SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI DEPARTAMENTU AUDYTU I KONTROLI - KONTROLA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO W 2013 ROKU

Transkrypt

1 URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI DEPARTAMENTU AUDYTU I KONTROLI - KONTROLA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO W 2013 ROKU DEPARTAMENT AUDYTU I KONTROLI MARZEC 2014

2 Sporządził: Anna Koźmińska Strona 2 z 105

3 Spis treści I. WPROWADZENIE... 4 II. OGÓLNE INFORMACJE O KONTROLI W DEPARTAMENCIE AUDYTU I KONTROLI Struktura organizacyjna Regulacje wewnętrzne Zadania Departamentu Audytu i Kontroli Proces kontroli... 9 III. DZIAŁALNOŚĆ KONTROLNA DEPARTAMENTU AUDYTU I KONTROLI Podstawy prawne działalności Plan kontroli na 2013 rok i jego realizacja Plan kontroli na 2013 rok Realizacja kontroli przez Zespoły ds. kontroli w Departamencie Audytu i Kontroli Zespół ds. kontroli zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz kontroli wojewódzkich osób prawnych Analiza kontroli doraźnych przeprowadzonych przez Zespół ds. kontroli zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz kontroli wojewódzkich osób prawnych Zespół ds. kontroli zadań z instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych Analiza kontroli doraźnych przeprowadzonych przez Zespół ds. kontroli zadań z zakresu instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych Analiza kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez Zespół ds. kontroli zadań z zakresu instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych Kontrola projektu Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce Zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnionych okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych Zażalenia na postanowienia Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych Współpraca z innymi instytucjami kontrolnymi Wykonanie kontroli: zakresy i zalecenia sformułowane w ramach przeprowadzonych kontroli zestawienie tabelaryczne IV. ZAKOŃCZENIE Strona 3 z 105

4 I. Wprowadzenie Kontrola stanowi niezbędny element procesu zarządzania. Zadaniem kontroli jest wykrywanie negatywnych zdarzeń w działalności podmiotów kontrolowanych, ustalenie ich przyczyn i wskazanie osób odpowiedzialnych. Ponadto rolą kontroli jest określenie możliwości i sposobów usunięcia stwierdzonych uchybień poprzez stworzenie procedur zapobiegających ich powstawaniu w przyszłości. Zgodnie z literaturą 1, kontrola jest niezbędnym elementem procesu kierowania (zarządzania) każdym zorganizowanym działaniem ludzkim. Kontrola stanowi jeden z elementów cyklu sprawnego, zorganizowanego działania. Kontrolę w sektorze publicznym łączy się z zasadą zawartą w ustawie o finansach publicznych, dotyczącą sposobu wykonywania działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji podjętych celów i zadań, które winny być wykonane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Oznacza to racjonalne działanie charakteryzujące się ładem i sprawnością. Jednym z istotnych elementów systemu kontroli finansowej są procedury, za pomocą których wprowadzone są w jednostce formalne mechanizmy kontrolne. Procedury takie, zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, powinny funkcjonować w każdej jednostce sektora finansów publicznych. Należy jednak zwrócić uwagę, iż kontrola finansowa nie ogranicza się tylko do mechanizmów kontrolnych, instrukcji czy procedur. System kontroli w jednostce stanowi integralną całość z takimi elementami jak: postawy etyczne pracowników, kompetencje, styl zarządzania i sposób komunikacji. Te elementy stanowią miękkie elementy systemu kontroli. Kontrola, jako określona całość ma podstawowe znaczenie w zapobieganiu nieprawidłowościom w funkcjonowaniu jednostki. Na poziomie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego kontrole prowadzi Departament Audytu i Kontroli. Kontrola prowadzona przed Departament Audytu i Kontroli obejmuje trzy etapy: - ustalanie obiektywnego obrazu fragmentu badanej rzeczywistości, w określonym czasie i miejscu, - dokonanie oceny poprzez konfrontację stanu rzeczywistego ze stanem wymaganym, wskazanie przyczyn nieprawidłowości, - formułowanie wniosków, zaleceń w obszarze badanej działalności w celu naprawienia nieprawidłowości i zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. 1 M. Klimas, Podręczna encyklopedia rachunkowości, Warszawa 2000, s Strona 4 z 105

5 Wraz z nowelizacją ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych kontrola finansowa została zastąpiona kontrolą zarządczą. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki. Zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: - zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; - skuteczności i efektywności działania; - wiarygodności sprawozdań; - ochrony zasobów; - przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; - efektywności i skuteczności przepływu informacji; - zarządzania ryzykiem. Na podstawie Regulaminu kontroli przeprowadzanych i koordynowanych przez Departament Audytu i Kontroli kontrole planowe i nieplanowe prowadzi się, w celu sprawdzenia funkcjonowania kontroli zarządczej realizowanej w kontrolowanych jednostkach na podstawie przepisów prawa. Uchwałą nr 36/11 ZWM z dnia 18 stycznia 2011 r. ze zmianami określającą zasady przeprowadzania kontroli przez Departament Audytu i Kontroli ustalono tryb postępowania kontrolnego, tj. przygotowanie kontroli, warunki i tryb prowadzenia kontroli, dokumentowanie czynności kontrolnych, warunki i tryb przedstawiania ustaleń kontroli, składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli i ich rozpatrzenia oraz sporządzania dokumentacji pokontrolnej. Najnowsza zmiana uchwały nr 36/11 ZWM odwołuje się do zmienionego procesu kontroli w podmiotach leczniczych określonego rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1509), który obowiązuje od 1 stycznia 2013 r. Plan kontroli na 2013 r. został wprowadzony uchwałą nr 2/13 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie zatwierdzenia planu kontroli realizowanych przez Departament Audytu i Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego na 2013 rok. Plan na 2013 r. obejmował 119 podmiotów, w tym 39 podmiotów leczniczych i 6 zakładów aktywności zawodowej, 24 instytucje kultury, Strona 5 z 105

6 17 jednostek edukacyjnych, 11 podmiotów realizujących projekt Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce, 5 kontroli w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, 9 kontroli w jednostkach budżetowych, 3 kontrole w Małopolskich Ośrodkach Ruchu Drogowego oraz inne. Obowiązek realizowania kontroli wynika z przepisów prawa, tj. z art. 41 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa, art. 68 w związku z art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, art. 121 i 122 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej i jest realizowany w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego w oparciu o zapisy uchwały nr 36/11 ZWM z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie ustalenia zasad planowania, koordynowania i przeprowadzania kontroli przez Departament Audytu i Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego z późn. zm. Ponadto uchwałą nr 3/13 Zarząd Województwa Małopolskiego w dniu 3 stycznia 2013 r. przyjął plan kontroli wykonywania zadań obronnych na 2013 r. obejmujący 6 podmiotów do kontroli. Na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 2004 roku w sprawie kontroli wykonywania zadań obronnych, w którym zostały określone zasady prowadzenia przez organ samorządu terytorialnego kontroli wykonywania zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony, Zarząd Województwa Małopolskiego zarządza przeprowadzenie kontroli problemowych w stosunku do jednostek organizacyjnych, dla których samorząd województwa jest organem założycielskim. Uchwała ZWM ustala plan i zakres kontroli realizacji zadań obronnych wykonywanych przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne w 2013 r. W sprawozdaniu rocznym zawarto informacje dotyczące wykonania planu kontroli w 2013 r. przez pracowników Zespołów ds. kontroli w Departamencie Audytu i Kontroli oraz przedstawiono zakresy kontroli planowych przyjęte do realizacji na 2013 r. Następnie stosownie do tematyki kontroli przedstawiono wydane zalecenia sformułowane przez kontrolujących. W oparciu o zakres kontroli autor przeanalizował dokumenty pokontrolne ze wszystkich jednostek w obrębie tematu i wskazał w ujęciu całościowym problematykę danego zagadnienia, oczywiście skupiając się w głównej mierze na nieprawidłowościach i zaniedbaniach, których skutkiem było wydanie przedstawionych w niniejszym sprawozdaniu zaleceń. Takie podejście wiązało się z wyjściowym założeniem i celem, jakie przyświecały podjętej pracy. Strona 6 z 105

7 II. Ogólne informacje o Kontroli w Departamencie Audytu i Kontroli 1. Struktura organizacyjna Na mocy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie przyjętego Uchwałą Nr 1521/10 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 16 grudnia 2010 r. (obecnie Uchwała Nr 450/13 ZWM z dnia 16 kwietnia 2013 r.) w UMWM funkcjonuje Departament Audytu i Kontroli. Na podstawie Zarządzenia nr 140/2010 MWM z dnia r. w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Audytu i Kontroli w skład Departamentu wchodzą: Wydział Audytu Wewnętrznego, Dział Kontroli oraz Pion Ochrony Informacji Niejawnych. Poszczególnymi działami, jako odrębnymi komórkami kierują odpowiednio Dyrektor Departamentu pracą Kontroli, Zastępca Dyrektora Audytor Wewnętrzny pracą Wydziału Audytu Wewnętrznego, Pełnomocnik Marszałka ds. Ochrony Informacji Niejawnych pracą Pionu Ochrony. Zarówno Dyrektor Departamentu, Zastępca Dyrektora oraz Pełnomocnik Marszałka ds. Ochrony Informacji Niejawnych podlegają bezpośrednio Marszałkowi Województwa Małopolskiego. Realizację planu kontroli zapewniają 2 Zespoły ds. kontroli: Zespół ds. kontroli zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz kontroli wojewódzkich osób prawnych, Zespół ds. kontroli zadań z zakresu instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych. 2. Regulacje wewnętrzne Plan kontroli na 2013 r. dla Departamentu Audytu i Kontroli oraz zasady planowania i przeprowadzania kontroli zostały określone następującymi wewnętrznymi aktami prawnymi: 1. Uchwałą nr 36/11 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie ustalenia zasad planowania, koordynowania i przeprowadzania kontroli przez Departament Audytu i Kontroli UMWM z późn. zm. 2. Uchwałą nr 2/13 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie zatwierdzenia planu kontroli realizowanych przez Departament Audytu i Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego na 2013 rok. 3. Uchwałą nr 3/13 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie planu kontroli wykonywania zadań obronnych w 2013 r. 4. Uchwałą Nr 117/11 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 8 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia zasad planowania i przeprowadzania kontroli wykonywania zadań obronnych przez Departament Audytu i Kontroli UMWM. Strona 7 z 105

8 3. Zadania Departamentu Audytu i Kontroli Zgodnie z 26 Uchwały Nr 450/13 ZWM z dnia 16 kwietnia 2013 r. Departament Audytu i Kontroli w zakresie kontroli: dokonuje kontroli i oceny funkcjonowania systemów kontroli wewnętrznej w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych i wojewódzkich osobach prawnych, prawne, kontroluje wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne i wojewódzkie osoby wykonuje kontrole w Urzędzie, wykonuje kontrole innych podmiotów, w których kontrola wynika z przepisów prawa, wykonuje kontrole w zakresie realizacji zadań obronnych i obrony cywilnej w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych i wojewódzkich osobach prawnych, zapewnia funkcjonowanie Pionowi Ochrony Informacji Niejawnych i Kancelarii Niejawnej, Do zadań Zespołów ds. kontroli działających w ramach Departamentu Audytu i Kontroli zgodnie z Zarządzeniem Nr 140/2010 MWM z dnia 28 grudnia 2010 r. należy m.in.: a) wykonywanie kontroli planowych przeprowadzanych w oparciu o roczny plan kontroli: kontrole kompleksowe/okresowe obejmujące całokształt działalności jednostki kontrolowanej, w tym gospodarkę finansową, kontrole problemowe obejmujące wybrane zagadnienia z działalności jednostki kontrolowanej, w tym zagadnienia finansowe, kontrole sprawdzające obejmujące sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych. b) wykonywanie kontroli doraźnych wynikających z bieżących potrzeb w jednostkowych sprawach, wykonywanych poza przyjętym planem kontroli. c) przygotowywanie, przed przystąpieniem do kontroli, programów kontroli oraz upoważnień do jej przeprowadzenia, d) przeprowadzenie kontroli mające na celu obiektywne ustalanie stanu faktycznego i rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, e) w razie ujawnienia podczas kontroli czynu mającego znamiona czynu zabronionego niezwłocznie powiadomienie o tym bezpośredniego przełożonego oraz zabezpieczenie dokumentów i przedmiotów stanowiących dowód czynu zabronionego, Strona 8 z 105

9 f) informowanie kierownika kontrolowanej jednostki o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych i usprawniających, g) ustalenie stanu faktycznego na podstawie dowodów zebranych w toku kontroli, h) ewentualne wnioskowanie do kierownika jednostki kontrolowanej o zwołanie narady pokontrolnej z udziałem pracowników zajmujących stanowiska kierownicze i odpowiedzialnych za kontrolowany odcinek pracy, w celu omówienia stwierdzonych nieprawidłowości i wniosków wynikających z ustaleń kontroli, i) w przypadku zgłoszonych przez kierownika jednostki kontrolowanej zastrzeżeń do protokołu kontroli (przed podpisaniem) ich analiza, a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń, zmiana lub uzupełnienie odpowiedniej części protokołu kontroli i przekazanie go do podpisu kierownikowi jednostki kontrolowanej, j) przygotowywanie wystąpienia pokontrolnego, k) weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych, l) sporządzanie zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych w przypadkach określonych przepisami prawa zgodnie z art. 93 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U r. poz. 168 j. t.), m) przygotowywanie zawiadomień do właściwych organów ścigania w razie uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, n) współpraca z dyrektorami i pracownikami poszczególnych departamentów w zakresie obejmującym zadania Departamentu Audytu i Kontroli. 4. Proces kontroli Kontrole w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz w innych jednostkach niebędących wojewódzkimi jednostkami na podstawie wydanych upoważnień uprawniających do przeprowadzenia kontroli wykonują pracownicy Zespołów ds. kontroli zgodnie z procedurą postępowania określoną w Instrukcji w sprawie zasad i trybu postępowania kontrolnego stanowiącą załącznik nr 2 do uchwały nr 36/11 ZWM z dnia r. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych (Dz. U. 2012, poz. 1509) wprowadziło nowy schemat postępowania przy prowadzaniu czynności kontrolnych w podmiotach leczniczych nie będących przedsiębiorcami. Rozporządzenie określa warunki i tryb przygotowania i prowadzenia czynności kontrolnych, dokumentowania poszczególnych Strona 9 z 105

10 czynności kontrolnych, sporządzania wystąpień pokontrolnych, a także możliwości składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli, wprowadza także wzory dokumentów obowiązujących przy przeprowadzaniu czynności kontrolnych. Uwzględniając wyniki wcześniejszych kontroli, skargi i wnioski oraz inne informacje dotyczące działalności jednostki kontrolowanej, kontrolujący sporządzają program. Sporządzenie programu kontroli poprzedzone jest przeprowadzeniem analizy przedkontrolnej. Czynności kontrolne w jednostce kontrolowanej przeprowadzane są na podstawie imiennego upoważnienia. Po zakończeniu czynności kontrolnych w jednostce kontrolujący sporządzają protokół (projekt wystąpienia pokontrolnego w przypadku kontroli podmiotów leczniczych) na podstawie zebranej dokumentacji, złożonych ustnych i pisemnych wyjaśnień, oświadczeń oraz na podstawie ustalonego w trakcie przeprowadzonych oględzin stanu faktycznego. Akta kontroli stanowią: program kontroli, upoważnienia imienne do przeprowadzania kontroli, dowody w postaci kserokopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem, wyjaśnienia i oświadczenia, protokół kontroli (projekt wystąpienia pokontrolnego), wystąpienie pokontrolne, zawiadomienia do właściwych organów. Protokół kontroli/projekt wystąpienia pokontrolnego sporządzany jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla kierownika jednostki i do akt. Kierownikowi jednostki przysługuje prawo wniesienia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści protokołu/projektu wystąpienia pokontrolnego. Po podpisaniu protokołu/projektu wystąpienia przez kierownika jednostki zostaje przygotowane wystąpienie pokontrolne. W wystąpieniu zawarta jest ocena działalności jednostki w badanym zakresie na podstawie ustaleń kontroli, stwierdzone nieprawidłowości lub ich brak oraz zalecenia pokontrolne wraz z uzasadnieniem ich wydania. Wystąpienie sporządzane jest w trzech jednobrzmiących egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla kierownika jednostki, do akt oraz dla Dyrektora właściwego departamentu merytorycznego, w celu stosownego wykorzystania. Dyrektor jednostki zobowiązany jest przedstawić informację o sposobie i terminie realizacji zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych wystąpienie pokontrolne sporządza się w oparciu o projekt wystąpienia pokontrolnego oraz uwzględnione zastrzeżenia. Wystąpienie pokontrolne uzupełnia się o zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej, ocenę wskazującą na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone Strona 10 z 105

11 nieprawidłowości, termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia; termin ten wyznacza się, uwzględniając charakter zaleceń lub wniosków. W przypadku kontroli doraźnych realizowanych na wniosek Marszałka Województwa Małopolskiego lub Zarządu Województwa Małopolskiego wyniki kontroli każdorazowo przekazywane są wnioskodawcy. W razie ujawnienia w toku kontroli nadużyć lub podejrzenia popełnienia czynu zabronionego przepisami prawa, Dyrektor Departamentu po ewentualnym zasięgnięciu opinii radcy prawnego sporządza stosowny projekt wniosku/zawiadomienia do właściwych organów. Wniosek akceptuje i podpisuje Marszałek Województwa lub osoba przez niego upoważniona. Za sporządzenie projektu wniosku odpowiedzialny jest kontrolujący. Strona 11 z 105

12 Schemat procedury kontroli Procedura kontroli Przygotowanie kontroli Analiza przedkontrolna Program kontroli Upoważnienia Czynności kontrolne w jednostce kontrolowanej Postępowanie Projekt protokołu/projekt wystąpienia Korekta kierownika Wysłanie protokołu/projektu Pismo o opinię Opinia radcy prawnego Podpisanie protokołu/projektu Niepodpisanie protokołu/projektu W terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu/projektu wystąpienia Uwzględnienie całości lub części zastrzeżeń, bądź nieuwzględnienie Podpisanie protokołu/projektu W terminie 7 dni od otrzymania pisemnej informacji o uwzględnieniu całości lub części wyjaśnień, bądź nieuwzględnieniu Wystąpienie z zaleceniami pokontrolnymi Odpowiedź na wystąpienie z informacją o terminie i sposobie realizacji zaleceń Termin zgodnie z uchwałą nr 36/11 7 dni k. doraźne 10 dni k. planowe Odmowa wszczęcia postępowania Zawiadomienie do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych Wszczęcie postępowania Wniosek o ukaranie Postanowienie o umorzeniu Strona 12 z 105

13 III. Działalność kontrolna Departamentu Audytu i Kontroli 1. Podstawy prawne działalności Zarząd województwa na mocy art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa wykonuje zadania należące do samorządu województwa, niezastrzeżone na rzecz sejmiku województwa i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych. Zgodnie z art. 41 ust. 2 pkt 6 ustawy o samorządzie województwa do zadań zarządu województwa należy w szczególności kierowanie, koordynowanie i kontrolowanie działalności wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym zatrudnianie i zwalnianie kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych. Zgodnie z 10 Regulaminu Organizacyjnego UMWM Dyrektor Departamentu Audytu i Kontroli podlega bezpośrednio Marszałkowi Województwa. Uchwałą nr 36/11 ZWM z dnia 18 stycznia 2011 r. Dyrektor Departamentu Audytu i Kontroli został upoważniony do przeprowadzania kontroli w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz w innych podmiotach, w których kontrola wynika z przepisów prawa. W ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. 2013, poz. 885 j. t.) została zdefiniowana kontrola zarządcza. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: 1) ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, 2) wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego, 3) kierownika jednostki. Ponadto obowiązek sprawowania kontroli wynika z następujących przepisów: ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej (Dz. U. 2013, poz. 217 j. t.), ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. 2004, Nr 256 poz j. t. z późn. zm.), ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. 2012, poz. 987 j. t. z późn. zm.), ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. 2012, poz. 406 j. t.). Strona 13 z 105

14 2. Plan kontroli na 2013 rok i jego realizacja 2.1 Plan kontroli na 2013 rok Zadania kontrolne wykonywane są na podstawie rocznego planu, który zatwierdza ZWM. Pierwszeństwo w planowaniu przysługuje zadaniom, które powinny zostać wykonane z mocy prawa (ustawowy obowiązek), na podstawie informacji z departamentów merytorycznych, które zgodnie z 14 Regulaminu kontroli stanowiącego załącznik nr 1 do uchwały nr 36/11 ZWM z dnia r. przygotowują propozycje kontroli w jednostkach im podległym. Pozostałe planowane są na poziomie Departamentu Audytu i Kontroli z uwzględnieniem konieczności przeprowadzenia kontroli sprawdzających, jeżeli w danej jednostce w wyniku przeprowadzonych w poprzednich latach czynności kontrolnych wykazano istotne nieprawidłowości i wydano w tym zakresie zalecenia. Zarząd Województwa Małopolskiego uchwałą nr 2/13 z dnia 3 stycznia 2013 r. przyjął plan kontroli realizowanych przez Departament Audytu i Kontroli UMWM na 2013 r. Plan stanowiący załącznik nr 1 do uchwały obejmował wykonanie 119 kontroli: 15 kontroli okresowych w podmiotach leczniczych, 3 kontrole okresowo-sprawdzające w podmiotach leczniczych, 6 kontroli kompleksowych w instytucjach kultury oraz pedagogicznych bibliotekach wojewódzkich, 39 kontroli problemowych, w tym 37 w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, 1 w fundacji w zakresie zgodności przeprowadzenia zbiórki publicznej, 1 w zakładzie aktywności zawodowej, 20 kontroli problemowo-sprawdzających, w tym 11 w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, 4 kontrole wewnętrzne w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, 5 w zakładach aktywności zawodowej, 4 kontrole problemowe w jednostkach realizujących zadania finansowane z dotacji z budżetu Województwa Małopolskiego w ramach konkursów ofert na realizację zadań publicznych Województwa Małopolskiego, 19 kontroli sprawdzających realizacji zaleceń pokontrolnych, w tym 18 w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz 1 kontrolę wewnętrzną w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, 11 kontroli problemowych w podmiotach realizujących projekt Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, Strona 14 z 105

15 2 kontrole problemowe w zakresie staży podyplomowych lekarzy i lekarzy dentystów w podmiotach leczniczych. Dodatkowo w dniu 3 stycznia 2013 r. ZWM uchwałą nr 3/13 przyjął plan kontroli wykonywania zadań obronnych na 2013 r. Plan kontroli wykonywania zadań obronnych w 2013 r. stanowiący załącznik nr 1 do uchwały obejmował 6 podmiotów do kontroli. Z uwagi na fakt, iż podsumowanie wyników przeprowadzonych kontroli obronnych jest opracowywane odrębnym sprawozdaniem, w dalszej części niniejszego opracowania nie będą one analizowane w zakresie dotyczącym nieprawidłowości, wniosków i zaleceń. Łącznie plan kontroli na 2013 r. przewidywał wykonanie 125 kontroli. Wykres nr 1. Plan pracy Departamentu Audytu i Kontroli UMWM w 2013 r. w podziale na rodzaje kontroli Rodzaje kontroli zaplanowanych na 2013 r. kontrole wykonwywania zadań obronnych 6 kontrole staży podyplomowych 2 kontorle problemowe w zakresie realizacji projektu kontrole sprawdzające kontrole problemowe w zakresie realizacji dotacji kontrole problemowo-sprawdzające kontrole problemowe kontrole kompleksowe kontrole okresowo-sprawdzające kontrole okresowe Łącznie kontroli: 125. Strona 15 z 105

16 Wykres nr 2. Plan pracy Departamentu Audytu i Kontroli UMWM w poszczególnych kwartałach 2013 r. Łącznie kontroli: 32. Łącznie kontroli: 34. Łącznie kontroli: 30. Strona 16 z 105

17 Łącznie kontroli: Główne kierunki kontroli i obszary badań w 2013 r. W Poleceniu służbowym nr 1/2013 Dyrektora Departamentu Audytu i Kontroli z dnia 7 stycznia 2013 r. określone zostały szczegółowo zakresy kontroli. Jednostki kontrolowane Zakresy kontroli Podmioty lecznicze Kontrole okresowe 1) Dostosowanie jednostek do wymogów nałożonych przez ustawę z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej. 2) Gospodarowanie odpadami medycznymi. 3) Ocena współpracy pomiędzy jednostką a organem nadzoru. 4) Nadzór nad eksploatacją sprzętu i aparatury medycznej. Kontrole problemowe 1) Prawidłowość udzielonych zamówień publicznych, realizacja umowy dotacyjnej dla zadania inwestycyjnego. 2) Kontrola staży podyplomowych lekarzy i lekarzy dentystów. 3) Ocena realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez NFZ MOW w Krakowie. Instytucje kultury Kontrole problemowe 1) Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w ramach prowadzonych postępowań o zamówienie publiczne. 2) Realizacja inwestycji. 3) Zawieranie umów cywilno-prawnych z podmiotami zewnętrznymi oraz pracownikami jednostki. 4) Ewidencja czasu pracy ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania art. 151 Kodeksu Pracy. 5) Dostosowanie wewnętrznych regulacji w zakresie wynagradzania do zmian wprowadzonych ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. 6) Prawidłowa eksploatacja nowych przestrzeni kultury działanie instytucji kultury zgodnie z art ustawy Prawo budowlane; posiadanie zgodnej z wymogami prawa dokumentacji eksploatacyjnej (książka obiektów budowlanych, instrukcje przeciwpożarowe i plan ewakuacji, ubezpieczenie obiektów). Strona 17 z 105

18 Jednostki kontrolowane Zakresy kontroli Instytucje kultury Kontrole kompleksowe 1) Organizacja pracy jednostki w kontekście rozliczania czasu pracy pracowników. 2) Gospodarowanie mieniem. 3) Gospodarka finansowa. 4) Działalność jednostki realizacja zadań statutowych. 5) Zabezpieczenie zbiorów. Pedagogiczne biblioteki Kontrole kompleksowe 1) Działalność statutowa. 2) Polityka kadrowa. 3) Przestrzeganie ustawy Prawo zamówień publicznych. 4) Przestrzeganie ustawy o ochronie danych osobowych. Jednostki edukacyjne Jednostki budżetowe Kontrole problemowe 1) Poprawność zatrudniania nauczycieli bez przygotowania pedagogicznego (podstawa prawna: art. 7 ust. 1 pkt 1d ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty). 2) Kontrola zgodności z art. 10 ustawy Karta nauczyciela umów o pracę zawartych z pracownikami pedagogicznymi jednostki. 3) Wykorzystanie środków finansowych przeznaczonych na doskonalenie zawodowe nauczycieli. 4) Kontrola zgodności liczby posiadanych orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego wykazanych w sprawozdaniu Systemu Informacji Oświatowej. 5) Kontrola planów lekcji, w szczególności pod kątem liczby przerw pomiędzy godzinami dydaktycznymi dla uczniów i nauczycieli. 6) Prawidłowość zawierania umów na dokonywanie zakupów towarów i usług zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 7) Kontrola poprawności realizacji zadania inwestycyjnego. 8) Realizacja zadania inwestycyjnego. 9) Realizacja procedury zwrotu środków w ramach PO KL. Kontrole problemowe 1) Ewidencja czasu pracy ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania art. 151 Kodeksu Pracy (praca w godzinach nadliczbowych), wykorzystanie urlopów, terminowość wykonania wymaganych badań lekarskich. 2) Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w ramach prowadzonych postępowań o zamówienie publiczne. 3) Realizacja zadań statutowych. 4) Ocena racjonalności wydatków na poszczególne działania jednostki. 5) Realizacja zasad zwrotu w ramach MRPO. 6) Zarządzanie nieruchomościami będącymi w dyspozycji jednostki (nadzór nad utrzymaniem w odpowiednim stanie technicznym, prowadzenie inwestycji, remontów budynków i pomieszczeń, nadzór w zakresie ochrony i zabezpieczenia ppoż.). 7) Naliczanie i gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Strona 18 z 105

19 Jednostki kontrolowane Zakresy kontroli Małopolskie Ośrodki Ruchu Drogowego Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Powiaty i Gminy Województwa Małopolskiego Zakłady Aktywności Zawodowej Inne Wszystkie Kontrole problemowo-sprawdzające 1) Dostawa paliwa do samochodów egzaminacyjnych. 2) Dostawa energii elektrycznej. 3) Realizacja zaleceń pokontrolnych. 4) Remont placu manewrowego. Kontrole problemowe, sprawdzające - Departament Zdrowia i Polityki Społecznej 1) Realizacja zaleceń pokontrolnych wydanych po kontrolach doraźnych. - Kancelaria Zarządu 1) Realizacja zadań związanych z przygotowaniem i rozliczeniem zagranicznych wyjazdów słlużbowych. 2) Realizacja zaleceń pokontrolnych. - Departament Środowiska, Rolnictwa i Geodezji 1) Przepływy środków finansowych w ramach realizacji zadań. 2) Realizacja zaleceń pokontrolnych. - Departament Organizacyjno-Prawny 1) Zgodność wzorów przygotowanej korespondencji z Księgą Identyfikacji Wizualnej WM. 2) Przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej, stosowanie jednolitego wykazu akt, terminowe przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego. - Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego 1) Prowadzenie zadań z zakresu promocji kultury i dziedzictwa kulturowego w oparciu o umowy dotyczące wsparcia finansowego w ramach prowadzonego mecenatu. Kontrole problemowe Realizacja projektu Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Kontrole problemowo-sprawdzające 1) Umowy zawarte z UMWM na dofinansowanie Zakładu ze środków PFRON będących w dyspozycji Województwa Małopolskiego oraz ze środków Województwa. 2) Weryfikacja wydanych zaleceń pokontrolnych. Kontrole problemowe 1) Dotacja z budżetu Województwa Małopolskiego w ramach konkursu ofert na realizację zadań publicznych. 2) Zgodność prowadzenia zbiórki publicznej z udzielonymi pozwoleniami. Kontrole sprawdzające 1) Realizacja zaleceń pokontrolnych. Strona 19 z 105

20 2.3 Realizacja kontroli przez Zespoły ds. kontroli w Departamencie Audytu i Kontroli W 2013 r. zgodnie z rzeczowym wykazem akt i prowadzonym bieżącym monitoringiem Departament Audytu i Kontroli przeprowadził 139 postępowań kontrolnych, w tym 15 kontroli doraźnych. Kontrole doraźne, które są wykonywane na polecenie Marszałka Województwa Małopolskiego lub Zarządu Województwa Małopolskiego w 2013 r. stanowiły 11 procentowy udział w strukturze rodzajowej kontroli. a) W zakresie działania Zespołu ds. kontroli zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz kontroli wojewódzkich osób prawnych plan kontroli obejmował 55 kontroli: 15 kontroli okresowych w podmiotach leczniczych, 3 kontrole okresowo-sprawdzające w podmiotach leczniczych, 15 kontroli sprawdzających w podmiotach leczniczych, 6 kontroli problemowych, w tym 4 kontrole w podmiotach leczniczych, 1 w zakładzie aktywności zawodowej, 1 w fundacji. 8 kontroli problemowo-sprawdzających, w tym 3 kontrole w Małopolskich Ośrodkach Ruchu Drogowego, 5 kontroli w zakładach aktywności zawodowej, 2 kontrole problemowe staży podyplomowych lekarzy i lekarzy dentystów w pomiotach leczniczych, 6 kontroli problemowych w zakresie realizacji zadań obronnych przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne, b) W zakresie działania Zespołu ds. kontroli zadań z zakresu instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych plan kontroli obejmował 59 kontroli: 33 kontrole problemowe w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, 6 kontroli kompleksowych w instytucjach kultury oraz w pedagogicznych bibliotekach wojewódzkich, 12 kontroli problemowo-sprawdzających w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, 4 kontrole w jednostkach realizujących zadania finansowane z dotacji z budżetu Województwa Małopolskiego w ramach konkursów ofert na realizację zadań publicznych, 4 kontrole sprawdzające w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, Ponadto w planie ujęto 11 kontroli problemowych w zakresie realizacji projektu Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce, należących do kompetencji obu Strona 20 z 105

21 zespołów. Projekt Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce finansowany z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego objął 33 Partnerów. Co roku przeprowadzana jest kontrola projektu u kolejnych Partnerów. W 2013 r. sprawdzono sposób realizacji projektu w 11 podmiotach. Realizację kontroli w poszczególnych kwartałach 2013 r. przeprowadzonych przez Zespoły ds. kontroli w ujęciu procentowych ilustruje poniższa tabela. Tabela nr 1. Realizacja kontroli w ujęciu procentowym w podziale na Zespoły ds. kontroli Lp. Kwartał Rodzaj kontroli Liczba kontroli Plan Wykonanie Stosunek ilości wykonanych kontroli do ilości kontroli zaplanowanych AK-II. Zespół ds. kontroli zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz kontroli wojewódzkich osób prawnych 1. Kontrole planowe % 2. Kontrole projektu % I kwartał w ramach PO KL 3. Doraźne Razem % 5. Kontrole planowe % 6. Kontrole projektu 1-0% II w ramach PO KL kwartał 7. Doraźne Razem % 9. Kontrole planowe % 10. Kontrole projektu % III w ramach PO KL kwartał 11. Doraźne Razem % 13. Kontrole planowe % 14. Kontrole projektu 1-0% IV w ramach PO KL kwartał 15. Doraźne Razem % 17. Kontrole planowe % 18. Kontrole projektu % Łącznie w ramach PO KL 19. Doraźne Razem % AK-III. Zespołu ds. kontroli zadań z zakresu instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych 21. Kontrole planowe % 22. Kontrole projektu % I kwartał w ramach PO KL 23. Doraźne Razem % 25. Kontrole planowe % 26. Kontrole projektu % II w ramach PO KL kwartał 27. Doraźne Razem % 29. Kontrole planowe % III Kontrole projektu % kwartał w ramach PO KL 30. Doraźne Strona 21 z 105

22 31. Razem % 32. Kontrole planowe % 33. Kontrole projektu 1-0% IV w ramach PO KL kwartał 34. Doraźne Razem % 36. Kontrole planowe % 37. Kontrole projektu % Łącznie w ramach PO KL 38. Doraźne Razem % 40. Razem % 1 / - Jednostka Zakład Długoterminowej Opieki Medycznej im. św. Katarzyny Sieneńskiej w Makowie Podhalańskim została zlikwidowana na mocy uchwały nr XXXVI/597/13 Sejmiku Województwa Małopolskiego z dnia 22 kwietnia 2013 r. w sprawie likwidacji Zakładu z późn. zm., wskutek czego nie została przeprowadzona kontrola wykonywania zadań obronnych zaplanowana na IV kw r. Plan kontroli w 2013 r. został wykonany w 99%, z uwagi na likwidację z dniem 1 października Zakładu Długoterminowej Opieki Medycznej w Makowie Podhalańskim i niewykonanie z tego tytułu kontroli realizacji zadań obronnych przez ten podmiot. Ponad plan Departament Audytu i Kontroli przeprowadził 15 kontroli doraźnych, co daje średnio 1,25 kontroli w miesiącu. Kontrole doraźne realizowane poza przyjętym planem, wykonywane są na wniosek Marszałka Województwa Małopolskiego lub Zarządu Województwa Małopolskiego, dotyczą różnorodnych kwestii oraz niejednokrotnie dużego obszaru badawczego. W tego rodzaju kontrolach wymagane jest wcześniejsze zapoznanie się z dokumentacją w ramach czynności przedkontrolnych, zbadanie stanu faktycznego i przygotowanie dokumentów z wynikami kontroli, które każdorazowo przekazywane są do wnioskodawcy, czyli Marszałka lub Zarządu Województwa Małopolskiego. 2.4 Zespół ds. kontroli zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz kontroli wojewódzkich osób prawnych W przypadku Zespołu AK-II plan na 2013 r. obejmował 55 kontroli, z czego 45 w podmiotach leczniczych, 6 w zakładach aktywności zawodowej, 3 kontrole w Małopolskich Ośrodkach Ruchu Drogowego, 1 w fundacji. Zespół zrealizował łącznie 66 kontroli, w tym 54 kontrole planowe, 5 kontroli realizacji projektu Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz 7 kontroli doraźnych. Na poniższym wykresie wskazano wykonanie kontroli przez Zespół. Strona 22 z 105

23 Wykres nr 3. Wykonanie kontroli przez Zespół ds. kontroli zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz kontroli wojewódzkich osób prawnych w 2013 r. Wykonanie kontroli w 2013 r. przez AK-II kontrole okresowe kontrole okresowo-sprawdzające kontrole problemowo-sprawdzające kontrole problemowe kontrole sprawdzające kontrole problemowe w zakresie realizacji projektu kontrole staży podyplomowych lekarzy i lekarzy dentystów kontrole realizacji zadań obronnych kontrole doraźne Wykonanie Plan Analiza wyników kontroli planowych w oparciu o przeprowadzone kontrole została przedstawiona w opracowaniu szczegółowym niniejszego sprawozdania: Tabela nr 8. Przegląd kontroli planowych w kontekście wydanych zaleceń pokontrolnych na podstawie stwierdzonych nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa Podmioty lecznicze. Tabela nr 12. Analiza kontroli przeprowadzonych w Zakładach Aktywności Zawodowej. Tabela nr 13. Analiza kontroli przeprowadzonych w Małopolskich Ośrodkach Ruchu Drogowego. Tabela nr 14. Analiza kontroli dotacji oraz prawidłowości przeprowadzenia zbiórek publicznych (pozycja 1 tabeli) Analiza kontroli doraźnych przeprowadzonych przez Zespół ds. kontroli zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz kontroli wojewódzkich osób prawnych Na dzień r. stan zatrudnienia w Zespole wynosił 9-iu pracowników, w tym Kierownik Zespołu. Zespół przeprowadził 7 kontroli doraźnych, co w przeliczeniu na pracownika daje średnio 1,6 kontroli, z uwzględnieniem faktu, że zespoły kontrolujące są co najmniej dwuosobowe. Zakresy tematyczne oraz główne wnioski kontroli doraźnych przedstawia tabela nr Zespół ds. kontroli zadań z instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych Plan na 2013 r. obejmował wykonanie 59 kontroli, z czego 24 postępowania w instytucjach kultury, 17 w jednostkach edukacyjnych, 9 kontroli w jednostkach Strona 23 z 105

24 budżetowych, 5 kontroli w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, 4 kontrole w jednostkach realizujących zadania finansowane z dotacji z budżetu Województwa Małopolskiego. Zespół zrealizował łącznie 73 kontrole, w tym 59 kontroli planowych, 6 kontroli realizacji projektu Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz 8 kontroli doraźnych. Na poniższym wykresie wskazano wykonanie kontroli przez Zespół. Wykres nr 4. Realizacja kontroli przez Zespół ds. kontroli zadań z zakresu instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych w 2013 r. Wykonanie kontroli w 2013 r. przez AK-III kontrole kompleksowe kontrole problemowo-sprawdzające kontrole problemowe kontrole sprawdzające kontrole problemowe w zakresie realizacji dotacji kontrole problemowe w zakresie realizacji projektu kontrole doraźne Wykonanie Plan Analiza wyników kontroli planowych w oparciu o przeprowadzone kontrole została przedstawiona w opracowaniu szczegółowym niniejszego sprawozdania: Tabela nr 9. Przegląd kontroli planowych w kontekście wydanych zaleceń pokontrolnych na podstawie stwierdzonych nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa Instytucje kultury. Tabela nr 10. Przegląd kontroli planowych w kontekście wydanych zaleceń pokontrolnych na podstawie stwierdzonych nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa Jednostki oświatowe. Tabela nr 11. Przegląd kontroli planowych w kontekście wydanych zaleceń pokontrolnych na podstawie stwierdzonych nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa Jednostki budżetowe. Tabela nr 14. Analiza kontroli dotacji oraz prawidłowości przeprowadzenia zbiórek publicznych. Strona 24 z 105

25 2.5.1 Analiza kontroli doraźnych przeprowadzonych przez Zespół ds. kontroli zadań z zakresu instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych Na dzień r. stan zatrudnienia w Zespole wynosił 11-u pracowników, w tym Kierownik Zespołu oraz 1 osoba na urlopie wychowawczym. Zespół przeprowadził 8 kontroli doraźnych, co w przeliczeniu na pracownika daje średnio 1,5 kontroli, z uwagi na fakt, iż są to zazwyczaj zespoły, co najmniej dwuosobowe. Zakresy tematyczne oraz główne wnioski kontroli doraźnych przedstawia tabela nr Analiza kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez Zespół ds. kontroli zadań z zakresu instytucji kultury oraz kontroli jednostek budżetowych Zespół przeprowadza również kontrole wewnętrzne. W 2013 r. zostały zrealizowane 3 kontrole problemowo-sprawdzające, 2 kontrole sprawdzające oraz 3 kontrole doraźne w poszczególnych Departamentach UMWM. Wyniki przeprowadzonych kontroli wewnętrznych przedstawia tabela nr 6 oraz tabela nr 7 (w zakresie kontroli doraźnych). 2.6 Kontrola projektu Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce Projekt Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości kształcenia zawodowego realizowany jest w okresie od r. do r. Na realizację projektu w Województwie Małopolskim przyznane jest dofinansowanie w łącznej kwocie ,93 zł. Całkowita wartość projektu wynosi zł. Partnerstwo na rzecz projektu obejmuje Lidera Partnerstwa Województwo Małopolskie oraz 33 podmioty, zarówno z sektora finansów publicznych jak i spoza sektora. Partnerstwo zostało utworzone w celu realizacji projektu, którego opis stanowi wniosek o dofinansowanie o numerze KSI WND-POKL /10. Partner to instytucja uczestnicząca w realizacji projektu, wnosząca do niego zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne bądź finansowe, realizująca projekt wspólnie z Beneficjentem i innymi partnerami na warunkach określonych w umowie partnerstwa. Kontrola realizacji projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu, a także sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, ze stanem rzeczywistym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem Strona 25 z 105

26 projektu. Podczas kontroli na miejscu projektu należy sprawdzić, czy beneficjent przestrzega obowiązujących reguł i zasad wynikających z Programu, a także obowiązujących aktów prawa wspólnotowego i krajowego. Szczególny nacisk należy położyć na weryfikację stosowania przez beneficjenta przepisów prawa krajowego, które są bezpośrednio związane z regulacjami wspólnotowymi w zakresie wykorzystania środków pochodzących z funduszy strukturalnych, tj. przepisów dotyczących zamówień publicznych, pomocy publicznej oraz finansów publicznych. W 2013 r. kontrolą objęto 11 podmiotów realizujących projekt. W poniższym zestawieniu tabelarycznym przedstawiono główne wnioski i nieprawidłowości, które beneficjenci popełniają. Tabela nr 2. Wnioski i nieprawidłowości stwierdzono w ramach kontroli projektu. Lp. Partner Projektu Wnioski/nieprawidłowości 1. Powiat Nowosądecki Realizator projektu: Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich Z uwagi na brak nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie zaleceń nie sformułowano. 2. Miasto Nowy Sącz Realizator projektu: Nowosądecki Inkubator Przedsiębiorczości, 1. Zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego tj. zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Dołożenie należytej staranności przy sporządzaniu protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Zamieszczanie w protokole z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wszystkich informacji wymaganych rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Nadanie 2 członkom Komisji rekrutacyjnej upoważnień do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu zgodnych ze wzorem. 5. Wymaganie od osób niepełnoletnich przystępujących do rekrutacji na daną formę wsparcia dodatkowego podpisu opiekuna prawnego na formularzu zgłoszeniowym do projektu oraz formularzu zakres danych osobowych uczestników projektu. 6. Przestrzeganie zasad prowadzenia działań informacyjno promocyjnych zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w szczególności poprzez zamieszczanie informacji o współfinansowaniu stanowiska pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3. Powiat Wadowicki Realizator projektu: Starostwo Powiatowe w Wadowicach 1. Przestrzeganie Wybranych aspektów związanych z realizacją projektu w zakresie zamieszczania limitów miejsc dla poszczególnych form wsparcia w regulaminie uczestnictwa w projekcie. 2. Rzetelne prowadzenie ewidencji upoważnień do przetwarzania danych osobowych. 3. Przestrzeganie ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie zamieszczania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia (art. 95 ust. 1). 4. Powiat Brzeski Realizator projektu: Starostwo Powiatowe w Brzesku 1. Przestrzeganie ustawy Prawo zamówień publicznych poprzez określanie wszystkich elementów wskazanych odpowiednio w art. 36 oraz art. 41 ustawy. 2. Przestrzeganie zasad prowadzenia działań informacyjno promocyjnych zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w szczególności poprzez zamieszczanie informacji o współfinansowaniu stanowiska pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w zakresach czynności oraz opisach stanowisk pracowników. 5. Powiat 1. Szczegółowe dokumentowanie przebiegu procesu rekrutacji beneficjentów Strona 26 z 105

27 Chrzanowski, Realizator projektu: Powiatowe Centrum Kształcenia Ustawicznego w Chrzanowie 6. Powiat Krakowski, Realizator projektu: Starostwo Powiatowe w Krakowie 7. Powiat Dąbrowski, Realizator projektu: Starostwo Powiatowe w Dąbrowie Tarnowskiej 8. Powiat Tarnowski, Realizator projektu: Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Tuchowie ostatecznych. 2. Wprowadzenie i opublikowanie na stronie internetowej aktualnej, ujednoliconej wersji Regulaminu. 3. Przestrzeganie zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych w szczególności poprzez: - udzielanie zamówień publicznych w jednym z trybów podstawowych. Stosowanie trybów innych niż podstawowe tylko w przypadkach określonych w ustawie. - przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców w szczególności w zakresie sporządzania opisu przedmiotu zamówienia. - Precyzyjne i jednoznaczne wskazywanie wartości zamówienia w całości dokumentacji z postępowania. 4. Przestrzeganie zapisów ustawy o finansach publicznych poprzez zawieranie umów, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. 5. Dołożenie należytej staranności prze sporządzaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Precyzyjne wskazywanie w specyfikacjach warunków wiedzy i doświadczenia wymaganych przez Zamawiającego. 6. Wypłacanie wynagrodzenia zleceniobiorcom w kwotach wynikających z zawartych umów. Z uwagi na brak nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie nie sformułowano zaleceń pokontrolnych. Wskazywanie w treści protokołu postępowania informacji dotyczących sposobu ustalenia szacunkowej wartości zamówienia zgodnej ze stanem faktycznym. 1. Dołożenie należytej staranności przy sporządzaniu, a także prowadzeniu dokumentacji rozliczeniowej dotyczącej otrzymanych środków finansowych w ramach projektu zgodnie z zasadami rozliczania oraz postanowieniami umowy określającej zakres i warunki realizacji projektu. 2. Ujednolicenie zapisów Regulaminu Pracy i Regulaminu Wynagradzania w zakresie wypłat wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach projektu. 3. Przestrzeganie terminów w zakresie dostarczania dokumentów do Lidera Projektu oraz dokumentowanie faktu ich doręczenia. 4. Przestrzeganie zasad opisywania dokumentów księgowych w szczególności poprzez: a) dekretację dowodu księgowego, wskazanie pozycji, pod którą zostały zaksięgowane, b) zamieszczanie na dokumencie księgowym, dotyczącym zakupu urządzeń i wyposażenia zapisu o wprowadzeniu danego urządzenia i wyposażenia do ewidencji środków trwałych ze wskazaniem pozycji, 5. Przestrzeganie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w zakresie: a) zamieszczania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia (art. 95 ust. 1), b) udostępniania SIWZ od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu (art. 42 ust. 1), c) rzetelnego dokumentowania czynności związanych z prowadzeniem postępowań przetargowych, w tym m. in. dokumentowania wpływu ofert, d) zwrot wadium Wykonawcy, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą zgodnie z dyspozycją określoną w art. 46 ust 1a. 6. Dokonywanie odbioru zakupionego sprzętu zgodnie z zapisami postanowień umowy. Strona 27 z 105