INSTRUKCJA. wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu. w ramach PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI. Konkurs Rozwiązania jutra w HR

Transkrypt

1 Załącznik 2 do wytycznych konkursowych INSTRUKCJA wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI Konkurs Rozwiązania jutra w HR Warszawa, 2011 r.

2 Instrukcja ta powstała na podstawie Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Instrukcja uwzględnia zasady konkursu Rozwiązania jutra w HR i zawiera najważniejsze wskazówki wypełniania wniosku o dofinansowanie.

3 SPIS TREŚCI Słowniczek I. Generator wniosków aplikacyjnych Informacje ogólne Poruszanie się po Generatorze wniosków aplikacyjnych Informacja o wersji Generatora wniosków aplikacyjnych Utworzenie nowego wniosku o dofinansowanie projektu Zapisywanie wniosku na lokalnym nośniku Otwieranie i edycja wcześniej zapisanego wniosku Wydruk i podgląd wniosku oraz suma kontrolna Pomoc w trakcie wypełniania wniosku Sprawdzanie poprawności wypełnienia wniosku (walidacja) Eksport/ import szczegółowego budżetu z pliku csv II. Wypełnianie wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL Informacje o projekcie Beneficjent (projektodawca) Partnerstwo krajowe Partnerstwo ponadnarodowe Umowa ponadnarodowa Poszukiwanie partnerów zagranicznych Modele i formy współpracy ponadnarodowej Załączniki do wniosku (dot. projektów z komponentem ponadnarodowym) Charakterystyka projektu Instrukcja do standardu minimum realizacji zasady równości szans kobiet i mężczyzn w PO KL Szczegółowy budżet projektu Budżet projektu Harmonogram realizacji projektu Oświadczenie Załącznik Wzór wniosku o dofinansowanie projektu

4 Słowniczek UPOWSZECHNIANIE Upowszechnianie polega na przekazywaniu wszystkim zainteresowanym informacji merytorycznych na temat wypracowywanych w projekcie narzędzi i rozwiązań. Przekazuje się tylko informacje o narzędziach - nie chodzi tu o promocję projektu. Promocja polega na informowaniu o realizacji projektu. MAINSTREAMING/WŁĄCZANIE DO POLITYKI Włączanie do polityki mainstreaming wertykalny i horyzontalny Mainstreaming i włączanie do polityki to dwa najważniejsze pojęcia. Włączanie do polityki i mainstreaming (ang. bycie w głównym nurcie ) mają podobne znaczenia. sposób określają one włączenie rezultatów projektu do praktyki gospodarczej innych firm. Nie dotyczą jednak wyłącznie zmian w prawie (poprzez zaangażowanie otoczenia politycznego i decydentów). To tylko jeden ze sposobów upowszechniania wypracowanych rozwiązań. Ten typ mainstreamingu - to tzw. mainstreaming wertykalny. Oczywiście, projekty, które zakładają taką właśnie zmianę, mogą uzyskać dofinansowane. Przykładem mainstreamingu wertykalnego będą działania lobbingowe. PARP zakłada, że w projektach z konkursu Rozwiązania jutra w HR pojawi się przede wszystkim mainstreaming horyzontalny. Oznacza on włączanie opracowanych rozwiązań i narzędzi do praktyki. Mówiąc inaczej projektodawca będzie dzielił się wiedzą o narzędziach z innymi, będzie też wspierał ich zastosowanie. Przykładowym działaniem z zakresu mainstreamingu horyzontalnego będą wizyty studyjne osób zainteresowanych w siedzibie projektodawcy. Mainstreaming - jako włączenie efektów do powszechnych praktyk HR - jest ostatnim etapem realizacji projektu. Tabela różnic Dotyczy projektu jako zestawu zadań Dotyczy informowania o narzędziach Dotyczy wdrażania narzędzi w różnych podmiotach Działania informacyjnopromocyjne X Upowszechnianie X Mainstreaming X Temat - realizacja projektów innowacyjnych testujących odbywa się w ramach zamkniętego katalogu tematów. W ramach konkursu rozwiązania jutra w HR PARP zamierza dofinansować dwa tematy tj.: 1. metody utrzymania aktywności zawodowej pracowników w grupie wiekowej wykorzystanie zarządzania wiedzą lub zarządzania zmianą w polskich przedsiębiorstwach. Walidacja produktu finalnego działanie, można które pozwoli stwierdzić, czy procedury, procesy, urządzenia, materiały, czynności i systemy rzeczywiście pomogą osiągnąć zaplanowane wyniki. Krajowa Sieć Tematyczna (KST) sieci tematyczne utworzono na podstawie Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa, ). Sieci tematyczne - to forum wymiany doświadczeń oraz oceny rezultatów przedsięwzięć innowacyjnych. Jest to także ważne narzędzie, które pomaga upowszechnić projekty innowacyjne i włączyć je do głównego nurtu rezultatów. KST dokonuje oceny strategii wdrażania oraz produktu finalnego. Państwa firma - po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu innowacyjnego - staje się jednocześnie członkiem KST. Wydatki związane z udziałem w pracach KST mogą zostać ujęte w budżecie projektu

5 Strategia wdrażania projektu innowacyjnego testującego - stanowi podstawę weryfikacji pierwszego etapu realizacji projektu. Powinni Państwo przygotować ten dokument w terminie 3 8 miesięcy od daty rozpoczęcia realizacji projektu. Strategia powinna zawierać: cel i opis innowacji, plan działań testujących produkt finalny, sposób sprawdzenia, czy innowacja działa, strategię upowszechniania i włączania produktu do głównego nurtu polityki, kamienie milowe oraz analizę ryzyka. Każda sieć tematyczna opiniuje strategię w formie uchwały i może ją warunkowo zaakceptować lub odrzucić. Opinia ST zostaje wydana i przekazana do PARP w ciągu 20 dni roboczych od daty dostarczenia strategii do sekretariatu ST. Opinia ta nie jest wiążąca dla tych instytucji. Produkt finalny projektu innowacyjnego testującego - to narzędzia wypracowane w projekcie. Może to być model, nowa metoda postępowania, nowy pomysł rozwiązania problemów. Produkt finalny to najważniejsza część projektu testującego. Inaczej jego kluczowy rezultat. Krajowa Instytucja Wspomagająca (KIW) - instytucja powołana przez Ministra Rozwoju Regionalnego, by wspierać instytucje krajowe, które odpowiadają za wdrażanie projektów innowacyjnych oraz za współpracę ponadnarodową w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Obejmuje ona m.in.: zatrudnienie i integrację społeczną, adaptacyjność przedsiębiorstw, edukację i szkolnictwo wyższe oraz tzw. dobre rządzenie. KIW pełni także funkcję sekretariatu ogólnego dla sieci tematycznych PO KL oraz sekretariatu obszarowego dla wyżej wymienionych obszarów wsparcia PO KL. Istnieją dwie grupy docelowe projektu. Są nimi: 1. Użytkownicy którzy otrzymają produkt końcowy (np. nowe metody działania, techniki, narzędzia itp.). Są to przede wszystkim pracownicy działów HR w przedsiębiorstwach oraz kadra zarządzająca. 2. Odbiorcy których problemy będą rozwiązywane za pomocą produktu końcowego. Są to przede wszystkim pracownicy przedsiębiorstw. We wniosku grupy odbiorców opisuje się w trzech wymiarach, o czym bardziej szczegółowo piszemy w punkcie

6 I. Generator wniosków aplikacyjnych 1. Informacje ogólne UWAGA! Generator Wniosków Aplikacyjnych nie służy do przygotowywania projektów. Ta aplikacja pomaga jedynie wypełnić wniosek o dofinansowanie projektu. Projekt jako logiczne i przemyślane przedsięwzięcie - powinien być przygotowany poza Generatorem. Do Generatora należy przenosić pomysły już wypracowane i przemyślane (ich opis warto przygotować wcześniej, np. w edytorze tekstu). Generator nie pozwala dołączać do wniosku tabel, rysunków, schematów itp. Generator także nie tworzy załączników do wniosku. Wniosek o dofinansowanie projektu wypełniany jest w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych (GWA). Generator jest dostępny pod adresem Wniosek można również przygotować w wersji off-line Generatora Wniosków Aplikacyjnych Edytor (GWA-E). Projektodawca przed złożeniem tak wypełnionego wniosku powinien wczytać plik z wnioskiem do Generatora dostępnego przez Internet i dokonać jego walidacji poprzez wciśnięcie polecenia Sprawdź, a następnie zapisać w formacie PDF. Edycja wcześniej zapisanego wniosku możliwa jest zarówno w wersji on-line jak i off-line Generatora. Wnioski w wersji elektronicznej zapisywane są jako pliki.zip_pokl (plik.xml po kompresji danych) na lokalnym nośniku (dysk twardy komputera, pamięć przenośna itp.). Z powodu różnych rozwiązań technicznych (np. automatyczne przenoszenie niektórych danych oraz automatyczne sumowanie i wyliczanie wartości niektórych pól) należy wypełnić poszczególne części w następującej kolejności: 1. Informacje o projekcie nie można dalej wypełniać wniosku bez wypełnienia pkt. 1.8 Okres realizacji projektu.. Ponadto listy słownikowe w części III wniosku pozostaną nieaktywne, jeśli nie będą wybrane rubryki: Priorytet (pkt. 1.1) i Działanie (pkt. 1.2). 2. Beneficjent 3. Charakterystyka projektu bez wpisania poszczególnych zadań zawartych pkt. 3.3 Zadania nie można wypełnić rubryk: Szczegółowy budżet projektu, Budżet projektu i Harmonogram realizacji projektu. 4. Oświadczenie 5. Szczegółowy budżet 6. Budżet 7. Harmonogram Wymagania dotyczące sposobu składania wniosku do PARP przedstawiliśmy w dokumencie głównym. Przed złożeniem wniosku do PARP należy porównać zgodność sumy kontrolnej, którą przedstawiono w wersji papierowej, oraz w wersji elektronicznej wniosku. W tym celu należy: utworzyć plik.pdf, z którego drukowana jest papierowa wersja wniosku; ponownie wczytać plik.zip_pokl (plik.xml po kompresji danych) do generatora dostępnego w wersji on-line; porównać sumy kontrolne (UWAGA: sumy kontrolne wersji elektronicznej i papierowej muszą być identyczne)

7 Suma kontrolna w GWA: Suma kontrolna w wydruku wniosku: UWAGA! Jeżeli sumy kontrolne wersji papierowej oraz wersji elektronicznej wniosku nie będą ze sobą zgodne, należy: wczytać plik.zip_pokl (plik.xml po kompresji danych) do generatora dostępnego w wersji online; dokonać walidacji danych za pomocą przycisku sprawdź ; zapisać dane do plik.zip_pokl; utworzyć plik.pdf, z którego drukowana jest papierowa wersja wniosku; ponownie porównać sumy kontrolne w wersji papierowej wniosku

8 2. Poruszanie się po Generatorze wniosków aplikacyjnych Generator ma dwa rodzaje menu: Menu nawigacji po aplikacji (menu górne), które ma następujące opcje: Nowy utworzenie nowego wniosku o dofinansowanie projektu. Jeśli klikniemy na tę ikonkę, utworzony zostanie formularz wypełniania wniosku (bez danych). Otwórz pozwala wczytać wcześniej zapisany wniosku w formacie.xml lub.zip_pokl (plik.xml po kompresji danych). Zapisz XML pozwala zapisać wniosek na dysku lokalnym jako plik.zip_pokl (plik.xml po kompresji danych). Utworzony w ten sposób plik można dalej edytować. Wniosek można poprawić i sprawdzić (przycisk Sprawdź). Po porównaniu wersji papierowej i elektronicznej wniosku oraz po sprawdzeniu zgodności sumy kontrolnej zostanie on przekazany do właściwej instytucji. Utwórz PDF zapisanie wprowadzonych danych do pliku.pdf. UWAGA: z pliku.pdf wykonuje się wydruk wniosku! Sprawdź pozwala sprawdzić poprawność wprowadzonych danych. Błędy we wniosku wyświetlane są w oknie informacyjnym. UWAGA: funkcja Sprawdź nie informuje, czy wniosek jest poprawny lub niepoprawny pod względem formalnym lub merytorycznym. Sprawdzane są jedynie pola objęte walidacją. Podgląd uruchamia podgląd wniosku. Eksport CSV przycisk pozwala eksportować Szczegółowego budżetu projektu do pliku.csv (format zgodny m.in. z MS Excel). Import CSV przycisk pozwala importować o GWA lub GWA-E wcześniej zapisanego pliku ze Szczegółowym budżetem projektu z pliku.csv (format zgodny m.in. z MS Excel) lub.zip (po skompresowaniu danych). Pomoc przycisk pozwala wyświetlić lub zapisać Instrukcję przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL, w formacie.pdf. Wersja dla niedowidzących przycisk pozwala przejść do wersji generatora dla osób niedowidzących. Menu nawigacji po wniosku o dofinansowanie projektu (menu boczne), a w nim następujące opcje: Informacje o projekcie przejście do części wniosku, która zawiera informacje o projekcie, m.in.: informacje o numerze Priorytetu, Działania, Poddziałania, obszaru i okresu realizacji, jak również tytuł projektu. UWAGA: Od informacji o projekcie należy zacząć wypełniać wniosek. Bez pkt. 1.8 Okres realizacji projektu nie można dalej wypełniać wniosku formularza. Ponadto bez wybrania Priorytetu (pkt. 1.1) i Działania (pkt. 1.2) listy słownikowe w części III wniosku nie będą aktywne. Beneficjent przejście do części wniosku, która zawiera podstawowe informacje o beneficjencie projektodawcy oraz o ewentualnych partnerach projektu. Charakterystyka projektu przejście do części wniosku, w której opisywane są m.in. informacje o: - problemach, które mają być rozwiązane, - założonych celach i wskaźnikach ich pomiaru Menu nawigacji po aplikacji Menu nawigacji po wniosku - 8 -

9 - grupach docelowych, - potencjale beneficjenta i sposobie zarządzania projektem. W tej części definiowane są również zadania, jakie będą realizowane w ramach projektu. Oświadczenie przejście do części wniosku, w której znajduje się oświadczenie beneficjenta oraz miejsce na podpisanie wniosku o dofinansowanie projektu przez upoważnione osoby. Szczegółowy budżet przejście do części wniosku, w której określany jest szczegółowy budżet projektu. W ramach szczegółowego budżetu definiowane są kategorie wydatków dla zadań określonych w części Charakterystyka projektu. Dodawanie, edycja oraz usuwanie zadań w projekcie odbywa się w pkt. 3.3 wniosku (przycisk Charakterystyka projektu). Budżet przejście do części wniosku, w której znajduje się budżet projektu. Zadania przenoszone są do Budżetu z pkt. 3.3 w części Charakterystyka projektu i nie mogą być w tym miejscu edytowane. Harmonogram przejście do części wniosku, w której określany jest harmonogram realizacji projektu w formie wykresu Gantta. Zadania do harmonogramu przenoszone są automatycznie z części Charakterystyka projektu. Wstecz - Dalej przyciski pozwalają na przejście do poprzedniej - kolejnej części wniosku (zgodnie z układem części wniosku zaprezentowanym powyżej). 3. Informacja o wersji Generatora wniosków aplikacyjnych Informacja o aktualnej wersji Generatora Wniosków Aplikacyjnych znajduje się na dole ekranu Liczba przed kropką oznacza numer wersji Generatora. Wersje będą zmieniane wraz z dodawaniem lub zmianą funkcjonalności w Generatora, jak również przy wprowadzaniu zmian w formularzu. Druga liczba (po kropce) oznacza wersję słowników, które są zainstalowane. Słowniki to m.in. nazwy Priorytetów, Działań, Poddziałań, statusy beneficjentów, obszary realizacji (województwa, powiaty i gminy), nazwy instytucji. Generator Wniosków Aplikacyjnych-Edytor - informacja o aktualnej wersji generatora znajduje się w stopce ekranu po prawej stronie i jest oznaczona symbolem składającym się z trzech cyfr oddzielonych kropkami (np.: wersja publikacji 6.4.6). Dwie pierwsze cyfry wersji są takie jak numeracja w Generatorze on-line (ponieważ wersja off-line jest odwzorowaniem aktualnie dostępnej wersji on-line). Natomiast ostatnia cyfra informuje o kolejnej wersji GWA-E. Wprowadzenie nowej funkcjonalności lub słowników do GWA on-line spowoduje również automatyczne podniesienie wersji GWA-E. Np. zmiana słowników Priorytetów w GWA on-line spowoduje zmianę jego wersji do 6.5, natomiast GWA-E do wersji 6.5.7)

10 4. Utworzenie nowego wniosku o dofinansowanie projektu Po uruchomieniu strony aplikacja automatycznie przechodzi do strony startowej (nowego wniosku). Można rozpocząć prace z Generatorem, przechodząc do części Informacja o projekcie ( boczne menu). Pracę nad nowym wnioskiem można rozpocząć po wciśnięciu przycisku Nowy w menu górnym. Pojawi się wówczas komunikat o możliwości utraty danych we wniosku, który jest obecnie edytowany. Aby zachować nasze dane, należy kolejno: Rozpoczęcie pracy z nowym wnioskiem - kliknąć na Anuluj ;,- zapisać wniosek na lokalnym nośniku, klikając na Zapisz XML (górne menu), - przejść do edycji nowego wniosku, klikając przycisk Nowy (górne menu) i OK (wyskakujące okienko z informacją o możliwej utracie danych). Informacja o tym, że dane mogą zostać utracone, jest ostrzeżeniem. Ma ona zapobiec utracie danych podczas redakcji wniosku. Należy uważać, aby przypadkowo/ pomyłkowo nie wcisnąć przycisku Nowy lub Otwórz. Mogłoby to spowodować automatyczne przejście do nowego wniosku. Istnieje wówczas niebezpieczeństwo utraty niezapisanej wcześniej pracy

11 5. Zapisywanie wniosku na lokalnym nośniku W każdym momencie pracy z Generatorem można zapisać wniosek do formatu.zip_pokl (plik.xml po kompresji danych) na lokalnym nośniku (np. dysk twardy komputera, pamięć przenośna itp.). Aby zapisać wniosek, należy kliknąć przycisk Zapisz XML w menu górnym. Na stronie głównej pojawi się link o takiej samej nazwie jak tytuł wniosku. Następnie użytkownik musi kliknąć na link i wskazać lokalizację (miejsce, w którym zostanie zapisany plik). Oprócz tytułu w nazwie zapisanego pliku pojawi się dokładna data oraz godzina utworzenia. Jeśli wniosek w wersji.zip_pokl (plik.xml po kompresji danych) jest jedyną formą zapisu projektu, należy regularnie robić kopie bezpieczeństwa takiego pliku. Uchroni się to przed utratą danych (np. z powodu uszkodzenia pamięci przenośnej lub komputera). ZALECAMY ZAPISYWANIE WNIOSKU ZAWSZE PRZY PRZECHODZENIU POMIĘDZY JEGO CZĘŚCIAMI ORAZ CO NAJMNIEJ RAZ NA 60 MINUT PRACY

12 6. Otwieranie i edycja wcześniej zapisanego wniosku Do edycji wniosku zapisanego jako plik.zip_pokl (plik.xml po kompresji danych) można powrócić w dowolnym momencie. Aby edytować plik, należy kliknąć przycisk Otwórz w menu górnym. Następnie - wybrać przycisk Przeglądaj (lub np. Browse w przypadku przeglądarek w wersji angielskiej) i wybrać plik, który chcemy edytować. Po kliknięciu przycisku Otwórz wybrany plik.xml lub.zip_pokl zostanie wczytany do Generatora; potwierdzi to informacja o poprawnym wczytaniu wniosku oraz wyświetlenie sumy kontrolnej wniosku. Jeżeli wczytywany plik nie jest plikiem.zip_pokl lub.xml (utworzonym przy pomocy GWA) lub został uszkodzony, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat

13 Pliki, które były w jakikolwiek sposób edytowane poza GWA, nie zostaną poprawnie wczytane. W takim przypadku GWA poinformuje, że wczytany wniosek był zmieniony poza aplikacją i jego suma kontrolna jest niepoprawna: 7. Wydruk i podgląd wniosku oraz suma kontrolna Aby wydrukować wniosek, należy zapisać go w postaci.pdf (lub otworzyć bezpośrednio). Następnie wybrać opcję wydruku (z programu do odczytu plików PDF). Bezpłatnymi programami do odczytu plików w formacie.pdf są np.: Adobe Acrobat Reader (dostępny na stronie ( lub Foxit Reader (dostępny na stronie: Generator nie przewiduje możliwości wydruku bezpośrednio z aplikacji. Pliki.PDF generowane przez aplikację zabezpieczone są ponadto przed edycją. Wszystkie strony wydruku opatrzone są kolejnymi numerami oraz sumą kontrolną. Jest to symbol składający się z 16 znaków. Wskazuje on, czy wszystkie strony wydruku pochodzą z jednego pliku, oraz weryfikuje zgodność wydruku z wersją elektroniczną wniosku. Wszelkie zmiany i edycja wniosku powodują zmianę sumy kontrolnej. Zmiana dowolnego znaku w generatorze spowoduje, że będzie trzeba ponownie wydrukować całość wniosku (niemożliwa jest podmiana jednej lub kilku stron w całym wydruku). W przeciwnym razie sumy kontrolne na poszczególnych stronach nie będą ze sobą zgodne. Wnioski, które nie zostały pozytywnie zwalidowane (sprawdzone) na wydruku będą posiadały oznaczenie WYDRUK PRÓBNY. Informacja taka będzie się pojawiała do czasu pozytywnego przejścia weryfikacji w Generatorze

14 Suma kontrolna widoczna jest: - na wydruku w lewym dolnym rogu strony; - na podglądzie na dole strony (widoczne po walidowaniu wniosku); - w okienku informacyjnym (widoczne po walidowaniu wniosku); - w oknie głównym generatora (widoczne po wczytaniu przygotowanego wcześniej wniosku). Możliwy jest również podgląd całego wniosku za pomocą przeglądarki internetowej. Aby uzyskać podgląd całego wniosku, należy kliknąć przycisk Podgląd w menu górnym. Wniosek otworzy się w nowym oknie przeglądarki. Aby zakończyć podgląd, należy zamknąć dodatkowe okno, w którym wyświetlany jest podgląd wniosku. 8. Pomoc w trakcie wypełniania wniosku Podczas redakcji wniosku użytkownik może skorzystać z pomocy na dwa sposoby. Pomoc w postaci pełnej instrukcji (dostępna w pliku.pdf po kliknięciu przycisku Pomoc w menu górnym) oraz pomoc kontekstowa (dostępna przy poszczególnych polach wniosku). Pomoc kontekstowa dostępna jest po kliknięciu symbolu. Przycisk ten znajduje się przeważnie po prawej stronie pola, którego dotyczy. Pomoc wyświetlana jest jako krótka informacja w formie dodatkowego okienka. Okienko to można zamknąć, klikając gdziekolwiek poza nim

15 9. Sprawdzanie poprawności wypełnienia wniosku (walidacja) Generator zawiera również mechanizm sprawdzania poprawności wypełnienia poszczególnych pól we wniosku. UWAGA: Generator sprawdza następujące części wniosku: Informacje o projekcie, Beneficjent, Charakterystyka projektu, Oświadczenie, Szczegółowy budżet, Budżet, Harmonogram. Ponadto sprawdza, czy zachowany został wymagany format przedstawiania danych (np. format adresu ). Informacja o braku błędów we wniosku nie oznacza, że wniosek nie zawiera innych błędów. Zasada sprawdzania poprawności wypełnienia wniosku dostępna jest po kliknięciu przycisku Sprawdź w górnym menu. Dodatkowo podczas zapisywania wniosku do pliku.zip_pokl oraz.pdf oraz w czasie tworzenia jego podglądu, generator dokonuje automatycznego sprawdzenia: wypełnienia pól we wniosku, przeliczenia budżetów, tabel 3.1.2, oraz UWAGA: Wybranie przycisku Sprawdź powoduje automatyczne przeliczenie danych liczbowych zawartych w tabelach 3.1.2, oraz oraz obydwu budżetów (Szczegółowego budżetu projektu, Budżetu projektu). Jeśli wniosek nie zawiera błędów, pojawia się o tym informacja i stosowny komunikat w okienku informacyjnym pod bocznym menu ( Wniosek poprawnie wypełniony )

16 Jeśli we wniosku zostały wykryte błędy, Generator przechodzi do pierwszego wykrytego błędu i wyświetla odpowiedni komunikat przy polu, którego błąd dotyczy. Dodatkowo w okienku informacyjnym pod bocznym menu znajduje się lista błędów. Okno zamykamy klikając w dowolne miejsce w generatorze. Następnie można poprawić wykryty błąd. Aby przejść automatycznie do kolejnego błędu, należy ponownie kliknąć przycisk Sprawdź lub też samodzielnie przejść do kolejnego pola wskazanego w okienku informacyjnym i poprawić błędy. UWAGA! Funkcja Sprawdź w GWA nie określa rozstrzyga, czy wniosek jest poprawny, czy niepoprawny pod względem formalnym i merytorycznym. Po zastosowaniu funkcji Sprawdź należy sprawdzić wniosek samodzielne. Służy do tego karta oceny (formalnej i merytorycznej) - zarówno dla projektów wybieranych w trybie konkursowym, jak i w systemowym). 10. Eksport/ import szczegółowego budżetu z pliku csv Generator Wniosków Aplikacyjnych pozwala stworzyć szczegółowy budżet poza aplikacją (np. Excel lub OpenOffic Calc). Aby skorzystać z tej funkcji, należy najpierw wypełnić podstawowe dane projektu oraz nazwy zadań (pkt. 3.3 w części Charakterystyka projektu). Następnie z górnego menu Generatora wybrać przycisk Eksport CSV. Na ekranie pojawi się link do pliku w formacie.zip o nazwie takiej jak tytuł projektu. Należy wybrać link i zapisać archiwum na dysku twardym lub innym nośniku danych. Zapisane archiwum zawiera dwa pliki. Pierwszy z nich - budzet.csv - służy do wypełniania szczegółowego budżetu, drugi to plik projektu zapisany do formatu.zip_pokl. Aby rozpocząć wypełnianie budżetu, należy wypakować plik budzet.csv z archiwum na lokalny nośnik danych. Plik może być edytowany za pomocą darmowej aplikacji Open Office lub MS Office Excel. Poniżej przedstawiono widok szczegółowego budżetu projektu przed rozpoczęciem edycji w programie MS Excel. Tabela po otworzeniu pliku jest niesformatowana. Można dostosować jej wizualną formę do własnych potrzeb. Należy jednak pamiętać, że wygląd tabeli z racji właściwości pliku.csv (Coma Separated Values - wartości

17 oddzielone przecinkiem) nie zostanie zapisany (np. wielkości komórek, pogrubienie tekstu, zawijanie wierszy itp.). Po wyjściu z pliku zapisane zostaną jedynie wprowadzone dane. Podczas pracy użytkownik może: dodawać/usuwać/edytować kategorie wydatków; w kategoriach wydatków modyfikować kolumny Jednostka miary (j.m), Liczba, Cena jednostkowa, Cross-financing, Pomoc publiczna i pomoc de minimis, Stawka jednostkowa, Zadania zlecone; dodawać/usuwać/edytować kategorie wydatków w ramach kosztów pośrednich; modyfikować pola W tym objęte pomocą publiczną, Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, Wartość kosztów pośrednich; wypełniać tabele Uzasadnienie kosztów oraz Metodologia wyliczenia dofinansowania i wkładu prywatnego. Wstawianie nowych pozycji odbywa się dzięki funkcji: Wstaw Wiersze. Pola: Cross-financing, Pomoc publiczna i pomoc de minimis, Stawka jednostkowa,

18 Zadania zlecone, W tym objęte pomocą publiczną, Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, które występują w szczegółowym budżecie Generatora jako pola typu check-box, w pliku typu Excel, mogą mieć tylko wartość TAK lub NIE. Nie należy obliczać kolumny Łącznie. Jest ona jest wyliczana automatycznie podczas wczytywania szczegółowego budżetu projektu do Generatora! Wszystkie dane wprowadzone do tej kolumny zostaną zastąpione. UWAGA: W pliku.csv znajduje się kolumna GUID, która odpowiada za identyfikację zadań. Zamiana danych w tej kolumnie uniemożliwi wczytanie budżetu do generatora. Aby wczytać plik ze szczegółowym budżetem projektu do Generatora, należy: - po pierwsze - wniosek w formacie.zip_pokl wczytać do GWA (znajduje się on w eksportowanym wcześniej archiwum); - po drugie - wybrać z górnego menu przycisk Import CSV, wskazać zapisany wcześniej plik i wybrać przycisk Otwórz. UWAGA: Jeżeli po eksporcie budżetu, nie były modyfikowane dane w Generatorze(punkt 1.8 Okres realizacji projektu, 3.3 Zadania oraz części Harmonogramu), nie trzeba ponownie wczytywać wniosku do Generatora. Podczas wczytywania Generator sprawdza strukturę wprowadzonych danych. Jeżeli dane w pliku zostały błędnie wprowadzone, ich import się nie powiedzie. Powiadomi o tym komunikat. Walidacja wskaże miejsce pierwszego błędu

19 II. Wypełnianie wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL 1. Informacje o projekcie 1.1 Numer i nazwa priorytetu z listy rozwijanej należy wybrać Priorytet II, tj. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących 1.2 Numer i nazwa działania z listy rozwijanej należy wybrać Działanie 2.1, tj. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki. Działanie można wybrać dopiero po priorytecie. 1.3 Numer i nazwa poddziałania z listy rozwijanej należy wybrać Poddziałanie 2.1.1, tj. Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach. Poddziałanie można wybrać wyłącznie wówczas, gdy wybrane zostało odpowiednie działanie

20 1.4 Województwo pole nieaktywne 1.5 Instytucja, w której wniosek zostanie złożony z listy rozwijanej należy wybrać Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. 1.6 Numer konkursu należy wpisać POKL/2.1.1/HR. 1.7 Tytuł projektu musi być inny niż nazwa programu, priorytetów, działań i poddziałań które zostały wcześniej wybrane w Generatorze. Nazwa może nawiązywać np. do typu projektu, realizowanych działań lub grupy docelowej. Nie może być ona dłuższa niż 200 znaków. Powinna też zaczynać się literą lub cyfrą. UWAGA! nie można rozpoczynać tytułu od innych znaków (np. cudzysłów, myślnik, nawias itp.). Aby ułatwić monitorowanie projektów, prosimy przed jego tytułem dodać symbol PI. W przypadku projektu z komponentem ponadnarodowym (wskazanie w pkt opcji TAK) prosimy dodać symbol PI-PWP

21 1.8 Okres realizacji projektu należy wpisać okres realizacji projektu poprzez wybór odpowiednich dat z kalendarza. Okres realizacji projektu nie może być późniejszy niż 31 marca 2015 roku. Data rozpoczęcia projektu nie może być późniejsza niż 9 miesięcy od ostatniego dnia składania wniosków. Maksymalny okres jego realizacji nie może przekroczyć 36 miesięcy. Uwaga! Projekt zaplanowany przykładowo na czas: 1 stycznia stycznia 2014 trwa 36 miesięcy i 1 dzień. W takiej wersji nie może zostać przyjęty do finansowania. Bez wypełnienia pola 1.8 (Okres realizacji projektu) nie można dalej redagować wniosku. Na podstawie wskazanych dat, automatycznie tworzone są i opisywane kolumny: a) Budżet oraz Szczegółowy budżet projektu (odpowiednia liczba kolumn określających rok) oraz b) kolumny Harmonogramu realizacji projektu (odpowiednia liczba, zakres i oznaczenie kolumn dla pierwszych dwunastu miesięcy realizacji projektu oraz kolejnych kwartałów jego realizacji). UWAGA! Przy zmianie okresu realizacji projektu część danych w Szczegółowym budżecie, Budżecie oraz Harmonogramie realizacji projektu może zostać utracona. Dzieje się tak, gdy zmieniona zostanie data rozpoczęcia realizacji projektu na późniejszą lub data zakończenia realizacji projektu na wcześniejszą. 1.9 Obszar realizacji projektu należy określić obszar działania z dokładnością do konkretnej gminy, powiatu lub województwa (poprzez imienne wskazanie). W przypadku projektów realizowanych na terenie kilku gmin, powiatów lub województw należy wskazać wszystkie województwa jednostki administracyjne, na terenie których realizowany będzie projekt. W przypadku projektów realizowanych na terenie całego kraju należy wybrać opcję

22 Cała Polska. Jeśli część projektu realizowana jest poza granicami kraju, należy wskazać i uzasadnić realizację projektu poza granicami Polski (punkt 3.3 Zadania w ramach opisu odpowiedniego zadania / zadań; dotyczy to szczególnie projektów z komponentem ponadnarodowym). Uwaga! W przypadku naszych projektów realizacja projektu obejmuje również działania upowszechniające i włączające. To znacznie rozszerza obszar realizacji projektu, co oznacza, że siedziba Projektodawcy nie jest równoznaczna z obszarem realizacji projektu. Aby usunąć już dodany obszar realizacji, należy kliknąć przycisk Usuń obszar realizacji, który się znajduje po prawej stronie pozycji Gmina Wyodrębniony projekt współpracy ponadnarodowej - Należy zaznaczyć opcję NIE Projekt innowacyjny Należy zaznaczyć opcję TAK. Usuwanie obszaru realizacji

23 UWAGA! W przypadku wskazania w pkt realizacji projektu innowacyjnego, automatycznie zmienia się formularz pytań w części III wniosku Charakterystyka projektu oraz maksymalna liczba znaków.jeśli projektodawca planuje realizację projektu innowacyjnego, powinien wypełnić głównie to pole i uwzględnić automatyczne zmiany wniosku Projekt z komponentem ponadnarodowym jeżeli zaplanowano realizację projektu wspólnie z instytucją zagraniczną, należy zaznaczyć opcję TAK. Wówczas do wniosku należy dołączyć list intencyjny partnera zagranicznego. Projektodawcy, którzy przygotowują taki projekt, powinni zapoznać się ze wzorem umowy o współpracy ponadnarodowej 1. W przypadku przyjęcia wniosku do realizacji umowa ta zostanie przedłożona PARP do zatwierdzenia. Jest to warunek podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Zapisy wniosku o dofinansowanie oraz umowy o współpracy ponadnarodowej powinny być spójne. Komponent ponadnarodowy można też wprowadzić podczas realizacji projektu. UWAGA! W przypadku zaznaczenia w punkcie 1.12 opcji TAK, w pkt 3.3 Zadania, w Budżecie projektu (w tym w Szczegółowym budżecie projektu) oraz w Harmonogramie realizacji projektu możliwa będzie edycja zadań związanych ze współpracą ponadnarodową. 1 Dokument stanowi załącznik nr 7 do Wytycznych

24 2. Beneficjent (projektodawca) 2.1 Nazwa projektodawcy należy wpisać pełną nazwę projektodawcy. Pole ogranicza się do 240 znaków. 2.2 Status prawny z rozwijanej listy należy wybrać odpowiedni status prawny projektodawcy. 2.3 NIP należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) projektodawcy w formacie 10- cyfrowym. Nie należy stosować myślników, spacji i innych znaków pomiędzy cyframi. Jeśli projektodawca nie ma polskiego numeru NIP, należy wpisać odpowiedni numer identyfikacji podatkowej, właściwy projektodawcy, a następnie odznaczyć opcję PL. Jeśli odznaczona została opcja PL, maksymalny limit znaków dla tego pola wynosi Jeśli chodzi o NIP polski pole jego zapisu zostanie sprawdzone. UWAGA! - nr NIP musi być poprawnie wpisany! 2.4 REGON należy wpisać numer REGON. Nie wolno stosować myślników, spacji ani innych znaków pomiędzy cyframi. 2.5 Adres siedziby należy wpisać kod pocztowy właściwy siedzibie projektodawcy, miejscowość, ulicę, numer budynku i numer lokalu (jeśli dotyczy) oraz numer telefonu i faksu (jeśli dotyczy). W przypadku niemożliwości wypełnienia, któregoś z ww. pól należy wpisać: nie dotyczy. 2.6 Osoba/y uprawniona/e do podejmowania decyzji wiążących w imieniu projektodawcy należy wpisać imię (imiona) i nazwisko osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w imieniu projektodawcy - zgodnie z wpisem do odpowiedniego rejestru/upoważnieniem lub pełnomocnictwem. Można również wskazać sposób reprezentacji (np. jeśli dwie osoby muszą działać łącznie). Jeżeli - zgodnie z dokumentami prawnymi określającymi funkcjonowanie projektodawcy (statut, KRS) - do reprezentowania projektodawcy, konieczny jest podpis więcej niż jednej osoby, wszystkie uprawnione osoby podpisujące wniosek powinny być wskazane w punkcie 2.6 Np. jeżeli uprawniony jest prezes zarządu oraz jeden z czterech członków zarządu, w punkcie 2.6 wpisywane jest imię i nazwisko prezesa oraz jednego, a nie wszystkich, członka zarządu, który następnie złoży swój podpis pod wnioskiem w części V Oświadczenie). Jeżeli osoba podpisująca wniosek działa na podstawie pełnomocnictwa lub upoważnienia, powinna ona zostać wskazana w punkcie 2.6. Upoważnienie do reprezentowania projektodawcy może być dostarczone PARP do weryfikacji po dokonaniu oceny formalnej i merytorycznej. W przypadku uznania, że zgodnie z obowiązującymi dokumentami prawnymi upoważnienie nie jest skuteczne, PARP odstąpi od podpisania umowy ze względu na niespełnienie kryteriów formalnych wniosku. Nie ma konieczności parafowania poszczególnych stron wniosku. W przypadku projektu partnerskiego nie ma konieczności podawania w tym punkcie danych osób uprawnionych do reprezentacji partnerów. Pole ma ograniczenie do 150 znaków. 2.7 Osoba do kontaktów roboczych z instytucją, w której składany jest wniosek należy wpisać imię i nazwisko osoby do kontaktów roboczych, z którą kontaktować się będzie PARP. Musi to być osoba mająca pełną wiedzę na temat składanego wniosku o dofinansowanie Numer telefonu należy podać bezpośredni numer telefonu do osoby wyznaczonej do kontaktów roboczych Adres poczty elektronicznej należy podać adres do osoby wyznaczonej do kontaktów roboczych Numer faksu należy podać numer faksu do osoby wyznaczonej do kontaktów roboczych Adres jeżeli inny niż w punkcie 2.5, należy wpisać kod pocztowy, miejscowość, ulicę, numer budynku i numer lokalu (jeśli dotyczy). Jeśli adres jest identyczny jak w pkt 2.5 należy wpisać nie dotyczy. 2.8 Partnerzy należy podać dane wszystkich partnerów krajowych (jeżeli występują), z którymi projektodawca zamierza realizować projekt w partnerstwie. W przypadku projektu z komponentem ponadnarodowym należy

25 podać dane partnera zagranicznego, którego list intencyjny jest załączany do wniosku. Kolejnych partnerów dodaje się poprzez zaznaczenie TAK oraz przycisku Dodaj partnera Nazwa organizacji/instytucji należy wpisać pełną nazwę partnera (jeśli występuje). Pole ogranicza się do 240 znaków Status prawny z rozwijanej listy należy wybrać odpowiedni status prawny partnera (jeśli występuje) Adres siedziby należy wpisać kod pocztowy właściwy siedzibie partnera krajowego w formacie XX- XXX, miejscowość, ulicę oraz numer budynku i numer lokalu (jeśli dotyczy) jeśli występuje. W przypadku projektu z komponentem ponadnarodowym należy wpisać kod pocztowy właściwy siedzibie partnera zagranicznego, kraj, miejscowość, ulicę oraz numer budynku i numer lokalu (jeśli dotyczy)

26 Partnerstwo krajowe Partnerem może zostać: 1) przedsiębiorca, pracownik przedsiębiorcy i osoba zamierzająca podjąć działalność gospodarczą; 2) podmiot działający na rzecz rozwoju gospodarczego; 3) podmiot działający na rzecz zatrudnienia, rozwoju zasobów ludzkich lub potencjału adaptacyjnego przedsiębiorców; 4) jednostka samorządu terytorialnego oraz ich związki; 5) podmiot działający na rzecz innowacyjności; 6) partner społeczny i gospodarczy w rozumieniu ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; 7) organizacja pracodawców i organizacja związkowa reprezentatywna w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno-Gospodarczych i wojewódzkich komisjach dialogu społecznego (Dz. U. Nr 100, poz. 1080, z późn. zm.); 8) jednostka naukowa w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 238, poz. 2390, z późn. zm.); 9) stowarzyszenie z udziałem jednostek samorządu terytorialnego. Jeśli partnerami są wyłącznie podmioty działające w Polsce, mówimy o partnerstwie krajowym. W takiej sytuacji wystarczy je wymienić w treści wniosku. Partnerów musi wiązać umowa partnerska, która musi zawierać co najmniej: cel partnerstwa, odpowiedzialność lidera projektu oraz partnerów wobec osób trzecich za zobowiązania partnerstwa, zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu, budżet projektu podzielony na partnerów oraz zasady zarządzania finansami, w tym przepływów finansowych i rozliczania środków, zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie, zasady podejmowania decyzji w partnerstwie i wspólnego zarządzania projektem, pełnomocnictwo lub upoważnienie do reprezentowania partnerów przez lidera, sposób wewnętrznego monitorowania i kontroli projektu. Partnerstwo ponadnarodowe Przez partnerstwo ponadnarodowe rozumie się wspólne działanie projektodawcy z co najmniej jednym partnerem zagranicznym. Na etapie składania wniosku projektodawcę i jego potencjalnego partnera/partnerów zagranicznych musi wiązać list intencyjny, którego wzór można znaleźć w Załączniku 11. List intencyjny musi zawierać jednoznaczny zamiar podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej. Kopia listu intencyjnego jest dołączana do wniosku o dofinansowanie. Ustalanie budżetu z komponentem ponadnarodowym W przypadku projektów z komponentem ponadnarodowym wydatki dotyczące tego komponentu nie mogą przekraczać 30% kosztów całkowitych projektu, a partnerowi zagranicznemu nie mogą zostać przekazane żadne środki finansowe projektu. Podczas ustalania budżetu projektu należy przestrzegać poniższych zasad 2 : 1. Koszty współpracy ponadnarodowej powinny być ponoszone przez partnerów ponadnarodowych proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa. 2 Powyższe zasady zostały zawarte w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL z dnia 1 kwietnia 2009 r. 26

27 2. W przypadku wspólnej realizacji przedsięwzięć, dzięki której korzyści odnosi każda ze stron, zaleca się zasadę wzajemności, tj. każdy z partnerów ponosi swoje koszty w projekcie. 3. Jeśli nie można zastosować zasady wzajemności, partnerzy uzgadniają zasady podziału kosztów. Polegają one na: - równym podziale ogólnych kosztów zadania, - podziale kosztów wspólnego zadania proporcjonalnie do środków będących w ich dyspozycji, - proporcjonalnym podziale korzyści wynikających z realizacji zadania przez poszczególnych partnerów. 4. Do części kosztów można też zastosować zasadę wzajemności, a do pozostałych - zasady podziału kosztów. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest finansowanie z budżetu projektodawcy części lub całości zadań realizowanych przez partnera zagranicznego. Dopuszczalne jest to tylko wówczas, gdy korzyści z realizacji zadań przez partnera zagranicznego odniesie wyłącznie polski partner. Szczegółowe uzasadnienie takiego rozwiązania należy przedstawić we wniosku. Przede wszystkim trzeba wykazać, że realizacja tych zadań przez partnera zagranicznego jest niezbędna do powodzenia projektu. Wówczas wszelkie koszty bezpośrednio ponosi projektodawca, a pomiędzy partnerami nie może dochodzić do przepływu finansów. Dopuszczalne jest np. finansowanie kosztów pobytu pracowników partnera zagranicznego w siedzibie projektodawcy - pod warunkiem, że korzyści z tego pobytu odniesie wyłącznie projektodawca. Wówczas projektodawca zobowiązany jest pokryć owe koszty. Nie może jednak przekazać partnerowi zagranicznemu żadnych środków finansowych na ten cel. Umowa ponadnarodowa Na etapie składania wniosku projektodawca załącza do wniosku o dofinansowanie listy intencyjne wszystkich przyszłych partnerów ponadnarodowych. Należy w nich sformułować wyraźny zamiar podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej. Umowę tę należy podpisać jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Umowy partnerskie akceptuje PARP. Jeśli projektodawca współpracuje z każdym partnerem z osobna, musi przedstawić kopie umów o współpracy ponadnarodowej z poszczególnymi partnerami. Projektodawca może też zaplanować pewne działania przy udziale kilku partnerów współpracujących ze sobą, a inne działania we współpracy z pojedynczymi partnerami. W ramach jednego złożonego wniosku o dofinansowanie projektodawca może podpisać maksymalnie trzy umowy o współpracy ponadnarodowej. Warto jednak pamiętać, że liczba i rodzaj złożonych kopii umów muszą odpowiadać listom intencyjnym. Do wniosku można dołączyć maksymalnie trzy takie listy. Umowa o współpracy ponadnarodowej może być zapisana w języku angielskim, francuskim, niemieckim lub polskim. W przypadku umowy w języku obcym projektodawca składa jej polskie tłumaczenie. Nie wymagamy tłumaczenia przysięgłego. Kopia umowy przedstawiana jest po ocenie wniosku na wezwanie PARP. W umowie partnerstwa powinny się znaleźć przede wszystkim: 1. Opis współpracy ponadnarodowej, a w nim: wspólne cele partnerów; planowane rezultaty i produkty; opis poszczególnych działań ponadnarodowych, w tym: nazwa działania, cel działania, data rozpoczęcia i zakończenia działania, miejsce realizacji działania, wskazanie partnerów odpowiedzialnych za realizację działania oraz pozostałych partnerów, a także zakładane rezultaty; szczegółowy opis planowanych zadań ponadnarodowych i sposób ich realizacji przez każdego partnera. 2. Postanowienia finansowe: plan finansowy uwzględniający działania rozdzielone na poszczególnych partnerów, źródła finansowania działań ponadnarodowych realizowanych przez poszczególnych partnerów w krajach ich pochodzenia. Należy uwzględnić: Europejski Fundusz Społeczny, inne europejskie źródła finansowania, krajowe źródła finansowania oraz wkład własny. 3. Zagadnienia organizacyjne: zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie, w tym: opis systemu komunikacji oraz wymiany informacji, wypracowanych narzędzi i rezultatów (np.: intranet, biuletyn elektroniczny); 27

28 zasady podejmowania decyzji; sposób monitorowania rezultatów i ich ocena; języki robocze używane przez partnerów ponadnarodowych. Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, który zawiera zakres obowiązków stron, znajduje się w Załączniku Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.. Poszukiwanie partnerów zagranicznych Partnerów do współpracy ponadnarodowej można poszukiwać, korzystając z następujących baz internetowych: - to narzędzie przygotowane przez Komisję Europejską. Pozwala ono wyszukiwać potencjalnych partnerów, jak i zgłaszać siebie w tym charakterze, to baza produktów i rezultatów programu Leonardo da Vinci. Partnerów do współpracy ponadnarodowej można także poszukiwać, korzystając z pomocy Krajowej Instytucji Wspomagającej ( Projektodawca, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, typuje partnerów spoza sektora finansów publicznych - zgodnie z art. 28a ust. 4 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Nie jest to sprzeczne z poszukiwaniem partnerów zagranicznych za pomocą wyżej wskazanych baz internetowych. Na wybór partnera zagranicznego nie powinno mieć wpływu to, że realizuje on projekt współfinansowany przez EFS. Modele i formy współpracy ponadnarodowej Modele współpracy ponadnarodowej W ramach projektów innowacyjnych o charakterze ponadnarodowym możliwe są różne modele współpracy. Można przy tym korzystać z kilku modeli równocześnie, dostosowując je do własnych potrzeb, lub wykorzystywać je naprzemiennie. 1) Modele samodzielne: a) Import, eksport i adaptacja rozwiązań do własnej sytuacji w tym wypadku partner dysponujący odpowiednim produktem, usługą lub rozwiązaniem dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem z pozostałymi stronami. Przyjęcie czyichś rozwiązań powinno służyć ulepszeniu własnych produktów, usług itp. b) Równoległe wypracowywania nowatorskich rozwiązań w tej sytuacji każda ze stron przygotowuje wybrane produkty zgodnie z uwarunkowaniami danego kraju. Po zrealizowaniu tych zadań dochodzi do wymiany doświadczeń lub kontaktu ekspertów. W modelu tym partnerzy powinni dążyć do realizacji wspólnego celu. c) Wspólne tworzenie nowatorskich rozwiązań - w tym wypadku wszystkie strony wspólnie tworzą rozwiązania, które przyniosą korzyści grupom docelowym w poszczególnych krajach. 2) Modele uzupełniające model samodzielny (stosowane dodatkowo): a) Wymiana informacji i doświadczeń - powinien odnosić się do wstępnej fazy współpracy międzynarodowej. Wymiana informacji może dotyczyć strategii partnerów oraz warunków planowanych działań. b) Wymiana najważniejszych osób realizujących projekt lub w nim uczestniczących model ten powinien wykraczać poza wizyty studyjne. Należy określić cel wymiany w kontekście głównego celu współpracy ponadnarodowej. Formy działań ponadnarodowych 1) Organizowanie konferencji, seminariów, warsztatów i spotkań. 2) Prowadzenie badań i analiz. 3) Przygotowanie, tłumaczenia i wydawanie publikacji, opracowań, raportów. 4) Adaptowanie rozwiązań wypracowanych w innym kraju. 5) Doradztwo, wymiana pracowników, staże, wizyty studyjne. 28

29 6) Wypracowywanie nowych rozwiązań. Załączniki do wniosku (dot. projektów z komponentem ponadnarodowym) Do każdego egzemplarza wniosku o dofinansowanie należy dołączyć niezbędne załączniki. Są nimi kopie listów intencyjnych podpisanych także przez partnerów zagranicznych. Wzór listu intencyjnego znajduje się w Załączniku 11. Przygotowując list intencyjny, należy pamiętać o następujących zasadach: List intencyjny jest formułowany w języku angielskim, francuskim, niemieckim lub polskim. Można podpisać jeden list intencyjny z wszystkimi partnerami ponadnarodowymi albo kilka oddzielnych listów. Należy jednak pamiętać, że jeden wniosek o dofinansowanie nie może zawierać więcej niż trzech listów intencyjnych. Wersja dokumentu podpisana w jednym z wymienionych języków jest obowiązująca. W przypadku podpisania listu intencyjnego w języku obcym należy przedłożyć PARP tłumaczenie listu na język polski. Nie musi to być dokument opracowany przez tłumacza przysięgłego. Jeśli projektodawca przedstawia projekt w partnerstwie krajowym, to składa podpis pod listem intencyjnym jako lider partnerstwa krajowego. Każda załączana kopia listu intencyjnego musi być poświadczona za zgodność z oryginałem. Projektodawca może zmieniać wzór listu intencyjnego, jeśli jest on jednocześnie składany w ramach innych programów operacyjnych współfinansowanych przez EFS lub w ramach innych europejskich źródeł finansowania. Nie można jednak zmieniać zapisów wskazujących wolę podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej. Po zaakceptowaniu wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego z komponentem ponadnarodowym a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie należy podpisać umowy o współpracy ponadnarodowej z partnerami zagranicznymi (Wzór minimalnego zakresu umowy o współpracy ponadnarodowej zawiera Załącznik 12). PARP akceptuje trzy sposoby potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem: 1) na pierwszej stronie dokumentu znajduje się oświadczenie Potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony do strony podpisane przez osoby/jedną z osób wymienionych w pkt. 2.6 wniosku, 2) każda strona potwierdzanego dokumentu opatrzona jest podpisem osób/jednej z osób wymienionych w pkt. 2.6 wniosku (powtórzonym pod oświadczeniem w części V wniosku), 3) dokumenty mogą być potwierdzane za zgodność z oryginałem przez notariusza. Dokumenty partnerów mogą być potwierdzone przez projektodawcę (osoby lub jedną z osób wymienionych w pkt. 2.6 wniosku) lub przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania partnera. Dodatkowe załączniki do wniosku nie będą brane pod uwagę podczas oceny. 29

30 3. Charakterystyka projektu Należy wypełnić wszystkie punkty wniosku. Mają Państwo do dyspozycji znaków (w tym znaków przeznaczonych tylko na punkt Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu). 3.1 Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu 3.1 Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu Projekty innowacyjne (testujące i upowszechniające): - Uzasadnij potrzebę realizacji projektu - Wskaż cel główny oraz cele szczegółowe projektu - Określ, w jaki sposób mierzona będzie realizacja celów (ustal wskaźniki pomiaru celów) - Określ wartość obecną wskaźnika (stan wyjściowy projektu) i wartość docelową wskaźnika (której osiągnięcie będzie uznane za zrealizowanie danego celu) - Określ, w jaki sposób i na jakiej podstawie mierzone będą wskaźniki realizacji poszczególnych celów (ustal źródło weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwość pomiaru) Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu [tekst] Projekty innowacyjne testujące: - Wskaż problem, na który odpowiedzią jest cel główny projektu - Przedstaw opis sytuacji problemowej, do której odnosi się projekt (uwzględniając sytuację kobiet i mężczyzn), uwzględniając także dane statystyczne odnoszące się do obszaru realizacji projektu oraz uzasadnij potrzebę zmiany dotychczasowego podejścia - Przedstaw dostępne dane statystyczne uzasadniające cel główny projektu - Uzasadnij zgodność proponowanego rozwiązania/podejścia z Tematem projektów innowacyjnych testujących - Opisz wpływ, jaki realizacja projektu może mieć na podmioty inne niż grupa docelowa Punkt 3.1 wniosku składa się z trzech części: 3.1.1, oraz Należy w nich kolejno: uzasadnić potrzebę realizacji projektu, wskazać cel główny, oraz cele szczegółowe projektu. Punkt wniosku jest punktem opisowym. Należy w nim uzasadnić potrzebę realizacji projektu, wskazując konkretne problemy, do których rozwiązania/złagodzenia przyczyni się realizacja projektu. Aby trafnie zaplanować projekt, należy znać aktualną sytuację obszaru, który pragniemy zmienić. Tylko na podstawie rzetelnej analizy obecnej sytuacji można dobrze zaplanować cele i sposoby ich osiągania. Dlatego też pierwszym krokiem przy tworzeniu projektu jest analiza sytuacji problemowej, której rozwiązywaniu będzie poświęcony projekt. Sytuacja problemowa - to coś więcej niż syntetyczne określenie problemu. Analiza sytuacji problemowej obejmuje swoim zakresem przyczyny i skutki danego problemu. Bez określenia przyczyn problemu niemożliwy jest właściwy dobór działań projektu. Analiza powinna wskazywać, że problem jest powszechny, tzn. dotyczy wielu przedsiębiorstw. Dzięki temu wypracowane w projekcie narzędzia będą przydatne innym przedsiębiorstwom. Przy analizie problemu należy korzystać z wszelkich dostępnych aktualnych źródeł wiedzy: oficjalnych danych statystycznych i raportów, wyników zewnętrznych badań, literatury przedmiotu, ale też z własnego doświadczenia i obserwacji czy własnych badań. Podstawowe źródła danych powinny zostać nazwane. Nie zawsze dostępne są wyniki kompleksowych badań, zawsze jednak możliwe jest zgromadzenie informacji w postaci opinii ekspertów, opinii samych zainteresowanych czy odwołań do publikacji prasowych. Dobrym źródłem informacji są też wcześniej zrealizowane projekty. 30

31 Należy zwrócić uwagę na to, by sytuacja problemowa była opisana szczegółowo, tzn. powinna uwzględniać sytuację kobiet i mężczyzn. Jest to szczególnie ważne, jeśli planują Państwo uzyskać pozytywną odpowiedź na co najmniej jedno z pytań - nr 1-3 w standardzie minimum (o standardzie minimum więcej w części Standard minimum instrukcji). Opisując sytuację problemową, należy posługiwać się aktualnymi danymi statystycznymi oraz wskazywać źródła ich pochodzenia. Na potrzeby konkursu przyjęto, że aktualnymi danymi statystycznymi będą dane pochodzące z okresu ostatnich trzech lat, tj. z lat Jeśli jednak brak jest aktualnych danych, mogą Państwo skorzystać z wcześniejszych danych i wskazać we wniosku, że aktualne dane nie są dostępne. Projekty innowacyjne zakładają, że będzie pogłębiona wiedza o problemie już w ramach realizacji projektu. Na etapie przygotowania wniosku należy dostarczyć oceniającym wiele danych statystycznych i innych weryfikowalnych informacji, które potwierdzą, że problem istnieje. Konkurs Rozwiązania jutra w HR zakłada wsparcie projektów dotyczących jednej z dwóch kwestii: metody utrzymania aktywności zawodowej pracowników w grupie wiekowej 50+, wykorzystanie zarządzania wiedzą lub zarządzania zmianą w polskich przedsiębiorstwach. W punkcie należy wskazać temat projektu oraz to, w jaki sposób działania w projekcie są zgodne z jego zakresem. Stwierdzenie, że projekt jest zgodny z tematem nie wystarcza. Oba główne tematy zostały dodatkowo zawężone do projektów (por. kryteria dostępu), które mają wypracować sposoby: tworzenia warunków i rozwiązań organizacyjnych do przekazywania wiedzy pomiędzy pracownikami w wieku 50+ a pozostałymi pracownikami przedsiębiorstwa, poprawy komunikacji pomiędzy pokoleniami w firmie z uwzględnieniem osób 50+, dostosowania warunków pracy do specyficznych potrzeb pracowników 50+, optymalizacji wykorzystania potencjału pracowników 50+ do potrzeb organizacji, tworzenia i wdrażania narzędzi pomiaru wiedzy przedsiębiorstwa, kontrybucji (wkładu) pracowników w budowę wiedzy przedsiębiorstwa, motywowania pracowników do budowania wiedzy przedsiębiorstwa, tworzenia oraz wdrażania narzędzi służących przeprowadzeniu procesu zmiany w przedsiębiorstwie. UWAGA! W uzasadnieniu realizacji projektu i opisie sytuacji problemowej należy uwzględnić powszechność występowania danego zjawiska w kraju oraz wykazać konieczność zmiany dotychczasowego podejścia. Efektem projektu nie może być jedynie rozwiązanie problemu projektodawcy. Projekt ma służyć wypracowaniu narzędzia, które rozwiąże problemy szerszej grupy przedsiębiorców. 31

32 3.1.2 Cel główny projektu tekst Wskaźnik pomiaru celu 1. tekst lub wybór z listy rozwijanej - sugerujemy wpisywanie własnych wskaźników pomiarów celu ponieważ większość wskaźników z listy rozwijanej jest nieadekwatna do specyfiki projektów złożonych w odpowiedzi na konkurs Rozwiązania jutra w HR Wartość obecna wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O K M O Źródło weryfikacji/pozyska nia danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwość pomiaru tekst W punkcie wniosku należy wskazać cel główny projektu, który powinien bezpośrednio wynikać ze zdiagnozowanych wcześniej problemów. Musi on ściśle wiązać się z uzasadnieniem przedstawionym we wniosku i nie może dotyczyć innych obszarów niż te, które zostały opisane w punkcie Główny cel projektu musi jednoznacznie wynikać z analizy problemy. Cel ten jest stanem pożądanym, który wykonawca projektu osiągnie w efekcie jego realizacji. To zmiana, jaka dotyczyć będzie grup docelowych. Jest to jakby odwrócenie opisanego problemu. Wpisana przez projektodawcę nazwa celu głównego projektu liczona jest w ramach limitu liczby znaków przeznaczonych na cały wniosek Cele szczegółowe projektu Wskaźnik pomiaru celu 1. tekst 1. tekst lub wybór z listy rozwijanej tekst lub wybór z listy rozwijanej tekst 1. tekst lub wybór z listy rozwijanej tekst lub wybór z listy rozwijanej Wartość obecna wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O K M O Źródło weryfikacji/pozyska nia danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwość pomiaru tekst W punkcie wniosku należy wskazać cele szczegółowe projektu (maksymalnie pięć). Cele szczegółowe muszą być spójne z celem głównym wskazanym w punkcie i bezpośrednio przyczyniać się do jego osiągnięcia. UWAGA! Cele szczegółowe stanowią rozbicie celu głównego na zestaw celów cząstkowych. Cele szczegółowe powinny opisywać stan docelowy, a nie zadania jako takie. Powinny również odzwierciedlać pożądaną sytuację w przyszłości. tekst tekst tekst Często projektodawcy mylą cele z działaniami, jakie zamierzają realizować i piszą na przykład: celem projektu jest udzielenie wsparcia... To typowy, bardzo poważny błąd. Udzielenie wsparcia jest sposobem dojścia do celu, jakim jest np. zmniejszenie absencji pracowników 50+ o 10% w ciągu 2 lat. Zapis celu nie powinien określać metody, sposobu jego osiągania. Błędem będzie również określenie celu jako wypracowanie nowej metodyki nauczania IT dla grupy 50+, bowiem samo pokazanie metodyki to za mało. by stwierdzić, że dany problem zostanie rozwiązany. Wypracowanie nowej metodyki nauczania IT dla grupy 50+ może stanowić jeden z celów szczegółowych, który ma doprowadzić do zmiany sytuacji grupy docelowej. 32

33 Wpisane przez projektodawcę nazwy celów szczegółowych projektu liczone są w ramach limitu liczby znaków przeznaczonych na cały wniosek. Cel główny i cele szczegółowe projektu powinny charakteryzować się cechami zgodnymi z koncepcją SMART: S specific (ang. szczegółowe, konkretne) cele powinny być szczegółowo i jednoznacznie określone, dotyczyć konkretnych problemów; M measurable (ang. mierzalne) cele powinny być sformułowane ustalić sposób, który umożliwia ustalenie wskaźnika/wskaźników ich pomiaru; A acceptable/accurate (ang. akceptowalne/trafne) cele powinny być określane tak, by uwzględniały otoczenie społeczne, w którym realizowany będzie projekt a zwłaszcza potrzeby grup docelowych. Trafność odnosi się do zdiagnozowanego/ych w punkcie wniosku problemu/problemów i wskazuje, że cele muszą bezpośrednio wynikać z opisanej wcześniej sytuacji problemowej. Muszą one obejmować wszystkie przyczyny powstania problemu/problemów (kompleksowość). Rzetelna analiza jest nie tylko podstawą do określenia celów, ale również wpływa na dobór odpowiednich form wsparcia i metod pracy z odbiorcami projektu. W tym kontekście pominięcie jakiegokolwiek aspektu problemu/problemów zwiększa ryzyko niepowodzenia całego przedsięwzięcia. R realistic (ang. realistyczne) możliwe do osiągnięcia poprzez realizację projektu (nie mogą się odnosić do zadań i obszarów, które nie będą objęte projektem). Zadania przedstawione w punkcie 3.3 wniosku, które projektodawca zamierza zrealizować, powinny ściśle się wiązać z celami projektu i w oczywisty sposób zmierzać do ich osiągnięcia. UWAGA! Często zdarza się, że projektodawca wykorzystuje cele priorytetu lub działania, kopiując je z PO KL lub SzOP PO KL. Jest to błąd, gdyż cele te mają ogólniejszy charakter. Odnoszą się one do końcowego efektu programu, którego nie można osiągnąć poprzez zrealizowanie jednego lub nawet kilku projektów. Nie można go osiągnąć w pojedynczym projekcie. Przede wszystkim ze względu na jego skalę. Nie należy zatem przyjmować za cel projektu celów identycznych - jak dla programu, czy określonych priorytetów i działań. T time-bound (ang. określone w czasie) opisując cel, zawsze trzeba uwzględnić termin, w którym zamierzamy go osiągnąć (informację o przybliżonym terminie, w którym wszystkie zadania zostaną zrealizowane, a zaplanowane cele osiągnięte). W planowaniu projektu czas jest kategorią równie istotną, co zasoby i budżet. Każde przedsięwzięcie projektowe musi być ściśle określone w czasie. Czas, w jakim projekt ma zostać zrealizowany, powinien być odpowiednio dobrany do problemów i potrzeb, na które odpowiada projekt. 33

34 UWAGA! Przy konstruowaniu celów należy zwrócić uwagę na następujące aspekty: cel powinien wynikać ze zdiagnozowanego problemu i przyczyniać się do jego rozwiązywania lub złagodzenia; celem nie może być środek, za pomocą którego chcemy cel osiągnąć (np. przeszkolenie, objęcie wsparciem, pomoc ); cele powinny się bezpośrednio przekładać na zadania, tj. podejmowane działania powinny służyć ich realizacji. W kolumnie drugiej punktów i wniosku należy określić wskaźniki pomiaru celu. Dla każdego celu należy wskazać co najmniej jeden podstawowy i mierzalny wskaźnik, który umożliwi precyzyjną ocenę stopnia realizacji celu głównego i celów szczegółowych. Projektodawca może również określić większą liczbę wskaźników dla celu głównego i celów szczegółowych (maksymalnie trzy dla każdego z celów). Wskaźniki pomiaru celu można wybrać z listy rozwijanej, którą wyświetla Generator. Projektodawca może określić też własne wskaźniki pomiaru celu - zgodnie ze specyfiką projektu (nazwa tak określonego wskaźnika nie może być dłuższa niż 150 znaków). Sugerujemy, by wpisywać własne wskaźniki pomiarów celu, ponieważ większość wskaźników z listy rozwijanej jest nieadekwatna do specyfiki projektów złożonych w odpowiedzi na konkurs UWAGA! Wskaźniki mierzą przede wszystkim to, czy cel główny i cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane. Wskaźniki pozwalają odpowiedzieć na pytanie, czy problem został rozwiązany (złagodzony) i czy projekt zakończył się sukcesem. Podczas realizacji projektu wskaźniki powinny umożliwiać mierzenie jego postępu wobec celów projektu. Wartość obecna i wartość docelowa wskaźnika podawane są w ujęciu ogółem (O) oraz jeżeli dane, którymi dysponuje projektodawca na to pozwalają w podziale na kobiety (K) i mężczyzn (M). Kolumna O ( ogółem ) wylicza się wtedy automatycznie. Jednocześnie jeżeli projektodawca na etapie przygotowywania wniosku nie wie, w jakich proporcjach uczestniczyć będą kobiety i mężczyźni, należy zaznaczyć pole wyboru (tzw. checkbox ),które znajduje się obok pola Ogółem (aby odblokować kolumny O ( ogółem ). Umożliwi to ręczne wpisanie planowanej liczby uczestników projektu bez konieczności podawania ich liczby w podziale na płeć. Pamiętajmy, że pozostawienie przy każdym wskaźniku wartości liczbowej 0 w kolumnach dot. kobiet (K) i mężczyzn (M) nie pozwoli uzyskać pozytywnej odpowiedzi w pytaniu nr 5 standardu minimum. W zależności od potrzeb oraz charakteru wskaźnika - jego wartość bazowa i wartość docelowa - mogą być określone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W kolumnie piątej punktów oraz należy określić, w jaki sposób i na jakiej podstawie mierzone będą wskaźniki realizacji poszczególnych celów. Odbywa się to dzięki ustaleniu źródła weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwości pomiaru. Dlatego przy określaniu wskaźników należy uwzględnić dostępność i wiarygodność danych, które są niezbędne do pomiaru danego wskaźnika. Jeśli brakuje ogólnodostępnych danych, projektodawca powinien przeprowadzić dodatkowe badania na potrzeby przygotowywanego wniosku. Techniki i metody mierzenia osiągnięcia celów powinny zostać opisane, o ile to możliwe, dla każdego celu osobno. Jeśli charakter kilku celów pozwala na wybranie jednolitego sposobu pozyskiwania informacji na temat wskaźników ich pomiaru, należy opisać go tylko przy pierwszym z celów. Natomiast przy pozostałych należy wskazać, że sposób jest tożsamy ze sposobem opisanym wcześniej. 34

35 Częstotliwość pomiaru wskaźnika uzależniona jest przede wszystkim od czasu realizacji projektu i terminów zakończenia poszczególnych zadań. Częstotliwość pomiaru wskaźnika zatem w zależności od jego specyfiki można podawać w jednostkach czasu (np. co tydzień, co miesiąc) lub można określić ją wobec terminu zakończenia danego działania (np. dwa dni po przeprowadzeniu spotkania z potencjalnymi użytkownikami). Opis zawarty w kolumnie piątej punktów oraz liczony jest w ramach limitu liczby znaków. UWAGA! W przypadku projektów innowacyjnych z komponentem ponadnarodowym co najmniej jeden cel szczegółowy powinien wskazywać na możliwość jego osiągnięcia wyłącznie w wyniku nawiązanej współpracy ponadnarodowej. Należy zatem precyzyjnie określić oczekiwania co do spodziewanego wpływu podjętej współpracy ponadnarodowej na osiągnięcie celów projektu. Cel główny i cele szczegółowe projektu powinny być spójne (ale nie identyczne,; patrz wyżej) z celami szczegółowymi dla PO KL oraz Priorytetu II. Można ewentualnie wykazać również spójność z celami sformułowanymi w innych dokumentach o charakterze strategicznym w danym sektorze i/lub w danym regionie jeżeli występują. Spójność celów projektu z innymi odpowiednimi celami powinna być dostosowana do obszaru realizacji projektu (cały kraj-województwo/a-powiat/y gmina/y). Dodatkowo w pkt. 3.5 wniosku projektodawca zawiera opis, jak osiągnie cel główny projektu i jak realizowane zadania przyczynią się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji (lub celów szczegółowych) Priorytetu PO KL. Przykład: Cel główny projektu Wskaźnik pomiaru celu Podniesienie produktywności osób w wieku 50+ o 5% w skali roku w wyniku opracowania innowacyjnej taśmy produkcyjnej dostosowanej do potrzeb tej grupy. Wolumen produkcji. Wartość obecna wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O K M O Źródło weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwość pomiaru 15 tyś. 15,9 tyś. Analiza miesięcznych/kwartalnych i rocznych sprawozdań z produkcji Projektodawcy Cele szczegółowe projektu Wskaźnik pomiaru celu Wartość obecna wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O K M O Źródło weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwość pomiaru Stworzenie innowacyjnej taśmy produkcyjnej dostosowanej do potrzeb tej grupy. Liczba stworzonych, działających, innowacyjnych taśm produkcyjnych. 0 1 Raport ewaluacyjny produktu finalnegojednokrotnie. Testy przeprowadzone przez głównego inżynieratrzykrotnie. 35

36 3.2 Innowacyjność i grupy docelowe 3.2 Innowacyjność i grupy docelowe [tekst] Projekty innowacyjne testujące: - Opisz i uzasadnij innowacyjność proponowanego podejścia na tle istniejącej praktyki wskaż, czym ono różni się od obecnie stosowanych rozwiązań (również w kontekście relacji nakład/rezultat); określ wymiar innowacyjności produktu i scharakteryzuj go; wskaż wartość dodaną innowacji w stosunku do obecnej praktyki - Wskaż bariery niepozwalające na stosowanie obecnie proponowanego rozwiązania/podejścia - Określ i opisz produkt finalny projektu oraz wskaż co będzie przedmiotem upowszechniania i włączania do polityki - Scharakteryzuj grupy docelowe projektu (osoby i/lub instytucje/sektory, które otrzymają produkt do stosowania oraz osoby, które będą skuteczniej wspierane dzięki nowemu produktowi) i uzasadnij ich wybór - Opisz, w jaki sposób w przygotowanie i realizację projektu zostali/zostaną włączeni przedstawiciele grup docelowych Skoro innowacyjność to wprowadzenie czegoś nowego i lepszego (nowatorstwo), to znaczy, że proponowane rozwiązanie będzie na pewno inne niż dotychczasowe. W punkcie 3.2 należy wskazać, na czym polega i czym różni się proponowane rozwiązanie/podejście od dotychczasowego. Projektodawca powinien wskazać te różnice, wykorzystując konkretne dane, aby potwierdzić swoje stwierdzenia. Wymaga to od projektodawcy dobrej znajomości sytuacji w danym obszarze, stosowanych podejść i metod. Opis powinien być rzeczowy. Istotę innowacji można zawrzeć w jednym zdaniu. Na przykład: istotą innowacji telefonu komórkowego jest możliwość dzwonienia z każdego miejsca. Opis nie może sprowadzać się do deklaracji, że nowe rozwiązanie będzie lepsze i skuteczniejsze, czy do stwierdzenia, że wobec wybranej grupy nie były podejmowane żadne działania, więc proponowanego produktu nie można z niczym porównać. Należy wskazać przyczyny braku takiego podejścia. Wskazując, poziom innowacyjności rozwiązania, innowacyjności. powinni się Państwo odwoływać do tzw. wymiarów Wymiary innowacyjności dotyczą przede wszystkim oryginalność trzech aspektów: 1) Wymiar uczestnika projektu a) Najwyżej oceniane będą projekty wytwarzające produkty służące grupom niekorzystającym wcześniej z pomocy (8 punktów). b) Średnio te, które skierowane zostaną do grup docelowych otrzymujących wsparcie innego rodzaju (4 punkty). c) Najniżej zaś te, które dotyczyć będą grup korzystających z podobnych, ale nieidentycznych form pomocy (1 punkt). 2) Wymiar problemu: a) Jeżeli produkt dotyczy problemu słabo lub wcale nierozpoznanego, wobec którego nie wypracowano żadnych narzędzi interwencji, oceniający przyznaje 8 punktów. b) Jeżeli produkt dotyczy problemu już rozpoznanego, wobec którego nie wypracowano jeszcze narzędzi interwencji, oceniający przyznaje 4 punkty. c) Jeżeli produkt dotyczy problemu już rozpoznanego, wobec którego stosowane są dotychczas nieskuteczne narzędzia interwencji, oceniający przyznaje 1 punkt. 3) Wymiar formy wsparcia a) Najwyżej oceniane będą produkty zakładające wykorzystanie nowatorskich narzędzi działania, które dotychczas wcale lub prawie wcale nie były stosowane (8 punktów). b) Niżej oceniane będą te produkty, które odwoływać się będą do sprawdzonych tradycyjnych narzędzi, niestosowanych dotychczas wobec grupy objętej projektem (4 punkty). c) Najniżej oceniane będą te produkty, które stanowić będą jedynie udoskonaleniem typowych narzędzi, stosowanych już wobec danej grupy (1 punkt). Projektodawca powinien wskazać wymiar i poziom (skala w ramach wymiaru) innowacyjności, którego dotyczy projekt. Punktem odniesienia w każdym wymiarze będą działania realizowane / nierealizowane dotychczas w Polsce. 36

37 Zadaniem projektodawcy jest przedstawić jasny dowód (najlepiej w liczbach) na to, że stosowanie proponowanego przez niego produktu spowoduje lepsze i bardziej trwałe efekty przy podobnych nakładach, jakie były ponoszone dotychczas. Jeśli nawet wymaga wyższych nakładów, to przyniesie istotnie większe efekty. Ponadto powinni Państwo uzasadnić, że proponowane rozwiązanie stanowi wartość dodaną w stosunku do obecnej praktyki HR. Wartością dodaną innowacji jest jej przewaga nad dotychczasową praktyką, ponieważ wykorzystanie nowych, wypracowanych w projekcie i przetestowanych narzędzi będzie lepsze i efektywniejsze z powodu m.in. ponoszonych nakładów (np. skorzystanie z doświadczeń współpracy ponadnarodowej będzie mniej kosztowne niż opracowanie produktu od początku w kraju). Jeśli produkt finalny będzie dotyczył obszarów dotychczas niewspieranych, punktem odniesienia do porównań może być obszar/grupa/problem do niego podobny. Efektywność można również wykazać wobec kosztów ewentualnego zaniechania działań. Wypracowanie rozwiązania jest kosztowne, jednak jeszcze wyższe koszty społeczne i ekonomiczne będą ponoszone, jeśli żadne działania w danym obszarze nie będą podejmowane. Porównanie powinno się opierać na rzeczywistym szacunku. Projektodawca musi już na etapie przygotowania wniosku wstępnie oszacować nakłady, jakie będą ponoszone przy stałym stosowaniu wypracowanego produktu. Opracowując produkt finalny powinni Państwo zidentyfikować potencjalne bariery w jego wdrażaniu oraz przedstawić metody ich łagodzenia lub przeciwdziałania. Typową przeszkodą jest m.in. stan prawny, który nie daje wystarczających możliwości działania. Często barierą jest brak odpowiedniej wiedzy czy umiejętności osób w danej dziedzinie. Inny możliwy rodzaj barier - to niewystarczająca wiedza o potrzebach grupy docelowej, niepozwalająca skutecznie interweniować i wymagająca innych form wsparcia. Jeśli projektodawca uzna, że główną przeszkodą stosowania proponowanego podejścia jest brak środków, należy pamiętać, że ta bariera będzie się również odnosić do nowego produktu. Nowy produkt nie będzie przecież zawierał dodatkowych środków na jego powszechne stosowanie. Oznacza to, że nikt go nie zastosuje. W punkcie 3.2 projektodawca może umieścić informacje nt. tego, w jaki sposób rozwiązanie planowane do wypracowania w ramach projektu pomoże znieść nierówności ze względu na płeć w obszarze interwencji projektu i/lub zasięgu oddziaływania projektu (jest to szczególnie istotne, jeśli projektodawca planuje uzyskać pozytywną odpowiedź w 4 punkcie standardu minimum). UWAGA! W tym punkcie należy opisać, na czym polega istota proponowanego rozwiązania/podejścia a więc, co będzie finalnym produktem projektu. Opis produktu finalnego składa się więc z wypracowanych narzędzi. Ważne, jaką ono przyjmie formę (np. opisu metody, modelu, narzędzia; podręcznika ze wskazówkami do jej/jego stosowania). Należy określić, jakie są warunki i szanse wdrożenia produktu do powszechnej praktyki oraz jak produkt ten może być stosowany przez inne grupy ( podmioty). Projektodawca powinien przedstawić możliwości, a także opisać sposób ich upowszechniania i włączania do praktyki. Potencjał dla potrzeb upowszechniania i włączania do praktyki to jego potencjalna użyteczność. Należy wykazać, wobec jakich innych odbiorców / przez jakich innych użytkowników / na jakich innych (podobnych) obszarach może być stosowany. Ponadto w pkt. 3.2 należy również scharakteryzować i uzasadnić wybór grupy docelowej projektu, a także uwzględnić zarówno użytkowników, którzy otrzymają nowe metody, jak i odbiorców, których problemy będą mogły być skuteczniej rozwiązywane. Należy podać informacje o wielkości obu grup docelowych, podać ich charakterystykę, wymienić ważne problemy. Obie grupy docelowe należy przedstawić w kilku wymiarach: I. Użytkownicy produktu: a) wymiar docelowy: wszyscy członkowie grupy docelowej, którzy ostatecznie powinni otrzymać do stosowania nowe narzędzie (szacunkowo skala wdrożenia), b) wymiar upowszechnienia i włączenia w ramach projektu: liczba i charakterystyka przedstawicieli grupy docelowej, którym nowe narzędzie przekażemy w ramach działań upowszechniających i włączających zastosowanych w projekcie, 37

38 c) wymiar testowania w ramach projektu: liczba 3 i charakterystyka przedstawicieli grupy docelowej, którzy uczestniczyć będą w testowaniu i ocenie produktu w ramach projektu. II. Odbiorcy produktu: a) wymiar docelowy: wszyscy członkowie grupy docelowej, którzy będą mogli skorzystać ze wsparcia z zastosowaniem nowego narzędzia już po jego włączeniu do polityki, b) wymiar upowszechnienia i włączenia w ramach projektu: liczba i charakterystyka przedstawicieli tej grupy docelowej, którzy będą korzystać z wypracowanego narzędzia w ramach działań upowszechniających i włączających w projekcie, c) wymiar testowania w ramach projektu: liczba 4 i charakterystyka przedstawicieli tej grupy docelowej, którzy uczestniczyć będą w testowaniu i ocenie produktu w ramach projektu. UWAGA! Należy przedstawić charakterystykę i liczebność grup docelowych (użytkowników i odbiorców) zarówno wobec projektodawcy, jak i przedsiębiorstw, które będą zainteresowane wykorzystaniem produktu finalnego. W pkt. 3.2 należy również przedstawić, jak w przygotowanie i realizację projektu zostali/zostaną włączeni przedstawiciele grup docelowych. Opis zaangażowania grup docelowych powinien zawierać informację o charakterze tego udziału, sposobie doboru reprezentatywnych przedstawicieli grup docelowych. Należy opisać, czy osoby te będą miały zapewniony współudział w nadawaniu kształtu produktowi projektu oraz czy ich opinie będą brane pod uwagę w procesie modyfikowania produktu. Zaangażowanie przedstawicieli grup docelowych ma ważne znaczenie w procesie testowania nowych rozwiązań. Opinia osób zainteresowanych zwiększa szansę na skuteczność tworzonych narzędzi. Dlatego też przygotowując wniosek i realizując projekt, należy angażować przedstawicieli grup docelowych i pod ich wpływem odpowiednio zmieniać pomysł, aby ostatecznie zaspokoić potrzeby odbiorców. Ważne, aby przyszli odbiorcy brali udział w opracowywaniu koncepcji wniosku, a nawet w czasie realizacji projektu. UWAGA! Poniższa tabela nie ma zastosowania dla konkursu Rozwiązania jutra w HR prosimy o uzupełnienie kolumn wartością 0. Nieuzupełnienie tabeli może spowodować brak poprawnej walidacji wniosku o dofinansowanie Przewidywana liczba osób/instytucji objętych wsparciem EFS w ramach projektu i ich status (ilościowe) (nie dotyczy projektów informacyjnych i badawczych, w których nie jest udzielane bezpośrednie wsparcie dla osób) Status uczestnika Bezrobotni w tym osoby długotrwale bezrobotne Osoby nieaktywne zawodowo w tym osoby uczące lub kształcące się Zatrudnieni Liczba osób K M O 3 Specyfika projektów innowacyjnych oznacza przetestowanie rozwiązań w małej skali i włączenie do stosowania na szerszą skalę w momencie potwierdzenia skuteczności wypracowanych narzędzi (w ostatniej fazie drugiego etapu). Założenie to oznacza, iż projektodawca powinien testować rozwiązanie na niewielkiej reprezentatywnej grupie docelowej. 4 Specyfika projektów innowacyjnych oznacza przetestowanie rozwiązań w małej skali i włączenie do stosowania na szerszą skalę w momencie potwierdzenia skuteczności wypracowanych narzędzi (w ostatniej fazie drugiego etapu). Założenie to oznacza, iż projektodawca powinien testować rozwiązanie na niewielkiej reprezentatywnej grupie docelowej. 38

39 w tym rolnicy w tym samo zatrudnieni w tym zatrudnieni w mikroprzedsiębiorstwach w tym zatrudnieni w małych przedsiębiorstwach w tym zatrudnieni w średnich przedsiębiorstwach w tym zatrudnieni w dużych przedsiębiorstwach w tym zatrudnieni w administracji publicznej w tym zatrudnieni w organizacjach pozarządowych Ogółem w tym osoby należące do mniejszości narodowych i etnicznych w tym migranci w tym osoby niepełnosprawne w tym osoby z terenów wiejskich Przedsiębiorstwa objęte wsparciem Mikroprzedsiębiorstwa Małe przedsiębiorstwa Średnie przedsiębiorstwa Duże przedsiębiorstwa Liczba 3.3 Zadania 3.3 Zadania [tekst] Projekty innowacyjne (testujące i upowszechniające): - Przyporządkuj poszczególne zadania do danego celu szczegółowego, do którego osiągnięcia przyczyni się realizacja danego zadania - Opisz zadania podejmowane w projekcie, zgodnie z chronologią zadań wskazaną w budżecie i harmonogramie wraz z uzasadnieniem - Opisz produkty, które będą wytworzone w ramach realizacji zadań Nr Nazwa zadania Szczegółowy opis zadania i produktów, które będą wytworzone w ramach jego realizacji 1 tekst Tekst tekst Tekst N M WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA ZARZĄDZANIE PROJEKTEM tekst [W przypadku projektów z komponentem ponadnarodowym minimalny okres trwania komponentu ponadnarodowego musi wynosić 6 miesięcy. ] Opis w punkcie 3.7 Cel szczegółowy projektu 1. słownik (lista rozwijana zgodna z treścią kolumny nr 1 pkt ) słownik (lista rozwijana zgodna z treścią kolumny nr 1 pkt ) 1. słownik (lista rozwijana zgodna z treścią kolumny nr 1 pkt ) słownik (lista rozwijana zgodna z treścią kolumny nr 1 pkt ) 1. słownik (lista rozwijana zgodna z treścią kolumny nr 1 pkt ) słownik (lista rozwijana zgodna z treścią kolumny nr 1 pkt ) Zadania muszą wprost odnosić się do zaprezentowanego problemu, jak i do wskazanego celu. Powinni Państwo przekonująco pokazać, że to właśnie taki, a nie inny zestaw zadań najlepiej prowadzi do celu. Dlatego warto postarać się, by związek zadań z problemem i celem był widoczny i jednoznaczny. Na tej podstawie ocenimy sposób osiągania celów szczegółowych i tym samym celu głównego projektu. Ocena uwzględni czy wybrane zadania pasują do zidentyfikowanych problemów, specyficznych potrzeb grupy docelowej, obszaru, na jakim realizowany jest projekt oraz innych warunków i ograniczeń. Opis zadań musi być szczegółowy. Z jednej strony powinien wyjaśniać, na czym polegają zadania w ramach poszczególnych etapów i do kogo są one kierowane. Z drugiej strony, oceniający może sprawdzić racjonalność harmonogramu projektu oraz wydatków. Opis zadań musi wskazywać na przyjętą strategię upowszechniania i włączania produktu finalnego do polityki. W konsekwencji projekt innowacyjny nie może dotyczyć wyłącznie analizy problemu, przetestowania rozwiązania i 39

40 opracowania jego końcowej wersji. W projekcie konieczne jest zastosowanie wypracowanego rozwiązania i włączenie go do polityki lub powszechnej praktyki. Projektodawca, przygotowując projekt, jeszcze przed jego wprowadzeniem do Generatora, powinien precyzyjnie określić wszystkie zadania, które muszą zostać wykonane podczas realizacji. Może więc wykorzystać w tym celu istotny element zarządzania projektami Strukturę Podziału Prac (Work Breakdown Structure). Zalecamy, aby liczba zadań w projekcie nie przekraczała 7. Nie jest to konieczne. Wnioski z większa liczbą zadań będą akceptowane. Pamiętajmy, że im mniejsza liczba zadań, tym łatwiejsze zarządzanie projektem po podpisaniu umowy. Zasady wdrażania projektów innowacyjnych testujących przewidują realizację sześciu obowiązkowych faz i jednej nieobowiązkowej, zgrupowanych w dwa etapy: przygotowania i wdrożenia. Opis zadań we wniosku powinien uwzględniać te etapy i fazy. Sugerujemy, aby zastosować nazwy faz realizacji projektu. Poniżej przedstawiamy ich charakterystykę. Etap I - przygotowanie (od 3 do 8 pierwszych miesięcy realizacji projektu): Faza/Zadanie Opis Upowszechnianie i mainstreaming 5 1. Diagnoza i analiza problemu 2. Tworzenie partnerstwa 3. Opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu innowacyjnego Projekty innowacyjne zakładają możliwość pogłębienia wiedzy o problemie już w ramach realizacji projektu, ale w pierwszej kolejności należy sięgnąć po już istniejące wyniki badań i dopiero wówczas ocenić, czy niezbędne jest ich uzupełnienie badaniami własnymi. Jeśli dodatkowe analizy są konieczne, we wniosku należy przedstawić sposób ich przeprowadzenia oraz uzasadnić ich potrzebę. Tej fazy nie należy umieszczać jako zadania we wniosku. Faza ta nie jest obowiązkowa. Jeśli została przewidziana, należy opisać: reguły wyboru partnerów, zasady współpracy i podział zadań pomiędzy partnerów. Należy opisać sposób przygotowania wstępnej wersji produktu oraz opisać sposób przygotowania strategii wdrażania projektu innowacyjnego. UWAGA: Produkt nazywany jest jako wstępny ze względu na możliwe jego dalsze zmiany wynikające z procesu testowania. Przez wstępną wersję produktu rozumiane jest w pełni dopracowane narzędzie, przygotowane do W tej fazie działania powinny skupiać się na działaniach informacyjnopromocyjnych dotyczących projektu. W tej fazie działania powinny skupiać się na działaniach informacyjnopromocyjnych dotyczących projektu. W tej fazie należy już rozpocząć działania upowszechniające. Celem działań upowszechniających powinno być zaprezentowanie narzędzi grupom docelowym i zaangażowanie ich w proces ich tworzenia. We wniosku należy przedstawić sposoby zaangażowania grup i opisać ich wpływ na kształt narzędzi. 5 W opisie należy uwzględnić działania upowszechniające i włączające we wszystkich wymaganych fazach realizacji projektu. Realizacja działań upowszechniających i włączających zaczyna się od fazy opracowania wstępnej wersji produktu oraz strategii. Intensywność tych działań jest różna w różnych fazach realizacji projektu i zależy od zaawansowania prac nad ostateczną wersją produktu finalnego oraz celów stawianych procesowi upowszechniania i włączania. Ostatnia faza drugiego etapu stanowi zasadniczą część projektu innowacyjnego testującego. W niej działania upowszechniające i włączające muszą być najintensywniejsze i prowadzić do włączenia ostatecznej wersji produktu finalnego do powszechnego użycia/polityki. 40

41 testowania. Po tej fazie projektodawca przesyła strategię wdrażania do sekretariatu Krajowej Sieci Tematycznej ds. Adaptacyjności (do wiadomości PARP). Powinna ona zawierać doprecyzowanie zapisów wniosku o dofinansowanie. Strategia powinna też uwzględniać przeprowadzone w tym okresie badania i analizy. Na podstawie analizy strategii oraz rekomendacji eksperta Krajowej Sieci Tematycznej, PARP zdecyduje o dalszym finansowaniu lub o zakończeniu projektu na tym etapie. Oznacza to, że w harmonogramie realizacji projektu należy założyć około 2 miesiące na akceptację strategii. W tym czasie należy zaplanować przerwę w działaniach, przewidując w budżecie koszty jedynie na zespół projektowy i biuro. Podjęcie kolejnych działań merytorycznych (tj. testowanie, upowszechnianie) jeszcze przed akceptacją strategii jest możliwe, ale wyłącznie na Państwa odpowiedzialność. Jeśli strategia zostanie odrzucona, PARP nie zwróci środków zainwestowanych w realizację drugiego etapu. Niezłożenie strategii do Krajowej Sieci Tematycznej w terminie wskazanym we wniosku będzie równoznaczne z rozwiązaniem umowy i zwrotem wszystkich dotychczas wypłaconych środków. Etap II - wdrażanie Faza/Zadanie Opis Upowszechnianie i mainstreaming 1. Testowanie opracowanego produktu Po zaakceptowaniu strategii przychodzi pora na testowanie opracowanych narzędzi. Jest to zasadnicza część realizacji projektu. W tym czasie sprawdzana jest użyteczność narzędzi w warunkach prawdziwej organizacji. Dzięki wiedzy zdobytej w tej fazie narzędzia będzie można zmieniać i udoskonalać. PARP nie narzuca wymagań dotyczących czasu trwania testów. Ważne jest to, by cały projekt zakończył się w ciągu 36 miesięcy. Aby można było dokonać w miarę obiektywnego pomiaru, narzędzie powinno być testowane w warunkach jak najbardziej zbliżonych do rzeczywistych. W związku z tym grupa testująca musi odzwierciedlać grupę faktycznych użytkowników i odbiorców. Grupa testująca nie powinna być zbyt liczna. Zapewni to dobre warunki do obserwacji każdego uczestnika i sposobu funkcjonowania narzędzia. Z drugiej strony grupa też nie powinna być zbyt mała, aby wynik testu nie był sprawą przypadku. Ostatecznie liczebność grupy zależy od specyfiki narzędzia, które będzie testowane i od problemu, na które ma odpowiadać. Ostateczna argumentacja dotycząca liczebności grupy docelowej powinna zostać przedstawiona we wniosku. Narzędzie może być testowane na części firmy. Działania powinny być małe, eksperymentalne nastawione na stworzenie produktu. Celem działań upowszechniających w tej fazie powinno być zaangażowanie grup docelowych w proces testowania. We wniosku należy przedstawić sposoby zaangażowania tych grup i opisać proces konsultacji narzędzi z tymi grupami. 41

42 2. Analiza rzeczywistych efektów testowanego produktu 3. Opracowanie produktu finalnego Po zakończeniu testów przeprowadzana jest ewaluacja zewnętrzna, zlecona niezależnej od pomysłodawcy firmie lub osobie. Ostatecznym wynikiem tej pracy jest raport ewaluacyjny. Równocześnie zespół projektowy przygotowuje swój własny raport z analizy wyników testowania. Obydwa dokumenty mają dać przede wszystkim odpowiedzi na pytania czy wypracowany produkt jest lepszy, bardziej skuteczny i bardziej efektywny kosztowo od podejść stosowanych dotychczas. W tej części należy opisać sposób przeprowadzenia ewaluacji, wskazać i scharakteryzować planowane do zastosowania metody i techniki badawcze. Należy także wskazać, w jaki sposób ewaluacja zostanie zorganizowana. Następnie na podstawie wyników ewaluacji i testowania tworzony jest produkt finalny. W tej części należy opisać proces wykorzystania wyników ewaluacji do stworzenia ostatecznej wersji narzędzia. W tej fazie działania upowszechniające powinny skupiać się na jak najszerszych konsultacjach na temat narzędzi i efektów ich testowania. Np. poprzez e, newslettery, seminaria, portale beneficjenta, PARP, Krajowej Instytucji Wspomagającej. Upowszechnianie powinno się skupiać na wymianie informacji z innymi beneficjentami o technikach i metodach opracowania produktu oraz na informowaniu o narzędziach osób i instytucji potencjalnie nimi zainteresowanych. Opis gotowych narzędzi należy przekazać do sekretariatu Krajowej Sieci Tematycznej oraz do wiadomości PARP. Przekazanie powinno nastąpić nie później niż 60 dni przed rozpoczęciem ostatniej fazy projektu (tj. przed rozpoczęciem fazy upowszechniania). KST dokonuje walidacji produktu i przekazuje swoją ocenę PARP. PARP zapoznaje się z produktem finalnym oraz wydaną przez KST oceną i podejmuje decyzję o dalszych losach projektu. Niezłożenie opisu produktu w terminie może spowodować rozwiązanie umowy lub zmniejszenie kwoty dofinansowania. Jeśli produkt zostanie oceniony negatywnie przez Krajową Sieć Tematyczną, PARP może podjąć z projektodawcą rozmowy w celu ewentualnej zmiany upowszechniania rezultatów projektu na informowanie o przyczynach niepowodzenia narzędzi. Następnie PARP podejmuje decyzję o kontynuacji projektu lub wcześniejszym jego zakończeniu. W harmonogramie projektu należy zatem dodatkowo uwzględnić czas na walidację produktu (około 2 miesiące) - będzie to drugi okres ograniczonego działania beneficjenta. Upowszechnianie produktu końcowego przed pozytywną walidacją jest możliwe jednak wyłącznie na Państwa odpowiedzialność. W przypadku negatywnej walidacji poniesione przez Państwa koszty upowszechniania nie zostaną zrefundowane przez PARP. Po pozytywnej walidacji narzędzi projektodawca przekazuje je PARP 6. PARP otrzymuje zestaw informacji zgodnie z informacjami przedstawionymi poniżej: 1. Krótki opis a. nazwa produktu b. dla kogo przeznaczony jest produkt c. obszar HR, w którym można zastosować produkt 6 Załącznik 14 do Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Minimalny wzór opisu produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego wraz z instrukcją 42

43 d. do czego służy produkt 2. Instrukcja wdrożenia a. produkt narzędzia/rozwiązania wypracowane w projekcie i. elementy składowe ii. instrukcja/e obsługi elementów składowych b. wymagania, które musi spełniać przedsiębiorstwo, aby wdrożyć rozwiązanie/narzędzia c. jak krok po kroku przeprowadzić wdrożenie rozwiązania 3. Case study (do wykorzystania na platformie e-learningowej): a. opis sytuacji problemowej przed wdrożeniem rozwiązania b. sposób wypracowania rozwiązania c. opis problemów związanych z wdrożeniem d. co się zmieniło po zastosowaniu rozwiązania 4. Upowszechnianie i włączanie do głównego nurtu polityki W tej części należy opisać przewidywany sposób upowszechniania narzędzia i włączania go do głównego nurtu polityki. W tej fazie należy przewidzieć działania mające zachęcić inne instytucje do wdrożenia wypracowanych rozwiązań. Oczekujemy, że działania upowszechniające i włączające do głównego nurtu polityki będą działaniami aktywnymi wykraczającymi poza standardowe wysyłki, publikacje, strony internetowe. Zależy nam na warsztatach, doradztwie, wizytach studyjnych (pokazywaniu jak rozwiązania działają w firmie, w której wdrożono rozwiązanie), przekazywaniu wiedzy o narzędziach do centrów wiedzy (np. uczelnie wyższe, instytucje doradcze, szkoleniowe, prezentacje narzędzi na konferencjach). Jednym z produktów tej fazy będzie określenie sukcesu działań upowszechniających i włączających. Przykładowo sukces może zostać zmierzony poprzez skalę wdrożenia wypracowanego rozwiązania, typ instytucji, które przejmą produkt do stosowania czy skalę jego potencjalnego zastosowania wobec grup docelowych. Sukces należy jednoznacznie zdefiniować. Wskaźnik sukcesu musi być możliwy do weryfikacji. Działania upowszechniające nie mogą stanowić zasadniczej części realizacji tej fazy projektu, ale powinny mieć charakter uzupełniający, tj. służyć procesowi włączenia do polityki. Upowszechnianie jest jedynie procesem informowania o nowym rozwiązaniu za pomocą np. raportów, seminariów, warsztatów i nie gwarantuje, że produkt finalny będzie stosowany temu służą działania włączające. Opis zadań i produktów w pkt. 3.3 powinien odzwierciedlać ww. różnice. W Generatorze w kolumnie drugiej ( Nazwa zadania punktu 3.3) należy wpisać nazwy zadań zgodnie z kolejnością ich realizacji. Zadania: Współpraca ponadnarodowa oraz Zarządzanie projektem - są wpisywane automatycznie, a ich miejsce w tabeli jest ustalane przez Generator. Jeśli określone zadania realizowane są równolegle, porządek ich wskazywania w punkcie 3.3 jest nieistotny. Nie można wypełnić wniosku bez wpisania poszczególnych zadań w pkt. 3.3 ( czyli Szczegółowy budżetu, Budżet i Harmonogram realizacji projektu). 43

44 Wpisana przez projektodawcę nazwa zadania nie jest liczona według limitu liczby znaków, ale nie może przekraczać Wskazane w kolumnie drugiej zadania są automatycznie numerowane w kolumnie pierwszej punktu 3.3 wniosku. Zadanie Współpraca ponadnarodowa otrzymuje automatycznie przedostatni numer porządkowy w kolumnie pierwszej, natomiast do zadania Zarządzanie projektem przypisywany jest zawsze ostatni numer porządkowy. W kolumnie trzeciej punktu 3.3 wniosku ( Szczegółowy opis zadania i produktów, które będą wytworzone w ramach jego realizacji ) należy szczegółowo opisać poszczególne zadania projektu. Opis zadania Zarządzanie projektem należy zamieścić w punkcie 3.7 wniosku ( Opis sposobu zarządzania projektem ). Elementem opisu zadania Zarządzanie projektem powinien być również opis działań, które będą prowadzone w celu monitoringu projektu i jego uczestników. W kolumnie trzeciej punktu 3.3 należy wskazać produkty, które powstaną jako rezultat zadań, oraz określić wskaźniki, które opisują stopień ich osiągnięcia. W przypadku projektu innowacyjnego z komponentem ponadnarodowym należy wskazać produkty, których nie udałoby się osiągnąć bez nawiązania współpracy ponadnarodowej. Produkty oraz wskaźniki służące ich pomiarowi powinny być zgodne z regułą SMART (patrz opis punktu 3.1 wniosku). Jednym z nich będzie produkt końcowy, który zostanie wypracowany w projekcie. W jego opisie należy zawrzeć informacje o wszystkich składnikach. Opis musi być jednoznaczny PARP na tej podstawie stwierdzi, jakie narzędzia otrzyma w wyniku realizacji projektu. Należy również opisać sposób i częstotliwość wskaźników produktu (monitoring). Techniki i metody mierzenia wskaźników powinny zostać szczegółowo opisane dla każdego wskaźnika osobno. Chyba że charakter kilku wskaźników umożliwi jednolity sposób pozyskiwania informacji na temat ich osiągnięcia. W przypadku projektów partnerskich (w tym partnerstw ponadnarodowych w pkt. 3.3 wniosku) należy wskazać i opisać również zadania, za których realizację odpowiedzialny/i będzie/będą w całości lub częściowo partner/partnerzy. Do zadań opisanych w pkt. 3.3 wniosku projektodawca powinien odnosić się w punkcie 3.7 wniosku Opis sposobu zarządzania projektem,. Powinien zatem opisać rolę partnerów, w tym podział obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności lidera i partnerów w realizacji projektu. W projekcie z komponentem ponadnarodowym (zaznaczenie opcji TAK w pkt. 1.12) działania dotyczące tego komponentu należy opisać w zadaniu Współpraca ponadnarodowa (pole to staje się aktywne po zaznaczeniu w pkt opcji TAK). W punkcie 3.3 należy opisać wszystkie zadania przewidziane we współpracy z partnerami ponadnarodowymi (bez względu na źródło ich finansowania). Jednocześnie w opisie zadań należy wskazać, które zadania (lub ich części) są finansowane przez polskiego projektodawcę, a które są finansowane przez partnerów ponadnarodowych z ich własnych źródeł. Jeśli wskazane zadania (lub ich części) nie są finansowane w ramach wniosku o dofinansowanie PO KL, w budżecie należy wskazać 0. W kolumnie czwartej Cel szczegółowy projektu punktu 3.3 wniosku należy z listy rozwijanej wybrać cele szczegółowe projektu, które wcześniej wpisano w punkcie wniosku. Przy każdym zadaniu można wybrać z listy rozwijanej więcej niż jeden cel szczegółowy. Do zadania Zarządzanie projektem nie jest przypisywany żaden cel szczegółowy (pole nie jest aktywne). W kolumnie drugiej i/lub trzeciej w punkcie 3.3. projektodawca powinien umieścić informacje nt. działań, jakie podejmie w projekcie na rzecz wyrównywania nierówności ze względu na płeć: istniejące w obszarze interwencji (tj. obszary objęte wsparciem w ramach PO KL, np. zatrudnienie, integrację społeczną, edukację, adaptacyjność) i/lub zasięgu oddziaływania projektu (tj. przestrzeń, w której będzie realizowany projekt, np. region, powiat, kraj, instytucja, przedsiębiorstwa, konkretny dział w danej instytucji) lub działań różnicujących formy wsparcia dla kobiet i mężczyzn Ujęcie takich działań jest ważne, jeśli projektodawca planuje uzyskać pozytywną odpowiedź w 4 punkcie standardu minimum. 3.4 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu 3.4 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu [tekst] Projekty innowacyjne (testujące i upowszechniające) - Zidentyfikuj sytuacje, których wystąpienie utrudni lub uniemożliwi osiągnięcie celów szczegółowych projektu lub wskaźników pomiaru celów - Wskaż sposób identyfikacji wystąpienia takiej sytuacji (zajścia ryzyka) 44

45 - Opisz działania, które zostaną podjęte, aby zapobiec wystąpieniu ryzyka i jakie będą mogły zostać podjęte, aby zminimalizować skutki wystąpienia ryzyka Cel szczegółowy Sytuacja, której wystąpienie może uniemożliwić lub utrudnić osiągnięcie danego celu lub wskaźnika jego pomiaru Sposób identyfikacji wystąpienia sytuacji ryzyka 1. tekst tekst zapobieganie Opis działań, które zostaną podjęte w celu uniknięcia wystąpienia sytuacji ryzyka (zapobieganie) oraz w przypadku wystąpienia sytuacji ryzyka (minimalizowanie) tekst minimalizowanie tekst 1. słownik (lista rozwijana zgodna z treścią kolumny nr 1 pkt ) tekst tekst zapobieganie tekst minimalizowanie tekst 1. tekst tekst zapobieganie tekst minimalizowanie tekst słownik (lista rozwijana zgodna z treścią kolumny nr 1 pkt )... tekst tekst zapobieganie tekst minimalizowanie tekst Punkt 3.4 wniosku pozwala zaplanować zarządzanie ryzykiem w projekcie, czyli sposób jego identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko. Projektodawca może zastosować dowolną metodę analizy ryzyka. Najważniejsze, aby właściwie ocenić ryzyko i odpowiednio zaplanować reakcję na ryzyko. Umożliwi to skuteczną realizację zadań i harmonogramu oraz ograniczy ewentualne wydatki. W kolumnie pierwszej ( Cel szczegółowy punktu 3.4) z listy rozwijanej należy wybrać cele szczegółowe projektu (lista jest tworzona automatycznie na podstawie punktu wniosku). 45

46 W kolumnie drugiej ( Sytuacja, której wystąpienie uniemożliwi lub utrudni osiągnięcie danego celu lub wskaźnika jego pomiaru ) należy wskazać sytuacje/ zdarzenia, które mogą utrudnić osiągnięcie celów lub wskaźników ich pomiaru. W tej kolumnie należy opisać rodzaje ryzyka w projekcie i stopień jego wpływu na osiągnięcie założeń projektu. We wniosku należy opisać wszystkie rodzaje ryzyka, które mogą wpłynąć na realizację założeń projektu. Przede wszystkim należy opisywać prawdopodobieństwo ryzyka niezależnego od projektodawcy. Nie należy natomiast opisywać ryzyka, które jest niezależne od projektodawcy i co do którego zachodzi niskie prawdopodobieństwo (np. utrudnienie lub uniemożliwienie osiągnięcia celów szczegółowych projektu na skutek klęski żywiołowej). UWAGA! W analizie ryzyka należy uwzględnić ryzyko związane z upowszechnianiem i mainstreamingiem. W kolumnie trzeciej ( Sposób identyfikacji wystąpienia sytuacji ryzyka ) należy wskazać metodę/metody identyfikacji ryzyka. Wystąpienie ryzyka wymaga zastosowania odpowiedniej strategii zarządzania. W rozpoznaniu ryzyka służy m.in.: analiza wyjściowych założeń projektu i porównywanie ich z rzeczywistymi efektami realizacji projektu; zbieranie informacji o ryzyku w projekcie; porównywanie danych dotyczących zakończonej realizacji podobnych projektów w przeszłości; weryfikowanie poprawności założeń projektu przyjętych na etapie jego planowania. W przypadku projektów partnerskich projektodawca może zaplanować, że identyfikacja ryzyka będzie dokonywana przez partnera/partnerów projektu. W ostatniej czwartej kolumnie punktu 3.4 wniosku należy opisać działania zmniejszające prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka oraz działania minimalizujące skutki wystąpienia ryzyka. Działania powinny być projektowane na podstawie wcześniej przeprowadzonej analizy ryzyka i muszą rozwiązywać problemy związane z ryzykiem. W przypadku projektów partnerskich realizacja tych działań lub ich części może zostać powierzona partnerowi/partnerom. Projektodawca może przyjąć następujące strategie reagowania na ryzyko: unikanie (zapobieganie) opracowanie założeń projektu pozwalających wyeliminować ryzyko. Przykładem działań zapobiegających ryzyku jest zwiększenie zasobów lub posługiwanie się wypróbowanymi sposobami realizacji projektu; transfer przeniesienie zarządzania ryzykiem na inny podmiot; łagodzenie zmniejszenie prawdopodobieństwa i minimalizowanie ewentualnych skutków wystąpienia ryzyka poprzez zaplanowanie odpowiednich działań. Podjęcie określonych działań może wiązać się ze zmianą harmonogramu realizacji projektu, budżetu projektu oraz struktury zarządzania projektem; akceptacja przyjęcie ryzyka i ponoszenie skutków jego wystąpienia, które może być związane ze zmianą metod zarządzania projektem lub zabezpieczeniem rezerwowych zasobów. W przypadku projektów realizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego zalecane jest łączne przyjęcie strategii unikania oraz łagodzenia ryzyka niepowodzenia projektu. 3.5 Oddziaływanie projektu 3.5 Oddziaływanie projektu Projekty innowacyjne (testujące i upowszechniające) - Opisz, w jaki sposób osiągnięcie celu głównego projektu przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji Priorytetu PO KL Oczekiwany efekt realizacji PO KL Opis wpływu realizacji celu głównego projektu i planowanych do osiągnięcia w jego ramach wskaźników na osiągnięcie oczekiwanego efektu realizacji Priorytetu PO KL 46

47 1. słownik (lista rozwijana zgodna z zapisami PO KL dotyczącymi Priorytetu, w którym realizowany ma być projekt) słownik (lista rozwijana zgodna z zapisami PO KL dotyczącymi Priorytetu, w którym realizowany ma być projekt) tekst tekst W tym punkcie w kolumnie pierwszej należy wpisać minimum jeden cel szczegółowy Priorytetu 2 PO KL: Rozwój wykwalifikowanej i zdolnej do adaptacji siły roboczej Poprawa systemu przewidywania i zarządzania zmianą gospodarczą. W kolumnie drugiej punktu 3.5 wniosku należy opisać, jak projekt wpisuje się w założenia Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i jak osiągnięcie celu głównego projektu przyczyni się do osiągnięcia celów szczegółowych Priorytetu 2 PO KL. Opis zawarty w kolumnie drugiej pkt. 3.5 nie może być jednak tożsamy z zapisami dokumentu Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL. Jeśli projektodawca chce uzyskać pozytywną odpowiedź w pytaniu nr 5 standardu minimum (dotyczącym wpływu projektu na sytuację kobiet i mężczyzn w obszarze interwencji i/lub zasięgu oddziaływania projektu) powinien stosowne informacje podać w kolumnie drugiej punktu 3.5. Informacje te muszą nawiązywać do wybranego w kolumnie pierwszej oczekiwanego efektu (lub celem szczegółowym) PO KL. 3.6 Potencjał i doświadczenie projektodawcy 3.6 Potencjał i doświadczenie projektodawcy Projekty innowacyjne (testujące i upowszechniające) - Opisz doświadczenie projektodawcy/partnerów w realizacji podobnych przedsięwzięć/projektów - Przedstaw informacje potwierdzające potencjał finansowy projektodawcy/partnerów do realizacji projektu W opisie doświadczeń należy wykazać, że projektodawca może zrealizować działania projektowe oraz osiągnąć ich rezultaty i cele. Doświadczenie: W punkcie 3.6 wniosku należy opisać doświadczenie projektodawcy i partnerów (jeśli występują) przy realizacji projektów o tematyce HR i/lub projektów realizowanych w ramach EFS. Należy opisać projekty zrealizowane w ostatnich trzech latach, których tematyka wiąże się z projektem (w tym obszar, cele projektu i wielkość grupy docelowej, wartość projektu, okres realizacji oraz czy zostały osiągnięte zakładane rezultaty). Nie zawsze doświadczenie musi się wiązać z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Jednak ze względu na sposób wdrażania projektów EFS, trzeba zwrócić uwagę właśnie na tego typu przedsięwzięcia. Partnerzy. Jeśli projekt realizowany jest w partnerstwie wszystkie powyższe dane powinny być przedstawione również partnerom w takim zakresie, w jakim uczestniczą oni w realizacji zadań. Na podstawie punktu 3.6 sprawdzana jest wiarygodność projektodawcy, w tym przede wszystkim możliwość skutecznej i płynnej realizacji projektu. Dlatego w tym punkcie wniosku należy zawrzeć informacje, które jednoznacznie pozwolą stwierdzić, czy posiadają Państwo odpowiedni potencjał finansowy do realizacji projektu. W punkcie 3.6 należy wpisać wysokość rocznego obrotu projektodawcy i partnerów. Jest to niezbędne, aby ocenić, czy projektodawca (i jego partnerzy) mogą zrealizować projekt o określonym budżecie (i bezproblemowo go rozliczyć). Łączny roczny obrót projektodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) musi być równy rocznym wydatkom lub wyższy od nich. Jeśli projekt trwa dłużej niż rok, należy wartość obrotów odnieść do roku realizacji projektu, w którym wartość planowanych wydatków jest najwyższa. 3.7 Opis sposobu zarządzania projektem 47

48 3.7 Opis sposobu zarządzania projektem Projekty innowacyjne (testujące i upowszechniające) - Opisz, w jaki sposób projekt będzie zarządzany (z uwzględnieniem zasady równości szans kobiet i mężczyzn) - Opisz, jakie zaplecze techniczne oraz jaka kadra zaangażowane będą w realizację projektu (wskaż osoby/stanowiska w projekcie i ich niezbędne kompetencje) - Uzasadnij wybór ewentualnych partnerów projektu (jeżeli dotyczy) - Opisz rolę partnerów (zadania, za które odpowiedzialny będzie każdy z partnerów) lub innych instytucji zaangażowanych w projekt (jeżeli dotyczy) - Opisz, wykonanie których zadań realizowanych w ramach projektu będzie zlecane innym podmiotom i uzasadnij zlecanie realizacji zadań (w przypadku, gdy wykonanie zadań realizowanych w ramach projektu będzie zlecane innym podmiotom) - Opisz działania, jakie będą prowadzone w celu monitoringu projektu i jego uczestników W punkcie 3.7 wniosku należy opisać, jak będzie wyglądała struktura zarządzania projektem. Należy uwzględnić rolę partnerów i podwykonawców (jeżeli występują), a także umieścić informację na temat sposobu wyboru partnerów do projektu. Należy wskazać, za które zadania (lub ich części) będą oni odpowiedzialni (uwzględniając przejrzysty opis podziału obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności lidera i partnerów w realizacji projektu, a także wspólnie realizowane zadania). Opis powinien uwzględniać planowane zadania z punktu 3.3. oraz powinien zgadzać się z harmonogramem projektu i budżetem oraz zapisami umowy partnerskiej. Umowa ta dostarczana jest zazwyczaj na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie projektu. Opis powinien być również podstawą dokonania podziału budżetu (przyporządkowanie zadań lub kosztów do poszczególnych partnerów i lidera projektu). Podział obowiązków między partnerami: Partnerstwo powinno wynikać z konkretnych potrzeb projektu, w tym m.in. z konieczności wzmocnienia potencjału działań upowszechniających i włączających w politykę. Oceniane będzie, czy obecność partnera jest zasadna. Struktura zarządzania obejmuje także podział obowiązków pomiędzy partnerami (o ile występują). Ocenimy czy partnerstwo służy synergii, czyli zwiększeniu korzyści przy nieznacznie tylko zwiększonych nakładach. Wyższą wartość (a więc i ocenę) ma partnerstwo, w którym partnerzy wspólnie realizują poszczególne zadania. To będzie badane dzięki analizie podziału zadań pomiędzy partnerami i zasad zarządzania projektem partnerskim, ale także dzięki analizie harmonogramu. Należy więc przedstawić przejrzysty podział zadań pomiędzy partnerami. W tym punkcie projektodawca powinien scharakteryzować również potencjał badawczy oraz możliwości realizacji działań upowszechniających i włączających do polityki. W przypadku zlecania zadań lub istotnej ich części na zewnątrz (podwykonawstwo) konieczne jest wskazanie zadań, które zostaną zlecone. W tym miejscu wyczerpująco powinny zostać opisane przyczyny zlecania części projektu do realizacji przez podwykonawców (np. brak doświadczenia Projektodawcy w danym zakresie). Przy zlecaniu wykonania części realizacji projektu należy pamiętać przede wszystkim o przestrzeganiu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (zastosowanie może mieć również ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) oraz zasady konkurencyjności (w zakresie, w jakim mają one zastosowanie do projektodawcy lub jego partnerów). Opisując sposób zarządzania projektem należy uważać na to, by dodać informacje o zarządzaniu personelem (m.in. zgodnie z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn, komunikacją, dostawami, czasem, kosztami oraz zmianami w projekcie). Należy wymienić najważniejsze stanowiska członków zespołu zarządzającego, podział kompetencji pomiędzy członków zespołu, zakres odpowiedzialności, przepływ informacji, opisać sposób podejmowania decyzji. Ważne, aby również wykazać racjonalność zaangażowania personelu w projekcie, czyli czasu pracy w celu jego realizacji. Doświadczenie zespołu: Elementem oceny jest również doświadczenie personelu. Należy opisać wiedzę i doświadczenie koordynatora projektu, gwarantujące poprawną jego realizację (uwzględnić też zadania na danym stanowisku, uprawnienia i odpowiedzialność). Wskazane, aby koordynator projektu miał doświadczenie w zarządzaniu projektami, np. poprzez wymienienie min. 1 projektu, którym zarządzał koordynator, podobnego w skali do projektu opisanego we wniosku. Wskazane, aby koordynator projektu miał wiedzę związaną z zarządzaniem projektami finansowanymi ze środków UE. Jeśli zarządzanie projektem zostanie zlecone podwykonawcy, należy podać podobne informacje o podwykonawcy. Jeśli podczas opracowywania wniosku o dofinansowanie nie jest jeszcze znana osoba, która zajmie stanowisko koordynatora projektu, należy we wniosku wymienić oczekiwane doświadczenie i wiedzę osoby, która zostanie zatrudniona na tym stanowisku. PARP będzie sprawdzał doświadczenie i wiedzę osoby proponowanej na stanowisko koordynatora projektu - przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. 48

49 Zaplecze techniczne: W punkcie 3.7 wniosku należy również opisać, jakie zaplecze techniczne (w tym sprzęt i lokale - o ile istnieje konieczność ich wykorzystywania w ramach projektu) zaangażowane będzie w realizację projektu. Należy zwrócić uwagę, że opis zaplecza technicznego projektodawcy musi być spójny ze Szczegółowym budżetem projektu. Np. wątpliwości będą wzbudzać zapisy informujące, że projektodawca posiada dobrze wyposażone zaplecze techniczne w sprzęt komputerowy i jednocześnie w Szczegółowym budżecie projektu zaplanuje jego zakup/amortyzację, nie uzasadniając tego. Należy opisać jedynie tą część zaplecza technicznego, która będzie wykorzystywana w projekcie. W punkcie 3.7 wniosku należy również wskazać działania, jakie będą prowadzone w celu monitoringu harmonogramu realizacji projektu. W przypadku projektów innowacyjnych realizowanych w partnerstwie ponadnarodowym opis w tym punkcie powinien dodatkowo wskazywać formy współpracy ponadnarodowej, jak np.: 1) organizowanie konferencji, seminariów, warsztatów i spotkań, 2) prowadzenie badań i analiz, 3) przygotowanie, tłumaczenia i wydawanie publikacji, opracowań, raportów, 4) adaptowanie rozwiązań wypracowanych w innym kraju, 5) doradztwo, wymiana pracowników, staże, wizyty studyjne, 6) wypracowywanie nowych rozwiązań. 49

50 Instrukcja do standardu minimum realizacji zasady równości szans kobiet i mężczyzn w PO KL Wszystkie projekty konkursowe muszą realizować zasadę równości szans kobiet i mężczyzn. W ramach PO KL przyjęto, że każdy wniosek musi zawierać tzw. standard minimum. Wniosek niezgodny z tym standardem będzie odrzucany podczas oceny merytorycznej. Z tych wymagań zwolnione są: Oznacza to, że wniosek musi uzyskać przynajmniej dwie pozytywne odpowiedzi na pytania z Karty Oceny Merytorycznej w części A. Nieuzyskanie dwóch pozytywnych odpowiedzi z sześciu możliwych oznacza odrzucenie wniosku. instytucje, które ze względu na ograniczenia statutowe i profil działalności nie mogą spełnić standardu minimum, projekty, które przewidują działania pozytywne na rzecz płci będącej w gorszej sytuacji UWAGA! W projektach z tego obszaru wymagana jest diagnoza sytuacji kobiet i mężczyzn, która uzasadnia działania pozytywne. projekty o zamkniętej rekrutacji, które wspierają: - wszystkich pracowników/personel konkretnego podmiotu, - wyodrębnionej organizacyjnie części danego podmiotu lub konkretnej grupy podmiotów wskazanych we wniosku o dofinansowanie. Ze względu na charakter projektów innowacyjnych testujących, które zakładają upowszechnianie na szerokiej grupie przedsiębiorstw, powyższe wyłączenie nie będzie miało zastosowania. Jeśli projekt jest jednym z wymienionych wyjątków, w treści wniosku należy o tym poinformować oraz dodać uzasadnienie. Brak takiej informacji spowoduje, że wniosek będzie oceniany na podstawie standardu minimum. Ostateczna decyzja o tym, czy wniosek dotyczy wyjątku, należy do ekspertów oceniających wniosek. Jeśli w ocenie projektodawcy wniosek będzie zwolniony z wymagań standardu minimum, projektodawca i tak powinien przestrzegać zasady równych szans na każdym etapie działań. Należy zachować logikę konstruowania wniosku o dofinansowanie. Jeżeli projektodawca np. wykaże w analizie sytuacji kobiet i mężczyzn, że w gorszej sytuacji w danym obszarze (i/lub zasięgu oddziaływania projektu) są kobiety, natomiast w rezultatach wskaże podział na płeć ze wskazaniem na większy udział mężczyzn we wsparciu, osoba oceniająca powinna obniżyć punktację w części B Karty Oceny Merytorycznej (jako brakiem zgodności pomiędzy częściami wniosku). Poszczególne elementy standardu minimum: Uwaga! Zasada równości szans kobiet i mężczyzn nie polega na automatycznym wspieraniu 50% kobiet i 50% mężczyzn w projekcie, ale na odwzorowaniu istniejących proporcji płci w danym obszarze lub zwiększaniu udziału grupy niedoreprezentowanej. ANALIZA SYTUACJI KOBIET I MĘŻCZYZN (PYTANIA NR 1, 2 i 3) Ważne punkty - gdzie należy uwzględnić informacje we wniosku o dofinansowanie projektu: 3.1, 3.2 Projekt powinien zawierać diagnozę sytuacji kobiet i mężczyzn w danym obszarze i ocenę wpływu naszych działań na sytuację płci 50

51 Analiza płci ujawnia różnice w położeniu kobiet i mężczyzn w danym obszarze i uwzględnia społeczno kulturowe uwarunkowania płci. Odniesienie się do barier równości to spojrzenie na rzeczywistość społeczną poprzez kategorię płci kulturowej (gender), a wiec istniejących norm, oczekiwań, przekonań dotyczących kobiet i mężczyzn (dziewczynek i chłopców) i tego, jak wpływają one na ich sytuację życiową. Jest to ważny element analizy sytuacji kobiet i mężczyzn w każdym projekcie. Analiza ta musi uwzględnić dane jakościowe i/lub ilościowe - w podziale na płeć w obszarze interwencji i /lub oddziaływania projektu. Należy zwrócić szczególną uwagę na problem nierówności płci (pytanie 1 standardu minimum). Analiza sytuacji kobiet i mężczyzn powinna więc odnosić się nie tylko do liczby, ale także do charakterystyki sytuacji uczestników i uczestniczek projektu. Obszary interwencji to obszary wspierane przez PO KL (np. dzięki zatrudnieniu, integracji społecznej, edukacji, adaptacyjność). Natomiast zasięg oddziaływania projektu to przestrzeń, której on dotyczy (np. region, powiat, kraj, instytucja, przedsiębiorstwo, konkretny działu danej instytucji.) Projektodawca nie musi potwierdzać, czy na jego terenie jest nierówność płci. Musi on natomiast pokazać, jaki wpływ mają te bariery (jedna lub kilka) na rozwiązanie problemu, na który ma odpowiadać projekt. Minimalnym wymogiem powinno być podanie w analizie sytuacji kobiet i mężczyzn przynajmniej jednej takiej danej w podziale na płeć, wraz z komentarzem, jak się ona odnosi (bądź nie) do którejś z barier równości szans płci. Nierówności ze względu na płeć to dysproporcje, które powstają wskutek istnienia tzw. barier równości płci, takich jak: - segregacja pozioma i pionowa rynku pracy, - różnice w płacach kobiet i mężczyzn, - mała dostępność elastycznych rozwiązań czasu pracy, - niski udział mężczyzn w wypełnianiu obowiązków rodzinnych, - niski udział kobiet w procesach podejmowania decyzji, - przemoc ze względu na płeć, - niewidoczność kwestii płci w ochronie zdrowia, - niewystarczający system opieki przedszkolnej, - stereotypy płci we wszystkich obszarach, - dyskryminacja wielokrotna, szczególnie w odniesieniu do kobiet starszych, imigrujących, niepełnosprawnych oraz należących do mniejszości etnicznych. Analiza ukaże, w jakim położeniu znajdują się kobiety i mężczyźni z grupy docelowej. Dlatego ważne, aby podać liczbę kobiet i mężczyzn, a także odpowiedzieć m.in. na pytania: Czy któraś z grup jest w gorszym położeniu? Jakie występują bariery równościowe? Jakie są tego przyczyny? Dane ilościowe z analizy sytuacji kobiet i mężczyzn mogą wykazać, iż w obszarze interwencji i/lub zasięgu oddziaływania projektu nie ma nierówności ze względu na płeć (pyt. 2 standardu minimum). Beneficjent powinien wykazać brak istniejących nierówności na podstawie danych ilościowych możliwych do zweryfikowania. Dane jakościowe i ilościowe w podziale na płeć podane w analizie sytuacji kobiet i mężczyzn powinny dotyczyć zarówno zasięgu oddziaływania projektu, jak również obszaru interwencji projektu (pyt. 3 standardu minimum). Podane dane powinny odnosić się do sytuacji grupy docelowej. Uwaga: Jeżeli nie ma dokładnych danych (jakościowych i/lub ilościowych), które można wykorzystać w analizie sytuacji kobiet i mężczyzn, należy skorzystać z informacji, które są jak najbardziej zbliżone do obszaru interwencji i zasięgu oddziaływania projektu. W analizie dopuszcza się także dane pochodzące z badań własnych. Wymagane jest jednak w takim przypadku podanie dokładnych informacji na temat tego badania (np. daty jego realizacji, wielkości próby, metodologii pozyskiwania danych itd.). 51

52 DZIAŁANIA I/LUB ROZWIĄZANIE PLANOWANE DO WYPRACOWANIA W RAMACH PROJEKTÓW INNOWACYJNYCH TESTUJĄCYCH (PYTANIE NR 4) Sugerowane punkty we wniosku o dofinansowanie projektu 3.2, 3.3, 3.4 Zaplanowane działania powinny odpowiadać na nierówności i bariery w analizie sytuacji kobiet i mężczyzn i być zróżnicowane pod kątem odmiennych potrzeb kobiet i mężczyzn (pyt. 4 standardu minimum). Szczególnie należy uważać w przypadku rekrutacji do projektu i dopasowania odpowiednich form wsparcia dla uczestników/uczestniczek projektu wobec zdiagnozowanych nierówności w analizie sytuacji kobiet i mężczyzn. Minimalnym wymogiem we wniosku powinno być podanie przynajmniej jednego przykładu działania na rzecz wyrównywania nierówności i barier w sytuacji kobiet i mężczyzn lub działania zróżnicowanego pod kątem odmiennych potrzeb kobiet i mężczyzn. Przykłady: 1. Promocja: wrażliwa na język płci (forma, język, kanały informacyjne)- gwarantująca skuteczne dotarcie z informacją do grupy niedoreprezentowanej 2. Rekrutacja: gwarantująca udział grupy niedoreprezentowanej np.: (po spełnieniu warunków formalnych osoby z grupy niedoreprezentowanej będą miały pierwszeństwo, dodatkowy punkt itp.) 3. Opieka nad dzieckiem zwrot kosztów opieki nad osobami zależnymi Zalecane, aby w przypadku projektów, w których nie opisano barier ze względu na płeć, przewidzieć działania oparte na zasadzie równości płci. Tak aby na żadnym etapie realizacji projektu te bariery się nie pojawiły. REZULTATY 7 (PYTANIE NR 5) Sugerowane punkty we wniosku o dofinansowanie projektu 3.1, 3.3, 3.5. Rezultaty powinny wynikać z analizy sytuacji kobiet i mężczyzn i zaplanowanych działań w projekcie (pyt. 5 standardu minimum). Rezultaty w postaci liczby osób należy podawać w podziale na płeć. Jeśli nie będzie mowy o braku nierówności w obszarze i/lub zasięgu oddziaływania projektu (punkt drugi standardu), należy podać ilościowe rezultaty w podziale na płeć. We wniosku o dofinansowanie powinna również znaleźć się informacja, jak rezultaty zmniejszą nierówności ze względu na płeć. Minimalnym wymogiem we wniosku o dofinansowanie powinno być podanie przynajmniej jednego rezultatu w podziale na płeć i/lub rezultatu, który wskaże, jak projekt wpłynie na sytuację kobiet i mężczyzn. Punkty i są najlepszym miejscem, by podać rezultaty projektu. W punktach i w kolumnie wartość obecna i wartość docelowa wskaźnika podawane są one w ujęciu ogółem (O) oraz jeżeli dane, którymi dysponuje projektodawca na to pozwalają w podziale na kobiety (K) i mężczyzn (M). Jeśli nie można podać wartości wskaźników w podziale na kobiety i mężczyzn, należy pozostawić wartość 0. Jeżeli pozostawiona zostanie wartość 0 w kolumnach kobiety (K) i mężczyźni (M) w punktach 3.1.2, 3.1.3, a żadnym innym miejscu wniosku nie zostanie wskazany podział rezultatów na K i M, to uzyskanie pozytywnej odpowiedzi w pytaniu nr 5 standardu minimum może okazać się niemożliwe. Aby uzyskać pozytywną odpowiedź w pytaniu nr 5 standardu minimum (wskazanie, jak projekt wpłynie na sytuację kobiet i mężczyzn w obszarze interwencji i/lub zasięgu oddziaływania projektu), należy stosowne informacje podać w kolumnie drugiej punktu 3.5. Informacje te muszą się wiązać z wybranym w kolumnie pierwszej punktu 3.5 oczekiwanym efektem priorytetu. 7 Jako rezultaty, w nowym wniosku o dofinansowanie projektu należy rozumieć wartości wskaźnika pomiaru celu w pkt i oraz - w przypadku projektów z Działania 6.3, 7.3 i punkt 3.3. Zadania wniosku o dofinansowanie projektu. 52

53 ZARZĄDZANIE RÓWNOŚCIOWE (PYTANIE NR 6) Sugerowany punkt we wniosku o dofinansowanie projektu: 3.7 We wniosku o dofinansowanie powinna się znaleźć informacja, jak projektodawca zapewni realizację zasady równości szans kobiet i mężczyzn w zarządzaniu projektem (pyt. 6 standardu minimum). Równościowe zarządzanie projektem polega przede wszystkim na uświadomieniu osób zaangażowanych w realizację projektu (personel, wykonawców) o obowiązku przestrzegania zasady równości szans kobiet i mężczyzn. PRZYKŁADY: 1. Szkolenie z zasady równości szans kobiet i mężczyzn dla zespołu zarządzającego 2. Zapewnienie różnorodnej reprezentacji członków organów decyzyjnych projektu (różnorodnej ze względu na: płeć, wiek, doświadczenie, pełnosprawność itp.). 3. Elastyczne godziny i formy pracy, które umożliwiają godzenie życia zawodowego z rodzinnym 4. Praca na odległość 5. Zadaniowy system pracy Równościowe zarządzanie nie polega na zatrudnieniu do obsługi projektu 50% mężczyzn i 50% kobiet, ani na jednozdaniowej deklaracji, iż projekt będzie zarządzany równościowo. Stosowanie kryterium płci w procesie rekrutacji pracowników jest niezgodne z prawem pracy, a stosowanie polityki równych wynagrodzeń dla K i M na tych samych stanowiskach jest obowiązkiem projektodawcy wynikającym z prawa pracy, nie zaś zasady horyzontalnej. Minimalnym wymogiem we wniosku o dofinansowanie powinno być podanie przynajmniej jednego działania równościowego na rzecz zespołu projektowego. Informacje, które szerzej traktują o problemie wyrównywania szans i przestrzegania zasady równości \płci w PO KL, znajdują się w poradniku Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach PO KL oraz w dokumencie FAQ. Dokumenty te są na stronie internetowej 53

54 Nr pytania w SM Możliwości uzyskania odpowiedzi pozytywnej Wszystkie przesłanki muszą być spełnione Co najmniej 1 z przesłanek musi być spełniona Pytanie 1 - Jest analiza sytuacji Ki M - Analiza wskazuje na istniejące nierówności ze względu na płeć - Dotyczy obszaru interwencji - Dotyczy zasięgu projektu Pytanie 2 - Jest analiza sytuacji Ki M - Analiza zawiera dane ilościowe - Dane ilościowe wskazują na brak nierówności ze względu na płeć - Brak nierówności dotyczy obszaru interwencji projektu - Brak nierówności dotyczy zasięgu projektu - Jest analiza sytuacji Ki M Pytanie 3 - Dane w analizie dotyczą obszaru interwencji projektu - Dane w analizie dotyczą obszaru zasięgu projektu 1 możliwość W przypadku projektów innowacyjnych testujących: - Działania i/lub rozwiązanie planowane do wypracowania odpowiadają na nierówności ze względu na płeć W przypadku projektów innowacyjnych testujących: - Działania i/lub rozwiązanie planowane do wypracowania odpowiadające na nierówności ze względu na płeć istniejące w obszarze interwencji projektu - Działania i/lub rozwiązanie planowane do wypracowania odpowiadające na nierówności ze względu na płeć istnieją w zasięgu projektu Pytanie 4 2 możliwość W przypadku projektów innowacyjnych testujących: - Działania i/lub rozwiązanie planowane do wypracowania są zróżnicowane wobec K i M

55 Pytanie 5 1 możliwość - Co najmniej 1 rezultat wskazuje, jak projekt wpłynie na sytuację K i M - Rezultaty wskazują, jak projekt wpłynie na sytuację K i M w obszarze interwencji projektu - Rezultaty wskazują, jak projekt wpłynie na sytuację K i M w obszarze zasięgu projektu 2 możliwość - Co najmniej 1 rezultat podano w podziale na płeć Pytanie 6 - Opisano sposób równościowego zarządzania projektem

56 4. Szczegółowy budżet projektu Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

57 4.1 Informacje ogólne dotyczące sporządzenia budżetu Wszystkie zadania wymienione w części 3.3 Zadania wniosku (zakładka w generatorze Charakterystyka projektu ).przenoszone są automatycznie do Szczegółowego budżetu projektu, Budżetu oraz Harmonogramu realizacji projektu. Dlatego też dopiero po określeniu zadań w ww. zakładce można przystąpić do tworzenia budżetu projektu. Edycja wszystkich zadań odbywa się zatem z poziomu zakładki Charakterystyka projektu. Poszczególne wydatki można wprowadzić w zakładce Szczegółowy budżet projektu (wybierając przycisk Rozwiń zadanie, a następnie przycisku +. ) Przy każdym wydatku w poszczególnych latach należy wpisać cenę jednostkową oraz liczbę jednostek - łączna kwota wyliczona zostanie automatycznie po wciśnięciu przycisku Przelicz budżet. Należy również podać nazwę stosowanej jednostki miary, np. jednostki czasu (godzina/dzień/tydzień/miesiąc), etat, części etatu dla wynagrodzeń, ilościowe (np. egzemplarz dla publikacji), itp. Pozycje Koszty Ogółem, Koszty bezpośrednie oraz kolumna RAZEM wyliczane są automatycznie po wciśnięciu przycisku Przelicz budżet Aby polepszyć mechanizm dodawania zadań i kategorii kosztów, poszczególne kategorie kosztów można wyświetlić w postaci jednego zadania. Im więcej użytkownik będzie miał wyświetlonych kategorii kosztów, tym wolniej będą dodawane następne zadania oraz kategorie kosztów. Szczegółowy budżet projektu należy wypełniać przed przejściem do części dot. budżetu projektu oraz harmonogramu realizacji projektu, ponieważ część danych jest przenoszona automatycznie do tych Dodanie kategorii wydatków UWAGA: przed przejściem do uzupełniania Budżetu lub przy przejściu do jakiejkolwiek innej zakładki we wniosku należy kliknąć przycisk Przelicz budżet załączników. W szczegółowym budżecie automatycznie utworzone zostaną kolumny odzwierciedlające kolejne lata realizacji projektu zgodnie z zakresem dat określonym w punkcie 1.8 Okres realizacji projektu. 4.2 Okres kwalifikowania oraz kwalifikowalność wydatków Początek okresu kwalifikowania (uznania) wydatków 1 to data podpisania umowy o dofinansowanie lub data rozpoczęcia realizacji projektu zapisana we wniosku. Końcową datą okresu kwalifikowania wydatków jest data zakończenia realizacji projektu. Jeśli data rozpoczęcia projektu zapisana we wniosku jest późniejsza od daty zawarcia umowy, okres kwalifikowania wydatków wyznacza data rozpoczęcia realizacji projektu wpisana do wniosku (patrz schemat nr 2 poniżej). W takim przypadku wydatki muszą odnosić się również do kosztów powstałych w okresie realizacji projektu. Wydatki poniesione po dniu zawarcia umowy, lecz odnoszące się do kosztów powstałych do dnia jej zawarcia, mogą być uznane za kwalifikowalne przed dniem zawarcia umowy. Stanie się tak pod warunkiem, że okres realizacji projektu rozpocznie się z dniem powstania kosztu (przed dniem zawarcia umowy o dofinansowanie). W takim przypadku okres realizacji projektu należy planować od dnia powstania pierwszego kosztu w projekcie, do 1 Wydatkiem jest zapłata (np. przelewem, gotówką, itp.) na podstawie dokumentu (np. rachunku, faktury, listy płac, itd.); kosztem jest zaksięgowany dokument kosztowy (faktura, rachunek, itp.) Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

58 którego odnosi się wydatek (poniesiony najwcześniej w dniu zawarcia umowy o dofinansowanie) lub od dnia poniesienia wydatku z tytułu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. (patrz schemat nr 1 poniżej) Możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, jeśli wydatki te odnoszą się do zadań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem końcowego wniosku o płatność (np. po zakończeniu okresu realizacji projektu możliwe jest sfinansowanie wydatków na składki ZUS od wynagrodzeń wypłaconych za pracę w okresie realizacji projektu). Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

59 Okres kwalifikowania wydatków Wariant 1 W tym okresie można ponosić koszty, ale nie wydatki (tzn. nie można dokonywać płatności, ale można zbierać dokumenty kosztowe, np. faktury, do późniejszej zapłaty). W tym okresie można zapłacić za koszty powstałe przed terminem podpisania umowy oraz ponosić nowe wydatki zgodnie z zasadami opisanymi powyżej. Ostatnim dniem, w którym można ponosić koszty jest termin zakończenia realizacji projektu (wynikający z wniosku o dofinansowanie) r r. Oś czasu r. Początek okresu realizacji projektu zapisany we wniosku o dofinansowanie. Data podpisania umowy. Zakończenie okresu realizacji projektu. Okres kwalifikowania wydatków Wariant 2 W tym okresie nie można ponosić żadnych kosztów, ani wydatków. W tym okresie można ponosić koszty i wydatki zgodnie z zasadami opisanymi powyżej. Ostatnim dniem, w którym można ponosić koszty jest termin zakończenia realizacji projektu (wynikający z wniosku o dofinansowanie) r. Oś czasu r r. Data podpisania umowy. Początek okresu realizacji projektu zapisany we wniosku o dofinansowanie. Zakończenie okresu realizacji projektu. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

60 Szczegółowy budżet projektu to podstawa oceny kwalifikowalności i racjonalności kosztów. Powinien on bezpośrednio wynikać z opisanego wcześniej uzasadnienia problemu, wymiaru innowacyjności, opisu zadań i produktów. W szczegółowym budżecie projektu ujmowane są jedynie wydatki kwalifikowalne, które spełniają łącznie następujące warunki: Nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych Mają bezpośredni związek z celami projektu Spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat) Są udokumentowane, z wyjątkiem kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem Zostały faktycznie poniesione Zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu Zostały poniesione w okresie trwania projektu Są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego Są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego Jednocześnie w ramach projektów realizowanych w konkursie Rozwiązania jutra w HR za niekwalifikowane będą uznane następujące kategorie wydatków: a) podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe, tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; b) zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury; c) zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem: i. wydatków w ramach cross-financingu, o których mowa w podpunkcie 4.7, ii. sprzętu, którego wartość początkowa jest niższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, tj. 350 zł, d) odsetki od zadłużenia. e) koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut; f) wydatki poniesione na zakup środków trwałych, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka przez Beneficjenta; Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

61 g) koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; h) wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, i) odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; j) wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu; k) koszty kredytu. Wydatki kwalifikowane w ramach projektu muszą być zgodne z katalogiem wydatków określonym w 16a ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 20 czerwca 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. Nr 111, poz. 710 z późn. zm.) 4.3 Podatek od towarów i usług VAT Wszystkie kwoty w szczegółowym budżecie wyrażone są w polskich złotych (do dwóch miejsc po przecinku) i w zależności od tego, czy podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym, kwoty podawane są z podatkiem VAT lub bez zgodnie z oświadczeniem w punkcie 4.4 Budżetu. UWAGA! Jeśli projektodawca może odliczyć podatek VAT od części kosztów (czyli podatek VAT dla niektórych pozycji budżetu jest niekwalifikowany), należy: zaznaczyć w punkcie 4.4 budżetu że kwoty wskazane w budżecie są kwotami częściowo zawierającymi podatek VAT; w szczegółowym budżecie wpisać kwoty brutto lub netto w odniesieniu do poszczególnych pozycji budżetu (poszczególnych kosztów), w zależności od tego, czy projektodawca kwalifikuje VAT, czy nie; w polu Uzasadnienie w szczegółowym budżecie wpisać te pozycje (numer odpowiedniej pozycji w szczegółowym budżecie), dla których VAT jest niekwalifikowalny i które nie zawierają VAT. Powyższe nie dotyczy VAT w zakresie, w którym projektodawcy przysługuje prawo częściowego odliczenia podatku VAT wg proporcji ustalonej zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL VAT ten nie jest kosztem kwalifikowalnym. 4.4 Koszty Bezpośrednie Budżet projektu przedstawiany jest w formie budżetu zadaniowego/zadań merytorycznych, tj. powiązanych ze sobą działań zmierzających bezpośrednio do realizacji celu projektu. Oznacza to, że projektodawca wskazuje w szczegółowym budżecie projektu koszty bezpośrednie (tj. koszty kwalifikowalne dla poszczególnych zadań realizowanych w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami) oraz koszty pośrednie (tj. koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem projektodawcy). Jednocześnie projektodawca nie może wykazać żadnej z kategorii kosztów pośrednich ujętych w katalogu w podpunkcie 4.5 w kosztach bezpośrednich projektu, (w szczególności w zadaniu Zarządzanie projektem). W ramach kosztów bezpośrednich projektodawca wykazuje we wniosku rodzaje zadań projektu. W przypadku projektów innowacyjnych testujących kosztami bezpośrednimi będą koszty związane z następującymi kategoriami zadań: Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

62 Badania i analizy Działania upowszechniające i włączające Testowanie Promocja projektu Wydatki inwestycyjne (cross-financing) Zarządzanie i obsługa projektu Opracowanie produktu finalnego i strategii jego wdrażania Działania związane z realizacją komponentu ponadnarodowego Adaptacja budynków, pomieszczeń i miejsc pracy, w szczególności na potrzeby osób niepełnosprawnych Prowadzenie szkoleń lub zakup usług szkoleniowych Audyt projektu Świadczenie usług doradczych i ich zakup UWAGA! Testowanie wypracowanych narzędzi powinno odbywać się na wybranej grupie docelowej. Oznacza to, że nie należy planować testów obejmujących np. wszystkich pracowników danego przedsiębiorstwa 4.5 Koszty Pośrednie Koszty pośrednie to koszty administracyjne dotyczące funkcjonowania projektodawcy. W ramach kosztów pośrednich projektodawca będzie mógł rozliczyć wyłącznie następujące rodzaje kosztów (lista jest zamknięta): 1. koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); 2. koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

63 3. koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); 4. koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu; 5. amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa w pkt 1 3; 6. koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; 7. koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; 8. koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; 9. koszty ubezpieczeń majątkowych; 10. koszty ochrony; 11. koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. Jednocześnie projektodawca nie może wykazać żadnej z kategorii kosztów pośrednich, które zostały ujęte w ww. katalogu w kosztach bezpośrednich projektu. Chodzi przede wszystkim o zadanie Zarządzanie projektem. W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie. W ramach kosztów pośrednich nie są wskazywane wydatki dotyczące realizacji komponentu ponadnarodowego. Projektodawca we wniosku wybiera sposób rozliczania projektu. Istnieją dwa sposoby rozliczania wydatków pośrednich, tj.: I. ryczałtem w oparciu o następujące limity: a. 9% kosztów bezpośrednich z uwzględnieniem wydatków dotyczących cross-financingu w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł, b. 8% kosztów bezpośrednich z uwzględnieniem wydatków dotyczących cross-financingu w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie, c. 7% kosztów bezpośrednich z uwzględnieniem wydatków dotyczących cross-financingu w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln do 2 mln zł włącznie, d. 5% kosztów bezpośrednich z uwzględnieniem wydatków dotyczących cross-financingu w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln do 5 mln zł włącznie, e. 4% kosztów bezpośrednich z uwzględnieniem wydatków dotyczących cross-financingu w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln zł bez konieczności dokumentowania wydatków na etapie rozliczania. W sytuacji zlecania przez projektodawcę realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość ww. zadań zleconych. Niemniej jeśli kwota zadań merytorycznych zlecanych na zewnątrz jest równa wartości kosztów bezpośrednich projektu, nie można rozliczyć w projekcie kosztów pośrednich ryczałtem; II. na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków bez powyższych ograniczeń, przy czym na etapie rozliczania projektodawca zobowiązany jest do dokumentowania poniesionych wydatków pośrednich. Wybór dokonywany jest poprzez zaznaczenie opcji koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. Jeśli opcja ta nie zostanie oznaczona, można rozumieć, że projektodawca zamierza rozliczać koszty pośrednie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. Wówczas we wniosku wykazywana jest konkretna, wskazana przez niego wartość kosztów pośrednich, które będzie mógł ponieść w ramach projektu. Oznaczenie sposobu rozliczania kosztów pośrednich Po zaznaczeniu opcji rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem (w szczegółowym budżecie projektu) projektodawca może wybrać jeden z limitu kosztów pośrednich 4/5/7/8/9 %. Jednocześnie na podstawie wybranego limitu oraz wartości kosztów bezpośrednich, które nie są zlecane na zewnątrz, następuje automatyczne Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

64 wyliczenie kwoty kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. Wskazany przez projektodawcę limit jest automatycznie przenoszony do pozostałych pól, w których wykazywany jest procent kosztów pośrednich dla poszczególnych lat realizacji projektu. Dotyczy to budżetu szczegółowego oraz projektu ogólnego budżetu projektu. Etapy ustalania przez projektodawcę właściwego procentu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem prezentuje poniższy przykład. PRZYKŁAD: ETAP I: Ustalenie całkowitej wartości projektu Koszty bezpośrednie projektu = zł 1. Ponieważ wartość kosztów bezpośrednich nie przekracza zł, projektodawca z listy rozwijalnej wybiera 9%. 2. Projektodawca wskazał, iż zleca na zewnątrz zadania o łącznej wartości zł. 3. Podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem wyniesie: zł ( zł zł) 4. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyniosą: zł ( zł x 9%) 5. Całkowita wartość projektu wynosi: ,00 zł ( ,00 zł zł) ETAP II: Ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem 1. Całkowita wartość projektu przekracza kwotę zł, w związku z czym projektodawca musi zmienić procent kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z 9% na 8% (projekt o wartości od 500 tys. do 1 mln zł włącznie). 2. Nie ulegają zmianie: a. wartość kosztów bezpośrednich projektu zł b. kwota zadań zleconych na zewnątrz zł c. podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem zł 3. Ponownie wyliczane są koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, które po zmianie procentu wynoszą: zł ( zł x 8%) Ostateczna, całkowita wartość projektu wynosi: ,00 zł ( ,00 zł zł) Należy zaznaczyć, iż projektodawca decydujący się na rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem musi wskazać we wniosku o dofinansowanie procent wynikający z całkowitej wartości projektu. Jeżeli wybrany Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

65 przez niego procent będzie za niski/za wysoki w stosunku do przysługującego mu procentu, należy uznać, iż szczegółowy budżet projektu został sporządzony błędnie. Jeśli wartość kosztów bezpośrednich została przez projektodawcę określona na poziomie, który uniemożliwia wybór procentowego poziomu kosztów pośrednich, zgodnego z określonymi limitami, projektodawca wybiera poziom niższy. Opisaną sytuację obrazuje poniższy przykład. PRZYKŁAD: ETAP I: Ustalenie całkowitej wartości projektu Koszty bezpośrednie projektu = zł 1. Ponieważ wartość kosztów bezpośrednich nie przekracza zł, projektodawca z listy rozwijalnej wybiera 9%. 2. Projektodawca nie wskazał, iż zleca na zewnątrz jakiekolwiek zadania merytoryczne lub ich części. 3. Podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem wyniesie: zł 4. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyniosą: zł ( zł x 9%) 5. Całkowita wartość projektu wynosi: ,00 zł ( ,00 zł zł) ETAP II: Ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem 1. Całkowita wartość projektu przekracza kwotę zł, w związku z czym Projektodawca musi zmienić procent kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z 9% na 8% (projekt o wartości od 500 tys. do 1 mln zł włącznie). 3. Nie ulega zmianie wartość kosztów bezpośrednich projektu, będąca jednocześnie podstawą wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem: zł 3. Ponownie wyliczane są koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, które po zmianie procentu wynoszą: zł ( zł x 8%) ETAP III: Ustalenie całkowitej wartości projektu: ,00 zł ( ,00 zł zł) Całkowita wartość projektu ponownie nie przekracza zł, w związku z czym projektodawca z listy rozwijalnej powinien wybrać 9% kosztów pośrednich. Jednocześnie, wskazanie takiego poziomu spowoduje, iż całkowita wartość projektu ponownie przekroczy kwotę zł, co będzie się wiązało z koniecznością wyboru niższego poziomu procentowego kosztów pośrednich. Ostatecznie projektodawca powinien zatem przyjąć w projekcie poziom 8% kosztów pośrednich. W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie poniesionych wydatków należy wskazać poszczególne koszty jednostkowe planowane do rozliczenia w ramach kosztów pośrednich. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

66 Uwaga! Bez względu na wybraną metodę rozliczania kosztów pośrednich, projektodawca nie wskazuje w polu Uzasadnienie kosztów metodologii ich wyliczenia. 4.6 Koszty związane z zarządzaniem projektem Szczególną uwagę należy zwrócić na sposób wykazywania wydatków, które powinny być ujmowane w zadaniu Zarządzanie projektem. Brak ujęcia wydatków odnoszących się do zarządzania projektem w ww. zadaniu oznacza, iż wydatki w tym zakresie nie będą mogły zostać uznane za kwalifikowalne. Jednocześnie koszty związane z zarządzaniem projektem powinny być zasadne i racjonalne. Koszty zarządzania projektem obejmują następujące koszty bezpośrednie: a) wynagrodzenia koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby koordynującej lub zarządzającej projektem (lub innej bezpośrednio zaangażowanej w zarządzanie projektem i jego rozliczanie, o ile jej zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu); b) wydatki związane z otworzeniem i/lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego; c) zakup 2 lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli niezbędnych do zarządzania projektem; d) działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych) 3; e) koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu 4 ; f) inne o ile są bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem, Wykazując wydatki na zakup i amortyzację sprzętu lub mebli, beneficjent powinien uzasadnić konieczność poniesienia tych wydatków. Łączna wartość kosztów zarządzania projektem określona we wniosku o dofinansowanie nie może przekroczyć : a) 30% wartości projektu w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł (z zastrzeżeniem, że limit ten może się zwiększyć wyłącznie w przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności kosztowej projektu). Wniosek ten można negocjować na etapie wyboru projektu; b) 25% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. i do 1 mln zł włącznie; c) 20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie; d) 15% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie; e) 10% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln zł, Jeśli ww. projekty są realizowane w partnerstwie, ww. limity mogą się zwiększyć o 2 punkty procentowe dla każdego partnera (jednak nie więcej niż łącznie o 10 punktów procentowych w ramach projektu). Przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy powinien uwzględnić zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera. Wysokość kosztów zarządzania projektem jest oceniana na etapie wyboru projektu. Ocena obejmuje w szczególności: a) zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku o dofinansowanie w zależności od stopnia złożoności projektu i okresu jego realizacji; 2 Wydatki związane z zakupem sprzętu, objęte sa limitem w ramach cross-financingu 3 O ile nie sa celem projektu i tym samym nie stanowią zadania merytorycznego 4 Wartość kosztu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy nie wlicza się do limitów procentowych kosztów zarządzania Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

67 b) zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel wykonywanych; c) adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu poniesienia wydatków na działania informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki projektu. W ramach kosztów wskazanych w Zarządzaniu projektem projektodawca nie może ująć kosztów z katalogu kosztów pośrednich, o którym mowa w części 4.5 instrukcji Koszty pośrednie. W ramach wspomnianego zadania wykazywane są wydatki ponoszone w związku z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektu. Personel projektu to osoby realizujące zadania projektu, które je wykonują osobiście. Są to przede wszystkim osoby: zatrudnione na podstawie stosunku pracy (np. spółdzielcza umowa o pracę), umowa o pracę, mianowanie, powołanie; wybór, stosunku cywilnoprawnego (np. umowa zlecenie; umowa o dzieło, osoby samozatrudnione (tj. prowadzące własną działalność gospodarczą), osoby współpracujące osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.), osoby świadczące usługi w formie wolontariatu. Należy pamiętać, iż definicja ta odnosi się do całego personelu projektu, nie tylko do personelu ujętego w zadaniu zarządzanie projektem, ale również w zadaniach merytorycznych. Jeśli projektodawca przewiduje zatrudnienie personelu (także do innych zadań), powinien wskazać, które z pozycji budżetowych dotyczą personelu projektu (np. Prelegent personel). Jednocześnie projektodawca ma obowiązek wykazać we wniosku szacunkowy wymiar czasu pracy personelu projektu. Powinien wskazać wymiar etatu lub liczbę godzin niezbędne do wykonywania zadania/zadań. Jest to podstawa oceny zasadności i racjonalności wydatków związanych z personelem projektu. UWAGA! Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu są kwalifikowalne w pełnej wysokości wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku zatrudnienia personelu projektu poniżej ½ etatu koszty te zostaną uznane ramach projektu wyłącznie w proporcji, która odpowiada zaangażowaniu czasu pracy personelu w projekcie (np. w przypadku osoby zatrudnionej na podstawie stosunku pracy na 1/3 etatu, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy tej osoby są kwalifikowane w 1/3 poniesionych wydatków). Jeśli personel jest zatrudniony w innej formie niż na podstawie stosunku pracy (np. w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło), koszty wyposażenia stanowiska pracy takiego personelu nie są kwalifikowalne. W przypadku zlecenia całości zadania merytorycznego lub jego istotnej części wykonawcy zewnętrznemu projektodawca powinien zaznaczyć w kolumnie: Zadanie zlecone T/N (pole typu checkbox )..Zadanie zlecone nie jest zleceniem poszczególnych, pojedynczych usług wchodzących w skład zadania merytorycznego (np. wynajem sali wykładowej na szkolenie, czy zlecenie usługi cateringu - patrz przykład poniżej). Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

68 UWAGA: Projektodawca zaznacza pole Zadanie zlecone jedynie w przypadku zlecania zadań merytorycznych lub ich istotnych części. W przypadku realizacji projektu z komponentem ponadnarodowym (zaznaczenie opcji TAK w polu 1.12) w pkt. 3.3 wniosku, budżecie projektu oraz harmonogramie pojawia się automatycznie zadanie dotyczące współpracy ponadnarodowej (możliwa jest jego edycja). W ramach tego zadania należy wskazać wszystkie koszty bezpośrednie dotyczące komponentu ponadnarodowego z wyłączeniem kosztów związanych z zarządzaniem projektem, które powinny zostać wskazane w ramach odrębnego zadania Zarządzanie projektem. 4.7 Koszty związane z cross-financingiem Cross-financing może dotyczyć wyłącznie tych kategorii wydatków, które wynikają z danego projektu. Dlatego powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu. Cross-financing powinien być ponadto powiązany wprost z głównymi zadaniami projektu. Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego cross-finanacingiem dotyczą przede wszystkim: 1. zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) pojazdów oraz mebli; 2. zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest wyższa od 350zł; 3. zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu, celem przekazania ich uczestnikom projektów PO KL; 4. dostosowywania lub adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. Cross-financing w ramach PO KL nie obejmuje budowy nowych budynków, dużych prac budowlanych, remontów budynków, a jedynie wykonywanie prac dostosowawczych przy projekcie. W przypadku kosztów jednostkowych, które podlegają regule cross-financingu, należy oznaczyć te wydatki w kolumnie Cross-financing (zaznaczyć pole). Wszystkie wydatki wskazane jako objęte regułą cross-financingu zliczane są automatycznie. Aplikacja samodzielnie wylicza również procentowy poziom wydatków objętych cross-financingiem, który wskazywany jest w zakładce Budżet. W przypadku projektów innowacyjnych, testujących koszty w ramach cross-financingu, nie mogą one przekroczyć 10% wartości projektu. Jeżeli koszty w ramach cross-financingu przekroczą określony limit, należy usunąć odpowiednią część kosztów. Wniosek ze zwiększonym poziomem cross-financingu nie zostanie zatwierdzony. Wszystkie wydatki w ramach cross-financingu należy uzasadnić (pole: Uzasadnienie dla cross-financingu i kosztów rozliczanych ryczałtem ). Należy określić, co jest niezbędne do konkretnych zadań projektu. Jeśli zostanie zakupiony sprzęt, trzeba to uzasadnić w kontekście wcześniejszych zakupów sprzętu dokonanych przez projektodawcę oraz w odniesieniu do jego zasobów sprzętowych w momencie przystąpienia do realizacji projektu. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

69 UWAGA! W przypadku kosztów, które odbiegają od przyjętych stawek rynkowych oraz kosztów partnera ponadnarodowego przez polskiego projektodawcę w zakresie określonym poniżej w części Projekty współpracy ponadnarodowej, należy wpisać uzasadnienie dla poszczególnych kategorii kosztów. Uzasadnienie wpisywane jest w dolnej części formularza poprzez wskazanie w kolumnie L.p. numeru porządkowego kosztu, którego dotyczy uzasadnienie. Wyświetl kategorie kosztów dla wszystkich zadań Wyświetl wszystkie kategorie kosztów dla zadania W polu Uzasadnienie kosztów można również przedstawić podział kosztów pomiędzy partnerami ponadnarodowymi (np. wskazać zasady wzajemności, podziału kosztów itp.). Można również przedstawić szacunkową kwotę współfinansowania zadania przez partnera ponadnarodowego. Można zatem przedstawić procent (%), w jakim zadanie jest współfinansowane z PO KL (fakultatywnie). UWAGA! Kategorie kosztów w ramach wszystkich zadań numerowane są automatycznie w sposób ciągły. Natomiast w ramach uzasadnienia l.p. kategorii kosztów do której przypisane jest uzasadnienie wpisywane jest przez użytkownika. Numer wpisany przy uzasadnieniu musi być taki sam jak numer danej pozycji budżetowej, której dotyczy uzasadnienie. Uzasadnienie dla poszczególnych wydatków powinno być opisywane zarówno w przypadku cen wykraczających poza ceny rynkowe, jak i w przypadku kosztów partnera ponadnarodowego ponoszonych przez polskiego projektodawcę w zakresie określonym poniżej w części Projekty współpracy ponadnarodowej. W przypadku zakupu lub amortyzacji sprzętu lub mebli, w polu tym projektodawca powinien zawrzeć uzasadnienie konieczności poniesienia tych wydatków, w szczególności w kontekście okresu realizacji projektu, posiadanego przez projektodawcę sprzętu własnego, który może wykorzystać w projekcie. 4.8 Projekt z komponentem ponadnarodowym Jeśli chodzi o projekty z komponentem ponadnarodowym - wydatki z tego komponentu nie mogą przekraczać 30% kosztów całkowitych projektu, a partnerowi zagranicznemu nie mogą zostać przekazane żadne środki finansowe projektu. Przy ustalaniu budżetu projektu należy przestrzegać poniższych zasad: 1. Koszty współpracy ponadnarodowej powinny być ponoszone przez partnerów ponadnarodowych proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa. 2. W przypadku wspólnej realizacji przedsięwzięć, dzięki której korzyści odnosi każda ze stron, zaleca się zasadę wzajemności, tj. każdy z partnerów ponosi swoje koszty w projekcie. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

70 3. Jeśli nie można zastosować zasady wzajemności, partnerzy uzgadniają zasady podziału kosztów. Polegają one na: - równym podziale ogólnych kosztów zadania, - podziale kosztów wspólnego zadania proporcjonalnie do środków będących w ich dyspozycji, - proporcjonalnie do korzyści wynikających z realizacji zadania przez poszczególnych partnerów. 4. Można też zastosować do części kosztów zasady wzajemności, a do pozostałych - zasady podziału kosztów. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się finansowanie z budżetu projektodawcy części lub całości zadań realizowanych przez partnera zagranicznego. Dopuszczalne jest to tylko wówczas, gdy korzyści z realizacji zadań przez partnera zagranicznego odniesie wyłącznie polski partner. Szczegółowe uzasadnienie takiego rozwiązania należy przedstawić we wniosku. Przede wszystkim trzeba wykazać, że realizacja tych zadań przez partnera zagranicznego jest niezbędna do powodzenia projektu. Wówczas wszelkie koszty ponoszone muszą być bezpośrednio przez projektodawcę, a pomiędzy partnerami nie może dochodzić do przepływu finansów. Dopuszczalne jest np. finansowanie kosztów pobytu pracowników partnera zagranicznego w siedzibie projektodawcy. Jest to możliwe pod warunkiem, że korzyści z tego pobytu odniesie wyłącznie projektodawca. Wówczas projektodawca zobowiązany jest pokryć owe koszty. Nie może jednak przekazać partnerowi zagranicznemu żadnych środków finansowych na ten cel. Jeśli projekt zawiera komponent ponadnarodowy (zaznaczenie opcji TAK w polu 1.12), koszty współpracy wskazywane są w ramach jednego zadania dotyczącego współpracy ponadnarodowej. W polu ( Współpraca ponadnarodowa w kosztach ogółem ) przeniesiona jest automatycznie wartość wskazana w zadaniu dotyczącym współpracy ponadnarodowej. W budżecie wniosku wykazywane są wszystkie zadania (lub ich części) realizowane we współpracy z partnerami ponadnarodowymi. Chodzi zarówno o zadania finansowane przez projektodawcę PO KL, jak i zadania finansowane przez partnera zagranicznego. W przypadku zadań (lub ich części) finansowanych przez partnera zagranicznego z jego własnych środków w budżecie wniosku należy wpisać 0. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL

71 5. Budżet projektu Poszczególne elementy Budżetu projektu (ogólny) należy uzupełnić po wypełnieniu szczegółowego budżetu projektu, z którego automatycznie przeniesione zostaną następujące pozycje, wraz z wartościami przypadającymi na poszczególne lata realizacji projektu: 4.1 Koszty ogółem Koszty bezpośrednie w tym stawki jednostkowe Zadania merytoryczne 4. Współpraca ponadnarodowa 5. Zarządzanie projektem Koszty pośrednie Cross-financing w kosztach ogółem Współpraca ponadnarodowa w kosztach ogółem w tym wkład prywatny ( należy wpisywać 0 ). W Budżecie projektu należy uzupełnić następujące pola: Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL v Skrót na potrzeby konkursu PO KL