PAKIET MS OFFICE. WPROWADZENIE DO ACCESS Bazy danych

Transkrypt

1 PAKIET MS OFFICE Pakiet MS Office składa się z kilku programów, które mogą ze sobą wymieniać dane. Mechanizm wymiany danych w pakiecie MS Office nazywamy OLE Object Linking and Embedding (OLE) mechanizm osadzania, m.in. obiektów. Programy MS Office to: - MS Word edytor tekstu - MS Excel arkusz kalkulacyjny - MS Access bazy danych - MS Power Point program do tworzenia prezentacji multimedialnych Jako programy dodatkowe można zainstalować programy: - Microsoft OneNote tworzenie notatek - Microsoft Outlook odbieranie poczty - Microsoft Publisher tworzenie wizytówek, prostych stron WWW - Microsoft Office SharePoint Designer tworzenie stron WWW WPROWADZENIE DO ACCESS Bazy danych Baza danych jest zawsze obsługiwana przez silnik bazy nazywany DBMS. Silnik dla każdej bazy jest inny Access ma silnik Accessa. Oracle silnik Oracle itd DBMS jest więc pojęciem bardzo szerokim i obejmuje wszystkie silniki baz danych. Baza danych ma: Przechowywać dane w pewnej postaci (pól i rekordów) pola pionowe np. Nazwisko, rekordy poziome np. 1, Koj, Adam. Dane wejściowe bazy danych Access Baza ma umożliwiać wyszukiwanie danych, sortowanie itd. Bazy pracują najczęściej w relacjach, które łączą dwie lub więcej tabel BD. Relacja jeden-do-jednego

2 Charakteryzuje się tym,że dla każdej instancji jednej z dwóch encji istnieje dokładnie jedna instancja drugiej encji pozostająca z nią w równoważnym związku np. czek i opłata ( opłata jest realizowana za pomocą jednego czeku i za pomocą jedego czeku można zrealizować tylko jedną opłatę).ten typ relacji spotyka się rzadko, ponieważ większość informacji powiązanych w ten sposób byłoby zawartych w jednej tabeli. Relacji jeden-do-jednego można używać do podziału tabeli z wieloma polami, do odizolowania części tabeli ze względów bezpieczeństwa, albo do przechowania informacji odnoszącej się tylko do podzbioru tabeli głównej. Na przykład, można by utworzyć tabelę do wyszukiwania pracowników uczestniczących w rozgrywkach piłkarskich. Relacja jeden-do-wielu Charakteryzuje się tym,że dla każdej instancji jednej encji istnieje wiele instancji drugiej encji pozostającej z nią w rozważanym związku. Relacja jeden-do-wielu jest realizowana poprzez utworzenie atrybutu w encji po stronie wiele aby umieścić w nim klucz encji znajdującej się po stronie jeden. Tak utworzony atrybut encji po stronie wiele nosi nazwę klucza obcego ponieważ jest on głównym kluczem w innej tabeli. Relacja jeden-do-wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji

3 Relacja wiele do - wielu W relacji wiele-do-wielu, rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B i tak samo rekord w tabeli B może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli A. Jest to możliwe tylko przez zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której klucz podstawowy składa się z dwóch pól ž kluczy obcych z tabel A i B. Relacja wiele-do-wielu jest w istocie dwiema relacjami jeden-do-wielu z trzecią tabelą. Na przykład, tabele "Zamówienia" i "Produkty" są powiązane relacją wiele-do-wielu zdefiniowaną przez utworzenie dwóch relacji jeden-do-wielu z tabelą "Opisy zamówień". Pojęcia zaawansowane Filtr Filtr pozwala na wyszukiwanie rekordów spełniające pojedyncze kryterium lub wiele kryteriów albo sortować rekordy w porządku rosnącym lub malejącym. Formularz Formularz, czyli tzw. formatka ekranowa służy do wygodnego wprowadzania, edytowania i usuwania danych w tabeli. Wymienione operacje wykonuje się za pomocą okna w którym użytkownik obsługuje pola. Znaczenie pól opisane jest za pomocą etykiet, czyli nazw pól.

4 Raport Raportem nazywamy konstrukcję systemu bazy danych, która służy do definiowania postaci i zawartości danych pobieranych z tabel, a następnie umieszczanych na wydruku. Bazą danych nazywamy zbiór danych w postaci tabel oraz narzędzi stosowanych do gromadzenia, przekształcania oraz wyszukiwania danych. Tabelą w bazie danych nazywamy zbiór rekordów opisujących obiekty np. pracownicy zawierających informacje o tych obiektach w sposób ujednolicony. Rekord pojedynczy wiersz w tabeli. Polem nazywamy najmniejszą część rekordu, która przechowuje jedną daną.

5 Word korespondencja seryjna worzenie korespondencji seryjnej w Wordzie 2007 należy rozpocząć od kliknięcia w polecenie Korespondencja na głównym pasku z poleceniami programu. Po wybraniu tego polecenia pojawia się cała wstęga z opcjami służącymi do pracy z dokumentami seryjnymi. Następny krok to wybór przycisku Rozpocznij korespondencję seryjną. W tym miejscu trzeba określić typ dokumentu seryjnego, jaki będziemy tworzyć. Tu wybierzmy opcję Listy seryjne. W tym miejscu można także zdecydować się na tworzenie korespondencji z kreatorem krok po kroku. Tworzenie dokumentów przy jego pomocy jest analogiczne jak w przypadku Worda 2003 toteż nie będę opisywać tego sposobu, ponieważ tutorial na ten temat jest zamieszczony tu. Dodanie bazy adresatów Kolejny krok to określenie źródła danych, z którym powiążemy listy seryjne. Tak jak w poprzednich wersjach Worda można wybrać gotową bazę, można stworzyć nową bazę danych od podstaw, lub wykorzystać książkę adresową programu MS Outlook. Tu wybieramy opcję Użyj istniejącej listy. Na potrzeby tutoriala można skorzystać z przygotowanego przeze mnie pliku excela z fikcyjną bazą firm. Po ściągnięciu właśnie ten plik trzeba wskazać jako listę do wykorzystania podczas tworzenia korespondencji seryjnej.

6 Następnie wybieramy arkusz, na którym znajdują się dane do wykorzystania. W przypadku załączonego pliku będzie to Arkusz1. Wybór adresatów i kryteria sortowania Po wskazaniu (lub utworzeniu) bazy można zająć się dostosowywaniem listy adresatów, w tym celu należy kliknąć w ikonę Edytuj listę adresatów na wstędze Korespondencja. Dwie najważniejsze opcje w tym oknie dotyczą filtrowania oraz sortowania danych adresatów. Pomocna może okazać się też opcja Znajdź adresata.

7 Filtrowanie danych wybiera z tabeli tylko określone dane, które spełniają pewne kryteria. Przykładowe moje kryterium wybierze tylko tych adresatów, którzy złożyli zamówienie na kwotę mniejszą niż i tylko te firmy zostaną uwzględnione przy tworzeniu listów seryjnych. Wstawianie pól korespondencji seryjnej Po uporządkowaniu bazy z adresatami można rozmieścić Pola korespondencji seryjnej na dokumencie seryjnym. Pola wstawiamy tam gdzie chcemy, aby pojawiły się dane adresata pobrane z bazy. Nie ma potrzeby wstawiania wszystkich pól, jakie występują w bazie. Wybieramy z niej tylko to co jest potrzebne dla konkretnego dokumentu seryjnego. Wstawione pola należy (w większości przypadków) rozdzielać za pomocą spacji, aby uniknąć "zlewania się" danych, oraz za pomocą Enterów, jeśli pola z danymi mają być umieszczone w różnych wierszach.

8 Do wstawionych i rozmieszczonych pól korespondencji seryjnej można zastosować formatowanie czcionek, aby uatrakcyjnić wygląd dokumentu oraz wyróżnić niektóre dane. Reguła Jeśli...to...inaczej... Reguły sterujące scalaniem korespondencji seryjnej nie są krokiem obowiązkowym podczas tworzenia listów, a jedynie pewną możliwością, która dziala inaczej dla listów seryjnych w zależności od spełnionego (lub nie) warunku, który ustalony jest na podstawie danych.

9 Reguł tych jest kilka. Ja opiszę najciekawszą według mnie regułę Jesli...to...inaczej..., która w zależności od określonego warunku będzie wyświetlać różne informacje na poszczególnych listach seryjnych. Aby wstawić regułę należy wybrać jej nazwę i następnie wypełnić kryteria działania oraz teksty, jakie mają się pojawić. Przykładem działania tej reguły będzie treść różnych komunikatów w zależności od tego, czy ostatnie zamówienie klienta było dokonane w 2009 roku, czy w latach ubiegłych. Jak program zrozumie powyższy warunek? Przede wszystkim sprawdzi, czy w bazie w kolumnie z rokiem zamówienia przy danych konkretnego klienta znajduje się liczba "2009". Jeśli tak to w liście seryjnym (dla tego klienta) pojawi się komunikat z okna Wstaw ten tekst. Jeśli natomiast nie będzie to liczba "2009" tylko "2008" to program umieści w dokumencie komunikat wpisany w okno W przeciwnym razie wstaw ten tekst. Ostateczny efekt działania tej reguły najlepiej jest obejrzeć na podglądzie wyników, lub już po scaleniu dokumentów (o ile oczywiście nie korzystamy w wysyłki mailowej). Warto też wiedzieć, że aby zadziałała powyższa reguła, do dokumentu seryjnego NIE MUSI być wstawione pole, które wykorzystujemy w warunku (czyli w tym wypadku Rok_zamówienia). Program poradzi sobie ze sprawdzeniem warunku bez konieczności umieszczania tego pola w dokumencie. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pole z warunkiem znalazło się w liście seryjnym jeśli jest potrzebne, lub w celach kontrolnych. Podgladanie wyników Na tym etapie można "podejrzeć" sposób, w jaki będzie prezentować się dokument razem z danymi pobranymi przez program z bazy. Służy to tego przycisk Podgląd wyników. Po jego

10 kliknięciu można przejrzeć kolejne dane za pomocą charakterystycznych przycisków do nawigacji. Po przejrzeniu danych pogląd można wyłączyć klikając ponownie w przycisk Podgląd wyników. Różne możliwości scalania Jeśli wygląd listu seryjnego jest satysfakcjonujący można przystąpić do ostatniego etapu tworzenia korespondencji seryjnej, czyli scalania dokumentu. Slużą do tego dwa przyciski: Zakończ i scal oraz Scal do pliku Adobe PDF. Przycisk Zakończ i scal oferuje trzy możliwości: wysłanie scalonego dokumentu od razu na drukarkę, wysłanie w postaci załączników mailem oraz scalenie do nowego dokumentu co pozwala na ewentualne poprawki na poszczególnych listach (opcja Edytuj poszczególne dokumenty...). Przycisk Scal do pliku Adobe PDF pozwala na scalenie przygotowanego listu seryjnego i bazy do oddzielnych plików PDF. Po wybraniu tej opcji wypełniamy odpowiednie ustawienia

11 w oknie Acrobat PDFMaker - korespondencja seryjna. Jak widać na powyższym zrzucie stworzone w ten sposób dokumenty PDF można automatycznie rozesłać za pomocą maili. Program Power Point Program Power Point jest bardzo intuicyjny, pomijam jego opisywanie. Programy Antywirusowe Nie ma w 100% pewnych programów antywirusowych. Jednak ich instalacja jest konieczna. W systemie operacyjnym instalujemy tylko jeden taki program. Do popularnych AV zaliczamy: AVG, Panda AV, Avast, NOD32, Kaspersky, Avira. Program antywirusowy składa się z następujących 3 elementów: - skanera - monitora

12 - kwarantanny SKANER ma skanować komputer w poszukiwaniu szkodliwych programów. Może to robić co jakiś czas lub w momencie wymaganym przez użytkownika. MONITOR czuwa nad bezpieczeństwem komputera (jest jak pies na swoim terenie) KWARANTANNA tam są leczone programy, pliki. Jeśli program AV nie może wyleczyć naszych plików to czekają one w specjalnym magazynie kwarantanny. Należy dbać o aktualizacje programów AV. Program może się aktualizować sam lub możemy to robić ręcznie. Dobrym rozwiązaniem jest włączenie automatu jeśli chodzi o aktualizacje. Ważnym mechanizmem wykrywania szkodliwych programów jest HEURYSTYKA czyli mechanizm przewidywania niektórych zagrożeń komputerowych, takich jak wirusy lub robaki.