Zarządzenie Nr 18 /13

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 18 /13 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 24 września 2013r. w sprawie określenia zasad realizacji polecenia wyjazdu służbowego, warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, określenia zasad używania samochodu prywatnego jako środka transportu do odbycia podróży służbowej oraz ustalenia warunków zwrotu kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej z tytułu realizacji polecenia służbowego w granicach administracyjnych miejscowości będących siedzibą lub miejscowością stałego miejsca pracy dla pracowników Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego Na podstawie art. 25 ust. 10 i art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm), w związku z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Zasady realizacji polecenia wyjazdu służbowego 1 1. Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. 2. Nie uznaje się za podróż służbową; a) delegowania pracownika do miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy, b) delegowania pracownika do miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę. 3. Ustęp 2 a stosuje się w przypadku pracowników Delegatury Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Słupsku, pracowników Oddziału Paszportowego w Gdyni oraz pracowników terenowych punktów paszportowych. 4. Ustęp 2 b stosuje się w przypadku pracowników Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. 1

2 1. Przyjmuje się, że miejscowością, w której Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku ma siedzibę jest miasto Gdańsk w swoich granicach administracyjnych. 2. Przyjmuje się, że miejscowością stałego miejsca pracy dla pracowników Delegatury Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Słupsku jest miasto Słupsk w swoich granicach administracyjnych. 3. Przyjmuje się, że miejscowością stałego miejsca pracy dla pracowników Oddziału Paszportów w Gdyni i terenowych punktów paszportowych w Lęborku, Bytowie, Chojnicach, Kartuzach, Kościerzynie, Wejherowie, Malborku, Tczewie i Starogardzie Gdańskim są odpowiednio miasta Gdynia, Lębork, Bytów, Chojnice, Kartuzy, Kościerzyna, Wejherowo, Malbork, Tczew i Starogard Gdański w swoich granicach administracyjnych Upoważnia się kierujących wydziałami, biurami i zespołami oraz ich zastępców i informatyka wojewódzkiego w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku oraz kierownika Oddziału Zamiejscowego w Słupsku Wydziału Administracyjno-Gospodarczego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego do wykonywania czynności w imieniu pracodawcy w zakresie delegowania podległych pracowników Urzędu w podróż służbową. 2. Na osobach uprawnionych do delegowania pracowników w podróż służbową w imieniu pracodawcy spoczywa obowiązek: a) dokładnego określenia właściwego do odbycia podróży służbowej środka transportu, w tym również w zakresie rodzaju i klasy, kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży, z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem, b) dokładnego określenia celu realizacji podróży służbowej, c) dokładnego określenia terminu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, d) dokładnego określenia miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. 3. Osoba uprawniona do delegowania pracowników w imieniu pracodawcy może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej, miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. 4. Obowiązek rejestrowania Poleceń wyjazdów służbowych dla kierowców spoczywa na kierowniku Oddziału Transportu Wydziału Administracyjno Gospodarczego, natomiast dla pozostałych pracowników na Oddziale Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji. 5. Pracownik mający odbyć podróż służbową w celu wykonania zadania służbowego na terenie kraju zgłasza powyższy fakt odpowiednio do kierownika Oddziału Transportu Wydziału Administracyjno-Gospodarczego lub Oddziału Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji, w terminie nie późniejszym niż 2 dni poprzedzające podróż służbową. 6. Pracownik mający odbyć podróż służbową w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju zgłasza powyższy fakt odpowiednio do kierownika Oddziału Transportu Wydziału Administracyjno-Gospodarczego lub Oddziału Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji, w terminie nie późniejszym niż 7 dni poprzedzające podróż służbową. 7. W zgłoszeniu muszą znajdować się warunki określone w 3 ust Pracownik mający zrealizować podróż służbową przed wyjazdem otrzymuje Polecenie wyjazdu służbowego. 3 2

3 9. Do Polecenia wyjazdu służbowego delegowany pracownik powinien dołączyć kalkulację przewidywanych kosztów podróży służbowej, zweryfikowanych przez pracownika merytorycznego Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. 10. Pracownik może wystąpić z wnioskiem o otrzymanie zaliczki pieniężnej na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej, wynikających ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. 11. Wyjazd służbowy wymagający rezerwacji hotelu, zgłaszany jest do Oddziału Inwestycji i Logistyki celem ustalenia kosztów noclegu oraz dokonania rezerwacji. Rozdział 2 Określenie zasad używania samochodu prywatnego jako środka transportu do odbycia podróży służbowej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika (wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia), osoby upoważnione przez Dyrektora Generalnego PUW w Gdańsku do delegowania pracowników w podróż służbową, mogą wyrażać zgodę na odbywanie podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. 2. Za szczególne przypadki uzasadniające użycie w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy, należy między innymi uznać polecenie wyjazdu służbowego do miejsca docelowego, do którego nie ma możliwości dojazdu publicznymi środkami transportu lub gdy transport środkami komunikacji publicznej jest znacznie utrudniony i nie ma możliwości skorzystania z samochodu służbowego lub wyjazd samochodem służbowym byłby dłuższy niż 8 godzin. 3. W przypadku odbycia podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, pracodawca nie odpowiada wobec pracownika za poniesioną przez niego szkodę w związku z używaniem samochodu do celów służbowych. 1. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną każdorazowo przez osobę upoważnioną przez pracodawcę. Wysokość ustalonej stawki nie może być wyższa niż określona w przepisach, wydanych na podstawie art. 34 a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz oraz z 2013 r. poz. 21). 2. Stawkę za jeden kilometr przebiegu ustala się na podstawie sporządzonej przez delegowanego pracownika kalkulacji, zweryfikowanej pod względem rachunkowym przez pracownika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego zajmującego się rozliczaniem delegacji. Kalkulacja winna zawierać ilość kilometrów do przebycia oraz cenę biletu pociągu II klasy lub cenę biletu autobusu, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu. Do ustalenia stawki za jeden kilometr przebiegu, w uzasadnionych przypadkach, w sporządzonej kalkulacji należy przyjąć łączną cenę przejazdu np. koleją i autobusu. Sporządzoną kalkulację należy dołączyć do wniosku (Załącznik nr 3), gdyż stanowi ona jego integralną całość. 5 3

4 3. Rozliczenie oraz zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy następuje pod warunkiem przedłożenia zatwierdzonego wniosku (Załącznik nr 3) oraz karty ewidencji przebiegu pojazdu (Załącznik nr 1), stanowiących załączniki do przedłożonego Rachunku kosztów podróży. Rozdział 3 Określenie warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim z tytułu podróży służbowej na obszarze oraz poza granicami kraju 6 1. Wypłaty wszelkich należności z tytułu odbytej podróży służbowej następują na podstawie prawidłowo wypełnionego Rachunku kosztów podróży. 2. Termin przedłożenia Rachunku kosztów podróży, celem rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego oraz zaliczki pieniężnej pobranej przez pracownika następuje nie później niż w terminie14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 3. Pracownikowi, który nie rozliczył terminowo poprzednio udzielonej zaliczki, nie wypłaca się dalszych zaliczek. Zaliczka nierozliczona w terminie, o którym mowa w ust. 2, podlega potrąceniu z najbliższej wypłaty wynagrodzeń dla pracownika, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. 4. Zaliczkę pobraną tytułem delegacji, która nie została wykorzystana z powodu nieodbycia się podróży służbowej, pracownik zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić do Urzędu, nie później niż w terminie do 3 dni. Niewykorzystany druk polecenia wyjazdu służbowego, podlega zwrotowi do komórki organizacyjnej rejestrującej polecenie wyjazdu służbowego w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia jego otrzymania. 5. Polecenie wyjazdu służbowego, które nie zawiera rozliczenia finansowego kosztów podróży, podlega zwrotowi do komórki organizacyjnej rejestrującej polecenie wyjazdu służbowego, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez osobę uprawnioną do delegowania w podróż, pracownikowi przysługują: 1) diety; 2) zwrot kosztów: a) przejazdów, b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, c) noclegów, d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków (opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe itp.), określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 4

5 2. Do ustalenia wysokości należnych diet oraz zwrotu kosztów podróży, w tym wydatków objętych ryczałtami, stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.(dz.u. z 2013r poz.167) w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 3. W przypadku podróży służbowej trwającej 8 godzin i więcej, pracownik zobowiązany jest złożyć oświadczenie określające, który z posiłków był bezpłatny, zgodnie z Załącznikiem nr W celu ustalenia uprawnień do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, pracownik zobowiązany jest dołączyć do Rachunku kosztów podróży oświadczenie o treści Oświadczam, że poniosłem / nie poniosłem kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, opatrzone datą i podpisem. 5. Osoby upoważnione przez Dyrektora Generalnego do delegowania pracowników w podróż służbową mogą, na pisemny wniosek pracownika Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wzór wniosku stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. W przypadku wyrażenia zgody, nie stosuje się rozliczenia kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu. 6. Do rozliczenia kosztów przejazdu pracownik ma obowiązek dołączyć dokumenty, w szczególności bilety lub faktury obejmujące cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje Jeżeli uzyskanie dokumentów potwierdzających wydatki wiążące się bezpośrednio z odbyciem podróży służbowej krajowej lub zagranicznej, nie jest możliwe, pracownik winien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Rozdział 4 Określenie warunków zwrotu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, poniesionych przez pracowników Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w granicach administracyjnych miast określonych w paragrafie 2 z tytułu realizacji polecenia służbowego pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę. 1. Pracownikom Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku przysługuje prawo do zwrotu poniesionych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, z tytułu wyjazdu służbowego w granicach administracyjnych miasta Gdańska, zleconego przez pracodawcę lub osobę uprawnioną do delegowania w podróż służbową. 9 5

6 2. Pracownikom Delegatury w Słupsku przysługuje prawo do zwrotu poniesionych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, z tytułu wyjazdu służbowego w granicach administracyjnych miasta Słupska, zleconego przez pracodawcę lub osobę uprawnioną do delegowania w podróż służbową. 3. Pracownikom Oddziału Paszportów w Gdyni i terenowych punktów paszportowych w Lęborku, Bytowie, Chojnicach, Kartuzach, Kościerzynie, Wejherowie, Malborku, Tczewie i Starogardzie Gdańskim, przysługuje prawo do zwrotu poniesionych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, z tytułu wyjazdu służbowego w granicach administracyjnych miast Gdyni, Lęborka, Bytowa, Chojnic, Kartuz, Kościerzyny, Wejherowa, Malborka, Tczewa i Starogardu Gdańskiego. 4. Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w granicach administracyjnych miast określonych w ust. 1, 2, 3, następuje na podstawie wniosku zatwierdzonego przez pracodawcę lub osobę uprawnioną do delegowania w podróż służbową (Załącznik nr 5) oraz rozliczenia kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (Załącznik nr 6) wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki (bilety lub faktury obejmujące cenę biletu środka transportu, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje). W powyższym przypadku, pracownik nie otrzymuje druku Polecenia wyjazdu służbowego, a swoje wyjście zobowiązany jest odnotować w księdze wyjść. 5. W przypadku nieprzedstawienia przez pracownika biletów lub rachunków albo udokumentowania nimi tylko części kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na trasie udokumentowanej biletami lub rachunkami w wysokości (nieprzekraczającej) ceny biletu środka transportu, z którego pracownik korzystał, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na postawie złożonego pisemnego oświadczenia pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 6. Osoby uprawnione do delegowania pracowników w podróż służbową, mogą uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia wyjazdu służbowego, o którym mowa w ust. 1, 2, 3 miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. W powyższej sytuacji, osoby uprawnione do delegowania, powinny kierować się zasadą racjonalizacji kosztów wyjazdu służbowego, z uwzględnieniem jego charakteru, a także utrudnień związanych z dojazdem. 7. Na uzasadniony wniosek pracownika (wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia), osoby upoważnione do delegowania pracowników w podróż służbową, mogą wyrażać zgodę na odbywanie wyjazdu służbowego w granicach administracyjnych miast określonych w ust. 1, 2, 3, samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W powyższym przypadku obowiązują pracownika zapisy ujęte w rozdziale 2, 5 ust. 1,2,3. 6

7 Rozdział 5 Postanowienia ogólne Czas trwania podróży służbowej odbywanej samochodem służbowym w obrębie województwa pomorskiego powinien zamknąć się w 8 godzinnym przedziale czasowym. 2. W uzasadnionych ekonomicznie i organizacyjnie przypadkach czas podróży służbowej odbywanej samochodem służbowym może trwać powyżej 8 godzin. 3. Zobowiązuje się osoby upoważnione do delegowania pracowników w imieniu pracodawcy, do kierowania się zasadą realizacji podróży służbowej w sposób najbardziej efektywny i ekonomiczny z punktu widzenia Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. 4. W przypadkach szczególnych, o rodzaju i klasie środka transportu oraz innych warunkach zwrotu kosztów podróży służbowej krajowej i zagranicznej, decyduje Dyrektor Generalny. 5. Nieuzasadniona, samowolna zmiana przez pracownika rodzaju, klasy transportu oraz pozostałych warunków zwrotu kosztów podróży służbowej określonych wcześniej, powoduje odmowę ich wypłaty w części przekraczającej koszty określone w poleceniu wyjazdu służbowego przez pracodawcę. 11 Wykonanie niniejszego Zarządzenia powierza się kierującym wydziałami, biurami i zespołami w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 12 Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia sprawują uprawnieni pracownicy WAG. 13 Z dniem 1 października 2013 r. traci moc obowiązywania Zarządzenie nr 14/11 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 8 kwietnia 2011 roku. Dyrektor Generalny /-/ Ewelina Dajnowska-Burkiewicz 7