Przedmiotowy konkurs prowadzony jest poza regulacją ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w oparciu o ogólnie obowiązujące normy prawne.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Ogłoszenia o konkursie na Brokera Ubezpieczeniowego REGULAMIN KONKURSU OFERT NA WYBÓR BROKERA UBEZPIECZENIOWEGO DLA SAMODZIELNEGO PUBLICZNEGO ZAKŁADU OPIEKI ZDROWOTNEJ W GARWOLINIE ogłoszonego w dniu 11 września 2013 r. Przedmiotowy konkurs prowadzony jest poza regulacją ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w oparciu o ogólnie obowiązujące normy prawne. DEFINICJE: 1. Konkurs niniejsze postępowanie prowadzące do wyboru brokera ubezpieczeniowego, 2. Zamawiający Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Garwolinie, 3. Wykonawca/Oferent firma świadcząca usługi brokerskie, biorąca udział w konkursie, 4. Broker osoba fizyczna lub prawna posiadająca wydane przez organ nadzoru zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej wpisana do rejestru brokerów ubezpieczeniowych, 5. Komisja komisja konkursowa powołana do przeprowadzenia Konkursu i działająca zgodnie z niniejszym Regulaminem, 6. Zamówienie umowa nieodpłatna zawiera między Zamawiającym a Wykonawcą, której przedmiotem są usługi w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym(dz. U. Nr 124 poz z późn. zm.). I. Postanowienia ogólne 1. Do niniejszego Konkursu nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Konkurs przeprowadzany jest na podstawie niniejszego Regulaminu oraz w oparciu o ogólnie obowiązujące normy prawne. 2. Postanowienia Regulaminu mają zastosowanie do prac Komisji powołanej w celu przeprowadzenia konkursu ofert na brokera ubezpieczeniowego świadczącego usługi w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego. 3. Konkurs ma charakter otwarty. 4. Ogłoszenie o konkursie zostanie podane co najmniej na 7 dni przed wyznaczonym terminem składania ofert. 6. Konkurs przeprowadzony zostanie w dwuetapowym postępowaniu: a) I etap ocena ofert pod kątem spełnienia warunków dopuszczających do udziału w konkursie i wg kryteriów określonych w niniejszym regulaminie b) II etap negocjacje z wykonawcami w celu wyboru najkorzystniejszej oferty i zawarcia umowy. II. Przedmiot i zakres konkursu 1. Przedmiotem konkursu jest wybór brokera ubezpieczeniowego dla Zamawiającego świadczącego usługi na podstawie ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124 poz z późn. zm.). Zakres świadczonych usług przez brokera na rzecz Zamawiającego będzie obejmować w szczególności: a) Identyfikację i analizę ryzyka ubezpieczeniowego, b) Opracowanie i wdrożenie programu ubezpieczeniowego dostosowanego do potrzeb i możliwości Zamawiającego, uwzględniającego przede wszystkim: - analizę zakresu i rodzajów ryzyka związanego z działalnością Zamawiającego, - podział na ryzyka podlegające i niepodlegające ubezpieczeniom, - doradztwo w zakresie określenia sum bądź limitów ubezpieczenia, - przedstawienie propozycji dogodnych procedur związanych z obsług programu oraz likwidacji szkód;

2 - uzgodnienie programu z Zamawiającym, - przedstawienie propozycji optymalnego programu ubezpieczeniowego i wyboru trybu postępowania o zamówienie publiczne; c) opracowanie i przygotowanie kompletnej dokumentacji przetargowej niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wybór ubezpieczyciela w postępowaniach o zamówienie publiczne prowadzących do wyboru ubezpieczyciela w charakterze doradcy. Opracowanie i przygotowanie pełnej dokumentacji przetargowej powinno zostać wykonane w terminie umożliwiającym zawarcie umowy do końca br. Konieczne jest również uzyskanie przez Wykonawcę zgody Zamawiającego na ustalone warunki specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w szczególności konsultowanie z Zamawiającym warunków udziału ubezpieczycieli w postępowaniu, oraz konsultowanie kryteriów oceny ofert złożonych przez nich w niniejszym postępowaniu, d)nadzór nad bieżącą obsługą ubezpieczeń, w tym sprawdzanie poprawności polis,dokonywanie doubezpieczeń, e)bieżąca analiza rynku ubezpieczeniowego pod względem kondycji finansowej poszczególnych ubezpieczycieli, oraz możliwości i potrzeb wykorzystania korzystnych rozwiązań i ofert dla Zamawiającego, f) przeprowadzanie w imieniu Zamawiającego procedury zgłaszania szkód, kontroli procedur szkodowych ubezpieczyciela oraz spraw spornych, g) kontrolowanie czynności wstępnej likwidacji szkód a mających na celu doprowadzenie do uzyskania przez Zamawiającego odszkodowania w trybie poza procesowym, a więc: nadzorowanie terminowości składania zgłoszeń roszczeniowych do zakładu ubezpieczeń, pomoc w formułowaniu roszczeń odszkodowawczych, nadzór nad terminowym wypłacaniem przez zakład ubezpieczeń odszkodowań należnych Zamawiającemu, h) merytoryczna ocena ofert w zakresie ubezpieczeń składanych Zamawiającemu, i) usługi szkoleniowe i doradztwo dla pracowników Zamawiającego w zakresie wiedzy ubezpieczeniowej i technik obsługi ubezpieczeniowej dla potrzeb wdrożenia programu ubezpieczeniowego. 2. Istotne postanowienia umowy: a) Zakres obsługi brokerskiej o której mowa w ust. 1 niniejszego Regulaminu będzie integralną częścią umowy, jaką Zamawiający podpisze z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana. Wykonawca ten zobowiązany jest przedstawić projekt takiej umowy w ofercie. Inne niż wskazane wyżej zapisy umowy zostaną ustalone w drodze negocjacji Komisji Konkursowej Zamawiającego i Wykonawcy wyłonionego w Konkursie. b) Wyłoniony w drodze Konkursu Wykonawca będzie dla Zamawiającego świadczył usługi brokerskie w zakresie ubezpieczeń zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124 poz z późn. zm.), c) Koszty powyższych czynności pokrywa Wykonawca ze środków własnych, d) Wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie prowizja brokerskie wypłacona przez ubezpieczyciela wybranego przez Zamawiającego zgodnie z Prawem zamówień publicznych, e) Wykonawca w przypadku powstania szkody w majątku Zamawiającego,wynikającej z winy Wykonawcy lub w przypadku nienależytego wywiązania się z warunków umowy poniesie odpowiedzialność kontraktową i deliktową, f) Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu w terminie 5 dni przed zakończeniem obowiązywania polisy OC kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem polisy potwierdzającej ubezpieczenie na kolejny rok, g) Umowa zostanie zawarta na okres 3 lat z możliwością jej rozwiązania bez [podania przyczyny z zachowaniem trzymiesięcznego terminu wypowiedzenia, h) W przypadku rażącego naruszenia warunków umowy przez Wykonawcę może ona zostać wypowiedziana przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym, i) Wszelkie zmiany umowy wymagaj formy pisemnej pod rygorem nieważności,

3 j) W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie maj przepisy ustawy z dnia 22 maja 2003r. O pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. nr 124 poz t.j. z pón. zm.) oraz Kodeksu cywilnego. k) Zamawiający zastrzega sobie prawo ostatecznego sformułowania treści umowy. Do treści umowy mogą zostać wprowadzone tylko i wyłącznie takie postanowienia, które nie będą powodować sprzeczności umowy z warunkami i postanowieniami określonymi w niniejszym Regulaminie oraz z obowiązującymi przepisami prawa. III. Minimalne warunki stawiane oferentom Dopuszczające do udziału w Konkursie 1. Prowadzenie działalności na podstawie zezwolenia na wykonywanie działalności brokerskiej wydanego przez właściwy organ nadzoru, 2. Posiadanie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz.U. z 2005 r. nr 122 poz. 1028) o sumie gwarancyjnej nie mniejszej niż ,00 Euro (lub równowartości w złotych), 3. Działalność na rynku pośrednictwa ubezpieczeniowego na polskim rynku ubezpieczeniowym od minimum 5 lat oraz posiadają siedzibę na terytorium RP (licząc do dnia ogłoszenia konkursu). 4. Wykonawca na dzień ogłoszenia konkursu musi dysponować, co najmniej pięcioma osobami, zatrudnionymi na umowę o pracę, uprawnionymi do wykonywania czynności brokerskich zgodnie z ustawą o pośrednictwie ubezpieczeniowym z dnia 22 maja 2003r. (Dz. U. z 2003r. nr 124, poz. 1154) oraz legitymującymi się ukończeniem szkolenia w zakresie ustawy PZP, potwierdzone stosownym certyfikatem. 5. Wykonawca w okresie 3 ostatnich lat (licząc do dnia ogłoszenia konkursu) powinien świadczyć usługi brokerskie w zakresie ubezpieczeń majątkowych dla co najmniej 3 jednostek służby zdrowia. 6. Wykonawca w okresie 3 ostatnich lat (licząc od dnia ogłoszenia konkursu) powinien przeprowadzić, co najmniej dziesięć postępowań prowadzonych na podstawie Prawa zamówień publicznych, których efektem był wybór ubezpieczyciela dla jednostki sektora finansów publicznych w zakresie ubezpieczeń majątkowych 7. Wykonawcy muszą znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia, nie mogą być w stanie likwidacji lub upadłości, nie mogą zalegać z opłacaniem podatków, opłat, oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Nie dopuszcza się do udziału w konkursie konsorcjum firm brokerskich. IV. Dokumenty które należy załączyć do oferty: 1. Wypełnione Załączniki nr 1 i 2 niniejszego Regulaminu. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru bądź zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopię zezwolenia na prowadzenie działalności brokerskiej i oświadczenie Wykonawcy, że nie zostało ono cofnięte. 4. Oświadczenie o prowadzeniu działalności brokerskiej nieprzerwanie od 3 lat na polskim rynku brokerskim. 5. Kopię polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej zgodnie z zapisami rozporządzeniem o którym mowa w rozdziale III pkt Wykaz podmiotów sektora finansów publicznych, z ostatnich trzech lat (przed dniem ogłoszenia konkursu ) dla których broker świadczył usługę brokerską, wraz z rekomendacją lub referencjami od tych podmiotów. 7. Oświadczenie o liczbie zatrudnionych na umowę o pracę (minimum 2 osoby) posiadających uprawnienia brokerskie oraz szkolenie z zakresu Prawa zamówień publicznych, oświadczenie winno zawierać wykaz : imię i nazwisko, nr uprawnień, wykonywany zakres usług.

4 8. Oświadczenie o liczbie postępowań o zamówienie publiczne, w roli biegłego lub członka komisji, w zakresie ubezpieczeń sektora finansów publicznych w okresie ostatnich trzech lat (przed dniem ogłoszenia konkursu ) w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. 9. Oświadczenie o liczbie posiadanych w obsłudze jednostek i spółek zobligowanych do korzystania z procedury Prawa zamówień publicznych V. Opis przygotowania oferty. 1. Wykonawca w Konkursie składa tylko jedna ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Regulaminie. 2. Oferta oraz wszystkie dołączone do niej dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim, w formie wydruku komputerowego bądź inna trwałą i czytelną techniką. 3. Wszystkie dokumenty tworzące ofertę należy złożyć w oryginale bądź w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji. Wszelkie oświadczenia musza być podpisane przez osoby do tego uprawnione. 4. Każda strona oferty oraz wymagane załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) musza być opatrzone podpisem Wykonawcy bądź osoby przez niego upoważnionej. Zaleca się ponumerowanie stron kolejnymi numerami. 5. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany lub wycofania złożonej oferty przez Wykonawcę przed upływem terminu składania ofert poprzez złożenie pisemnego oświadczenia o wycofaniu bądź zmianie oferty. 6. Wykonawca nie może dokonać zmian ani tez wycofać oferty po opływie terminu jej składania. 7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty musza być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisująca ofertę. 8. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 9. W przypadku gdy oferta, oświadczenia lub dokumenty zawierały informacje, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Wykonawca winien nie później niż w terminie składania ofert w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnice przedsiębiorstwa. 10. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień dot. złożonej oferty oraz uzupełnienia brakujących dokumentów w wyznaczonym terminie VI. Miejsce i termin składnia ofert. 1. Oferty w zaklejonych kopertach z napisem: KONKURS NA WYBÓR BROKERA UBEZPIECZENIOWEGO należy złożyć w Sekretariacie Dyrektora Zamawiającego w Garwolinie ul. Lubelska 50 II piętro lub przesłać na adres: SP ZOZ w Garwolinie ul. Lubelska 50, Garwolin w terminie najpóźniej do dnia 23 września 2013 r. do godz Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone bez otwierania. VII. Sposób wyboru Wykonawcy 1. Wyboru oferty dokona Komisja Konkursowa. 2. Komisja Konkursowa dokona analizy ofert pod względem poprawności ich sporządzenia oraz zgodności z niniejszym Regulaminem. 3. Komisja Konkursowa przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami, których oferta spełni wymagane warunki. 4. Po zbadaniu ofert komisja sporządza i podpisuje protokół z przeprowadzonego postępowania. Protokół z przebiegu prac komisji powinien zawierać co najmniej: a) datę i miejsce otwarcia ofert, b) imiona i nazwiska członków komisji konkursowej z podaniem ich funkcji, c) imiona i nazwiska lub nazwy Wykonawców, którzy złożyli swoje oferty, wraz z ich adresami, d) informacje wynikające z przedstawionych dokumentów oraz oświadczeń, e) informacje o najkorzystniejszej ofercie wraz z podaniem nazwy i adresu wybranego podmiotu, f) podpisy członków komisji konkursowej.

5 5. Informacja o wynikach konkursu zostanie przesłana pocztą elektroniczną wszystkim Wykonawcom. VIII. Etap II negocjacje prowadzone według poniższych zasad 1. Do negocjacji zostaną zaproszeni Wykonawcy, którzy spełniają wymagania formalne Zamawiającego. 2. O wynikach oceny ofert oraz miejscu i terminie negocjacji Wykonawcy zostaną powiadomieni pisemnie niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert. 3. Negocjacje prowadzi Komisja Konkursowa. 4. Negocjacje są prowadzone osobno i mają charakter poufny. 5. Wykonawcy poza wymienionymi kryteriami, są zobowiązani do przedstawienia: a) koncepcji obsługi ubezpieczeniowej SP ZOZ w Garwolinie, b) koncepcji procesu likwidacji szkód, c) koncepcji organizacji szkoleń z zakresu ubezpieczeń, z proponowaną listą szkoleń, d) projektu umowy. 6.Za każdy ppkt w pkt 5 można uzyskać maksymalnie 25 pkt. Oferta która uzyska największa ilość punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. IX. Postanowienia końcowe 1. Zamawiający podejmie współpracę z Wykonawcą, wybranym przez Komisje Konkursową w terminie do 5 dni od daty ogłoszenia wyniku na podstawie umowy, która zostanie zawarta pomiędzy stronami w tym terminie. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) dokonania zmiany warunków Konkursu, jednak nie później ni przed upływem terminu składania ofert, z możliwością jednoczesnego przedłużenia terminu, b) unieważnienia lub odstąpienia od konkursu bez podania przyczyny. 3. Zamawiający jednocześnie informuje, że : a) nie będzie udzielał brokerom szczegółowych, innych ogólnie dostępnych informacji związanych z funkcjonowaniem i działalnością Zamawiającego, b) będzie udzielał wyjaśnień dot. treści Regulaminu Konkursu przy czym pytania należy przesyłać w formie pisemnej, c) oferta nie spełniająca warunków wymaganych w Regulaminie Konkursu zostanie odrzucona. d) Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia, e) Zamawiający nie zwraca dokumentów przedłożonych w ramach niniejszego Konkursu. 4. Ogłoszenie o wyniku Konkursu zostanie umieszczone na stronie

6 Załącznik nr 1 /pieczęć Wykonawcy/ FORMULARZ OFERTOWY KONKURS OFERT NA WYBÓR BROKERA UBEZPIECZENIOWEGO DLA SP ZOZ Garwolin 1.Nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy... 3.NIP...; 4. REGON... 5.Tel./fax Niniejszym składamy ofertę w konkursie na wybór brokera ubezpieczeniowego dla SP ZOZ w Garwolinie w zakresie świadczenia usług pośrednictwa ubezpieczeniowego zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124 poz z późn. zm.) w terminach i na warunkach i określonych w Regulaminie Konkursu. 7.Upoważniamy do reprezentowania Wykonawcy w Konkursie ( w załączeniu stosowne pełnomocnictwo). 8. Upoważniamy uprawnionych przedstawicieli Zamawiającego (Komisję Konkursową) do podjęcia działań mających na celu sprawdzenie oświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości, które mogłyby się pojawić w związku ze złożonymi w trakcie konkursu informacjami. Dla tych celów upoważniamy... (imię i nazwisko) do dostarczenia stosowanej informacji uznanej przez zamawiającego za konieczną i wymaganą w celu sprawdzenia oświadczeń i informacji zawartych w naszej ofercie. 9 Suma gwarancyjna w ramach ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej wynosi (potwierdzone kserokopią polisy): 10. Doświadczenie na rynku - okres działalności firmy wynosi - w tym okres działalności brokerskiej jako spółka prawa handlowego (potwierdzone kserokopią zezwolenia organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej i wypisem z właściwego organu rejestrowego): 11. Kadra - liczba zatrudnionych pracowników na podstawie umowy o pracę posiadających zdany egzamin brokerski oraz szkolenie z zakresu Prawa zamówień publicznych (potwierdzone wykazem i zaświadczeniami ): 12. Liczba samodzielnie przeprowadzonych przez Wykonawcę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na usługi ubezpieczeniowe na podstawie ustawy z Prawo zamówień publicznych w latach (potwierdzone wykazem wraz z danymi teleadresowymi jednostek): 13. Liczba samodzielnie przeprowadzonych postępowań na wybór ubezpieczyciela przeprowadzonych zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, (potwierdzone wykazem wraz z danymi teleadresowymi jednostek oraz kserokopię protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ):. 14.Oferta zawiera...kolejno ponumerowanych stron. 15.Załącznikami do oferty są: dnia (podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy)

7 Załącznik nr 2 /miejscowość i data / /podpis i pieczęć upoważnionego Przedstawiciela Wykonawcy/ OŚWIADCZENIE WYKONAWCY Składając ofertę w Konkursie na wybór brokera ubezpieczeniowego dla SP ZOZ w Garwolinie w zakresie świadczenia usług pośrednictwa ubezpieczeniowego zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124 poz z późn. zm.) oświadczamy, że: 1. Dysponujemy niezbędną wiedzą i doświadczeniem a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia. 2. Nie jesteśmy w stanie likwidacji lub upadłości, nie zalegamy z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. 3. Zapoznaliśmy się ze szczegółowymi warunkami konkursu zawartymi w Regulaminie Konkursu i przyjmujemy je bez zastrzeżeń. 4. Posiadamy wszystkie informacje niezbędne do przygotowania oferty i wykonania zamówienia w określonym czasie. 5. Jesteśmy związani oferta do terminu ważności oferty wskazanego w Regulaminie konkursu. 6. W przypadku wyboru złożonej przez brokera oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach określonych w Regulaminie konkursu a umowa zawierać będzie postanowienia zawarte w niniejszym Regulaminie oraz w złożonej w postępowaniu ofercie. 7. Wszystkie informacje i oświadczenia zamieszczone w ofercie oraz w załącznikach są kompletne, prawdziwe i dokładne w każdym szczególe. /miejscowość i data / /podpis/y i pieczęć osoby/osób upoważnionej/nich do występowania imieniu Wykonawcy/ w