- W Z Ó R - Umowa Nr INF zawarta w Bielsku-Białej w dniu... r. pomiędzy :

Transkrypt

1 - W Z Ó R - Nr.ew. FK-. Umowa Nr INF zawarta w Bielsku-Białej w dniu r. pomiędzy : Gminą Bielsko-Biała z siedzibą: Bielsko-Biała, Plac Ratuszowy 1, NIP , REGON , reprezentowaną przez:. - zwaną dalej Zamawiającym, a - zwanym dalej Wykonawcą

2 Wstęp 1 Strony oświadczają, że Umowa została zawarta w wyniku wyboru Oferty Wykonawcy dokonanego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z póżn. zm.). Integralną część Umowy stanowią : 2 1) Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (wraz z załącznikami do niej) - zwana dalej SIWZ, 2) Oferta Wykonawcy - zwana dalej Ofertą Wykonawcy. Przedmiot Umowy 3 1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie publiczne zwane dalej Zamówieniem którego przedmiotem jest: 1/ dostawa i wdrożenie systemu obiegu dokumentów - zwanego dalej SOD, 2/ zintegrowanie SOD z programami dziedzinowymi, - w ramach przedsięwzięcia pn.: Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej 2. Szczegółowy zakres przedmiotu Umowy został przedstawiony w SIWZ i załączniku nr 7 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. Terminy Wykonawca rozpocznie realizację Umowy niezwłocznie po jej zawarciu. Wszystkie prace etapach: 4 5 objęte Umową Wykonawca zobowiązuje się wykonać w dwóch 1/ I etap - obejmujący prace wymienione w 3 ust. 1 pkt 1 - w terminie do dnia 10 grudnia 2012 r., 2/ II etap - obejmujący prace wymienione w 3 ust. 1 pkt 2 w terminie do dnia 31 maja 2013 r

3 Wynagrodzenie 6 1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie złotych (słownie:.. złotych) brutto, w tym podatek VAT według aktualnie obowiązującej stawki. 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, zostanie zapłacone w dwóch ratach: 1/ za wykonanie I etapu, o którym mowa w 5 pkt 1 - w wysokości stanowiącej 80% łącznego wynagrodzenia, tj. w kwocie.. złotych (słownie: ) brutto, 2/ za wykonanie II etapu, o którym mowa w 5 pkt 2 - w wysokości stanowiącej 20% łącznego wynagrodzenia, tj. w kwocie.. złotych (słownie: ) brutto, 3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje całkowity koszt wykonania przedmiotu Umowy, a w szczególności wszelkie koszty dojazdu, delegacji, transportu sprzętu do Zamawiającego, uzyskania odpowiednich licencji, serwisowania SOD w okresie gwarancji itp. 4. Podstawą do wystawienia faktur przez Wykonawcę będą Protokoły Odbioru Prac danego etapu, nie stwierdzające istnienia jakichkolwiek wad SOD ( 13) 5. Płatność będzie realizowana w oparciu o fakturę VAT wystawioną przez Wykonawcę, przy czym fakturę za I etap, o którym mowa w 5 pkt 1, należy przedłożyć Zamawiającemu w terminie do dnia 17 grudnia 2012r. 6. Zapłata nastąpi przelewem w terminie 7 dni od dnia otrzymania faktury VAT przez Zamawiającego. 7. Data stwierdzająca zapłatę to dzień złożenia polecenia przelewu w banku Zamawiającego. 8. Płatność będzie dokonana na konto Wykonawcy: 9. Strony nie przewidują waloryzacji wynagrodzenia, o którym mowa w ust.1. Zespół Wykonawcy 7 1. Wykonawca wytypuje Stały Zespół - zwany dalej Zespołem, który będzie bezpośrednio zaangażowany w realizację Umowy. Skład Zespołu zostanie przedstawiony Zamawiającemu wraz ze szczegółowym harmonogramem prac, o którym mowa w 12 ust. 1, przy czym w skład Zespołu będą wchodziły co najmniej wszystkie osoby wskazane w Ofercie Wykonawcy

4 2. W uzasadnionych przypadkach i za pisemną zgodą Zamawiającego, Wykonawca ma prawo zastąpić członków Zespołu, innymi osobami o co najmniej równoważnych kwalifikacjach. Przez uzasadnione przypadki rozumie się chorobę, niedyspozycję lub zaprzestanie pracy w firmie Wykonawcy. 3. Jeżeli w uzasadnionej opinii Zamawiającego jakikolwiek członek Zespołu nie będzie należycie wypełniał swoich obowiązków, Wykonawca po otrzymaniu odpowiedniego wniosku od Zamawiającego, niezwłocznie zastąpi taką osobę innym pracownikiem o co najmniej równoważnych kwalifikacjach. 8 Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zakres prac, który zrealizuje przez podwykonawców. Organizacja przedsięwzięcia 9 Osobami uprawnionymi do kontaktów w sprawach związanych z realizacją Umowy są: 1) ze strony Zamawiającego: a/ Miłosz Jastrząb Naczelnik Wydziału Informatyki UM w Bielsku-Białej, b/ Aleksander Chomik Z-ca Nacz. Wydziału Informatyki UM w Bielsku-Białej c/ Andrzej Golik pracownik Wydziału Informatyki UM w Bielsku-Białej 2) ze strony Wykonawcy: 10 Osoby wymienione w 9 mają uprawnienia do wprowadzania uzgodnionych wspólnie - zmian w sposobie realizacji Umowy bez naruszania jej zakresu, przedmiotu oraz terminów określonych w Umowie i Harmonogramie ( 12 ust.1). 11 Całe postępowanie w ramach Umowy będzie prowadzone w języku polskim, a w szczególności wszystkie dokumenty zostaną przygotowane w języku polskim

5 Harmonogram prac Przed rozpoczęciem prac - Wykonawca zaproponuje i uzgodni z Zamawiającym Harmonogram Prac zwany dalej Harmonogramem, zawierający terminy odbioru poszczególnych podetapów wchodzących w skład etapów wymienionych w 5. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu Harmonogram do akceptacji - w terminie 10 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy. Harmonogram będzie zawierał nazwiska i funkcje osób należących do Zespołu Wykonawcy ( 7). 2. Zamawiający zastrzega sobie termin pięciu dni roboczych na sporządzenie uwag do przedstawionego przez Wykonawcę Harmonogramu. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu poprawiony i uzupełniony Harmonogram w ciągu trzech dni roboczych od dnia otrzymania uwag. 3. Harmonogram będzie stanowił integralną część Umowy. Udokumentowanie i odbiór prac 13 Wykonanie Umowy zostanie udokumentowane w postaci Protokołów z zakończenia poszczególnych podetapów i etapów prac, podpisanych przez obie Strony. 14 Jeżeli w trakcie odbioru danego podetapu lub etapu prac zostaną stwierdzone wady lub usterki, Zamawiający ma prawo odmówić odbioru tego podetapu lub etapu i podpisania Protokołu Odbioru Podetapu Prac lub Protokołu Odbioru Etapu Prac, a Strony niezwłocznie sporządzą Protokół Wad i Usterek oraz ustalą terminy na ich usunięcie i termin ponownego odbioru danego podetapu lub etapu prac. 15 Podpisanie Protokołu z odbioru drugiego etapu prac, o którym mowa w 5 pkt 2, jest równoznaczne z podpisaniem Końcowego Protokołu Odbioru Prac i z ostatecznym odbiorem przedmiotu Umowy. Zobowiązania Stron Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę, umiejętności i kwalifikacje umożliwiające realizację przedmiotu Umowy w sposób fachowy i gwarantujący wysoką jakość świadczonych usług

6 2. Wykonawca odpowiada za fachowość i wysoką jakość świadczonych usług. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot Umowy ze szczególną starannością i zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą. Wykonawca odpowiada za prace wykonane przez podwykonawców jak za własne. 3. Wykonawca oświadcza, że przy wykonywaniu Umowy będzie korzystał jedynie z materiałów, danych i informacji oraz programów komputerowych, które jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności nie narusza dóbr osobistych osób trzecich, majątkowych i osobistych praw autorskich lub danych osobowych osób trzecich. Gdyby doszło do takiego naruszenia, wyłączną odpowiedzialność względem osób, których prawa zostały naruszone, ponosi Wykonawca. 4. Wykonawca oświadcza, że: a) dysponuje prawami, licencjami, wiedzą, doświadczeniem oraz kadrą niezbędną dla wykonania przedmiotu Umowy, b) zapewni przeniesienie na Zamawiającego wszelkich praw, w tym licencji i sublicencji, niezbędnych dla korzystania przez Zamawiającego z SOD, bez żadnych ograniczeń czasowych i funkcjonalnych, w tym także umożliwiających Zamawiającemu w przyszłości rozbudowę i modyfikację SOD oraz integrację z innymi systemami informatycznymi Zamawiającego. 5. Wykonawca nie może dokonać cesji żadnych praw lub przeniesienia obowiązków wynikających z Umowy na rzecz osoby trzeciej. 6. Zamawiający zobowiązuje się do współpracy i współdziałania z Wykonawcą w zakresie czynności wskazanych w Umowie, udzielania Wykonawcy wszelkich niezbędnych informacji związanych z wykonywaniem Umowy oraz ułatwiania dostępu do danych i informacji koniecznych przy wykonywaniu Umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się w taki sposób wykonywać Umowę, aby ani Zamawiający, ani żadna osoba trzecia nie doznali szkody pozostającej w związku z wykonywaniem Umowy. 8. Wykonawca zobowiązuje się naprawić wszelkie szkody osobowe i rzeczowe, które wyrządzi Zamawiającemu lub osobom trzecim, w związku lub przy wykonywaniu przedmiotu Umowy. W szczególności, w przypadku uszkodzenia lub zniszczenia mienia Zamawiającego lub osób trzecich w czasie realizacji Umowy, Wykonawca zobowiązuje się doprowadzić go do stanu pierwotnego i naprawić szkodę we własnym zakresie Wykonawca zobowiązuje się współpracować z Zamawiającym i innymi wykonawcami realizującymi prace dotyczące rozwoju SOD i jego integracji z innymi systemami informatycznymi Zamawiającego. 2. Wykonawca gwarantuje, że zaproponowane przez niego rozwiązania nie spowodują funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej sprzecznego z prawem obowiązującym w dniu podpisania Końcowego Protokołu Odbioru Prac

7 3. Jeżeli zaproponowane przez Wykonawcę rozwiązania spowodują działania Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej sprzeczne z prawem obowiązującym w dniu podpisania Końcowego Protokołu Odbioru Prac, Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego usunięcia wad i usterek tych rozwiązań, w terminie uzgodnionym przez Strony. 18 Wykonawca zachowa w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w związku z przygotowaniem lub wykonaniem Umowy (dotyczące Zamawiającego i instytucji powiązanych) i wykorzysta je wyłącznie w celu realizacji Umowy oraz nie ujawni stronie trzeciej bez wcześniejszej, pisemnej zgody Zamawiającego. 19 Zamawiający zobowiązuje się do współpracy z Wykonawcą przy realizacji Umowy, a w szczególności do: a) udostępnienia informacji - w ramach obowiązującego prawa, które będą uznane przez Wykonawcę jako niezbędne do rzetelnego wykonania prac, b) oddelegowania spośród swoich pracowników niezbędnej liczby osób do prac nad realizacją Umowy. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy Ustala się zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości 10% kwoty łącznego wynagrodzenia brutto określonego w 6 ust. 1, tj.:. złotych (słownie: ) 2. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy zostało wniesione w całości w formie.. 3. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy wniesione w pieniądzu będzie przechowywane na oddzielnym rachunku bankowym Zamawiającego w Banku PeKaO S.A O/Bielsko-Biała numer rachunku: Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w pieniądzu, które będzie podlegało zwrotowi, zostanie zwrócone wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelewy pieniędzy na rachunek Wykonawcy. 5. Wniesione przez Wykonawcę zabezpieczenie należytego wykonania Umowy jest przeznaczone na: 1) gwarancję zgodnego z Umową wykonania prac 70 % wartości zabezpieczenia określonej w ust. 1 to jest złotych (słownie:.. ), - 7 -

8 2) zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady - 30 % wartości zabezpieczenia określonej w ust. 1 to jest.. złotych (słownie:.. ). 6. Część zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 5 pkt 1 zostanie zwrócona lub zwolniona ciągu 30 dni po ostatecznym odbiorze przedmiotu Umowy ( 15). 7. Część zabezpieczenia o którym mowa w ust. 5 pkt 2 zostanie zwrócona lub zwolniona w ciągu 14 dni po upływie okresu rękojmi za wady ( 23). Kary umowne Zamawiającemu przysługuje w stosunku do Wykonawcy prawo do żądania kar umownych w następujących wypadkach: 1) odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę wskutek okoliczności, za które odpowiada Wykonawca - w wysokości 20 % łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 6 ust. 1, 2) zwłoki w wykonaniu Umowy w stosunku do terminów określonych w 5 pkt 1 i 2 oraz w 12 ust. 1 i 2 - w wysokości 0,2% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 6 ust. 1, za każdy dzień zwłoki, 3) zwłoki w usunięciu wad lub usterek stwierdzonych w czasie odbioru danego etapu prac - w wysokości 0,2% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 6 ust. 1, za każdy dzień zwłoki, 4) zwłoki w usunięciu wad i usterek o których mowa w 25 ust. 1 - w wysokości 61,50 zł brutto, za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki. 5) zwłoki w reakcji na zgłoszenie, o której mowa w 25 ust. 3 - w wysokości 61,50 zł brutto, za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki. 2. Zamawiający ma prawo do naliczania i obciążania Wykonawcy karą umowną za zwłokę sukcesywnie, przed zakończeniem okresu zwłoki. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody i utraconych korzyści na ogólnych zasadach określonych w art. 471 KC. 4. Kary umowne i odszkodowanie nie przysługują Zamawiającemu, jeżeli nienależyte wykonanie lub niewykonanie Umowy zostało spowodowane wskutek okoliczności, za które odpowiada Zamawiający. 5. Żadna ze Stron nie poniesie odpowiedzialności, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy nastąpi na skutek działania Siły Wyższej

9 6. Siła Wyższa oznacza zdarzenia zewnętrzne, na które Strony nie mają wpływu, a które uniemożliwiają wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, których nie można było przewidzieć i których nie dało się uniknąć nawet w przypadku dołożenia przez Strony najwyższej staranności, a w szczególności takie, jak wojna, rozruchy, trzęsienie ziemi, pożar, eksplozja, decyzja administracyjna, na którą Strony nie mają wpływu. Gwarancja jakości i rękojmia za wady oraz usuwanie usterek Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na przedmiot Umowy na okres 24 miesięcy licząc od dnia ostatecznego odbioru przedmiotu Umowy, o którym mowa w W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się utrzymać funkcjonalności SOD opisane w SIWZ i załącznikach do SIWZ. 23 Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu rękojmi za wady zostaje rozszerzona poprzez udzielenie rękojmi na okres 18 miesięcy licząc od dnia ostatecznego odbioru przedmiotu Umowy, o którym mowa w Po ostatecznym odbiorze przedmiotu Umowy Zamawiający nabywa prawo do: 1) porad telefonicznych dotyczących wykorzystania SOD. Telefoniczny serwis pełniony przez Wykonawcę będzie czynny w dni robocze w godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej. W czasie obowiązywania gwarancji na SOD, porady są bezpłatne. 2) dostosowania SOD do zmian przepisów prawnych. W czasie obowiązywania gwarancji na SOD, uaktualnienia te są bezpłatne Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wszelkich nieprawidłowości funkcjonowania SOD wynikających z: 1) awarii, tj. nieprawidłowości powodującej ciągły brak działania SOD przez dłużej niż 30 minut : a/ w ciągu 8 godzin od chwili zgłoszenia, jeżeli zgłoszenia dokonano w dzień roboczy do godziny 12:00, - 9 -

10 b/ do godziny 12:00 następnego dnia roboczego, jeżeli zgłoszenia dokonano w dzień roboczy po godzinie 12:00, 2) usterki, tj. nieprawidłowości utrudniającej funkcjonowanie SOD - w ciągu 12 dni licząc od dnia zgłoszenia. 2. Zgłoszenie może być dokonane na portalu serwisowym wykonawcy albo w formie , faxu lub zgłoszenia telefonicznego. Zamawiający zobowiązuje się do potwierdzenia zgłoszenia telefonicznego w formie lub faxu. Ewentualna inna jeszcze procedura obsługi zgłoszeń awarii i usterek SOD może zostać uzgodniona z Wykonawcą w ciągu 10 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy. 3. Gwarantowany czas reakcji na zgłoszenie nieprawidłowości (tj. czas liczony od chwili zgłoszenia nieprawidłowości do reakcji Wykonawcy, obejmującej co najmniej kontakt z Zamawiającym, wstępną analizę problemu, ustalenie przyczyny biegu i rozpoczęcie usuwania awarii lub usterki) nie może być dłuższy niż 30 minut od chwili zgłoszenia nieprawidłowości. 4. Jeśli ze względu na złożoność problemu Wykonawca przewiduje, że czas potrzebny do usunięcia zgłoszonych nieprawidłowości przekroczy terminy określone w ust. 1, to przed upływem tych terminów Wykonawca może zwrócić się, w formie , fax lub innej formie pisemnej, do Zamawiającego o zgodę na późniejszy termin zakończenia prac. Jeżeli Zamawiający w ww. formie wyrazi zgodę, to do upływu uzgodnionego terminu nie będą naliczane kary umowne. 5. Wykonawca wykona, co najmniej dwa razy w roku, w siedzibie Zamawiającego przeglądy gwarancyjne SOD potwierdzone protokołem odbioru. Przeglądy gwarancyjne obejmują: 1) kontrolę integralności i spójności baz danych i w razie konieczności doprowadzenie do integralnych i spójnych baz danych, 2) poprawę, kontrolę konfiguracji i poprawności działania SOD, 3) kontrolę wydajności i ewentualne dostosowanie SOD pod kątem zmieniającego się obciążenia. 6. Koszty usunięcia awarii lub usterek systemów, które powstały z powodu działania SOD, ponosi Wykonawca. Szkolenia Użytkowników Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić - na swój koszt - szkolenia z obsługi SOD dla pracowników wskazanych przez Zamawiającego. 2. Szczegółowy opis szkoleń określony został w Załączniku nr 7 do SIWZ

11 Odstąpienie od Umowy W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. W przypadku odstąpienia Zamawiającego od Umowy wskutek okoliczności, za które odpowiada Zamawiający, zobowiązuje się on zwrócić udokumentowane nakłady (wynagrodzenie i koszty) poniesione przez Wykonawcę na częściowe wykonanie Umowy, przy czym suma zwracanych nakładów nie może być wyższa niż kwota wyliczona proporcjonalnie do udokumentowanego zaawansowania prac, a w szczególności nie może przekroczyć kwoty łącznego wynagrodzenia brutto określonego w 6 ust Zwrot nakładów nie przysługuje Wykonawcy w przypadku odstąpienia od Umowy wskutek okoliczności, za które odpowiada Wykonawca. 4. W przypadku odstąpienia Zamawiającego od Umowy wskutek okoliczności, za które odpowiada Wykonawca, Zamawiający zachowuje prawo do kar umownych, o których mowa w 21 oraz odszkodowania za szkodę wynikłą z niewykonania w terminie lub nienależytego wykonania Umowy. 5. Wykonawca może odstąpić od Umowy w trakcie jej realizacji wyłącznie z przyczyn określonych w przepisach Kodeksu Cywilnego. 6. O zamiarze odstąpienia od Umowy należy poinformować drugą Stronę na piśmie z tygodniowym wyprzedzeniem. Postanowienia końcowe Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust Zmiana Umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1/ co do nieistotnych postanowień Umowy, 2/ co do istotnych postanowień Umowy, z ważnych powodów, a w szczególności o ile jest ona konieczna i wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy lub jest ona korzystna dla Zamawiającego, a zwłaszcza w przypadku : a) zmian wytycznych lub zaleceń instytucji, która przyznała środki na współfinansowanie przedmiotu Umowy, b) wyrażenia zgody przez instytucję, która przyznała środki na współfinansowanie przedmiotu Umowy, na wprowadzenie zmian w realizacji zadania pn. Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej

12 3. W przypadku wystąpienia Wykonawcy z wnioskiem o zmianę postanowień Umowy, zobowiązany jest on do udokumentowania zaistnienia którejkolwiek z przesłanek wymienionych w ust Strony będą dążyć do tego, aby wszelkie sprawy sporne, dotyczące lub wynikające z Umowy, zostały rozstrzygnięte polubownie w ciągu dwóch tygodni, a jeśli tego nie osiągną - spory te będą rozstrzygane przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 30 W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) 31 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Zobowiązanie zostanie pokryte ze środków budżetu Miasta Bielsko-Biała ujętych w WPF w latach 2012 i 2013 w dziale 750 rozdz w zadaniu elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku- Białej ze środków własnych, źródło finansowania - gmina

13 - 13 -