PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ - spis treści

Transkrypt

1 PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ - spis treści I. USTALENIA WSTĘPNE 1.1. Definicja kontroli finansowej 1.2. Cele kontroli finansowej II.KRYTERIA KONTROLI FINANSOWEJ 2.1. Kryterium legalności 2.2. Kryterium gospodarności 2.3. Kryterium celowości 2.4. Kryterium rzetelności 2.5. Kryterium przejrzystości 2.6. Kryterium jawności III.FORMY ORGANIZACYJNE KONTROLI FINANSOWEJ 3.1. Samokontrola 3.2. Kontrola funkcjonalna 3.3. Kontrola instytucjonalna IV.SYSTEM KONTROLI FUNKCJONALNEJ 4.1. Kontrola funkcjonalna pionowa 4.2. Kontrola funkcjonalna pozioma 4.3. Kontrola finansowo-księgowa V. ŚRODKI KONTROLI FINANSOWEJ VI.PROCEDURY KONTROLI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ 6.1. Procedury kontroli finansowej dotyczące pobierania i gromadzenia środków 6.2. Procedury kontroli finansowej gospodarowania mieniem Kontrola środków pienięŝnych Kontrola rozrachunków i rozliczeń Kontrola finansowa zapasów Kontrola finansowa aktywów trwałych Kontrola finansowa działalności inwestycyjnej / środki trwałe w budowie / 6.3. Procedury kontroli finansowej zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków Procedury kontroli wynagrodzeń Procedury przyznawania i wypłacania pomocy materialnej studentom i doktorantom Procedury przyznawania i wypłacania stypendiów doktoranckich Procedury kontroli finansowej zakupów towarów i usług Procedury kontroli finansowej kosztów podróŝy słuŝbowych Procedury kontroli finansowej pozostałych kosztów 6.4. Procedury kontroli finansowej funduszy Uczelni 6.5. Procedury kontroli systemów informatycznych 6.6. Inwentaryzacja jako element kontroli finansowo-księgowej 6.7. Kontrola udzielania zamówień publicznych 6.8. Kontrola ksiąg rachunkowych 1

2 6.9. Sporządzanie i kontrola realizacji planu rzeczowo-finansowego VII. REJESTROWANIE ODSTĘPSTW VIII. IDENTYFIKACJA ZADAŃ WRAśLIWYCH IX. ZARZADZĄNIE RYZYKIEM 9.1.Analiza ryzyka 9.2 Identyfikacja ryzyka w Uczelni X. INFORMACJA I KOMUNIKACJA XI.OCENA SYSTEMU KONTROLI FINANSOWEJ PRZEZ AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO W UCZELNI XII. SPOSÓB WYKORZYSTANIA WYNIKÓW KONTROLI 2

3 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora nr 7 / 2007 z dnia 27 lutego 2007 r. PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ I. USTALENIA WSTĘPNE 1.1.Definicja kontroli finansowej Kontrola finansowa jest elementem zarządzania gospodarką finansową Uczelni. Jej przedmiotem są w szczególności procesy związane z gromadzeniem i wykorzystywaniem środków oraz gospodarowanie mieniem Uczelni. Przez kontrolę finansową naleŝy rozumieć : zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych Cele kontroli finansowej: zapewnienie przestrzegania zasad prowadzenia gospodarki finansowej, tj. zasady legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości i jawności, zagwarantowanie zgodnego z prawem pobierania naleŝnych środków w wysokości oraz terminach zgodnych z przepisami i stanem faktycznym, zapewnienie ponoszenia wydatków w sposób celowy i oszczędny / efektywny /, zapobieganie i wykrywanie defraudacji ( błędów, nieprawidłowości, niekorzystnych zjawisk), zabezpieczenie mienia Uczelni przed utratą i zniszczeniem. II. KRYTERIA KONTROLI FINANSOWEJ Kontrola według poszczególnych kryteriów obejmuje w szczególności sprawdzenie: 2.1. Kryterium legalności w zakresie: - zgodności wydatkowania środków z obowiązującymi przepisami prawa, - prawidłowości stanowienia przepisów wewnętrznych, obowiązujących w Uczelni w ramach wykonywania jej zadań, - zgodności działalności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami, - zaniechania działania pomimo prawnie określonego obowiązku Kryterium gospodarności w zakresie: - oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków, 3

4 - uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów / czy taki sam wynik działalności moŝna było osiągnąć mniejszym nakładem środków lub czy przy zastosowaniu takich samych środków moŝna było osiągnąć lepszy wynik/, - wykorzystania moŝliwości zapobiegania lub ograniczenia wysokości szkód powstałych w działalności Kryterium celowości w zakresie: - zgodności działań Uczelni z jej celami statutowymi, - optymalizacji zastosowania metod i środków, ich adekwatności dla osiągnięcia załoŝonych celów, - zakresu przyjętych kryteriów oceny realizacji celów i zadań Kryterium rzetelności w zakresie: - wypełnienia obowiązków przez pracowników z naleŝytą starannością, sumiennie i terminowo, - naleŝytego wypełnienia zadań Uczelni oraz obowiązków określonych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych i osób, - dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie, w wymaganych terminach, z uwzględnieniem wszystkich faktów i okoliczności Kryterium przejrzystości w zakresie: - stosowania obowiązujących zasad rachunkowości, - prowadzenia sprawozdawczości finansowej, - innej Kryterium jawności w zakresie: - udostępniania sprawozdań dotyczących finansów i działalności, - udostępniania innych informacji dotyczących funkcjonowania i podejmowania decyzji. III. FORMY ORGANIZACYJNE KONTROLI FINANSOWEJ 3.1. Samokontrola prawidłowość wykonywania własnej pracy. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami obowiązków Kontrola funkcjonalna: -pionowa sprawowana w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych, współdziałających przy realizacji danych operacji, procesów i opracowania dokumentów o ile zostali zobowiązani w zakresie czynności do ich wykonywania, -pozioma sprawowana jest przez określone komórki administracyjne wobec innych komórek i jednostek Uczelni z tytułu posiadanych kompetencji Kontrola instytucjonalna polega na poddaniu czynnościom kontrolnym zadań statutowych Uczelni, operacji gospodarczych i technicznych w czasie odległym od ich zaistnienia. Sprawowana jest ona przez wyodrębnione organizacyjnie komórki: 4

5 a/ Samodzielną Sekcję Rewizji Gospodarczej b/ Dział Inwentaryzacji. Zasady funkcjonowania tych komórek regulują odpowiednio : a/ Regulamin kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim, b/ Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych oraz pozostałych aktywów i pasywów bilansu w Uniwersytecie Śląskim. IV. SYSTEM KONTROLI FUNKCJONALNEJ 4.1. Kontrola funkcjonalna pionowa Kontrolę funkcjonalną pionową sprawują kierownicy wszystkich szczebli zarządzania w Uczelni: rektor, prorektorzy, dziekani, dyrektorzy instytutów, kierownicy katedr i zakładów, dyrektorzy i kierownicy jednostek ogólnouczelnianych, międzywydziałowych, pozawydziałowych, dyrektor biblioteki UŚ i kierownicy bibliotek specjalistycznych, kanclerz, zastępcy kanclerza, kierownicy komórek administracyjnych i pozostałych jednostek w stosunku do podległych im pracowników. Kontrola funkcjonalna pionowa realizowana przez kierowników polega w szczególności na : a/ bieŝącym sprawdzaniu zadań statutowych Uczelni, operacji gospodarczych i technicznych realizowanych przez podległą jednostkę, b/ sprawowaniu bezpośredniego nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, c/ sprawdzaniu przestrzegania odpowiednich procedur przed rozpoczęciem przedsięwzięcia oraz w toku jego realizacji, d/ sprawowaniu nadzoru nad właściwym zabezpieczeniem mienia Uczelni pozostającego w gestii podległej jednostki przed zniszczeniem i kradzieŝą, e/ bieŝącym kontrolowaniu ponoszonych przez jednostkę kosztów, f/ sprawowaniu nadzoru w zakresie dyscypliny pracy, przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przeciwpoŝarowych, a takŝe przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz danych osobowych. W celu realizacji zadań kierownicy wszystkich szczebli zarządzania zobowiązani są do : a/ wstępnej oceny wydatków pod względem : zgodności z zatwierdzonym planem rzeczowo-finansowym, celowości i oszczędności, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b/ bieŝącej kontroli realizowanych przedsięwzięć, c/ dokonywania zakupów dostaw i usług zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim, d/ planowania i dokonywania wydatków na realizację kaŝdego kolejnego przedsięwzięcia po przeprowadzeniu analizy i oceny efektów uzyskanych w etapach poprzednich, e/ dokonywania wydatków w sposób umoŝliwiający terminową realizację poszczególnych zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 5

6 Na dowód dokonanej kontroli dokumentów kierownicy jednostek : a/ opatrują zamówienie lub fakturę stwierdzeniem: sprawdzono pod względem legalności, celowości oraz gospodarności, b/ określają źródło finansowania, c/ potwierdzają fakt finansowania zadania w ramach środków ujętych w planie rzeczowo- finansowym Kontrola funkcjonalna pozioma Kontrolę funkcjonalną poziomą sprawują: a/ określone komórki administracji uprawnione do kontrolowania pracy innych komórek lub jednostek Uczelni w zakresie wynikającym z pełnionych przez nie funkcji i posiadanych z tego tytułu kompetencji, b/ pracownicy zatrudnieni na stanowiskach nie kierowniczych zobowiązani do wykonywania określonych czynności kontrolnych w powierzonych im zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Zakres kompetencji kontrolnych administracji względem innych komórek i jednostek określa regulamin organizacyjny administracji. Kontrola funkcjonalna pozioma polega na badaniu dokumentów w trakcie realizowania operacji gospodarczych i technicznych, zgodnie z zasadami określonymi w punkcie 4.1 myślnik czwarty i dotyczy: a/ zapobiegania nieprzewidzianym lub nielegalnym działaniom w drodze badania zamierzonych czynności i dyspozycji projektów umów, porozumień i innych dokumentów, powodujących powstawanie zobowiązań / kontrola wstępna /, b/ badania dokumentów, powstających w toku realizacji operacji gospodarczych i technicznych, mających na celu stwierdzenie, czy realizacja ta przebiega prawidłowo i zgodnie z przepisami / kontrola bieŝąca/, c/ badania dokumentów odzwierciedlających czynności juŝ dokonane / kontrola następna /. W ramach czynności kontrolnych pomocy prawnej udziela Zespół Radców Prawnych. Kontrola funkcjonalna pozioma polega równieŝ na sprawdzaniu dokumentów operacji gospodarczych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym: Kontrola pod względem merytorycznym polega na ustalaniu czy: a/ ujęcie operacji w dokumentach odpowiada rzeczywistości oraz zasadom gospodarności, a w przypadku gdy dana operacja naleŝy do rzędu działań planowych, Ŝe jest zgodna z planem, b/ dana operacja jest zgodna z obowiązującymi przepisami, a takŝe cennikami, katalogami, ofertami, zamówieniami itp. Kontrola pod względem formalnym ma na celu stwierdzenie, czy dokument / zwłaszcza dowód księgowy / został wystawiony w sposób prawidłowy i posiada wszystkie cechy prawidłowo wystawionego dowodu, a mianowicie : a/ określenie rodzaju dowodu, b/ określenie stron / nazwy, adresy / dokonujących operacji gospodarczych, c/ opis operacji oraz wartość, jeŝeli jest to moŝliwe, określoną 6

7 w jednostkach naturalnych, d/ wyszczególnienie naleŝności wynikających z przeprowadzenia operacji, e/ datę wykonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, takŝe datę sporządzenia dowodu, f/ podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, g/ numer identyfikacyjny dowodu, h/ stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za to zakwalifikowanie. Kontrola pod względem rachunkowym polega na sprawdzeniu, czy dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli funkcjonalnej wstępnej, kontrolujący : a/ odmawia podpisania dokumentów nieprawidłowo sporządzonych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, b/ zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym organizacyjnie stanowiskom pracy z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian i uzupełnień lub sprostowania dowodów księgowych: - błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba Ŝe inne przepisy stanowią inaczej, - błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenie podpisu osoby do tego upowaŝnionej; nie moŝna poprawiać pojedynczych cyfr lub liter. W razie ujawnienia w toku wykonywania kontroli funkcjonalnej bieŝącej /następnej /: a/ nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczej osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy obowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełoŝonego, który z kolei zobowiązany jest przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości oraz obowiązkowo zabezpieczyć dokumenty jako dowód w sprawie; b/ faktu naduŝycia - kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym na piśmie rektora lub kanclerza oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty, stanowiące dowód naduŝycia. Dalszy tok postępowania dotyczący ujawnionych naduŝyć ustala rektor lub kanclerz Kontrola finansowo-księgowa Kontrolę finansowo-księgową wykonuje kwestor osobiście lub poprzez zastępców kwestora oraz podległych mu pracowników kwestury. Wewnętrzna kontrola finansowo-księgowa obejmuje ogół czynności podejmowanych w celu sprawdzenia pod względem legalności, rzetelności 7

8 i prawidłowości operacji gospodarczych przed ich powstaniem oraz po ich dokonaniu na podstawie dokumentów księgowych, jak równieŝ w celu sprawdzenia prawidłowości funkcjonowania rachunkowości i badania wyników działalności gospodarczej Uczelni. Kontroli legalności dokonuje kwestor w celu stwierdzenia, Ŝe wydatek został ujęty w planie rzeczowo-finansowym. Wewnętrzna kontrola finansowo-księgowa obejmuje kontrolę: a/ wstępną operacji gospodarczych, b/ bieŝącą operacji gospodarczych, stanowiących przedmiot księgowań, c/ obiegu dokumentów księgowych, d/ wystawiania dokumentów poza kwesturą, e/ organizacji rachunkowości, f/ sprawozdawczości finansowej, g/ wysokości poniesionych kosztów funkcjonowania Uczelni poprzez analizę ekonomiczną, h/ dokumentów dotyczących opracowania i wykonania planu rzeczowofinansowego Uczelni. Na dowód dokonywanej kontroli oraz na dowód zabezpieczenia środków w budŝecie Uczelni kwestor opatruje dokumenty podpisem. W celu realizacji swych zadań kwestor ma prawo: a/ określić zasady, według których mają być realizowane przez inne komórki i jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej, kalkulacji kosztów, sprawozdawczości finansowej, b/ Ŝądać od innych komórek i jednostek udzielania niezbędnych informacji i wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń, będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, c/ Ŝądać usunięcia przez inne komórki i jednostki w odpowiednim terminie ujawnionych nieprawidłowości, w szczególności w zakresie umów oraz emisji i obiegu dowodów księgowych, d/ odmówić podpisu dokumentu, w którym wykrył nieprawidłowości. V. ŚRODKI KONTROLI FINANSOWEJ Środki kontroli finansowej stosowane w Uczelni określone zostały w wewnętrznych aktach prawnych wymaganych przepisami wyŝszego rzędu, a szczególności w: a/ Statucie Uniwersytetu Śląskiego, b/ Regulaminie organizacyjnym administracji Uniwersytetu Śląskiego, c/ Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim, d/ Regulaminie ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej dla studentów Uniwersytetu Śląskiego, e/ Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, f/ Instrukcji kasowej, g/instrukcji obiegu dowodów finansowo-księgowych w Uniwersytecie Śląskim, h/uczelnianym planie kont, i/ Instrukcji w sprawie zasad inwentaryzacji składników majątkowych, j/ Instrukcji o gospodarce magazynowej, 8

9 k/ Zarządzeniu w sprawie zasad polityki finansowej Uniwersytetu Śląskiego, l/ zakresach czynności pracowników. VI. PROCEDURY KONTROLI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ Procedury kontroli finansowo-księgowej związane są z nadzorem w zakresie wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umoŝliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Instrukcja obiegu dowodów finansowo-księgowych Uniwersytetu Śląskiego zawiera procedury kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Ustala się następujące procedury kontroli finansowej: - pobierania i gromadzenia środków publicznych, - gospodarowania mieniem, - zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, - funduszy Uczelni, - systemów informatycznych, - inwentaryzacji, - zamówień publicznych, - ksiąg rachunkowych, - sporządzania i kontroli realizacji planu rzeczowo-finansowego Uczelni Procedury kontroli finansowej dotyczące pobierania i gromadzenia środków Kontrola dochodów Uczelni ma na celu sprawdzenie: terminowości wpływu i właściwej wysokości wpływu z następujących tytułów: - dotacji, - naleŝności od kontrahentów z tytułu umów najmu, usług naukowobadawczych, usług hotelowych, sprzedaŝy materiałów, poŝyczek z ZFŚS, - opłat za usługi edukacyjne, - opłat za korzystanie z domów studenta, - opłat rekrutacyjnych, - opłat za druki / legitymacje studenckie i pracownicze /, - środków z funduszy Unii Europejskiej, - z umów międzynarodowych prawidłowości ewidencji księgowej dochodów oraz sprawozdawczości, prawidłowości naliczanych odsetek oraz kar umownych, terminowości wystawianych wezwań do zapłaty, prawidłowości postępowania, zmierzającego do wyegzekwowania naleŝności Procedury kontroli finansowej gospodarowania mieniem Kontrola środków pienięŝnych Kontrola środków pienięŝnych ma na celu sprawdzenie: udokumentowania operacji kasowych dowodami sprawdzonymi pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zgodności gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym, tj. ze stanem wynikającym z raportu kasowego, 9

10 zasadności pobierania zaliczek i terminowości ich rozliczenia, sposobu zabezpieczenia, przechowywania i przenoszenia gotówki, przestrzegania górnej granicy rozliczeń gotówkowych dla jednorazowej transakcji, ewidencji depozytów i ich zabezpieczenie, prawidłowości w przeprowadzeniu doraźnych kontroli kasy i rozliczenia powstałych róŝnic, prawidłowości przeprowadzonych inwentaryzacji kasy i ich rozliczenia, dokumentacji obrotu bezgotówkowego z równoczesnym sprawdzeniem źródłowej dokumentacji, stanowiącej podstawę ich wystawienia, zgodności salda konta z wyciągami bankowymi, prawidłowości wykorzystania kredytów bankowych, terminowości spłat rat kredytu i wysokości odsetek oraz prowizji Kontrola rozrachunków i rozliczeń Kontrola rozrachunków i rozliczeń ma na celu sprawdzenie realności ujętych w księgach rachunkowych rozrachunków: z odbiorcami i dostawcami, rozliczeń publiczno-prawnych / ZUS, urzędy skarbowe /, roszczeń spornych i w postępowaniu sądowym, roszczeń i naleŝności z tytułu niedoborów i szkód, rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, pobranych zaliczek i innych tytułów. Kontrola polega na : a/ prawidłowości prowadzonej ewidencji księgowej rozrachunków na kontach syntetycznych i analitycznych, b/ sprawdzeniu terminowości uzgadniania sald naleŝności i zobowiązań z kontrahentami, c/ sprawdzeniu czy i w jakiej wysokości oraz z jakich przyczyn istnieją naleŝności przeterminowane, nieściągalne lub przedawnione, d/ sprawdzeniu bieŝącej i terminowej windykacji naleŝności i regulowania zobowiązań, e/ sprawdzeniu prawidłowości i terminowości rozrachunków z budŝetem z tytułu podatków i opłat, f/ sprawdzeniu zasadności dokonywanych odpisów naleŝności w wyniku ich umorzenia, g/ sprawdzeniu prawidłowości i terminowości naliczania, zapłaty i windykacji naleŝnych odsetek za zwłokę Kontrola finansowa zapasów Kontrola zapasów magazynowych ma na celu sprawdzenie: prawidłowości obrotu magazynowego, zgodności stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym, uzgodnienia stanu magazynowego ze stanem księgowym na koniec okresu sprawozdawczego, częstotliwości sporządzania inwentaryzacji Kontrola finansowa aktywów trwałych Kontrola finansowa aktywów trwałych ma na celu sprawdzenie: 10

11 kształtowania się struktury środków trwałych i stopnia ich zuŝycia, dokumentacji obrotu środkami trwałymi, klasyfikacji majątku trwałego według grup rodzajowych, ewidencji analitycznej środków trwałych, prawidłowości naliczania właściwych stawek amortyzacyjnych, prawidłowości przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji majątku trwałego, zasadności zakupów i likwidacji majątku trwałego, rzetelności likwidacji majątku trwałego, prawidłowości wykazania majątku trwałego w sprawozdawczości Kontrola finansowa działalności inwestycyjnej / środki trwałe w budowie / Kontrola finansowa ma na celu sprawdzenie: kompletności dokumentacji projektowo-kosztorysowej, prawidłowości dokumentacji procesów inwestycyjnych, terminowości realizacji inwestycji lub poszczególnych jej etapów, prawidłowości wystawiania dowodów OT, zgodności realizacji inwestycji z planem rzeczowo-finansowym oraz harmonogramem jej wykonania, przestrzegania ustawy Prawo zamówień publicznych, prawidłowości wykorzystania dotacji celowych na inwestycje, zaciągniętych poŝyczek, kredytów oraz własnych środków na realizację inwestycji, przestrzegania zasady zapłata faktury po sporządzeniu protokołu odbioru robót, podpisanego przez inspektora nadzoru, prawidłowości prowadzenia ewidencji analitycznej, wydatków na poszczególne zadania inwestycyjne i ewidencjonowania w niej w sposób ciągły poniesionych nakładów od momentu rozpoczęcia inwestycji do jej zakończenia, prawidłowości ujęcia w ewidencji środków trwałych przyjętych z inwestycji, prawidłowości i rzetelności opracowywania i przesyłania obowiązującej sprawozdawczości z działalności inwestycyjnej Procedury kontroli finansowej zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków Kontrola finansowa obejmuje bieŝące koszty utrzymania Uczelni, w tym : wynagrodzenia wraz z pochodnymi, pomoc materialną dla studentów i doktorantów, stypendia doktoranckie, zakupy towarów i usług, podróŝe słuŝbowe, pozostałe koszty / np. remonty / Procedury kontroli wynagrodzeń obejmują sprawdzenie : prawidłowości podstawy naliczania wynagrodzeń i zgodności z umową o pracę, prawidłowości zawartych umów cywilnoprawnych, 11

12 zgodności wydatków z planem rzeczowo-finansowym, prawidłowości naliczania pochodnych od wynagrodzeń, terminowości dokonywania rozliczeń wynagrodzeń i ich pochodnych, prawidłowości sporządzenia list wynagrodzeń i ich zatwierdzenia, prawidłowości ujęcia kosztów wynagrodzeń w księgach rachunkowych Uczelni oraz sprawozdaniach Procedury przyznawania i wypłacania pomocy materialnej studentom i doktorantom obejmują sprawdzenie: prawidłowości przyznawania świadczeń zgodnie z regulaminami ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej dla studentów i doktorantów w Uniwersytecie Śląskim, prawidłowości sporządzenia listy wypłat i ich zatwierdzania, zgodności listy wypłat z listą uprawnionych, prawidłowości rozpoznawania odwołań od decyzji organów, terminowości dokonania wypłat i rozliczenia, prawidłowego ujęcia wypłat w księgach rachunkowych Uczelni oraz sprawozdaniach Procedury przyznawania i wypłacania stypendiów doktoranckich obejmują sprawdzenie: prawidłowości składanych wniosków, zgodności wniosków z limitem wydziałowym oraz z planem rzeczowofinansowym, prawidłowości przyznania stypendiów, prawidłowości sporządzenia listy wypłat i ich zatwierdzania, zgodności listy wypłat z listą uprawnionych, terminowości wypłat i rozliczeń, prawidłowości ujęcia wypłat w księgach rachunkowych Uczelni oraz sprawozdaniach Procedury kontroli finansowej zakupów towarów i usług obejmują sprawdzenie: zabezpieczenia środków finansowych w planie rzeczowo-finansowym, prawidłowości w zakresie udzielenia zamówień publicznych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, zasadności wydatkowania środków finansowych jednostki w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, prawidłowości dokonania odbioru pod względem ilościowym, jakościowym, w terminie określonym w umowie oraz czy są wystawione protokoły odbioru robót, dokonania kontroli merytorycznej wystawionych faktur za zakupione towary i usługi przez wyznaczonych w tym celu pracowników, terminowości uregulowania płatności wynikających z prawidłowo wystawionych faktur, prawidłowości ujęcia w ewidencji księgowej kosztu zakupu. 12

13 Procedury kontroli finansowej kosztów podróŝy słuŝbowych Procedury kontroli finansowej wydatków na podróŝe słuŝbowe obejmują: przestrzeganie zasad rozliczania wyłącznie kosztów podróŝy słuŝbowych odbywanych w terminie, w miejscu oraz środkami lokomocji wskazanymi przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu słuŝbowego, prawidłowość rozliczania kosztów wyjazdów słuŝbowych, w tym naliczania: - naleŝnego ryczałtu na dojazdy środkami lokomocji miejscowej, - naleŝnego ryczałtu za noclegi, - naleŝnych diet, prawidłowość rozliczania kosztów wyjazdów podróŝy zagranicznych, w tym: - rozliczania kosztów podróŝy odbywanych w terminach, w miejscu oraz środkami lokomocji wskazanymi przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu słuŝbowego, - poprawność naliczania diet, zwrotu kosztów przejazdu, noclegów, kontrolę rozliczania kosztów związanych z uŝywaniem samochodów prywatnych do celów słuŝbowych w zakresie: - zawarcia umowy cywilnoprawnej na korzystanie z samochodu, - określenia limitu kilometrów ustalonego zarządzeniem rektora, - rozliczania kosztów uŝywania pojazdu do celów słuŝbowych na podstawie złoŝonego w danym miesiącu pisemnego oświadczenia pracownika oraz odpowiednie ich zmniejszenie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, przestrzegania zgodności z planem rzeczowo-finansowym, prawidłowości ujęcia w księgach rachunkowych kosztów podróŝy słuŝbowych Procedury kontroli finansowej pozostałych kosztów Procedury kontroli finansowej wydatków na pozostałe koszty obejmują sprawdzenie: zabezpieczenia środków finansowych w planie rzeczowo-finansowym, prawidłowości w zakresie udzielenia zamówień publicznych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, zasadności wydatkowania w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, prawidłowości odbioru jakościowego i ilościowego w terminie określonym w umowie, zleceniu, prawidłowości wystawienia protokołu odbioru, dokonania kontroli merytorycznej faktur przez właściwych w tym celu pracowników, terminowości uregulowania płatności, wynikających z prawidłowo wystawionych faktur, prawidłowości ujęcia w ewidencji księgowej wg rodzaju kosztu, kosztów, których powstanie jest z mocy obowiązujących przepisów prawnych / np. BHP, opłaty, podatki itp/ Procedury kontroli finansowej funduszy Uczelni Procedury kontroli finansowej obejmują dokumentację tworzenia, zwiększenia i wykorzystania funduszy Uczelni: funduszu zasadniczego Uczelni, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, 13

14 funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów, własnego funduszu stypendialnego. Kontrola funduszu Uczelni obejmuje: prawidłowość dokumentacji tworzenia i wykorzystywania funduszu jednostki, zasadność zwiększeń i zmniejszeń funduszy i prawidłowość ich ewidencji, prawidłowość naliczenia funduszy, kontrolę ustalenia stanu funduszy i zgodności danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową Procedury kontroli systemów informatycznych Kontrola systemów informatycznych ma na celu sprawdzenie: prawidłowości w przyjęciu systemu do uŝytkowania, prawidłowości testowania programów, sposobu wprowadzania danych do systemu, wprowadzenia i zmiany danych stałych, zabezpieczenia programowego na wypadek wystąpienia błędu, prawidłowości procesu przetwarzania, zabezpieczenia sprawności przetwarzania danych, sposobu korekty błędnych zapisów, zasad prowadzenia dziennika, sposobu tworzenia zestawień za dowolny okres, dla dowolnej ilości kont, prawidłowości w sposobie kopiowania zbiorów informacji, jakości edycji ekranowych i tabulogramów, w szczególności pod względem rzetelności i logiczności, moŝliwości importu i eksportu danych innych systemów, zasad ochrony danych, sposobu archiwizowania danych, zabezpieczeń systemu przed osobami nie upowaŝnionymi Inwentaryzacja jako element kontroli finansowo-księgowej Kontrola właściwego procesu inwentaryzacji polega na sprawdzeniu : przestrzegania określonych terminów inwentaryzacji wg zatwierdzonego planu Uczelni, prawidłowości w sporządzeniu dokumentacji spisów z natury, prawidłowości w ustaleniu za pomocą spisu, rzeczywistego stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pienięŝnych składników majątkowych, prawidłowości w wycenie składników majątkowych, prawidłowości w ustaleniu i wyjaśnieniu ilościowych i wartościowych róŝnic inwentaryzacyjnych w celu ustalenia rzeczywistego stanu ewidencyjnego majątku, właściwej oceny stanu jakościowego i przydatności majątku, prawidłowości w wystawieniu potwierdzeń sald rozrachunków, prawidłowości w ustaleniu pozostałych aktywów i pasywów drogą porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją. 14

15 6.7. Kontrola udzielania zamówień publicznych Kontrola procesu zamówień publicznych polega na zbadaniu zgodności postępowania z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim. W szczególności kontrola obejmuje: plan zamówień publicznych i ogłoszenie planu, właściwy / zgodnie z ustawą / wybór trybu postępowania, sporządzenie dokumentów rozpoczynających postępowanie / ogłoszenie, zaproszenie, specyfikacja istotnych warunków zamówienia itp./, tok prowadzenia postępowania wyjaśnienie zmiany, badanie ofert / wykluczenie wykonawców, odrzucenie ofert/, ocenę oferty / wybór oferty najkorzystniejszej, uniewaŝnienie postępowania/, właściwe zastosowanie środków ochrony prawnej, dokumentację postępowania / protokół ZP-1 z załącznikami, protokół ZP-2 z załącznikami /, sporządzenie i zawarcie umowy oraz przyjęcie zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy, wniesienie wadium, zwrot wadium lub jego zatrzymanie Kontrola ksiąg rachunkowych Przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego Uczelni naleŝy sprawdzić czy: księgi były prowadzone na bieŝąco i w sposób rzetelny, prawidłowy i kompletny z uwzględnieniem wszystkich urządzeń księgowych, na bieŝąco uzgadniano salda rozrachunkowe z kontrahentami, ZUS-em, urzędem skarbowym, urzędami miast i gmin oraz pracownikami, systematycznie analizowano z radcą prawnym roszczenia sporne, naleŝności dochodzone na drodze sadowej, naleŝności zasądzone wyrokami sądowymi, egzekwowanie przez komornika, systematycznie uzgadniano towary w drodze, dostawy i usługi nie fakturowane, materiały w przerobie, dokonano analizy prawidłowości i rzetelności sald na kontach pozabilansowych, jest prawidłowa i kompletna podręczna ewidencja wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu, okresowo i przed inwentaryzacją uzgodniono stany ewidencji ilościowej i ewidencji ilościowo-wartościowej rzeczowych składników majątkowych, systematycznie w ciągu roku i przed inwentaryzacją roczną dokonywano likwidacji zniszczonych przedmiotów wyposaŝenia, objętych ewidencją ilościową i ilościowo-wartościową, zadbano o kompletność zasadności kosztów uzyskania przychodów i dochodów z działalności operacyjnej i finansowej, bieŝąco uzgadniano i kontrolowano środki pienięŝne i finansowe składników majątkowych oraz dokonano wyjaśnień i weryfikacji ewentualnych róŝnic i nieprawidłowości w księgach rachunkowych, bieŝąco analizowano realność sald i obrotów na kontach rezerw i rozliczeń międzyokresowych. 15

16 6.9. Sporządzanie i kontrola realizacji planu rzeczowo-finansowego Plan rzeczowo-finansowy sporządzany jest w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Uczelni poprzez prowadzenie nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości. Sporządzają go wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni, w formie zestawienia planowanych przychodów oraz planowanych kosztów i wydatków. Na podstawie planów jednostek Kwestor opracowuje plan budŝetu dla całej Uczelni. Zbiorczy budŝet obejmuje planowane przychody Uczelni, planowane koszty Uczelni, koszty remontów oraz wydatki w zakresie środków trwałych i środków trwałych w budowie. Plan rzeczowo-finansowy po zaopiniowaniu przez Senacką Komisję ds. BudŜetu i Finansów uchwala Senat Uczelni. Kontrola realizacji planu rzeczowo-finansowego przebiega w następujący sposób : na bieŝąco Kwestor kontroluje wydatki jednostek organizacyjnych w zakresie zgodności z planem rzeczowo-finansowym jednostki, Dział ds. Analiz Ekonomicznych i Rozliczeń Finansowych na bieŝąco kontroluje koszty i przychody jednostek, Dział ds. Analiz Ekonomicznych i Rozliczeń Finansowych sporządza miesięczne raporty z realizacji planu z podziałem na źródła przychodów, jednostki organizacyjne sprawdzają comiesięczne raporty z realizacji rzeczywistych przychodów i kosztów w układzie rodzajowym, Dział ds. Analiz Ekonomicznych i Rozliczeń Finansowych przygotowuje analizy realizacji planu wg potrzeb do podejmowania decyzji przez władze Uczelni, Dział ds. Analiz Ekonomicznych i Rozliczeń Finansowych sporządza raport roczny z realizacji planów poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni ze wskazaniem odchyleń od wielkości planowanych, Kwestor kontroluje przebieg procesu realizacji planów jednostek i w razie potrzeby wnosi o jego korektę, jednostki organizacyjne sporządzają korektę planu, Kwestor przedkłada roczne sprawozdanie z wykonania planu rzeczowofinansowego Senackiej Komisji ds. BudŜetu i Finansów. VII. REJESTROWANIE ODSTĘPSTW Wszystkie przypadki, w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności odstąpiono od przyjętych procedur, regulaminów, zarządzeń, instrukcji są kaŝdorazowo uzasadniane pisemnie i zatwierdzane przez Rektora lub upowaŝnionego przez niego pracownika. VIII. IDENTYFIKACJA ZADAŃ WRAśLIWYCH W Uniwersytecie Śląskim jako zadania wraŝliwe, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku Uczelni zidentyfikowano: gospodarkę środkami pienięŝnymi, zamówienia publiczne, nagrody i premie, proces kształcenia. Procedury słuŝące realizacji środków zaradczych w tym zakresie zawarte są w następujących dokumentach: o odpowiedzialności materialnej, określonych w formie pisemnej, 16

17 szczegółowych zasadach postępowania zawartych w regulaminach: udzielania zamówień publicznych, instrukcji kasowej, zarządzeniach rektora. IX. ZARZADZĄNIE RYZYKIEM 9.1.Analiza ryzyka Osiągnięcie celów Uczelni wiąŝe się z ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów Uczelni. Niezbędnym elementem tego procesu jest : określenie celów i monitorowanie realizacji zadań, sporządzanie rocznych planów pracy w Uczelni, zawierających poszczególne cele i zadania oraz zasady finansowe i rzeczowe, przeznaczone do ich realizacji, określanie obowiązków sprawozdawczych w Uczelni, porównywanie danych dotyczących rzeczywistej realizacji z planowanymi wielkościami, analizowanie róŝnic. 9.2 Identyfikacja ryzyka w Uczelni Co najmniej raz w roku Kierownictwo Uczelni dokonuje identyfikacji ryzyka działalności statutowej i operacyjnej Uczelni z uwzględnieniem następujących czynników: w procesie identyfikacji uwzględnia się ryzyko wynikające ze zmian zachodzących zarówno w samej Uczelni, jak i w otoczeniu, w którym funkcjonuje Uczelnia, prowadzi się identyfikację ryzyka, dotyczącego systemów informatycznych, identyfikuje się ryzyko utraconych korzyści, związanych z pojawiającymi się szansami, których nie wykorzystano / pozyskiwanie środków unijnych, na projekty badawcze /, rozwaŝa się czynniki sprzyjające występowaniu ryzyka, wynikającego ze źródeł zewnętrznych np. ze zmiany przepisów prawnych, siły wyŝszej, konkurencji, liczby kandydatów na studia, rozwaŝa są czynniki sprzyjające występowaniu ryzyka o charakterze finansowym, np. związane ze zmianą wysokości przychodów, utratą płynności, oszustwami, karami, odsetkami, przekroczeniem planów, w procesie identyfikacji ryzyka rozwaŝa się czynniki wynikające z prowadzonej działalności oraz z zarządzaniem Uczelnią. X. INFORMACJA I KOMUNIKACJA Funkcjonowanie efektywnego systemu informacji i komunikacji jest jednym z warunków prawidłowego i efektywnego prowadzenia działalności w Uczelni, a w szczególności: kierownictwu Uczelni przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla osiągnięcia celów Uczelni, w szczególności informacje związane z nowymi przepisami prawa lub innymi regulacjami, kierownicy na kaŝdym szczeblu zarządzania otrzymują we właściwej formie i we właściwym czasie odpowiednie i rzetelne informacje potrzebne im do wypełniania obowiązków, pracownicy otrzymują informacje od kierowników jednostek organizacyjnych, informacje przekazywane są w wersji papierowej i elektronicznej, 17

18 kierownik jednostki / rektor / oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni na bieŝąco informują podległą im kadrę kierowniczą o stanie realizacji zadań, ryzyka, większych inicjatywach i innych waŝniejszych zdarzeniach; informacje przekazywane są podczas posiedzeń rad wydziałów, senackich komisji, kolegiach rektorsko-dziekańskich i kolegiach rektorskich oraz naradach kanclerskich, pracownicy mają zapewnioną moŝliwość komunikacji z rektorem, dziekanem, kanclerzem, nie tylko poprzez bezpośredniego przełoŝonego, ale takŝe w drodze kontaktu telefonicznego, internetowego oraz osobiście w wyznaczonych godzinach urzędowania, pracownicy mają moŝliwość uczestnictwa w szkoleniach, warsztatach, seminariach, a takŝe dostęp do literatury fachowej. XI. OCENA SYSTEMU KONTROLI FINANSOWEJ PRZEZ AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO W UCZELNI Obiektywna i niezaleŝna ocena systemu kontroli finansowej prowadzona jest przez audytora wewnętrznego. Zakres audytu obejmuje w szczególności: przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych, ocenę przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych jednostki, ocenę systemu gospodarowania i zabezpieczenia mienia zasobów jednostki, przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami, ocenę systemu pobierania i gromadzenia środków publicznych, ocenę przestrzegania zasady celowości, oszczędności i efektywności przy zaciąganiu zobowiązań finansowych i dokonywaniu wydatków ze środków publicznych oraz udzielaniu zamówień publicznych, ocenę przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągania zobowiązań, dokonywanie oceny funkcjonującego w Uczelni systemu przepływu informacji pod katem jego dokładności, rzetelności, terminowości, uŝyteczności i spójności, dokonywanie oceny funkcjonowania w Uczelni informatycznych systemów przetwarzania danych, dokonywanie oceny funkcjonujących w Uczelni systemów archiwizowania pod względem bezpieczeństwa i zachowania wymaganych okresów przechowywania dokumentacji. XII. SPOSÓB WYKORZYSTANIA WYNIKÓW KONTROLI Wyniki kontroli i oceny słuŝą do : ustalenia czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych aktów prawnych i procedur, wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia środków, realizacji wydatków i gospodarowania mieniem, wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości, doprowadzenia do zgodności z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, prawa lokalnego, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami. 18