SYGNATURA AB/01/46/10. ,2() ć, 10 SPRAWOZDANIE NR 1/10 ZARZĄDZANIE MIENIEM SKARBU PAŃSTWA PRZEZ STAROSTĘ

Transkrypt

1 O SYGNATURA AB/01/46/10 SPRAWOZDANIE NR 1/10,2() ć, 10 ZARZĄDZANIE MIENIEM SKARBU PAŃSTWA PRZEZ STAROSTĘ 1. Cel zadania. 2. Podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania 3. Termin w którym przeprowadzono zadanie 4. Nazwa i adres komórki audytowanej. 5. Podj ęte czynno ści i zastosowane techniki przeprowadzenia zadania. 6. Zwięzły opis działania jednostki w obszarze obj ętym zadaniem 7. Kryteria, ustalenia, przyczyny uchybie ń, ryzyka wynikaj ące z uchybień oraz zalecenia w obszarach: 7.1. Ewidencja mienia 7.2. Obszar wyceny mienia 7.3. Plany i sprawozdania 7.4. Obrót nieruchomo ściami uregulowania prawne 7.5. Wykonywanie czynno ści związanych z naliczaniem nale żno ści za nieruchomo ści 8. Opinia audytora 9. Pouczenie 10. Liczba egzemplarzy 1 CEL ZADANIA Cel ogólny Celem zadania zapewniaj ącego było dostarczenie kierownikowi jednostki racjonalnego zapewnienia, że zarządzanie mieniem Skarbu Państwa przebiega w sposób prawid łowy zgodny z przepisami prawa, a ustanowione w jednostce mechanizmy kontrolne s ą stosowane przez pracowników urz ędu. Cele szczegó łowe Dokonanie niezale żnej i obiektywnej oceny procesu w zakresie prowadzonej ewidencji nieruchomo ści. Dokonanie niezależnej i obiektywnej oceny procesu zapewnienia przez Starost ę wyceny nieruchomo ści.

2 Dokonanie niezale żnej oceny obszaru zwi ązanego z planowaniem i sprawozdawczo ścią. Dokonanie niezale żnej i obiektywnej oceny obszarów zwi ązanych z obrotem nieruchomo ściami. Przeprowadzenie badań w obszarze wykonywania czynno ści zawiązanych z naliczeniem nale żno ści za nieruchomo ści. 2 PODMIOTOWY I PRZEDMIOTOWY ZAKRES ZADANIA Zakres podmiotowy Zakresem podmiotowym zadania zapewniaj ącego nr 1/2010 obj ęto Wydział Nieruchomo ści Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy za wzgl ędu na podmiotowy zakres działalno ści tego wydzia łu wynikaj ący z regulacji wewnętrznych jednostki ( 19a). Zakres przedmiotowy Zakres przedmiotowy wyznaczy ły szczegó łowe cele zadania okre ślaj ące niezale żną i obiektywną ocenę funkcjonowania jednostki. Celom tym odpowiada ły wyszczególnione obiekty audytu: - ewidencja - wycena - planowanie - sprawozdawczo ść - obrót nieruchomo ści ( przedmiot sprzeda ży, zamiany, oddania w u żytkowanie wieczyste, najm, dzierżawa, oddanie w trwa ły zarząd) - naliczanie nale żno ści za nieruchomo ści 3 TERMIN W KTÓRYM PRZEPROWADZONO ZADANIE Zadanie zrealizowano w oparciu o plan audytu na rok Narad ę otwieraj ącą przeprowadzono 26 sierpnia 2010 roku. Testy robocze realizowane by ły do dnia 30 wrzesień W dniu 15 października audytor przeprowadzi ł spotkanie z Dyrektorem Wydzia łu Nieruchomo ści na, którym przedstawi ł ustalenia wst ępne. Na bazie zebranego materia łu audytor opracowa ł sprawozdanie z zadania zapewniaj ącego. 4 NAZWA I ADRES KOMÓRKI AUDYTOWANEJ Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy ul. Konarskiego Bydgoszcz Wydział Nieruchomo ści Zygmunta Augusta Bydgoszcz

3 5 PODJĘTE CZYNNO ŚCI I ZASTOSOWANE TECHNIKI PRZEPROWADZENIA ZADANIA Zadanie przeprowadzono zgodnie ze standardami audytu wewn ętrznego. Podczas przeprowadzonego zadania zapewniaj ącego audytor zastosowa ł poniższe techniki: - zapoznał się z aktami powszechnie obowi ązuj ącymi w danym obszarze - zapozna ł się z dokumentacj ą wewnętrzną reguluj ącą dany obszar - odbył rozmowy i spotkania z pracownikami starostwa - dokonał analizy ryzyka na poziomie zadania - opracował kwestionariusze kontroli wewn ętrznej, które przekazano dyrektorowi wydzia łu celem wype łnienia - opracowa ł program zadania wraz z testami do programu - zrealizował testy do zadania zapewniaj ącego Na podstawie zebranego materia łu opracował sprawozdanie z zadania zapewniaj ącego. 6 ZWIĘZŁY OPIS DZIAŁAŃ JEDNOSTKI W OBSZARZE OBJĘTYM ZADANIEM Zgodnie z art ustawy z dnia 21 sierpie ń 1997 o gospodarce nieruchomo ściami Zasobem nieruchomo ści Skarbu Państwa gospodaruj ą z zastrzeżeniem art. 43 ust 2 i 4, art. 51, art. 57 ust 1, art oraz art. 60a, starostowie, wykonuj ący zadania z zakresu administracji rządowej. W ramach aktów kierowania wewn ętrznego powyższy obszar działania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy realizuje wydzia ł nieruchomo ści, do którego nale ży zgodnie z regulaminem organizacyjnym prowadzenie spraw w zakresie gospodarki nieruchomo ściami Skarbu Państwa. Katalog czynno ści jest do ść rozbudowany. Zadania realizowane przez pracowników mo żna podzieli ć na dwie grupy. Pierwsza grupa to zadania podstawowe wykonywane w ramach podstawowych zakresów obowi ązków. Druga grupa to zadania dodatkowe realizowane w ramach wolnego czasu, których zasadniczym celem jest doprowadzenie do uregulowania stanów prawnych. Przedmiotem regulacji s ą zaszło ści prawne. 7 KRYTERIA, USTALENIA, PRZYCZYNY UCHYBIE Ń, RYZYKA WYNIKAJĄCE Z UCHYBIEŃ ORAZ ZALECENIA W OBSZARACH EWIDENCJA MIENIA KRYTERIA Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo ściami ( Dz. U. z 2010 r Nr 142 poz 651) Art zasobem nieruchomo ści Skarbu Państwa gospodaruj ą z zastrze żeniem art.43 ust 2 i 4, art. 51, art. 57 ust 1, art oraz art. 60a, starostowie, wykonuj ący zadania z zakresu administracji rz ądowej, a w szczególno ści: I) ewidencjonuj ą nieruchomo ści zgodnie z katastrem nieruchomo ści lb. Obowi ązek ewidencjonowania, o którym mowa w ust 1 pkt 1 dotyczy równie ż nieruchomo ści Skarbu Państwa oddanych w użytkowanie wieczyste. l c. Ewidencjonowanie o którym mowa w ust 1 pkt 1 obejmuje w szczególno ści 1) oznaczenie nieruchomo ści wed ług ksi ęgi wieczystej oraz katastru nieruchomo ści 2) powierzchnie nieruchomo ści 3) wskazanie dokumentu potwierdzaj ącego posiadanie przez Skarb Pa ństwa praw do nieruchomo ści, w przypadku braku ksi ęgi wieczystej 4) przeznaczenie nieruchomo ści w planie miejscowym, a w przypadku braku

4 planu- w studium uwarunkowa ń i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy 5) wskazanie daty ostatniej aktualizacji op łaty rocznej z tytu łu użytkowania wieczystego nieruchomo ści Skarbu Państwa oddanych w u żytkowanie wieczyste lub daty ostatniej aktualizacji op łaty rocznej z tytu łu trwałego zarządu nieruchomo ści Skarbu Państwa 6) informacje o zg łoszonych roszczeniach do nieruchomo ści 7) informacje o toczących si ę postępowaniach administracyjnych i s ądowych 2. Wykonanie czynno ści o których mowa w ust.1 pkt 1-6 mo że by ć powierzone zarz ądcom nieruchomo ści, rzeczoznawcom maj ątkowym, po średnikom w obrocie nieruchomo ści lub podmiotom które zatrudniaj ą te osoby. Wy łonienie osób i podmiotów, o których mowa w zdaniu pierwszym nast ępuje na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych Tak rozumiane ewidencjonowanie nieruchomo ści przez starost ę ( organ odpowiedzialny za dan ą ewidencj ę ) nale ży odróżnić od prowadzenia ewidencji gruntów i budynków ( prowadzonej zgodnie z przepisami ustawy z 17 maja 1989 r Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz rozporz ądzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z 29 marca 2001 r w sprawie ewidencji gruntów i budynków- ewidencj ę te prowadz ą organy administracji geodezyjnej i kartograficznej) 2 USTALENIA W jednostce nie prowadzi si ę rejestru ewidencjonowania nieruchomo ści zasobu i nieruchomo ści Skarbu Państwa oddanych w u żytkowanie wieczyste zgodnie z wytycznymi zawartymi w ustawie z 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo ści w art. 23.1c. W jednostce prowadzone s ą rejestry, które grupuj ą nieruchomo ści wed ług okre ślonego klucza tematycznego. Pierwszy rejestr zasobu 418 pozycji ( w rejestrze tym uj ęto nieruchomo ści z uregulowanym stanem prawnym) - rejestr ten nie wype łnia jednak w sposób kompletny zapisów art. 23.1c Drugi rejestr zasobu obejmuje 191 pozycji to elementy w trakcie regulacji (powy ższe elementy po dokonaniu regulacji zostan ą przerzucone do rejestru pierwszego ). Prace nad regulacj ą prowadzi zespó ł 4 osobowy, ( prace te s ą d ługotrwałe i w dużym stopniu terminowo niezale żne od jednostki. Średni termin regulacji biegnie od 3 miesi ęcy do roku. Wed ług szacunkowych danych podawanych przez pracowników pozostaje oko ło 6000 pozycji do umieszczenia w rejestrze zasobu. Drugi tematyczny obszar to ewidencja prowadzona przez Starost ę w zakresie nieruchomo ści Skarbu Państwa oddanych w u żytkowanie wieczyste.pod potrzeby danego zagadnienia prowadzonych jest kilka rejestrów, które uzupe łniaj ą się wzajemnie. ( nak ładka na system komputerowy obs ługuj ący ewidencje gruntów i budynków )W odniesieniu do przepisów rejestry te nie wype łniaj ą kompleksowo zapisów art. 23.1c. Rejestry te tworzy si ę korzystaj ąc z rejestru komputerowego ewidencji gruntów i budynków za który odpowiada organ administracji geodezyjnej i kartograficznej. Audytor w trakcie prowadzonych rozmów z pracownikami ustali ł iż przep ływ informacji pomi ędzy tymi systemami nie zawsze przebiega w sposób prawid łowy co mo że generować błędy. 3 PRZYCZYNY UCHYBIEN Brak jednoznacznego wskazania w przepisach wewn ętrznych osób odpowiedzialnych za dany obszar Brak szybkiego i skutecznego przep ływu informacji pomi ędzy jednostkami samorządu terytorialnego Przej ęcie nieruchomo ści w efekcie reform samorz ądowych w większo ści przypadków z nieuregulowanymi stanami prawnymi, z brakiem stosownej dokumentacji (problem ten jest problem wyst ępuj ącym na terenie ca łego kraju )

5 Brak właściwej koordynacji dzia łań pomi ędzy wydziałem nieruchomo ści i wydziałem geodezji i kartografii ( w zakresie wykorzystania programu obs ługuj ącego system ewidencji gruntów i budynków ) Braki wiedzy pracowników co do mo żliwo ści faktycznego wykorzystania systemów komputerowych obs ługuj ących dane zagadnienia.( zmiany kadrowe w wydziale doprowadzi ły do sytuacji, i ż osoby które zosta ły przeszkolone w danym obszarze odesz ły a nowi pracownicy nie zostali jeszcze przeszkoleni ) Braki kadrowe 4 RYZYKA Ryzyko poważne nie prowadzenie rejestru w zgodnie z wymogami przepisów powszechnie obowi ązuj ących 5 ZALECENIA Należy opracowa ć harmonogram działań ( wraz z wydzielonym zasobem odpowiedzialnym za dane zadanie ) zmierzaj ący do opracowania rejestrów, które odpowiadałyby wymogom zawartym w ustawie: - rejestr zasobu Skarbu Pa ństwa prowadzony w zgodnie z art. 23 lc - rejestr nieruchomo ści Skarbu Państwa oddanych w u żytkowanie wieczyste równie ż prowadzony w zgodzie z art. 23 lc W sytuacji braku mo żliwo ści wewn ętrznych jednostki na prawid łowe wype łnienie wymogu ustawowego w ramach w łasnych si ł ustawodawca dopuszcza mo żliwość przerzucenia danego zadania na podmiot zewn ętrzny zgodnie z art ustawy OBSZAR WYCENA NIERUCHOMO ŚCI I KRYTERIA Ustawa z dnia 21 sierpie ń 1997 o gospodarce nieruchomo ściami Ustawa prawo zamówie ń publicznych Art. 4 Ilekro ć w ustawie jest mowa o 6) wycenie nieruchomo ści- nale ży przez to rozumie ć postępowanie w wyniku którego dokonuje si ę okre ślenia warto ści nieruchomo ści Art. 23 I Zasobem nieruchomo ści Skarbu Państwa gospodaruj ą z zastrze żeniem art.43 ust 2 i 4, art. 51, art. 57 ust 1, art oraz art. 60a, starostowie, wykonuj ący zadania z zakresu administracji rz ądowej, a w szczególno ści: 2 ) zapewniaia wycen ę tych nieruchomo ści Dział IV Art Okre ślenia warto ści wymienionych w ust 1 pkt li 2 oraz w art. 161 dokonuj ą rzeczoznawcy maj ątkowi, o których mowa w przepisach rozdzia łu I działu V 2 USTALENIA Wycena nieruchomo ści jest jednym z elementów istotnych, którego wype łnienie jest niezb ędne dla prawid łowego przebiegu poszczególnych procesów realizowanych przez jednostk ę.( środki przeznaczone na świadczenie danej us ługi przekraczaj ą kwotę progową w ustawie o zamówieniach publicznych euro ) W jednostce zorganizowano przetarg zgodnie z ustaw ą prawo zamówień publicznych W latach podpisano trzy umowy : 2008 umowa nr 128/2008 z 6 czerwca umowa nr 247/2009 z 15 wrze śnia i 246/2009 z 15 wrze śnia 2010 umowa nr 1/2010 z 23 czerwca Świadczenia realizuj ą kontrahenci wy łonieni w przetargu, wed ług ustalonych stawek Zawieranie umów na świadczenie powy ższych us ług w po łowie roku powoduje

6 niemożno ść realizacji przez Starost ę zadań z zakresu administracji rz ądowej w ramach,których niezb ędne jest zapewnienia wyceny nieruchomo ści pod potrzeby realizowanych operacji w pierwszym pó łroczu roku 2008, w pierwszych trzech kwartałach 2009, i w pierwszym pó łroczu Dodatkowo audytor zg łasza zastrze żenia co do prowadzonych przetargów: - aneksowanie umów ( wymiana nieruchomo ści podlegaj ących wycenie).. - opis przedmiotu zamówienia ma ło precyzyjny (np. brak wskazania w opisie informacji o rozprawach administracyjnych, brak wskazania przybli żonych rozk ładów ilo ściowych poszczególnych świadczeń ) PRZYCZYNY UCHYBIEŃ Brak wyspecjalizowanej kadry w wydziale nieruchomo ści w zakresie zagadnień związanych ze stosowaniem ustawy prawo zamówie ń publicznych Nie dbanie o alokacj ę zadań realizowanych w komórce w czasie ( b łędy w analizie ryzyka ) 4 RYZYKA Ryzyko poważne- skargi na bezczynno ść organu ( wstrzymywanie procedur do rozstrzygni ęcia przetargu w 2009 do sierpnia Ryzyko poważne nie dochowanie terminów przeznaczonych na realizacje procedur administracyjnych ustawa wskazuje na czas realizacji procedury administracyjnej Ryzyko poważne- naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zwi ązku z zapisami art. 17 ustawy 5 ZALECENIA Audytor zaleca zawieranie umów z kontrahentami wybranymi w przetargu w taki sposób aby zapewni ć w jednostce ci ągło ści realizacji zadań w danym obszarze. Zapisy w umowach powinny wskazywa ć na kwotę graniczna do wykorzystania ustalon ą przez jednostk ę. Dodatkowo w umowach mo żna zawierać klauzul ą i ż o ile środki w danej wysoko ści nie zostan ą przekazane powyższe świadczenie zrealizowane b ędzie w kwocie ni ższej ostateczny zapis skonsultowa ć z radc ą prawnym Audytor proponuje rozwa żyć możliwość wprowadzenia zmian do procedury zamówień publicznych zmierzaj ących do usprawnienia pracy i redukcji cz ęści pojawiaj ących si ę błędów poprzez rozdział na : - część merytoryczn ą realizowana przez komórk ę odpowiedzialn ą za dane wydatki - część związaną z prowadzeniem procedury zamówie ń publicznych - prowadzon ą przez wyspecjalizowana osob ę w zakresie zamówie ń publicznych PLANY I SPRAWOZDANIA 1 KRYTERIA Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 o gospodarce nieruchomo ściami Art. 23 la Starosta sporz ądza roczne sprawozdanie z gospodarowania nieruchomo ściami zasobu i przekazuje je wojewodzie w terminie do dnia 30 kwietnia roku następuj ącego po roku, którego sprawozdanie dotyczy Id Plany wykorzystania zasobu, o którym mowa w ust 1 pkt 3 opracowuje si ę na okres 3 lat. Plany zawieraj ą w szczególno ści; 1) zestawienie powierzchni nieruchomo ści zasobu oraz nieruchomo ści Skarbu Państwa oddanych w u żytkowanie wieczyste 2) prognozą: a)dotycz ąca udost ępnienia nieruchomo ści zasobu oraz nabywania nieruchomo ści do zasobu b)poziomu wydatków zwi ązanych z udost ępnieniem nieruchomo ści zasobu oraz nabywaniem nieruchomo ści do zasobu c)wp ływów osi ąganych z op łat z tytu łu użytkowania wieczystego nieruchomo ści skarbu państwa oddanych w u żytkowanie wieczyste oraz op łat z tytu łu trwałego zarządu nieruchomo ści Skarbu Państwa

7 d)dotyczące aktualizacji op łat z tytu łu użytkowania wieczystego nieruchomo ści Skarbu Państwa oddanych w u żytkowanie wieczyste oraz op łat z tytu łu trwałego zarządu nieruchomo ści Skarbu Państwa 3) program zagospodarowania nieruchomo ści zasobu 2 USTALENIA Sprawozdanie realizowane jest zgodnie z terminem ustawowym i przekazywane do właściwego organu W zakresie planu wykorzystania zasobu wydzia ł merytoryczny odpowiedzialny za obszar nieruchomo ści nie realizuje w pe łnym zakresie wynikaj ącym z ustawy dane zadanie ( tworzone s ą rejestry cząstkowe, które w zaw ężonym zakresach wype łniaj ą dany obszar) 3 PRZYCZYNY UCHYBIEŃ Brak danych wyj ściowych, które by łyby punktem wyj ścia do stworzenia planu Braki kadrowe 4 RYZYKA Ryzyko poważne- z łamanie przepisów prawa ( nie prowadzenie rejestru w zgodzie z regulacjami ) 5 ZALECENIA Podjecie dzia łań zmierzaj ących do wydzielenia zasobów materialnych i osobowych w celu realizacji powy ższego zadania OBRÓT NIERUCHOMO ŚCIAMI Przedstawienie harmonogramu wdro żenia zadania Punktem wyj ścia do powy ższego zadania jest kompleksowe opracowanie ewidencji nieruchomo ści zalecenie w obszarze 1 SPRZEDAŻ NIERUCHOMO ŚCI I ODDANIE W UŻYTKOWANIE WIECZYSTE 1 KRYTERIA Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo ściami Art. 27 Sprzedaż albo oddanie w u żytkowanie wieczyste nieruchomo ści gruntowej wymaga zawarcia umowy w formie aktu notarialnego. Oddanie nieruchomo ści gruntowej w użytkowanie wieczyste i przeniesienie tego prawa w drodze umowy wymaga wpisu w ksi ędze wieczystej Rozdział 3 w sposób szczegó łowy okre śla zasady postępowania 2 USTALENIA Audytor w przebadanej próbie nie odnotowa ł ustępstw od przedstawionej procedury zamieszczonej w cytowanej ustawie 3 PRZYCZYNY UCHYBIEŃ Brak 4 RYZYKA Ryzyko poważne nie zastosowanie si ę do przes łanek zawartych w ustawie złamanie przepisów prawa 5 ZALECENIA Brak ZAMIANA UŻYTKOWANIA WIECZYSTEGO NA WŁASNOŚĆ KRYTERIA Ustawa z dnia 21 sierpie ń 1997 roku o gospodarce nieruchomo ściami z późn. zm Ustaw z 29 lipca 2005 o przekszta łceniu prawa u żytkowania wieczystego w prawo w łasno ści z późń. zm Kodeks post ępowania administracyjnego Rozporządzenie Ministra finansów z 28 wrze śnia 2007 w sprawie zap łaty op łaty skarbowej Kodeks post ępowania administracyjnego art ( oznaczenie organu administracji publicznej, dat ę wystawienia, oznaczenie stron, powo łanie podstawy prawnej, rozstrzygni ęcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie czy i w jakim trybie s łuży od niej odwo łanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska s łużbowego osoby upoważnionej do

8 wydania decyzji.przekszta łcenie zawsze dotyczy ca łej nieruchomo ści. Obowiązkowym elementem decyzji jest ustalenie op łaty za przekszta łcenie W sentencji decyzji powinno znale źć si ę orzeczenie o przekszta łceniu prawa użytkowania wieczystego nieruchomo ści w prawo w łasno ści, należy dok ładnie oznaczy ć nieruchomo ść, trzeba wymieni ć dotychczasowego w łaściciela nieruchomo ści i wszystkich u żytkowników wieczystych i poda ć w jakich udziałach staj ą si ę w łaścicielami Op łata skarbowa- dokonanie czynno ści urz ędowej w indywidualnej sprawie z zakresu administracji publicznej Art. 4 ustawy o przekszta łceniu reguluje kwesti ę bonifikaty Organ w łaściwy do wydania decyzji mo że udzieli ć bonifikaty od op łaty, o której mowa w ust 1 w odniesieniu do nieruchomo ści stanowiących w łasno ść Skarbu Państwa- za zgod ą wojewody Osobie fizycznej, której dochód miesi ęczny na jednego cz łonka rodziny w gospodarstwie domowym nie przekracza przeci ętnego miesi ęcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za ostatnie pó łrocze roku poprzedzaj ącego rok, w którym wystąpiono z żądaniem przekszta łcenia prawa u żytkowania wieczystego w prawo w łasno ści nieruchomo ści, og łoszonego przez Prezesa g łównego Urzędu Statystycznego na podstawie odr ębnych przepisów, organ w łaściwy do wydania decyzji udziela na jej wniosek, 90% bonifikaty od op łaty o której mowa ust 1, je żeli nieruchomo ść jest zabudowana na cele mieszkaniowe albo przeznaczona pod tego rodzaju zabudow ę USTALENIA W danym obszarze wydawane s ą decyzje administracyjne Audytor zwraca uwag ę na zapisy rozdzia łu 7 załatwienie sprawy ( w kpa obowi ązuj ą terminy na za łatwienie sprawy art. 35, a o ka żdym nie załatwieniu sprawy w terminie okre ślonym w art. 35 organ zobowi ązany jest zawiadomi ć strony podaj ąc przyczyny zw łoki i wskazuj ąc nowy termin. Ten sam obowi ązek ciąży na organie administracji publicznej równie ż w przypadku zw łoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezale żnych od organu W zwi ązku z powyższym zapis Jednocze śnie informujemy, że zgodnie z przepisami art i 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 kodeks post ępowania administracyjnego- za łatwienie sprawy nast ąpi w terminie miesi ąca licząc od dnia, w którym zostanie zgromadzona ca ło ść materiału dowodowego potrzebnego do rozpatrzenia wniosku"- pozostaje w sprzeczno ści z przepisami. Op łatę skarbow ą pobrano 10 z ł PRZYCZYNY UCHYBIEŃ RYZYKA Z ła interpretacja przepisów prawa w zakresie kpa uchybienie terminom proceduralnym Ryzyko poważne skargi na bezczynno ść, procesy s ądowe Ryzyko poważne nie dochowanie terminów proceduralnych ZALECENIA Wypracowanie mechanizmów kontrolnych w urz ędzie pozwalaj ących na precyzyjne okre ślenie sposobu kontroli przestrzegania terminów przeznaczonych na realizacj ę procedury administracyjnej ( o ile termin wykracza poza ramy czasowe - kpa okre śla zasady post ępowania) NAJM, TRWAŁY ZARZĄD, DZIERŻAWA- DOKUMENT SANKCJONUJĄCY DANY STAN PRAWNY 1 KRYTERIA Art Zasobem nieruchomo ści Skarbu Państwa gospodaruj ą z zastrze żeniem art. 43 ust 2i4

9 P oraz art. 60 starostowie wykonuj ący zadania z zakresu administracji rz ądowej a w szczególno ści: 7a) wydzierżawiaj ą, wynajmuj ą i użyczaj ą nieruchomo ści wchodzące w skład zasobu, przy czym umowa zawierane na czas oznaczony d łuższy ni ż 3 lata lub czas nieoznaczony wymaga zgody wojewody, zgoda wojewody jest wymagana równie ż w przypadku gdy po umowie zawartej na czas oznaczony 3 lata strony zawieraj ą kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomo ść Ten obszar dzia łania nie mo że być powierzony zgodnie z art Wykonywanie czynno ści o których mowa w ust I pkt 1-6 mo że być powierzone W powierzenie nie wchodzą punkty od USTALENIA W obszarze pojawi ły si ę nieprawid łowo ści : - zawarcie umowy najmu dokonuje nie Starosta a zarz ądca nieruchomo ści ( brak podstaw prawny do scedowania uprawnienia do zawierania umów w imieniu Starosty przez podmiot zewn ętrzny ( umowa najmu z 31 marca 2008, zawarcie umów w Koronowie na ulice Dworcow ą i Klasztorn ą) - wątpliwo ści audytora budzi pe łnomocnictwo udzielone w tym zakresie przez starostę do zawarcia powy ższych umów (upoważnienie sprzeczne z intencja ustawodawcy art ustawy i posiada braki formalne ) - w jednym przypadku brak zgody Wojewody na zawarcie umowy na czas nieokre ślony 3 PRZYCZYNY UCHYBIEŃ Przeoczenie Dodatkowo w rejestrze umów urz ędu umowy zawierane w imieniu Starosty przez pełnomocników nie by ły rejestrowane Z ła interpretacja przepisu art RYZYKA Ryzyko poważne- z łamanie przepisów prawa Ryzyko poważne- nieważno ść umów Ryzyko poważne- podejmowanie dzia łań w zakresie gospodarowania zasobem Skarbu Państwa z przekroczeniem upowa żnień ustawowych 5 ZALECENIA Dokonanie przegl ądu zawartych umów pod wzgl ędem ich zgodno ści z przepisami prawa i w sytuacji uchybie ń prawnych doprowadzenie ich poprzez podjecie stosownych czynno ści prawnych do stanu zgodnego z obowi ązuj ącymi przepisami prawa Zalecam wypracowanie w jednostce praktyk zgodnych ze standardami kontroli zarządczej w zakresie cedowania uprawnie ń ( pe łnomocnictwa rejestrowane, wskazanie w pe łnomocnictwie podstaw prawnych, preferowane pe łnomocnictwa do poszczególnych zada ń a nie ogólne, okre ślenie w jaki sposób pe łnomocnictwo będzie zaznaczone na dokumentach np. piecz ątka z up, w tre ści umowy wpisujemy Starosta Bydgoski reprezentowany przez a nie bezpo średnio podmiot, któremu udzielili śmy pe łnomocnictwa) WPŁYWY OSIĄGANE Z OBROTU I WINDYKACJI 1 KRYTERIA Ustawa o nieruchomo ści Art Zasobem nieruchomo ści skarbu Państwa gospodaruj ą z zastrze żeniem art. 43 ust 2i4 oraz art. 60 starostowie wykonuj ący zadania z zakresu administracji rz ądowej a w szczególno ści: 5)wykonuj ąc czynno ści związane z naliczeniem należno ści za nieruchomo ści udostępnione z zasobu 2 USTALENIA Okre ślenie parametrów nast ępuje w wydziale nieruchomo ści a wielko ści te przekazywane s ą do pionu finansowego, który rejestruje je na urz ądzeniach ksi ęgowych Brak systematycznej aktualizacji parametrów mo że prowadzi ć do ustalenia

10 parametrów w sposób b łędny ( nie wszystkie dane zg łaszane do urz ędu są bezpo średnio przekazywane do wydzia łu nieruchomo ści ) Podawane parametry przez wydzia ł nieruchomo ści do komórki finansowej zosta ły poddane analizie w trakcie testu poprzez odniesienie do dokumentów źród łowych w badanej próbie nie odnotowano b łędów ) 3 PRZYCZYNY UCHYBIEŃ Brak szybkiego przep ływu informacji wewnątrz instytucji ( klient urz ędu zmiany zg łasza w urz ędzie jednak nie zawsze trafiaj ą one do w łaściwych komórek we właściwym czasie) 4 RYZYKA Ryzyko poważne przekazanie b łędnych parametrów do komórki finansowej przez komórkę merytoryczn ą Ryzyko poważne- b łędne naliczenie strony dochodowej Ryzyko poważne ponoszenie dodatkowych kosztów przez urz ąd koszty upomnie ń 5 ZALECENIA Usprawnienie w ramach jednostki przep ływu informacji poprzez: - wyznaczenie ścieżek przep ływu informacji wewn ątrz urz ędu ( ustalenie powi ązań między wydziałami ) - wskazanie osób odpowiedzialnych za dane obszary, - wyznaczenie terminu przesy łu 8 OPINIA AUDYTORA Audytor wewn ętrzny wydaje opinie pozytywn ą. Zasadniczo mechanizmy kontroli s ą zorganizowane w sposób prawid łowy i skuteczny. System wymaga pewnych usprawnie ń, których wprowadzenie zgodnie z zaleceniami audytora podniesie jego adekwatno ść, skuteczno ść i efektywno ść. 9 POUCZENIE Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008 roku w sprawie szczegó łowego sposobu i trybu przeprowadzenia audytu wewn ętrznego w okre śla zasady post ępowania ze sprawozdaniem. 10 LICZBA EGZEMPLARZY 1 egzemplarz Dyrektor Wydzia łu Nieruchomo ści 2 egzemplarz Starosta Powiatowy w Bydgoszczy 3 egzemplarz audytor wewn ętrzny Sporządzi ł audytor wewn ętrzny Joanna Rutkowska