INSTRUKCJA o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Podkarpackiej Okręgowej Izby InŜynierów Budownictwa

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do uchwały Nr 6/P/07 z dnia 30 lipca 2007 r. Prezydium Rady Podkarpackiej Okręgowej Izby InŜynierów Budownictwa INSTRUKCJA o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Podkarpackiej Okręgowej Izby InŜynierów Budownictwa

2 2 Spis treści Rozdział I Postanowienia ogólne. 3 Rozdział II Zakres działania archiwum zakładowego. 4 Rozdział III Personel i lokal archiwum zakładowego 5 Rozdział IV Podział dokumentacji na kategorie archiwalne 6 Rozdział V Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe 7 Rozdział VI Ewidencja zasobu archiwalnego. 10 Rozdział VII Porządkowanie dokumentacji. 11 Rozdział VIII Udostępnianie dokumentacji. 11 Rozdział IX Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. 12 Rozdział X Profilaktyka i konserwacja zasobu archiwalnego. 14 Rozdział XI Kontrola i sprawozdawczość Rozdział XII Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej Rozdział XIII Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych 17 Załączniki 18 str.

3 3 ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1-1. Instrukcja określa szczegółowe zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, gromadzonymi w Podkarpackiej Okręgowej Izbie InŜynierów Budownictwa (PDK OIIB). 2. W szczególności instrukcja reguluje zasady i tryb: 1) przejmowania i gromadzenia dokumentacji powstałych w toku działania PDK OIIB, 2) kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji, 3) porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji, 4) brakowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, 5) udostępniania dokumentacji, 6) zabezpieczenia i konserwacji dokumentacji, 7) przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (innych archiwów). 2. UŜyte w instrukcji określenia oznaczają: 1) akta sprawy - całokształt dokumentacji dotyczących tego samego zagadnienia, 2) archiwum zakładowe - komórka organizacyjna w PDK OIIB lub samodzielne stanowisko pracy powołane do przejmowania, przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej do czasu przekazania dokumentacji archiwalnej do właściwego archiwum państwowego oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej, sprawujące nadzór w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego we własnej jednostce organizacyjnej, 3) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - ocena przydatności dokumentacji niearchiwalnej dla celów praktycznych, wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej do prac bieŝących i przekazanie jej do zniszczenia po upływie określonych przepisami okresów jej przechowywania, 4) dokumentacja (akta) - wszelkiego rodzaju dokumentacja (pisana, techniczna, kartograficzna, audiowizualna, elektroniczna), stanowiąca utrwalony na nośnikach informacji wynik działalności PDK OIIB, niezaleŝnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej tych nośników (np. rękopis, maszynopis, kserokopia, druk, odbitka światłoczuła, rysunek techniczny, mapa, fotografia, film, mikrofilm, nagrania dźwiękowe i wideo foniczne, dysk magnetyczny itp.), o znaczeniu historycznym (wieczystym) i czasowym, 5) dokumentacja niearchiwalna - akta o czasowym znaczeniu praktycznym, które

4 4 podlegają brakowaniu po upływie obowiązującego okresu ich przechowywania, 6) ekspertyza archiwalna - badanie dokumentacji w celu dokonania oceny jej wartości i ustalenia kwalifikacji archiwalnej, 7) jednostka archiwalna - odrębna fizycznie jednostka akt (dokumentacji), obejmująca teczkę aktową, skoroszyt, ksiąŝkę, taśmę filmową itp., 8) klasyfikacja (rzeczowa, podmiotowa itp.) - system podziału i układu dokumentacji stosowany przez twórcę akt (zespołu archiwalnego), 9) komórka organizacyjna stanowiska wymienione w Regulaminie Organizacyjnym Biura PDK OIIB, 10) kwalifikacja archiwalna - zaliczanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego do odpowiednich kategorii archiwalnych, 11) materiały archiwalne - dokumentacja posiadająca wartość historyczną (wieczystą), stanowiące część składową narodowego zasobu archiwalnego, 12) porządkowanie dokumentacji -- dokonywanie czynności polegających na segregacji, scalaniu, brakowaniu, systematyzacji akt spraw oraz ich opisie, 13) spis spraw - formularz słuŝący do rejestrowania akt spraw (nie pojedynczych pism), objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt (załącznik nr 4 do instrukcji), 14) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych, 15) systematyzacja archiwalna - nadawanie układu teczkom (jednostkom archiwalnym) w ramach zespołu i aktom spraw wewnątrz jednostki archiwalnej, 16) wykaz akt - rzeczowa klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku działania twórcy i archiwalna jej kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych pozycjach symbolami klasyfikacyjnymi, hasłami rzeczowymi i kategorią archiwalną, ROZDZIAŁ II Zakres działania archiwum zakładowego 3 Archiwum zakładowe prowadzi Podkarpacka Okręgowa Izba InŜynierów Budownictwa, Przewodniczący PDK OIIB lub osoba przez niego upowaŝniona, sprawuje zwierzchni nadzór nad działalnością archiwów zakładowych w PDK OIIB. 2. Kierownik Biura PDK OIIB kieruje pracą archiwum zakładowego PDK OIIB.

5 5 5. Za funkcjonowanie archiwum zakładowego w Okręgowej Izbie odpowiedzialny jest kierownik Biura Okręgowej Izby 6 1. Do zakresu działania archiwum zakładowego naleŝy: 1) przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy, 2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 3) udostępnianie dokumentacji upowaŝnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym, 4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, 5) prowadzenie innych prac zleconych przez Kierownika Biura PDK OIIB, 2. Archiwum zakładowe prowadzi biuro Podkarpackiej Okręgowej Izby InŜynierów Budownictwa. ROZDZIAŁ III Personel i lokal archiwum zakładowego 7. Za całokształt prac archiwum zakładowego odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez Kierownika Biura Okręgowej Izby. 8. Pracownik prowadzący archiwum powinien posiadać odpowiednie przygotowanie specjalistyczne i stale podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. 9 Archiwum zakładowe winno dysponować pomieszczeniem biurowym i magazynem archiwalnym. 10 Pomieszczenie archiwum stanowi: 1) miejsce przechowywania ewidencji zasobu archiwalnego (pokój 602), 2) miejsce udostępniania akt do celów słuŝbowych (pokój 601). 11 Magazyn archiwalny słuŝy do przechowywania zasobu archiwalnego, stanowiąc jednocześnie miejsce pracy personelu zajmującego się zabezpieczaniem, porządkowaniem, brakowaniem i udostępnianiem dokumentacji. 12 Magazyn archiwalny powinien być: 1) zlokalizowany w pomieszczeniu suchym i zapewniającym utrzymanie stałej temperatury, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dn r. (Dz.U ),

6 6 2) zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, przed awarią sieci elektrycznej i wodociągowej oraz przed poŝarem, 3) zabezpieczony przed włamaniem (okratowane okna, drzwi metalowe, odpowiednie zamki i urządzenia alarmowe. Ze względu na usytuowanie na VI piętrze nie okratowane okna. 13. W magazynie archiwalnym powinna być odpowiednia rezerwa miejsca na regałach przeznaczona na kolejne dopływy dokumentacji. 14. WyposaŜenie pomieszczenia archiwalnego powinno obejmować: 1) w pomieszczeniu magazynowym: metalowe regały przystosowane do formatu akt, drabiny, higrometry, termometry, gaśnice proszkowe oraz stoły i krzesła. ROZDZIAŁ IV Podział dokumentacji na kategorie archiwalne 15 Dokumentacja ze względu na wartość archiwalną (historyczną lub praktyczną), uzasadniającą potrzebę trwałego lub czasowego ich przechowywania, kwalifikowana jest do kategorii A" lub B" Do kategorii A" zalicza się dokumentację posiadającą historyczne znaczenie polityczne, społeczne, gospodarcze, kulturalne i naukowe. Dokumentacja ta stanowi część składową narodowego zasobu archiwalnego i określana jest mianem materiałów archiwalnych". 2. Dokumentacja, o której mowa w ust. l, przechowywana jest wieczyście i nie podlega brakowaniu. 17. Do kategorii B" zalicza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu: 1) symbolem BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie, w wyniku której moŝna dokonać zmiany oceny wartości archiwalnej tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne (kategoria A"), lub jako dokumentację niearchiwalną

7 7 przeznaczyć do wybrakowania, lub teŝ przedłuŝyć jej okres przechowywania, np. z pięciu lat (BE5) do dziesięciu (BE10), 2) symbolem B" z dodaniem cyfry arabskiej (np. B 5 ) oznacza się dokumentację, która po okresie przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego podlega brakowaniu, 3) symbolem Bc" oznacza się materiały manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, które po ich wykorzystaniu mogą być brakowane w komórkach organizacyjnych pod kontrolą prowadzącego archiwum zakładowego. 2. Występujące przy symbolach B" i BE" cyfry arabskie (np. B 20, B 15 ) oznaczają okresy obowiązkowego przechowywania tych akt. Okresy te liczą się od dnia l stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy Kwalifikację dokumentacji własnej OIIB na kategorie oraz określenie okresu przechowywania dokumentacji kategorii B" dokonuje się w komórce organizacyjnej, w której materiały powstały. 2. Kwalifikację dokumentacji nadaje się w momencie zakładania teczki lub niezwłocznie po zakończeniu sprawy. 3. Podział dokumentacji własnej PDK OIIB na materiały archiwalne (kategoria A") i dokumentację niearchiwalną (kategoria B") określony został w rzeczowym wykazie akt PDK OIIB W wyniku uzasadnionej konieczności materiały kategorii B" mogą być przekwalifikowane na kategorię A" lub moŝe być wydłuŝony okres ich przechowywania. 2. Decyzję w sprawie zmiany kategorii z B" na A" lub wydłuŝenia okresu przechowywania dokumentacji kategorii B" podejmuje Kierownik Biura Okręgowej Izby. 3. Nie dopuszcza się przekwalifikowania akt kategorii A" na B" oraz obniŝania okresu przechowywania akt kategorii B". ROZDZIAŁ V Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe Według ustalonego terminarza przez osobę prowadzącą archiwum zakładowe komórki organizacyjne lub stanowiska (referent) Okręgowej Izby przekazują do archiwum zakładowego dokumentację. Przejęciu podlegają wszystkie akta spraw zakończonych po 2 latach od zakończenia sprawy przez komórkę organizacyjną.

8 8 2. Archiwum zakładowe zobowiązane jest do udzielenia instruktaŝu osobom przygotowującym dokumentację do przekazania w zakresie trybu i metod porządkowania oraz ewidencjonowania dokumentacji podlegającej przekazaniu Archiwa zakładowe przejmują dokumentację uporządkowaną. Przez uporządkowanie rozumie się: 1) zgrupowanie akt spraw w teczkach załoŝonych zgodnie z wykazem akt PDK OIIB, tj. zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategorią archiwalna, 2) wydzielenie dokumentacji kategorii B" z teczek zawierających akta kategorii A" (nie wolno łączyć w jednej teczce dokumentacji o róŝnych symbolach klasyfikacyjnych i róŝnych kategoriach archiwalnych), 3) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii BC", które nie podlegają przekazaniu do archiwum, a są niszczone we własnym zakresie w komórce organizacyjnej lub samodzielnym stanowisku, która je wytworzyła. Wyłączeniu podlegają teŝ wtórniki oraz kopie dokumentacji przekazywanej do archiwum, 4) ułoŝenie akt spraw wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw (załącznik nr 6 do instrukcji), a w ramach sprawy chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu), 5) opisanie teczek na okładce zgodnie z nadrukiem, a w wypadku jego braku w następujący sposób (wzór opisu teczek - załącznik nr 7 do instrukcji): a) na środku u góry nazwa jednostki organizacyjnej, poniŝej nazwa komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację, b) w lewym górnym rogu znak akt, złoŝony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, c) w prawym górnym rogu kategoria archiwalna akt, a przy aktach kategorii B" i BE" równieŝ okres ich przechowywania, poniŝej cechy tajności a pod nimi symbol sposobu postępowania w wypadku zagroŝenia, d) na środku tytuł teczki (hasło rzeczowe uzupełnione o rodzaje dokumentów występujących w teczce), e) pod tytułem daty skrajne (daty załoŝenia pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej), f) w lewym dolnym rogu liczba porządkowa teczki według spisu zdawczoodbiorczego, 6) ponumerowanie kart (obligatoryjnie dotyczy to materiałów archiwalnych - kat. A") umieszcza się w prawym górnym rogu; liczbę kart zapisuje się na wewnętrznej stronie tylnej; zdjęcia, fotografie i inne materiały ilustrowane traktuje się jak karty.

9 9 JeŜeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach, to karty w kaŝdym tomie naleŝy numerować oddzielnie. 2. Materiały archiwalne (kat. A") przekazywane do archiwum zszywa się i usuwa z nich części metalowe. 3. Teczkom nadaje się układ zgodny z kolejnością symboli haseł klasyfikacyjnych wykazu akt Dokumentacja przejmowana przez archiwum zakładowe powinny znajdować się w teczkach (tomach), których grubość nie moŝe przekraczać 5 cm (ok. 300 kart). 2. Teczka powinna zawierać: 1) opis na okładce zgodny z 21 ust. l pkt 5, 2) spis zawartości lub spis spraw, 3) notatkę z uwagami o ewentualnych uszkodzeniach lub brakach dokumentacji Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację kompletnymi rocznikami na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 2 do instrukcji) sporządzonych odrębnie: dla akt kategorii A" - w trzech egzemplarzach i dokumentacji kategorii B" - w trzech egzemplarzach oraz odrębnych dla dokumentacji jawnej i dla dokumentacji zawierającej informacje niejawne. 2. Jeden egzemplarz spisu przeznaczony jest dla komórki organizacyjnej (jednostki organizacyjnej) przekazującej dokumentację, dwa egzemplarze otrzymuje archiwum zakładowe z których jeden egzemplarz (oryginał) z nadanym numerem kolejnym według wykazu spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w zbiorczej teczce spisów zdawczo-odbiorczych a drugi egzemplarz przechowuje się w teczkach prowadzonych oddzielnie dla kaŝdej komórki organizacyjnej. 3. Spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w kolejności wpływu w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, a teczkom nadaje się sygnaturę archiwalną (nr spisu zdawczoodbiorczego wg wykazu spisów zdawczo-odbiorczych łamany przez numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym). 4. Akta spraw zakończonych podlegające przekazaniu do archiwum zakładowego, a potrzebne nadal do pracy bieŝącej, mogą być zatrzymywane przez komórkę organizacyjną na zasadzie wypoŝyczenia z archiwum, po dokonaniu czynności przekazania, tj. umieszczenia w spisie zdawczo-odbiorczym. 5. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację i osoba ją przejmująca.

10 Dokumentację w archiwum zakładowym przechowuje się: 1) według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, zostawiając rezerwę miejsca na przyjęcie kolejnych roczników akt 2) w kolejności wpływu dokumentacji do archiwum zakładowego 2. Bez porozumienia z komórką organizacyjną, która przekazuje akta do archiwum zakładowego nie naleŝy wydawać jej akt do wglądu innym komórkom organizacyjnym. 25. Komórki organizacyjne prowadzące akta osobowe przekazują do archiwum zakładowego akta osobowe zwolnionych pracowników bezpośrednio po ich zwolnieniu. ROZDZIAŁ VI Ewidencja zasobu archiwalnego Ewidencję archiwum zakładowego stanowią: 1) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr l do instrukcji), 2) spisy zdawczo-odbiorcze (załączniki nr 2 do instrukcji), oddzielnie dla materiałów archiwalnych i oddzielnie dla dokumentacji niearchiwalnej które rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych: a) spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w kolejności wpływu i nadaje się im kolejny numer zgodnie z wykazem spisów zdawczoodbiorczych, b) jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w kolejności numerów z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, c) drugi egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w teczkach prowadzonych oddzielnie dla kaŝdej komórki organizacyjnej, 3) karty udostępnienia akt (załącznik nr 3 do instrukcji), 4) ewidencja akt wybrakowanych - spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na zniszczenie i protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (załączniki nr 4 i 5 do instrukcji) oraz zezwolenia na jej zniszczenie, 5) protokoły o braku lub zniszczeniu akt, 6) spisy akt przekazanych do archiwum państwowego (załącznik nr 8 do instrukcji), 2. Pomoce ewidencyjne z wyjątkiem pozycji ujętej w 27 ust. l pkt. 3, stanowią materiał archiwalny (kat. A").

11 11 ROZDZIAŁ VII Porządkowanie dokumentacji Dokumentacja własna PDK OIIB podlega porządkowaniu i ewidencji w komórkach organizacyjnych lub samodzielnych stanowiskach (referentach). 2. Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje dokumentację uporządkowaną zgodnie z zasadami ustalonymi w 21 niniejszej instrukcji. ROZDZIAŁ VIII Udostępnianie dokumentacji Dokumentację przechowywaną w archiwum powinno się udostępniać w stanie uporządkowanym - zgodnie z zasadami podanymi w 21 niniejszej Instrukcji. 2. W przypadku posiadania dokumentacji oryginalnej i ich kopii (np. mikrofilmów lub kserokopii), udostępnia się kopie tych akt (np. w postaci mikrofilmu, kserokopii lub skanu) Dla celów słuŝbowych PDK OIIB dokumentację udostępnia się na miejscu lub wypoŝycza poza pomieszczenie archiwum na podstawie: karty udostępnienia (załącznik nr 3 do instrukcji) lub pisemnego zapotrzebowania podpisanego przez kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej. 2. Dla udostępnienia do celów słuŝbowych dokumentacji wytworzonej w PDK OIIB wymagane jest uzyskanie zezwolenia kierownika tej komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła lub jej prawnego następcy Dokumentację wypoŝycza się na okres do jednego miesiąca. Po upływie tego terminu pracownik archiwum zobowiązany jest do monitowania w jednostce (komórce) wypoŝyczającej. 2. JeŜeli zachodzi konieczność przedłuŝenia terminu wypoŝyczenia dokumentacji, jednostka lub komórka organizacyjna zobowiązana jest pisemnie zawiadomić o tym archiwum. 31. Kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej, której wypoŝyczono dokumentację, ponosi pełną odpowiedzialność za ich stan oraz terminowy zwrot Pracownik prowadzący archiwum zakładowe sprawdza zawartość dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz przy jej zwrocie. W razie stwierdzenia przy zwrocie akt braków lub uszkodzeń sporządza protokół, który podpisuje zwracający akta, jego bezpośredni

12 12 przełoŝony oraz pracownik archiwum. Protokół ten sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce brakujących lub uszkodzonych akt, drugi przechowuje się w teczce protokoły o braku lub zniszczeniu akt", trzeci w jednostce (komórce) organizacyjnej, która akta wypoŝyczyła. 2. Jednostka (komórka) organizacyjna odpowiedzialna za zgubienie lub uszkodzenie akt składa pisemne wyjaśnienie, które załącza się do materiałów. 33. Ewidencja zasobu archiwalnego nie podlega wypoŝyczeniu Zabrania się komórkom organizacyjnym włączania dokumentacji wypoŝyczonej z archiwum zakładowego do spraw aktualnie prowadzonych. 2. Zabrania się wyłączania dokumentów z wypoŝyczonych teczek aktowych. ROZDZIAŁ IX Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Brakowanie polega na wydzieleniu z zasobu archiwalnego dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B"), której termin przechowywania juŝ minął, w celu przekazania ich na zniszczenie. 2. Brakowaniu podlegają wyłącznie dokumentacja kategorii B"- 3. Brakowania dokonuje się po l stycznia roku następnego po dacie utraty obowiązki przechowywania akt kategorii B np. akta kategorii B 5 " z 2000 roku wolno brakować po 1 stycznia 2006 roku. 36. Brakowania akt własnych PDK OIIB dokonuje się w: 1) komórkach organizacyjnych (akta kategorii BC"), 2) archiwum zakładowym Brakowanie akt powinno odbywać się systematycznie. 2. Czynności związane z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnei polegają na: 1) ocenie wartości archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu, 2) sporządzeniu na formularzu (załącznik nr 4 do instrukcji) spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, 3) sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 5 do instrukcji),

13 13 4) wystąpieniu z wnioskiem do właściwego archiwum państwowego o wydanie zezwolenia na zniszczenie lub o wydanie opinii w powyŝszej sprawie Czynności wymienione w 37 ust. 2 wykonują komisje powołane przez kierownika biura. 2. Komisja, o której mowa w ust. 1, moŝe zaproponować wydłuŝenie okresu przechowywania dokumentacji kategorii B" oraz zaproponować zmianę kwalifikacji dokumentacji z kategorii B" na A". 3. W skład komisji wchodzi przynajmniej po jednym przedstawicielu prowadzącym archiwum, oraz komórki organizacyjnej lub stanowiska, której dokumentacja jest brakowana Po dokonaniu analizy dokumentacji niearchiwalnej przedstawionej do brakowania, komisja sporządza spis dokumentacji niearchiwalnej zakwalifikowanej do zniszczenia oraz protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej. 2. Protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej PDK OIIB zatwierdzają osoby wymienione w 4 ust. l i Po uzyskaniu zezwolenia na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na zniszczenie naleŝy: 1) wyłączyć oryginały i odpisy dokumentów osobistych (np. stanu cywilnego, świadectw itp.) i zwrócić, w miarę moŝliwości za pokwitowaniem, zainteresowanym osobom, 2) doprowadzić brakowaną dokumentację niearchiwalną do stanu uniemoŝliwiającego odtworzenie jej treści, 3) przekazać wybrakowaną dokumentację niearchiwalną do składnicy surowców wtórnych. 41. Nadzór nad przekazywaniem dokumentacji na przemiał sprawuje upowaŝniony pracownik archiwum zakładowego dokonującego brakowania dokumentacji Fakt brakowania dokumentacji notuje się w spisach zdawczo-odbiorczych (w rubryce 8 wpisuje się numer zezwolenia oraz datę zniszczenia akt), 2. Ewidencja dokumentacji wybrakowanej przechowywana jest odrębnie i stanowi dokumenty o wartości trwałej (kategorii A").

14 14 ROZDZIAŁ X Profilaktyka i konserwacja zasobu archiwalnego 43. Profilaktyką w zakresie zabezpieczenia zasobu archiwalnego jest ogół czynności zmierzających do zapobiegania (przeciwdziałania) ujemnym wpływom atmosferycznym, biologicznym i mechanicznym na zasób. 44. Do podstawowych zadań w zakresie profilaktyki naleŝy: 1) utrzymywanie odpowiedniej stałej temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych, 2) zachowanie odpowiedniej odległości regałów od instalacji elektrycznej, wodnej i ciepłowniczej, 3) układanie akt na regałach w odpowiedniej odległości od podłogi, 4) zabezpieczenie akt przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, 5) zabezpieczenie akt przed uszkodzeniem mechanicznym przez stosowanie odpowiednich (bezkwasowych) teczek wiązanych i pudeł tekturowych, 6) usunięcie z akt części metalowych, 7) utrzymywanie czystości w magazynach archiwalnych i systematyczne odkurzanie akt, 8) kopiowanie (niezaleŝnie od techniki, np. skanowanie, mikrofilmowanie. kserowanie) dokumentów mało czytelnych (o fakcie tym naleŝy dokonać adnotacji w spisie zawartości teczki), 9) wypoŝyczanie i udostępnianie kopii (elektronicznych, mikrofilmów lut kserokopii) zamiast akt, 10) przejmowanie do magazynu akt zaraŝonych biologicznie dopiero po id odkaŝeniu lub przechowywanie ich w wyodrębnionym pomieszczeniu Konserwacja właściwa to przywracanie materiałom archiwalnym ich stanu zbliŝonego do pierwotnego. 2. W szczególności konserwacja obejmuje: 1) w przypadku akt uszkodzonych mechanicznie (podartych) - laminację przy zastosowaniu np. bibułki japońskiej lub filmoplastu, 2) w przypadku akt zniszczonych z przyczyn biologicznych (grzyby, pleśnie, bakterie, owady) stosowanie dezynfekcji po uprzedniej konsultacji z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów przy Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie lub odpowiednią komórką organizacyjną terenowego archiwum państwowego.

15 Stosowanie dowolnych (przypadkowych) metod konserwacji akt jest zabronione. 47. Akta z chwilą zauwaŝenia skaŝenia naleŝy wyodrębnić z całości zasobu do czasu dezynfekcji. 48. Mikrofilmowaniu lub skanowaniu podlegają akta kategorii A" oraz te akta kategorii B", które ze względu na zły stan zachowania, sporządzenie na nietrwałych nośnikach lub częste ich wykorzystanie do prac bieŝących naraŝone są na zniszczenie Dla mikrofilmów i materiałów skanowanych prowadzi się odrębną ewidencję, która musi określić przynaleŝność akt zmikrofilmowanych lub skanowanych do zespołów i ich części, a takŝe ich sygnaturę archiwalną. 2. Pojemniki (klasery) zawierające mikrofilmy winny być zaopatrzone w napisy informacyjne, określające: 1) nazwę komórki organizacyjnej, 2) zawartość (tematykę), 3) sygnaturę archiwalną akt zmikrofilmowanych, 4) w wypadku rozbieŝności między sygnaturą archiwalną, a sygnaturą ze zbioru mikrofilmów, równieŝ sygnaturę zbioru mikrofilmów. 50. Przechowywanie mikrofilmów w pomieszczeniach, w których zgromadzone są oryginały akt 7mikrofi!mowanvch. jest zabronione. 51. Mikrofilmy i skany udostępniane są na takich samych zasadach jak dokumentacja. 52. Informacje zawarte na nośnikach elektronicznych, jeśli są powtórzeniem wiadomości zawartych w innych dokumentach, zalicza się do kategorii B"- Kasowanie informacji komputerowych następuje po utracie przez nie praktycznego znaczenia. ROZDZIAŁ XI Kontrola i sprawozdawczość 53. Decyzję w sprawie przeprowadzenia kontroli w archiwum zakładowego Okręgowej Izby podejmuje Przewodniczący Rady PDK OIIB. 54.

16 16 1. W archiwum zakładowym w PDK OIIB i w okręgowych izbach powinny być przeprowadzane okresowe kontrole wewnętrzne. 2. Kontrolę zarządzają sprawujący nadzór nad pracą archiwum. 3. Kontrola wewnętrzna ma na celu ustalenie czy posiadany zasób archiwalny odpowiada ewidencji oraz czy postępowanie z aktami odbywa się zgodnie z przepisami o pracy archiwum. 4. Z przeprowadzonej kontroli komisja sporządza protokół w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w archiwum danej jednostki. 55. Osoba prowadząca archiwum zakładowe składa swemu zwierzchnikowi roczne sprawozdania z wykonanych prac archiwalnych i stanu posiadanego zasobu archiwalnego z uwzględnieniem m.in. ilości: 1) przejętych dokumentów z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na akta kategorii A" i kategorii B", 2) dokumentów udostępnianych i wypoŝyczanych, 3) dokumentacji niearchiwalnej wydzielonej do wybrakowania i na zniszczenie. ROZDZIAŁ XII Postępowanie z dokumentacją w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej 56. W wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej jej dotychczasowy kierownik (likwidator) odpowiada za zabezpieczenie akt własnych, powstałych i zgromadzonych w toku jej działania i państwowego zasobu wyodrębnionego. 57. W wypadku reorganizacji jednostki organizacyjnej: 1) akta spraw zakończonych przejmuje archiwum zakładowe, 2) akta spraw niezakończonych przejmują jednostki (komórki) organizacyjne zgodnie ze swymi kompetencjami. 58. W wypadku likwidacji jednostki organizacyjnej: 1) dokumentację spraw zakończonych przejmuje archiwum prawnego następcy. W przypadku istnienia dwóch lub większej liczby prawnych następców akta spraw zakończonych zlikwidowanej jednostki przejmuje archiwum tej jednostki, która przejęła największy zakres działania, 2) dokumentację spraw niezakończonych przejmują jednostki organizacyjne, które

17 17 będą kontynuować ich załatwianie, 3) w razie braku prawnego następcy dokumentację przejmuje archiwum jednostki nadrzędnej, a w przypadku jej braku, sukcesora dokumentacji wyznacza Przewodniczący PDK OIIB w porozumieniu z Dyrektorem Archiwów Państwowych. 59. Zasób archiwalny, lub jego część, przed przekazaniem go prawnemu następcy lub właściwemu archiwum, musi być uporządkowany zgodnie z rozdziałem V i VII niniejszej instrukcji W sytuacjach, o których mowa w 58 przekazaniu podlegają materiały archiwalne (kategorii A") i te akta kategorii B", których okres przechowywania jeszcze nie minął. 2. Pozostałe akta kategorii B" są brakowane w trybie określonym w rozdziale IX niniejszej instrukcji. ROZDZIAŁ XIII Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych Protokoły oraz spisy zdawczo-odbiorcze (załącznik nr 8 do instrukcji), potwierdzające przekazanie akt do archiwum państwowego, archiwum przechowuje w osobnej teczce. 2. Fakt przekazania do archiwum państwowego dokumentacji PDK OIIB naleŝy równieŝ odnotować w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych oraz w ewidencji podstawowej tj. w spisach zdawczo-odbiorczych. 3. Ewidencje, o których mowa w ust. 1 i 2 przekazuje likwidator jednostce nadrzędnej lub jednostce przejmującej kompetencje likwidowanej PDK OIIB.

18 18 ZAŁĄCZNIKI do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Podkarpackiej Okręgowej Izby InŜynierów Budownictwa

19 19 Wzór załącznik nr 7 do instrukcji archiwalnej Opis teczki Podkarpacka Okręgowa Izba InŜynierów Budownictwa Sekretariat Rady Okręgowej SR 0023 kat. A Rejestr uchwał, decyzji i wniosków 2001 r.