NOWOCZESNE KADRY BLIŻEJ PRACOWNIKA INTERNETOWY SYSTEM KADROWY

Transkrypt

1 NOWOCZESNE KADRY BLIŻEJ PRACOWNIKA *esimple.hrm wyróżniony w konkursie INNOWATOR ŚLĄSKA edycja

2 Wprowadzanie absencji chorobowych Wprowadzanie grafików planowanych i rzeczywistych i urlopów Emisja wydruków i zestawień Emisja wydruków i zestawień Emisja wydruków i zestawień INTERNETOWY SYSTEM KADROWY Firma Simple Sp. z o.o. z powodzeniem wprowadza na rynek oprogramowanie o nazwie esimple.hrm. Opiera się on na nowoczesnej technologii internetowej umożliwiającej przekazywanie informacji pomiędzy centralą, a placówkami rozproszonymi po terenie całego kraju. Głównym celem systemu jest wsparcie w planowaniu, rejestrowaniu oraz rozliczaniu czasu pracy. Szereg zabezpieczeń kontroluje zgodność wprowadzonych danych z obowiązującymi przepisami. Podstawowe zalety programu to: interfejs dostępny z poziomu przeglądarki WWW, możliwość generowania dowolnych sprawozdań w postaci raportów. Dzięki systemowi można uzyskać harmonogram pracy dla dowolnej ilości osób, podgląd sum godzin przepracowanych i nieobecnych z podziałem na typy, ewidencję szkoleń pracowniczych oraz wiele innych raportów. Funkcjonowanie systemu w organizacji można zobrazować poniższym schematem. Listy płac Dane do wyliczenia wynagrodzenia Planowanie i Ewidencja czasu pracy Zmiany w danych kadrowych Kartoteka osobowa Rzeczywisty czas przepracowany 2

3 Konfiguracja i parametryzacja aplikacji esimple.hrm Aplikacja esimple.hrm jest wyposażona w zestaw parametrów umożliwiających dopasowanie logiki kontrolnej do zarządzania różnorodnymi systemami pracy, okresami rozliczeniowymi czasu pracy, wariantów limitów nadgodzin i sposobów rejestracji czasu pracy w układzie kosztowym. Przykładowe okno parametrów aplikacji przedstawia poniższy rysunek Ważnym elementem funkcjonowania aplikacji jest definicja słowników. W opcji tej możemy zdefiniować między innymi funkcjonujące jednostki organizacyjne, zmiany, normy czasu pracy, stanowiska, stosowane kody absencji, itp. Definiowanie słowników odbywa się na etapie analizy przedwdrożeniowej, zgodnie z zaleceniami użytkownika systemu. 3

4 Planowanie czasu pracy Podstawową funkcjonalność systemu ma zapewnić przyjazny, szybki interfejs planowania czasu pracy pracowników w zadanym okresie rozliczeniowym z uwzględnieniem podziału pracowników na odpowiednie role i kontrole obsady. Prace rozpoczynamy od wyboru okresu rozliczeniowego i jednostki organizacyjnej, a następnie przechodzimy do zaplanowania czasu pracy pracowników w danej jednostce, przy wykorzystaniu opcji grafik planowany, którą ilustruje następujący rysunek. 4

5 Użytkownik ma możliwość planowania czasu pracy dla wszystkich pracowników w ramach jednostki lub dla wybranej grupy. Planowanie jest wykonywane w zakresie czasu pracy, przy założeniu, że każdy z pracowników jest przewidziany do pracy w ramach przypisanej grupy lub czynności. Użytkownik planujący czas pracy pracowników ma możliwość edycji poszczególnych komórek na różne sposoby, np (powoduje zapis czasu pracy od 12:00 do 19:00, wpis 12*7 powoduje także zapis czasu pracy od 12:00 do 19:00). Kolejnymi udogodnieniami dla użytkownika są na przykład: możliwość zaznaczania dowolnych bloków komórek i przeklejania w inne miejsca, prezentacja bilansu okresu rozliczeniowego z informacją o przekroczeniu lub niedopracowaniu, kontrola i ostrzeganie o przekroczeniu reguł Kodeksu Pracy (np. limity dobowe / tygodniowe, kontrola przerw pomiędzy zmianami / tygodniami pracy), prezentacja obsady stanowisk / kontrola ilości osób na danej zmianie. System pozwala na przyjęcie nowego pracownika do pracy w dowolnym czasie (np. 8 dnia miesiąca), kierownik działu może wtedy zmodyfikować grafik planowany, a jeżeli został on już zatwierdzony, można wykonac funkcję nowy plan. System pozwala również na zmianę rodzaju zatrudnienia (np. z ¾ etatu na pełny etat), zmianę jednostki do której jest 5

6 przypisany pracownik, a także na oddelegowanie go do innych jednostek. Istnieje możliwość kontroli obsady, czyli określenia załogi z odpowiednimi uprawnieniami w czasie pracy konicznymi do prawidłowej pracy na danej zmianie. Końcowym efektem planowania jest zatwierdzony plan pracy na określony okres rozliczeniowy z zestawem wydruków. Ich przykłady prezentują poniższe rysunki. wydruk grafika rzeczywistego na wzór planowanego zestawienie kwartalne 6

7 miesięczna ewidencja czasu pracy pracownika 7

8 Ewidencja czasu pracy Zanim zatwierdzony zostanie grafik planowany, system samoczynnie sprawdza czy zapisy w nim zawarte są zgodne z Kodeksem Pracy. Oznacza to, że już na etapie planowania wykluczona jest możliwość popełnienia błędu mogącego przyczynić się na naniesienie kary przez PIP. Według raportu GIP podczas kontroli przeprowadzanych w 2007 r. w zakładach pracy, inspektorzy wystosowali 46,5 tysiąca wniosków o usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości związanych z czasem pracy. Do organów kontrolnych PIP wpłynęło blisko 25 tysięcy skarg, z czego aż 14 % odnosiło się do czasu pracy, a zwłaszcza zatrudniania pracowników w czasie przekraczającym wymiar dobowy i tygodniowy, nieprowadzenia lub nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy, naruszania 5-dniowego tygodnia pracy, konieczności wykonywania pracy w niedziele i święta oraz niezapewniania odpoczynku dobowego i tygodniowego. Warto pamiętać o tych danych decydując się na wprowadzenie w organizacji równoważnego czasu pracy oraz mając na uwadze osiągnięcie poważnych sukcesów biznesowych przy możliwie najmniejszych kosztach. Grafik rzeczywisty jest tworzony na podstawie zatwierdzonej wersji grafika planowanego. Poniższy, przykładowy rysunek prezentuje wygląd zatwierdzonego grafika rzeczywistego. Oprócz godzin pracy, w komórkach prezentowane są kody absencji z oznaczeniem ilości godzin (np. W8 urlop wypoczynkowy w wymiarze 8 godzin). 8

9 W przypadku wykonywania pracy w innym obiekcie kosztowym fakt takiego zdarzenia rejestruje się w komórce dnia poprzez uruchomienie okna czynności dnia. Za pomocą takiego okna można zaewidencjonować prace pracownika nawet na kilku obiektach kosztowych w ciągu jednego dnia i na różnych stanowiskach. 9

10 Synchronizacja z czytnikami RCP Połączenie omawianego systemu z czytnikami RCP to pójście o krok dalej w kierunku optymalizacji zatrudnienia. Dla wielu z naszych klientów istotną kwestią była dyscyplina pracy, toteż dla nich stworzyliśmy opisywane rozwiązanie. Najlepiej tę kwestię obrazuje porównanie grafika planowanego z odczytami wejścia/wyjścia pracowników. Pola czerwone to miejsca, gdzie została wykryta nieprawidłowość. System esimple.hrm pokaże Państwu jaki rodzaj błędu miał miejsce np.: (pracownik nie zarejestrował wejścia bądź wyjścia, przekroczona została tolerancja czasu wejścia/wyjścia, pracownik nie pojawił się w momencie uwzględnienia go w planie pracy i odwrotnie: pojawił się w pracy w dniu w którym nie był uwzględniony w planie pracy). Posiadając takie dane, dyrektorzy będą mogli dokonać odpowiednich kroków zaradczych, by zminimalizować nieprawidłowości. Przyczyni się to do eliminacji strat czasu i ponoszonych z tego tytułu konsekwencji finansowych. Rozliczanie czasu pracy Na podstawie porównania grafika planowanego, norm dobowych, tygodniowych i norm okresu rozliczeniowego z rzeczywistym grafikiem, zostanie wyznaczony czas pracy pracowników. Porównanie takie pozwoli operatorowi w bardzo precyzyjny sposób ustalić na przykład ilość rzeczywistych nadgodzin pracownika, przeanalizowanie przyczyn pojawiania się nadgodzin i godzin niedopracowanych u określonych pracowników. Dzięki kontroli nad całym procesem możliwe będzie wybranie i nadzorowanie najkorzystniejszego 10

11 sposobu rekompensaty za nadgodziny lub zwrócenie uwagi na grupy pracowników z mniejszą ilością przepracowanych godzin w okresie rozliczeniowym. W momencie zatwierdzenia rozliczenia, czas pracy zostaje wyeksportowany do obszaru PŁACE jako podstawa do naliczania listy płac. Rozliczanie czasu pracy odbywa się w sposób godzinowy, podobnie rzecz ma się w przypadku rozliczania urlopu. System samodzielnie wylicza czy pracownikowi przysługuje zadeklarowana we wniosku urlopowym liczba godzin urlopu. Wpływa to bezpośrednio na poprawę komunikacji między kierownikami działów, a działem kadr, gdyż nie muszą oni wysyłać prośby o sprawdzenie czy urlop ich podwładnym przysługuje. Skraca to czas operacji, które dla kierowników nie są priorytetem. 11

12 Obieg dokumentów w firmie, system powiadomień System pozwala na stworzenie dowolnego schematu obiegu dokumentów. Może zostać wygenerowane powiadomienie o zbliżającym się wygaśnięciu okresu ważności badań lekarskich, szkoleń BHP czy uprawnień. Zdecydowanie częściej zdażają się jednak wnioski pracownika o urlop. Na tym przykładzie zobrazowano w jaki sposób można usprawnić obieg dokumentów w firmie. Pracownik poprzez wejście przez Internet na portal pracowniczy wypisuje sobie wniosek urlopowy: Wypada w tym miejscu nadmienić o możliwości modyfikacji wydruków, procedur kontrolnych oraz regulacji wewnętrznych (np. wnioski urlopowe). Pracownicy sami mogą modyfikować takie wydruki - zgodnie z przyjętymi standardami obowiązującymi w firmie - mogą dodać i usuwać pola w obrębie dokumentu, a także zmieniać ich położenie. W przypadku upgrade u systemu do nowszej wersji, można takie schematy dokumentów wyłączyć z tej 12

13 operacji, tak aby uniknąć ponownej modyfikacji do potrzeb. Wypełniony wniosek pracownik przesyła bezpośrednio do swojego przełożonego, który ma wgląd jaki to rodzaj urlopu oraz czy urlop podwładnemu przysługuje. 13

14 Kierownik przyznaje podwładnemu urlop, który rozliczany jest godzinowo: 14

15 Po zatwierdzeniu takiego urlopu, kierownik może wygenerować raport i przesłać go do działu kadr jeśli tego wymagają przepisy wewnętrzne. Wyraźnie widoczny staje się brak zaangażowania w proces przyznania urlopu przez dział kadr, co jest sporym odciążeniem tej jednostki. 15

16 Dodatkowe funkcjonalności systemu Obsługa wniosków urlopowych zatwierdzenie wniosku powoduje wpis do grafika planowanego oraz rzeczywistego kodów urlopów z pobraniem ilości godzin urlopu na podstawie grafika planowanego, zapisanie wniosku powoduje wstawienie nieobecności do grafika. Generator przypomnień dotyczący terminów badań lekarskich, szkoleń BHP aplikacja jest wyposażona w mechanizm przypomnień informujących operatora (użytkownika) przeterminowanych badaniach okresowych lub szkoleniach. Udostępnianie do wydruku kierownikom jednostek różnego rodzaju druków, np. skierowanie na badania, różnego rodzaju oświadczenia, itp. Rejestrowanie i rozliczanie delegacji włącznie z wydrukiem polecenia wyjazdu oraz rozliczeniem kosztów delegacji* (dekretacja do części Finansowo-Księgowej systemu), Istnieje możliwość uruchomienia aplikacji w trybie portalu pracowniczego co pozwala Pracownikowi na samodzielne sprawdzenie ilości urlopu, zarejestrowanie wniosku urlopowego, sprawdzenie czasu nadpracowanego i złożenie wniosku o odbiór nadgodzin, sprawdzenie środków trwałych jakie pozostają na stanie osobowym*, sprawdzenie paska z poprzedniego miesiąca*, sprawdzenie zadłużenia/nierozliczonych zaliczek* * - opcje dostępne przy współpracy z SIMPLE.ERP Wdrożenia Bp Polska S.A. IBM BTO Business Consulting Services Sp. z o.o. Abra S.A. Skok Kopernik Skok Stefczyka Powiatowe Centrum Medyczne Sp. z o.o. NZOZ Szpital Powiatowy w Wieruszowie Szpital Specjalistyczny w Pile im. Stanisława Staszica Mościckie Centrum Medyczne Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Spółdzielnia DOMENA Era Sp. z o.o. 16