ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (zamówienie którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro)

Transkrypt

1 Starachowice NIP: , REGON: strona www: tel.: Starachowice, r. Znak: PF GE-4 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (zamówienie którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro) Urzędu Miejskiego w Starachowicach, na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zaprasza do złożenia oferty w ramach projektu Starachowice OD nowa, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Program Operacyjny Pomoc Techniczna , dotyczącej: Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem niniejszego postepowania jest opracowanie metodologii i koncepcji prowadzenia konsultacji społecznych, przeprowadzenie konsultacji społecznych (Gminnego Programu Rewitalizacji oraz projektów wynikających z Gminnego Programu Rewitalizacji) na podstawie opracowanej koncepcji oraz przeprowadzenie szkoleń z konsultacji społecznych. 2. Nadrzędnym celem konsultacji społecznych jest zasięgnięcie pogłębionej opinii mieszkańców o problemach społecznych i gospodarczych, koncentrujących się na obszarze rewitalizacji oraz o proponowanych projektach rewitalizacyjnych, które przyczynią się do zniwelowania negatywnych zjawisk społecznych. Dodatkowym celem jest upowszechnienie wśród mieszkańców Starachowic wiedzy o rewitalizacji i zbudowanie szerokiej świadomości społecznej co do roli jaką odgrywają konsultacje społeczne. 3. Szczegółowe założenia przedmiotu zamówienia: I. Opracowanie metodologii i koncepcji prowadzenia konsultacji społecznych: a. Wykonawca nie później niż 30 dni od podpisania umowy sporządzi i przedstawi spójny dokument Metodologia i koncepcja przeprowadzania konsultacji społecznych w ramach procesu rewitalizacji Gminy Starachowice. b. Dokument będzie zawierał m.in. szczegółową metodologię i koncepcję przeprowadzania konsultacji społecznych, dostosowaną do lokalnych uwarunkowań na etapie: diagnozy potrzeb rewitalizacyjnych, planowania przedsięwzięć rewitalizacyjnych, systemu wdrażania, monitorowania i ewaluacji

2 II. III. lokalnego programu rewitalizacji oraz wstępny harmonogram. Koncepcja konsultacji powinna zawierać: szczegółowy opis technik i narzędzi konsultacyjnych (preferowane będą techniki zakładające aktywny udział mieszkańców), dokładny opis sposobów dotarcia do interesariuszy rewitalizacji, opis działań promocyjno-informacyjnych prowadzonego procesu konsultacji, wstępny harmonogram prowadzenia konsultacji wraz z zaproponowanymi metodami konsultacji społecznych. Wykonawca zobowiązany jest zaproponować poza standardowymi metodami, także innowacyjne/nieszablonowe formy konsultacji społecznych. c. Dokument powinien uwzględniać zapisy z art. 6 oraz art. 17 ust. 2 pkt 3 Ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji (Dz.U. z 2015 r. poz. 1777) oraz zgodnie z Regulaminem Konsultacji Społecznych w Starachowicach z dnia 25 września 2015 r., będącym załącznikiem do Uchwały nr X/9/2015 Rady Miejskiej w Starachowicach. d. Wykonawca dostarczy dokument w formacie doc. i.pdf. Dokument powinien liczyć min. 30 stron, a maszynopis dokumentu powinien spełniać następujące wymagania: format arkusza papieru: A4, czcionka: 12, Times New Roman/Calibri, odstęp między wierszami: 1,5. Wszelkie tabele, wykresy i mapy nie wliczają się w skład tekstu. e. Dokument musi być zaakceptowany przez Zespół rewitalizacyjny. Wykonawca obowiązkowo wprowadzi ewentualne zaproponowane poprawki. Przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnych dotyczących konsultacji społecznych na podstawie opracowanej metodologii z wykorzystaniem narzędzi wynikających z Ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji (Dz.U. z 2015 r. poz. 1777), zgodnie z Regulaminem Konsultacji Społecznych w Starachowicach z dnia 25 września 2015 r. będącym załącznikiem do Uchwały nr X/9/2015 Rady Miejskiej w Starachowicach oraz z wykorzystaniem mediów społecznościowych i innych innowacyjnych form zaproponowanych przez wykonawcę w dokumencie Metodologia i koncepcja przeprowadzania konsultacji społecznych w ramach procesu rewitalizacji Gminy Starachowice. Przeprowadzenie konsultacji społecznych zgodnie z opracowanym dokumentem Metodologia i koncepcja przeprowadzania konsultacji społecznych w ramach procesu rewitalizacji Gminy Starachowice, art. 6, art. 17, art. 7 ust. 3 oraz ust. 2 pkt 3) Ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji (Dz.U. z 2015 r. poz. 1777) oraz zgodnie z Regulaminem Konsultacji Społecznych w Starachowicach z dnia 25 września 2015 r.: a. Gminnego Programu Rewitalizacji, b. Uchwały o powołaniu Komitetu Rewitalizacji. c. dziesięciu przedsięwzięć rewitalizacyjnych zaproponowanych przez Zespół ds. Rewitalizacji, lub/i wynikających z opracowanego Gminnego Programu Rewitalizacji, lub/i prowadzonych w trakcie opracowywania Gminnego Programu Rewitalizacji.

3 IV. Wykonawca przeprowadzi konsultacje społeczne na obszarze rewitalizacji wyznaczonym w dokumencie Delimitacja Obszaru Rewitalizacji w Gminie Starachowice przyjęty uchwałą nr VII/17/2016 w dniu 24 czerwca 2016 r. przez Radę Miejską w Starachowicach: a. Wykonawca odpowiada za organizacje konsultacji społecznych, w tym m.in. przygotowanie sal, zapewnienie materiałów biurowych (np. długopis, notatnik, markery), materiałów informacyjnych (np. zaproszenia, prezentacje Power Point), sprzętu (np. flip-chart, projektor multimedialny, laptop) itp. b. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu projekty kwestionariuszy ankiet oraz scenariuszy konsultacji. c. Proces konsultacji społecznych zakończy się nie później niż do 31 sierpnia 2017 r., w tym obligatoryjnie konsultacje Gminnego Programu Rewitalizacji przeprowadzone zostaną niezwłocznie po opracowaniu GPR przez Zespół Rewitalizacyjny, jednak nie później niż do 31 grudnia 2016 r. V. Obowiązki sprawozdawcze Wykonawcy. a. W ciągu 7 dni od zakończenia każdych konsultacji społecznych Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu raport z konsultacji, w formie edytowalnego dokumentu elektronicznego w formacie.doc i dokumentu w formacie.pdf, oraz wydruku w jednym egzemplarzu. b. Raport będzie zawierał co najmniej: opis przebiegu i form konsultacji, zestawienie opinii i uwag zgłoszonych przez interesariuszy rewitalizacji, zestawienie propozycji zgłoszonych przez interesariuszy rewitalizacji, protokoły ze spotkań konsultacyjnych z mieszkańcami, podsumowanie wyników konsultacji społecznych, dokumentacja fotograficzna. c. Dodatkowo po zakończeniu każdej z form konsultacji społecznych Wykonawca opracuje informację podsumowującą jej przebieg, zawierającą dane o miejscu i czasie jej przeprowadzenia i omówienie jej przebiegu, wykaz uwag wraz z odniesieniem się do nich. d. Wykonawca ponadto sporządzi Raport Końcowy z całości realizowanych zadań, przygotowanego zgodnie z szablonem dla dokumentów A4 przekazanym przez Zamawiającego, w formie dokumentu elektronicznego (w formacie edytowalnym.doc i.pdf) oraz wydruku komputerowego. Raport końcowy powinien zawierać wnioski z realizacji działań, dokumentację zdjęciową, oraz analizę trafności koncepcji w zestawieniu z doświadczeniami praktycznymi. e. Wyniki konsultacji społecznych, a w szczególności wiedza o zgłaszanych przez mieszkańców problemach i inicjatywach, powinna być bezzwłocznie przekazywana w formie spotkań, rozmów telefonicznych, pisemnie lub elektronicznie do Zamawiającego. f. Wykonawca przekaże autorskie prawa majątkowe do przedmiotu Zamówienia na wszelkich polach eksploatacji Zamawiającemu. Wszystkie dokumenty powstałe w wyniku Zamówienia powinny być opracowane na wzorze graficznych dostarczonego przez Zamawiającego.

4 VI. Przeprowadzenie szkoleń w ramach Starachowickiej Akademii Konsultacji Społecznych. a. Szkolenia mają na celu nabycie wiedzy, podniesienie kompetencji i umiejętności w zakresie organizacji i prowadzenia konsultacji społecznych a także ułatwienia dostępu do informacji, wiedzy i narzędzi konsultacji społecznych wśród przedstawicieli JST i organizacji pozarządowych z terenu Gminy Starachowice. b. Zakres godzinowy szkolenia: Szkolenie dla JST 3 dwudniowe sesje po 8 godzin. Razem 48 godzin. Szkolenie dla organizacji pozarządowych 3 dwudniowe sesje po 8 godzin. Razem - 48 godzin. Łącznie 96 godzin. c. W szkoleniach weźmie udział 6 przedstawicieli JST oraz 12 przedstawicieli organizacji pozarządowych. d. Zakres tematyczny Starachowickiej Akademii Konsultacji Społecznych obejmie m.in. aspekty formalno-prawne, partycypacja społeczna w tym uwzględnienie perspektywy grup defaworyzowanych, techniki i narzędzia konsultacji społecznych, dobre praktyki, procedura prowadzenia konsultacji społecznych w ramach opracowanego GPR itp. e. Koncepcję szkoleń wraz ze szczegółowym programem Wykonawca dostarczy do akceptacji Zamawiającemu w ciągu 30 dni od podpisania umowy. f. Zamawiający zagwarantuje sale do przeprowadzenia szkoleń. g. W ramach szkoleń Wykonawca zagwarantuje catering w postaci przerw kawowych oraz dwudaniowy obiad w każdym dniu szkolenia pozycję należy ująć w kalkulacji oferty. h. Zamawiający wymaga, aby w ramach szkolenia uczestnicy otrzymali materiały szkoleniowe oraz imienne certyfikaty potwierdzające udział w szkoleniu. i. Koncepcja oraz program szkolenia powinien być dostosowany do lokalnych uwarunkowań oraz być spójny z procesem przeprowadzania konsultacji społecznych w ramach rewitalizacji. j. Cykl szkoleń w ramach Starachowickiej Akademii Konsultacji Społecznych powinien zakończyć się do 31 grudnia 2016 r. Kryteria wymagane wobec Wykonawcy: 1. Wykonawca do przeprowadzenia Konsultacji społecznych powinien zapewnić zespół składający się z maksymalnie 3 osób, posiadający: a) Doświadczenie w zakresie planowania i bezpośredniej realizacji procesów konsultacji społecznych oraz uspołeczniania procesów decyzyjnych na terenie min. 10 gmin w okresie ostatnich 2 lat przed złożeniem oferty (potwierdzone w Załączniku nr 2). b) Doświadczenie w zakresie prowadzenia min. 20 bezpośrednich spotkań z mieszkańcami na terenie min. 10 gmin w okresie ostatnich 2 lat przed złożeniem oferty (potwierdzone w Załączniku nr 2).

5 c) Doświadczenie w zakresie udziału w bezpośrednim konsultowaniu Programów Rewitalizacji min. 2 w okresie ostatnich 2 lat przed złożeniem oferty (potwierdzone w Załączniku nr 2). 2. Obligatoryjnie w skład Zespołu wejdzie Animator społeczny, posiadający: a) Min. 3 letnie doświadczenie pracy w charakterze animatora społecznego - wymagane doświadczenie w pracy ze społecznością lokalną, organizacjami pozarządowymi oraz jednostkami samorządu terytorialnego. b) Doświadczenie w prowadzeniu aktywnych metod konsultacji społecznych z mieszkańcami. c) Doświadczenie w zakresie moderowania spotkań z mieszkańcami min. 20 spotkań w okresie ostatnich 2 lat przed złożeniem oferty. d) Doświadczenie Animatora społecznego będzie potwierdzone w CV załączonym do oferty. 3. Wykonawca do przeprowadzenia Starachowickiej Akademii Konsultacji Społecznych zapewni osobę posiadającą: a) Min. 2 letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, warsztatów, konferencji i seminariów z zakresu partycypacji społecznej, animacji społecznej, konsultacji społecznych w tym: 300 godzin szkoleniowych z zakresu animacji społecznej/aktywności społecznej oraz 50 godzin szkoleniowych z zakresu metod prowadzenia konsultacji społecznych. b) Doświadczenie w zakresie planowania i bezpośredniej realizacji procesów konsultacji społecznych oraz uspołeczniania procesów decyzyjnych na terenie min. 10 gmin w okresie ostatnich 2 lat przed złożeniem oferty. c) Min. 2 letnie doświadczenie w pracy w charakterze animatora społecznego - wymagane doświadczenie w pracy ze społecznością lokalną, organizacjami pozarządowymi oraz jednostkami samorządu terytorialnego. d) Wykształcenie wyższe. e) Doświadczenie trenera będzie potwierdzone w CV załączonym do oferty. Pełna oferta powinna zawierać: 1. Załącznik nr 1 Formularz ofertowy 2. Załącznik nr 2 Doświadczenie Wykonawcy 3. CV osób wchodzących w skład Zespołu przeprowadzającego konsultacje społeczne oraz CV trenera przeprowadzającego szkolenia w ramach Starachowickiej Akademii Konsultacji Społecznych. (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ilości, liczby, parametry techniczne, określenie wymagań dodatkowych związanych z realizacją zamówienia) Kryteria oceny ofert: 1. Kryterium podstawowe oceny: cena 100% (wygrywa oferta z najniższą ceną). 2. Kryteriami oceny oferty jest cena, tj. cena brutto 100%, obejmująca wszystkie koszty, zgodnie z przedmiotem zamówienia. Cena oferty ma być wyrażona w PLN zgodnie z polskim systemem płatniczym, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. 3. Za najbardziej korzystną zostanie uznana oferta, która otrzyma największą ilość punktów za kryteria określone w niniejszym punkcie, liczona wg wzoru:

6 cena najniższa cena w badanej ofercie 4. Zamawiający nie przewiduje negocjacji ceny. Termin składania ofert: x 100 =... pkt. 1. W terminie do dnia do godz. 12:00, prosimy: a) złożyć podpisaną ofertę w Urzędzie Miejskim w Starachowicach ul. Radomska 45 pok. 222, zawierającą Załącznik nr 1, Załącznik nr 2 oraz wymagane CV osób lub, b) przesłać podpisaną i zeskanowaną ofertę pocztą elektroniczną na adres funduszezewnetrzne@starachowice.eu: Załącznik nr 1, Załącznik nr 2 oraz wymagane CV osób. 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wymienić swoją ofertę, w takim wypadku Wykonawca powinien wycofać ofertę i złożyć nową. W przypadku ofert przesłanych drogą elektroniczną Wykonawca wycofuje ofertę poprzez poinformowanie mailowo Zamawiającego o wycofaniu oferty i przesyła nową. 4. Zamawiający, w toku badania i oceny oferty, może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty. 5. O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi niezwłocznie wykonawców, którzy złożyli oferty. Sposób przygotowania Oferty: 1. Oferta powinna być sporządzona czytelnie w języku polskim, 2. Oferta powinna być opatrzona pieczęcią firmową, datą sporządzenia i być podpisana przez oferenta, każda strona ponumerowana, 3. Kompletna oferta składa się z odpowiednio wypełnionych i podpisanych, niżej wymienionych dokumentów: a) oferty (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), b) Doświadczenia Wykonawcy (Załącznik nr 2) c) CV osób potwierdzające spełnienie kryteriów zawartych w Zapytaniu ofertowym. 4. Nie spełnienie kryteriów zawartych w Zapytaniu ofertowym oraz nie złożenie oferty w formie wymienionej w pkt 3 będzie skutkowało odrzuceniem oferty. Osobami kontaktowymi są: Kamil Stanos, adres kamil.stanos@starachowice.eu, oraz Aneta Nasternak-Kmieć, adres aneta.nasternak@starachowice.eu, numer telefonu kontaktowego: w dniach Kierownik Referatu ds. Pozyskiwania Funduszy Zewnętrznych Urzędu Miejskiego w Starachowicach /-/ Elżbieta Gralec