Zarzadzenie nr 14/2013 Wojta Gminy Makow z dnialo kwietnia 2013 r.

Transkrypt

1 Zarzadzenie nr 14/2013 Wojta Gminy Makow z dnialo kwietnia 2013 r. w sprawie szczegolowych zasad rachunkowosci, wyodrebnienia ewidencji ksiegowej oraz ustalenia planu kont dla zadania:,,wyposazenie pomieszczen pelniacych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska" w ramach dzialania 413,,Wdrazanie lokalnych strategii rozwoju,, objetego PROW na lata wspotfinansowanego przez Unif Europejsk^ Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 wrzesnia 1994 r. o rachunkowosci (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz 1223, Nr 157 poz i Nr 165 poz. 1316, z 2010 r. Nr 47 poz. 278, z 2011 r. Nr 102 poz. 585, Nr 199 poz i Nr 232 poz. 1378) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Dz. U r. Nr 157, poz z pozn. zm. Rozporz^dzenia Ministra Finansow z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegolnych zasad rachunkowosci oraz planow kont dla budzetu panstwa, budzetow jednostek samorzadu terytorialnego, jednostek budzetowych, samorz^dowych zakladow budzetowych, panstwowych funduszy celowych oraz panstwowych jednostek budzetowych maja.cych siedzib? poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz. 861) oraz Rozporz^dzenia Ministra Finansow z dnia 19 stycznia 2012r. zmicniajaccgo rozporzadzenic w sprawie szczegolnych zasad rachunkowosci oraz planow kont dla budzetu panstwa, budzetow jednostek samorzadu terytorialncgo, jednostek budzetowych, samorzadowych, zakladow budzetowych, panstwowych funduszy cclowych oraz paristwowych jednostek budzetowych majacych sicdzibg poza granicami Rzcczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r. poz.121) w zwiqzku z przystajjieniem przez Gmin^ Makow do realizacji projektu wspolfmansowanego przez Uni Europejsk^ w ramach Programu Rozwoju Obszarow Wiejskich na lata o nazwie:,,\vyposazenie pomieszczen petniqcych funkcj^ swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska " zarza^dzam, co nast^puje: ij l.wprowadzam jako obowi^zuja^ce zasady rachunkowosci dotycz^ce operacji,,wyposazenie pomieszczen pelnia.cych funkcjq swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska" zgodnie z zata^cznikiem Nr 1 do Zarza^dzenia 2. Wprowadzam instrukcj^ obiegu i przechowywania dokumentow dla projektu zgodnie z zalqcznikiem Nr 2 do Zarzadzenia. 3. Ustalam wykaz osob upowaznionych do akceptowania dokumentow oraz wprowadzam ich wzory podpisow zgodnie z zafycznikiem Nr 3 do Zarzadzenia 4. Wykonanie Zarzadzenia powierzam Skarbnikowi Gminy. 5. Zarza_dzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania z moca, obowi^zuja^c^ od zaistnienia pierwszego zdarzenia dotycza,cego operacji, po podpisaniu umowy na realizacje projektu. Wojt ' & / ;iewicz

2 Zalacznik Nr 1 do Zarz^dzenia Nr 14/2013 Wojta Gminy Makow z dnia 10 kwietnia 2013 r. Zasady rachunkowosci projektu..w \e pomieszczen pelniacych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska" w ramach dzialania 413,,Wdrazanie lokalnych strategii rozwoju" objetego PROW na lata wspotfinansowanego przez Unie Europejska Celem prowadzenia rachunkowosci jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majqtkowej i finansowej projektu,,wyposazenie pomieszczen pelniacych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska" Cele zadania, a zarazem znaczenie rachunkowosci okreslone sa_ w zasadach; - zasadzie ci^glosci, ktora stanowi, ze przyj^te zasady rachunkowosci b^dq stosowane w sposob ci^gly, dokonuj^c w kolejnych latach jednakowego grupowania na kontach ksi^gowych operacji gospodarczych; - zasadzie jawnosci i przejrzystosci -- poprzez ustalenie odpowiedzialnosci osob dysponuj^cymi srodkami publicznymi i stosowanie klasyfikacji budzetowej; - zasadzie kontynuacji zadania i realizacji Projektu - przy stosowaniu przyjetych zasad rachunkowosci przyjmuje si^, ze beneficjent b^dzie kontynuowal w przyszlosci realizowanie projektu w niezmiennym zakresie; zasadzie jasnego i rzetelnego obrazu jednostka stosuje przyje^e zasady rachunkowosci, rzetelnie i jasno przedstawiaj^c sytuacje maj^tkowa^ i finansow^ 2. Dla potrzeby realizowanego projektu zostal otwarty odr^bny rachunek bankowy o numerze , z ktorego beda^ dokonywane platnosci oraz wpiaty srodki z refundacji 3. Urzad Marszalkowski w Lodzi udziela Gminie Makow dofinansowania na realizacje Projektu w wysokosci 70% poniesionych wydatkow kwalifikowanych w kwocie netto. 4. W planie flnansowym jednostki budzetowej wydatki na realizacje Projektu uj^te sa^; - w dziale Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego - w rozdziale Domy i osrodki kultury, swietlice i kluby W paragrafach klasyfikacji budzetowej dla danego projektu stosuje sie czwarta_ cyfr$,,7 i 9" 5. Realizacja wydatkow nast^puje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksem i harmonogramami, na podstawie prawidiowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentow ksi^gowych.

3 6. Beneficjentem srodkow finansowych z UE z zakresie realizacji projektu jest Gmina Makow, realizatorem Urz^d Gminy Makow Ksi^gi rachunkowe prowadzone s^ w jednostce budzetowej w siedzibie Urz^du Gminy Makow przy pomocy programu komputerowego Ksi^gowosc Budzetowa autorstwa INFO - SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek s. j. 7. Operacje gospodarcze w zakresie dochodow budzetowych z tytulu dotacji ujmowane sa^ w ksi^gach budzetu Gminy i Urz^du Gminy. Wplyw dokonywany jest na wydzielony dla Projektu rachunek bankowy. Koszty, rozrachunki i wydatki wyodr^bnia si w ksi^gach rachunkowych od momentu powstania zdarzenia. Zaewidencjonowanie zdarzeii na kontach kosztow i wydatkow, w rozbiciu na: srodki unijne i srodki wlasne z uwzglednieniem klasyfikacji budzetowej winno nastapic w momencie powstania wydatku, w tym takze wydatkow, ktore podlegaja. refundacji niezaleznie od tego, w jakim okresie ta reftmdacja nastapi. 8. Na dowodach ksiegowych (fakturach) powinny si^ znalezc nastejxij^ce elementy opisu: a. podpis pod wzgl^dem merytorycznym pracownika, ktory poswiadcza faktyczne I prawidlowe poniesienie wydatkow oraz ich kwalifikowalnosc, sprawdza czy dane zawarte na dowodach ksiegowych 54 zgodne z zawart^ umowa^ o dofinansowanie Projektu, umow^ z wykonawca^ zadania, harmonogramem rzeczowo- finansowym b. zapis okresfajqcy proporcje wydatkow kwalifikowalnych i wydatkow niekwalifikowalnych c. adnotacja o poniesieniu wydatku zgodnie z ustawa. Prawo Zamowieri Publicznych zgodnie z art. 4 pkt. 8 oraz wydatku zakwalifikowanego do wydatku strukturalnego d. dekretacja- klasyfikacja budzetowa, ksi^gowanie na kontach i podpis, e. kwota wyplaty cyfrowo i slownie, f podpis osoby sprawdzaj^cej pod wzgledem rachunkowym, g. podpisy: Wojta oraz Skarbnika h. na pierwszej stronie pracownik umieszcza adnotacje o tresc Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarow Wiejskich na lata ", i. na odwrocie dokumentu zapisy: Pro/ekl rcalizowanyjcsl napodstawie umowy Nr IM /II z dnia 09 stycznia 2013 r. tytul operacji Wyposazenie pomieszczeh pelniqcych fitnkcjq swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makow ska" j. na pierwszej stronie w prawym gornym rogu numer pozycji w ewidencji ksi^gowej. 9. Po zakoriczeniu realizacji operacji powyzsza inwestycja zostanie przyj^ta na podstawie dokumentu OT (przyj^cie srodka trwaiego) na stan srodkow oraz przeksi^gowane pozycje dotycza^ce wyposazenia na stan pozostatych srodkow trwalych

4 2. Ewidencje ksi^gowe dokumentow i operacji finansowych ksi^gowane sajednoczesnie w ksi^gach organu i Urzedu Gminy. Konta bilansowe a. Do prowadzenia ewidencji ksiegowej realizacji projektu w budzecie gminy korzysta si? z nastepuj^cych kont,, Rachunek budzetu",,240/1 - Pozostale rozrachunki - Wyposazenie pomieszczeii pelnia^cych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,901 - Dochody budzetu - Wyposazenie pomieszczeh pelni^cych funkcje. swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,902 - Wydatki budzetu - Wyposazenie pomieszczeii pdnia_cych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,960 - Skumulowane wyniki budzetu",,961 - Wynik wykonania budzetu" b. Do prowadzenia ewidencji ksiegowej realizacji projektu w jednostce Urza^d Gminy korzysta si? z nastepuj^cych kont,,013/23 - Pozostate srodki trwale - Wyposazenie pomieszczeii pemi^cych funkcj? swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,011/23 - Srodki trwate - Wyposazenie pomieszczeii pelni^cych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska1',,071 - Umorzenie srodkow trwalych oraz wartosci niematerialnych i prawnych - Wyposazenie pomieszczeii pelnia^cych funkcj? swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,072/23 - Umorzenie pozostalych srodkow trwatych, wartosci niematerialnych i prawnych oraz zbiorow bibliotecznych - Wyposazenie pomieszczeii petni^cych funkcj? swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,080/4 Srodki trwale w budowie (inwestycje)",,130/23- Rachunek wydatkow srodkow wlasnych projektu - Wyposazenie pomieszczeii pelnia^cych funkcj? swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,201 - Rozrachunki z tytutu dostaw i uslug - Wyposazenie pomieszczen pelni^cych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,800/1/23 - Fundusz na srodkach trwalych - Wyposazenie pomieszczeii petni^cych funkcjs swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,800/2/23 - Fundusz na inwestycje- Wyposazenie pomieszczeii pemi^cych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska",,810/24 - Dotacje budzetowe, platnosci z budzetow europejskich oraz srodki z budzetu na inwestycje- Wyposazenie pomieszczeii pelni^cych ftmkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska" Konta pozabilansowe,,975 - Wydatki strukturalne",,980/23 - Plan finansowy wydatkow budzetowych",,998 - Zaangazowanie wydatkow budzetowych roku biezqcego" kiewicz

5 ' " i Uti 20.V-.nm Zalq.cznik nr 2 do Zarz^dzenia nr 14/2013 Wojta Gminy Makow z dnia 10 kwietnia 2013 r. Instrukcja obiegu i przechowywania dokumentow dla projektu wspolfinansowanego przez Uni Europejskq w ramach Programu Rozwoju Obszarow Wiejskich na lata o nazwie,,\vyposazenie pomieszczen pelniqcych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska" I. OBIEG DOKUMENTOW 1. Calosc korespondencji dotycza^cej projektu po wplyni^ciu do sekretariatu zostaje wpisana do ksiqzki korespondencji 2. Korespondencja zostaje przekazana do osob odpowiedzialnych za realizacj? projektu. 3. Koordynatorem projektu odpowiedzialnym za jego prawidlowa^ realizacje jest Jerzy Stankiewicz - Wojt Gminy Makow. 4. Obstuga fmansowa realizowana jest przez Referat Finansowy UG Makow Nadzor w tym zakresie prowadzi Miroslawa Gorska- Skarbnik Gminy Makow 5. Nadzor merytoryczny nad realizacj^ zadania sprawuje Agnieszka Wojt podinspektor referatu inwestycyjnego gminy 6. Za prawidlowe przeprowadzenie czynnosci dotycza^cych wyboru najkorzystniejszych ofert odpowiedzialna jest Agnieszka Wojt 7. Za prawidlowa. informacj? i promocje projektu odpowiedzialna Agnieszka Wojt 8. Skarbnik Gminy odpowiedzialny jest za zapewnienie srodkow finansowych na realizacj? projektu. W tym celu przygotowuje montaz finansowy na wydatki obj^te projektem. 9. Po otrzymaniu faktur i innych dokumentow dotycza^cych realizowanego projektu nast^puje procedura sprawdzenia wystawionych dokumentow pod wzgl^dem merytorycznym, formalno - rachunkowym oraz zatwierdzenie do wyplaty przez Wojta oraz Skarbnika. Na fakturze moze znalezc si adnotacja o zastosowanej formic procedury wylonienia wykonawcy zgodnie z ustawa^- Prawo zamowien publicznych. Na dowod dokonania sprawdzenia, osoby dokonuja.ce poszczegolnych elementow kontroli, potwierdzaj^ swoim podpisem i data^. 10. Na fakturze odnotowuje sie takze klasyfikacj? wydatkow strukturalnych oraz potwierdza si? to podpisem osoby dokonuja^cej sprawdzenia dokumentu pod wzgl^dem merytorycznym. 11. Faktury, protokoly odbioru, wyciaj^i bankowe, listy plac oraz umowy powinny zostac oznaczone i opisane zgodnie z zasadami opisywania faktur lub innych dokumentow ksiegowych zalecanymi przez Urza,d Marszatkowski Wojewodztwa Lodzkiego 12. Sprawdzone i zatwierdzone do wyplaty faktury i inne dokumenty przekazywane sa^do realizacji (platnosci). 13. Platnosc nast^puje w formie papierowej, z rachunku bankowego do realizacji projektu

6 14. Po dokonaniu platnosci, Agnieszka Wojt podinspektor referatu inwestycyjnego przygotowuje wniosek o ptatnosc wraz z niezb^dnq dokumentacja^ do uzyskania platnosci z Urz^du Marszalkowskiego Wojewodztwa Lodzkiego w Lodzi i sklada w tej instytucji. 15. W okresie obj^tym umowqz Marszalkiem Wojewodztwa Lodzkiego osoba sprawuj^ca nadzor merytoryczny nad projektem przygotowuje dokumenty wynikaja_ce z obowi^zkow Beneficjenta (sprawozdania, raporty itp.). 16. Dokumentacja zwi^zana z realizacji projektu gromadzona jest w segregatorach zgodnie z zasadami promocji projektu. 17. Dokumenty finansowe w trakcie realizacji projektu przechowywane sa^ w Referacie Finansowym Urzedu Gminy. 18. Calosc dokumentacji ze zrealizowanego projektu przechowywana jest w segregatorach z oznakowaniem zgodnym z zasadami promocji projektu i nast^pnie zarchiwizowana w archiwum zakladowym mieszcz^cym si w budynku Urz^du Gminy Makow II. PRZECHOWYWAN1E DOKUMENTOW 1. Obshige flnansowq. projektu i kontrol? bieza^ca^ sprawuje Urz^d Gminy Makow. 2. Dzial ksi^gowosci budzetowej prowadzi ksi^gi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty ksi^gowe 3. Dokumenty finansowo-ksi^gowe dotycza^ce projektu takie jak wyci^gi bankowe, faktury, protokoly odbioru, listy plac oraz umowy przechowywane sa^ w Referacie Finansowym Urz^du Gminy Makow. 4. Dokumenty powyzsze przechowywane sa_ w segregatorach z oznakowaniem zgodnym z zasadami promocji przyj^tymi przez Urza^d Marszalkowski Wojewodztwa Lodzkiego dla projektu i archiwizowane b^da^ w archiwum zakladowym mieszcza^cym sie w budynku Urz^du Gminy Makow. 5. Po zakonczeniu realizacji projektu przez Gmin Makow i rozliczeniu fmansowym dowody ksi^gowe projektu oraz wszelka^ dokumentacje zwi^zana^ z projektem, jego rozliczenie m i sprawozdawczoscia, zostana^ przekazane do archiwum zakladowego znajduja^cego si$ w Urz^dzie Gminy Makow

7 Zal^cznik Nr 3 do Zarza^dzenia Nr 14/2013 Wqjta Gminy Makow z dnia 10 kwietnia 2013r. Wykaz osob upowaznionych do akceptowania dokumentow i wzory ich podpisow dla projektu wspolfinansowanego przez Unie Europejsk^ w ramach Programu Rozwoju Obszarow Wiejskich na lata o nazwie:,,wyposazenie pomieszczen pelniqcych funkcje swietlicy wiejskiej w OSP Wola Makowska" I Wykaz osob uprawnionych do podpisywania umow 1. L.p Nazwisko i Imi^ Jerzy Stankiewicz Wojt Gminy " ^^ II Wykaz osob uprawnionych do kontrasygnowaniu umow Nazwisko i Imi 1. Miroslawa Gorska Skarbnik Gminy III Wykaz osob uprawnionych do zatwierdzenia dowodow do wyplaty 1 2. Nazwisko i Imi? Jerzy Stankiewicz MirosJawa Gorska Wojt Gminy Skarbnik Gminy ^ ^^7 x' Tt^f IV. Wykaz osob uprawnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentovv pod wzgl^dem ibrmalno-rachunkowym 1. Nazwisko i Imi^ Mirostawa Gorska Skarbnik Gminy r\\\* V. Wykaz osob uprawnionych do sprawdzania, opisywania i podpisywanrg dokumentow od strony merytorycznej dla projektu Nazwisko i Imi^ L. Agnieszka wqjt Podinspektor ref. Inwestycyjnego C^/

8 fej 1 -. VI Wykaz osob uprawnionych do sprawdzania, opisywania i podpisywania dokumentow od strony stosowania prawa zamowieri publicznych MKW-JOI3 * * ' L-p- Nazwisko i Irm'e 1 Agnieszka Wpjt Podinspektor ref. Inwestycyjnego ( ;//ofi VII. Wykaz osob uprawnionych do podpisywania dokumentow rozliczeniowych Nazwisko i Imie^ Jerzy Stankiewicz Mirostawa Gorska Wojt Gminy Skarbnik Gminy X ^_ ^f s f t ^/ 7 rw/ 1CZ