Zarządzanie zasobami projektu. dr Olga Dębicka

Transkrypt

1 Zarządzanie zasobami projektu dr Olga Dębicka

2 Plan wykładu Budżetowanie projektu - tworzenie budżetu - szacowanie kosztów od dołu do góry i od góry do dołu - całkowity budżet - budżetowanie rozpoczynane od zera Zarządzanie kosztami projektu Monitorowanie kosztów projektu Analiza zasobowa harmonogramów

3 Każdy projekt kosztuje i należy o tym bezwzględnie pamiętać. Projekty wymaga budżetu, aby określić ile pieniędzy (kapitału) musi zostać przydzielone i kiedy musi być dostępny, aby możliwe było osiągnięcie celu projektu. Budżet jest niezbędny do kontrolowania i dokumentowania kosztów projektu przed rozpoczęciem jego realizacji.

4 Podstawy dot. budżetowania projektu Sprzętu, Oprogramowania gotowego, narzędziowego, wytworzonego, licencji, Instalacji głównie związanej z wypełnieniem bazy danych, Otoczenia wyposażenie, klimatyzacja, okablowanie, Działania elektryczność, komunikacja, Pielęgnacji sprzętu i oprogramowania, Zabezpieczenia przez zagrożeniami, odtwarzanie, usuwanie awarii, Sieci komputerowej sprzętu, oprogramowanie, administrowanie, Szkolenia Organizacyjne nowe struktury, zarządzanie.

5 Metody tworzenia budżetu Szacowanie etapowe (phase gate estimating). Metoda COCOMO (COst COnstruction MOdel)

6 Typy szacowania Orientacyjny rząd wielkości (zakres rozbieżności 25%-75%) Oszacowanie budżetowe (zakres rozbieżności 10%-20%). Oszacowanie definitywne (5%-10%).

7 Szacowanie od dołu do góry! Proces tworzenia dokładnego oszacowania kosztów dla każdego elementu pracy i uwzględnienia dla każdego z nich obciążenia wynikającego ze zmiany kosztów

8 Podział na etapy Koszty etapu zł Etap III! Koszty etapu zł EtapII! Koszty etapu I zł Etap I Całkowity budżet projektu: zł

9 Co należy uwzględnić przy tworzeniu budżetu 1. Podzielenie projektu na etapy. 2. Uwzględnienie etapu integracji. 3. Całkowity nakład pracy wymagany do ukończenia każdego etapu projektu. 4. Koszty każdej specjalistycznej usługi. 5. Koszty sprzętu. 6. Koszty produkcyjne. 7. Wymagania dotyczące jakości. 8. Ryzyko. 9. Kwota rezerwowa.

10 Koszty które należy wziąć pod uwagę Koszty sprzętu który zostanie zakupiony, Koszty oprogramowania, które zostanie zakupione, Koszty licencji, Koszty wynajęcia konsultantów, Koszty czasu pracy projektantów firmy, Koszty procentowego czasu wymaganego przez każdego członka zespołu do ukończenia wybranego etapu projektu. Fundusz ryzyka i środki rezerwowe. Inne koszty związane z projektem.

11 Uwzględnienie kosztów zmian Przy określaniu kosztu czasu pracy i wydatków kierownik projektu dla każdego etapu powinien stworzyć średnie oszacowanie. Najlepszy wariant Najgorszy wariant Przewidywana średnia zł zł zł

12 Co uwzględnić przy szacowaniu budżetu.. Dotychczasowe doświadczenie. Historyczne informacje. Ustalona cena. Standardowe koszty.

13 Zmienność budżetu Ze względu na możliwość zmiany ceny sprzętu, oprogramowania i usług kierownik projektu i zarząd powinni ustalić zakres tolerancji dla budżetu projektu.

14 Szacowanie kosztów od góry do dołu Wykorzystanie budżetu podobnego projektu. Stosowane przez organizacje realizujące projekty informatyczne dla innych firm. PROBLEM??? Większości projektów nigdy nie realizowano!!!

15 Szacowanie analogiczne Szacowanie analogiczne przy przewidywaniu kosztu aktualnego projektu opiera się na historycznych informacjach. Koszt wcześniej zrealizowanego projektu jest stosowany w aktualnym po uwzględnieniu jego zakresu, skali i innych zmiennych. Jest mniej precyzyjne jest dobre gdy istotne jest szybkie i ogólne zorientowanie się w kosztach projektu.

16 Modelowanie parametryczne Przy szacowaniu kosztów wykorzystuje się modele matematyczne oparte na znanych parametrach

17 COstCOnstructionMOdel -COCOMO Metoda algorytmicznego szacowania kosztów projektu informatycznego zaproponowana w 1981 roku przez Boehma. Pozwala na oszacowanie pracochłonności i liczebności zespołu projektowego.

18 CoCoMO N = a x (KDSI) b! N nakład pracy KDSI tysiąc linii kodu źródłowego (thousands of delivered source code instruction) a, b wartości stałe wynikające z danych historycznych a- modyfikacja algorytmu w zależności od klasy systemu b modyfikacja algorytmu w zależności od wielkości projektu

19 Klasy systemu 1. Projekt organiczny (organic project) niewielkie projekty realizowane przez małe zasoby. 2. Projekt półoderwany (semi-detached project) bardziej złożone projekty w których występuje większa liczba różnych wykonawców. 3. Projekt osadzony (embaded project) mocno powiązane z innymi projektami, gdzie występują bardzo istotne uwarunkowania realizacyjne (techniczne i technologiczne). 1. a = 2,4; b = 1,05 2. a = 3,0; b = 1,20 3. a = 3,6; b = 1,20

20 Całkowity budżet Suma budżetów ustalonych dla każdego etapu projektu. Zalety: Firma nie musi przydzielać całego budżetu na początku projektu. Można nadal korzystać z kapitału przeznaczonego na potrzeby projektu do momentu rozpoczęcia kolejnego etapu.

21 Etap I Data rozpocz. Koszt Serwer 1 3 listopad Serwer 2 3 listopad Suma dla etapu I Etap II Data rozpocz. Koszt Rozpoczęcie tworzenia klastra serwerów 10 listopad Instalacja przełącznika 12 listopad Suma dla etapu II

22 Etap III Data rozpocz. Koszt Dodanie macierzy dyskowej RAID5 17 listopad Testowanie i dokumentowanie 19 listopad 0 Suma dla etapu Etap IV Data rozpocz. Koszt Migracja danych 21 listopad 0 Podłączenie serwerów do środowiska produkcyjnego 22 listopad 0 Suma dla etapu 4 0

23 Budżetowanie rozpoczynane od zera (zero-based budgeting) Tworzenie budżetu musi być rozpoczynane od zera nie od zmodyfikowanej kwoty podobnego projektu. Budżetowanie od zera zmusza kierownika projektu do uwzględnienia rzeczywistych kosztów każdego projektu. Konieczność sprawdzenia kosztów produktów i usług które będą musiały zostać poniesione w projekcie i precyzyjne ich uwzględnienie.

24 Określanie kosztów projektu Czy łatwo przewidzieć koszt projektu? To nie tylko koszt niezbędnego sprzętu ale i pracownicy (pracujący razem i osobno), zakres projektu! Staranne planowanie i doświadczenie są dwoma najważniejszymi składnikami w procesie tworzenia budżetu

25 Koszt produktów Ile kosztuje 1 CD? Jaki jest koszt zakupu 2 serwerów połączonych w klaster wyposażonych w pamięć RAM o pojemności 64 GB, dyski twarde o łącznej pojemności 400 GB, cztery karty sieciowe i osiem procesorów?

26 Koszt produktów Każdy produkt projektu powinien zostać przeanalizowany w celu określenia, czy powinien być kupiony czy wykonany, bądź czy jakiś produkt w celu wykonania lub kupienia będzie wymagał dodatkowych analiz. Pod uwagę należy wziąć nie tylko początkowe koszty rozwiązania związanego z zakupem lub wykonaniem produktu we własnym zakresie ale również koszty eksploatacji rozwiązania.

27 Koszt produktów Wykonanie produktu Zakup produktu Różnica w cenie Koszt wykonania zł Miesięczne opłaty zł Koszt zakupu zł Miesięczne opłaty zł Różnica zł Różnica w opłatach za usługę 800 zł Rozwiązanie Liczba opłacanych miesięcy serwisu w przypadku wykonania produktu we własnym zakresie 32000/800 = 40 Oprogramowanie należy kupić, jeśli zostanie zastąpione w ciągu 40 miesięcy Oprogramowanie należy wykonać, jeśli nie zostanie zastąpione w ciągu 40 miesięcy

28 Koszt produktów Powody wykonania Mniejszy koszt Wykorzystanie możliwości firmy Kontrolowanie pracy Kontrolowanie własności intelektualnej Zdobywanie nowych umiejętności Dostępność kadry Skoncentrowanie się na głównych pracach projektowych Powody zakupu Mniejszy koszt Firma nie dysponuje możliwościami Niewielki nakład pracy Większa wydajność Przeniesienie ryzyka Dostępność dostawcy Możliwość skoncentrowania się na innych pracach projektowych

29 Koszt produktów Koszt montażu wykonanego przez producenta Czy warto skorzystać z usługi zewnętrznej firmy? Koszt montażu wykonanego przez pracowników firmy

30 Koszt produktów Ile czasu zajmie montaż sprzętu? Jakie inne zadania jest w stanie wykonać technik? Czy dostawca gwarantuje wykonanie pracy? Czy warto mieć ból głowy? Czy jest dostępna dodatkowa siła robocza czy jednak nie?

31 Licencje na oprogramowanie Na komputer Na połączenie Na komputer (oparte na serwerze) Ilościowa

32 Korzystanie z usług zewnętrznych firm Czy to jest opłacalne? Czy to jest wydajne? Czy firma jest godna zaufania? Czy jest to decyzja działu kadr? Uwzględnienie różnic w sposobie pracy.! Zlecanie prac firmom zewnętrznym nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem, ale czasem jest to najbardziej wydajne w zarządzaniu.

33 Szacowanie liczby godzin pracy Czas jest tym elementem projektu, który najtrudniej oszacować, którym najtrudniej zarządzać i nad którym najłatwiej stracić kontrolę. Przy tworzeniu budżetu projektu w celu przewidzenia czasu pracy członków zespołu należy uwzględnić najgorsze i najlepsze warianty.

34 Członek zespołu Stawka godz. (zł) Najlepszy czas (h) Koszt (zł) Najgorszy czas (h) Koszt Średni czas (h) Koszt (zł) Sylwia Filip Joanna , Stefan , Hanna ,5 2190

35 Co należy uwzględnić? Wydajność. Czy lepiej opłacany pracownik wykona zadanie szybciej od gorzej opłacanego z mniejszym doświadczeniem i w efekcie będzie to bardziej opłacalne. Prawo zmniejszającej się opłacalności. Przydzielenie do wykonania określonego zadania większej liczby osób nie oznacza, że jego czas realizacji zostanie w wykładniczy sposób skrócony.

36 Metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique) Stosowana do szacowania czasu ukończenia operacji. W metodzie PERT wykorzystuje się średnią ważoną. szacowanie pesymistyczne + szacowanie optymistyczne + cztery * szacowanie najbardziej prawdopodobne podzielone przez sześć

37 Operacja Pes. Opt. Naj. prawd. PERT Konfigurowanie serwerów ,50 Instalowanie sprzętu sieciowego ,83 Instalowanie kart sieciowych na wszystkich serwerach Testowanie w sieci połączenia z bazą danych , ,17 Ukończenie aktualizacji aplikacji ,67 Testowanie aplikacji w środowisku produkcyjnym ,83 Ukończenie aplikacji ,50

38 Śledzenie wydatków Konieczność zidentyfikowania precyzyjnej metody śledzenia ponoszonych wydatków zmierzanie do stworzenia całkowitego budżetu. Dokumentowanie każdego dokonanego zakupu.

39 Projekty niekontrolowane - przyczyny Brak planowania. Brak wizji. Rozwlekanie zakresu projektu. Brak lidera. Brak systemu CCS (Change Control System)

40 Rejestrowanie kosztów Przed rozpoczęciem realizacji projektu konieczne jest zapoznanie się z firmowymi procedurami dotyczącymi rejestrowania i kontrolowania wydatków.

41 Rejestrowanie kosztów Czas pracy plan raportowania czasu pracy członków zespołu. Produkty dostarczane z zewnątrz- rejestracja wszystkich urządzeń, narzędzi, oprogramowania, okablowania, itp.., zakupionych bezpośrednio na potrzeby projektu. Licencje na oprogramowanie czy koszty ponosi dział informatyki obciążając później inne działy czy stosowane są inne rozwiązania. Stacje robocze i serwery dokumentacja ceny ich zakupu i daty podłączenia. Rzeczywisty zakres zmian.

42 podsumowanie Technologia nie jest wydatkiem, a inwestycją. Zadaniem kierownika projektu jest zabezpieczenie zainwestowanego kapitału i zadbanie o powodzenie realizacji projektu i nie spowodowanie przekroczenia budżetu. W celu skutecznego przewidzenia kosztów każdego etapu projektu skuteczny kierownik projektu może posłużyć się szacowaniem kosztów od dołu do góry.

43 Modele rozwoju zastosowań informatyki w przedsiębiorstwie NIEZALEŻNY REAKTYWNY WSPÓŁZALEŻNY Tradycyjna rola informatycznego wspomagania Wspomaganie strategii działania Krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa

44 podsumowanie Budżetowanie zaczynane od zera zazwyczaj określi typ szacowania, które zostanie zastosowane w projekcie informatycznym kierownik projektu i zespół będą zmuszeni do sprawdzenia rzeczywistych kosztów każdego elementu projektu. W niektórych przypadkach w celu przewidzenia średniej ilości czasu, kosztów i środków finansowych niezbędnych do wdrożenia technologii powinno się uwzględnić najlepszy i najgorszy wariant.

45 podsumowanie Konieczna jest dobra komunikacja pomiędzy dostawcami, członkami zespołu i konsultantami umożliwia dokładne rejestrowanie czasu, środków i przypadkowych wydatków poniesionych w związku z projektem. Dzięki śledzeniu wydatków budżetowych można poznać tygodniowe (dzienne) koszty projektu poznanie kosztu aktualnego etapu i przewidywanie przekroczenia kosztów (lub powstania nadwyżki budżetowej).

46 Co kierownik projektu powinien zrobić w trakcie przygotowania się do realizacji projektu informatycznego, aby dokładnie przewidzieć jego koszty? A. Stworzyć listę wszystkich wydatków i po uwzględnieniu dla każdego z nich najlepszego i najgorszego wariantu zsumować je. B. Stworzyć listę wszystkich wydatków łącznie z robocizną i po uwzględnieniu dla każdego z nich wypadkowego wariantu zsumować je. C. Podzielić projekt na etapy i z każdym z nich powiązać określoną kwotę. D. Podzielić projekt na etapy i dla każdego kamienia milowego zawartego w etapie oszacować kwotę.

47 Który z poniższych elementów nie jest uwzględniany w budżecie projektu informatycznego? A. Robocizna pracowników i konsultantów. B. Kolejne wersje oprogramowania. C. Modernizacja sprzętu. D. Licencje na oprogramowanie.

48 1. Jaka jest główna korzyść z zażądania przez kierownika projektu informatycznego podania przez dostawcę ostatecznej ceny? A. Zaangażowanie dostawcy w realizację projektu. B. Uniemożliwienie dostawcy poszerzenia wdrożenia o dodatkowe elementy. C. Umożliwienie kierownikowi projektu posługiwania się ceną na rok do przodu. D. Umożliwienie kierownikowi projektu uwzględnienia ceny w proponowanym budżecie.

49 Czym jest metoda PERT? A. Metodą śledzenia czasu i kosztów. B. Metodą szacowania czasu uwzględniającą wszelkie rozbieżności występujące pomiędzy oszacowaniami pesymistycznymi i najbardziej prawdopodobnymi. C. Metodą umożliwiającą kierownikowi projektu użycie jako punktu wyjściowego budżetu podobnego projektu. D. Metodą szacowania czasu uwzględniającą pesymistyczne, optymistyczne i najbardziej prawdopodobne oszacowania czasu wykonania zadania.

50 Czym jest całkowity budżet? A. Kosztem kolejnych etapów projektu. B. Kosztem całego projektu określonym przed jego zrealizowaniem. C. Kosztem kolejnych etapów ustalanym po ich zakończeniu. D. Całkowitym kosztem projektu określonym po jego ukończeniu.