Zapytanie ofertowe nr 01/12/2017

Transkrypt

1 nr 01/12/2017 Fotografia dnia inteligentny integrator rejestracji realnego czasu pracy Katowice, 20 grudnia 2017

2 PROFESSIONAL SERVICES SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. Przemysłowa Bytom tel : (22) fax: (22) biuro@professionalservices.pl 1. Zamawiający Professional Services Spółka z ograniczona odpowiedzialnością Oddział w Bytomiu (41-902), przy ulicy Przemysłowej 5, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: , NIP , REGON Opis przedmiotu zamówienia 2.1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie opisanych poniżej licencji w celu wdrożenia u Zamawiającego systemu - Fotografia dnia inteligentny integrator rejestracji realnego czasu pracy. System Fotografia Dnia to innowacyjne rozwiązanie polegające na wysoce efektywnej automatyzacji rejestracji realnego czasu pracy pracowników, co przyczyni się do automatycznego wyliczenia realnej kwoty kosztów/wynagrodzenia za wykonany projekt, usługę oraz zlecenie. Rozliczenia wykonywane będą automatycznie przez system na poziomie rachunku kosztów wewnętrznych jak i wyliczeń dla odbiorców końcowych i pracowników/podwykonawców. Zakres zamówienia podzielony jest na 2 etapy. I ETAP Celem realizacji tego etapu jest zakup licencji opisanych poniżej, analiza zastosowań tego oprogramowania oraz stworzenie narzędzia do integracji systemu Fotografia Dnia z Strona 2 z 13

3 oprogramowaniem konkurencji zapewniającym jedynie częściowe funkcjonalności. W ramach tego etapu prac Wnioskodawca planuje również dostosowanie systemu Fotografia Dnia do możliwości migracji poprzednich danych uzyskanych w ramach wykorzystywania dotychczasowego oprogramowania. Dzięki stworzeniu API i przetestowaniu systemu Fotografia Dnia na powyższych rozwiązaniach istotnie zwiększy się atrakcyjność rozwiązania, które będzie współpracowało z rozwiązaniami obsługującymi znacznie większą ilość typowych obszarów działania przedsiębiorstw. Dzięki temu system Fotografia Dnia stanie się rozwiązaniem umożliwiającym współpracę nie tylko z narzędziami MS Office, Android, ale również rozwiązaniami we wskazanych obszarach, takich jak analityka biznesowa, obsługa zgłoszeń serwisowych, konferencje, chat, przetwarzanie dokumentów, kadry/płace, ankiety. W celu wdrożenia systemu planowane jest zakupienie licencji dotyczących następujących procesów: 1. Obsługa zgłoszeń Licencja na oprogramowanie do obsługi klientów. Oprogramowanie ma zarządzać i konfigurować umowy dotyczące poziomu usług (SLA) dla centrum pomocy. Oprogramowanie musi zawierać takie funkcjonalności takie jak: zdefiniowanie priorytetów zgłoszeń i wymagania w zakresie czasu rozwiązania, dostęp do oprogramowania z poziomu aplikacji mobilnej, szablony odpowiedzi, sugerowane rozwiązania, czynności masowe, skróty klawiaturowe, automatyzacje scenariuszy. Zakupiona licencja na oprogramowanie służyć ma do dostosowania systemu Fotografia Dnia do współpracy z oprogramowaniem dotyczącym obsługi klientów. Zwiększenie stopnia dostosowania ma umożliwić łatwą migrację lub też współpracę z oprogramowaniem zewnętrznym wykorzystując stworzone API. 2. Ankiety Licencja na oprogramowanie służące do badania opinii klienckiej. Oprogramowanie ma zawierać proste ankiety, dogłębne badania rynku, rezultaty realtime, analizy tekstowe, dostosowane raporty, zdefiniowanie grupy docelowej, uruchomienie projektu i uzyskanie odpowiedzi w ciągu kilku dni. Zakupiona licencja na oprogramowanie ma służyć do dostosowania systemu Fotografia Dnia do współpracy z oprogramowaniem dotyczącym Strona 3 z 13

4 badania satysfakcji klientów. Zwiększenie stopnia dostosowania ma umożliwić łatwą migrację lub też współpracę z oprogramowaniem zewnętrznym wykorzystując stworzone API. 3. Zarządzanie projektami Licencja na oprogramowanie służące do zarządzania projektami, w tym inicjowanie, planowanie, wykonanie, kontrolę i kończenie pracy zespołu, aby osiągnąć określone cele i spełniać określone kryteria sukcesu. Zadaniem oprogramowania jest stworzenie unikalnego produktu, usługi, podjęcie unikalnych celów i zadań, zazwyczaj w celu doprowadzenia do korzystnych zmian lub osiągnięcia wartości dodanej. Zakupiona licencja na oprogramowanie ma służyć do dostosowania systemu Fotografia Dnia do współpracy z oprogramowaniem dotyczącym badań satysfakcji klientów. Zwiększenie stopnia dostosowania ma umożliwić łatwą migrację lub też współpracę z oprogramowaniem 4. Zdalne konferencje Licencja na oprogramowanie służące do prowadzenia wideo-konferencji. Oprogramowanie ma zawierać takie funkcjonalności jak: Wideokonferencja (pełny ekran, aż do 7 kanałów wideo lub na podzielonym ekranie), dzielenie się danymi w ramach aplikacji, VoIP lub telefon call-in, narzedzie Markup, tablica do rysowania, nagrywanie spotkań (w tym wideo), darmowa aplikacja mobilna, zmiana osoby będącej prezenterem. Zakupiona licencja na oprogramowanie ma służyć do dostosowania systemu Fotografia Dnia do współpracy z oprogramowaniem dotyczącym prowadzenia zdalnej konferencji. Zwiększenie stopnia dostosowania umożliwi łatwą migrację lub też współpracę z oprogramowaniem zewnętrznym wykorzystując stworzone API. 5. Zarządzanie/analiza Licencja na oprogramowanie ERP. Oprogramowanie ma cechować się możliwością gromadzenia wszystkich informacji biznesowych w jednym skalowalnym systemie, zintegrowaniem mechanizmów Business Intelligence, intuicyjną aplikacją mobilną, wdrożeniem w wersji lokalnej lub chmurowej. Zakupiona licencja na oprogramowanie ma Strona 4 z 13

5 służyć do dostosowania systemu Fotografia Dnia do współpracy z oprogramowaniem ERP. Zwiększenie stopnia dostosowania ma umożliwić łatwą migrację lub też współpracę z oprogramowaniem zewnętrznym wykorzystując stworzone API. 6. Kadry i płace Licencja na oprogramowanie ERP. Oprogramowanie ma cechować się uproszczonym i zautomatyzowanym zarządzaniem finansami za pomocą biznesowego mechanizmu łączącego dane księgowe, sprzedażowe i zakupowe. Dodatkowo oprogramowanie ma zarządzać danymi osobowymi pracowników i podejmować wszelkie pozostałe kwestie kadrowe. Zakupiona licencja na oprogramowanie ma służyć do dostosowania systemu Fotografia Dnia do współpracy z oprogramowaniem obsługującym zarządzanie kadrowe. Zwiększenie stopnia dostosowania ma umożliwić łatwą migrację lub też współpracę z oprogramowaniem zewnętrznym wykorzystując stworzone API. 7. Obieg dokumentów Licencja na oprogramowanie do obsługi obiegu dokumentów. Platforma dla księgowych w biurach rachunkowych ma umożliwiać odczytywanie danych z faktur wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów. Narzędzie to będzie przeznaczone dla przedsiębiorców do komunikacji z księgowością, wystawiania faktur i kontroli płatności. Zakupiona licencja na oprogramowanie ma służyć do dostosowania systemu Fotografia Dnia do współpracy z oprogramowaniem obsługującym obieg dokumentów. Zwiększenie stopnia dostosowania ma umożliwić łatwą migrację lub też współpracę z oprogramowaniem zewnętrznym wykorzystując stworzone API. 2 ETAP W ramach tego etapu dostarczone mają być moduły służące do dalszego modelowania oraz instalacji procesów. Zakupione moduły mają umożliwić automatyzację przetwarzania oraz kontrolowania procedur działania (tzw. workflows), składających się na procesy biznesowe, dostęp do funkcjonalności lokalizacji pracowników, dostęp do funkcjonalności mediacji Strona 5 z 13

6 danych billingowych GSM/FIX, dostęp do funkcjonalności mediacji danych billingowych VoiP, dostęp do funkcjonalności monitoringu aktywności podwykonawców przy stanowisku pracy, dostęp do funkcjonalności aplikacji mobilnych oraz dostęp do funkcjonalności kolekcjonowania, przetwarzania oraz udostępniania informacji. Przewidziano dostosowanie wszystkich elementów systemu do siebie tak, aby mogły one wspólnie efektywnie funkcjonować, przyczyniając się do realizacji celów założonych w projekcie. Za jedne z głównych elementów zadania wyznacza się określanie rodzaju i ilości danych (informacji), które mają funkcjonować w systemie w zakresie tego procesu, stworzenie modeli procedur biznesowych i modeli funkcjonowania systemu w ramach procesu, określenie aktorów i ich ról w procedurze, zaprojektowanie wyglądu formularzy odpowiadających zdarzeniom w procedurze, opracowanie logicznego modelu danych przetwarzanych w procedurze. W ramach prac należy również przeprowadzić ostateczne testy systemu, zabezpieczenie pod kątem bezpieczeństwa wrażliwych danych oraz wdrożenie rozwiązania do działalności Zamawiającego. Uruchomienie pilotażowe ma pozwolić na miarodajną weryfikację osiągnięcia celów, które mają być spełnione w wyniku realizacji projektu. W wyniku zakończenia etapu uzyskany zostanie gotowy produkt zawierający takie funkcjonalności jak: realny monitoring czasu pracy przyczyniający się do automatycznego wyliczenia realnej kwoty kosztów/wynagrodzenia za wykonany projekt, usługę czy zlecenie; automatyzację rozliczeń, która będzie następować zarówno na poziomie rachunku kosztów wewnętrznych jak wyliczeń dla klientów i partnerów. Dostarczone licencje mają mieć charakter procesorowy (bez limitu użytkowników). Dostarczenie licencji obejmuje również: - Wdrożenie (integrację w środowisku rozwojowym), instalację oraz integrację elementów systemu w środowisku. - Zapewnienie jakości, zgodności i bezpieczeństwa (Realizacja etapu stanowi element krytyczny dla zarządzania jakością oraz bezpieczeństwem). - Pilotażowe uruchomienie procesów objętych wdrożeniem. Miarodajna weryfikacja osiągnięcia celów. Strona 6 z 13

7 - Uruchomienie wszystkich procesów wraz z obsługą integracji z systemami partnerów. Niezbędne dla rozpoczęcia eksploatacji systemu. - Zasilenie systemu danymi produkcyjnymi. Wdrożenie oprogramowania ma zostać zakończone zasileniem systemu danymi produkcyjnymi pochodzącymi z systemów Zamawiającego oraz wybranych partnerów. A) 1. Moduł rejestracji lokalizacji pracowników Przedmiotowa licencja ma umożliwić automatyzację przetwarzania oraz kontrolowania procedur działania (tzw. workflows), składających się na procesy biznesowe, których automatyzacja stanowi jeden z kluczowych celów projektu. Nabycie licencji ma umożliwić pracownikom Zamawiającego dostęp do funkcjonalności lokalizacji pracowników. W ramach usługi modelowania i konfiguracji procesu podjęte mają być następujące działania: Określenie rodzaju i ilości danych (informacji), które mają funkcjonować w systemie w zakresie tego procesu, Stworzenie modeli procedur biznesowych i modeli funkcjonowania systemu w ramach procesu, Określenie aktorów i ich ról w procedurze, Zaprojektowanie wyglądu formularzy odpowiadających zdarzeniom w procedurze, Opracowanie logicznego modelu danych przetwarzanych w procedurze. 2. Moduł mediacji danych billingowych operatorów GSM/FIX Przedmiotowa licencja ma umożliwić automatyzację przetwarzania oraz kontrolowania procedur działania (tzw. workflows), składających się na procesy biznesowe, których automatyzacja stanowi jeden z kluczowych celów projektu. Nabycie licencji ma umożliwić pracownikom Zamawiającego dostęp do funkcjonalności mediacji danych billingowych GSM/FIX W ramach usługi modelowania i konfiguracji procesu podjęte mają być następujące działania: Określanie rodzaju i ilości danych (informacji), które mają funkcjonować w systemie w zakresie tego procesu Strona 7 z 13

8 Stworzenie modeli procedur biznesowych i modeli funkcjonowania systemu w ramach procesu Określenie aktorów i ich ról w procedurze Zaprojektowanie wyglądu formularzy odpowiadających zdarzeniom w procedurze Opracowanie logicznego modelu danych przetwarzanych w procedurze 3. Moduł mediacji danych billingowych operatorów VoIP Przedmiotowa licencja ma umożliwić automatyzację przetwarzania oraz kontrolowania procedur działania (tzw. workflows), składających się na procesy biznesowe, których automatyzacja stanowi jeden z kluczowych celów projektu. Nabycie licencji ma umożliwić pracownikom Zamawiającego dostęp do funkcjonalności mediacji danych billingowych VoiP. W ramach usługi modelowania i konfiguracji procesu podjęte mają być następujące działania: Określanie rodzaju i ilości danych (informacji), które mają funkcjonować w systemie w zakresie tego procesu Stworzenie modeli procedur biznesowych i modeli funkcjonowania systemu w ramach procesu Określenie aktorów i ich ról w procedurze Zaprojektowanie wyglądu formularzy odpowiadających zdarzeniom w procedurze Opracowanie logicznego modelu danych przetwarzanych w procedurze B) 4. Moduł aplikacji monitorującej aktywność na stanowisku pracy Przedmiotowa licencja ma umożliwić automatyzację przetwarzania oraz kontrolowania procedur działania (tzw. workflows), składających się na procesy biznesowe, których automatyzacja stanowi jeden z kluczowych celów projektu. Nabycie licencji ma umożliwić pracownikom Zamawiającego dostęp do funkcjonalności monitoringu aktywności podwykonawców przy stanowisku pracy. W ramach usługi modelowania i konfiguracji procesu podjęte mają być następujące działania: Określanie rodzaju i ilości danych (informacji), które mają funkcjonować w systemie w zakresie tego procesu Strona 8 z 13

9 Stworzenie modeli procedur biznesowych i modeli funkcjonowania systemu w ramach procesu Określenie aktorów i ich ról w procedurze Zaprojektowanie wyglądu formularzy odpowiadających zdarzeniom w pro 5. Moduł aplikacji mobilnych tablet/smartphone Przedmiotowa licencja ma umożliwić automatyzację przetwarzania oraz kontrolowania procedur działania (tzw. workflows), składających się na procesy biznesowe, których automatyzacja stanowi jeden z kluczowych celów projektu. Nabycie licencji ma umożliwić pracownikom Zamawiającego dostęp do funkcjonalności aplikacji mobilnych W ramach usługi modelowania i konfiguracji procesu podjęte mają być następujące działania: Określanie rodzaju i ilości danych (informacji), które mają funkcjonować w systemie w zakresie tego procesu Stworzenie modeli procedur biznesowych i modeli funkcjonowania systemu w ramach procesu Określenie aktorów i ich ról w procedurze Zaprojektowanie wyglądu formularzy odpowiadających zdarzeniom w procedurze Opracowanie logicznego modelu danych przetwarzanych w procedurze 6. Moduł serwerowy kolekcjonowania, przetwarzania oraz udostępniania informacji Przedmiotowa licencja ma umożliwić automatyzację przetwarzania oraz kontrolowania procedur działania (tzw. workflows), składających się na procesy biznesowe, których automatyzacja stanowi jeden z kluczowych celów projektu. Nabycie licencji ma umożliwić pracownikom Zamawiającego dostęp do funkcjonalności kolekcjonowania, przetwarzania oraz udostępniania informacji. W ramach usługi modelowania i konfiguracji procesu podjęte mają być następujące działania: Określanie rodzaju i ilości danych (informacji), które mają funkcjonować w systemie w zakresie tego procesu Stworzenie modeli procedur biznesowych i modeli funkcjonowania systemu w ramach procesu Strona 9 z 13

10 Określenie aktorów i ich ról w procedurze Zaprojektowanie wyglądu formularzy odpowiadających zdarzeniom w procedurze Opracowanie logicznego modelu danych przetwarzanych w procedurze 2.4. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych obejmujących wszystkie licencje dostarczane w ramach danego etapu (Oferent wypełnia wówczas w formularzu jedynie pola z cenami za realizację danego etapu, przekreślając pola innego etapu). 3. Wykluczenia 1. Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania w/w powiązań zał. Nr Termin wykonania zamówienia Przedmiot zamówienia ma być dostarczony do siedziby Zamawiającego w następujących terminach Strona 10 z 13

11 a) Etap I w terminie do 31 marca 2018 r. b) Etap II pkt A w terminie do 31 marca 2018 r. c) Etap II pkt B w terminie do 30 czerwca 2018 r. 5. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. Oferta powinna: posiadać datę sporządzenia, zawierać imię, nazwisko oraz adres oferenta, numer telefonu, być podpisana czytelnie przez oferenta w przypadku zaoferowania oprogramowania równoważnego wskazanie jego marki i modelu. 2. Do oferty należy oświadczenie o braku występowania ww. powiązań. (Załącznik nr 2). 6. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres biuro@professionalservices.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres ul. Przemysłowa 5, Bytom do dnia r. godzina 10: Otwarcie i ocena ofert zostanie dokonana w dniu r. o godzinie 11:00, a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony w siedzibie Zamawiającego. 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Ocena ofert 7.1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert dla każdego z etapów oddzielnie na podstawie następujących kryteriów: Strona 11 z 13

12 Kryterium Waga Cena 80 % Termin realizacji 20 % 7.2. Zamawiający oceni i porówna jedynie oferty spełniające warunki udziału w postępowaniu Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: 1. Kryterium 1 (K1) Cena oferty brutto - 80 % Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: Cena minimalna (najniższa spośród złożonych ofert) K1 = x 80 pkt Cena przedstawiona w ofercie 2. Kryterium 2 (K2) zadeklarowany łączny termin realizacji prac dla danego etapu (w dniach od dnia zawarcia umowy) - 20 % Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: Termin najkrótszy spośród złożonych ofert K1 = x 20 pkt Termin przedstawiony w ofercie 7.4. Oferta, która otrzyma największą, łączną ilość punktów uznana zostanie za najkorzystniejszą Ocena ogólna poszczególnych ofert dla każdej części dokonywana będzie w oparciu o poniższy wzór: O = K1 + K2 gdzie: O oznacza łączną ocenę, jako sumę punktów w poszczególnych kryteriach Strona 12 z 13

13 K1 liczba punktów uzyskanych w kryterium Cena K2 liczba punktów uzyskanych w kryterium Termin realizacji 7.6. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taką samą liczbę punktów Zamawiający wezwie tych Oferentów do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, w których przedstawią oni opis rozwiązań wspierających ochronę środowiska stosowanych w ich przedsiębiorstwach. Zamawiający wybierze wówczas ofertę tego Oferenta, którego polityka proekologicznego działania uznana zostanie za bardziej efektywną. 8. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów w swojej siedzibie. 9. Warunki zmiany umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy w szczególności z następujących powodów: a) uzasadnionych zmian w zakresie i sposobie wykonania przedmiotu zamówienia, b) obiektywnych przyczyn niezależnych do zamawiającego lub oferenta, c) okoliczności siły wyższej, d) zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy, e) zmiany zakresu zadań czy terminów realizacji projektu, w ramach którego będzie wykonywana umowa. 10. Dodatkowe informacje Dodatkowych informacji udziela p. Daria Szewczyk pod numerem telefonu oraz adresem daria.szewczyk@professionalservices.pl 11. Załączniki 1. Wzór formularza ofertowego. 2. Oświadczenie o braku występowania powiązań Strona 13 z 13