INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W MIKOŁOWIE

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr.... Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Mikołowie z dnia... INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W MIKOŁOWIE ROZDZIAŁ I. PODSTAWY PRAWNE 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), 2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002r. Nr 167 poz. 1375), 3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.), 4. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. Nr 112 poz. 1198), 5. Ustawa z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. z 1984r. Nr 5, poz.24 z późn. zm.). ROZDZIAŁ II. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Instrukcja określa: 1) zasady i tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do archiwum zakładowego, 2) zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej. 2. Zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania do archiwów dokumentacji stanowiącej tajemnicę państwową i służbową regulują odrębne przepisy. 3. Przynależność organizacyjną archiwum zakładowego określa Dyrektor Urzędu. 4. Kontrolę nad postępowaniem z aktami w archiwum zakładowym sprawuje Archiwum Państwowe w Katowicach, oddział w Pszczynie. 5. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: a) akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

2 b) archiwum państwowe Archiwum Państwowe w Katowicach Oddział w Pszczynie, c) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej typowanie do zniszczenia dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, d) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych, e) dokumentacja niearchiwalna wszelka dokumentacja o czasowym okresie przechowywania, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, f) jednolity rzeczowy wykaz akt tematyczny podział akt powstających w toku działalności Powiatowego Urzędu Pracy w Mikołowie, określający w poszczególnych pozycjach symbol klasyfikacyjny i hasło rzeczowe oraz kategorię archiwalną, g) jednostka aktowa tekturowa teczka wiązana lub segregator służący do przechowywania akt spraw jednorodnych lub pokrewnych tematycznie (obejmujących tą samą grupę spraw ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt), h) jednostka organizacyjna Powiatowy Urząd Pracy w Mikołowie, z siedzibą w Łaziskach Górnych, i) kategoria archiwalna oznaczenie wartości archiwalnej dokumentacji historycznej lub czasowej przy pomocy symboli A, B, BE, Bc, j) komórka organizacyjna wydział, dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze Powiatowego Urzędu Pracy w Mikołowie, k) kwalifikacja archiwalna zaliczenie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej, l) materiały archiwalne wszelkiego rodzaju dokumentacja będąca źródłem informacji o wartości historycznej, m) nośnik informatyczny dyskietka, płytka CD, taśma magnetyczna lub inny nośnik na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., n) nośnik papierowy arkusz papieru zgodny z polskimi normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., o) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w jednostce organizacyjnej, prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej, p) teczka aktowa (spraw) teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą odrębną jednostkę archiwalną, r) znak akt zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, s) znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw, uzupełniony o liczbę porządkową ze spisu spraw i dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa została wszczęta. ROZDZIAŁ III. PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE 1. Dokumentacja powstała w toku działalności jednostki dzieli się na: 1) materiały archiwalne (kat. A ), 2) dokumentację niearchiwalną (kat. B ),

3 Podział dokumentacji na kategorie A i B jest określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Do kategorii A należą materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), które po upływie obowiązującego terminu przechowywania przekazuje się do archiwum państwowego. 3. Do kategorii B należy dokumentacja niearchiwalna, mająca określone czasowe znaczenie praktyczne. Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie ustalonego w wykazie akt okresu jej przechowywania, z tym że: 1) okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznaczają lata przechowywania. Okresy te liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej jednostki organizacyjnej i dla celów kontrolnych, 2) Symbolem Bc oznacza się kategorię dokumentacji mającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę za zgodą archiwum państwowego. 3) Symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania w archiwum zakładowym podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego, ze względu na jej charakter, treść i znaczenie; archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając je za materiały archiwalne. ROZDZIAŁ IV. ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy: 1) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych, 2) przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 3) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, 4) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A ) do archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami, 5) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wszelkich wybrakowanych materiałów na makulaturę, po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego, 6) utrzymywanie stałej współpracy z komórkami organizacyjnymi w przedmiocie postępowania z wszelką dokumentacją. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne w merytorycznej komórce organizacyjnej, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji można wypożyczać tym komórkom na tak długo, jak długo będą potrzebne. ROZDZIAŁ V. PERSONEL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Pracownik archiwum zakładowego powinien mieć co najmniej wykształcenie średnie

4 i odpowiednie przygotowanie specjalistyczne w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego. 2. Do podstawowych obowiązków pracownika archiwum należy: 1) realizacja zadań archiwum wymienionych w rozdziale III pkt 1, 2)sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz stanu ich uporządkowania przed przejęciem ich z komórek organizacyjnych, 3) dbanie o mienie i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, przestrzeganie przepisów i zasad bhp i p. poż. 4) zachowanie tajemnicy służbowej, 3. W przypadku zmiany prowadzącego archiwum zakładowe, następuje protokolarne przekazanie archiwum zakładowego jego następcy w obecności bezpośredniego przełożonego lub osoby przez niego upoważnionej. Protokół z przekazania archiwum zakładowego, sporządzony w trzech egzemplarzach, podpisuje zdający i przyjmujący oraz bezpośredni przełożony lub osoba przez niego upoważniona. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje zdający, drugi egzemplarz otrzymuje przyjmujący archiwum zakładowe, trzeci egzemplarz zostaje w archiwum zakładowym. ROZDZIAŁ VI. LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO I JEGO WYPOSAŻENIE 1. Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać: 1) pomieszczenie bądź wydzieloną jego część przeznaczoną do prac biurowych oraz do udostępniania dokumentacji, 2) pomieszczenie służące do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, 2. Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, ogrzewany i odpowiednio oświetlony. 3. Wyposażenie magazynu archiwum zakładowego stanowią regały metalowe, stacjonarne lub przesuwne rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt (min. 70 cm). Regały ułożone są prostopadle do okien. Odległość dolnej półki od podłogi 20 cm, odległość akt od sufitu 20 cm, odległość regału od ściany 20 cm. 4. Pomieszczenie archiwum zakładowego wyposażone jest w sprzęt przeciwpożarowy (gaśnica proszkowa). 5. W archiwum należy utrzymywać stałą temperaturę (16-18ºC) i wilgotność względną (40-60%), a także często wietrzyć pomieszczenia. 6. W celu maksymalnego wyeliminowania światła słonecznego w oknach zawieszane są rolety, zasłony lub żaluzje. 7. Drzwi archiwalne powinny być masywne, obite blachą i zaopatrzone w mocne zamki. 8. W archiwum zakładowym nie przechowuje się przedmiotów nie stanowiących jego wyposażenia.

5 9. Przechowywane akta muszą być również zabezpieczone przed szkodliwym wpływem owadów, gryzoni, drobnoustrojów i pleśni. W razie szczególnej trudności należy zasięgnąć w tej sprawie porady archiwum państwowego. 10. Palenie tytoniu w pomieszczeniach archiwum zakładowego jest zabronione. 11. Osoby nieupoważnione mają całkowity zakaz wstępu do archiwum zakładowego. Ewentualny wstęp możliwy jest w obecności archiwisty zakładowego, bądź osoby upoważnionej. ROZDZIAŁ VII. TRYB PRZYJMOWANIA DOKUMENTACJI Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami po upływie 2 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy. 2. Akta przejmowane przez archiwum zakładowe powinny być uporządkowane przez macierzystą komórkę organizacyjną. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) W odniesieniu do akt kategorii A : - ułożenie spraw i pism w obrębie spraw chronologicznie poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę do akt przekazanych - wyłączenie wtórników i brudnopisów, - usunięcie części metalowych, - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem i oznaczenie na wewnętrznej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce, - opisanie teczek na ich zewnętrznej okładce, - do akt dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne jak np. spisy spraw, rejestry kancelaryjne, 2) w odniesieniu do akt kategorii B : - zszycie całości akt i opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, 3) Uporządkowane jednostki aktowe zarówno kategorii A jak i B układa się według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. 3. Przez opisanie teczek (załącznik nr 1) rozumie się umieszczenie na stronie tytułowej: a) na środku u góry pełnej nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której dane akta powstały (stempel nagłówkowy), b) w lewym górnym rogu symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego (hasło) według wykazu akt, c) w prawym górnym rogu kategorii archiwalnej akt, a przy kategorii B również okresu ich przechowywania, d) na środku teczki tytułu teczki, tj. nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i rodzaju dokumentacji (protokół, sprawozdania, opinie), e) pod tytułem rocznych dat krańcowych akt, tj. daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu i tomu teczki, f) w przypadku akt kategorii A poniżej daty ilość stron zapisanych znajdujących się w teczce. 4. Pracownik archiwum w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.

6 5. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują uporządkowaną dokumentację do archiwum zakładowego zgodnie z ustalonym w ust. 4 terminem na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego (załącznik Nr 2). 6. Ilość akt znajdująca się w teczce archiwalnej powinna pokrywać się z zarejestrowanymi sprawami. W przypadku występowania braku dokumentów osoba przekazująca dokumenty sporządza pisemne oświadczenie, w którym wyjaśnia: rodzaj dokumentu, przyczynę braku i termin uzupełnienia. 7. Po dokonaniu czynności sprawdzających pracownik archiwum zakładowego przyjmuje dokumentację i potwierdza jej odbiór swoim podpisem i stemplem umieszczonym z prawej strony pod tekstem spisu zdawczo - odbiorczego. 8. Spis zdawczo - odbiorczy podpisują kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację lub upoważniona przez niego osoba oraz pracownik archiwum. 9. Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się osobno dla dokumentacji kategorii B i dla kategorii A. Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się w czterech egzemplarzach dla dokumentów kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentów kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwista. Jeden egzemplarz spisu akt kategorii A otrzymuje właściwe archiwum państwowe wraz ze sprawozdaniem. ROZDZIAŁ VIII. PRZECHOWYWANIE, PRZEKAZYWANIE, PORZĄDKOWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ. 1. Przechowywanie dokumentacji projektowej musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w dokumentach danego programu zgodnie z zasadami przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych z funduszy europejskich i zasadami określonymi w niniejszej instrukcji. 2. Dokumentacja związana z realizacją w/w projektów w czasie ich trwania projektu przechowywana jest u/w: a) kierownika projektu, b) jednostkach merytorycznych Powiatowego Urzędu Pracy. 3. Po upływie 2 lat od ostatecznego rozliczenia projektu, skompletowaniu całości dokumentacji i skoordynowaniu przekazania oryginałów akt z innych jednostek organizacyjnych Powiatowego Urzędu Pracy w Mikołowie biorących udział w projekcie przez kierownika projektu przekazywana jest na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych do archiwum zakładowego. 4. Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnym segregatorze/teczce, którego grzbiet/zewnętrzna strona opatrzony/a jest logiem Unii Europejskiej oraz takimi danymi jak:

7 a) symbol/numer projektu, b) nazwa programu operacyjnego, jego priorytetu, c) nazwa funduszu, w ramach którego projekt został dofinansowany, d) nazwa dokumentów znajdujących się w segregatorze, e) numery, daty skrajne dokumentów i inne oznaczenia. 5. Segregatory/teczki z w/w dokumentami przechowywane są w jednym miejscu szafie/ach, regale/łach czy innych wydzielonych pomieszczeniach w zależności od ilości dokumentacji tego samego projektu. 6. Do archiwum zakładowego przekazuje się akta spraw (kompletnymi rocznikami) ostatecznie załatwionych, po upływie 2 lat od zakończenia i rozliczenia projektu, licząc od 1 stycznia następnego roku. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez kierownika projektu lub pracowników upoważnionych za przekazywanie dokumentów: a) dotyczących spraw pracowniczych odpowiada samodzielna komórka ds. kadr, b) księgowych i płacowych odpowiada osoba upoważniona, c) za inne jednostki organizacyjne biorące udział projektów realizacji programu odpowiadają kierownicy działów biorących udział w projekcie lub osoby upoważnione, a za całość i kompletność przekazywanej do archiwum dokumentacji projektu odpowiada kierownik projektu. 7. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć: a) ułożenie akt wewnątrz teczki, tak by sprawy następowały kolejno, poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu spisem spraw (załącznik Nr 9), b) w obrębie sprawy dokumenty układa się w porządku chronologicznym, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, c) z akt kategorii B należy wyłączyć zbędne kopie i egzemplarze pism, d) teczki, księgi, rejestry powinny być ułożone wg haseł klasyfikacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Mikołowie, e) każda teczka powinna zawierać spis spraw znajdujących się w teczce, f) każda teczka powinna być opisana na zewnętrznej stronie, g) akta kat. A muszą być w całości przesznurowane, strony zapisane ponumerowane ołówkiem w prawym górnym rogu i na zewnętrznej okładce oznaczona ilość zapisanych stron w teczce. Dokumentację projektu należy przełożyć z segregatorów do pudeł archiwalnych po uprzednim ich spięciu klipsami archiwalnymi. Opis pudła archiwalnego ma zawierać te same elementy opisu co segregator/teczka (załącznik Nr 1). 8. Spisy zdawczo odbiorcze (załącznik Nr 2) sporządzają kierownik projektu/pracownicy upoważnieni przekazujący akta w 3 egzemplarzach jako dowód ich przekazania. Spisy zdawczo odbiorcze podpisują kierownik projektu/pracownik upoważniony do przekazania akt oraz kierownik komórki organizacyjnej do której przynależy archiwum zakładowe. 9. Klasyfikowanie, kwalifikowanie oraz udostępnianie dokumentacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. 1) Dokumenty związane z projektem, które podlegają archiwizacji, to: a) oryginalny formularz zgłoszonego wniosku, b) pismo informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania, c) umowa o dofinansowaniu projektu, d) faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków,

8 e) wyciągi z konta bankowego (konto projektu), f) sprawozdania i dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje, g) wnioski płatnicze, h) wszystkie istotne pisma wysłane i otrzymane, w tym przede wszystkim korespondencję dotyczącą zmian w projekcie, i) umowy z wykonawcami wraz z dokumentacją dotyczącą sposobu wyłaniania wykonawcy, j) wykaz beneficjentów ostatecznych projektu (osób, instytucji) oraz zestawienia ich danych, k) listy obecności uczestników spotkań, konferencji, szkoleń itp., l) programy zajęć, m) dokumenty poświadczające osiągnięcia uczestników projektu określonych rezultatów np. świadectwa, formularze oceny projektu przez uczestników (ankiety), n) inne. 2) Okres przechowywania dokumentacji projektów dofinansowywanych ze środków unijnych reguluje obowiązujący w Urzędzie Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, chyba, że zawarte w umowie okresy przechowywania akt mówią inaczej, ROZDZIAŁ IX. EWIDENCJA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM 1. Spisy zdawczo - odbiorcze akt rejestruje się w wykazie spisów zdawczo odbiorczych (załącznik Nr 3) według numeracji ciągłej. 2. Archiwum zakładowe oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo - odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu (np. dokumentację wymienioną w spisie Nr 4 poz. 2 oznacza się sygnaturą 4/2). 3. Jeden egzemplarz spisów zdawczo odbiorczych wpina się w kolejności numerów spisów zdawczo - odbiorczych do teczki, stanowiącej podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym. Drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Jeden egzemplarz spisów kategorii A przesyła się do archiwum państwowego, wraz ze sprawozdaniem. 4. Ewidencję w archiwum zakładowym stanowią: 1) spisy zdawczo - odbiorcze (załącznik Nr 2), 2) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo - odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację (załącznik Nr 3), 3) karty udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia jej poza jego obręb (załącznik Nr 4), 4) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji, 5) spisy zdawczo - odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego (załącznik nr 5) 6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 6) wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (załączniki nr 7), wraz z odpowiednimi zezwoleniami archiwum państwowego.

9 5. Dokumenty ewidencyjne wymienione w ust. 4 pkt 1, 2, 4, 5, 6, stanowią dokumentację kat. A. Nie mogą być wynoszone na zewnątrz i są przechowywane w archiwum zakładowym w oddzielnych teczkach. Karty udostępniania akt (ust. 4 pkt 3) przechowywane są w archiwum zakładowym przez okres dwóch lat licząc od daty zwrotu akt. ROZDZIAŁ X. SPOSÓB PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM 1. Regały i półki oznacza się odpowiednią numeracją. Regały numerowane są cyframi arabskimi w obrębie każdego pomieszczenia, a półki cyframi arabskimi w obrębie każdego regału. 2. Dokumentację kategorii A należy wydzielić z całości zasobu i ułożyć na osobny regał w archiwum zakładowym. 3. Materiały archiwalne (kat. A ) stanowiące zasób archiwum zakładowego powinny być w miarę potrzeby poddawane konserwacji. 4. Potrzebę wykonania czynności konserwacyjnych dokumentacji kat. A należy zgłosić właściwemu archiwum państwowemu. 5. Akta układane są wg kolejnych spisów zdawczo odbiorczych. ROZDZIAŁ XI. UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM 1. Akta przechowywane w archiwum zakładowym są udostępniane do celów służbowych oraz do innych celów w lokalu archiwum. 2. Wypożyczenie akt poza urząd może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwolenia dyrektora urzędu na ściśle wyznaczony okres. 3. Udostępnia się całe teczki aktowe, nie należy wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce. 4. Akta udostępnia pracownik prowadzący archiwum zakładowe na podstawie karty udostępnienia załącznik nr 4, w miejsce wyjętych teczek wkłada się kartę zastępczą. 5. Akta udostępnia się na podstawie wniosku o udostępnienie dokumentacji. ROZDZIAŁ XII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KORZYSTAJĄCYCH ZA UDOSTĘPNIONĄ DOKUMENTACJĘ 1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie. 2. Archiwista potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej. 3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, archiwista

10 sporządza protokół, który podpisują: 1) pracownik archiwum, 2) osoba, która wypożyczyła dokumentację, 3) kierownik komórki organizacyjnej, którego pracownikiem jest wypożyczający dokumentację, 4) dyrektor, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. 4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych materiałów lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. ROZDZIAŁ XIII. WYDZIELANIE DOKUMENTACJI 1. Co roku Komisja w składzie: 1) pracownik archiwum zakładowego, 2) przełożony pracownika archiwum (przewodniczący Komisji), 3) kierownicy działów, których akta podlegają wydzieleniu. 2. Przez wydzielenie należy rozumieć: 1) wyłączenie dokumentacji kategorii A, podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego, 2) wyłączenie dokumentacji kategorii B na makulaturę, 3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE przeznaczonej do ekspertyzy. 3. Termin przystąpienia do wydzielania dokumentacji ustala pracownik archiwum w porozumieniu z kierownikiem zainteresowanej komórki organizacyjnej. 4. Wydzielanie dokumentacji komórek organizacyjnych odbywa się na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych (załącznik Nr 2) akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością. 5. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji kategorii A, może przedłużyć termin przechowywania dokumentacji kategorii B oraz przekwalifikować dokumentację z kat. B do kat. A w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym. 6. Z czynności związanych z wydzielaniem dokumentacji do brakowania komisja sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik Nr 6), do którego dołącza spisy dokumentacji niearchiwalnej (załączniki nr 7). 7. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisy dokumentacji niearchiwalnej aktowej i technicznej przeznaczonej do zniszczenia sporządza się w dwóch egzemplarzach, z którego jeden, po akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, przesyła się do właściwego archiwum państwowego, celem uzyskania zgody na zniszczenie. 8. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja powinna być zniszczona w sposób uniemożliwiającego odtworzenie jej treści.

11 9. Po zakończeniu brakowania należny umieścić adnotację w spisie zdawczo odbiorczym. ROZDZIAŁ XIV. PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH 1. Po upływie nie później niż 25 lat od daty wytworzenia dokumentów archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Państwowego na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach, tj. zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego (załącznik Nr 5), sporządzonego przez archiwum zakładowe w trzech egzemplarzach i podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej. Jeden egzemplarz spisu otrzymuje archiwum zakładowe po podpisaniu przez archiwum państwowe, dwa zaś egzemplarze wraz z wnioskiem pozostają w archiwum państwowym. 3. Przy przekazaniu materiałów do spisu dołącza się informację o zmianach w strukturze organizacyjnej urzędu oraz w obowiązujących przepisach kancelaryjnych, jeżeli takie zmiany zostały wprowadzone w okresie między jednym a następnym przekazaniem materiałów archiwalnych. 4. Terminy przekazywania akt należy każdorazowo uzgodnić z archiwum państwowym. 5. Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi przekazujący. ROZDZIAŁ XV. KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Archiwum państwowe sprawuje kontrolę nad stanem i sposobem przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym. 2. Z przeprowadzonej kontroli archiwum zakładowego sporządza się protokół, który podpisuje dyrektor urzędu lub osoba przez niego upoważniona, osoba kontrolująca i pracownik archiwum zakładowego. 3. Kontrolę archiwum zakładowego mogą przeprowadzić również organy NIK i organy prokuratorskie. ROZDZIAŁ XVI. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI KOMÓRKI BĄDŹ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ 1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji powstałej w wyniku jej działalności. 2. W przypadku przejęcia części lub całej komórki organizacyjnej przez inną komórkę organizacyjną należy jej przekazać (na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego) akta spraw nie zakończonych. Kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Sprawy zakończone, uporządkowane wraz ze spisami zdawczo - odbiorczymi przekazuje się do archiwum zakładowego.

12 3. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej postępowanie z dokumentacją tej jednostki określa Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375). Załączniki: 1. Opis teczki, 2. Spis zdawczo - odbiorczy, 3. Wykaz spisów zdawczo - odbiorczych, 4. Karta udostępnienia akt, 5. Spis zdawczo odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Państwowego, 6. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej. 7. Spis dokumentacji niearchiwalnej aktowej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczeniu. 8. Protokół brakowania akt, 9. Spis spraw.

13 Załącznik nr 1 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Wzór opisu teczki DI-3763 B5 Dział Instrumentów Rynku Pracy Refundacja umów absolwenckich Rejestr decyzji

14 Załącznik nr 2 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Spis zdawczo odbiorczy akt nr Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej l.p. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od do Kat. akt. Liczba teczek Miejsce przechowywania w składnicy akt Data zniszczenia lub przekazania do archiwum Pracownik przekazujący akta Kierownik komórki Pracownik przyjmujący akta organizacyjnej przekazującej akta..

15 Załącznik nr 6 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji): dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturą lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji... Członkowie Komisji... (podpisy) Zał.:... kart spisu... pozycji spisu

16 Załącznik nr 7 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi

17 Załącznik nr 8 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Str.1 Nazwa zakładu pracy Do Archiwum Państwowego w. Drugostronny protokół przedstawiam do zatwierdzenia Data. Załączników.. (podpis) Str.2 (Nazwa zakładu pracy) Protokół brakowania akt Komisja w składzie: przeprowadziła w dniu.brakowanie akt i zakwalifikowała do zniszczenia akta kategorii B wymienione w spisie podpisanym i załączonym do niniejszego protokołu i zawierającym pozycji w tym teczek (tomów/paczek) o objętości około mb. Komisja przedstawia niniejszy protokół właściwej władzom archiwalnym do zatwierdzenia. Zał. kart spisu... (podpisy członków komisji)

18 Załącznik nr 9 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego rok L.p. (referent) (symbol kom.org.) SPRAWA (krótka treść) (oznaczenie teczki) OD KOGO WPŁYNĘŁA (tytuł teczki wg wykazu akt) Wszczęcie sprawy Ostateczne załatwienie UWAGI Znak pisma z dnia (sposób załatwienia)