Kodeks Postępowania w Biznesie. (Eng. Code of Conduct)

Transkrypt

1 Kodeks Postępowania w Biznesie (Eng. Code of Conduct) 1

2 Kodeks Postępowania w Biznesie (Eng. Code of Conduct) Kodeks Postępowania w Biznesie składa się z następujących części: 1. Zasady Etyki Biznesowej (TNT Business Principles) 2. Raportowanie Naruszeń (Whistleblower Procedure) 3. Zapobieganie Oszustwom (Fraud Prevention Policy) 4. Konflikt Interesów (Conflict of Interest Policy) 5. Działania dyscyplinarne (Dysciplinary Actions) 6. Prezenty i Reprezentacja (Gifts and Entertainment Policy) Każdy z wyżej wymienionych dokumentów stanowi integralną część Kodeksu i powinien być interpretowany w kontekście pozostałych części. 2

3 Zasady Etyki Biznesowej (Eng. TNT Business Principles) 3

4 Zarządzamy naszą firmą zgodnie ze standardami korporacyjnymi i zasadami postępowania przyjętymi w TNT, ponieważ chcemy działać w sposób etyczny i przejrzysty. Popieramy inicjatywę Narodów Zjednoczonych Global Compact w zakresie praw człowieka, standardów zatrudniania, środowiska i przeciwdziałania korupcji. Zasady, którymi kieruje się nasza firma Przestrzeganie prawa Postępujemy zgodnie z prawem, zasadami i przepisami obowiązującymi w krajach, w których prowadzimy działalność. Wiarygodność sprawozdawczości i informacji publicznej Działamy zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa i zasadami rachunkowości, wymogami sprawozdawczości finansowej oraz giełd papierów wartościowych, na których notowana jest firma TNT. Nasze sprawozdania finansowe, publikowane raporty oraz inne ujawniane powszechnie informacje w sposób kompletny, rzetelny i zrozumiały prezentują aktualną sytuację TNT. W sposób otwarty i bezpośredni komunikujemy się z naszymi klientami, pracownikami, udziałowcami i akcjonariuszami oraz społeczeństwem, przy jednoczesnym należytym poszanowaniu zasad poufności. Działania o charakterze publicznym Nie angażujemy się w sprawy polityczne i nie przekazujemy na rzecz partii politycznych darowizn ani składek. Jako firma wyrażamy opinie w sprawach społecznych, środowiskowych, prawnych i innych, które mogą dotyczyć naszych udziałowców i akcjonariuszy, klientów, pracowników i otaczającego świata, o ile dotyczy to naszej działalności. 4

5 Bezpieczeństwo Zapewniamy wszystkim zatrudnionym bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Postępujemy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosujemy politykę bezpieczeństwa, mającą na celu identyfikację, zapobieganie powstawaniu i eliminowanie zagrożeń na terenie firmy i w wyniku prowadzonej przez nią działalności. W każdym kraju, w którym działamy, funkcjonują przedstawiciele służb BHP oraz zespoły doskonalące. Dzielimy się najlepszymi rozwiązaniami (Eng. best practice), aby nasze standardy wykraczały poza wymagania nałożone przez przepisy BHP. Na bieżąco monitorujemy nasze wyniki w tym zakresie. Zasady, którymi kierują się nasi pracownicy Staramy się pozyskiwać, szkolić, rozwijać i motywować pracowników, którzy rozumieją wartość pracy zespołowej. Stwarzamy równe szanse wszystkim naszym pracownikom bez względu na wiek, stan zdrowia, pochodzenie, płeć, stan cywilny, rasę, wyznanie religijne czy orientację seksualną. Nie dopuszczamy żadnych przejawów niesprawiedliwości w wyżej wymienionym zakresie i do wszystkich odnosimy się z uwagą i szacunkiem. Z zaangażowaniem realizujemy program Investor in People. Konflikt interesów Pracownicy nie mogą czerpać korzyści osobistych kosztem możliwości biznesowych przynależnych TNT. Nasi pracownicy mają obowiązek informować kierownictwo o wszelkich zawartych transakcjach lub zaistniałych związkach, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie, że mogą spowodować konflikt interesów. Majątek firmy Naszym pracownikom nie wolno w sposób nieuprawniony czerpać osobistych korzyści z majątku firmy. Nie tolerujemy oszustwa, złodziejstwa, niedbałości, marnowania zasobów firmy i strat spowodowanych lekkomyślnością. 5

6 Prezenty i zaproszenia Nasi pracownicy mają unikać niedozwolonych osobistych korzyści dla siebie lub członków swoich rodzin, wynikających z ich pozycji lub powiązań z TNT. Pracownikom nie wolno przyjmować prezentów ani uczestniczyć w spotkaniach towarzyskich, które mogłyby spowodować powstanie zobowiązania po stronie pracownika. Łapówki Nasi pracownicy i podwykonawcy nie mogą dawać lub przyjmować łapówek w celu pozyskiwania zleceń, ich wykonywania, świadczenia usług lub osiągania innych korzyści. Każdą próbę lub możliwość przekupstwa muszą natychmiast odrzucić i zgłosić kierownictwu firmy. Jeżeli jest to dozwolone na gruncie lokalnych przepisów i stanowi element kulturowy, w szczególnych okolicznościach dopuszcza się przekazywanie niewielkich sum pieniężnych lub drobnych prezentów, jeżeli jest to konieczne do przyspieszenia lub zabezpieczenia rutynowych działań administracyjnych. Przed dokonaniem takiej płatności, określanej mianem facilitating payments, należy skonsultować się z Komisją ds. Etyki, działającą w imieniu Zarządu TNT. Wszelkie facilitating payments należy rzetelnie ewidencjonować i rozliczać. Zasady, które kierują naszą działalnością Klienci Staramy się dostarczać najbardziej niezawodne i skuteczne rozwiązania w zakresie przewozu towarów i dokumentów naszych klientów. Chronimy mienie i informacje powierzone nam przez klientów. Konkurencja Wierzymy w otwartą i uczciwą konkurencję. Nie stosujemy nieetycznych praktyk w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej. Nie będziemy zdobywać i wykorzystywać informacji w nieuczciwy sposób na szkodę naszych konkurentów i innych podmiotów. 6

7 Partnerzy i podwykonawcy Podejmując decyzje o współpracy z innymi podmiotami w charakterze partnerów (Eng. associates) lub podwykonawców, kierujemy się Zasadami Etyki Biznesowej. Od naszych partnerów wymagamy przestrzegania tych Zasad w możliwie najszerszym zakresie. Oczekujemy, że nasi podwykonawcy osoby fizyczne lub prawne, które oficjalnie reprezentują TNT będą stosować się do niniejszych Zasad. Zasady kształtujące relacje z otoczeniem Odpowiedzialność społeczna Prowadząc naszą działalność korzystamy z zasobów, które mają istotne znaczenie dla społeczeństwa i środowiska. Promujemy zmiany w tym zakresie i dążymy do ich wdrożenia w celu osiągnięcia trwałych korzyści dla środowiska i społeczeństwa. Staramy się rozważnie korzystać z zasobów nieodnawialnych. Zarządzanie ryzykiem środowiskowym stanowi integralną część naszego procesu podejmowania decyzji. W zakresie odpowiedzialności społecznej analizujemy osiągnięte postępy i regularnie o nich informujemy. Wspieramy społeczeństwo i ochronę środowiska, udostępniając nasze zasoby w dziedzinach spokrewnionych z naszą działalnością. Nasza działalność społeczna ma na celu umożliwienie jak największych korzyści dla zaangażowanych stron. Stosowanie niniejszych Zasad Zasady Etyki Biznesowej obowiązują wszystkich pracowników TNT i mają zastosowanie we wszystkich spółkach i przedsięwzięciach typu joint venture kontrolowanych przez TNT. Firma oczekuje, że również jej podwykonawcy będą stosować się do Zasad. Zarząd TNT jest odpowiedzialny za ustanowienie Zasad Etyki Biznesowej, ich komunikowanie i egzekwowanie. Działy audytu wewnętrznego, ds. prawości (Eng. integrity), zarządzania ryzykiem oraz bezpieczeństwa wspierają Zarząd w zakresie monitorowania stopnia zastosowania Zasad w praktyce. Jakakolwiek modyfikacja lub zniesienie niniejszych Zasad mogą być dokonane wyłącznie przez Zarząd za zgodą Rady Nadzorczej TNT. Dokonane zmiany bezzwłocznie zostaną ogłoszone na stronie 7

8 Jeśli zgłoszenie (podejrzenia) naruszenia niniejszych Zasad lub podjęcie jakichkolwiek przewidzianych prawem kroków spowoduje stratę dla działalności TNT, pracownik nie zostanie ukarany. Naruszenie niniejszych zasad Naruszenie Zasad Etyki Biznesowej może spowodować podjęcie środków dyscyplinarnych, zwolnienie oraz - w przypadku złamania prawa - wytoczenie sprawy sądowej cywilnej lub karnej. W przypadku wątpliwości Wszelkie decyzje pracowników powinny być przez nich podejmowane z pełnym poszanowaniem niniejszych Zasad Etyki Biznesowej. W przypadku wątpliwości dotyczących dopuszczalności konkretnych zachowań, należy zasięgnąć opinii bezpośredniego przełożonego lub kierownictwa firmy. Jeśli wątpliwości nie mogą być rozstrzygnięte na szczeblu lokalnym lub potrzebna jest porada z zakresu wdrażania lub stosowania Zasad, należy skontaktować się z Departamentem ds. Prawości i Bezpieczeństwa Korporacyjnego TNT pod adresem integrity.gho@tnt.com, pod numerem +31 (0) (telefon) lub +31 (0) (faks). 8

9 Raportowanie Naruszeń (Eng. Whistleblower Procedure) 9

10 Polityka TNT dotycząca Raportowania Naruszeń SPIS TREŚCI 1. CELE POLITYKI 2. ZAKRES 3. DEFINICJE 4. PRZEPISY I ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4.1. Odpowiedzialność za wprowadzenie niniejszej polityki 4.2. Raportowanie Wszystkie Naruszenia Naruszenia w obszarze finansów lub związane z funkcjonowaniem Audytu Wewnętrznego TNT, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT Naruszenia dotyczące Członków Zarządu, Rady Nadzorczej lub ich komitetów Naruszenia dotyczące Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT, Głównego Radcy Prawnego lub Departamentu Etyki Biznesu 4.3. Zawartość raportu 4.4. Potwierdzenie otrzymania 4.5. Anonimowość 4.6. Poufność 4.7. Ochrona 4.8. Raportowanie niezgodne z prawdą 4.9. Proces dochodzenia Etyka Biznesowa TNT Autoryzacja Lokalnych Władz Ewidencja Obowiązkowa współpraca Informacja zwrotna Ewidencja Postępowanie dyscyplinarne Bezpośrednie raportowanie do Komisji Rewizyjnej, Prezesa Rady Nadzorczej lub Dyrektora Zarządzającego ds. Personalnych 5. POWIAZANIE Z INNYMI POLITYKAMI ORAZ PROCEDURAMI 6. KOMUNIKACJA 7. IMPLEMENTACJA 8. Załącznik: Informacje kontaktowe 10

11 1. CELE POLITYKI TNT jest zobowiązane do należytego prowadzenia biznesu zgodnie z Zasadami Etyki Biznesowej TNT, które wymagają etycznego i przejrzystego sposobu wykonywania działalności gospodarczej. TNT zachęca wszystkich pracowników oraz strony trzecie do bezzwłocznego zgłaszania w dobrej wierze wszelkich naruszeń lub podejrzeń naruszenia prawa, przepisów, Zasad Etyki Biznesowej TNT lub innych uregulowań korporacyjnych. Zgłaszane naruszenia będą rozpatrywane bezzwłocznie z zachowaniem zasad ścisłej poufności. TNT zobowiązuje się nie podejmować żadnych negatywnych działań przeciwko pracownikom oraz stronom trzecim, które w dobrej wierze złożyły taki raport lub pomagały innemu pracownikowi w jego złożeniu. Niniejsza polityka precyzuje prawa i obowiązki pracowników raportujących naruszenia, względem zarządzających oraz dedykowanym funkcjom, do których kierowany jest taki raport, oraz w odniesieniu do TNT jako firmy. 2. ZASIĘG Procedura ta ma zastosowanie do przedsiębiorstw TNT i jej pracowników, a także do wszystkich podmiotów i osób fizycznych działających w imieniu TNT. Strony trzecie mogą zdecydować się na zastosowanie tej polityki, chcąc zgłosić naruszenie Zasad Etyki Biznesowej TNT. Polityka Naruszeń TNT nie zastępuje, lecz jedynie uzupełnia procedury już istniejące lub te, które będą tworzone w związku z rozpatrywaniem skarg pracowników i klientów TNT oraz uzupełnia inne uregulowania korporacyjne. Obowiązkiem każdego pracownika TNT jest wybranie najwłaściwszego sposobu raportowania. 3. DEFINICJE Pojęcia zdefiniowane w tej polityce, które pojawiają się po raz pierwszy w tym dokumencie, zostały wyróżnione za pomocą pogrubionej czcionki. Firmę TNT lub przedsiębiorstwa TNT, definiujemy jako: Spółka/Spółki TNT TNT Express N.V oraz inne podmioty, w których TNT Express N.V pośrednio lub bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: kontroli większości praw głosów; zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Zarządzających. TNT definiujemy jako TNT Express N.V. Strona/Strony trzecie każdy podmiot, nie będący TNT oraz każda osoba, która nie jest zatrudniona przez TNT, w tym m.in. klienci, dostawcy, podwykonawcy, konsultanci, partnerzy biznesowi, przedstawiciele instytucji rządowych. Pracownik TNT każda osoba zatrudniona przez TNT w ramach umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony, jak również osoba pracująca na rzecz TNT na zasadach zastępstwa i/lub konsultanta (np. zatrudnionego przez agencję pośrednictwa pracy). 11

12 Naruszenie lub naruszenia są zdefiniowane jako: a) akt lub podejrzenie łamania prawa lub przepisów b) akt lub podejrzenie łamania lub nieprzestrzegania Zasad Etyki Biznesowej, Polityk TNT w zakresie Etycznego Postępowania w Biznesie lub innych procedur obowiązujących w TNT c) (podejrzenie) oszustwa d) (podejrzenie) przekupstwa lub korupcji, zdefiniowanych w odpowiednich przepisach prawa (antykorupcyjnego) e) manipulacje w obszarze księgowości, obejście kontroli wewnętrznej lub celowe błędy w raportowaniu f) domniemanie wystąpienia nieprawidłowości w zarządzaniu lub domniemanie występowania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Członków Zarządu TNT, Rady Nadzorczej (w tym jej komitetów), Głównego Radcy Prawnego, Kierownictwa, Pracowników Działu Etyki Biznesu TNT, Kierownictwa i Pracowników Działu Audytu Wewnętrznego TNT, Działu Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT. 4. PRZEPISY I ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4.1. Odpowiedzialność za wprowadzenie niniejszej polityki Zarząd TNT i Komitet Audytu Rady Nadzorczej TNT przekazali odpowiedzialność zarządzania niniejszą polityką, na dzień jej opublikowania, do kancelarii Głównego Radcy Prawnego Raportowanie Wszystkie Naruszenia Raportowanie przez pracowników TNT TNT zachęca pracowników do niezwłocznego raportowania swoim przełożonym lub członkom kierownictwa wszelkich naruszeń, które zgodnie z ich przekonaniem miały, mają lub będą miały miejsce. Jeżeli naruszenie dotyczy domniemanych nieprawidłowości w działaniu Członków Zarządu TNT, Rady Nadzorczej (w tym jej komitetów), Głównego Radcy Prawnego, kierownictwa lub pracowników Departamentu Etyki Biznesu TNT, Działu Audytu Wewnętrznego TNT, Działu Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT, stosuje się odpowiednio zasady opisane w podpunktach 4.1.2, oraz Jeżeli raportowanie do bezpośredniego przełożonego lub Zarządu nie jest możliwe lub jeżeli pracownik nie chce lub z innych powodów nie może, to taka osoba powinna zwrócić się bezpośrednio do Departamentu Zasad Etyki Biznesowej TNT za pośrednictwem poczty, wiadomości lub telefonicznie. Dane kontaktowe zostały umieszczone w załączniku do niniejszej polityki. 12

13 Raportowanie przez stronę trzecią Strony trzecie również mogą odnieść się do tej polityki i zgłosić naruszenia za pośrednictwem poczty, wiadomości lub telefonicznie do Departamentu Zasad Etyki Biznesowej TNT (dane kontaktowe zostały umieszczone w Załączniku) Naruszenia w obszarze finansów lub związane z funkcjonowaniem Audytu Wewnętrznego TNT, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT. Oprócz zgłaszania naruszeń do bezpośredniego przełożonego, kierownictwa lub Departamentu Etyki Biznesowej TNT, w przypadku naruszeń dotyczących obszaru księgowości (wewnętrznie i zewnętrznie), obejścia kontroli wewnętrznej, celowych błędów w raportowaniu lub związanych z funkcjonowaniem kierownictwa lub pracowników Audytu Wewnętrznego TNT lub Działu Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT, zgłoszenia można kierować bezpośrednio do Komisji Rewizyjnej za pośrednictwem poczty, wiadomości lub telefonicznie (dane kontaktowe znajdują się w załączniku) Naruszenia dotyczące Członków Zarządu, Rady Nadzorczej,(ich komitety) Jeżeli naruszenie dotyczy domniemania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Członków Zarządu TNT lub Rady Nadzorczej i w tym jej komitetów, zgłoszenia powinny być kierowane bezpośrednio do Przewodniczącego Rady Nadzorczej za pośrednictwem poczty, wiadomości lub telefonicznie (dane kontaktowe znajdują się w załączniku) Naruszenia dotyczące Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT, Głównego Radcy Prawnego lub Departamentu Etyki Biznesowej Jeżeli naruszenie dotyczy domniemania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT, Głównego Radcy Prawnego, kierownictwa lub pracowników Działu Etyki Biznesowej, zgłoszenie powinno zostać złożone wyłącznie i bezpośrednio do Generalnego Dyrektora Personalnego TNT (dane kontaktowe znajdują się w załączniku) Zawartość raportu W sytuacji, gdy raport nie będzie zawierał wystarczającej ilości szczegółów dotyczących naruszenia, jego rozpatrzenie przez TNT będzie utrudnione. Aby ułatwić TNT analizę raportu wskazującego na naruszenie, należy zadbać, aby zawierał on możliwie najwięcej informacji, faktów i liczb, ale nie tylko ważne będą informacje o zaangażowanych osobach, świadkach i miejscu naruszenia, jak również wszelkie inne informacje, które mogą pomóc TNT w badaniu naruszenia Potwierdzenie otrzymania Jeżeli do Departamentu Etyki Biznesowej TNT wpłynie zgłoszenie wystąpienia naruszenia, jest on zobowiązany do potwierdzenia otrzymania raportu w ciągu trzech (3) dni roboczych od momentu jego otrzymania, za wyjątkiem sytuacji, w których identyfikacja raportującego nie jest możliwa. 13

14 4.5. Anonimowość TNT zachęca pracowników do zgłaszania wszelkich naruszeń bezpośrednio i w sposób otwarty do swoich bezpośrednich przełożonych, kierownictwa lub Departamentu Etyki Biznesowej TNT. Z zastrzeżeniem ograniczeń, które mogą mieć zastosowanie w odniesieniu do lokalnie obowiązującego prawa, istnieje możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń, należy jednak uwzględnić fakt, że może to skomplikować lub uniemożliwić dochodzenie i podjęcie odpowiednich działań Poufność Wszelkie zawiadomienia o naruszeniach będą rozpatrywane w sposób poufny. Poufność zostanie zachowana w najpełniejszym możliwym zakresie, pozwalającym jednocześnie na przeprowadzenie właściwego dochodzenia, bieżącego raportowania postępów Zarządowi, Radzie Nadzorczej i jej komitetom oraz podjęcie dalszych kroków naprawczych. Jeżeli prawo wymaga podania do wiadomości publicznej danych raportującego, TNT zapewni ochronę pracownikowi lub osobie trzeciej, która zgłosiła wystąpienie naruszenia. Pracownicy muszą unikać, zarówno w firmie, jak i na zewnątrz (również poprzez wykorzystanie portali społecznościowych, takich jak LinkedIn, Twitter i/lub Facebook), ujawniania naruszenia, które zgłosili lub chcą zgłosić chyba, że wymaga tego prawo. W żadnym wypadku pracownicy nie powinni upubliczniać informacji związanych z wystąpieniem naruszenia, podejrzeniem jego wystąpienia lub wewnętrznymi działaniami na forum publicznym i/lub portalach społecznościowych Ochrona Każdemu pracownikowi składającemu raport o naruszeniu, które zgodnie z jego najlepszym przekonaniem zaistniało lub może zaistnieć, zostanie udzielona odpowiednia ochrona w zakresie takiego raportowania. Ochrona oznacza, że w związku z zatrudnieniem TNT nie zwolni pracownika, nie zdegraduje, nie zawiesi, nie udzieli ostrzeżenia i nie będzie go nękać ani dyskryminować w żaden inny sposób. TNT nie toleruje żadnej formy zastraszania, odwetu czy innego działania przeciwko pracownikowi, który zgłosił lub pomagał w zgłoszeniu Naruszenia. Każde takie zastraszenie, odwet czy inne działanie należy natychmiast zgłosić Dyrektorowi Departamentu Etyki Biznesowej Raportowanie niezgodne z prawdą TNT nie będzie tolerować nadużyć oraz sytuacji, w której pracownik celowo składa raport niezgodny z prawdą. Jeżeli pracownik zgłasza fałszywe naruszenie, o którym wie lub powinien wiedzieć, że nie miało miejsca, zostanie poddany postępowaniu dyscyplinarnemu, które może doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy. Dokonywanie fałszywych zgłoszeń może również doprowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. Pracownik może odpowiadać za szkody w stosunku do każdej osoby, która zostanie poszkodowana w związku ze złożeniem niezgodnego z prawdą raportu. TNT nie ponosi odpowiedzialności i nie zwraca poniesionych kosztów pracownikowi, który złożył raport niezgodny z prawdą. Zgłoszenia niezgodne z prawdą, dokonane przez stronę trzecią mogą również prowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. 14

15 4.9. Proces dochodzenia Poniższe zasady wprowadza się w celu zapewnienia właściwych kroków w procesie dochodzenia, odpowiedniego zabezpieczenia dowodów naruszenia i zabezpieczenia możliwości odzyskania przez TNT odpowiednich odszkodowań Etyka Biznesowa TNT Za zarzadzanie Procedurą Raportowania Naruszeń jest odpowiedzialny Departament Etyki Biznesu, pod nadzorem Głównego Radcy Prawnego, z wyjątkiem przypadków kiedy obowiązek ten należy do Komitetu Audytu, Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT lub Generalnego Dyrektora Personalnego. Jeżeli raport ma znamiona naruszenia, jest to przesłanka do rozpoczęcia wstępnego dochodzenia. Na podstawie wyniku takiego postępowania, zgodnie z Procedurą Sprawozdawczą TNT i Kryteriami Dochodzeniowymi, zostanie podjęta decyzja, o: a) rozpoczęciu przez Audyt Wewnętrzny postępowania dotyczącego zgłoszonego naruszenia; b) wystąpienie do lokalnego Działu Bezpieczeństwa z prośbą o rozpoczęcie lokalnego dochodzenia; c) przekazanie raportu do odpowiedniego departamentu (na przykład jeżeli Procedura Raportowania Naruszeń nie jest tą najodpowiedniejszą dla tego typu zgłoszenia); lub d) odrzuceniu zgłoszenia (np. ze względu na niewystarczająca ilość informacji zawartych w raporcie, lub też gdy sytuacja nie nosi znamion naruszenia w rozumieniu tej procedury). Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie dochodzenia oraz prawidłowość przebiegu całego procesu, zgodnie ze wszystkimi, odpowiednimi wymaganiami (również prawnymi) spoczywa na Dyrektorze Audytu Wewnętrznego (dla Centralnych dochodzeń); i/lub Globalnym Dyrektorze ds. Cła i Bezpieczeństwa (dla lokalnych dochodzeń). Mogą oni włączyć do postępowania innych pracowników lub specjalistów (również zewnętrznych), przy zachowaniu ścisłej poufności, którzy uzyskają możliwość lokalnego uczestnictwa w dochodzeniu w sprawie naruszenia Autoryzacja Lokalnego Zarządu Żaden kierownik, jak również żaden pracownik, nie mają prawa do rozpoczynania dochodzenia (niezależnego lub innego) lub podejmowania jakichkolwiek działań w związku z naruszeniem lub przeciwko podejrzanym osobom bez wcześniejszej, pisemnej zgody Głównego Radcy Prawnego i/lub Dyrektora ds. Etyki Biznesu Ewidencja W trakcie i po zakończeniu dochodzenia, powinny zostać zabezpieczone dowody i zarchiwizowana dokumentacja, zgodnie z instrukcjami Dyrektora Audytu Wewnętrznego i/lub Globalnego Dyrektora ds. Cła i Bezpieczeństwa. Będą one przechowywane zgodnie z wymogami raportowania, procedurami dyscyplinarnymi oraz lokalnymi przepisami prawa. 15

16 Obowiązkowa współpraca Kierownictwo Firmy i pracownicy są zobowiązani do pełnej współpracy i udzielenia niezwłocznej pomocy osobom prowadzącym dochodzenie, jak też innym osobom zaangażowanym w proces wyjaśniania naruszenia. Kierownictwo Firmy jest zobowiązane do poważnego, poufnego i priorytetowego traktowania zagadnienia raportowania naruszeń Informacja zwrotna Po wystąpieniu z wnioskiem, każdy pracownik składający zawiadomienie o naruszeniu lub gdy jest podmiotem prowadzonego postępowania może uzyskać ogólne informacje na temat przebiegu, zakończenia i wyniku dochodzenia, o ile przekazanie tej informacji nie będzie szkodzić dochodzeniu lub naruszać prawa innych osób zaangażowanych w proces wyjaśniania naruszenia Ewidencja Dyrektor Departamentu Etyki Biznesu będzie utrzymywał rejestr wszystkich raportów otrzymanych przez Departament Etyki Biznesowej, archiwizował potwierdzenia doręczeń, sprawozdania dotyczące, przygotowywał okresowe raporty podsumowujące dla Zarządu TNT, Komisji Rewizyjnej i Komisji Etyki. Specjaliści i śledczy zaangażowani przez Dyrektora Audytu Wewnętrznego i/lub Globalnego Dyrektora ds. Cła i Bezpieczeństwa będą zachowywać odpowiednie zapisy dotyczące wszystkich dochodzeń oraz ich wyniki, łącznie z wszystkimi dokumentami uzupełniającymi Postępowanie dyscyplinarne Pracownicy podejrzani o dokonanie naruszenia nie będą uznawani za winnych, dopóki zarzuty lub podejrzenia nie zostaną im udowodnione. Pracownikom tym umożliwione zostanie skorzystanie z prawa do obrony. Odpowiedzialność za wdrożenie wszelkich środków (dyscyplinarnych oraz innych) pozostaje w kompetencji Zarządu, na podstawie rekomendacji Komisji ds. Etyki. Jeżeli działania takie miałyby się różnić od rekomendowanych przez Komisję ds. Etyki, ich podjęcie wymaga uprzedniej zgody Członków Zarządu TNT Bezpośrednie raportowanie do Komisji Rewizyjnej lub Prezesa Rady Nadzorczej lub Dyrektora Zarządzającego ds. Personalnych W przypadku zgłoszenia naruszenia bezpośrednio do Komisji Rewizyjnej, Przewodniczącego Rady Nadzorczej lub Dyrektora Zarządzającego ds. Personalnych, osoby lub komisje zajmujące się raportem, będą stosować się do niniejszej Procedury, w największym możliwym stopniu. Raportującemu pracownikowi przysługiwać będą wszelkie środki ochronne przewidziane niniejszą Procedurą. 16

17 5. POWIAZANIE Z INNYMI POLITYKAMI ORAZ PROCEDURAMI Niniejsza Procedura jest powiązana z: - Polityką TNT dotyczącą Zasad Etyki Biznesowej - Polityką TNT dotyczącą Przeciwdziałania Defraudacji i Korupcji - Polityką TNT dotyczącą Prezentów i Reprezentacji - Polityką TNT dotyczącą Konfliktu Interesów - Polityką TNT dotyczącą Wykorzystywania Poufnych Informacji - Polityką TNT dotyczącą Bezpieczeństwa W celu wsparcia wdrożenia niniejszej polityki, spółki TNT mogą uzupełniać ją o dalsze zapisy. Nie powinny one jednak stać w sprzeczności, ograniczać, lub zmieniać sens niniejszej polityki. Niedopuszczalna jest również zmiana nazwy niniejszej polityki ani łączenie jej z innymi dokumentami TNT. 6. KOMUNIKACJA Niniejsza polityka została sporządzona przez CFO w imieniu Zarządu TNT Express N.V. Polityka została opublikowana w ExpressNecie na stronie Polityki TNT, zarządzanej przez funkcję Audytu Wewnętrznego, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej. 7. IMPLEMENTACJA Niniejsza polityka musi zostać wdrożona z dniem 23 pażdziernika 2015 roku. Pełna implementacja niniejszej polityki oraz zapewnienie zgodności z jej zapisami jest obowiązkiem wszystkich pracowników TNT. Właściciel polityki jest odpowiedzialny za komunikację niniejszej polityki, udzielanie niezbędnego wsparcia/szkoleń w trakcie wdrażania niniejszej polityki, a następnie monitorowania zgodności z nią. 17

18 ZAŁĄCZNIK Dane kontaktowe: Departament Etyki Biznesowej TNT Attn. Dyrektor Departamentu Etyki Biznesowej Taurusavenue LS HOOFDDORP The Netherlands Telephone +31 (0) Przewodniczący Rady Nadzorczej TNT Express N.V. c/o Radca Prawny Taurusavenue LS HOOFDDORP The Netherlands Telephone +31 (0) Komisja Rewizyjna TNT Express N.V. c/o Radca Prawny Taurusavenue LS HOOFDDORP The Netherlands Telephone +31 (0) TNT Human Resources Attn. Dyrektor Generalny ds. Personalnych P.O. Box KG Amsterdam The Netherlands Telephone +31 (0)

19 Zapobieganie Oszustwom w TNT (Eng. Fraud Prevention Policy) 19

20 TNT rozpoznaje potrzebę posiadania szczegółowej polityki zapobiegania oszustwom oraz odpowiednich procedur i mechanizmów kontroli w celu ochrony interesów i wiarygodności sprawozdawczości finansowej, a także w celu zachowania zgodności z prawem, w tym z amerykańską ustawą Sarbanes-Oxley Act z 2002 r. oraz z regulaminem amerykańskiej Komisji Giełdy Papierów Wartościowych. Zgodnie z ust. 1.1 Zakresu Działań Komisji Rewizyjnej, Komisja Rewizyjna wspiera Radę Nadzorczą, doradzając jej i nadzorując wiarygodność sprawozdawczości finansowej TNT oraz system kontroli wewnętrznej. 20

21 Założenia TNT pragnie zapewnić: kulturę, w której nie toleruje się oszustw i aktywnie im się zapobiega, ograniczanie ryzyka popełnienia oszustwa w firmie, efektywne sprawdzenie każdego przypadku oszustwa lub podejrzenia jego wystąpienia, skuteczną strukturę kontroli wewnętrznej w celu zapobiegania oszustwom, zapobieganie lub pokrycie strat powstałych na skutek oszustwa, konsekwencję w działaniu przeciwko tym osobom, którym udowodniono oszustwo, że żaden pracownik lub organizacja nie zostanie oskarżona o oszustwo bez ustalenia niezbitych dowodów w drodze stosownego dochodzenia. Zakres Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek i joint venture kontrolowanych przez TNT na całym świecie i obowiązuje wszystkie osoby w nich zatrudnione. Definicja oszustwa Oszustwem jest: a. podstęp skierowany przeciw firmie lub osobie trzeciej, np. klientowi lub udziałowcowi, w celu zapewnienia sobie osobistej i/lub nieuczciwej lub bezprawnej korzyści, i/lub b. fałszowanie zapisów księgowych, celowe błędne stosowanie zasad rachunkowych oraz pominięcie, fałszowanie lub zmiana zapisów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań, ewidencji podatkowej, innych dokumentów lub upoważnień, i/lub c. celowe niewłaściwe użycie lub wykorzystanie środków i/lub zasobów firmy lub firmie powierzonych. Środki obejmują między innymi budynki, wyposażenie, pojazdy, gotówkę, dokumenty, materiały, usługi, towary, zapasy magazynowe, oprogramowanie i własność intelektualną. Dla potrzeb niniejszego dokumentu Oszustwem określa się zarówno oszustwo jak i podejrzenie oszustwa. 21

22 Poważne Oszustwo występuje wtedy, gdy: jego wartość szacunkowa przewyższa EURO (pięćdziesiąt tysięcy) lub osoby podejrzane: - zajmują stanowiska na średnim szczeblu kierowniczym lub wyżej, i/lub - są odpowiedzialne za wdrożenie i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej (np. pracownicy działu kontroli lub finansów), i/lub - jako pracownicy działu finansowego posiadają uprawnienia do dokonywania, lub zatwierdzania zapisów w księgach rachunkowych Spółki, oddziałów lub filii TNT lub jednostek z nimi powiązanych. Kontrola Działalność TNT opiera się na zasadach uczciwości i rzetelności, dlatego zarządzamy naszą firmą zgodnie z przyjętymi standardami korporacyjnymi oraz Zasadami Etyki Biznesowej TNT, co wymaga wyłącznie etycznych zachowań. Firma TNT przyjęła Program Prawości Działania TNT (Eng. Integrity Programme), który ma utrwalać kulturę etyki i zapobiegać Oszustwom dzięki ścisłej kontroli wewnętrznej i kontroli finansowej. Standardy Kontroli Wewnętrznej (The Standards of Internal Control Manual) stanowią podstawę organizacji kontroli wewnętrznej w TNT. Zapisy Programu Prawości Działania TNT są zgodne z Zasadami Etyki Biznesowej TNT, Standardami Korporacyjnymi TNT, Procedurą Raportowania Naruszeń TNT, Wskazówkami Etycznymi, Standardami Kontroli Wewnętrznej oraz związanymi z nimi procedurami. Dodatkowo nieprzerwanie prowadzone są szkolenia podnoszące świadomość w tym zakresie, regularnie odbywa się ocena ryzyka oraz dochodzenie spraw. Częścią Programu Prawości Działania TNT są także obserwacje, testy oraz uwierzytelnianie kontroli. Powiadamianie Raportowanie naruszeń Na gruncie Procedury Raportowania Naruszeń TNT zachęca się wszystkich pracowników do powiadamiania bezpośredniego przełożonego, kierownictwa lub Starszego Doradcy ds. Prawości o Oszustwach, jeśli mają uzasadnione przekonanie o ich wystąpieniu w przeszłości, w czasie obecnym lub w przyszłości. Wówczas mają zastosowanie zapisy Procedury Raportowania Naruszeń TNT, z których wynikają prawa i obowiązki zarówno pracowników, kierownictwa jak i firmy TNT. Procedura Raportowania Naruszeń TNT dostępna jest na stronie a także na stronie 22

23 Informacje kontaktowe: Telephone: +31 (0) Fax: +31 (0) Group Integrity and Security Senior Counsel Integrity P.O. Box KG Amsterdam The Netherlands. Inne sposoby raportowania Niezależnie od opisanego wyżej zastosowania Procedury Raportowania Naruszeń TNT, stosuje się następujące zasady: a. Powiadomienie o Oszustwie: - (bezpośredni) przełożeni mogą zetknąć się z Oszustwem podczas pełnienia swoich obowiązków. Są oni odpowiedzialni za zgłaszanie takich przypadków bezpośrednio Dyrektorowi ds. Bezpieczeństwa TNT Express; - pracownicy Departamentu Kontroli Wewnętrznej i lokalnych działów bezpieczeństwa lub mogą zetknąć się z Oszustwem lub otrzymać zawiadomienie o Oszustwie podczas pełnienia swoich obowiązków. Są oni odpowiedzialni za zgłaszanie takich przypadków bezpośrednio Przewodniczącemu Komisji ds. Etyki; b. Powiadomienie o Poważnym Oszustwie: - (bezpośredni) przełożeni, pracownicy Departamentu Kontroli Wewnętrznej i lokalne działy bezpieczeństwa niezwłocznie zawiadomią Przewodniczącego Komisji ds. Etyki o potencjalnym Poważnym Oszustwie; - Komisja ds. Etyki zawiadomi Zarząd i Komisję Rewizyjną o każdym przypadku potencjalnego Poważnego Oszustwa. Anonimowość TNT zachęca pracowników do raportowania Oszustw w sposób otwarty bezpośredniemu przełożonemu, lokalnemu kierownictwu lub Starszemu Doradcy ds. Prawości. Istnieje również możliwość dokonywania anonimowych zgłoszeń. Należy mieć jednak na uwadze, że anonimowe zawiadomienia mogą utrudniać lub komplikować dochodzenie, a także kierować je na niewłaściwe tory. 23

24 Poufność Wszelkie zawiadomienia o Oszustwie będą rozpatrywane w sposób poufny. Poufność zostanie zachowania w najpełniejszym możliwym zakresie, pozwalającym na przeprowadzenie właściwego dochodzenia i podjęcie dalszych kroków naprawczych. Pracownicy powinni unikać zarówno w firmie, jak i na zewnątrz możliwości ujawnienia Oszustwa, które zgłosili lub zamierzają zgłosić, chyba że wymaga tego prawo. Ochrona Każdemu pracownikowi składającemu raport o Oszustwie, które zgodnie z jego najlepszym przekonaniem zaistniało lub może zaistnieć, zostanie udzielona odpowiednia ochrona w zakresie takiego raportowania. Ochrona oznacza, że w związku z zatrudnieniem TNT nie zwolni pracownika, nie zdegraduje, nie zawiesi w obowiązkach, nie udzieli ostrzeżenia i nie będzie go nękać ani dyskryminować w żaden inny sposób. TNT nie toleruje żadnej formy zastraszania, odwetu czy innego działania przeciwko pracownikowi, który zgłosił lub pomagał w zgłoszeniu Oszustwa. Każde takie zastraszenie, odwet czy inne działanie należy natychmiast zgłosić Starszego Doradcy ds. Prawości. Fałszywe zgłoszenie TNT nie będzie tolerować fałszywych zgłoszeń o Oszustwie. Jeśli pracownik raportuje Oszustwo, o którym wie lub powinien wiedzieć, że nie miało miejsca, zostanie poddany postępowaniu dyscyplinarnemu, które w skrajnym przypadku może doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy. Dokonywanie fałszywych zgłoszeń może również doprowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. Pracownik może być pociągnięty do odpowiedzialności za szkody wyrządzone w wyniku fałszywego zgłoszenia. W sytuacji fałszywego zgłoszenia Oszustwa TNT nie wypłaca pracownikowi, który się tego dopuścił, odszkodowań i nie zwraca kosztów związanych z dokonaniem fałszywego zgłoszenia. Dochodzenie W celu odpowiedniego zabezpieczenia dowodów Oszustwa oraz zachowania możliwości odzyskania przez TNT i/lub zainteresowaną spółkę odpowiednich kwot lub odszkodowania, wprowadza się następujące zasady: 24

25 Departament ds. Prawości i Bezpieczeństwa Jeżeli zgłoszenie jest wystarczająco uzasadnione, Dyrektor Departamentu ds. Prawości i Bezpieczeństwa przeprowadzi dochodzenie na podstawie zgłoszenia o potencjalnie Poważnym Oszustwie, dokonanego zgodnie z Procedurą Raportowania Naruszeń TNT. W możliwie najpełniejszym zakresie prowadzone będą konsultacje z kierownictwem Spółki, której sprawa dotyczy, chyba że jest ono zamieszane w tę sprawę bezpośrednio lub pośrednio. Wówczas konsultacje będą prowadzone z kierownictwem wyższego szczebla. Dyrektor Departamentu ds. Prawości i Bezpieczeństwa może zaangażować potrzebne osoby z Departamentu Bezpieczeństwa, Departamentu Kontroli Wewnętrznej lub innych specjalistów. Departament Bezpieczeństwa TNT Express Dochodzenie w sprawie innego zgłoszenia Oszustwa prowadzi dział bezpieczeństwa Spółki, podlegający w tym zakresie Dyrektorowi ds. Bezpieczeństwa TNT Express, który może zaangażować pracowników z Departamentu Bezpieczeństwa, Departamentu Kontroli Wewnętrznej lub innych specjalistów. W możliwie najpełniejszym zakresie prowadzone będą konsultacje z kierownictwem Spółki, chyba że jest ono zamieszane w tę sprawę bezpośrednio lub pośrednio. Wówczas konsultacje będą prowadzone z kierownictwem wyższego szczebla. Bezpośredni przełożeni W celu ochrony interesów bezpośrednich przełożonych, wszelkie dochodzenia muszą być prowadzone w sposób niezależny przez dział bezpieczeństwa danego podmiotu, podlegający w tym zakresie Dyrektorowi ds. Bezpieczeństwa TNT Express. W sprawach dotyczących raportowania Naruszeń lub potencjalnego Poważnego Oszustwa, ani kierownictwo, ani pracownicy nie mają prawa prowadzić lub wszczynać dochodzenie lub podejmować jakiekolwiek działania wobec zgłoszonego Oszustwa lub osób podejrzanych bez upoważnienia Dyrektora ds. Bezpieczeństwa TNT Express lub Dyrektora Departamentu ds. Prawości i Bezpieczeństwa. Dowody Na podstawie decyzji Dyrektora Departamentu ds. Prawości i Bezpieczeństwa, dowody i dokumentacja będą przechowywane zgodnie z wymogami raportowania TNT Express, procedurami dyscyplinarnymi oraz lokalnymi przepisami prawa. 25

26 Archiwum Zgłoszenia Oszustwa oraz dokumentacja dochodzeniowa stanowić będą podstawę zapisów, które podlegają przechowywaniu. Współpraca Kierownictwo zobowiązane jest do pełnej współpracy z osobami prowadzącymi lub zaangażowanymi w dochodzenie oraz do udzielania im pomocy. TNT oczekuje, że kierownictwo wszystkich szczebli będzie zajmować się bezzwłocznie sprawami związanymi z dochodzeniem w sposób odpowiedzialny, poufny i obowiązkowy. Postępowanie dyscyplinarne Pracownicy podejrzani o Oszustwo uznani będą winnymi wyłącznie, gdy wina zostanie im udowodniona z zachowaniem ich prawa do obrony. Oszustwo W sytuacji zaistnienia Oszustwa, na podstawie rekomendacji Komisji ds. Etyki, ewentualne podjęcie odpowiednich kroków dyscyplinarnych lub innych działań pozostawać będzie w kompetencji kadry zarządzającej. Jeżeli działania takie miałyby się różnić od rekomendowanych przez Komisję ds. Etyki, ich podjęcie wymaga uprzedniej zgody Dyrektora Zarządzającego lub członków Zarządu. Poważne Oszustwo Bez uprzedniego zalecenia Komisji ds. Etyki oraz zgody Dyrektora Generalnego lub Zarządu, Kierownictwo powinno powstrzymać się od podjęcia działań takich jak zawieszenie, zwolnienie czy inne działania dyscyplinarne przeciwko osobie, która dopuściła się potencjalnego Poważnego Oszustwa lub jest o to podejrzana. Ściganie Oszustwa Zgodnie z ogólnie przyjętą zasadą oraz obowiązującym prawem, TNT rozpocznie sądowe postępowanie karne i/lub cywilne przeciwko osobom, które dopuściły się Oszustwa. Decyzja, o rezygnacji z oskarżenia i podjęcia kroków cywilnych może być podjęta na polecenie Komisji ds. Etyki oraz za uprzednią zgodą Dyrektora Generalnego lub Zarządu i Komisji Rewizyjnej. Zgłoszenia do Zarządu i Komisji Rewizyjnej Komisja ds. Etyki będzie zgłaszać potencjalne Poważne Oszustwa oraz wyniki ich dochodzeń Zarządowi i Komisji Rewizyjnej. 26

27 Zatwierdzono przez Zarząd w dniu 8. lutego 2006 r. oraz Komisję Rewizyjną i Radę Nadzorczą w dniach 23. i 24. lutego 2006 r. Zatwierdzono przez Zarząd TNT Express Worldwide Poland Sp. Z o.o. w dniu 19. września 2006 r. Tekst jest tłumaczeniem angielskiej wersji językowej. W przypadku jakichkolwiek niejasności lub wątpliwości zaleca się zapoznanie się z oryginałem. 27

28 Konflikt Interesów (Eng. Conflict of Interest) 28

29 SPIS TREŚCI 1. Cele polityki 2. Zakres 3. Definicje 4. Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki a. Wymagania ogólne b. Wymagania dot. ujawniania konfliktów interesów c. Wymagania dot. postępowania w sprawie konfliktu interesu d. Strony trzecie 1. Powiązania z innymi politykami 2. Komunikacja 3. Implementacja 29

30 1. Cele polityki Zasady Etyki Biznesowej (TNT Business Principles) określają sposób w jaki TNT prowadzi swoją działalność oraz współpracuje ze stronami trzecimi. TNT oczekuje od swoich pracowników, aby zawsze działali w najlepszym interesie Firmy i jej akcjonariuszy. Zasady Etyki Biznesowej stanowią, iż pracownicy muszą unikać działań o charakterze osobistym, finansowym i biznesowym, które powodują lub mogą spowodować konflikt interesów w stosunku do ich obowiązków w TNT lub które mogą mieć negatywny wpływ na reputację TNT. Pracownicy nie mogą czerpać korzyści biznesowych przynależnych TNT i mają obowiązek informować kierownictwo o wszelkich zawartych transakcjach lub zaistniałych związkach, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie, że mogą spowodować konflikt interesów. 2. Zakres Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek TNT. Wszystkie spółki muszą zaadoptować, wdrożyć i przestrzegać niniejszą politykę. 3. Definicje Spółka/Spółki TNT TNT Express N.V oraz inne podmioty, w których TNT Express N.V pośrednio lub bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: (i) kontroli większości praw głosów; (ii) zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Zarządzających. Pracownik TNT każda osoba zatrudniona przez TNT w ramach umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony, jak również osoba pracująca na rzecz TNT zasadach zastępstwa i/lub konsultanta (np. zatrudnionego przez agencję pośrednictwa pracy) Konflikt Interesów sytuacja, która powstaje kiedy pracownik TNT wykorzystuje swój autorytet lub swoją pozycję w celu: (a) wpływania na decyzje podejmowane w imieniu TNT w sposób pozwalający na czerpanie nienależnych korzyści osobistych jemu samemu, członkom najbliższej rodziny, przyjaciołom i bliskim znajomym lub (b) uzyskania nienależnych korzyści osobistych dla siebie (poza wynagrodzeniem otrzymywanym od TNT) lub członków najbliższej rodziny, przyjaciół oraz bliskich znajomych. Strona/Strony trzecie każdy podmiot, nie będący TNT oraz każda osoba, która nie jest zatrudniona przez TNT, w tym m.in. (potencjalni) klienci, dostawcy, podwykonawcy, konsultanci, partnerzy, przedstawiciele instytucji rządowych. Członek rodziny małżonek/małżonka lub partner/partnerka pracownika oraz krewni 1 i 2 stopnia, w tym m.in.: rodzice, rodzeństwo, dzieci, dziadkowie, wnukowie, ciotki, wujkowie, bratankowie/siostrzenice oraz krewni małżonka/małżonki/partnera/partnerki pracownika 1 stopnia (np. rodzice, rodzeństwo, dzieci) Przyjaciel osoba, dla której pracownik TNT mógłby, w pewnych okolicznościach, przedłożyć jej interesy nad interesy TNT. 30

31 4. Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki Konflikt interesów może przybierać różne formy. Występuje m.in. wtedy, kiedy interesy osobiste pracownika TNT, zajmującego stanowisko o charakterze decyzyjnym, wpływają, lub wydaje się, że mogą wpłynąć na jego ocenę, obiektywność, niezależność lub lojalność wobec TNT. To samo dotyczy sytuacji, w której działalność lub interes członków rodziny pracownika TNT jest sprzeczny z interesami TNT. Istnieją określone sytuacje, w których może mieć miejsce pojawienie się konfliktu interesów, pomimo jego braku w danej chwili. Taki pozorny konflikt może wyrządzić tyle samo szkody w firmie, podważając jej wiarygodność i poddając w wątpliwość uczciwość pracownika, całej Grupy TNT lub pracownika i Grupy. Z tego też powodu ważne jest, aby każdy pracownik osobiście poddając ocenie sytuację w kontekście konfliktu interesów, brał pod uwagę, jak może być ona postrzegana przez innych. Należy unikać sytuacji, w których może pojawić się konflikt interesów, jak również dokonywać rygorystycznej oceny w odniesieniu do okoliczności mogących prowadzić do nieporozumienia, tak jakby istniało realne zagrożenie wystąpienia konfliktu interesów. a. WYMAGANIA OGÓLNE Pracownicy powinni sumiennie wypełniać swoje obowiązki względem pracodawcy oraz nie powinni dopuścić do sytuacji, aby ich działania poza firmą kolidowały z prawidłowym wywiązywaniem się z zadań na rzecz TNT. Członkowie Grupy TNT są zobowiązani do przekazywania informacji o uzasadnionych podejrzeniach lub o wystąpieniu konfliktu interesów oraz w sytuacjach pojawienia się konfliktu do zaangażowania się w jego niezwłoczne ujawnienie przełożonemu oraz niedopuszczenie do podejmowania decyzji lub działań w obszarze, gdzie konflikt został zidentyfikowany lub może wystąpić. b. WYMAGANIA DOT. UJAWNIANIA KONFLIKTÓW INTERESÓW Obowiązek ujawnienia (potencjalnych) konfliktów interesów towarzyszy rozpoczęciu procesu weryfikacji kandydatów do pracy i obowiązuje przez cały okres zatrudnienia w TNT. Pracownicy TNT są zobowiązani do natychmiastowego zgłoszenia na piśmie bezpośredniemu przełożonemu każdego konfliktu interesów oraz powstrzymania się od uczestnictwa w procesie decyzyjnym, związanym ze zgłaszanym konfliktem interesów. Bezpośredni przełożony podejmie decyzje w sprawie niezbędnych działań i przedstawi je pracownikowi na piśmie. Następujące sytuacje powinny zostać ujawnione, gdyż mogą powodować konflikt interesów: Jakiekolwiek zaangażowanie się w działalność strony trzeciej w roli członka kierownictwa lub zarządu, lub podjęcie ustaleń zmierzających do objęcia ww. roli. Bezpośredni lub pośredni związek lub interes osobisty pracownika TNT lub członków jego rodziny z dostawcą, klientem, konkurencją oraz każdą inną organizacją, który mógłby wpłynąć na ocenę, obiektywność, niezależność lub lojalność pracownika wobec TNT w trakcie wykonywania przez niego obowiązków lub podejmowania decyzji biznesowych. 31

32 Członek rodziny, przyjaciel lub jakakolwiek osoba, z którą pracownik TNT pozostaje w intymnym związku, aplikuje do TNT na stanowisko podległe lub nadrzędne wobec pracownika TNT oraz sytuacja, w której pracownik TNT jest decyzyjne w kwestii zatrudnienia tej osoby. Związek pomiędzy pracownikami TNT, będącymi członkami rodziny, przyjaciółmi lub pozostającymi w intymnej relacji, w sytuacji, w której jeden z pracowników zajmuje stanowisko, w ramach którego podejmuje decyzje w odniesieniu do oceny wyników pracy, zakresu obowiązków, wynagrodzenia, zwrotu poniesionych kosztów służbowych lub jakiejkolwiek innego zagadnienia z obszaru HR, dotyczącego pracownika, pozostającego w związku z nim. Każda aktywność podejmowana na rzecz innego przedsiębiorstwa lub instytucji publicznej. Każda sytuacja, w której członek rodziny pracownika TNT jest zatrudniony w firmie będącej dostawcą, podwykonawcą lub konkurentem TNT jako właściciel, współwłaściciel, pracownik, konsultant, podwykonawca lub dostawca. Jakakolwiek sytuacja, w której pracownik TNT, członek jego rodziny lub bliscy znajomi czerpią korzyści, w tym korzyści finansowe, z działalności dostawcy/podwykonawcy TNT lub konkurencji TNT, niebędącej spółką giełdową. Jakakolwiek inna sytuacja, która może doprowadzić do konfliktu interesu. Ponadto, Dyrektorzy Generalni oraz Dyrektorzy Finansowi spółek TNT są zobowiązani do ujawnienia informacji na temat aktywności i relacji, które mogą prowadzić do konfliktu interesów w formie pisemnego oświadczenia członków zarządu. Każdorazowa zmiana w odniesieniu do ww. aktywności i relacji wymaga złożenia ponownego oświadczenia w możliwie najkrótszym czasie. c. WYMAGANIA DOT. POSTĘPOWANIA W SPRAWIE KONFLIKTU INTERESÓW Kierownicy, którym podwładni zgłosili potencjalny konflikt interesów, mają obowiązek skonsultować zgłoszenie z przedstawicielem kierownictwa wyższego szczebla oraz działu HR i wspólnie ustalić, czy kwalifikuje się ono jako konflikt interesów, a jeśli tak, to czy może być tolerowane i pod jakimi warunkami. Określone warunki powinny być (1) jednoznaczne, tzn. nie powinny pozostawiać żadnego miejsca do indywidualnej interpretacji (2) chronić interesy TNT (3) zakomunikowane pracownikowi TNT na piśmie. d. STRONY TRZECIE Pracownicy TNT odpowiedzialni za wybór i/lub podpisywanie umów ze stronami trzecimi mają obowiązek zwracać należytą uwagę, w trakcie procesu wyboru, na ewentualny konflikt interesów. Ponadto, mają oni zapewnić, iż umowy ze stronami trzecimi zawierają niezbędne zapisy, zobowiązujące strony trzecie do natychmiastowego ujawnienia konfliktów interesów w trakcie trwania umowy. 5. Powiązania z innymi politykami W celu wsparcia wdrożenia niniejszej polityki, spółki TNT mogą uzupełniać ją o dalsze zapisy. Nie powinny one jednak stać w sprzeczności, ograniczać, lub zmieniać sens niniejszej polityki. 32

33 Niedopuszczalna jest również zmiana nazwy niniejszej polityki ani łączenie jej z innymi dokumentami TNT. Niniejsza polityka jest powiązana z następującymi politykami i procedurami TNT: Zasady Etyki Biznesowej Zapobieganie Oszustwom Prezenty i Reprezentacja Pre-employment Screening Polityka Zakupów Polityka Bezpieczeństwa Raportowanie Naruszeń Dyrektorzy Generalni spółek TNT są odpowiedzialni za zapewnienie precyzyjnego i jednoznacznego tłumaczenia niniejszego dokumentu. W przypadku rozbieżności pomiędzy wersją angielską, a tłumaczeniem, wersja angielska będzie rozstrzygająca. 6. Komunikacja Niniejsza polityka została sporządzona przez CFO w imieniu Zarządu TNT Express N.V. Polityka została opublikowana w ExpressNecie na stronie Polityki TNT, zarządzanej przez funkcję Audytu Wewnętrznego, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej. 7. Implementacja Niniejsza polityka musi zostać wdrożona z dniem 23 lipca 2015 roku. Pełna implementacja niniejszej polityki oraz zapewnienie zgodności z jej zapisami jest obowiązkiem wszystkich pracowników TNT. Właściciel polityki jest odpowiedzialny za komunikację niniejszej polityki, udzielanie niezbędnego wsparcia/szkoleń w trakcie wdrażania niniejszej polityki, a następnie monitorowania zgodności z nią. 33

34 Działania Dyscyplinarne (Eng. Dysciplinary Actions) 34

35 Cele polityki Celem polityki jest zapewnienie jednolitego standardu w zakresie działań dyscyplinarnych w odniesieniu do naruszeń wymienionych w załączonej tabeli. Założenia polityki Kodeks Etyki Biznesowej stanowi, że każde naruszenie jego zasad może prowadzić do podjęcia kroków dyscyplinarnych, zwolnienia i w przypadku łamania prawa do sprawy sądowej. W celu zapewnienia spójności i równości traktowania pracowników Grupy TNT, załączona tabela powinna stanowić podstawę podejmowania działań dyscyplinarnych w stosunku do wszystkich dokonujących naruszeń wymienionych w tabeli. Zakres Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek i joint venture kontrolowanych przez TNT na całym świecie i obowiązuje wszystkie zatrudnione w nich osoby. Wytyczne polityki Odpowiedzialność za przeprowadzenie badania w danej sprawie została określona w odpowiednich politykach. W stosunku do stwierdzonych naruszeń mają zastosowanie odpowiednie działania wymienione w tabeli Podejmowane działania dyscyplinarne muszą zawsze pozostawać w zgodzie z lokalnym prawodawstwem i regulacjami. Wszystkie postępowania dyscyplinarne muszą uwzględniać lokalne procedury w tym zakresie. w przypadku, kiedy naruszenie uzasadnia podjęcie innych kroków dyscyplinarnych niż wymienione w tabeli, Dyrektor ds. Prawości (Group Director Integrity) dokonuje weryfikacji i ustala z HR właściwe działania. Załączona tabela podlega weryfikacji i uaktualnieniu o pojawiające się na bieżąco naruszenia. Katalog narzędzi dyscyplinarnych: A:Notatka dokumentująca sytuację i podjęte działania lub upomnienie pisemne B:Pisemna Nagana i obowiązkowe szkolenie w tym zakresie C:Pisemna Nagana, obowiązkowe szkolenie w tym zakresie i usunięcie z zajmowanego stanowiska D:Zwolnienie z pracy E:Wniesienie sprawy do sądu (E):Wniesienie sprawy do sądu, o ile jest konieczne i efektywne kosztowo - do decyzji 35