LABORATORIUM NR 1 Wniosek zapotrzebowania - tworzenie prostego obiegu spraw

Transkrypt

1 LABORATORIUM NR 1 Wniosek zapotrzebowania - tworzenie prostego obiegu spraw Abstrakt Celem ćwiczenia jest stworzenie prostego obiegu dokumentów, który pozwoli obsłużyć proces składania i akceptowania zamówień przez pracowników firmy. W tym celu tworzony jest obieg spraw (workflow), który pozwoli pracownikom rejestrować zapotrzebowania, a ich przełożonym je akceptować. W trakcie ćwiczenia, zostaniecie wprowadzeni w podstawowe zagadnienia związane z tworzeniem obiegów spraw i dokumentów w narzędziu WEBCON Business Process Suite Designer Studio. Po jego zakończeniu, będziecie w stanie stworzyć od podstaw własne obiegi. Opis ćwiczenia Dokument przedstawia proces stworzenia wniosku zapotrzebowania i jego procedowanie w obiegu. Założenia: spełnione wymagania wstępne 2 różnych użytkowników w Active Directory (do przypisania ról składającego wniosek i jego przełożonego) Opublik owano PAŹDZIERNIK 2014

2 1. Stworzenie witryny SharePoint Budowa i konfiguracja witryny Stworzenie procesu w WEBCON Designer Studio Konfiguracja połączenia Designer Studio z witryną SharePoint Stworzenie procesu Stworzenie atrybutów Atrybut tekstowy Atrybut daty i godziny Atrybut osoby lub grupy Stworzenie typów dokumentów Stworzenie obiegu Stworzenie kroków i ścieżek Przypisanie zadań Powiązanie typów dokumentów Kolejność atrybutów Widoczność atrybutów Konfiguracja witryny SharePoint Aktywacja funkcji WEBCON WorkFlow Config Konfiguracja połączenia z bazą danych Ustawienie WebPartów Test wykonanego rozwiązania Przygotowanie środowiska pracy W dokumencie Wymagania wstępne zostały opisane wszystkie elementy, jakie należy przygotować przed rozpoczęciem wykonywania laboratoriów. Raz przygotowane są wystarczające do wykonania każdego laboratorium. 1

3 1. Stworzenie witryny SharePoint Witryna SharePoint jest interfejsem do wyświetlania danych stworzonych w WEBCON Business Process Suite. W tym ćwiczeniu witryna będzie składać się z dwóch podwitryn - osobna dla dyrektora oraz dla pracownika Budowa i konfiguracja witryny Stwórz nową witrynę SharePoint. Z punktu widzenia WEBCON BPS nie ma znaczenia, w jakim miejscu na serwerze SharePoint nowa witryna zostanie utworzona. Jak już będziesz w interesującym Cię miejscu, wejdź w Zawartość witryny i wybierz Dodaj nową podwitrynę. Nazwij ją Wniosek zapotrzebowania. 2

4 Utwórz dwie podwitryny, nazwij je Pracownik oraz Przełożony. Należy to zrobić w taki sam sposób jak z witryną Wniosek zapotrzebowania, tylko że z poziomu tej właśnie witryny. Na witrynie Wniosek zapotrzebowania dodaj łącza do obu podwitryn. Wejdź do ustawień witryny, wybierz Górny pasek łączy 3

5 Dodaj łącza nawigacyjne wchodząc do Nowe łącze nawigacji i wpisując adresy i nazwy stworzonych podwitryn. 4

6 Przykładowy wygląd witryny nadrzędnej: Wejdź na podwitrynę Przełożony. Wejdź w Ustawienia witryny, następnie w Górny pasek łączy. Wstaw nowe łącze prowadzące do witryny nadrzędnej. Dzięki temu podwitryna Przełożony powinna wyglądać następująco: Takie same operacje wykonaj dla podwitryny pracownik. 5

7 2. Stworzenie procesu w WEBCON Designer Studio Celem tego zadania jest stworzenie obsługi procesu obiegu wniosku zapotrzebowania. Każdy proces jest obsługiwany za pomocą definiowanych w systemie: Atrybutów pól formularza, które będą wykorzystywane by gromadzić dane wprowadzane przez użytkowników i pobierane z zewnętrznych systemów Typów dokumentów zawierających Atrybuty formularzy, które uczestniczą w procesach akceptacji i opiniowania Obiegów dokumentów poszczególnych kroków (np. rejestracji, akceptacji, itd.) oraz ścieżek przejścia łączących kroki ze sobą. Obiegi określają zachowanie dokumentu w procesie Konfiguracja połączenia Designer Studio z witryną SharePoint Otwórz WEBCON BPS Designer Studio, przejdź w lewym górnym rogu do zakładki Ustawienia. Wprowadź adres do utworzonej przez Ciebie witryny SharePoint Wniosek zapotrzebowania ćwiczenie. W ten sposób możliwe będzie na witrynie wyświetlenie wszystkiego tego, co w dalszej części ćwiczenia zostanie stworzone w WEBCON Designer Studio. Przykładowa konfiguracja może wyglądać następująco: 6

8 2.2. Stworzenie procesu WEBCON Designer Studio umożliwia stworzenie Procesu, umożliwiającego obsługę procesu biznesowego. W ramach Procesu możliwe jest utworzenie: Listy atrybutów pól formularza dostępnych w procesie Listy typów dokumentów formularzy dostępnych w procesie Listy obiegów dokumentów Dla pojedynczego procesu możliwe jest zdefiniowanie wielu typów dokumentów, każdy z nich może uczestniczyć w jednym lub wielu obiegach. Lista atrybutów jest współdzielona w ramach procesu zarówno pomiędzy typami dokumentów jak i pomiędzy obiegami. W panelu nawigacyjnym przejdź do Procesów, następnie kliknij Nowy. Uzupełnij nazwę oraz nadaj uprawnienia użytkownikom: 1 osoba w Dodawanie nowych - pracownik Webcon Employee 1 osoba w Administracja - przełożony Webcon Director (lub inna, będąca w Active Directory przełożonym powyższej) Przykładowa konfiguracja tworzenia procesu może wyglądać następująco: Zapisz proces. 7

9 2.3. Stworzenie atrybutów Atrybuty są polami formularza, jakie można przypisać do typu i obiegu dokumentu. Atrybuty pozwalają użytkownikowi na wprowadzenie dowolnej informacji danego typu, lub też mogą być połączone z zewnętrznymi źródłami danych, np. z listą kontrahentów systemu ERP. W tym procesie potrzebne będą następujące atrybuty: Nazwa atrybutu Typ atrybutu Treść wniosku Data wniosku Pracownik 2.4. Atrybut tekstowy Wiele wierszy tekstu wprowadzenie komentarza lub opisu Data i godzina wybór daty z użyciem kontrolki kalendarza Osoba lub grupa Wprowadzenie loginu lub nazwy użytkownika, które zostaną zweryfikowane w Active Directory Rozwiń drzewo procesu, wybierz Atrybuty (Form fields) i kliknij Nowy (New). 8

10 Nazwij go Treść wniosku (Application Content), typ ustaw na Wiele wierszy tekstu (Multiple lines of text). W dolnym prawym rogu kliknij Konfiguruj (Configure). Ustaw liczbę linii na 5. Zapisz proces. 9

11 2.5. Atrybut daty i godziny Dodaj nowy atrybut. Nazwij go Data wniosku (Application Date). Jako typ atrybutu ustaw Data i godzina (Date and time). Dla każdego atrybutu możliwe jest ustawienie jego wartości domyślnej. Ustawiając wartość domyślną, można skorzystać z dostępnych dla obiegu informacji (np. login zalogowanej osoby, adres IP jej komputera, etc.), innych atrybutów uzupełnionych w formularzu, oraz zapytań SQL (zarówno funkcji SQL takich jak getdate() jak i zapytań do zewnętrznych źródeł). Dla atrybutu Data wniosku ustal wartość domyślną (Default value) wskazującą na datę bieżącą. Wykorzystaj wbudowaną funkcję SQL: select getdate() Zapisz proces. Ustalając wartość domyślną możliwe jest skorzystanie z instrukcji warunkowych oferowanych przez język SQL, takich jak case czy też if. Konstruując instrukcje warunkowe można skorzystać ze zmiennych dostępnych w systemie oraz pól formularza. 10

12 2.6. Atrybut osoby lub grupy Dodaj nowy atrybut, który przechowa informację o osobie składającej wniosek. Nazwij go Pracownik (Employee). Jako typ atrybutu ustaw Osoba lub grupa (Person or group). W konfiguracji (prawy dolny róg) zaznacz checkbox Wybór osób (People selection). Jako wartość domyślną wpisz następujący kod: select {I:CURRENTUSER} Spowoduje to przypisanie do pola Pracownik aktualnie zalogowanego użytkownika, czyli osobę składającą wniosek. Zapisz proces. W atrybutach typu Osoba lub grupa możliwe jest wprowadzanie zarówno pojedynczych osób, jak i grup Active Directory, oraz grup SharePoint. 11

13 2.7. Stworzenie typów dokumentów Typy dokumentów odpowiadają formularzom, jakie będą wypełniane przez użytkowników. Pojedynczy typ dokumentu może uczestniczyć w wielu obiegach. W panelu nawigacyjnym przejdź do Typów dokumentów (Document types) i kliknij Nowy (New). Ustaw nazwę jako Wniosek zapotrzebowania (Application of Demand), akronim jako WNZ (AD). Na potrzeby ćwiczenia ustalimy sygnaturę dokumentu jako [Akronim typu dokumentu]/[kolejny numer dokumentu w bieżącym miesiącu]/[numer bieżącego miesiąca]/[bieżący rok]. Wpisz następujący kod: {DTYPE_Acronym}/{NUMBERINMONTH}/{MONTH}/{YEAR} Określając sygnaturę można skorzystać z wielu dostępnych zmiennych oraz atrybutów formularza, które dostępne są po wybraniu opcji Edytuj (Edit). Z prawej strony widoczne są atrybuty dostępne dla tego typu dokumentu. Domyślnie wszystkie są zaznaczone. 12

14 2.8. Stworzenie obiegu Obiegi określają sposób procedowania dokumentów i spraw w ramach procesu. W ramach obiegu określane są kroki, ścieżki przejścia oraz akcje tworzące proces. W panelu nawigacyjnym przejdź do Obiegów (Workflows) i kliknij Nowy (New). Nadaj mu nazwę Obieg wniosku (Application Workflow) i zapisz proces. 13

15 2.9. Stworzenie kroków i ścieżek W tej sekcji zostaną stworzone wszystkie kroki obiegu, przez jakie dokument będzie przechodzić w trakcie procesu oraz ścieżki przejścia, po których będziemy się poruszać przechodząc z jednego kroku do następnego. Przejdź w Obiegu wniosku na zakładkę Schemat graficzny (Workflow designer). Przeciągnij bloczek startowy (odpowiadający krokowi rozpoczynającemu proces) na obszar projektowania. Nazwę kroku nadaje się poprzez dwukrotne kliknięcie myszką na danym kroku i edytowanie wyświetlanego tekstu. Nadaj mu nazwę Złożenie wniosku (Submitting). Następnie utwórz pozostałe kroki: Nazwa kroku Typ kroku Rozpatrzenie wniosku Wniosek zaakceptowany Pośredni Końcowy pozytywny Wniosek odrzucony Końcowy negatywny Aby utworzyć ścieżki przejścia łączące kroki, najedź myszką na krawędź bloczka, aż pojawią się punkty zaczepienia. Najedź na jeden z nich, wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij w stronę innego kroku. Przy najechaniu na krawędź kroku docelowego ponownie pojawiają się punkty zaczepienia. Puść przycisk myszy po najechaniu na jeden z nich. W ten sposób dwa kroki zostaną powiązane ścieżką przejścia. Strzałka na ścieżce wskazuje kierunek, w jakim przejście jest możliwe. 14

16 Utwórz i ponazywaj następujące ścieżki: Krok wyjściowy Krok wejściowy Nazwa ścieżki Złożenie wniosku Rozpatrzenie wniosku Złóż wniosek (Submit) Rozpatrzenie wniosku Wniosek zaakceptowany Akceptuj wniosek (Accept) Rozpatrzenie wniosku Wniosek odrzucony Odrzuć wniosek Przypisanie zadań Wybór ścieżki przejścia powoduje przesunięcie elementu (dokumentu) do kolejnego kroku. Jednocześnie konieczne jest wskazanie osoby (lub grupy osób), którym zostaną przypisane zadania wynikające z obiegu. Przejdź na zakładkę Definicja i kroki (General). Kliknij na krok Złożenie wniosku i następnie Edytuj (Edit) 15

17 Otworzy się edycja kroku. Przejdź na zakładkę Ścieżki przejścia (Paths), następnie wybierz zakładkę Tworzenia zadania (Task creation). Wybierz Zawsze do (Static), jako osobę ustaw dyrektora firmy Webcon Director. Zapisz proces. Przypisanie zadania może odbywać zarówno statycznie, jak i dynamicznie. W tym ćwiczeniu zadanie zostało statycznie przypisane do konkretnego użytkownika z Active Directory, można jednakże wskazać atrybut typu Osoba lub grupa, wtedy zadanie będzie przypisywane do użytkownika będącego wartością tego atrybutu. 16

18 2.11. Powiązanie typów dokumentów Każdy zdefiniowany typ dokumentu może uczestniczyć w różnych obiegach. Trzeba zatem dla każdego obiegu określić listę typów dokumentów, które mają być z nim powiązane. Przejdź do zakładki Powiązane typy dokumentów (Associated document types) i zaznacz typ Wniosek zapotrzebowania (Application of Demand), by powiązać go z obiegiem. Zapisz proces Kolejność atrybutów Atrybuty w formularzach są zawsze wyświetlane w określonej kolejności. W tej sekcji musisz po prostu określić, który atrybut będzie wyświetlany jako pierwszy, który jako drugi, etc. Przejdź do zakładki Globalny szablon formularza (Global form template), ustaw następującą kolejność atrybutów: Data wniosku (Application Date) Pracownik (Employee) Treść wniosku (Application Content) i zapisz proces. Kolejność atrybutów możesz zmieniać zaznaczając dany atrybut i przesuwając go w górę bądź w dół. 17

19 2.13. Widoczność atrybutów W tej sekcji zostanie określona widoczność i wymagalność każdego atrybutu. Będziesz określać, które z atrybutów mają być widoczne, które będą ustawione w trybie tylko do odczytu a także, które będą wymagalne by przejść do następnego kroku. Co ważne wszystkie 3 cechy można ustalać niezależnie od siebie dla każdego z kroków procesu z osobna. Przejdź do zakładki Matryca atrybutów (czwarta od lewej) i ustaw widoczność atrybutów na krokach. Ustaw: Na kroku Złożenie wniosku wymagane (Req.) Data wniosku oraz Treść wniosku, dodatkowo atrybut Data wniosku w kolumnie [Odc] (Rea.) powinien mieć pomarańczowy kwadrat Na pozostałych krokach wszystko do odczytu (Rea.) Funkcjonalność pomarańczowego kwadratu polega na ustawieniu atrybutu w trybie do odczytu ale w taki sposób, by można było ustawić jego wartość z wyłączeniem ręcznej ingerencji użytkownika, np. ustawienie wartości przez picker. Możliwe jest kopiowanie ustawień widoczności atrybutów pomiędzy krokami kliknij prawym przyciskiem myszy na wybranym kroku i wybierz krok, z którego chcesz skopiować ustawienia (Copy from step). 18

20 3. Konfiguracja witryny SharePoint W Zadaniu Nr 1 utworzyłeś już witrynę SharePoint. Teraz musisz zrobić jeszcze skonfigurować funkcję WEBCON Workflow Config, a następnie dodać i skonfigurować komponenty WebPart 3.1. Aktywacja funkcji WEBCON WorkFlow Config Funkcja WEBCON Workflow Config służy do połączenia się z bazą danych, stworzoną za pomocą kreatora instalacji. Przejdź na witrynę Wniosek zapotrzebowania ćwiczenie. Kliknij Akcje witryny, wybierz opcję Ustawienia witryny. 19

21 Na stronie ustawień witryny, w dziale Akcje witryny wybierz opcję Zarządzanie funkcjami witryny (Manage site features). Następnie odnajdź na liście funkcji WEBCON WorkFlow Config i ją uaktywnij (Activate). Po poprawnym uaktywnieniu funkcji, jej stan powinien zmienić się na Aktywna (Active). 20

22 3.2. Konfiguracja połączenia z bazą danych Po aktywacji funkcji WEBCON WorkFlow Config kliknij ponownie w Akcje witryny w lewym górnym rogu strony. W menu kontekstowym pojawi się nowa opcja Ustawienia WEBCON WorkFlow (WEBCON Workflow Configuration). Wybierz ją. Na stronie ustawień WEBCON WorkFlow wprowadź parametry połączenia z bazą danych Workflow, którą utworzyłeś za pomocą kreatora bazy danych przy instalacji WEBCON BPS i wybierz opcję Zapisz (Save). Analogiczne operacje aktywacji funkcji WEBCON Workflow Config oraz konfiguracji połączenia z bazą danych wykonaj dla każdej z podwitryn dyrektor oraz pracownik. UWAGA w przypadku nieprawidłowej konfiguracji modułu WEBCON Workflow nie będzie można rozpocząć obiegu żadnego wniosku wszystkie dane bowiem, które będą wyświetlane na stronach są przechowywane w bazie danych, do której podaje się w tym module dane dostępowe. 21

23 3.3. Ustawienie WebPartów Komponenty WebPart służą do wyświetlania treści na witrynach SharePoint. WebParty WEBCON BPS dodaje się do każdej witryny w taki sam sposób, jak te standardowe. Przejdź do podwitryny Pracownik. Wybierz Edytuj w prawym górnym rogu strony. Dodaj nowy WebPart BPS Start Workflow. Wybierz Edytuj Web Part. Wpisz jego nazwę i przejdź do konfiguracji. Skonfiguruj Web Part jak poniżej: UWAGA żeby móc wykonać powyższe czynności musisz być zalogowany jako użytkownik, który ma w Designer Studio uprawnienia do dodawania nowych dokumentów lub administracji procesu. 22

24 Wybierz Edytuj w prawym, górnym rogu strony. Dodaj nowy WebPart BPS Show Workflow Elements. Wybierz Edytuj WebPart, wpisz nazwę WebPart u i wejdź do konfiguracji. Skonfiguruj go jak poniżej: 23

25 Strona pracownika powinna wyglądać następująco: Przejdź do podwitryny Przełożony. Wybierz Edytuj w prawym, górnym rogu strony. Dodaj trzy nowe WebParty Show Workflow Elements. Edytuj górny WebPart. Nazwij go Wnioski do rozpatrzenia i przejdź do jego konfiguracji. Wprowadź następujące ustawienia: 24

26 Ustaw Filtr przypisania na Moje aktywne zadania. Zaznacz pole wyboru Zadania bezpośrednie. Jako widoczne ustaw następujące pola: 1. [Systemowe] Sygnatura link 2. Data wniosku filtering 3. Employee - filtering Zapisz zmiany. Dwa pozostałe WebPart y to miejsce na zaakceptowane i odrzucone wnioski. Należy ustawić ich konfigurację analogicznie do WebPart a wyświetlającego wnioski do rozważenia (jest to kwestia zmiany ustawień filtrowania kroku). Należy także zmienić Filtr przypisania z Moich aktywnych zadań na Wszystkie dla obu podstron. Strona Przełożonego powinna wyglądać następująco: Zapisz zmiany. Dwa pozostałe WebParty to miejsce dla wniosków zaakceptowanych i odrzuconych. Ustaw ich konfigurację analogicznie do WebPartu pokazującego wnioski do rozpatrzenia 25

27 (odpowiedni filtr pokazywania kroków), z tą różnicą jednakże by Filtr przypisania (Assignment filter) był ustawiony jako Wszystkie (All). Strona dyrektora powinna wyglądać następująco: 4. Test wykonanego rozwiązania Będąc zalogowanym jako WEBCON Employee, przejdź do podwitryny Pracownik. Kliknij w przycisk rejestracji zapotrzebowania i wypełnij wszystkie potrzebne dane. Przykładowy wniosek może wyglądać następująco: Po kliknięciu przycisku wniosek zostanie przesłany do następnego kroku - Rozpatrzenie wniosku : 26

28 Wejdź na podwitrynę dyrektor będąc zalogowanym jako WEBCON Director. Będziesz mógł zobaczyć następujący obrazek: A więc filtrowanie pokazywania zadań zostało wykonane poprawnie. Kliknij na sygnaturę przeniesie Cię ona z powrotem do kroku. Jako dyrektor możesz podjąć każdą z możliwych decyzji: Zaakceptować wniosek trafi do kroku Wniosek zaakceptowany Odrzucić wniosek trafi do kroku Wniosek odrzucony We własnym zakresie przetestuj każdą z tych dwóch możliwości. 27