Regulamin konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Centrum ATTIS

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Postanowienia Nr 10 Dyrektora Centrum ATTIS z dnia 6 września 2012r. Regulamin konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Centrum ATTIS I. INFORMACJE PODSTAWOWE 1. Dyrektor Centrum ATTIS ogłasza Konkurs na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Centrum Leczniczo Rehabilitacyjnego i Medycyny Pracy ATTIS, świadczącego usługi na podstawie ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124, poz z późń. zm.). 2. Celem Konkursu jest zawarcie nieodpłatnej umowy z wybranym brokerem na świadczenie usług pośrednictwa ubezpieczeniowego. Nie mają, więc tu zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, a jedynie ogólnie obowiązujące normy prawne. 3. Do niniejszego Konkursu nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm.) Konkurs przeprowadzony jest na podstawie niniejszego Regulaminu oraz w oparciu o obowiązujące normy prawne. 4. Konkurs ma charakter otwarty. 5. Ogłoszenie o konkursie zostanie podane do publicznej wiadomości co najmniej 7 dni przed wyznaczonym terminem składania ofert. 6. Dane kontaktowe: Zamawiający: Centrum Leczniczo Rehabilitacyjne i Medycyny Pracy ATTIS- Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Adres: Telefon: Fax Adres Strona internetowa: Ul. Górczewska Warszawa halina.boron@attis.com.pl II. PRZEDMIOT I ZAKRES ŚWIADCZENIA USŁUG PRZEZ BROKERA 1. Przedmiotem Konkursu jest wybór brokera ubezpieczeniowego dla Centrum ATTIS, świadczącego usługi na podstawie ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124, poz z późn. zm.). W ramach zleconej stałej obsługi brokerskiej Centrum ATTIS powierzy podejmowanie na jego zlecenie działań zmierzających do osiągnięcia optymalnych warunków ubezpieczenia w pełnym zakresie, w szczególności poprzez: 1) Identyfikację i analizę ryzyka ubezpieczeniowego związanego z funkcjonowaniem Centrum Leczniczo-Rehabilitacyjnego i Medycyny Pracy ATTIS. 2) Analizę dotychczasowej ochrony ubezpieczeniowej. 3) Pomoc w ochronie ubezpieczeniowej stosownie do potrzeb i możliwości Zamawiającego, a w szczególności: 1

2 a) uzgodnienie z Zamawiającym przedmiotów i ryzyk przeznaczonych do ubezpieczenia, b) dobór form i systemów stosownie do potrzeb właściwej ochrony, c) przyjęcie do programu ochrony ubezpieczeniowej sum i limitów określonych przez Zamawiającego, d) ustalenie oraz uzgodnienie franszyz i innych technicznych elementów ochrony, e) propozycje dogodnych procedur związanych z obsługą programu oraz likwidacją szkód. 4) opracowanie konsultacji z przedstawicielami Centrum ATTIS kompletnej dokumentacji przetargowej niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, w tym: a) właściwego opisu przedmiotu zamówienia publicznego oraz jego warunków realizacji, b) dodatkowych warunków chroniących interes zamawiającego w formie klauzul umownych do OWU, c) rekomendacji kryteriów oceny i punktacji dla ofert towarzystw ubezpieczeniowych, d) formularza oferty ubezpieczeniowej do wypełnienia przez oferentów, odpowiedzi merytorycznych do zgłaszanych zapytań oferentów. 5) Dokonanie merytorycznej oceny ofert na potrzeby Komisji Przetargowej. 6) Pośredniczenie przy zawieraniu umów ubezpieczenia i doubezpiecznia z wybranym towarzystwem. 7) Obsługę polisową programu ubezpieczeń łącznie z wnioskowanymi zmianami. 8) Nadzór nad likwidacją szkód ubezpieczeniowych oraz pomoc w razie wystąpienia szkody w formułowaniu roszczeń, sprawdzaniu dokumentów szkodowych i uzyskaniu wypłaty odszkodowań. 9) Przeprowadzenie dla wybranych pracowników Centrum ATTIS bezpłatnego szkolenia z zakresu ochrony oraz obowiązków ubezpieczonego, a także procedur likwidacji szkód oraz zachowań w przypadku szkody. 10) Wymieniony wyżej przedmiot i zakres świadczonej usługi brokerskiej będzie integralną częścią umowy, którą Zamawiający podpisze z Oferentem. Powinien on zostać opracowany i przedstawiony do akceptacji Zamawiającego w wyznaczonym przez niego terminie. III. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Z BROKEREM 1.Oferent w przypadku powstania szkody w majątku Zamawiającego, wynikającej z winy Wykonawcy lub w przypadku braku należytej staranności nienależytego wykonania umowy wywiązania się z warunków umowy poniesie odpowiedzialność cywilną. 2. Umowa zostanie zawarta na czas nieoznaczony możliwością jej rozwiązania z zachowaniem trzymiesięcznego terminu wypowiedzenia 3. W przypadku rażącego naruszenia warunków umowy przez Oferenta, może ona zostać rozwiązana przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym. 4. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124, poz z późn. zm.) oraz Kodeksu cywilnego. 6. Wszelkie opracowania i analizy wykonane przez brokera stanowią własność Zamawiającego. 2

3 7. Szczegółowe warunki i postanowienia umowy zostaną ustalone w drodze negocjacji Zamawiającego i Oferenta wyłonionego w Konkursie. Do umowy będą mogły zostać wprowadzone tylko i wyłącznie takie warunki i postanowienia, które nie będą sprzeczne z niniejszym Regulaminem, ustawą o pośrednictwie ubezpieczeniowym oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego. IV. MINIMALNE WARUNKI STAWIANE WYKONAWCOM DOPUSZCZAJĄCE DO UDZIAŁU W KONKURSIE. W Konkursie mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki: 1. Prowadzą działalność gospodarczą i są wpisani do właściwego rejestru lub ewidencji działalności gospodarczej. 2. Posiadają kwalifikacje uprawniające do wykonywania zawodu brokera ubezpieczeniowego (zdany egzamin przed Komisją Egzaminacyjną dla Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych). 3. Posiadają wydane przez organ nadzoru zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej oraz są wpisani do rejestru brokerów ubezpieczeniowych. 4. Posiadają ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz. U. Nr 122, poz. 1028). 5. Mogą oświadczyć o bezszkodowym przebiegu historii ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności brokerskiej. 6. Prowadzą nieprzerwaną działalność brokerską na polskim rynku ubezpieczeniowym od minimum 5 lat. 7. Nie zalegają z opłaceniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. 8. Posiadają doświadczenie w ubezpieczeniach zakładów opieki zdrowotnej i szpitali, tj. zawarli umowy na świadczenie usług brokerskich z co najmniej 5 wyżej wymienionymi jednostkami - licząc do dnia zamieszczenia ogłoszenia o konkursie. 9. Posiadają doświadczenie w prowadzeniu postępowań przetargowych, w okresie brali udział w co najmniej 10 postępowaniach o udzielnie zamówienia publicznego na wybór ubezpieczyciela prowadzonych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. (w tym minimum 1 przeprowadzone samodzielnie (jako pełnomocnik zamawiającego 10. Dysponują odpowiednim potencjałem kadrowym tzn. zatrudniają co najmniej 3 osoby posiadające uprawnienia do wykonywania czynności brokerskich - osoby legitymujące się zdanym egzaminem przed Komisją Egzaminacyjną dla Brokerów Ubezpieczeniowych (z wyłączeniem samozatrudnienia). 11. Zamawiający nie dopuszcza udziału w konkursie konsorcjum firm brokerskich. V. DOKUMENTY, KTÓRE NALEŻY ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY Zamawiający wymaga dołączenia do oferty następujących dokumentów i oświadczeń: 1) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert. 2) Pełnomocnictwo jeżeli osoba podpisująca ofertę nie będzie osobą upoważnioną na podstawie dokumentu z pkt 1. 3) Zezwolenie organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej i oświadczenie Ofernta, że nie zostało ono cofnięte. 3

4 4) Zaświadczenie naczelnika z właściwego Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzających odpowiednio, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 5) Oświadczenie o prowadzeniu działalności brokerskiej na polskim rynku ubezpieczeniowy nieprzerwanie od 5 lat. 6) Kopie polis ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz. U. Nr 122 poz. 1028) i zobowiązanie do jej odnawiania do końca trwania kontraktu. 7) Wykaz przeprowadzonych postępowań w trybie zamówienia publicznego na wybór ubezpieczyciela w których Oferent brał udział w roli pełnomocnika Zamawiającego w okresie ) Wykaz jednostek z którymi Oferent zawarł umowy na świadczenie usług brokerskich. 9) Listy referencyjne otrzymane od jednostek, w których broker brał udział w czynnościach prowadzących do zawarcia umów ubezpieczenia (wykaz, kserokopie listów). Co najmniej 3 listy referencyjnych. 10) Oświadczenie o ilości osób zatrudnionych u Oferenta posiadających uprawnienia do wykonywania czynności brokerskich - osoby legitymujące się zdanym egzaminem przed Komisją Egzaminacyjną dla Brokerów Ubezpieczeniowych. 11) Oświadczenie o bezszkodowym przebiegu historii ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności brokerskiej. 12) Propozycja formy reakcji oraz sposoby rozwiązywania podstawowych problemów z zakresu obsługi ubezpieczeniowej. 13) Oświadczenie, że niezwłocznie zareagują na zgłoszony przez Centrum ATTIS problem, jednak nie później niż w czasie 24 godz. przypadających na dni robocze. 14) Wstępny projekt umowy brokerskiej. 15) Uzupełniony Formularz ofertowy wg wzoru, określonego w Załączniku Nr 2 do Regulaminu. - Wymienione wyżej dokumenty, wchodzące w skład oferty, mogą być przedstawione w formie oryginału lub kopi poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta lub osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. VI.OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta oraz wszystkie dołączone do niej dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim, pismem maszynowym, w formie wydruku komputerowego lub inną trwałą i czytelną techniką. Dokumenty sporządzone w innych językach powinny być dostarczone wraz z tłumaczeniem poświadczonym przez Oferenta 3. Wszystkie dokumenty tworzące ofertę należy złożyć w oryginale lub w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta. Wszelkie oświadczenia muszą być podpisane przez osoby do tego uprawnione. 4

5 4. Zamawiający zaleca, aby oferta wraz z załącznikami była zestawiona w sposób trwały uniemożliwiający jej samoistną dekompletację oraz uniemożliwiający zmianę jej zawartości bez widocznych śladów naruszenia. 5. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany lub wycofania złożonej oferty przez Oferenta przed upływem terminu składania ofert, poprzez złożenie pisemnego oświadczenia o wycofaniu lub zmianie oferty. 6. Oferent nie może dokonać zmian ani też wycofać oferty po upływie terminu jej składania. 7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 8. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. 9. W przypadku, gdy oferta, oświadczenia lub dokumenty zawierały informacje, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent winien, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnice przedsiębiorstwa. 10. Oferent umieści ofertę w kopercie i opisze w następujący sposób: koperta zaadresowana na zamawiającego, opisana nazwą i adresem wykonawcy z zaznaczeniem OFERTA na Konkurs na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Centrum ATTIS nie otwierać przed dniem r. godz VII.MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego Centrum Leczniczo Rehabilitacyjne i Medycyny Pracy ATTIS ul. Górczewska 89. Warszawa w pokoju nr 196 (sekretariat), w terminie do dnia r. do godziny Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania (upublicznienia). VIII. OPIS SPOSOBU WYBORU ORAZ KRYTERIÓW OCENY OFERT. Opis sposobu wyboru oferty 1) Każda oferta może maksymalnie uzyskać 54 punkty. 2) Wyboru Oferenta dokona Komisja konkursowa powołana przez Zamawiającego. 3) Prowadzone postępowanie jest jawne, jednak Komisja konkursowa będzie wykonywała swoje czynności na posiedzeniach zamkniętych. 4) Komisja konkursowa dokona oceny spełniania warunków formalnych przez wszystkich Oferentów. Oferty nie spełniające wymagań zostaną odrzucone. 5) W toku badania złożonych ofert Komisja konkursowa może żądać udzielenia wyjaśnień, co do treści złożonej oferty. 6) Konkurs jest ważny choćby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca wymagania niniejszego Regulaminu. 2. Opis kryteriów, którymi komisja konkursowa będzie się kierowała przy wyborze oferty, wraz z podaniem punktacji dla każdego z kryteriów: 1. Doświadczenie na rynku brokerskim a) od 5 do 7lat 1 pkt. b) od 8 do 10 lat 3 pkt. c) powyżej 10 lat 6 pkt. 5

6 2. Kadra pracownicza a) 3 osoby 1 pkt. b) powyżej 3 osób 3 pkt. 3. Liczba przygotowanych podstępowań w latach , w tym przeprowadzonych samodzielnie jako pełnomocnik zamawiającego zgodnie z ustawą PZP (oceniane na podstawie załączonego do oferty wykazu przygotowanych i/lub przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia na usługi brokerskie: a) minimum 10 przygotowanych postępowań, w tym minimum 1 przeprowadzone samodzielnie postępowanie (jako pełnomocnik) Zamawiającego w latach zgodnie z ustawą PZP - 1 pkt. b) od 10 do 20 przygotowanych postępowań,w tym minimum 2 przeprowadzone samodzielnie postępowania (jako pełnomocnik) Zamawiającego w latach zgodnie z ustawą PZP - 3 pkt. c) powyżej 20 przygotowanych postępowań,w tym minimum 5 przeprowadzonych samodzielnie postępowań (jako pełnomocnik) Zamawiającego w latach zgodnie z ustawą PZP - 6 pkt. 4. Liczba podmiotów (zakłady opieki zdrowotnej, szpitale) dla których są aktualnie świadczone usługi brokerskie: a) od 5 do 10 podmiotów 3 pkt. b) od 11 do 19 podmiotów 6 pkt. c) powyżej 20 podmiotów 9 pkt. 5. Propozycja formy reakcji oraz sposoby rozwiązywania podstawowych problemów z zakresu obsługi ubezpieczeniowej. a) od 0 do 10 pkt. Oceniane przez komisję konkursową na podstawie zawartości merytorycznej przedstawionej koncepcji 6. Koncepcja obsługi ubezpieczeniowej w zakresie oferowanych usług dodatkowych wzmacniających politykę zarządzania ryzykiem a) od 0 do 20 pkt. Oceniane przez komisję konkursową na podstawie zawartości merytorycznej przedstawionej koncepcji Zamawiający podejmie współpracę z Oferentem, który uzyska najwyższą liczbę punktów. W przypadku uzyskania równej liczby punktów, przez co najmniej dwóch Oferentów, o wyborze brokera zdecyduje Komisja konkursowa, po przeprowadzeniu rozmów negocjacyjnych z zaproszonymi na tę okoliczność przedstawicielami firm brokerskich. 6

7 IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający podejmie współpracę z Oferentem, który uzyska w negocjacjach największą liczbę punktów. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) dokonania zmiany warunków Konkursu, jednak nie później niż przed upływem terminu składania ofert, z możliwością jednoczesnego przedłużenia terminu, b) unieważnienia lub odstąpienia od Konkursu bez podania przyczyny w każdym terminie. 3. Zamawiający jednocześnie informuje, że: a) będzie udzielał wyjaśnień dotyczących treści Regulaminu Konkursu, przy czym pytania należy przesyłać w formie pisemnej na nr fax b) oferta nie spełniająca warunków wymaganych (minimalnych) w Regulaminie Konkursu zostanie odrzucona, c) z tytułu odrzucenia oferty nie przysługują Wykonawcy żadne roszczenia, d) Zamawiający nie zwraca Wykonawcy dokumentów przedłożonych w ramach niniejszego Konkursu. 4. Ogłoszenie o wyniku Konkursu zostanie umieszczone na tablicy ogłoszeń Centrum ATTIS w Warszawie oraz na stronie internetowej Zamawiającego 5. O wyborze Oferenta, z którym zostanie podpisana umowa lub o unieważnieniu Konkursu, Zamawiający niezwłocznie zawiadomi w formie pisemnej, wszystkich Oferentów biorących udział w Konkursie, wskazując nazwę oraz adres Oferenta, którego ofertę wybrano. 7