Warszawa, dnia 16 sierpnia 2012 r. Poz. 5 ZARZĄDZENIE NR 4 PREZESA PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI. z dnia 16 sierpnia 2012 r.

Transkrypt

1 DZIENNIK URZĘDOWY PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI Warszawa, dnia 16 sierpnia 2012 r. Poz. 5 ZARZĄDZENIE NR 4 PREZESA PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI z dnia 16 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Zasad prowadzenia rachunkowości w Państwowej Agencji Atomistyki Na podstawie art.10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm. 1) ) zarządza się co następuje: 1. Ustala się Zasady prowadzenia rachunkowości w Państwowej Agencji Atomistyki, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 6 Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia Zasad prowadzenia rachunkowości w Państwowej Agencji Atomistyki. 3. Przepisy zarządzenia mają zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2012 r. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. PREZES PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI Janusz Włodarski 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz i Nr 165, poz. 1316, z 2010 r. Nr 47, poz. 278 oraz z 2011 r. Nr 102, poz. 585, Nr 199, poz i Nr 232, poz

2 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 2 Poz. 5 Załącznik do zarządzenia Nr 4 Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki z dnia 16 sierpnia 2012 r. ZASADY PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI W PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI 1. Rok obrotowy trwa 12 miesięcy od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego. Okresami sprawozdawczymi są poszczególne miesiące w roku obrotowym. Otwarcie ksiąg rachunkowych następuje na początku każdego roku obrotowego, a zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień kończący rok obrotowy. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić do dnia 30 kwietnia roku następnego. 2. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, to jest na dzień 31 grudnia, sporządza się sprawozdanie finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki. 3. Księgi rachunkowe Państwowej Agencji Atomistyki prowadzone są w jej siedzibie w Warszawie, ul. Krucza 36. Księgi prowadzi się przy użyciu systemu informatycznego XEMI FINANSE opracowanego przez firmę MERINOSOFT Sp. z o.o. 4. Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego określone zostały w załączniku nr 1 do niniejszych zasad. 5. Plan kont Państwowej Agencji Atomistyki ustala: 1) wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne), stanowiący załącznik nr 2 do niniejszych zasad; 2) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, stanowiące załącznik nr 3 do niniejszych zasad; 3) wykaz kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi, stanowiący załącznik nr 4 do niniejszych zasad. 6. Główny księgowy Państwowej Agencji Atomistyki jest obowiązany do aktualizacji kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych stosownie do zaistniałych zmian w przepisach prawa i potrzeb Państwowej Agencji Atomistyki, w celu jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej. 7. Wykaz ksiąg rachunkowych (zbiorów tworzących księgi rachunkowe), stanowi załącznik nr 5 do niniejszych zasad. 8. Opis systemu informatycznego przetwarzania danych (systemu informatycznego), stanowi załącznik nr 6 do niniejszych zasad. 9. Zasady ochrony danych i ich zbiorów, stanowi załącznik nr 7 do niniejszych zasad. 10. Sposoby i terminy inwentaryzacji oraz jej zasady dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz Instrukcji inwentaryzacyjnej Państwowej Agencji Atomistyki. 11. Sprawy nie określone w niniejszych zasadach prowadzone są zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 i z 2012 r. poz. 121).

3 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 3 Poz. 5 Załączniki do Zasad prowadzenia rachunkowości w Państwowej Agencji Atomistyki Załącznik nr 1 ZASADY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO 1. Aktywa i pasywa wycenia się na dzień bilansowy w następujący sposób: 1) środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny), pomniejszonych o odpisy umorzeniowe. Środki te umarzane są metodą liniową, przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Umorzenie księgowane na koncie 071 dokonywane jest jednorazowo w grudniu za okres całego roku. Umorzenie nalicza się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki przyjęto do używania i do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie wysokości umorzenia z ich wartością początkową lub w którym środki trwałe pozostawiono w stan likwidacji, sprzedano, przekazano nieodpłatnie lub stwierdzono ich niedobór. Umarza się jednorazowo i w całości zalicza w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji książki i zbiory biblioteczne, meble i dywany oraz pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w miesiącu oddania do użytkowania; 2) inwestycje rozpoczęte według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, co obejmuje wszystkie koszty poniesione w czasie od dnia rozpoczęcia inwestycji do dnia, na który sporządzany jest bilans lub do dnia przyjęcia do używania w wyniku inwestycji środków trwałych; 3) rzeczowe składniki majątku obrotowego według ich wartości wynikającej z ewidencji; 4) materiały, towary i środki trwałe otrzymane w formie darowizny wycenia się według cen sprzedaży takiego samego lub podobnego składnika majątkowego; 5) należności, w tym również z tytułu udzielonych pożyczek w kwocie wymagającej zapłaty z zachowaniem ostrożności; 6) zobowiązania w kwocie wymagającej zapłaty; 7) środki pieniężne według wartości nominalnej; 8) kapitały według wartości nominalnej. 2. Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się na koniec kwartału według kursów ustalonych przez Narodowy Bank Polski. 3. Dokonuje się odpisów aktualizacyjnych należności z tytułu dochodów i wydatków budżetowych uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. 4. Ponoszone koszty ujmowane są na kontach zespołu 4 - Koszty według rodzaju i ich rozliczenie niezależnie od terminu ich zapłaty. Część kosztów poniesionych w danym okresie, a która dotyczy działalności przyszłych okresów jest ewidencjonowana i rozliczana na koncie Rozliczenia międzyokresowe kosztów. 5. Przeksięgowania z kont 222 Rozliczenie dochodów budżetowych i 223 Rozliczenie wydatków budżetowych dokonuje się na podstawie miesięcznych sprawozdań budżetowych.

4 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 4 Poz Ewidencja prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym na dany rok jest ujmowana na koncie pozabilansowym 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, natomiast wydatki budżetowe przyszłych lat ewidencjonowane są na koncie 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych. 7. Wyniki finansowy ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 Wynik finansowy.

5 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 5 Poz. 5 Załącznik nr 2 WYKAZ KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ (konta syntetyczne) 1. Konta bilansowe Zespół 0 Majątek trwały 011 Środki trwałe 013 Pozostałe środki trwałe 014 Zbiory biblioteczne 020 Wartości niematerialne i prawne 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje) Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe 101 Kasa 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych 135 Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia 139 Inne rachunki bankowe 149 Środki pieniężne w drodze Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia 200 Rozrachunki z odbiorcami 201 Rozrachunki z dostawcami 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych 222 Rozliczenie dochodów budżetowych 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych 225 Rozrachunki z budżetami 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 Pozostałe rozrachunki 245 Wpływy do wyjaśnienia 290 Odpisy aktualizujące należności Zespół 3 Materiały i towary 310 Materiały Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie 400 Amortyzacja 401 Zużycie materiałów i energii

6 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 6 Poz Usługi obce 403 Podatki i opłaty 404 Wynagrodzenia 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 409 Pozostałe koszty rodzajowe 490 Rozliczenie kosztów Zespół 6 - Produkty 640 Rozliczenie międzyokresowe kosztów Zespół 7 - Przychody i koszty ich uzyskania 700 Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych 750 Przychody finansowe 751 Koszty finansowe 760 Pozostałe przychody operacyjne 761 Pozostałe koszty operacyjne Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 Fundusz jednostki 810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 860 Wynik finansowy 2. Konta pozabilansowe 975 Wydatki strukturalne 980 Plan finansowy wydatków budżetowych 990 Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

7 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 7 Poz. 5 Załącznik nr 3 PRZYJĘTE ZASADY KLASYFIKACJI ZDARZEŃ GOSPODARCZYCH Zespół 0 - Majątek trwały Ewidencja księgowa obejmuje wszystkie własne środki trwałe o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. 1. Środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej wielkość ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, finansowane są ze środków majątkowych i ewidencjonowane na koncie 011 Środki trwałe. Podstawą księgowania przychodu środków trwałych są dokumenty źródłowe (faktura, protokół odbioru, protokół zdawczo odbiorczy wraz z decyzją nieodpłatnego przekazania, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, akt darowizny). Podstawą księgowania rozchodu środków trwałych są dokumenty źródłowe (protokół postawienia w stan likwidacji, zestawienie różnic inwentarzowych, faktura za sprzedane lub podarowane środki trwałe). 2. Pozostałe środki trwałe, do których zalicza się: 1) środki trwałe o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, 2) meble i dywany, - finansowane są ze środków bieżących i księgowane na koncie 013 Pozostałe środki trwałe w używaniu. Ze względu na charakter prowadzonej działalności w PAA oraz nie prowadzenie gospodarki magazynowej wszystkie zakupione środki trwałe oddawane są bezpośrednio do użytkowania. Umorzenie pozostałych środków trwałych dokonywane jest w pełnej wartości w miesiącu oddania do użytkowania poprzez spisanie w ciężar kosztów. Umorzenie księgowane jest na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych. 3. Zbiory biblioteki podręcznej PAA i biblioteki Nukleonicznej ewidencjonowane są na koncie 014 Zbiory biblioteczne. Podstawą księgowania przychodu zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu są dokumenty źródłowe (faktura), a otrzymanych darów wycena w oparciu o szacunek ich aktualnych wartości, dokonywana raz w roku. Umorzenie zbiorów następuje w pełnej wartości, poprzez spisanie w koszty lub w ciężar zadań zleconych, w miesiącu przyjęcia ich do użytkowania. 4. Do wartości niematerialnych i prawnych księgowanych na koncie 020 zaliczone są nabyte licencje na programy komputerowe o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Wartości niematerialne i prawne, których jednostkowa wartość przekracza wielkość ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych, finansuje się ze środków majątkowych. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej w dniu przyjęcia do używania równej lub niższej od wartości określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych, finansowane są ze środków bieżących i umarzane są jednorazowo w koszty w dniu przyjęcia do używania. Podstawą księgowania przychodu wartości niematerialnych i prawnych są dokumenty źródłowe. 5. Koszty środków trwałych w budowie oraz rozliczenie tych kosztów na uzyskane efekty ewidencjonowane są na koncie 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje). Szczegółowa ewidencja środków trwałych prowadzona jest zgodnie z procedurą 003/BDG Gospodarowania środkami trwałymi.

8 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 8 Poz. 5 Zespół 3 Materiały i towary Ze względu na zakupy materiałów w małych ilościach i najczęściej bezpośrednio po zakupie przekazywanych do zużycia ich wartością obciążane są od razu właściwe koszty. Stany zapasów materiałów ewidencjonowane są na koncie 310 Materiały i aktualizowane są kwartalnie. Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie Przyjęta została zasada ewidencjonowania kosztów w układzie rodzajowym związanych z działalnością operacyjną na kontach i 409, a koszty rozliczane w czasie ewidencjonuje się na koncie 490 Rozliczenie kosztów. Szczegółowa ewidencja analityczna do kont zespołu 4 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej. *** Księgowania na pozostałych kontach syntetycznych nie wymagają rozstrzygnięć i są zgodne z zasadami funkcjonowania poszczególnych kont omówionymi w Planie kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. wsprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 i z 2012 r. poz. 121).

9 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 9 Poz. 5 Załącznik nr 4 WYKAZ KONT KSIĄG POMOCNICZYCH (konta analityczne) 1. Konta bilansowe do konta 011 Środki trwałe Środki trwałe IV grupy KRŚT Środki trwałe VI grupy KRŚT Środki trwałe VII grupy KRŚT Środki trwałe VIII grupy KRST do konta Pozostałe środki trwałe Pozostałe ŚT grupa IV KRŚT Pozostałe ŚT grupa VI KRŚT Pozostałe ŚT grupa VIII KRŚT do konta Zbiory biblioteczne Zbiory biblioteczne w Bibliotece Nukleonicznej Zbiory biblioteczne w bibliotece podręcznej do konta Wartości niematerialne i prawne Wartości niematerialne i prawne finansowane ze środków majątkowych Wartości niematerialne i prawne finansowane ze środków bieżących do konta Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Umorzenie ŚT ewidencjonowanych na koncie 011 (według GKR) Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych ujętych na koncie do konta Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych umorzenie pozostałych ŚT ewidencjonowanych na koncie umorzenie wartości niematerialnych i prawnych ujętych na koncie umorzenie zbiorów bibliotecznych ewidencjonowanych na koncie 014 do konta Środki trwałe w budowie (inwestycje) Ewidencja szczegółowa według rodzaju inwestycji i kontrahentów do konta 101 Kasa kasa bieżących wydatków budżetowych kasa dochodów budżetowych kasa wydatków dewizowych (według poszczególnych walut) kasa ZFŚS kasa rachunku pomocniczego do konta 130 Rachunek bieżący jednostki

10 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 10 Poz rachunek bieżący dochodów budżetowych (według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów budżetowych w zakresie wpływów środków budżetowych z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych) rachunek bieżący wydatków budżetowych ( według podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków objętych planem finansowym) do konta 139 Inne rachunki bankowe rachunek pomocniczy BOR w Jeleniej Górze (zamknięty r) rachunek sum depozytowych i sum na zlecenie do konta 200 Rozrachunki z odbiorcami Ewidencja według kontrahentów do konta 201 Rozrachunki z dostawcami Ewidencja według kontrahentów do konta 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych Ewidencja wg podziałek klasyfikacji budżetowej i jednostek, którym udzielono dotacje do konta 225 Rozrachunki z budżetami podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu umów zlecenia lub umów o dzieło podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłat z ZFŚS do konta 229 Pozostałe rozrachunki publiczno prawne składki z tytułu ubezpieczeń społecznych opłacane przez pracowników składki z tytułu ubezpieczeń społecznych opłacane przez pracodawcę składki na Fundusz Pracy składki z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych pracowników (z podatku i z wynagrodzeń) składki na PFRON do konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń wynagrodzenia pracowników rozliczenia wypłat z ZFŚS wynagrodzenie z tytułu umów zleceń, za udział w komisji egzaminacyjnej do konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami imienne rozrachunki z pracownikami dotyczące obciążeń z tytułu wydatków dokonanych za pracownika, ekwiwalentów, świadczeń i inne imienne rozrachunki z tytułu udzielonych zaliczek na delegacje zagraniczne imienne rozrachunki z tytułu udzielonych pożyczek z ZFŚS do konta 240 Pozostałe rozrachunki rozrachunki inne rozrachunki zagranicznych należności i zobowiązań rozrachunki krajowe różne według kontrahentów do konta 310 Materiały materiały piśmiennicze materiały biurowe

11 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 11 Poz materiały do komputerów materiały - wydawnictwa materiały czystościowe materiały samochodowe artykuły spożywcze części zamienne do PMS do konta 401 Zużycie materiałów i energii do konta 402 Usługi obce do konta 403 Podatki i opłaty do konta 404 Wynagrodzenia do konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia do konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe do konta 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu prenumeraty z tytułu ubezpieczeń z oprogramowania do konta 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych Ewidencja według pozycji planu finansowego do konta 750 Przychody finansowe pozostałe przychody dodatnie różnice kursowe do konta 751 Koszty finansowe ujemne różnice kursowe pozostałe koszty do konta 760 Pozostałe przychody przychody ze sprzedaży wycofanych ze zużycia składników majątkowych pozostałe przychody operacyjne (odsetki) do konta 800 Fundusz jednostki fundusz w środkach trwałych zrealizowane wydatki i dochody budżetowe inwestycje do konta 810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje Ewidencja wg podziałek klasyfikacji budżetowej i jednostek, którym przekazano dotacje

12 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 12 Poz. 5 do konta 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 851M-1 - środki wolne na wydatki mieszkaniowe 851M-2 - środki zaangażowane udzielone pożyczki mieszkaniowe 851S-1 - środki na działalność socjalną 851S-2 - udzielone zapomogi 851S-3 - dofinansowanie wypoczynku 851S-4 - akcje socjalne 851S-5 - opłaty za prowadzenie rachunku 2. Konta pozabilansowe do konta 975 Wydatki strukturalne Ewidencja według kodów klasyfikacji wydatków strukturalnych do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych do konta 990 Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym Ewidencja według układu zadaniowego do konta 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego do konta 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

13 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 13 Poz. 5 Załącznik nr 5 WYKAZ KSIĄG RACHUNKOWYCH Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, które tworzą: - dziennik, - księgę główną, - księgi pomocnicze, - zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, - wykaz składników aktywów i pasywów. Dzienniki częściowe (rejestry) prowadzone są dla określonych grup rodzajowych zdarzeń, między innymi dla: wyciągów bankowych, raportów kasowych, otrzymanych faktur zewnętrznych, rozliczeń z pracownikami z tytułu delegacji krajowych i zagranicznych, dokumentów własnych. Ewidencja księgowa prowadzona jest na podstawie dowodów (dokumentów) księgowych. Szczegółowy opis kontroli i obiegu dokumentów księgowych i ich terminarz zawiera Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych w Państwowej Agencji Atomistyki. Po księgowym zamknięciu miesiąca, na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się następujące wydruki: - dziennik (okresy miesięczne), - salda księgi głównej i ksiąg pomocniczych (na koniec okresu sprawozdawczego) oraz - obroty i salda księgi głównej i ksiąg pomocniczych (salda na dzień otwarcia ksiąg, obroty za okres sprawozdawczy i obroty narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego). Po zamknięciu roku obrachunkowego sporządza się wydruki: - kartotek kont syntetycznych i analitycznych oraz - wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), czyli zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

14 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 14 Poz. 5 Załącznik nr 6 OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO PRZETWARZANIA DANYCH Księgi rachunkowe Państwowej Agencji Atomistyki prowadzone są z wykorzystaniem programu XEMI zakupionego w firmie MERINOSOFT Sp.z o.o. Umowa licencyjna z firmą MERINOSOFT na moduł XEMI FINANSE została zawarta dnia 29 listopada 2011 r. System Księgowości Informatycznej XEMI FINANSE jest stosowany w PAA od 1 stycznia 2012 r. w wersji nr 6 i na bieżąco, w ciągu roku, są wprowadzane aktualne wersje. Moduł ten zapewnia i umożliwia prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymaganiami Ustawy o rachunkowości. W PAA księguje się dokumenty księgowe we wcześniej zdefiniowanych rejestrach: 1) BANKI - służący do prowadzenia pełnej ewidencji operacji bankowych; 2) KASA służący do prowadzenia pełnej ewidencji operacji kasowych; 3) POZOSTAŁE - służący do prowadzenia rozrachunków z osobami fizycznymi i pracownikami i do ewidencji dokumentów własnych (wewnętrznych). Program zabezpiecza powiązania poszczególnych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapewnia chronologiczne ujęcie w dzienniku wszystkich zdarzeń, kolejną numerację i umożliwia jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi. Szczegółowy opis systemu informatycznego zawarty jest w Instrukcji Obsługi Systemu XEMI FINANSE, dostarczonej przez dostawcę systemu. Bezpieczeństwo danych zgromadzonych w systemie zapewniają: - zasilacz UPS, - system archiwizacji umożliwiający codzienne wykonywanie kopii bezpieczeństwa zgromadzonych danych, - wydruk dziennika, dokumentujący wszystkie zapisy księgowe wykonane w systemie.

15 Dziennik Urzędowy Państwowej Agencji Atomistyki 15 Poz. 5 Załącznik nr 7 ZASADY OCHRONY DANYCH I ICH ZBIORÓW 1. Dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe są przechowywane, a następnie archiwizowane w Państwowej Agencji Atomistyki, ul. Krucza 36 w odpowiednio zabezpieczonych pomieszczeniach (to jest pomieszczenia są plombowane osobistymi referentkami przez osoby uprawnione i tylko te osoby mają dostęp do kluczy). 2. Udostępnianie dowodów księgowych ma miejsce w pomieszczeniu, w którym są przechowywane w obecności pracownika księgowości lub po pisemnym pokwitowaniu w siedzibie PAA. 3. System ochrony danych powstających w programie komputerowym polega na: 1) zapewnieniu dostępu do programu tylko w sieci lokalnej PAA dla określonych użytkowników, których komputery zabezpieczone są osobistymi hasłami; 2) zabezpieczeniu odrębnym hasłem wejścia do programu przez określonych użytkowników; 3) codziennym sporządzaniu rezerwowych kopii zbiorów danych tzw. backupów na zapasowym serwerze; 4) profilaktyce antywirusowej prowadzonej w PAA; 5) systemach podtrzymywania napięcia na serwerach i niektórych komputerach użytkowników w razie awarii sieci energetycznej; 6) comiesięcznym wydruku dziennika dokumentującego wszystkie zapisy księgowe wykonane w systemie. Jest to forma przechowywania podstawowych danych księgowych na nośniku papierowym.