PRZEWODNIK PO PORTALU

Transkrypt

1 GMINNY SYSTEM KOMUNIKACJI ONLINE PRZEWODNIK PO PORTALU Gmina Płużnica Projekt Internetowy urząd współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 1

2 Spis treści Część A Gminny System Komunikacji Online (GSKO) 1. Co to jest Gminny System Komunikacji Online? 4 2. Jak założyć konto na GSKO? 5 3. Jak korzystać z GSKO? 8 a) Logowanie do systemu 8 b) Połączenie GSKO z kontem epuap 9 c) Poruszanie się po systemie 10 d) Odczytywanie wiadomości 11 e) Sprawdzanie danych podatkowych i księgowych 12 f) Dokonywanie płatności 13 g) Wysyłanie wniosków 14 h) Podpisywanie dokumentów Profilem Zaufanym 15 Część B Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (epuap) 1. Co to jest epuap? Co to jest Profil Zaufany? Jak uzyskać Profil Zaufany? Jak korzystać z epuap? 20 2

3 Szanowni Państwo, Oddajemy w Państwa ręce przewodnik po Gminnym Systemie Komunikacji Online. Nowy portal umożliwia Państwu przez Internet uzyskać dostęp do informacji o naliczonych podatkach i opłatach, sprawdzać dokonane płatności i aktualny stan zobowiązań, dokonywać płatności online oraz składać pisma i wnioski. System powstał dzięki realizacji projektu Internetowy urząd, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Realizuje go gmina Płużnica w partnerstwie z gminami Grudziądz, Łasin, Unisław i Wąbrzeźno. Tworząc koncepcję GSKO zależało mi na tym, aby był on bardzo prosty w użytkowaniu. Dlatego też, jego obsługa przypomina korzystanie z poczty elektronicznej za pomocą przeglądarki internetowej. Najważniejszym elementem naszego systemu jest wykorzystanie Profilu Zaufanego. Rozwiązanie to zastępuje tradycyjny podpis. Dzięki niemu możemy bezpiecznie podpisywać dokumenty elektroniczne w Internecie. Co ważne rozwiązanie to jest bezpłatne. Zachęcam do wypróbowania nowych możliwości! Przekonacie się Państwo, że sprawy urzędowe można załatwić bez wychodzenia z domu, szybko i w dogodnym dla siebie czasie. Marcin Skonieczka Wójt Gminy Płużnica 3

4 Część A. Gminny System Komunikacji Online (GSKO) 1. Co to jest Gminny System Komunikacji Online? Gminny System Komunikacji Online jest serwisem internetowym dostępnym przez stronę www, za pomocą którego mieszkaniec gminy między innymi otrzymuje dostęp do danych podatkowych i księgowych dotyczących jego osoby zgromadzonych w systemach informatycznych danego urzędu. Rozwiązanie to zostało wdrożone w Urzędzie Gminy Grudziądz, Urzędzie Miasta i Gminy Łasin, Urzędzie Gminy w Płużnicy, Urzędzie Gminy Unisław oraz Urzędzie Gminy Wąbrzeźno. Po zalogowaniu się do systemu za pomocą profilu zaufanego możesz: uzyskać dostęp do informacji o naliczonych podatkach i opłatach, sprawdzać dokonane płatności i aktualny stan zobowiązań, dokonywać płatności online, składać pisma i wnioski. Dzięki Gminnemu Systemowi Komunikacji Online: Możesz załatwiać sprawy urzędowe w dogodnym dla siebie czasie, 24 h na dobę! Nie musisz już odwiedzać urzędu czy dzwonić do jego pracowników, aby uzyskać informacje teraz większość danych możesz sprawdzić sam za pomocą Internetu! Nie musisz drukować jakichkolwiek dokumentów. Twój ręczny podpis zastępuje podpis profilem zaufanym dokumentu elektronicznego. W ten sposób oszczędzasz pieniądze i jednocześnie dbasz o ochronę naszego środowiska! Nie musisz dostarczać wniosków czy pism do urzędu, czy też wysyłać ich tradycyjną pocztą. Wysyłka pism wypełnionych w systemie GSKO dokonywana jest za pomocą Internetu. Wypełniając wniosek, system uzupełni automatycznie Twoje dane osobowe. Nie będziesz musiał już ręcznie wpisywać swojego imienia, nazwiska, adresu czy numeru PESEL! Jeśli chcesz złożyć korektę wniosku, czy też kolejny wniosek w tej samej sprawie, to możesz wykorzystać z wcześniej wypełnionego formularza i wpisać jedynie to co się zmieniło! Zaoszczędzasz w ten sposób sporo czasu, gdyż nie musisz wprowadzać po raz kolejny wszystkich danych! Masz zagwarantowane pełne bezpieczeństwo i poufność. Dzięki wykorzystaniu profilu zaufanego dostęp do Twojego konta jest chroniony przed dostępem osób nieuprawnionych! 4

5 Obsługa GSKO odbywa się poprzez stronę internetową. Aby skorzystać z systemu w przeglądarce stron www należy wpisać adres przypisany dla Twojego urzędu gminy: gmina Grudziądz => gmina Łasin => gmina Płużnica => gmina Unisław => gmina Wąbrzeźno => Rys. 1 Strona startowa GSKO 2. Jak założyć konto na GSKO? Gminny System Komunikacji Online dostępny jest wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników. Założenie konta jest bardzo proste. Wystarczy kliknąć przycisk Zarejestruj się na stronie startowej serwisu (Rys. 1). Następnie podaj swój adres oraz utwórz hasło zabezpieczające dostęp do portalu. Hasło musie mieć od 6 do 20 znaków i zawierać wielką literę, cyfrę oraz znak specjalny. To samo hasło wpisz również w pole Powtórz hasło. Kolejną wymaganą czynnością jest przepisanie kodu z wyświetlonego obrazka. Gdy wypełnisz już wszystkie pola, kliknij przycisk Zarejestruj się (Rys. 2). Jeśli wszystko wypełniłeś poprawnie, na podany adres wysłany zostanie link aktywacyjny (Rys. 3). 5

6 Rys. 2 Rejestracja w GSKO Rys. 3 Komunikat potwierdzający rejestrację i wysłanie linku aktywacyjnego Kolejnym krokiem jest przejście do swojej skrzynki i odszukanie wiadomości wysłanej przez GSKO. Jeśli nie ma jej w folderze Odebrane, sprawdź katalog Spam. W treści wiadomości znajduje się link aktywacyjny, który należy kliknąć (Rys. 4). Procedura ta zastosowana jest w celu potwierdzenia, że podany podczas rejestracji adres należy do Ciebie. 6

7 Rys. 4 Link aktywacyjny wysłany na podany podczas rejestracji adres Gdy wszystkie opisane czynności zostaną poprawnie wykonane, na stronie GSKO wyświetlony zostanie komunikat Twoje konto zostało aktywowane. Możesz już zalogować się w systemie. (Rys. 5). Rys. 5 Potwierdzenie aktywowania konta 7

8 3. Jak korzystać z GSKO? a) Logowanie do systemu Korzystanie z GSKO wymaga zalogowania się do systemu. W tym celu na stronie startowej (Rys. 1) kliknij przycisk ZALOGUJ SIĘ. Następnie wpisz adres podany podczas rejestracji oraz wpisz swoje hasło. Teraz kliknij czerwony przycisk ZALOGUJ SIĘ (Rys. 6). Jeśli podane dane będą poprawne uzyskasz dostęp do GSKO (Rys. 9). Rys. 6 Logowanie do GSKO Jeśli logujesz się po raz pierwszy wyświetli się komunikat o konieczności potwierdzenia Twojego konta GSKO, Profilem Zaufanym na epuap (Rys. 8). Procedura tej czynności została opisana w kolejnym punkcie niniejszego przewodnika (=> przejdź na stronę nr 9). Po poprawnym połączeniu konta GSKO z epuap, będziesz mógł logować się do systemu za pośrednictwem portalu epuap. W tym celu na stronie startowej (Rys. 1) kliknij przycisk ZALOGUJ SIĘ. Następnie na stronie logowania (Rys. 6) kliknij zielony przycisk ZALOGUJ SIĘ ZA POMOCĄ EPUAP. Zostaniesz przekierowany na stronę epuap.gov.pl (Rys. 7). Podaj swój login i swoje hasło, których używasz na portalu epuap i kliknij niebieski przycisk Zaloguj się. Jeśli podane dane będą poprawne uzyskasz dostęp do GSKO (Rys. 9). 8

9 Rys. 7 Logowanie za pośrednictwem portalu epuap b) Połączenie GSKO z kontem epuap Przy pierwszym logowaniu do GSKO niezbędne będzie potwierdzenie Twojego konta, Profilem Zaufanym na epuap. Gdy wyświetli się odpowiedni komunikat (Rys. 8), kliknij w napis Rozpocznij weryfikację konta. Zostaniesz przekierowany na stronę epuap.gov.pl (Rys. 7) na której musisz się zalogować, a następnie przejść procedurę podpisania dokumentu. Postępuj zgodnie z wyświetlanymi poleceniami. Szczegółowy opis czynności znajdziesz na stronie 15 niniejszego przewodnika. Jeśli nie posiadasz konta na epuap przejdź na stronę epuap.gov.pl i zarejestruj się. W tym przypadku niezbędna będzie jedna krótka wizyta w urzędzie gminy, aby potwierdzić autentyczność założonego konta. Szczegółowa procedura uzyskiwania Profilu zaufanego opisana została w części B niniejszego przewodnika (=> przejdź na stronę nr 18). 9

10 Rys. 8 Komunikat o konieczności potwierdzenia konta Profilem Zaufanym na epuap c) Poruszanie się po systemie Po poprawnym zalogowaniu do systemu użytkownik uzyskuje dostęp do GSKO. Główna strona składa się z trzech części (Rys. 9). Na górnym pasku wyświetlane są dane zalogowanego użytkownika oraz przycisk WYLOGUJ SIĘ. Po lewej stronie znajduje się menu, a po prawej stronie główna zawartość strony. Zaraz po zalogowaniu w głównej części strony wyświetlana jest Skrzynka odbiorcza, abyś od razu mógł sprawdzić czy otrzymałeś nowe wiadomości. Rys. 9 Strona główna GSKO widoczna po zalogowaniu do systemu 10

11 System został tak zbudowany, aby jego obsługa była bardzo prosta i przypominała korzystanie z poczty elektronicznej za pomocą przeglądarki internetowej. Nawigacja po serwisie odbywa się za pomocą menu znajdującego się po lewej stronie. Umożliwia ono dostęp do następujących funkcjonalności: e-formularze formularze wniosków które można złożyć do urzędu w formie elektronicznej Odebrane wiadomości przesłane z urzędu gminy Wysłane wiadomości i wnioski przesłane do urzędu gminy Robocze pisma i wnioski, których wypełnianie zostało rozpoczęte, ale jeszcze nie zostały wysłane Podatki/opłaty informacje o wysokości naliczonych podatków i opłat Moje płatności informacje o dokonanych płatnościach i zobowiązaniach do uregulowania Moje serwisy możliwość zamówienia newsletterów na wybrane tematy Moje dane podgląd danych osobowych, które wykorzystywane są do automatycznego wypełniania formularzy. d) Odczytywanie wiadomości Wysłane do Ciebie wiadomości znajdują się w skrzynce odbiorczej, która wyświetlana jest po zalogowaniu się do systemu (Rys. 9). W każdej chwili można do niej wrócić klikając przycisk Odebrane w menu. Standardowo najnowsze wiadomości wyświetlane są na początku listy. W pierwszej kolumnie znajduje się Temat wiadomości, w drugiej Typ, a w ostatniej kolumnie Data otrzymania. Rys. 10 Odczytywanie wiadomości 11

12 Kliknięcie w wiersz dotyczący danej wiadomości powoduje jej wyświetlenie (Rys. 10). Aby wrócić do skrzynki odbiorczej wystarczy kliknąć przycisk Powrót na końcu wiadomości lub kliknąć przycisk Odebrane w menu serwisu. e) Sprawdzanie danych podatkowych i księgowych Po kliknięciu w menu pozycji Podatki/opłaty w oknie przeglądarki wyświetlone zostaną naliczone podatki i opłaty. Są one podzielone na cztery kategorie: podatki od gruntów i nieruchomości, podatek od środków transportu, opłaty komunalne i opłaty za zagospodarowanie odpadami komunalnymi (Rys. 11). Rys. 11 Strona z informacjami o podatkach i opłatach. Jeśli chcesz zobaczyć dodatkowe informacje dotyczące wybranego rodzaju podatku czy opłaty kliknij przycisk Zobacz szczegóły w odpowiednim wierszu. Przykładowo po kliknięciu w wiersz Podatki od gruntów i nieruchomości wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości. Możesz sprawdzić powierzchnię poszczególnych klas gruntów, podstawę opodatkowania i wysokość podatku (Rys. 12). 12

13 Rys. 12 Szczegółowe informacje dotyczące podatku rolnego f) Dokonywanie płatności GSKO umożliwia proste i wygodne dokonywanie płatności z wykorzystaniem bankowości elektronicznej. W celu zapoznania się z aktualnym stanem zobowiązań wobec gminy, kliknij w menu pozycję Moje Płatności. Wyświetlone zostanie saldo dla poszczególnych kategorii zobowiązań. (Rys. 13). Jeśli chcesz uregulować którąś z opłat, kliknij napis Zapłać w wybranym wierszu. Zostaniesz przekierowany do systemu Paybynet Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. (Rys. 14). Możesz z niego skorzystać, jeżeli posiadasz konto w banku obsługiwanym przez ten system. Rys. 13 Zestawienie aktualnych zobowiązań 13

14 Z dostępnej listy banków, wybierz ten, w którym posiadasz konto. Następnie zaakceptuj regulamin i kliknij przycisk Potwierdzam. Zostaniesz przekierowany na stronę bankowości elektronicznej wybranego banku. Zaloguj się i zatwierdź transakcję. Rys. 14 Wybór banku w systemie Paybynet g) Wysyłanie wniosków Kolejną funkcjonalnością obsługiwaną przez GSKO jest możliwość wysłania do urzędu gminy wniosku w formie elektronicznej. Lista dostępnych formularzy wyświetlana jest po kliknięciu 14 Rys. 15 Wybór formularza wniosku

15 w lewym menu napisu e-formularze. Jeśli chcesz złożyć wniosek, kliknij w nazwę wybranego dokumentu (Rys. 15). Następnie w wyświetlonym formularzu wpisz odpowiednie dane (Rys. 16). Możesz również dodać załącznik, poprzez wybranie dowolnego pliku z komputera. Rys. 16 Wypełnianie formularza wniosku Gdy wszystkie wymagane pola zostaną wypełnione, kliknij przycisk Zapisz (Rys. 16). Następnie kliknij przycisk Dalej. Spowoduje to przejście na platformę epuap, na której następuje podpisanie dokumentu profilem zaufanym. Procedura ta została opisana w punkcie h niniejszej instrukcji. Użycie przycisku Zapisz w trakcie wypełniania formularza powoduje zachowanie wprowadzonych informacji. Wniosek zostanie zapisany w systemie i będzie można wrócić do jego edycji. Znajdziesz go na liście, po kliknięciu pozycji Robocze w menu. h) Podpisywanie dokumentów Profilem Zaufanym Każdy wysyłany za pomocą GSKO dokument musi zostać podpisany Profilem Zaufanym. Gdy zaistnieje taka potrzeba system automatycznie przekieruje Cię na stronę epuap.gov.pl Gdy wyświetli się strona logowania (Rys. 17), podaj swój login i swoje hasło, których używasz na portalu epuap i kliknij niebieski przycisk Zaloguj się. Jeśli podane dane będą poprawne zostaniesz 15

16 poproszony o wybór metody podpisu. Kliknij przycisk Podpisz profilem zaufanym. Gdy wyświetlą się informacje o Twoim profilu, kliknij przycisk Użyj tego profilu do podpisu. Rys. 17 Logowanie do portalu epuap Rys. 18 Potwierdzenie podpisu kodem otrzymanym pocztą lub sms-em W celu autoryzacji podpisu, z systemu epuap wysyłana jest do Ciebie wiadomość lub sms zawierająca kod potwierdzenia. Odczytaj ten kod, wpisz go na stronie epuap i kliknij przycisk Zatwierdź (Rys. 18). Jeśli wszystkie opisane czynności zostały wykonane poprawnie wyświetli się komunikat Dokument został podpisany. Teraz kliknij przycisk Ok, aby powrócić do GSKO. 16

17 Część B Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (epuap) 1. Co to jest epuap? Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (epuap) to system informatyczny, dzięki któremu obywatele mogą załatwiać sprawy urzędowe za pośrednictwem Internetu. Portal zapewnia sprawną komunikację pomiędzy: Obywatelami a administracją Przedsiębiorcami a administracją Instytucjami administracji publicznej. System ten dostępny jest za pośrednictwem portalu (Rys. 19). Główną jego częścią składową jest Katalog spraw. Znajdują się w nim sprawy, które można załatwić przez Internet w poszczególnych urzędach. Rys. 19 Strona główna epuap 17

18 2. Co to jest Profil Zaufany? Profil Zaufany to podpis elektroniczny dostępny za pośrednictwem epuap. Rozwiązanie to zastępuje w Internecie tradycyjny podpis. Dzięki profilowi zaufanemu możemy bezpiecznie podpisywać dokumenty elektroniczne, a urząd ma pewność, że to nasz podpis. Co ważne rozwiązanie to jest zupełnie bezpłatne i bardzo proste w obsłudze. 3. Jak uzyskać Profil Zaufany? Uzyskanie Profilu Zaufanego wymaga utworzenia konta na portalu epuap. Procedura ta jest podobna do zakładania konta pocztowego. Na stronie głównej epuap.gov.pl (Rys. 19) kliknij przycisk Zarejestruj się widoczny w górnym prawym rogu strony. Następnie wpisz swoje imię, nazwisko, propozycję swojego loginu do serwisu, hasło, swój adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL (Rys. 20). Podane hasło musi mieć minimum 8 znaków, w tym przynajmniej 1 cyfrę i 1 znak specjalny. Rys. 20. Zakładanie konta na portalu epuap Możesz podać również swój numer telefonu, który umożliwi autoryzowanie załatwianych spraw SMS-em (Rys. 21). Następnie zaznacz opcję potwierdzającą zapoznanie się z zakresem i warunkami korzystania z epuap i zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. W ostatnie puste pole wpisz kod z obrazka i kliknij niebieski przycisk Zarejestruj się. 18

19 Rys. 21 Zakładanie konta na portalu epuap Jeśli podałeś numer telefonu, zostaniesz poproszony o wpisanie kodu przesłanego SMS-em. Możesz pominąć ten krok i dokonać weryfikacji telefonu później. Po prawidłowym wykonaniu opisanych czynności, konto na portalu epuap zostanie utworzone. Na stronie głównej w górnym prawym rogu pojawi się prostokąt z twoim imieniem i nazwiskiem oraz loginem. Po kliknięciu w ten prostokąt wyświetli się menu umożliwiające zarządzenie kontem. W celu kontynuowania procedury uzyskania Profilu Zaufanego, kliknij w menu przycisk Moje Profile Zaufane. Następnie kliknij w przycisk znajdujący się po lewej Złóż wniosek. Wyświetlone zostaną dane podane podczas rejestracji. Sprawdź czy są one poprawne. Następnie określ metodę autoryzacji. Do wybory jest lub SMS. Po wybraniu pożądanej metody podaj odpowiednio adres lub numer telefonu i kliknij niebieski przycisk Sprawdź poprawność. Na podany adres lub numer wysłany zostanie kod autoryzacyjny. Odczytaj go, wpisz w wyświetlone pole i kliknij przycisk OK. Na koniec kliknij niebieski przycisk Wyślij wniosek. Gdy wyświetli się pytanie czy chcesz złożyć wniosek o nadanie profilu zaufanego epuap? kliknij Tak. W celu zweryfikowania wniosku o potwierdzenie profilu zaufanego udaj się do Urzędu Gminy z dowodem osobistym lub paszportem w ciągu 14 dni od daty wysłania wniosku. Po złożeniu jednego podpisu Twój profil zostanie aktywowany. 19

20 4. Jak korzystać z epuap? Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (epuap) umożliwia załatwienie sprawy urzędowej. W tym celu na stronie głównej (Rys. 19) kliknij zakładkę KATALOG SPRAW. Jeśli wiesz w jakim urzędzie można załatwić daną sprawę, w pole wyszukiwania wpisz miejscowość w której się on znajduje. Gdy wyświetli się jego nazwa, kliknij przycisk Wybierz (Rys. 22). Następnie kliknij w napis Pokaż sprawy wybranego urzędu. Rys. 22. Wyszukiwanie i wybór urzędu 20 Rys. 23. Wybór sprawy do załatwienia

21 W wyświetlonym katalogu spraw kliknij na prostokąt z nazwą kategorii, którą jesteś zainteresowany (Rys. 23). Poniżej wybranego prostokąta wyświetlą się podkategorie spraw oraz konkretne sprawy do załatwienia. Przykładowo jeśli chcesz uzyskać zezwolenie na usunięcie drzew i krzewów kliknij w prostokąt Ochrona środowiska, następnie w przycisk Zezwolenia w zakresie środowiska i zwierząt, a na końcu w napis Zezwolenie na usunięcie drzew i krzewów. Wyświetlony zostanie szczegółowy opis usługi. W celu złożenia wniosku, kliknij niebieski przycisk Załatw sprawę. Jeśli nie byłeś zalogowany na platformie epuap, zostaniesz poproszony o podanie swojego loginu i hasła (Rys. 24). Rys. 24. Logowanie na portalu epuap Następnie wyświetlone zostaną dostępne formularze związane z daną sprawą. Wybierz dokument, który chcesz wypełnić, poprzez kliknięcie napisu Przejdź do formularza. W oknie przeglądarki pojawi się formularz, w którym wypełnić należy poszczególne pola (Rys. 25). Dla wybranych spraw istnieje również możliwość dołączania załączników. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych, kliknij niebieski przycisk Dalej. 21

22 Rys. 25. Wypełnianie formularza wniosku Kolejnym krokiem jest podpisanie wygenerowanego dokumentu. W tym celu kliknij niebieski przycisk Podpisz (Rys. 26). Po pojawieniu się okna Podpisywanie dokumentu, wybierz opcję Podpisz Profilem Zaufanym. Rys. 26. Przygotowanie wniosku do wysyłki 22

23 W celu autoryzacji podpisu, z systemu epuap wysyłana jest do Ciebie wiadomość lub sms zawierająca kod potwierdzenia. Odczytaj ten kod, wpisz go na stronie epuap i kliknij przycisk Potwierdź. Po podpisaniu, możesz wysłać wniosek klikając niebieski przycisk Wyślij. Gdy w oknie wyświetli się pytanie Czy wysłać dokument? kliknij przycisk Tak. Jeśli wszystkie opisane czynności wykonane zostały poprawnie wyświetli się komunikat Dokument został przyjęty. Oznacza to, że wniosek został przesłany do skrytki odbiorczej wybranego urzędu. Gminny System Komunikacji Online - Przewodnik po portalu Autor: Marcin Skonieczka Koncepcja: Agnieszka Dalke Wydawca: Gmina Płużnica Druk: R2 Print Płock Wszystkie prawa zastrzeżone Gmina Płużnica Projekt Internetowy urząd współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Partnerzy projektu: Urząd Gminy w Płużnicy Urząd Gminy Grudziądz Urząd Gminy Wąbrzeźno Urząd Miasta i Gminy Łasin Urząd Gminy Unisław 23

24 24 Urząd Gminy w Płużnicy Płużnica