3. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem koncepcji wprowadzenia ewidencji kosztów według typów działalności oraz ich rozliczania w układzie

Transkrypt

1 OPIS ZADANIA (TOR) USŁUGI KONSULTINGOWE ZWIĄZANE Z OPRACOWANIEM KONCEPCJI ROZWOJU ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO SAP FI/FM/AA/HRORAZ KONCEPCJI ADAPTACJI OPROGRAMOWANIA DO ZMIAN W PRZEPISACH I REGULACJACH PRAWNYCH 1 Informacje ogólne Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad jest urzędem administracji rządowej powołanym 1 kwietnia 2002 r. w Ministerstwie Infrastruktury, jako urząd centralny do zarządzania drogami krajowymi i realizacji budŝetu państwa w tym zakresie. Na czele struktury GDDKiA stoi Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad. Podlega mu Centrala w Warszawie i 16 Oddziałów Wojewódzkich a takŝe Rejony Dróg Krajowych zarządzające drogami w terenie. Ponadto w skład Generalnej Dyrekcji wchodzi Wydział Historii Drogownictwa w Szczucinie zajmujący się ochroną zabytków drogownictwa. 2 Cel Celem projektu jest realizacja usług konsultingowych w obszarze Rachunkowości Finansowej (SAP / FI), Rachunkowości BudŜetowej (SAP / FM), Środków Trwałych (SAP / AA), Zarządzania Personelem (SAP / HR) związanych z opracowaniem koncepcji dalszego rozwoju istniejących modułów zintegrowanego systemu informatycznego SAP oraz koncepcji adaptacji oprogramowania do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. nr 128, poz. 861). 3 Zakres prac Usługi konsultingowe będą obejmowały swoim zakresem: Zadanie 1. Analiza i przygotowanie koncepcji rozwoju zintegrowanego systemu SAP w GDDKiA (FI, FM, AA, HR). 1. Analiza i ocena istniejących rozwiązań funkcjonalnych w modułach FI, FM, HR zintegrowanego systemu SAP pod kątem zgodności z wymaganiami Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., z późniejszymi zmianami oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 128, poz. 861). 2. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem koncepcji usystematyzowania ewidencji kosztów rodzajowych według klasyfikacji budŝetowej, budŝetu zadaniowego, oraz planowania branŝowego prowadzonego w GDDKiA w przekrojach dostosowanych do sprawozdawczości finansowej i budŝetowej wymaganej przepisami oraz sprawozdań finansowych dostosowanych do specyfiki GDDKiA jako administracji zarządzającej drogami krajowymi.

2 3. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem koncepcji wprowadzenia ewidencji kosztów według typów działalności oraz ich rozliczania w układzie kalkulacyjnym z uwzględnieniem miejsca powstawania kosztów. 4. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem koncepcji archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych za lata Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem koncepcji rozwiązania funkcjonalnego, pozwalającej na prowadzenie rejestru środków trwałych, zintegrowanego z rejestrem środków trwałych prowadzonych w module finansowo księgowym FI systemu SAP. 6. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem koncepcji rozwiązania funkcjonalnego w zakresie inwentaryzacji środków trwałych. 7. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem schematu księgowania zaliczek pod kątem wartości w sprawozdaniu RB-28 i grupie raportów ZZFM. 8. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem schematu księgowań dochodów na przełomie roku. 9. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem koncepcji automatycznej numeracji rezerwacji pracowniczych w module FM. 10. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem koncepcji rejestracji dokumentów zmian w module FM. 11. Usługi konsultingowe związane z opracowaniem procedur aktualizacji systemu zarządzania bazą danych ORACLE do wersji Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem procedur zintegrowanego systemu logowania z autentykacją domeny systemu operacyjnego Windows Server. 13. Usługi konsultingowe związane z opracowaniem procedur administracji zintegrowanym systemem SAP w obszarze SAP BASIS, 14. Usługi konsultingowe związane z opracowaniem procedur nadawania ról i uprawnień SAP. 15. Usługi konsultingowe związane z opracowaniem procedur archiwizacji danych i tworzenia kopii zapasowych. 16. Usługi konsultingowe związane z przeprowadzeniem prac analitycznych na potrzeby opracowania projektu rozwiązania integracyjnego pomiędzy systemem informatycznym SAP (FI, FM, AA), a systemem do elektronicznego poboru opłat. 17. Usługi konsultingowe związane z przeprowadzeniem prac analitycznych oraz przygotowaniem specyfikacji funkcjonalnej nowych zestawień i raportów finansowych w oparciu o struktury podsystemu transakcyjnego SAP oraz struktury hurtowni danych SAP BW. Szacowany czas realizacji zadania: 8-10 tygodni od daty rozpoczęcia realizacji projektu.

3 Zadanie 2. Działania wspierające operacyjne wykorzystanie zintegrowanego systemu SAP w GDDKiA (FI, FM, AA, HR) 1. Indywidualne lub grupowe (max. 3 osoby) szkolenia stanowiskowe dla nowych pracowników GDDKiA w zakresie wykorzystania zintegrowanego systemu SAP (FI, FM, AA, HR) w codziennej pracy operacyjnej. 2. Weryfikacja instrukcji stanowiskowych w zakresie wdroŝonych modułów funkcjonalnych SAP (FI, FM, AA, HR), aktualizacja i uzupełnienie istniejących instrukcji stanowiskowych. 3. Inne zadania o charakterze konsultingowym lub szkoleniowym wynikające z bieŝących potrzeb operacyjnych poszczególnych jednostek organizacyjnych GDDKiA związane z bieŝącą eksploatacją zintegrowanego systemu SAP (FI, FM, AA, HR). Szacowany czas realizacji zadania: tygodni od daty rozpoczęcia realizacji projektu. Zadanie 3. Opracowanie koncepcji wdroŝenia pakietu zmian i rozszerzeń funkcjonalnych w Centrali, Oddziale Warszawa oraz migracji przedmiotowego rozwiązania do pozostałych Oddziałów GDDKiA 1. Przygotowanie szczegółowego harmonogramu wdraŝania pakietu zmian i rozszerzeń funkcjonalnych w Centrali, Oddziale Warszawa oraz migracji przedmiotowego rozwiązania do pozostałych Oddziałów GDDKiA. 2. Analiza i ocena operacyjnego funkcjonowania wdroŝonych modułów FI, FM, AA, HR zintegrowanego systemu informatycznego SAP w GDDKiA (analiza stopnia pokrycia potrzeb uŝytkowników merytorycznych w funkcji wdroŝonych rozwiązań informatycznych). 3. Sformułowanie wniosków i wytycznych projektowych pod kątem usprawnienia procesów podstawowych i pomocniczych, w poszczególnych obszarach, wspomaganych przez system informatyczny SAP (FI, FM, AA, HR). 4. Oszacowanie nakładów inwestycyjnych na implementację pakietu zmian i rozszerzeń funkcjonalnych w Centrali, Oddziale Warszawa oraz migracji przedmiotowego rozwiązania do pozostałych Oddziałów GDDKiA z uwzględnieniem podziału zadań pomiędzy pracowników merytorycznych GDDKiA (insourcing) oraz firmę dostawcę rozwiązania technicznego (outsourcing). 5. Usługi konsultingowe związane z przygotowaniem dokumentacji przetargowej na potrzeby budowy i wdroŝenia pakietu zmian i rozszerzeń programowych w środowisku zintegrowanego systemu informatycznego SAP (implementacja pakietu przedmiotowych zmian i rozszerzeń programowych będzie zrealizowana w formule odrębnego

4 zamówienia zgodnie z procedurami zakupu towarów i usług Banku Światowego). Szacowany czas realizacji zadania: tygodni od rozpoczęcia realizacji projektu. 4 Sposób realizacji Usługi konsultingowe zostaną wykonane przez zewnętrzną Firmę (Konsultant) w ramach umowy z Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad. Firma ta (Konsultant) powinien posiadać zweryfikowaną metodologię pracy oraz stosowne doświadczenie w prowadzeniu prac doradczych związanych z rozwojem zintegrowanego systemu informatycznego SAP moduły FI, FM, AA, HR, BW dla duŝych przedsiębiorstw i instytucji sektora publicznego w Polsce. GDDKiA przekaŝe wszelkie wcześniej powstałe opracowania i materiały źródłowe, które zawierają informacje przydatne w procesie realizacji usług konsultacyjnych. Dokumenty te zostaną przeanalizowane przez Konsultanta, pod kątem ich aktualności, kompletności oraz jakości merytorycznej. Usługi konsultingowe będą realizowane zgodnie z następującymi zasadami: a) Usługi konsultingowe będą kontraktowane w roboczodniach. b) Roboczodzień pracy oznacza osiem efektywnie przepracowanych godzin pracy w ciągu jednej doby w dzień powszedni. Minimalna wartość kontraktacji Konsultanta wynosi ½ roboczodniówki pracy. c) Usługi konsultingowe Firma (Konsultant) zobowiązuje się realizować w siedzibie Centrali GDDKiA oraz Oddziale Warszawa. d) Firma (Konsultant) zobowiązuje się skierować do realizacji zadań Konsultantów, wskazanych imiennie w Załączniku nr 1. e) W przypadku realizacji zadań związanych z opracowaniem koncepcji rozwiązań funkcjonalnych o charakterze międzymodułowym w obszarze SAP FI/FM/AA/HR/BW Firma (Konsultant) zobowiązuje się do skierowania odpowiedniego zespołu Konsultantów oraz koordynacji ich działań. W przypadku, gdy Firma (Konsultant) nie moŝe skierować pełnego zespołu Konsultantów Kierownik Projektu ze Strony GDDKiA ma prawo odwołać pozostałe, zaplanowane konsultacje całego zespołu w tym dniu, bez ponoszenia kosztów. f) Szkolenia stanowiskowe będą realizowane w oparciu o uzgodniony i zaakceptowany przez Kierownika Projektu ze strony GDDKiA plan szkoleń. g) GDDKiA zastrzega sobie prawo zmiany harmonogramu szkoleń stanowiskowych. O wszelkich zmianach w harmonogramie szkoleń, Kierownik Projektu ze strony GDDKiA zobowiązuje się powiadomić Firmę (Konsultanta) w terminie 3 dni przed rozpoczęciem planowych (tj. zgodnych z obowiązującym harmonogramem) zajęć. Firma (Konsultant) zobowiązany jest do wprowadzenia korekty w harmonogramie szkolenia zgodnie z dyspozycją Zleceniodawcy. h) Na potrzeby realizacji szkoleń stanowiskowych Firma (Konsultant) zobowiązana jest do przygotowania pakietu materiałów dydaktycznych (prezentacje, skrypty, teksty ćwiczeń, case-study).

5 i) Kalkulacja kosztu dnia szkolenia stanowiskowego powinna zawierać wszelkie koszty związane z wytworzeniem i powieleniem pakietu materiałów dydaktycznych. j) GDDKiA bez dodatkowej zgody Firmy (Konsultanta) i bez dodatkowego wynagrodzenia na rzecz Firmy (Konsultanta), ma prawo do: uŝytkowania pakietu materiałów dydaktycznych powstałych i otrzymanych na własny uŝytek i uŝytek jednostek podległych Zleceniodawcy bez ograniczeń w czasie; zwielokrotniania pakietu materiałów dydaktycznych powstałych i otrzymanych dowolną techniką i w dowolnej ilości; wprowadzania pakietu materiałów dydaktycznych powstałych i otrzymanych do pamięci komputera na dowolnej liczbie stanowisk komputerowych; samodzielnego lub z udziałem osób trzecich dokonywania dalszych opracowań i przekształceń pakietu materiałów dydaktycznych powstałych i otrzymanych; udostępniania pakietu materiałów dydaktycznych powstałych i otrzymanych osobom trzecim, opublikowanie pakietu materiałów dydaktycznych powstałych i otrzymanych w Internecie. k) Na pisemny wniosek Kierownika Projektu ze Strony GDDKiA, Firma (Konsultant) zobowiązuje się w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania wniosku zaproponować do wykonywania zadań innego Konsultanta. l) Jakakolwiek zmiana w składzie Konsultantów nie moŝe skutkować zwiększeniem wysokości stawki wynagrodzenia za jeden dzień pracy. m) Podstawą do odbioru wykonanych usług konsultingowych będą przedłoŝone przez Konsultanta (Firma) i zaakceptowane przez Kierownika Projektu ze Strony GDDKiA raporty. Pod pojęciem raportu naleŝy rozumieć: dokumentację projektową analizy, specyfikacje, opis rozwiązań funkcjonalnych, procedury oraz inne zamówione przez GDDKiA opracowania merytoryczne, związane z realizacją przedmiotu zamówienia i wykonane w ramach realizacji niniejszego projektu. n) Raporty będą odbierane na bieŝąco w trybie sporządzanych miesięcznie protokołów, podpisywanych przez Kierownictwo Projektu. W protokole zostanie zawarte zestawienie wykonanych prac i zadań oraz zestawienie zasobów wykorzystanych do ich realizacji (liczba dni w miesiącu).

6 5 Produkty projektu Zadanie 1. Analiza i przygotowanie koncepcji rozwoju zintegrowanego systemu SAP w GDDKiA (FI, FM, AA, HR). a) Raporty - zawierać będzie opis koncepcji budowy i wdroŝenia pakietu rozwiązań funkcjonalnych w obszarze FI/FM/AA/H. Raport stanowi produkt realizacji usług konsultingowych Zadanie 1; punkty b) Raporty - procedury związane z administracją i bieŝącą eksploatacją zintegrowanym systemem informatycznym SAP w obszarze SAP BASIS. Raport stanowi produkt realizacji usług konsultingowych Zadanie 1; punkty c) Raporty - specyfikacje nowych zestawień i raportów finansowych w oparciu o struktury podsystemu transakcyjnego SAP oraz struktury hurtowni danych SAP BW. Raport stanowi produkt realizacji usług konsultingowych Zadanie 1; punkt 17. Zadanie 2. Działania wspierające operacyjne wykorzystanie zintegrowanego systemu SAP w GDDKiA (FI, FM, AA, HR) a) Raporty miesięczne zestawienie wykonanych prac i zadań oraz zestawienie zasobów wykorzystanych do ich realizacji (liczba dni w miesiącu). Raport stanowi produkt realizacji usług konsultingowych Zadanie 2; punkty 1-5. Zadanie 3. Opracowanie koncepcji wdroŝenia pakietu zmian i rozszerzeń funkcjonalnych w Centrali, Oddziale Warszawa oraz migracji przedmiotowego rozwiązania do pozostałych Oddziałów GDDKiA a) Raporty harmonogram wdroŝenia pakietu zmian i rozszerzeń funkcjonalnych w Centrali, Oddziale Warszawa oraz migracji przedmiotowego rozwiązania do pozostałych Oddziałów GDDKiA. Raport stanowi produkt realizacji usług konsultingowych Zadanie 3; punkt 1. b) Raporty opis prognozowanych kierunków zmian w organizacji procesów podstawowych i pomocniczych w GDDKiA w odniesieniu do planowanych, nowych rozwiązań funkcjonalnych SAP (FI, FM, AA, HR). Raport stanowi produkt realizacji usług konsultingowych Zadanie 2; punkty 2-4. c) Raporty projekt dokumentacji przetargowej na potrzeby budowy i wdroŝenia pakietu zmian i rozszerzeń programowych w środowisku zintegrowanego systemu informatycznego SAP (implementacja pakietu przedmiotowych zmian i rozszerzeń programowych będzie zrealizowana w formule odrębnego zamówienia zgodnie z procedurami zakupu towarów i usług Banku Światowego). Raport stanowi produkt realizacji usług konsultingowych Zadanie 2; punkt 5.

7 6 Prawa autorskie 1. W ramach wynagrodzenia Konsultant (Firma): przenosi na GDDKiA autorskie prawa majątkowe do utworów (dzieła, pracy); zezwala GDDKiA na korzystanie z opracowań utworów (dzieła, pracy) oraz na rozporządzanie tymi opracowaniami tj. udziela GDDKIA prawa zaleŝnego. 2. Nabycie przez GDDKiA praw, o których mowa w pkt. 1, następuje: z chwilą zapłaty wynagrodzenia / odbioru utworów, oraz bez ograniczeń co do terytorium, czasu, liczby egzemplarzy, w zakresie w zakresie wszystkich pól eksploatacji, o których mowa w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631,,ze zm.) 3. Równocześnie z nabyciem autorskich praw majątkowych do utworów GDDKiA nabywa własność wszystkich egzemplarzy, na których utwory zostały utrwalone. 4. Konsultant (Firma) zobowiązuje się, Ŝe wykonując umowę będzie przestrzegał przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631,,ze. zm.) i nie naruszy praw majątkowych osób trzecich, a utwory przekaŝe Zamawiającemu w stanie wolnym od obciąŝeń prawami tych osób. 7 Informacje poufne 1. Konsultant (Firma) zobowiązuje się do ochrony poufnych informacji uzyskanych w ramach realizacji niniejszej umowy. W ramach tej ochrony Ŝadna ze stron bez pisemnej zgody drugiej strony nie ujawni takiej informacji poufnej jakiejkolwiek stronie trzeciej. 2. Informacji Poufnej nie stanowi przede wszystkim informacja, która jest: 1) informacją publiczną lub jest powszechnie znana; 2) znana stronie przed jej otrzymaniem; 3) legalnie otrzymana od osoby trzeciej bez zastrzeŝenia poufności, autonomicznie opracowana przez stronę, niezaleŝnie od jej ujawnienia; 4) ujawniona w zakresie wymaganym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, orzeczenie sądu lub decyzję właściwego organu władzy publicznej; 5) ujawniona przez stronę za uprzednią pisemną zgodą drugiej strony. 3. Konsultant (Firma) zobowiąŝe swoich pracowników do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. 8 Warunki płatności

8 a). Płatność zostanie dokonana w terminie 40 dni od otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT przez Wykonawcę. b). Płatności na rzecz Wykonawcy w ramach Umowy będą dokonywane przez Zamawiającego na konto podane na fakturze. c). Za dzień płatności przyjmuje się dzień przyjęcia przez bank dyspozycji obciąŝenia rachunku Zamawiającego. 9 Czas realizacji Czas realizacji projektu do 15 września 2011r. lub do wyczerpania kwoty wynagrodzenia Wykonawcy, w zaleŝności które z tych warunków nastąpi wcześniej.

9 Załącznik nr 1 LISTA KONSULTANTÓW L.P. NAZWISKO I IMIĘ KONSULTANTA SPECJALIZACJA (MODUŁ SAP) ROLA W PROJEKCIE