Bazy danych informacje podstawowe

Transkrypt

1 Bazy danych informacje podstawowe Ten artykuł zawiera krótkie omówienie baz danych czym są, jakie spełniają zadania i do czego służą poszczególne części bazy danych. Użyta terminologia dotyczy baz danych programu Microsoft Office Access 2007, ale omówione tu pojęcia odnoszą się do wszystkich produktów bazodanowych. Co to jest baza danych? Części bazy danych programu Access Co to jest baza danych? Baza danych jest narzędziem służącym do zbierania i organizowania (sortowania, modyfikowania, wyszukiwania) informacji. Bazy danych pozwalają przechowywać dowolne informacje, na przykład informacje o ludziach, produktach czy zamówieniach. Często początkową formą bazy danych jest lista w edytorze tekstu lub arkusz kalkulacyjny. Gdy ilość danych rośnie, powstają nadmiarowe i niespójne dane. Przyjęta początkowo forma zaczyna utrudniać zrozumienie danych, ograniczając też dostępne sposoby wyszukiwania danych i pobierania podzbiorów danych w celu ich przejrzenia. Gdy pojawiają się problemy tego typu, warto przenieść dane do bazy danych utworzonej za pomocą systemu zarządzania bazami danych, takiego jak program Office Access Skomputeryzowana baza danych umożliwia przechowywanie obiektów. Jedna baza danych może zawierać wiele tabel, na przykład system śledzenia inwentarza korzystający z trzech tabel nie stanowi trzech baz danych, ale jedną zawierającą trzy tabele. Jeśli baza danych programu Access nie jest zaprojektowana z myślą o używaniu danych lub kodu z innego źródła, jej tabele są przechowywane w jednym pliku wraz z pozostałymi obiektami, takimi jak formularze, raporty, makra i moduły. Bazy danych utworzone w formacie programu Access 2007 mają rozszerzenie pliku accdb, natomiast bazy danych utworzone w formacie wcześniejszych wersji programu Access mają rozszerzenie pliku mdb. Program Access 2007 umożliwia tworzenie plików we wcześniejszych formatach (na przykład format programu Access 2000 i format programów Access ). Program Access pozwala wykonywać następujące czynności: Dodawanie nowych danych, takich jak nowy element inwentarza, do bazy danych Edytowanie istniejących danych w bazie danych, na przykład zmienianie bieżącej lokalizacji elementu Usuwanie informacji, na przykład po sprzedaniu elementu lub wycofaniu go ze sprzedaży Organizowanie i przeglądanie danych na różne sposoby Udostępnianie danych innym osobom za pomocą raportów, wiadomości , sieci intranet lub Internet Części bazy danych programu Access Poniższe sekcje zawierają krótkie opisy części typowej bazy danych programu Access. Tabele Formularze

2 Raporty Kwerendy Makra Moduły Tabele Tabela bazy danych przypomina arkusz kalkulacyjny, ponieważ dane są przechowywane w kolumnach i wierszach. Z tego powodu importowanie arkusza kalkulacyjnego do tabeli bazy danych jest zazwyczaj prostą operacją. Główną różnicą między przechowywaniem danych w arkuszu kalkulacyjnym a przechowywaniem ich w bazie danych jest organizacja danych. Baza danych jest najbardziej elastyczna, gdy dane w tabelach są zorganizowane w sposób, który nie powoduje powstawania nadmiarowości. Załóżmy na przykład, że baza danych przechowuje dane o pracownikach. Dane każdego z nich powinny być wprowadzone tylko raz - w tabeli przeznaczonej do przechowywania danych pracowników. Dane o produktach powinny być przechowywane w osobnej tabeli, a kolejna tabela powinna zawierać dane o oddziałach firmy. Proces organizowania danych w opisany sposób jest nazywany normalizacją. Poszczególne wiersze tabeli są określane jako rekordy. Służą one do przechowywania pojedynczych informacji. Każdy rekord zawiera jedno lub więcej pól. Pola odpowiadają kolumnom tabeli. Przykładem może być tabela o nazwie Pracownicy, w której każdy rekord (wiersz) zawiera informacje o jednym pracowniku, a każde pole (kolumna) zawiera określony typ informacji, na przykład imię, nazwisko, adres itd. Pola muszą mieć określony typ danych, taki jak tekst, data lub czas, liczba lub inny. Rekordy i pola można też porównać do katalogu bibliotecznego, który zawiera karty książek. Każda karta odpowiada rekordowi bazy danych. Każda informacja na pojedynczej karcie (autor, tytuł itd.) odpowiada polu bazy danych. Formularze Formularze są też określane jako ekrany wprowadzania danych. Stanowią one interfejs do pracy z danymi i często zawierają przyciski umożliwiające wykonywanie różnych poleceń. Można utworzyć bazę danych bez korzystania z formularzy, edytując dane w arkuszach danych tabel. Większość użytkowników baz danych woli jednak używać formularzy do przeglądania, wprowadzania i edytowania danych przechowywanych w tabelach. Formularze usprawniają pracę z danymi, udostępniając łatwy w użyciu interfejs, a także umożliwiając dodawanie elementów funkcjonalnych, takich jak przyciski poleceń. Po odpowiednim zaprogramowaniu przyciski umożliwiają określanie danych wyświetlanych w formularzu, otwieranie innych formularzy lub raportów oraz wykonywanie wielu innych zadań. Przykładem może być formularz o nazwie Formularz klienta służący do pracy z danymi klienta. Taki formularz może zawierać przycisk otwierający formularz zamówienia, który pozwala wprowadzić nowe zamówienie dla danego klienta.

3 Dzięki formularzom można określać sposoby interakcji użytkowników z danymi zawartymi w bazie danych. Można na przykład utworzyć formularz wyświetlający tylko wybrane pola i udostępniający tylko określone operacje. Ułatwia to ochronę i poprawne wprowadzanie danych. Raporty Raporty służą do podsumowywania i wyświetlania danych zawartych w tabelach. Zazwyczaj raport umożliwia odpowiedź na określone pytanie dotyczące danych, na przykład Ile pieniędzy otrzymaliśmy od poszczególnych klientów w tym roku? lub W jakich miastach mają swoje siedziby nasi klienci? Każdy raport można sformatować w sposób zwiększający czytelność danych. Raport można uruchomić w dowolnym momencie, przy czym zawsze będzie on odzwierciedlał bieżące dane znajdujące się w bazie danych. Raporty są zazwyczaj formatowane z myślą o ich drukowaniu, ale można też wyświetlać je na ekranie, eksportować do innych programów lub wysyłać jako wiadomości . Kwerendy Kwerendy stanowią podstawowe narzędzie baz danych, które może spełniać wiele różnych funkcji. Najczęściej są one używane do pobierania określonych danych z tabel. Często dane, które mają być pobrane, znajdują się w kilku tabelach kwerendy pozwalają przeglądać takie dane w jednym arkuszu danych. Poza tym nie zawsze jest konieczne wyświetlanie wszystkich rekordów, dlatego przy użyciu kwerend można określać odpowiednie kryteria filtrowania danych, aby uzyskać dostęp tylko do potrzebnych rekordów. Kolejnym zastosowaniem kwerend jest dostarczanie danych dla formularzy i raportów. Niektóre kwerendy umożliwiają edytowanie danych w tabelach źródłowych za pomocą arkusza danych kwerendy. W przypadku używania kwerend aktualizujących należy pamiętać, że zmiany zostaną wprowadzone w tabelach, a nie tylko w arkuszu danych kwerendy. Istnieją dwa podstawowe typy kwerend: kwerendy wybierające i kwerendy funkcjonalne. Kwerenda wybierająca pobiera dane i udostępnia je. Można wyświetlić wyniki takiej kwerendy na ekranie, wydrukować je lub skopiować do schowka. Wyniki kwerendy mogą też posłużyć jako źródło rekordów dla formularza lub raportu. Kwerenda funkcjonalna, jak wskazuje jej nazwa, służy do wykonywania zadań związanych z danymi. Kwerendy funkcjonalne umożliwiają tworzenie nowych tabel, dodawanie danych do istniejących tabel oraz aktualizowanie i usuwanie danych. Makra Makra programu Access stanowią uproszczony język programowania, który pozwala zwiększyć funkcjonalność bazy danych. Można na przykład dołączyć makro do przycisku polecenia w formularzu, dzięki czemu będzie ono uruchamiane przy każdym kliknięciu tego przycisku. Makra zawierają opis akcji służących do wykonywania zadań, takich jak otwieranie raportu, uruchamianie kwerendy lub zamykanie bazy danych. Makra pozwalają zaoszczędzić czas, gdyż za ich pomocą można zautomatyzować większość operacji bazy danych wykonywanych ręcznie.

4 Moduły Moduły, podobnie jak makra, są obiektami umożliwiającymi rozszerzanie funkcjonalności bazy danych. Makra są tworzone przez wybieranie akcji z listy, podczas gdy moduły są pisane w języku programowania Visual Basic for Applications (VBA). Moduł jest zbiorem deklaracji, instrukcji i procedur przechowywanych razem jako jednostka. Istnieją dwa typy modułów: moduły klas i moduły standardowe. Moduły klas są dołączane do formularzy lub raportów i najczęściej zawierają procedury dotyczące formularza lub raportu, do którego je dołączono. Moduły standardowe zawierają procedury ogólne, które nie są powiązane z żadnymi innymi obiektami. W przeciwieństwie do modułów klas moduły standardowe są wyświetlane w obszarze Moduły okienka nawigacji. Relacje Program Microsoft Office Access umożliwia organizowanie informacji w tabelach. W prostej bazie danych może być tylko jedna tabela. Większość baz danych składa się jednak z większej liczby tabel. Relacyjna baza danych - baza danych pozwalająca na sprawne przechowywanie, zarządzanie oraz operowanie danymi zorganizowanym w struktury zwane relacjami, czyli zbiór danych w postaci tabel połączonych ze sobą relacjami. Tworzenie relacji jeden-do-wielu Przykładowo mamy dwie tabele Dostawcy i Produkty. Każdy dostawca może dostarczać wiele produktów. Dlatego relacja pomiędzy tabelą Dostawcy a tabelą Produkty jest relacją jeden-do-wielu. Tworzenie relacji jeden-do-jednego Rejestrujemy szczególne informacje uzupełniające o produkcie, które będą rzadko potrzebne lub dotyczą tylko kilku produktów. Ponieważ informacje te nie będą często używane, należy je umieścić w osobnej tabeli np. Informacje uzupełniające. Relacja pomiędzy tabelą uzupełniającą a tabelą Produkty to relacja jeden-do-jednego. Dla każdego rekordu w tabeli Produkty istnieje jeden pasujący rekord w tabeli uzupełniającej. Tworzenie relacji wiele-do-wielu Rozważmy relację pomiędzy tabelą Produkty a tabelą Zamówienia. Jedno zamówienie może obejmować wiele produktów. Z drugiej strony jeden produkt może się znaleźć w wielu zamówieniach. Dlatego każdemu rekordowi z tabeli Zamówienia może odpowiadać wiele rekordów z tabeli Produkty. A każdemu rekordowi z tabeli Produkty może odpowiadać wiele rekordów z tabeli Zamówienia. Ten typ relacji nazywa się relacją wiele-dowielu, ponieważ każdemu produktowi może odpowiadać wiele zamówień, a każdemu zamówieniu może odpowiadać wiele produktów.

5 Test z bazy danych. 1. Baza danych to: a. zapisany na dysku twardym pełny opis danego zagadnienia b. zbiór informacji uporządkowany według określonego kryterium c. zbiór informacji o danym programie 2. Jeśli podczas przeglądania tabeli bazy danych naciśniesz Tab lub, spowoduje to: a. przejście do następnego rekordu b. przejście do następnego pola c. przejście do ostatniego pola w ostatnim rekordzie 3. Rekord to: a. nazwa pliku utworzonego w programie Access b. fragment informacji o danych obiektach c. jeden wiersz tabeli 4. Kwerendy służą do: a. uzupełniania tabeli b. tworzenia raportów c. wybierania określonych danych spełniających dany warunek, łączenia pól, wykonywania obliczeń, a także do uzupełniania, dołączania lub usuwania rekordów 5. Raport służy do: a. prezentowania wybranych informacji z bazy danych najczęściej w formie wydruku b. przechowywania danych c. aktualizowania danych 6. Aby importować bazę danych z innego źródła, należy: a. wybrać polecenie Filtr/Zastosuj filtr sortowanie b. wybrać na zakładce Dane zewnętrzne ikonę programu, z jakiego chcemy zaimportować dane c. wybrać polecenie Plik/Pobierz dane zewnętrzne/importuj 7. Typ danych to: a. miejsce wpisywania nazwy pola b. cecha pola, która określa przechowywane dane c. miejsce wyświetlania właściwości pola 8. Do formularza można: a. wprowadzać dane z innych aplikacji b. dołączać obrazy lub zdjęcia c. kopiować dane z innych źródeł 9. Przybornik z programu Access służy do: a. wydruku tabeli b. projektowania formularza c. aktualizowania danych

6 Baza danych to: a) zbiór informacji o jednym elemencie. b) podzespoły komputera umożliwiające przechowywanie dokumentów. c) uporządkowany zbiór powiązanych ze sobą informacji. Jakie najważniejsze operacje umożliwiają programy obsługi baz danych Połącz typy pól z rodzajami wprowadzanych do nich danych: Pole tekst - dłuższe teksty, które mogą być przechowywane w oddzielnych plikach. Pole logiczne - przyjmuje jedną z dwóch wartości Tak/Nie, Prawda/Fałsz. Pole memo - teksty, a czasem liczby, które nie będą wykorzystywane do obliczeń. Dopisz objaśnienia do schematu: Filtrowanie rekordów to: a) działanie umożliwiające wyszukiwanie danego rekordu w bazie danych. b) wybieranie rekordów według podanego kryterium. c) porządkowanie rekordów według rozmiaru pól. Dokończ zdanie: Rekord to... Zakreśl poprawną odpowiedź. Rekord to: a) długie pole w bazach danych. b) podstawowy element baz danych zawierający pełną informację o jednym obiekcie. c) kolumna w tabeli baz danych zawierająca wszystkie pola. Gdzie (w jakich instytucjach) znalazły zastosowanie programy obsługi baz danych? Połącz typy pól z rodzajami wprowadzanych do nich danych. - dane pochodzące z innych programów np. grafika Pole liczba lub dźwięk.

7 Pole data/godzina Pole obiekt - liczby, które mogą być przedmiotem obliczeń. Mogą zawierać zapis dziesiętny. - zapis, który zostanie przyjęty przez program jako godzina lub data. Sortowanie rekordów to: a) działanie umożliwiające uporządkowanie wszystkich rekordów według danego kryterium b) wyszukiwanie rekordów spełniających określone warunki c) działanie umożliwiające odnajdywanie rekordów zawierających ciąg podanych znaków. Dokończ zdanie: Raport to... Baza danych, w której istnieje możliwość łączenia między tabelami nazywa się relacyjną bazą danych Program Access przechowuje całą bazę danych w formacie: *.mdb Bazą danych może być: książka telefoniczna wykaz towarów w magazynie katalog biblioteki wykaz zarejestrowanych pacjentów w ośrodku zdrowia Komponentami bazy danych są: makrodefinicje raporty moduły Relacja wiele do wielu w bazie danych polega na tym, że: każdy rekord z jednej tabeli może być powiązany z wieloma rekordami z drugiej tabeli i na odwrót Formularze w bazie danych służą do: wprowadzania modyfikacji wyszukiwania danych Programami wspomagającymi zarządzanie informacją są: Mocrosoft Excel Mocrosoft Office Access Algorytm to uporządkowany zbiór reguł umożliwiających rozwiązanie zadania w skończonej liczbie kroków Raporty w bazie danych: są tworzone głównie w celu wydrukowania określonych informacji