Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, Warszawa tel. (22) ; warszawa@warszawa.rio.gov.pl WK Warszawa, dnia 23 czerwca 2015r. Pani Hanna Beata Gronkiewicz - Waltz Prezydent Miasta Stołecznego Warszawy Plac Bankowy 3/ Warszawa Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. z 2004 r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od r. do r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia r. do dnia r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: Biuro Organizacji Urzędu m. st. Warszawy: 1. Stwierdzono: dokonano przyznania i wypłaty ryczałtu samochodowego za miesiąc kwiecień 2013 r. dla pracownika Urzędu m. st. Warszawy niezgodnie z zawartą umową, tj. ryczałt przyznano z tytułu używania do celów służbowych innego samochodu niż przewidywała umowa (str Załącznika Nr 2 do protokołu kontroli). przestrzegać postanowień umów o użytkowanie samochodu prywatnego w celach służbowych zawieranych z pracownikami oraz Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 5281/2010 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 02 września 2010 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu użytkowania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz obsługi transportowej Urzędu m. st. Warszawy i urzędów dzielnic, a także

2 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Biuro Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m. st. Warszawy: 2. Stwierdzono: operacja wypłaty gotówki zrealizowana w Kasie Urzędu, została zaewidencjonowana w księgach rachunkowych pod datą niezgodną z datą operacji wynikającą z dowodu kasowego; saldo końcowe gotówki wynikające z raportów kasowych, nie było zgodne z saldem konta Kasa (str. 13 Załącznika Nr 3 do protokołu kontroli). mając na uwadze zapisy załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), zgodnie z którym saldo konta 101 Kasa oznacza stan gotówki w Kasie, księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, do czego zobowiązuje z art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). 3. Stwierdzono: niezgodność pomiędzy ewidencją szczegółową i syntetyczną operacji kasowych (str. 13 Załącznika Nr 3 do protokołu kontroli). przestrzegać zapisów art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). 4. Stwierdzono: na dowodach kasowych dotyczących operacji przeprowadzanych walutami obcymi, odbierający gotówkę nie wskazywał daty jej otrzymania (str. 14 Załącznika Nr 3 do protokołu kontroli). realizując wypłaty gotówki z Kasy Urzędu, w zakresie potwierdzenia jej otrzymania przez odbierającego, przestrzegać 11 ust. 3 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik Nr 3 do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie m. st. Warszawy - Zarządzenie Nr 5475/2010 z dnia 29 października 2010 r. Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie m. st. Warszawy, ze zmianami. 5. Stwierdzono: nie ujęcie na koncie 909 Rozliczenia międzyokresowe (ewidencja analityczna konta ) kosztów finansowych stanowiących wydatki przyszłych okresów dotyczących odsetek i dyskonta od wyemitowanych obligacji (str. 12 Załącznika Nr 5 do protokołu kontroli). koszty finansowe stanowiące wydatki przyszłych okresów ujmować na stronie Wn konta 909 2

3 zgodnie z zasadami określonymi w części II Opis kont pkt 1 Konta bilansowe załącznika Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Biuro Podatków i Egzekucji Urzędu m. st. Warszawy: 6. Stwierdzono: niedokonanie odpisu w 2013 r. z konta wymiarowego podatnika należności w podatku leśnym, pomimo złożenia przez podatnika korekty deklaracji, w której wykazano zwolnienie z opodatkowania podatkiem leśnym (str. 9 Załącznika Nr 4 do protokołu kontroli). stosować 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375), zgodnie z którym do udokumentowania przypisów lub odpisów służą m.in. deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, z których wynika zobowiązanie podatkowe lub kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe. 7. Stwierdzono: nieterminowe wydanie i doręczenie decyzji ustalającej wymiar podatku leśnego z dnia r., w przypadku, gdy obowiązek podatkowy istniał od r. (str. 8 Załącznika Nr 4 do protokołu kontroli). decyzje w sprawie ustalenia wymiaru podatku wystawiać i doręczać niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, stosownie do przepisu art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613). 8. Stwierdzono: w kolumnie 15 pn. Rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów Biura Podatków i Egzekucji za 2013 r., wykazano skutki decyzji w sprawie ulg w spłacie zobowiązań, wydanych w 2011 r. (str Załącznika Nr 4 do protokołu kontroli). stosować przepis 3 ust. 1 pkt 11 lit. b załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119), zgodnie z którym w przypadku podjęcia przez organ podatkowy decyzji o odroczeniu terminu płatności lub rozłożeniu na raty zapłaty podatku bądź zaległości podatkowej, skutki finansowe wynikające z tych decyzji powinny być wykazywane za kolejne okresy sprawozdawcze w roku, w którym została wydana decyzja. 9. Stwierdzono: organ podatkowy nie wystawił tytułu wykonawczego na zaległość podatkową w wysokości ,90zł, mimo zamieszczenia pouczenia w upomnieniach Nr UP BPE-2- KP/3328/785/MP/2011 i UP BPE-2-KP/3328/786/MP/2011 o zagrożeniu skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego w przypadku niewykonania przez podatnika 3

4 obowiązku podatkowego w terminie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia (str. 15 Załącznika Nr 4 do protokołu kontroli). stosować przepis 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), zgodnie z którym, wierzyciel niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Biuro Zamówień Publicznych Urzędu m. st. Warszawy: 10. Stwierdzono: niewykazywanie jako załączniki w protokołach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w części załączniki do protokołu ofert złożonych przez wykonawców (str. 12 załącznika Nr 8 do protokołu kontroli). w protokole postępowania wykazywać wszystkie załączniki stanowiące dokumentację postępowania mając na uwadze art. 96 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) zgodnie z którym oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. Dzielnica Wawer jednostka pomocnicza m. st. Warszawy: 11. Stwierdzono: analiza ewidencji analitycznej prowadzonej do konta Dochody w miesiącu listopadzie na podstawie raportów kasowych wykazała niezgodność zaewidencjonowanej gotówki, z faktycznie przyjętą gotówką do kasy według raportu kasowego nr 230/2013 z dnia r. Różnica wynosiła 644,37zł (str. 9 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn zm.), tj. rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. 12. Stwierdzono: nie umieszczano pieczęci z datą wpływu na fakturach dotyczących zakupu materiałów lub usług wpływających do jednostki Urzędu Dzielnicy Wawer m. st. Warszawy (str.13 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). na wpływającej do Urzędu dokumentacji o charakterze finansowym lub mającej wpływ na gospodarkę finansową miasta umieszczać pieczęć, zawierającą m.in. datę wpływu, stosownie do 7 pkt 6 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 4

5 13. Stwierdzono: - na wnioskach o udzielenie zaliczki brak jest podanego terminu rozliczenia zaliczki (str. 9 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli), - zaliczki doraźne pobrane przez pracowników rozliczano po upływie 14 dni od dnia ich pobrania (str. 14 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać 19 ust. 5 pkt 5 ppkt. 5 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy wprowadzonej zarządzeniem Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29 października 2010 r. (tekst ujednolicony), zgodnie z którym terminem rozliczenia zaliczki doraźnej jest termin określony we wniosku, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od daty otrzymania zaliczki. 14. Stwierdzono: przy rozliczeniu zaliczek uwzględniano dokumenty, które nie zostały zatwierdzone przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną (str. 14 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać 19 ust. 5 pkt 8 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy wprowadzonej zarządzeniem Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29 października 2010 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy (tekst ujednolicony), zgodnie z którym do dokumentu rozliczenie zaliczki dołącza się źródłowe dokumenty zakupu, opisane, sprawdzone i zatwierdzone. 15. Stwierdzono: wykorzystywany w Urzędzie program finansowo-księgowy kompensował ze sobą należności i zobowiązania na koncie 201 i 221, wykazując je w postaci tzw. per salda (str. 17 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający przestrzeganie zapisów art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). 16. Stwierdzono: - nie wezwano podatnika celem skorygowania deklaracji na podatek od nieruchomości w pkt. C.1. ad.2. w zakresie powierzchni gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (bez względu na rodzaj zakwalifikowania w ewidencji gruntów), z uwagi na fakt, że powierzchnia ww. gruntu podana w deklaracji była niezgodna z informacją z rejestru gruntów (str. 28 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli), - nie została skorygowana decyzja na podatek od środków transportu, w której podatnik nie wskazał rodzaju pojazdu oraz nie podał danych dotyczących własności lub współwłasności (str. 35 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać zapisów art. 274a 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613), zgodnie z którym, w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych. 17. Stwierdzono: po upływie terminu złożenia deklaracji na podatek leśny od osób prawnych nie wezwano podatnika do jej złożenia (str. 33 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). 5

6 przestrzegać art. 274a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613), zgodnie z którym organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. 18. Stwierdzono: dokonanie płatności na podstawie faktur VAT przed zatwierdzeniem ich do zapłaty przez Burmistrza Dzielnicy Wawer m. st. Warszawy (str. 50 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać 12 ust. 3 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 29 października 2010 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy (tekst ujednolicony). 19. Stwierdzono: zastosowanie błędnej klasyfikacji budżetowej, polegające na ujęciu wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży w 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej, zamiast 4410 Podróże służbowe krajowe (str. 50 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). klasyfikować wydatki z tytułu podróży służbowych krajowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). 20. Stwierdzono: rozliczenie części kwoty dotacji dla Stowarzyszenia Azaliowa niezgodnie z zasadami określonymi w umowie (str Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać zasad dotyczących rozliczenia udzielonych dotacji określonych w zawartych umowach oraz art. 252 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 21. Stwierdzono: w umowie nr UD-XIII-WIR C/WAW/V/P1/15/1362/ LW/2013 z dnia r. nie określono terminu zapłaty wynagrodzenia za wykonanie dokumentacji projektowokosztorysowej (str. 58 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać rozdziału III 3 ust. 18 pkt 8 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy wprowadzonej zarządzeniem Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29 października 2010 r. (tekst ujednolicony), zgodnie z którym sporządzone umowy/porozumienia/aneksy winny zawierać postanowienia zabezpieczające interesy m. st. Warszawy - dzielnicy m.st. Warszawy, w tym m. in. termin zapłaty. 6

7 22. Stwierdzono: kserokopie protokołów odbioru załączone do faktur VAT Nr: 15/ŁN/2013 z dnia r., 5/2013 z dnia r., 6/2013 z dnia r., 7/2013 z dnia r., 2/W/13 z dnia r., 6/W/13 z dnia r., 1/06/2013 z dnia r. nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem (str Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać 23 ust. 8 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29 października 2010 r. (tekst ujednolicony), zgodnie z którym wydatki inwestycyjne dokumentowane są na podstawie faktury VAT lub rachunku z załączonym do niej protokołem odbioru bądź jego kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem. 23. Stwierdzono: dowody OT Nr: WIR/2/2013 z dnia r. oraz WIR/12/2013 z dnia r. sporządzono z opóźnieniem, co spowodowało nieterminowe przyjęcie środka trwałego na stan majątkowy Dzielnicy Wawer (str. 61, 64 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 24. Stwierdzono: w tabeli IV rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2013 w części dotyczącej przetargów nieograniczonych na usługi, błędnie wykazano zamówienie w trybie z wolnej ręki oraz na roboty budowlane (str. 65 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych, o którym mowa w art. 98 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), sporządzać zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2013 r. poz. 1530). 25. Stwierdzono: wniosek o wstępną kontrasygnatę Skarbnika m. st. Warszawy/Głównego Księgowego w Dzielnicy z dnia r. został sporządzony na formularzu, który nie zawierał informacji o sposobie ustalenia wartości zamówienia oraz o osobie ustalającej tę wartość (str. 66 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). sporządzać wniosek o wstępną kontrasygnatę zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 741/2007 Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 29 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad organizacyjnych udzielania zamówień publicznych w Urzędzie m. st. Warszawy. 26. Stwierdzono: w protokołach postępowań w trybie przetargu nieograniczonego nie wymieniono jako załączniki m.in.: wniosków wykonawców, odpowiedzi wykonawców na wezwanie 7

8 do uzupełnienia ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, umowy (str. 69 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). w protokole postępowania wykazywać wszystkie załączniki stanowiące dokumentację postępowania mając na uwadze art. 96 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) zgodnie z którym oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. 27. Stwierdzono: protokoły z przeprowadzonych przetargów Nr: 1/2013 z dnia r. oraz 4/2013 z dnia r. na zbycie nieruchomości, nie zawierały wszystkich wymaganych informacji (str. 77, 79 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490), zgodnie z którym, protokół powinien zawierać m. in. informacje o obciążeniach nieruchomości, zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość, a także o siedzibie osoby wyłonionej w przetargu jako nabywca nieruchomości. 28. Stwierdzono: nabywcy nieruchomości zostali zawiadomieni o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży po upływie 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargów (str. 77, 80 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.), z którego treści wynika, że organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. 29. Stwierdzono: w postępowaniach dotyczących przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nie informowano wnioskodawców o przyczynach zwłoki w załatwianiu sprawy oraz nie wskazywano nowego terminu do jej załatwienia (str. 85 Załącznika Nr 9 do protokołu kontroli). przestrzegać art oraz 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.), zgodnie z którym o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. 8

9 Delegatura Biura Gospodarki Nieruchomościami w Dzielnicy Wawer 30. Stwierdzono: decyzje Wojewody Mazowieckiego zostały przekazane z Delegatury Biura Gospodarki Nieruchomościami w Dzielnicy Wawer do Wydziału Budżetowo-Księgowego w dniu r. (decyzje z 2011 r.), w dniu r. (decyzje z 2012 r.), w dniu r. (decyzje z 2013 r.), w związku z czym skomunalizowane nieruchomości zostały naniesione na stan majątku Dzielnicy Wawer m. st. Warszawy z opóźnieniem (str. 7 Załącznika Nr 3 do Załącznika Nr 9 do protokołu z kontroli). do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać, w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, tak aby księgi rachunkowe stanowiły rzetelne odzwierciedlenie stanu rzeczywistego mając na uwadze art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Dzielnica Żoliborz jednostka pomocnicza m. st. Warszawy: 31. Stwierdzono: brak zgodności pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem ewidencyjnym druków ścisłego zarachowania (bilety opłaty targowej) (str. 12 Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). przestrzegać 29 Ewidencja druków ścisłego zarachowania, rozdz. IX pn. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 29 października 2010 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy zgodnie, z którym ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić na bieżąco, a pracownik odpowiedzialny za ewidencję druków ścisłego zarachowania, dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania. 32. Stwierdzono: zamknięcie na koniec roku 2013 konta syntetycznego 201 Rozrachunki z dostawcami tzw. per saldem, pomimo występowania sald należności i zobowiązań w ewidencji analitycznej tego konta (str Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający przestrzeganie zapisów art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). 33. Stwierdzono: do dnia r. nie dokonano zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego 2013 (str Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). księgi rachunkowe zamykać w terminie określonym w 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Przestrzegać przepisów art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) 9

10 zgodnie, z którym zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3 cytowanej ustawy. 34. Stwierdzono: salda końcowe kont księgowych dla jednostki - Urzędu Dzielnicy Żoliborz wg stanu na dzień r. oraz wg stanu na dzień r. nie zostały ujęte w tej samej wysokości, jako bilans otwarcia wg stanu na dzień r. oraz wg stanu na dzień r. - bilanse otwarcia kont rozrachunkowych wykazano, jako per salda bilansu zamknięcia (str. 16 Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). przestrzegać art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) zgodnie, z którym stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia należy ująć w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. 35. Stwierdzono: niedokonanie czynności sprawdzających deklaracji m. in. w zakresie zwolnionych przedmiotów opodatkowania w podatku od nieruchomości oraz masy całkowitej pojazdu, rodzaju środka transportowego, daty zbycia pojazdu w podatku od środków transportowych (str , Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). stosownie do przepisów określonych w art pkt 1 i pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613) w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, w zależności od charakteru i zakresu uchybień: 1) korygować deklaracje, dokonując stosowanych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 1.000zł; 2) zwrócić się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość. 36. Stwierdzono: prowadzona w księgach rachunkowych ewidencja wpłat poszczególnych rat podatku od środków transportowych nie odzwierciedla rzeczywistej daty wpłaty wynikającej z dowodów źródłowych (str. 31, 33 Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, stosowanie do zasad określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) w związku z 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375). 37. Stwierdzono: nieterminowe rozliczanie się przez inkasenta z pobranej opłaty targowej (str. 35 Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). egzekwować od inkasenta opłaty targowej wywiązywanie się z postanowień 9 ust. 1 uchwały Nr LII/1600/2009 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 16 kwietnia 2009 r. 10

11 w sprawie zasad ustalania i poboru oraz terminów płatności i wysokości stawek opłaty targowej zmienionej uchwałami Nr LXII/1908/2009 z dnia 17 września 2009 r., Nr XVIII/376/2011 z dnia 28 czerwca 2011 r., Nr L/1443/2013 z dnia 21 lutego 2013 r., zgodnie z którym terminem płatności dla inkasentów opłaty targowej jest 5 dzień następujący po dniu, w którym opłata targowa została pobrana przez inkasenta. 38. Stwierdzono: niewystawianie na bieżąco upomnień dotyczących zaległości powstałych w podatku od nieruchomości (str. 40 Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). stosownie do działu III, rozdz załącznika do Zarządzenia Nr 3695/2012 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 27 grudnia 2012 r. wysyłać do podatników, którzy nie dotrzymali terminów płatności należności, pisemne upomnienie w terminie 1 miesiąca po upływie ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin płatności, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. 39. Stwierdzono: nieprawidłowe prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 201 Rozrachunki z dostawcami, tj. dla jednego kontrahenta prowadzono dwa konta (str. 51 Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). przestrzegać zasad funkcjonowania konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami określonych: w wykazie kont księgowych Urzędu z opisem kodowania i możliwościami zakładania kont analitycznych w programie informatycznym księgowość budżetowa i planowanie załączonym do zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych w Urzędzie Dzielnicy Żoliborz m. st. Warszawy wprowadzonych w dniu 26 lipca 2013 r., w załączniku Nr 5 do Zarządzenia Nr 3222/2012 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 13 sierpnia 2012 r., w załączniku Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). 40. Stwierdzono: wydatek związany z usługą dotyczącą wymiany kół zimowych na letnie zaklasyfikowano do 4270 Zakup usług remontowych (str. 51 Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej wydatków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz.1053 z późn. zm.), w szczególności wydatki związane z usługą dotyczącą zmiany kół w samochodzie służbowym klasyfikować do 4300 Wydatki na zakup usług pozostałych. 41. Stwierdzono: w zakresie krajowych podróży służbowych: na poleceniach wyjazdów służbowych brak numeru i daty wystawienia, 11

12 na poleceniu wyjazdu wpisano inny numer niż wynika z prowadzonego rejestru delegacji krajowych, nieterminowe rozliczanie delegacji wynikające z faktu zagubienia biletów kolejowych (str Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). przestrzegać zapisów 19 ust. 5 pkt 15 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy, będącej załącznikiem do Zarządzenia Nr 5476/2010 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 29 października 2010 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy zgodnie, z którymi polecenie wyjazdu służbowego sporządzane jest w jednym egzemplarzu i musi zawierać: numer, imię i nazwisko, stanowisko, cel i datę podróży, miejscowość oraz określenie środka lokomocji, przestrzegać zapisów 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zgodnie z którym Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży, a w przypadku kiedy przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 42. Stwierdzono: w zakresie używania samochodu służbowego: karty drogowe o nr i o nr w sierpniu 2013 r. nie zostały wypełnione z zachowaniem ciągłości zapisów w kolejnych dniach, aż do jej całkowitego zapełnienia, na zestawieniu pracy pojazdu samochodowego za sierpień 2013 r. nie wymieniono karty drogowej o nr , zestawienia pracy pojazdu samochodowego za sierpień, wrzesień, październik, listopad 2013 r. pod względem prawidłowości dokonanych w nich zapisach zostały sprawdzone przez wyznaczonego pracownika w dniu 28 stycznia 2014 r. (str Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). przestrzegać rozdziału VIII Ewidencja korzystania z samochodów służbowych Regulaminu użytkowania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz obsługi transportowej Urzędu m. st. Warszawy oraz Urzędu Dzielnic będącego załącznikiem do Zarządzenia nr 5281/2010 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 02 września 2010 r., a w szczególności 13 ust 1 pkt 3a i c, zgodnie z którym ewidencja korzystania z samochodu służbowego prowadzona jest przez kierowców na numerowanej karcie drogowej, z zachowaniem ciągłości zapisów w kolejnych dniach aż do jej całkowitego zapełnienia ponadto wyznaczeni pracownicy wydziałów dla dzielnic w okresach miesięcznych dokonują rozliczenia przebiegu samochodów, zużycia paliwa, ilości godzin pracy kierowców oraz sprawdzają prawidłowość dokonanych w nich zapisów. 43. Stwierdzono: nieterminowe wystawianie dowodów OT dla zakończonych inwestycji (str. 72, Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). Wnioskuje: przestrzegać zasad rozliczania kosztów inwestycyjnych stosownie do 23 pkt 6 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w urzędach dzielnic m. st. 12

13 Warszawy stanowiącej załącznik do Zarządzenia 5476/2010 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia r., przestrzegać zasad i zapisów zawartych w art. 20 ust.1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz.330 z późn. zm.), zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym a księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 44. Stwierdzono niezgodność ewidencji analitycznej z syntetyczną w zakresie konta 011 Środki trwałe (str Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). na kontach ksiąg pomocniczych dokonywać zapisów będących uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, zapewniając ich zgodność z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Delegatura Biura Gospodarki Nieruchomości w Dzielnicy Żoliborz: 45. Stwierdzono: nieterminowe przekazywanie do Wydziału Budżetowo-Księgowego w Dzielnicy Żoliborz kwartalnej pisemnej informacji Zestawienie o stanie nieruchomości (wartości gruntów) stanowiących własność m. st. Warszawy wg stanu na dzień..r. oraz miesięcznej informacji Zestawienie o nabyciu lub zbyciu prawa wieczystego użytkowania gruntu za miesiąc r. (str Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). przestrzegać 21 pkt 16 i 17 rozdziału VII Gospodarka majątkiem trwałym Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w urzędach dzielnic m. st. Warszawy wprowadzonej tekstem ujednoliconym ww. Zarządzenia Nr 5476/2010 z dnia 29 października 2010 r. Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy, zgodnie z którym Delegatura Biura Gospodarki Nieruchomościami zobowiązana jest do sporządzania Zestawienia o stanie nieruchomości (wartości gruntów) stanowiących własność m. st. Warszawy wg stanu na dzień..r. i przekazywania go do wydziału dla dzielnicy w sprawach budżetowo księgowych do 10 dnia następnego miesiąca po miesiącu kończącym dany kwartał oraz Zestawienia o nabyciu lub zbyciu prawa wieczystego użytkowania gruntu za miesiąc r. i przekazywania go do wydziału dla dzielnicy w sprawach budżetowo księgowych w terminie do 10 dnia następnego miesiąca po miesiącu, którego zestawienie dotyczy. 46. Stwierdzono: nieruchomości uzyskane w drodze komunalizacji zostały wprowadzone do ewidencji księgowej (konto 011) na podstawie sporządzonych przez Delegaturę syntetycznych zestawień o stanie nieruchomości (wartości gruntów) stanowiących własność m. st. Warszawy w innej wartości niż została ustalona w karcie inwentaryzacyjnej (str Załącznika Nr 10 do protokołu kontroli). przestrzegać pkt. 28 ppkt 1 rozdziału II Ewidencja zdarzeń gospodarczych oraz pkt 11 i 12 rozdziału III Przyjęte metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego załącznika Nr 1 Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego i wyniku wykonania budżetu m. st. 13

14 Warszawy wprowadzonych tekstem ujednoliconym Zarządzenia Nr 3222/2012 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 13 sierpnia 2012 r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie m. st. Warszawy. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: Prezydent m. st. Warszawy, Skarbnik m. st. Warszawy. Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz z późn. zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Prezydentowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. P R E Z E S /-/ Wojciech Tarnowski Otrzymują: 1/ adresat, 2/ a/a 14