Zapytanie 1 W punkcie C.1 podpunkt 1.1. litera c SIWZ [str. 4] Zamawiający pisze:

Transkrypt

1 Józefów, dnia 19 września 2011 r. Nr sprawy 1/08/2011 Informuję, że do Zamawiającego wpłynęło zapytanie do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: dostawę i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego wraz z dostawą sprzętu, oprogramowania i wszystkich licencji niezbędnych do jego funkcjonowania oraz serwis powdrożeniowy ZSI dla potrzeb HYDROSFERA Józefów Sp. z o.o., o następującej treści: Zapytanie 1 W punkcie C.1 podpunkt 1.1. litera c SIWZ [str. 4] Zamawiający pisze: c) w przypadku oferowania modułów ZSI produkowanych przez rożnych Dostawców/ firmy współpracujące z Dostawcą, należy załączyć dokumenty poświadczające prawo do oferowania tych właśnie modułów oraz poświadczające kwalifikacje pracowników (zaświadczenia, certyfikaty itp.) oraz oświadczenie producenta o tym, iż Wykonawca jest wiarygodnym partnerem wdrożeniowym mającym odpowiednie kompetencje do wdrażania produkowanych przez niego modułów., Czy należy przez to rozumieć, że Zamawiający dopuszcza rozwiązanie złożone z kilku systemów różnych producentów? Nie. Oferowany system jak określono to w tytule przetargu : Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego musi być w pełni zintegrowanym oprogramowaniem. Wymagana jest pełna integracja modułów systemu, zapewniająca powszechną, ograniczoną jedynie uprawnieniami, dystrybucję danych natychmiast po ich wprowadzeniu do systemu. W szczególności wymaga się natychmiastowego dostępu do zarejestrowanych faktur ( zakupu i/lub sprzedaży ) w rozrachunkach, kasie, podczas wystawiania przelewów, wystawiania dokumentów magazynowych itp., bez konieczności wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności operatorskich. Uwaga dotycząca różnych Dostawców dotyczy wymogów postawionych w związku z aplikacją modułów mających współpracować z EW Mapą. Zapytanie 2 W punkcie 2 podpunkt [str. 5] Zamawiający wymaga, aby ZSI udostępniało narzędzia m.in. do dołączania prostych programów, aplikacji Podobne zapisy występują w wielu miejscach SIWZ [ np. str. 7 pkt 2.7] Jakie programy i aplikacje ma na myśli Zamawiający i do czego mają służyć? Programy i aplikacje powinny zapewniać pełną wymienność danych i wspomagać zarządzanie, dawać możliwość załączania m.in. zdjęć, raportów, protokołów, decyzji, dokumentów zewnętrznych w formacie PDF ( dotyczy to w szczególności części Zarządzanie Infrastrukturą Techniczną).

2 Zapytanie 3 W punkcie 2 podpunkt [str. 5] Zamawiający, wymaga od ZSI: posiadać wbudowany przyjazny system pomocy oraz opracowaną w języku polskim dokumentację użytkową i projektową Czy Zamawiający wymaga udostępnienia dokumentacji projektowej i w jakim celu? Czy w przypadku niniejszego zamówienia, które obejmuje także nadzór nad wdrażaniem, instrukcje obsługi użytkowników nie będą dla Państwa wystarczające? TAK. Instrukcje obsługi będą wystarczające. Ponad to, wszelkie skróty używane w przyjaznym systemie muszą mieć odpowiedniki polskie. Przyjazny system to łatwość użycia, łatwość zarządzania jak również możliwość dostosowania do konkretnych potrzeb. Zapytanie 4 W punkcie 2 podpunkt Zamawiający wymaga możliwości definiowania uprawnień na czas określony i bezterminowo Zwyczajowo uprawnienia w Zintegrowanych Systemach Informatycznych nadaje się bezterminowo i na czas nieokreślony. Czy satysfakcjonujące jest dla Państwa takie rozwiązanie by administrator systemu mógł samodzielnie nadawać i zabierać uprawnienia określonym użytkownikom w dowolnym momencie. Administratorem systemu może być pracownik Państwa przedsiębiorstwa. TAK. Zapytanie 5 1. W punkcie 2 podpunkt 2.6. Zamawiający podaje: 2.6. System ma umożliwiać dotarcie do dokumentów źródłowych z dowolnego poziomu (tzw. technika drill-down). Prosimy o podanie przypadków, w których Zamawiający zamierza używać tej techniki. Zamawiający może skorzystać z techniki drill-down tzw. technika drążenia danych np. do raportowania. Technikę stosuje się do czerpania danych ( wycinaj i kawałkuj ). Zapytanie 6 W punkcie 3. podpunkt [str. 7] Zamawiający podaje:,,3.2. System ma nadawać użytkownikom szczegółowe uprawnienia w zakresie wykonywanych operacji - między innymi osobne uprawnienia do przeglądania i modyfikowania danych, dodatkowo w przypadku planu kont ma umożliwiać przypisanie zakresami kont uprawnień do przeglądania obrotów i księgowania na kontach. Na jakim poziomie Zamawiający oczekuje zawężania informacji z planu kont. Czy wystarczające jest dla Państwa zawężanie na poziomie raportowania?

3 TAK jest wystarczające. Zapytanie 7 W punkcie 4 podpunkt 4.4. [str. 8] Zamawiający pisze: 4.4. Dowolny standard kodowania polskich znaków dla zewnętrznego narzędzia, które np. będzie poddawało wynik dalszej obróbce. Jakie narzędzie poddające wynik dalszej obróbce ma Zamawiający na myśli? I jakie dane maja podlegać obróbce? Zapis dotyczy kodowania polskich znaków, aby uniknąć tzw. krzaczków w przypadku eksportu danych z systemu. Zapytanie 8 W punkcie 5 podpunkt 5.22 [str. 10] Zamawiający wymaga m.in. redukcji wielu dokumentów do jednego. W jakich sytuacjach Zamawiający przewiduje kompensację dokumentów na poziomie rozrachunków? Czy z wielu zapisów ma powstać jeden zapis? Jak w powyższych sytuacjach ma wyglądać historia dokumentów w zapisie księgowym? Wszelkie informacje m.in. redukcji wielu dokumentów do jednego będą uzgodnione na etapie analizy przedwdrożeniowej. Zapytanie 9 W punkcie 5 podpunkt 5.19 [str. 10] Zamawiający podaje: 5.19 System kontroli dostępu użytkowników do funkcji programu, grup dokumentów, pojedynczych dokumentów, operacji na dokumencie, dostępu do określonych kont oraz stron określonych kont księgowych. W jakich przypadkach system ma pilnować dostępu do stron określonych kont księgowych? Czy chodzi o blokadę księgowań np. w przypadku kont kosztowych (MA) lub przychodowych (WN), czy w przypadku dokumentów kasowych lub bankowych? W każdym przypadku system powinien umożliwiać dostęp do danych jedynie po podaniu właściwego identyfikatora oraz hasła, pozwalające na jego identyfikację, uwierzytelnienie oraz określenie uprawnień do zasobów systemu i jego funkcji. Powinien posiadać zabezpieczenia gwarantujące bezpieczeństwo danych. Zapytanie 10 W punkcie 5 podpunkt 5.38 Zamawiający pisze: 5.38 Możliwość automatycznego przejmowania danych do fakturowania z innych modułów w zakresie wymaganym przez ustawę według daty obowiązku podatkowego przewidzianej przepisami.

4 Prosimy o wyjaśnienie tego zapisu. O przejmowaniu jakich danych wg obowiązku podatkowego myśli Zamawiający? Nie można wykluczyć, że mogą wystąpić następujące sytuacje tj. - wystawiane uprzednio faktury przez Spółkę wymagać mogą korekty, - faktury wystawiane na rzecz Spółki przez jej kontrahentów mogą wymagać korekty, - kontrahent wystawi fakturę, w której zawarte będą błędne dane, może to mieć miejsce w szczególności w wyniku omyłek kontrahentów, wynikających z np. przyzwyczajenia, - pojawi się konieczność skorygowania deklaracji VAT-7 złożonej przez Spółkę za okresy rozliczeniowe, do właściwego urzędu skarbowego. Zapytanie 11 W punkcie 5.43 [str. 11] Zamawiający pisze: 5.43 Przeglądanie, wyszukiwanie oraz możliwość wprowadzania dokumentów poza dokumentami wprowadzonymi w module głównym. O wprowadzaniu jakich dokumentów dodatkowych Zamawiający myśli? Dotyczy elementów infrastruktury technicznej ( dok. techniczna: odcinki sieci, punkty hydrauliczne, zdjęcia protokoły, katalogi, umowy z klientami itp. ). Zapytanie 12 W punkcie [str. 11] Zamawiający pisze: program przystosowany do realizacji płatności w imieniu wspólnot mieszkaniowych. O jakie przystosowanie programu chodzi? 1. Czy program ma obsługiwać polecenia zapłaty? 2. Czy program ma obsługiwać rozliczenie indywidualne mieszkańców danej wspólnoty? Zamawiający w całości rezygnuje z tego zapisu. Zapytanie 13 W punkcie 6 podpunkt 6.4. [str.12] 6.4. System ma posiadać zintegrowany moduł obsługi wydruków. Moduł posługujący się zewnętrznymi zbiorami tekstowymi do formatowania postaci wydruku, umożliwiający opracowanie nowej postaci istniejących wydruków bez ingerencji w program, a jedynie tworząc matrycę. O jakie zewnętrzne zbiory tekstowe do formatowania postaci wydruku chodzi? O jakie wydruki chodzi? Dlaczego mają odbywać się poza programem? Jeżeli ZSI zawiera narzędzie do budowania i modyfikacji matryc wydruków oraz możliwość wklejania tekstu to czy takie narzędzie jest wystarczające? Prosimy o wyjaśnienie całego zapisu.

5 Moduł ma za zadanie ułatwienie prac realizowanych w działach księgowości finansowej. Powinien posiadać możliwość utworzonych wzorców. Przykładowymi zestawieniami opracowanymi w generatorze wydruków są różnego rodzaju raporty dotyczące kosztów, przychodów i wyników, druki bilansu, rachunek zysków i strat, noty księgowe, polecenia zapłaty itp. Jeśli takie narzędzie istnieje to jest wystarczające. Zapytanie 14 W punkcie 6.1. Zamawiający pisze o wymaganiu dotyczącym wprowadzania korekt tylko do ostatnio wprowadzonego dokumentu, a w punktach 6.7., 6.8. i 6.9. jest wymagana możliwość modyfikacji dokumentów w obrębie ostatnio otwartego raportu kasowego dla danej kasy [domyślnie wszystkich]. Czy te zapisy się nie wykluczają? Czego oczekuje Zamawiający? Czy zapis w pkt.1 dotyczy raportu kasowego czy dokumentów w obrębie raportu. Zapis dotyczy modyfikacji dokumentu kasowego jeszcze nie zatwierdzonego z możliwością korekty i poprawy dokumentu. Zapytanie 15 W punkcie 8 podpunkt 8.17 wymagana jest możliwość zmiany indeksów materiałów. W jakiej sytuacji taka zmiana indeksów ma nastąpić? Zmiana indeksów materiałów może nastąpić w sytuacji skorygowania przynależności do każdej (danej) grupy. Dotyczy również nazewnictwa wg jednolitej metody cech podmiotowo przedmiotowych, przyporządkowanie im jednoznacznych nazw i symboli ( np. numer rysunku, jednostki miary). Zapytanie 16 W Uwagach na stronie 21 Zamawiający oczekuje sfinansowania dostawy i wdrożenia ZSI w formie leasingu min. 48 %.. Czy Zamawiający dopuszcza sfinansowanie zakupu leasingiem 36 miesięcy? W zapisie jest: min. 48 miesięcy + wpłata własna 10% wartości całego zamówienia. Jednocześnie Zamawiający informuje, że dopuszcza zakup leasingu w skróconym terminie tj. 36 miesięcy pod warunkiem wykazania korzyści finansowej wynikającej ze skrócenia terminu.

6 Zapytanie 17 W szczegółowym opisie realizacji przedmiotu zamówienia [str. 32] w Etapie I, na którego realizacje przewidziano 30 dni, Zamawiający zawarł bardzo szeroki zakres prac, ZNACZNIE wykraczający poza 30 dniowy termin realizacji, szczególnie w obszarach: a/ instalację i parametryzację m.in. środowiska produktywnego b/ parametryzację ZSI c/ wykonanie niezbędnych modyfikacji i interfejsów do przeprowadzenia szkoleń administratorów d/ szkolenie administratorów aplikacji tak, aby osiągnęli niezbędne umiejętności pozwalające na samodzielne utrzymanie systemu e/ konsultacje i szkolenia Użytkowników systemu f/ wykonanie pozostałych modyfikacji i interfejsów wyspecyfikowanych przez wykonawcę jako wymagane w trakcie konsultacji i szkoleń g/ przygotowanie struktury danych do migracji h/ przygotowanie ZSI do testów Czy Zamawiający dopuszcza przesunięcie ww. pozycji [a-h] do Etapu II, lub wydłużenie pierwszego etapu do 90 dni? Zamawiający wyraża zgodę na inne konfiguracje etapu I i II. Szczegółowy zakres będzie zawarty w harmonogramie jaki Wykonawca przedstawi Zamawiającemu po analizie przedwdrożeniowej. Niezmienny pozostaje zapis dotyczący etapu III. Zapytanie 18 Na stronie 33 w opisie Etapu III pkt.1. Zamawiający mówi o Asyście przy starcie produkcyjnym przez okres 7 miesięcy, a w punkcie 5 na stronie 34 jest mowa o asyście przy starcie produktywnym przez okres 6 miesięcy od momentu startu. Czy jest różnica między określeniem produkcyjny i produktywny? Czy asysta powinna wynosić 6 czy 7 miesięcy? Zamawiający skreśla określenie produkcyjny zastępując określeniem produktywny. Asysta powinna wynosić 7 miesięcy tj do r. Zapytanie 19 Integracja z EW Mapą opisana w SIWZ jest dość szczegółowa. W przypadku każdej integracji dwóch systemów zależy ona od współpracy dwóch różnych dostawców. Zatem trudno jest jednoznacznie wziąć na siebie odpowiedzialność za powodzenie integracji. Dostawca EW Mapy, firma Geobid Sp. z o.o. w odpowiedzi na możliwości integracyjne swego produktu odsyła do gotowych rozwiązań dedykowanych integracji z obcym oprogramowaniem, opartych o tzw. interfejsy. Według opisów zawartych w materiałach promocyjnych, uzupełnionych wyjaśnieniami pracowników Geobidu interfejsy te pozwalają przede wszystkim na wizualizację danych pochodzących z obcego, w stosunku do Geobidu, systemu. Dane te dotyczyć mogą wybranego z poziomu EW Mapy obiektu i są wizualizowane poprzez specjalnie w tym celu zaprojektowany i zaimplementowany przez dostawcę systemu interfejs.

7 Wyszukiwanie w systemie billingowym danych powiązanych z wybranym obiektem mapowym wymaga posługiwania się przez oba systemy jednolitymi symbolami obiektów. Obowiązek dbałości o to, by symbol danego obiektu (np. przyłącza) w systemie billingowym był zgodny z symbolem obiektu na mapie spoczywa na użytkowniku. Przykładowy scenariusz użycia tak zintegrowanych systemów przedstawia się następująco: 1. Użytkownik pracując w EW Mapie wybiera interesujący go obiekt - np. fragment sieci reprezentujący przyłącze. 2. System pozwala wybrać, jakiego rodzaju informacja ma zostać pobrana z systemu bilingowego. System jest w stanie udostępnić tylko określone, wcześniej przygotowane przez dostawców ZSI, informacje. Należą do nich m.in. dane o licznikach (numery zainstalowanych liczników, ich odczyty, zużycia), dane o rozliczeniach - faktury, płatności, itp.) 3. Zależnie od wybranego przez użytkownika typu żądanej informacji na ekranie pojawia się okienko, stworzone przez dostawcę ZSI, zawierające oczekiwane dane w odpowiedniej formie (tabelarycznie, formatka zawierająca szczegółowe dane w układzie formularza, itp.) 4. Po obejrzeniu żądanych danych klient zamyka okienko i wraca do pracy w EW Mapie. W drugim trybie, umożliwianym przez przewidziane przez Geobid interfejsy komunikacyjne istnieje możliwość zaznaczenia (wyróżnienia) na mapie obiektów, spełniających określony warunek, zbudowany na danych przechowywanych w ZSI. W tym przypadku scenariusz użycia przedstawiałby się następująco: 1. Użytkownik pracując na mapie przywołuje fragment systemu ZSI, reprezentowany w postaci formatki do zbudowania/wskazania warunku selekcji danych. 2. Użytkownik buduje lub wskazuje warunek - jako wstępny przykład wskazać można: "wskaż przyłącza, w których zużycie za ostatni miesiąc jest większe niż <graniczna wielkość zużycia>", "wskaż przyłącza, w których zaległość płatności jest większa niż <graniczna wartość zaległości>", "Wskaż przyłącza, w których okres delegalizacji liczników upłynie przed <data graniczna>. 3. Warunek jest opracowywany przez dedykowany moduł ZSI i do EW Mapy zwrócona jest lista obiektów, spełniających warunek. 4. Użytkownik wraca do EW Mapy i otrzymuje wyróżnione w określony sposób fragmenty sieci. Według wstępnego rozpoznania nie występują inne, proste metody integracji EW Mapy z zewnętrznym w stosunku do niej oprogramowaniem. Nadmieniam, że jakość przedstawianych powyżej rozwiązań zależy w znacznej mierze od jakości produktu EW Mapa, którego dostawca nie jest stroną w prowadzonym postępowaniu oraz od sposobu ich wdrożenia oraz eksploatacji. Nasz firma nie mając żadnych relacji biznesowych z Geobid Sp. z o.o. jest w stanie gwarantować jedynie jakość dostarczanych przez nas samych rozwiązań. Równocześnie zwracam się z zapytaniem, w jakiej konfiguracji występuje u Państwa EW Mapa, w szczególności, czy użytkujecie Państwo programy dodatkowe (np program SESUT, stanowiący powiązany z nią moduł do ewidencji sieci uzbrojenia terenu) oraz czemu EW Mapa nie wyczerpuje Waszych potrzeb w zakresie prezentacji graficznej zarządzanego majątku (pkt. 13.2)? Czy zgadzają się Państwo, aby ostateczny zakres integracji ustalić wspólnie z dostawcą EW Mapy podczas analizy przedwdrożeniowej? Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ dotyczące integracji z EW Mapą. Zamawiający korzysta z EW Mapy 9 i nie posiada dodatkowych programów. Ostateczny zakres integracji obejmujący postawione wymagania w SIWZ może być uzgodniony na etapie analizy przedwdrożeniowej.