strony Dowody Podkryterium Przywództwo Porozumienia i umowy z partnerami Wspólne organizowanie imprez okolicznościowych Współpraca ze stowarzyszeniami Podziękowania Wójt Gminy chętnie przystępuje do projektów 5. Współpraca z Lokalną Grupą Działania "Żywiecki Raj - realizowanych ze środków UE i innych. Kotlina Tradycji i Turystyki" Wójt Gminy praktykuje codzienne kontakty w 6. Porozumienia i umowy z partnerami poszczególnych działach. Wójt i kierownictwo jest 7. Współpraca trans graniczna Polska-Czechy, Polska zawsze punktualnie w pracy, włączają się w róże Słowacja działania społeczne. 8.Konwent Wójtów 9. Wspólne organizowanie imprez okolicznościowych 10.Współpraca z Euroregionem 8. TAK Numer/nazwa dobrej praktyki Opis dobrej praktyki Realizowane projekty POKL: Angielski w przedszkolu, Angielskie słówka w przedszkolu w Słotwinie, Zacznijmy uczyć się angielskiego już w przedszkolu, projekt systemowy: Równaj szanse-poszerzenie oferty edukacyjnej w szkołach podstawowych w Gminie Lipowa. Możliwość załatwienia spraw prywatnych w godzinach pracy. Kierownictwo nie robi problemów wyjść i możliwość odpracowania tych godzin. Realizacja wspólnych, wraz z innymi samorządami działających w ramach danego stowarzyszenia przedsięwzięć i projektów. W UG w Lipowej funkcjonuje zeszyt wyjść prywatnych w godzinach pracy, które potem można odpracować lub wykorzystać z urlopu. Indywidualny, czas pracy pracowników. Wyrażanie zgodny na indywidualny czas pracy spowodowany sytuacją rodzinną lub komunikacyjną. Pomoc pracownikom w trudnej sytuacji materialnej. Za zwiększony zakres zadań pracownicy otrzymują dodatki specjalne, jak również przyznawane są nagrody w wysokości uzależnionej od zakresu zadań. E-dokument, druki dostępne na stronie internetowej, BIP, Punkt Obsługi Klienta informatory aktualne strony WWW i BIP biuro informacyjne, GCI biuletyn- gazetka Prezentacje multimedialne 5. POK-informatory 6.Info kiosk 7.Tablica ogłoszeń Startegia i planowanie Pracownicy Partnerstwo i zasoby 5. Komputeryzacja Urzędu-dostęp wszystkich pracowników do internetu, indywidualne skrzynki pocztowe, dostęp do LEX, komunikacja papierowa zostaje zastąpiona wersją elektroniczną, druki do pobrania na stronie internetowej. Ternibowość wykonywanych czynności, sprawozdań, np.: budżetowych wyposarzenie biur w nowy sprzęt duża przestrzeń dla pracownika, remont informatyzacja, instrukcja BHP 5. Procesy sprawozd. z wyk. Budżetu, rejestr uchwał, rejestr skarg i wniosków wnioski, biuro obsługi klienta instrukcja archiwizacja Karta usług 5. Instrukcja archiwalna 6.Regulamin zamówień publicznych 7. Dziennik podawczy 6. 5.

11 Porady prawne dla zainteresowanych stron. proste do wypełnienia druki i wnioski - POK wytłumanenie na stronie www jak załatwiać sprawy konsultacja prawnicza Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 8. Społeczne wyniki działalności 9. Kluczowe wyniki działalności