Polska OZNACZANIE TOWARÓW MIERZONYCH KODAMI KRESKOWYMI GS1. The global language of business

Transkrypt

1 Polska OZNACZANIE TOWARÓW MIERZONYCH KODAMI KRESKOWYMI GS1 The global language of business

2 Wprowadzenie W odpowiedzi na pojawiającą się w naszym kraju potrzebę oznaczania kodami kreskowymi GS1 towarów mierzonych sprzedawanych według ilości, organizacja krajowa GS1 Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska opracowała stosowne zalecenia. Ze względu na specyfikę tych produktów, nie można tu zastosować oznaczania np. kodami EAN-13, które służą do identyfikacji towarów standardowych, czyli większości towarów spożywczych i przemysłowych. Jednakże system GS1 oferuje również rozwiązania dla zastosowań nietypowych, które mogą się doskonale sprawdzić przy oznaczaniu towarów mierzonych. W tym wypadku konieczne jest jednak sprecyzowanie zaleceń, które będą zrozumiałe i stosowane w całej branży przez wszystkich partnerów handlowych, a także firmy dostarczające im sprzęt i oprogramowanie. Korzystanie z przedstawionych niżej zaleceń, wymaga zapoznania się z zasadami znakowania w systemie GS1 standardowych towarów w opakowaniach jednostkowych i logistycznych, a także ze standardem Identyfikatorów Zastosowania GS1. System GS1 w zakresie oznaczania kodami kreskowymi towarów mierzonych umożliwia m. in.: oznaczanie kodami kreskowymi całego asortymentu towarów, niezależnie od zastosowanej jednostki miary czy sposobu pakowania; usprawnienie wewnętrznego i zewnętrznego obrotu towarami mierzonymi; wyeliminowanie błędów występujących w tradycyjnym systemie identyfikacji towarów. Charakterystyka wyrobów mierzonych i sposoby ich pakowania Do wyrobów mierzonych zaliczamy te, które: ze względów technologicznych producent oferuje według zmiennej ilości w opakowaniu handlowym i logistycznym lub odbiorca zamawia towar wg niestandardowych ilości, w handlu detalicznym kupowane są według miary i pakowane dopiero przez sprzedającego. Wyrobami mierzonymi zatem są m. in.: kable i przewody, wykładziny podłogowe PCV i dywanowe, materiały i tkaniny z dowolnych surowców, firanki, koronki, tiule, wyroby pasmanteryjne itp. Wszystkie te wyroby produkowane są w bogatej gamie wzorów, kolorów i rozmiarów (np. szerokości) oraz innych, specjalistycznych parametrów, jednoznacznie identyfikujących wyrób. Jednostki miar wyrobów mierzonych W obrocie towarami mierzonymi używa się różnych jednostek miar. Są to m. in.: metry bieżące, metry kwadratowe, kilogramy, które z kolei mogą być wyrażane jako ilość brutto (fizyczna wielkość sztuki handlowej) oraz ilość netto (ilość brutto pomniejszona o błędy, czyli ilość zamawiana i fakturowana, tak zwana ilość handlowa). W przypadku bowiem niektórych towarów mierzonych, jak np. tkaniny, firanki itp., producentowi mogą być potrzebne informacje na temat całkowitej ilości wyrobu, czyli łącznie z ewentualnymi błędami (niezależnie od ilości przeznaczonej do sprzedaży, która stanowi tak zwaną ilość handlową). Informacja o ilości wyrobu razem z błędami jest przydatna np. do rozliczenia zużycia surowca, czy planowania dalszej produkcji. W takich przypadkach również proponuje się oznaczać kodami GS1 całkowitą ilość towaru jako ilość brutto, a ilość handlową jako ilość netto. Opakowania wyrobów mierzonych mogą być również bardzo różnorodne, zależne od postaci fizycznej towaru oraz od poszczególnych poziomów pakowania oraz miejsca ich oznaczania u producenta, hurtownika czy detalisty. W przypadku tkanin mogą to być np.: opakowania jednostkowe o zmiennej lub stałej ilości zawartego w nich towaru, np. szpula z nawojem koronki, przekładka tekturowa z nawojem materiału, tuleja z nawojem firanki opakowana w folię; opakowania zbiorcze o jednorodnej zawartości (o jednakowych numerach towarowych GS1) towarów o stałej ilości, np. karton zawierający przekładki z towarem mierzonym, o tej samej ilości towaru na każdej przekładce; All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 2 z 17

3 opakowania logistyczne o jednorodnej zawartości (o jednakowych numerach towarowych GS1) towarów o zmiennej ilości, np. karton zawierający szpule lub przekładki z towarem mierzonym, paczka z folii termokurczliwej zawierająca przekładki z nawojem materiału; opakowania logistyczne o zróżnicowanej zawartości (o różnych numerach towarowych GS1) towarów o zmiennej ilości, np. karton zawierający szpule i przekładki, paczka z folii termokurczliwej zawierająca przekładki z różnymi rodzajami towarów; opakowania logistyczne zawierające inne opakowania zbiorcze towarów mierzonych: palety, duże kartony, worki z juty, pakiety z folii itp., formowane dla potrzeb transportu. Część z tych towarów jest pakowana w końcowej fazie produkcji, a w przypadku opakowań logistycznych - w magazynie wyrobów gotowych u producenta. Ponieważ oznaczenia te powinny funkcjonować we wszystkich kolejnych fazach obrotu towarowego, muszą spełniać potrzeby zarówno odbiorców zbiorowych, hurtowników, jak i detalistów. Dlatego powinny one: po pierwsze - być nanoszone na poszczególne formy opakowaniowe w celu jednoznacznej identyfikacji wyrobów, niezależnie od stopnia rozpakowania jednostki logistycznej, z czego wynika, że oznaczenie GS1 powinno znajdować się na każdej jednostce handlowej, jaka może wystąpić w praktyce w obrocie towarowym danym towarem; po drugie oznaczenie to powinno być przydatne do zautomatyzowanej sprzedaży według miary w handlu detalicznym lub u producenta - odbiorcy. Część z tych towarów może być również pakowana i znakowana w magazynie hurtownika, gdy hurtownik pakuje i koduje kompletowane według indywidualnych zamówień partie towaru, ale z użyciem numerów towarowych producenta lub właściciela marki handlowej. Ma to miejsce tylko wówczas, gdy są to jednostki logistyczne o zróżnicowanej zawartości. Znakowanie kodem kreskowym następuje zatem głównie u producenta oraz w handlu detalicznym w momencie sprzedaży towaru ostatecznym klientom. Wytyczne odnośnie znakowania towarów mierzonych zostaną zatem przedstawione z punktu widzenia producentów, hurtowników i detalistów. Każdy z nich powinien jednak zapoznać się z całością niniejszych zasad, by rozumieć potrzeby swoich partnerów handlowych, również jako użytkowników tych oznaczeń. Podstawową różnicą między znakowaniem towarów mierzonych a znakowaniem pozostałych towarów jest wykorzystywanie do oznaczania towarów mierzonych tak zwanego numeru towaru określonego dla jednej jednostki miary, np. do jednego metra. Posługiwanie się takim jednoznacznym identyfikatorem umożliwia stosowanie jednolitych oznaczeń we wszystkich fazach obrotu towarami mierzonymi. Wytyczne do znakowania towarów mierzonych przez producentów Znakowanie towarów mierzonych o stałej ilości W przypadku towarów mierzonych może zdarzyć się sytuacja, że producent pakuje je w odcinki o stałej długości, ale w hurcie lub w detalu są one sprzedawane jako towary o zmiennej długości, to znaczy odcinane według zapotrzebowania klienta. W momencie realizacji sprzedaży nie ma jednak znaczenia z jakiego opakowania pochodzi dany odcinek. Produkty takie mogą zostać oznaczone na dwa sposoby: numerem czternastocyfrowym GTIN-14 zawierającym jednocyfrowy identyfikator rodzaju jednostki handlowej określającym tutaj ilość towaru (np. 1-50m, m itd.), po której następuje dwanaście cyfr numeru towaru dla jednego metra i oczywiście cyfra kontrolna. Numer ten może być przedstawiony w kodzie kreskowym ITF-14 lub GS1-128, poprzedzony Identyfikatorem Zastosowania (IZ) 01 patrz: rys.1 a) i b). numerem trzynastocyfrowym GTIN-13 określającym zarówno rodzaj, jak i ilość towaru; w tym rozwiązaniu każda ilość towaru musi otrzymać inny numer GTIN-13. Dodatkowo na tym towarze należy umieścić numer GTIN-13 dla jednego metra towaru. Oczywiście musi to być numer inny niż ten oznaczający rodzaj i ilość danego produktu. Numer ten należy nanieść nad symbolem kodu kreskowego wyłącznie w postaci cyfrowej. Numer ten będzie jednakowy dla danego rodzaju towaru, niezależnie od długości w jakiej jest on pakowany. Będzie on służył detalistom lub hurtownikom przy sprzedaży towaru według ilości. Przykładowe oznaczenie patrz: rys.1 c) i d). All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 3 z 17

4 a) b) (01) (01) c) Numer dla 1 m: d) Numer dla 1 m: Rys. 1. Tiul X o stałej długości: a) 50 m i b) 100 m na beli, oznaczone numerem GTIN-14 oraz c) 50 m i d) 100 m na beli, oznaczone numerem GTIN-13, z dodatkowym numerem dla jednego metra towaru Jeżeli jednak zdarzy się, że w toku produkcji pozostaną resztki towaru o niestandardowej długości, pakowane i sprzedawane na rynku jako towar o zmiennej ilości, to należy je oznaczyć numerem czternastocyfrowym z cyfrą 9 na początku, oznaczającą zmienną ilość towaru, a następnie dwunastoma cyframi takimi samymi jak w numerze dla jednego metra, z nową cyfrą kontrolną. Numer ten powinien być przedstawiony w kodzie kreskowym GS1-128, poprzedzony Identyfikatorem Zastosowania (IZ) 01, uzupełniony odpowiednim IZ z podaniem konkretnej ilości (patrz p. 3.2.). (01) (3110) Rys. 2. Tiul X o długości 102 m na beli Znakowanie towarów mierzonych o zmiennej ilości Do oznaczania towarów mierzonych stosuje się standardowe Identyfikatory Zastosowania, odzwierciedlane w kodzie GS Podstawowym identyfikatorem wyrobów jest IZ (01), czyli czternastocyfrowy numer towaru GS1 z cyfrą 9 na początku, informującą że w opakowaniu jest towar o zmiennej ilości. Bezpośrednio po nim występuje IZ określający rzeczywistą ilość handlową towaru, jaką zawiera dane opakowanie, w wymaganej jednostce miary. Ilość handlową towaru, czyli tzw. ilość netto jaką zawiera dane opakowanie, w wymaganej jednostce miary, przedstawiają sześciocyfrowe oznaczenia, m. in.: IZ (310d) oznaczający wagę netto w kilogramach IZ (311d) oznaczający długość netto w metrach bieżących IZ (312d) oznaczający szerokość netto w metrach bieżących IZ (314d) oznaczający powierzchnię netto w metrach kwadratowych Dla oznaczenia ilości brutto (razem z błędami) można wykorzystać IZ, przeznaczone dla potrzeb wewnętrznych jednostki kodującej, czyli w tym przypadku producenta: IZ od i tak np.: IZ (91) można użyć, zachowując strukturę IZ określających wymiary handlowe i zakładając, że jednostkę miary dla IZ (91) definiuje IZ występujący bezpośrednio po IZ (01) np. dla oznaczenia ilość metrów, a dla oznaczenia np. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 4 z 17

5 wagi tego towaru wg całej jego długość (łącznie z błędami), można wykorzystać kolejny IZ do wewnętrznego wykorzystania firmy, np. IZ (92). W przypadku, gdy oznaczenie to będzie nanoszone na jednostkę wychodzącą na zewnątrz firmy, należy posłużyć się w tym celu IZ 90 który jest przeznaczony dla dwustronnie uzgodnionych danych. Natomiast wagę brutto w kilogramach jednostki logistycznej, zawierającej dany towar wg całej jego długość wraz z opakowaniem, oznacza się wykorzystując IZ (330d), określający wagę brutto w kilogramach, jako wymiar logistyczny. Należy pamiętać, że czwarta cyfra (oznaczona tutaj jako d) opisująca IZ odnoszący się do ilości oznacza wskaźnik miejsca dziesiętnego. Z grupy numerów kontrolnych proponujemy wykorzystać: IZ (10) określający numer serii produkcyjnej, zawierający informacje istotne na przykład przy reklamacji towaru, gdy jego zawartość jednoznacznie identyfikuje towar; IZ (00) określający seryjny numer jednostki wysyłkowej, do jednoznacznej identyfikacji każdej pojedynczej jednostki logistycznej. Przykłady etykiet na towarach mierzonych Proponujemy stosować etykiety samoprzylepne, drukowane w technologii termotransferowej, o rozmiarach i treści uzależnionej od rodzaju opakowań i zawartych w nich towarów. Zawartość etykiet nanoszonych na opakowania logistyczne i handlowe o zmiennej ilości zawartych w nich towarów zależy od rzeczywistych potrzeb. Przykład I Etykieta na jednostkę handlową może zawierać: logo oraz nazwę firmy, czytelny opis towaru, IZ (01) łącznie z IZ z serii (310..) określającym długość netto, IZ (90) określający długość brutto, czyli łącznie z błędami, IZ z serii (330d) określający wagę brutto, IZ (10) określający numer serii produkcyjnej, znaki konserwacji; Rys. 3. Etykieta na opakowania jednostkowe o zmiennej ilości zawartych w nich towarów Na etykiecie można dodatkowo przedstawić w postaci kodu kreskowego GS1-128 inne informacje, np. datę produkcji czy numer zlecenia. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 5 z 17

6 Przykład II Etykieta na jednostkę logistyczną o zróżnicowanej zawartości, o różnych kodach GS1 towarów może zawierać: logo oraz nazwę firmy IZ (00) określający seryjny numer jednostki logistycznej Rys. 4. Etykieta na opakowania logistyczne o zróżnicowanej zawartości (towary o różnych kodach GS1) Z takich oznaczeń nanoszonych przez producentów na opakowania jednostkowe i logistyczne towarów mierzonych mogą skorzystać bez żadnych modyfikacji: 1. Hurtownicy: w fazie zakupu, a w fazie sprzedaży tylko jeżeli handlują tym towarem w takiej postaci, w jakiej go zakupili (tzn. bez przepakowywania, konfekcjonowania i dzielenia) 2. Detaliści: w fazie zakupu i częściowo - w fazie sprzedaży. Aby detaliści mogli skorzystać z tych oznaczeń również w fazie sprzedaży detalicznej, powinny one być w taki sposób wykonane (odpowiednia trwałość nadruku) i tak umieszczone przez producenta, by były dostępne (możliwe do odczytu) przez cały okres sprzedaży. Dla potrzeb sprzedaży detalicznej może być potrzebne umieszczenie dodatkowego kodu EAN-13, stworzonego tylko dla specjalnych potrzeb, który w sposób niestandardowy identyfikuje towar mierzony w ilości równej jednej jednostce miary (np. 1 metr). Oznaczenie to tworzy się wyłącznie dla użytku tych firm, które nie dysponują urządzeniami wykorzystującymi kod GS1-128 szczegóły na ten temat zawarte są w wytycznych dla detalistów. Ponieważ to dodatkowe oznaczenie producenta na towarze mierzonym w opakowaniu handlowym powinno być również dostępne przez cały okres sprzedaży w detalu, należy je umieścić w sposób trwały np. na szpuli lub na przywieszce albo etykiecie, którą można wielokrotnie przeklejać np. na tkaninę. Wytyczne do znakowania towarów mierzonych przez hurtowników Hurtownicy w fazie zakupu oraz w fazie sprzedaży (jeżeli sprzedają towar w takiej postaci, w jakiej go zakupili), korzystają z oznaczeń na opakowaniach handlowych i logistycznych towarów mierzonych, nanoszonych przez ich producentów. Oznaczenia te dla potrzeb hurtowników winny zawierać przynajmniej IZ (01) jednoznacznie identyfikujący rodzaj towaru łącznie z IZ z serii (31..) określającym jego ilość netto. Hurtownik musi zatem żądać od dostawców towarów oznaczonych zgodnie z systemem GS1. Jeżeli jednak hurtownicy tworzą nowe opakowania zbiorcze o zróżnicowanej zawartości, o różnych kodach GS1 towarów, to opakowania te powinni oznaczyć nową etykietą zawierającą IZ (00) określający seryjny numer jednostki wysyłkowej, nadany przez daną hurtownię. Jeśli natomiast u hurtownika występuje również sprzedaż detaliczna, wtedy postępuje podobnie jak detalista patrz poniżej: wariant I. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 6 z 17

7 Wytyczne do znakowania towarów mierzonych przez detalistów Detaliści w fazie zakupu korzystają z oznaczeń na opakowaniach handlowych i logistycznych towarów mierzonych, nanoszonych przez producentów tych towarów. Oznaczenia te dla potrzeb detalistów powinny być, w zależności od ilości towaru w opakowaniu (standardowej lub zmiennej) zgodne z zasadami podanymi w p. 3.1 lub 3.2. Oznacza to, że dla towarów o zmiennej ilości oznaczenia te powinny zawierać co najmniej IZ (01) jednoznacznie identyfikujący rodzaj towaru łącznie z IZ z serii (31..) określającym jego ilość netto. Detalista musi zatem żądać od producentów i hurtowników towarów oznaczonych zgodnie z systemem GS1. W praktyce oczywiście towarem sprzedawanym według długości są nie tylko wyroby produkowane według zróżnicowanej ilości (np. bele materiału), ale również produkowane w ilościach standardowych. Mogą to być np. szpule po 100 m pasmanterii, które dopiero w detalu stają się towarem mierzonym. Do sprzedaży detalicznej według miary, na towarach tych również należy umieścić dodatkowy numer GTIN-13, tworzony tylko dla tych potrzeb, identyfikujący jedną jednostkę miary tego towaru (np. 1 metr). Oznaczenie to tworzy się wyłącznie dla użytku tych firm, które nie dysponują urządzeniami wykorzystującymi kod GS W każdym przypadku detalista musi zatem żądać od producentów i hurtowników towarów oznaczonych zgodnie z systemem GS1, z uwzględnieniem wytycznych zawartych w niniejszej broszurze. Natomiast w przypadku sprzedaży detalicznej towarów mierzonych, detalista, zależnie od możliwości posiadanych urządzeń do automatycznego gromadzenia danych (drukarki etykiet, czytniki kodów i kasy) może posłużyć się jednym z dwóch wariantów oznaczania tych towarów: I. Wariant, w którym wykorzystuje się numery towarów nadane przez ich producentów. Jest to wariant zalecany i traktowany jako docelowy. Wykorzystuje się w nim numery jednoznacznie identyfikujące towary na całym świecie, w całym łańcuchu logistycznym (towary o zmiennej ilości) i numery jednoznacznie identyfikujące towar w ilości 1 jednostki miary (towary standardowe w opakowaniach zbiorczych, sprzedawane w detalu wg miary). Oznaczenia te mogą być zatem wykorzystywane przez wszystkich partnerów handlowych, umożliwiając efektywniejsze i sprawniejsze zarządzanie obrotem towarowym. W okresie przejściowym, do momentu oznaczenia wszystkich towarów mierzonych przez producentów, detaliści mogą oznaczać towary mierzone własnymi numerami wewnętrznymi, które stopniowo zastępowane będą numerami producenta. W okresie przejściowym będą więc równocześnie wykorzystywane numery producenta i numery wewnętrzne detalistów. II. Wariant, w którym detaliści muszą nadać numery wewnętrzne na wszystkie towary mierzone, wykorzystywane wyłącznie dla własnych potrzeb. Nie jest wtedy możliwe ich wykorzystywanie przez wszystkich uczestników łańcucha logistycznego. Każdy z tych wariantów może być realizowany na różne sposoby, przedstawione poniżej. Wariant I z wykorzystaniem numerów producentów W wariancie tym wykorzystuje się numery towarów nadane przez producentów. Jest wiele sposobów realizacji tego wariantu, w zależności od możliwości urządzeń do automatycznego gromadzenia danych. Poniżej zaprezentowano dwa podstawowe: sposób A stosuje się w przypadku, gdy drukarki etykietek mogą drukować kod GS1-128, czytniki mogą go czytać, a kasa jest komputerowa. Natomiast sposób B stosuje się wówczas, gdy kasa jest komputerowa lecz albo drukarki etykietek nie mogą drukować kodu GS1-128, lub też czytniki nie mogą go czytać. Sposób A z użyciem kodu GS1-128 Przykład: przy sprzedaży określonej ilości towaru mierzonego drukowana jest etykieta dla kasjerki w następujący sposób: czytnikiem połączonym z drukarką skanuje się kod z IZ (01), a ręcznie poprzez klawiaturę drukarki wprowadza się rzeczywistą ilość sprzedawanego towaru. Na podstawie tych danych drukowana jest etykieta z numerem towaru z IZ (01) i cyfrą 9 na początku oraz z IZ określającym rzeczywistą ilość sprzedanego towaru, w kodzie GS All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 7 z 17

8 Towar lub paragon z nalepioną etykietą trafia do kasy, gdzie czytnikiem wprowadza się z niej dane. Oprogramowanie interpretuje czternastocyfrowy kod z IZ (01) i cyfrą 9 jako numer GTIN-13, odrzucając tę 9 i licząc nową cyfrę kontrolną. Po tym nowym numerze przeszukuje PLU i przelicza cenę jednostkową przez ilość odczytaną z kodu. Rys. 5. Schemat postępowania przy sprzedaży towarów mierzonych z wykorzystaniem kodu GS1-128 W okresie przejściowym, do momentu oznaczenia wszystkich towarów mierzonych przez producentów, detaliści muszą nanieść na towary nieoznaczone przez producentów własne numery z prefiksem 20 lub 04. Są to numery wewnętrzne, które firma może wykorzystywać tylko na własne potrzeby, a tak oznaczone towary nie mogą zostać wysłane poza teren danej firmy lub sieci firm. W opisywanym sposobie oznaczania numer ten zostanie przedstawiony z IZ (01) z cyfrą 9 na początku, w kodzie GS Numery wewnętrzne będą stopniowo zastępowane numerami nadawanymi przez producentów. Oznaczenia nadawane przez producentów lub handlowców powinny być dostępne przez cały okres sprzedaży detalicznej, więc należy je umieścić trwale np. na szpuli lub na przywieszce albo etykiecie, którą można wielokrotnie przeklejać np. na tkaninę. Sposób B z użyciem kodu EAN-13 Przy wykorzystaniu tego sposobu należy posłużyć się specjalnie utworzonym kodem EAN-13. Jeżeli producent oznaczył towar czternastocyfrowym numerem GTIN-14 w kodzie ITF-14 względnie z IZ (01) w kodzie GS1-128, to numer ten powstaje z numeru GS1 nadanego przez producenta w następujący sposób: z czternastocyfrowego numeru odrzucana jest pierwsza cyfra (od 1 do 9) i liczona jest nowa cyfra kontrolna. Powstały w ten sposób numer trzynastocyfrowy wykorzystywany jest jako oznaczenie jednego metra danego towaru. Jeżeli producent oznaczył towar trzynastocyfrowym numerem GTIN-13 w kodzie EAN-13, to powinien on nadać dodatkowo trzynastocyfrowy numer, oznaczający jeden metr danego towaru. Numer ten jest przedstawiony wyłącznie w postaci cyfrowej (nie jest drukowany w kodzie kreskowym) i właśnie ten numer wykorzystuje detalista w trakcie sprzedaży detalicznej (patrz: p. 3.1). Jeżeli producent nie naniósł takiego numeru, to powinien go nadać sam detalista z puli numerów wewnętrznych, z prefiksem 02 lub 04. Tak więc oznaczenie zawierające numer identyfikacyjny towaru, zarówno GTIN-14 i GTIN-13, nadany przez producenta kończy swoją funkcję w momencie przyjęcia towaru do detalu i powinien zostać zastąpiony oznaczeniem z numerem dla 1 metra (uzyskanym od producenta, w ww. sposób lub nadanym wewnętrznie), przedstawionym w kodzie kreskowym. Przy sprzedaży określonej ilości towaru mierzonego drukowana jest etykieta dla kasjerki w następujący sposób: czytnikiem połączonym z drukarką odczytywany jest kod EAN-13, przedstawiający numer towaru dla 1 m, a ręcznie poprzez klawiaturę drukarki wprowadza się rzeczywistą ilość sprzedawanego towaru. Na podstawie tych danych drukowana jest etykieta z kodem EAN-13 zawierającym numer towaru oraz rzeczywistą ilość sprzedanego towaru w postaci cyfrowej. Nad nim dodatkowo umieszczona jest, z All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 8 z 17

9 objaśnieniem typu: Zmienna ilość. Napis ten ma na celu zabezpieczenie przed pomyłkową sprzedażą zamiast rzeczywistej ilości, towaru w cenie liczonej za jedną jednostkę miary. Towar lub paragon z nalepioną etykietą trafia do kasy, gdzie czytnikiem odczytuje się kod EAN-13, a ręcznie poprzez klawiaturę kasy wprowadza się ilość. W celu zabezpieczenia przed sprzedażą w cenie za jedną jednostkę miary, oprogramowanie powinno blokować przy danych numerach GTIN-13 dalsze funkcje do momentu, aż zostanie wprowadzona z klawiatury kasy rzeczywista ilość sprzedanego towaru. Po numerze GTIN-13 przeszukiwane jest PLU, a cena jednostkowa mnożona jest przez wprowadzoną ilość. Rys. 6. Schemat postępowania przy sprzedaży towarów mierzonych z wykorzystaniem kodu EAN-13 W opisywanym sposobie oznaczania producent powinien dodatkowo umieścić na swojej etykiecie, po dwustronnym uzgodnieniu, kod EAN-13, utworzony specjalnie dla potrzeb sprzedaży detalicznej. Kod ten w sposób niestandardowy identyfikuje towar mierzony w ilości równej jednej jednostce miary. Oznaczenie wykorzystywać będą firmy, które jeszcze nie dysponują urządzeniami wykorzystującymi kod GS1-128 (również hurtownicy). Taki kod EAN-13 może być wprowadzony jako oznaczenie dodatkowe, obok IZ (01), tylko na podstawie dwustronnej umowy między dostawcą a odbiorcą lub w oparciu o szersze porozumienie między producentami towarów mierzonych a ich sprzedawcami. Ma to na celu zabezpieczenie producentów przed odpowiedzialnością w sytuacji, gdyby handlowiec na podstawie tego oznaczenia sprzedał towar w cenie za jedną jednostkę miary. Oznaczenia nadawane przez producentów lub handlowców powinny być dostępne przez cały okres sprzedaży detalicznej, więc należy je umieścić trwale np. na szpuli lub na przywieszce albo etykiecie, którą można wielokrotnie przeklejać np. na tkaninę. Uwaga: Jeżeli hurtownik lub detalista w fazie przyjęcia towaru nie dysponują urządzeniami do automatycznego gromadzenia danych dostosowanymi do posługiwania się kodem GS1-128, to również wykorzystuje się wyżej opisane oznaczenie dodatkowe producenta: kod EAN-13 (niestandardowy identyfikator towaru mierzonego w ilości równej jednej jednostce miary). Dla zabezpieczenia przed pomyłkowym wprowadzeniem danych o zakupie tego towaru w ilości równej jednej jednostce miary zamiast All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 9 z 17

10 rzeczywistej ilości zakupionego towaru, nad kodem tym powinna być wydrukowana w postaci cyfrowej rzeczywista ilość towaru, z objaśnieniem typu: Zmienna ilość. Wariant II - z wykorzystaniem numerów wewnętrznych W wariancie tym, przy sprzedaży detalicznej stosowane są kody, jakie wykorzystuje się do oznaczania towarów niestandardowych w opakowaniach handlowych. Są to kody EAN-13, w których obok identyfikacji towaru podana jest jego rzeczywista ilość lub jego cena, po przemnożeniu ilości przez cenę jednostkową. Obok towarów mierzonych, drugą grupą towarów wymagających takiego oznaczenia, są głównie świeże artykuły spożywcze, typu: mięsa i wędliny, drób i podroby, sery, ryby, niektóre warzywa i owoce, których ilość lub waga, a tym samym cena jest różna w każdym opakowaniu. Organizacja GS1, zarządzająca systemem GS1 na świecie, pozostawiła w gestii organizacji krajowych GS1 sposób oznaczania wszystkich towarów niestandardowych, których cena zależy od ich masy lub ilości w opakowaniu. Stosuje się tu kody z prefiksem 2. ILiM GS1 Polska, w oparciu o wytyczne GS1, opracowała krajowy system znakowania towarów niestandardowych (o zmiennej ilości), który obowiązuje w Polsce od roku. Omawiany wariant znakowania towarów mierzonych można więc wdrożyć korzystając z krajowego systemu znakowania towarów niestandardowych lub tworząc swój własny system. Z rozwiązań krajowego systemu powinni skorzystać zwłaszcza ci handlowcy, którzy sprzedają również inne towary niestandardowe. Warto z niego korzystać również ze względu na przystosowanie do niego urządzeń do automatycznego gromadzenia danych. Tworzenie bowiem własnego systemu wymaga dodatkowego nakładu pracy, a więc powoduje dodatkowe koszty. W wariancie tym, wykorzystującym rozwiązanie krajowe lub wewnętrzne, detalista musi nadać na każdy towar mierzony numer wewnętrzny, wykorzystywany wyłącznie dla własnych potrzeb. Oznacza to, że numery towarów niestandardowych nadane przez handlowców obowiązują wyłącznie na terenie danego sklepu lub sieci sklepów. Sposób A - według krajowego systemu znakowania towarów niestandardowych W krajowym systemie oznaczania towarów niestandardowych, a więc i dla towarów mierzonych, stosuje się kody kreskowe EAN-13 zaczynające się od cyfry 2. Cyfra następująca bezpośrednio po 2 określa rodzaj struktury kodu, którego numery zawierają obok identyfikatora towaru, również konkretną ilość, wagę lub cenę. Krajowy system znakowania towarów niestandardowych wykorzystuje numery GTIN-13 z prefiksami od 21 do 29, z tym, że aktualnie uruchomiono cztery z nich: 23, 24, 27 i 29. Prefiksy 21, 22, 25, 26 i 28 zostały zarezerwowane do przyszłych zastosowań, które będą wynikać z nowych potrzeb. Będą one uruchamiane, kiedy wyczerpią się numery w ramach już stosowanych prefiksów lub pojawi się potrzeba opracowania nowych rozwiązań. Natomiast numery GTIN-13 z prefiksem 20 przeznaczone są do oznaczania wewnętrznego przez dystrybutorów towarów standardowych, które nie zostały oznaczone przez ich producentów lub do innych celów, określonych przez użytkownika (patrz: wariant 1). Identyfikatorem towaru niestandardowego w tym systemie może być: numer wewnętrzny (nadany przez handlowca i stosowany wyłącznie w obiegu wewnętrznym) lub numer krajowy towaru (nadawany przez ILiM - GS1 Polska i stosowany w obrocie krajowym), przy czym numery krajowe nadawane są tylko dla towarów spożywczych, ponieważ mogą być one pakowane w opakowania konsumenckie już u ich producenta. Numery GTIN-13 do oznaczania towarów niestandardowych zawierają identyfikator towaru oraz konkretną ilość, masę lub cenę: do zastosowań wewnętrznych, gdy identyfikatorem towaru jest numer wewnętrzny handlowca, używane są numery GTIN-13 z prefiksami 24 (kod z ceną) i 29 (kod z ilością lub masą) do zastosowań krajowych, gdy identyfikatorem towaru jest numer krajowy, używane są numery GTIN-13 z prefiksami 23 (kod z ceną) i 27 (kod z ilością lub masą) Do znakowania towarów mierzonych według krajowego systemu można zatem używać tylko kodów EAN-13 o następujących dwóch strukturach: All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 10 z 17

11 1. znakowanie numerem wewnętrznym według ilości 2 9 Tw Tw Tw Tw V I I, I I I K 2. znakowanie numerem wewnętrznym według ceny 2 4 Tw T w Tw T w V C C C, C C K gdzie: Tw...Tw I...I C...C V K numer towaru mierzonego, nadawany wewnętrznie przez handlowca ilość (według dowolnej jednostki miary, najczęściej są to metry) cena (wartość wyliczona przez przemnożenie ilości przez cenę jednostkową) dodatkowa cyfra kontrolna dla ilości lub ceny cyfra kontrolna GS1 Dodatkowa cyfra kontrolna dla pola ilości, masy lub ceny oraz cyfra kontrolna dla całego kodu (na końcu symbolu), liczone są według standardowych algorytmów zamieszczonych w Załącznikach nr 2 i 3. Cyfry te liczone są w sposób automatyczny, podczas drukowania etykiety z kodem kreskowym. Przykład: Przy sprzedaży określonej ilości towaru mierzonego drukowana jest etykietka z kodem dla kasjerki. Jej zawartość i sposób wydrukowania kodu zależą od: sposobu wprowadzenia numeru wewnętrznego towaru (ręcznie poprzez klawiaturę drukarki lub automatycznie czytnikiem z kodu kreskowego, który oznacza towar mierzony), zastosowanej struktury kodu (z ilością lub z ceną), możliwości urządzeń do automatycznego gromadzenia danych (drukarek etykiet, czytników kodów i kas) oraz stopnia zaawansowania systemu informatycznego. Jeżeli czterocyfrowy numer wewnętrznego towaru jest wprowadzany poprzez klawiaturę drukarki, numer ten powinien być naniesiony w momencie przyjęcia towaru do sprzedaży. Musi on być jednoznacznie rozumiany przez obsługę sklepu, umieszczony w widocznym miejscu, a więc łatwo dostępny przez cały okres sprzedaży tego towaru. Numer ten można również wydrukować w kodzie kreskowym (np. w kodzie ITF lub w tak zwanym krótkim kodzie EAN-8 z zerami na początku) i nanieść go w podobny sposób jak numer i wczytywać do drukarki przy pomocy czytnika, na stoisku obsługi. Gdy stosowany jest kod EAN-13 zawierający ilość sprzedawanego towaru, to po wprowadzeniu do drukarki jego numeru i rzeczywistej ilości sprzedanego produktu, drukowana jest etykieta z kodem kreskowym z prefiksem 29. Towar lub paragon z nalepioną etykietką trafia do kasy, gdzie wprowadza się z niej dane przy pomocy czytnika. Oprogramowanie kasy według tego prefiksu przeszukuje PLU po czterocyfrowym numerze wewnętrznym i przelicza cenę jednostkową przez ilość, odczytaną z kodu. Rys. 7. Schemat postępowania przy sprzedaży towarów mierzonych z wykorzystaniem krajowego systemu oznaczania towarów niestandardowych, z zakodowaną ilością Jeżeli stosowany jest kod EAN-13 zawierający cenę sprzedawanego towaru, to po wprowadzeniu do drukarki jego numeru oraz rzeczywistej sprzedanej ilości, drukowana jest etykieta z kodem kreskowym z prefiksem 24. W tym celu drukarka musi być podłączona do bazy danych i według tego prefiksu przeszukuje PLU po czterocyfrowym numerze wewnętrznym, a następnie przelicza cenę jednostkową przez All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 11 z 17

12 ilość odczytaną z kodu i drukuje etykietę. Towar lub paragon z nalepioną etykietką trafia do kasy, gdzie wprowadza się z niej dane przy pomocy czytnika. Oprogramowanie kasy według tego prefiksu rejestruje sprzedaż. Rys. 8. Schemat postępowania przy sprzedaży towarów mierzonych z wykorzystaniem krajowego systemu oznaczania towarów niestandardowych, z kodem ceny Sposób B - według własnego systemu znakowania towarów mierzonych Jak już wcześniej wspomniano, krajowy system znakowania towarów niestandardowych wykorzystuje numery GTIN-13 z prefiksami od 21 do 29, a numery GTIN-13 i kody EAN-13 z prefiksem 20 przeznaczone są do znakowania wewnętrznego towarów nie oznaczonych przez producentów lub do innych celów określonych przez użytkowników. Do tych ostatnich u detalistów może również należeć znakowanie towarów mierzonych. Dla potrzeb wewnętrznych handlowców, system GS1 przeznacza również numery GTIN-13 i kody EAN-13 z prefiksem 04. Tak więc do znakowania towarów mierzonych według własnego systemu można wykorzystać kody kreskowe EAN-13 zaczynające się od prefiksów 20 lub 04. Jeżeli kody te nie będą wykorzystywane do innych celów, to pozostałe miejsca w kodzie wykorzystać można do oznaczania towarów mierzonych według własnego rozwiązania, uwzględniając wytyczne GS1 odnośnie struktur kodów przeznaczonych do towarów niestandardowych. Struktury te przedstawia poniższa tabela: gdzie: Tw...Tw I...I C...C V K numer towaru mierzonego, nadawany wewnętrznie przez handlowca ilość (według dowolnej jednostki miary, najczęściej są to metry) cena (wartość wyliczona przez przemnożenie ilości przez cenę jednostkową) dodatkowa cyfra kontrolna dla pola ilości lub ceny cyfra kontrolna GS1 All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 12 z 17

13 Pole ilości lub ceny może zawierać np. dwa miejsca dziesiętne, w zależności od stosowanej jednostki miary. Miejsce dziesiętne nie jest wprawdzie zaznaczone w symbolu, ale urządzenie kodujące musi je uwzględniać w trakcie drukowania etykiet. Jeżeli natomiast kody kreskowe EAN-13 z prefiksem 20 albo 04 będą służyły detalistom jeszcze do innych zastosowań, np. do znakowania towarów standardowych nieoznaczonych przez producenta, to kod ten może mieć trzycyfrowy prefiks, w którym trzecia cyfra będzie określać konkretną strukturę kodu, zawierającą obok identyfikatora towaru, jego sprzedaną ilość lub cenę. Identyfikatorem towaru mierzonego w tym systemie będzie oczywiście numer nadany przez handlowca i stosowany wyłącznie w obiegu wewnętrznym, o długości przez niego dobranej, odpowiadającej asortymentowi sprzedawanego towaru mierzonego oraz wybranej strukturze numeru GS1. Po identyfikatorze towaru można umieścić dodatkową cyfrę kontrolną, po której następuje rzeczywista ilość lub cena, uzyskana po przemnożeniu ilości przez cenę jednostkową i na końcu kodu jego cyfra kontrolna. Dodatkowa cyfra kontrolna dla pola ilości lub ceny oraz cyfra kontrolna dla całego kodu, liczone są według standardowych algorytmów (patrz: Załącznik nr 2 i 3). Cyfry te liczone są w sposób automatyczny, podczas drukowania etykiety z kodem kreskowym. Pozostałe działania podobne są do przedstawionych w sposobie A tego wariantu. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 13 z 17

14 ZAŁĄCZNIK NR 1 Obliczanie cyfry kontrolnej dla całego symbolu Algorytm jest identyczny dla numerów GTIN-13 i GTIN-8. Ważne: W tym algorytmie miejsca cyfr numerowane są od strony prawej do lewej (cyfra kontrolna znajduje się na miejscu pierwszym: prefiks P1 na miejscu trzynastym w numerze GTIN-13 i na miejscu ósmym w numerze GTIN-8). ETAP 1: Zaczynając od miejsca 2 numeru, zsumować wartości cyfr na miejscach parzystych. ETAP 2: Wynik etapu pierwszego pomnożyć przez 3. ETAP 3: Zsumować wartości cyfr na miejscach nieparzystych, zaczynając od miejsca trzeciego. ETAP 4: Zsumować wyniki etapów 2 i 3. ETAP 5: Cyfrą kontrolną jest najmniejsza liczba, która po dodaniu do wyniku etapu 4, tworzy liczbę będącą wielokrotnością liczby 10. Na przykład, aby obliczyć cyfrę kontrolną dla numeru GTIN C: All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 14 z 17

15 ZAŁĄCZNIK NR 2 Algorytm obliczania cyfry kontrolnej dla pola ceny i masy Cyfrę kontrolną dla ceny i masy 5 cyfrowej oblicza się w sposób następujący: ETAP 1 : Obliczyć iloczyn ważony dla każdej z pięciu pozycji cyfr pola ceny lub masy. Każda z pięciu pozycji ceny lub masy ma przydzielony współczynnik liczbowy lub współczynnik ważony: Pozycja cyfry w polu ceny lub masy 1 ważona jest przez 5+ 2 ważona jest przez 2-3 ważona jest przez 5-4 ważona jest przez 5+ 5 ważona jest przez 2- * Aby uzyskać iloczyn ważony 2- danej cyfry, należy ją najpierw pomnożyć przez 2, a następnie od wyniku tego mnożenia odjąć cyfrę na miejscu dziesiątek iloczynu. Pozycja jednostek wyniku tego odejmowania jest iloczynem ważonym: TABELA 1 Cyfra Obliczenia Iloczyn ważony x 2 = 0-0 = x 2 = 2-0 = x 2 = 4-0 = x 2 = 6-0 = x 2 = 8-0 = x 2 = 10-1 = x 2 = 12-1 = x 2 = 14-1 = x 2 = 16-1 = x 2 = 18-1 = 17 7 * Aby uzyskać iloczyn ważony 5+ danej cyfry, należy ją najpierw pomnożyć przez 5. Suma cyfr wyniku tego mnożenia jest iloczynem ważonym 5+. * Iloczynem ważonym 5- danej cyfry jest uzupełnienie do dziesięciu iloczynu ważonego 5+ tej cyfry. TABELA 2 Cyfra Obliczenia Iloczyn ważony 5+ Iloczyn ważony x 5 = x 5 = x 5 = 10; x 5 = 15; x 5 = 20; x 5 = 25; x 5 = 30; x 5 = 35; x 5 = 40; x 5 = 45; All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 15 z 17

16 Przykład : Pięciocyfrowe pole ceny lub masy zawiera numer Cyfrę kontrolną ceny lub masy oblicza się w sposób następujący: Cyfra Ważona Iloczyn ważony ETAP 2 Zsumować iloczyny ważone otrzymane w ETAPIE 1 (w przykładzie powyżej, wynik tego etapu wynosi = 14). ETAP 3 Znaleźć cyfrę, która po dodaniu do cyfry na miejscu jednostkowym, daje wynik 10 (w naszym przykładzie jest to 6). ETAP 4 W Tabeli 2 znaleźć cyfrę, której iloczyn ważony 5- jest taki sam jak wynik ETAPU 3 (w przykładzie jest to iloczyn ważony 5- cyfry 8). Cyfra kontrolna ceny lub masy jest wynikiem ETAPU 4. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 16 z 17

17 Instytyt Logistyki i Magazynowania GS1 Polska ul. Estkowskiego Poznań All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania GS1 Polska 2007 strona 17 z 17