Specyfika zarządzania projektami współfinansowanymi z UE

Transkrypt

1 Specyfika zarządzania projektami współfinansowanymi z UE Dorota Kwiatkowska-Ciotucha Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu Tel dorota.kwiatkowska@ue.wroc.pl 1

2 Fundusze strukturalne Unii Europejskiej Fundusze strukturalne mają na celu wzmocnienie spójności ekonomicznej i społecznej poprzez promowanie harmonijnego i zrównoważonego rozwoju działalności gospodarczej, wysokiego poziomu zatrudnienia, równego traktowania kobiet i mężczyzn oraz wysokiego poziomu ochrony poprawy stanu środowiska. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR), który finansuje projekty inwestycyjne Europejski Fundusz Społeczny (EFS) finansowanie działań zorientowanych na podniesienie jakości potencjału ludzkiego 2

3 Europejski Fundusz Społeczny Europejski Fundusz Społeczny (EFS) jest głównym instrumentem wspierającym działania podejmowane w ramach Europejskiej Strategii Zatrudnienia. Priorytety EFS realizowane są w ramach pięciu obszarów wsparcia, które określają zakres działań mogących otrzymać wsparcie ze strony EFS. Obejmują one: Aktywną politykę rynku pracy mającą na celu przeciwdziałanie i zapobieganie bezrobociu, przeciwdziałanie zjawisku długotrwałego bezrobocia zarówno wśród mężczyzn, jak i kobiet, ułatwianie ponownej integracji długotrwale bezrobotnych z rynkiem pracy, a także wspieranie integracji zawodowej ludzi młodych oraz osób powracających na rynek pracy po okresie nieobecności na nim. Przeciwdziałanie zjawisku wykluczenia społecznego mające na celu ograniczenie zjawiska marginalizacji społecznej i przygotowanie osób narażonych na wykluczenie społeczne do wejścia na rynek pracy, utrzymania zatrudnienia lub powrotu do czynnego życia zawodowego. Skierowane jest ono do osób, które ze względu na trudną sytuację życiową nie potrafią samodzielnie odnaleźć się na rynku pracy, nie potrafią rozwiązać osobistych, społecznych i zawodowych problemów korzystając długotrwale w sposób bierny ze świadczeń pomocy społecznej. 3

4 Europejski Fundusz Społeczny Kształcenie ustawiczne mające na celu ułatwienie i polepszenie dostępu do rynku pracy oraz integrację z rynkiem pracy, podwyższenie i utrzymanie potencjału zatrudnieniowego osób oraz promowanie mobilności zawodowej, poprzez zwiększanie dostępu do szkoleń zawodowych, edukacji oraz doradztwa. Doskonalenie kadr gospodarki (promocja potencjału adaptacyjnego) oraz rozwój przedsiębiorczości poprzez promocję wykwalifikowanej, przeszkolonej i zdolnej do adaptacji do zmiennych warunków rynku pracy kadry pracowniczej, popieranie innowacyjności i potencjału adaptacyjnego w zakresie organizacji pracy, rozwijanie przedsiębiorczości oraz warunków sprzyjających tworzeniu miejsc pracy i podwyższaniu kwalifikacji, rozwój potencjału ludzkiego w sferze badań, nauki i technologii. Zwiększanie dostępu i uczestnictwa kobiet na rynku pracy, włącznie z możliwością rozwijania kariery zawodowej, zwiększeniem dostępu kobiet do nowych miejsc pracy, pomocą w uruchamianiu działalności gospodarczej, a także działania zakładające zmniejszenie dysproporcji których podstawą jest dyskryminacja ze względu na płeć zarówno w ramach pionowych, jak i poziomych struktur rynku pracy. 4

5 Europejski Fundusz Społeczny W ramach EFS wspierane są również kwestie horyzontalne (wspólne dla całego obszaru Unii) dotyczące rozwoju lokalnego, równości szans, rozwoju społeczeństwa informacyjnego oraz zrównoważonego rozwoju. Rozwój lokalny wzmocnienie więzi wewnętrznej wspólnot lokalnych, poprawa jakości życia społeczności oraz zwiększenie zaangażowania mieszkańców i władz lokalnych w rozwój społeczno-gospodarczy regionu poprzez realizację działań opartych na zasadzie partnerstwa. Równość szans odnosi się w szczególności do promowania równych szans kobiet i mężczyzn na rynku pracy, do wyrównywania szans edukacyjnych i szans na rynku pracy osób narażonych na wykluczenie społeczne, osób zamieszkałych na terenach wiejskich i zaniedbanych oraz osób niepełnosprawnych. Rozwój społeczeństwa informacyjnego działania skierowane na podwyższenie poziomu technologicznego poprzez podnoszenie umiejętności korzystania z nowoczesnych technik informacyjno-komunikacyjnych, aktualizowanie wiedzy o nowoczesnych formach zarządzania i organizacji pracy oraz podwyższanie poziomu wykształcenia społeczeństwa. Zrównoważony rozwój rozwój społeczno-gospodarczy z poszanowaniem środowiska naturalnego. 5

6 Podstawy programowe EFS w Polsce lata W latach środki EFS przeznaczone były na realizację: Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL), drugiego priorytetu Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR), Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL. Europejski Fundusz Społeczny finansował 75% całkowitych kwalifikujących się kosztów projektów w formie refundacji poniesionych wydatków. Pozostałe środki musiały być zapewnione ze źródeł krajowych. Projekty w ramach pierwszego okresu programowania mogły być realizowane do 30 czerwca 2008 r. ZPORR, priorytet 2 22% IW EQUAL 7% SPO RZL 71% 6

7 Europejski Fundusz Społeczny Europejski Fundusz Społeczny w Polsce: lata Europejski Fundusz Społeczny w Polsce wdrażany w ramach jednego programu Kapitał Ludzki Obszary wsparcia: zatrudnienie, integracja społeczna, edukacja, administracja publiczna, zdrowie Alokacja finansowa programu 11,5 mld EUR, w tym: środki EFS - 85% tj tys. EUR środki krajowe - 15 % tj EUR 7

8 Programy Operacyjne na lata Euro Infrastruktura i Środowisko 27,9 mld Innowacyjna Gospodarka 9,71 mld Kapitał Ludzki 11,5 mld Rozwój Polski Wschodniej 2,27 mld Pomoc Techniczna 0,607 mld Europejska Współpraca Terytorialna 7,75 mld Regionalne Programy Operacyjne (dla 16 województw) 16,55 mld 8

9 Europejski Fundusz Społeczny lata charakterystyka Podział środków finansowych w ramach PO KL: Komponent centralny: 40 % Komponent regionalny: 60 % W ramach komponentu regionalnego środki zostaną przeznaczone na wsparcie dla osób i grup społecznych, natomiast w ramach komponentu centralnego środki zostaną przeznaczone przede wszystkim na wsparcie dla struktur i systemów. Instytucje uczestniczące w realizacji PO Kapitał Ludzki: Instytucja Zarządzająca: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Instytucje Pośredniczące: Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwo Edukacji Narodowej, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwo Zdrowia, samorządy województw 9

10 Europejski Fundusz Społeczny PO Kapitał Ludzki: typy i rodzaje projektów Typy projektów: konkursowe skierowane do szerokiego grona wnioskodawców, w tym: przedsiębiorstw, instytucji szkoleniowych, organizacji pozarządowych, szkół, uczelni wyższych, przedszkoli, itd. systemowe mogą być realizowane przez: wskazane instytucje (np. organy administracji, ośrodki pomocy społecznej, jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych), instytucje pośredniczące oraz instytucje wdrażające jeżeli zostały wyznaczone. Rodzaje projektów: szkoleniowe badawcze doradcze społeczne informacyjno-promocyjne mieszane (kompleksowe) innowacyjne współpracy międzynarodowej 10

11 Lata Klasyfikacja kryteriów wyboru projektów kryteria ogólne kryteria szczegółowe kryteria formalne ocena formalna kryteria merytoryczne kryteria horyzontalne kryteria dostępu kryteria strategiczne ocena merytoryczna 11

12 Lata Dokumenty określające sposób wdrażania EFS Program Operacyjny Kapitał Ludzki Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (SzOP POKL) System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w tym Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Plany Działania Dokumentacje konkursowe 12

13 Europejski Fundusz Społeczny Organizacja PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki składa się z 10 Priorytetów. Priorytety numerowane są liczbami rzymskimi, np. Priorytet I ZATRUDNIENIE I INTEGRACJA SPOŁECZNA W każdym priorytecie wyróżniono Działania. Działania numerowane są liczbami arabskimi, z których pierwsza odnosi się do numeru priorytetu, druga określa numer działania w danym priorytecie, np. Działanie 1.3 OGÓLNOPOLSKIE PROGRAMY INTEGRACJI I AKTYWIZACJI ZAWODOWEJ Większość z działań dzieli się jeszcze na Poddziałania. Poddziałania numerowane są liczbami arabskimi, z których pierwsze dwie odnoszą się do numeru priorytetu i działania, trzecia określa numer poddziałania w danym priorytecie i działaniu, np. Poddziałanie Projekty na rzecz społeczności romskiej projekty konkursowe 13

14 Europejski Fundusz Społeczny PO Kapitał Ludzki: Komponent centralny i regionalny Priorytety realizowane centralnie to: - Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna; - Priorytet II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących; - Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty; - Priorytet IV Szkolnictwo wyższe i nauka - Priorytet V Dobre rządzenie; Priorytety realizowane na szczeblu regionalnym to: - Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich, - Priorytet VII Promocja integracji społecznej; - Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki; - Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach; Ponadto realizowany będzie Priorytet X Pomoc techniczna, którego celem jest zapewnienie właściwego zarządzania, wdrażania oraz promocji Europejskiego Funduszu Społecznego. 14

15 Europejski Fundusz Społeczny Priorytety regionalne województwo dolnośląskie Instytucja Pośrednicząca Urząd Marszałkowski, Departament Spraw Społecznych Instytucja Wdrażająca Priorytet VI, VII, VIII (działanie 8.1) Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu, Filia we Wrocławiu Adres: ul. Armii Krajowej 54 Storna internetowa poświęcona POKL: Priorytet VIII (działanie 8.2), priorytet IX Urząd Marszałkowski, Departament Europejskiego Funduszu Społecznergo Adres: Wybrzeże Słowackiego Storna internetowa poświęcona POKL: 15

16 Programy edukacyjne Program Uczenie się przez całe życie Cztery główne programy sektorowe Comenius Edukacja szkolna Erasmus Edukacja wyższa i szkolenia zaawansowane Leonardo da Vinci Edukacja i szkolenie zawodowe Grundtvig Edukacja dorosłych Program Międzysektorowy (Transversal Programme) 4 kluczowe działania rozwój polityki edukacyjnej; uczenie się języków; ICT; upowszechnienie przykładów najlepszej praktyki Program Jean Monnet 3 kluczowe działania Akcja Jean Monnet; instytucje europejskie; stowarzyszenia europejskie 16

17 Programy edukacyjne Program Erasmus+ Całkowity budżet 14, 7 miliardów euro Celem programu Erasmus+ jest poprawa jakości i zwiększenie przydatności kwalifikacji i umiejętności. Dwie trzecie środków finansowych programu zostanie przeznaczonych na stypendia dla ponad 4 milionów osób, które w latach wyjadą za granicę, aby się uczyć, szkolić, pracować lub działać jako wolontariusze (dla porównania: w latach było to2,7 milionów osób). Okres spędzony za granicą może wynosić od kilku dni do jednego roku. Erasmus+ jest otwarty dla studentów, nauczycieli, praktykantów, wolontariuszy, osób pracujących z młodzieżą i działających na rzecz sportu masowego. 17

18 Programy edukacyjne Program Erasmus+ W programie Erasmus+ sektory edukacja i szkolenie oraz młodzież będą realizowały trzy kluczowe akcje: Akcja 1: Mobilność edukacyjna Akcja 2: Współpraca na rzecz innowacji i dobrych praktyk Akcja 3: Wsparcie w reformowaniu polityk Dodatkowo: Jean Monnet oraz sport 18

19 Specyfika zarządzania projektami finansowanymi ze środków EFS Prawidłowe zarządzanie projektami EFS oznacza realizację założonych we wniosku aplikacyjnym celów zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, w terminach określonych w zaakceptowanym przez IP/IP2 harmonogramie realizacji, w ramach zatwierdzonego kosztorysu i budżetu projektu. Problemy i trudności stanowiące potencjalne zagrożenie prawidłowego zarządzania projektami finansowanymi z EFS pojawiają się na każdym etapie realizacji, chronologicznie od podpisania umowy o dofinansowanie, poprzez etapy realizacji projektu, do zakończenia obowiązkowego okresu przechowywania pełnej dokumentacji projektu. Główne zagrożenia dla zarządzania projektem wynikają z zapisów umowy o dofinansowanie dotyczących: płatności zamówień publicznych (zasady konkurencyjności) ochrony danych osobowych 19

20 Początki Umowa dofinansowania Jest podstawowym dokumentem określającym zasady dofinansowania, realizacji i rozliczenia projektu, obowiązki beneficjenta i zasady współpracy z Instytucją Pośrednicząca (IP2) w okresie realizacji projektu. Zapisy umowy dofinansowania muszą być realizowane przez beneficjentów projektu. Ewentualne odstępstwa grożą kłopotami, do zerwania umowy włącznie. Określa najważniejsze dane finansowe związane z realizacją projektu, tj. wysokość całkowitych wydatków projektu, przyznanej kwoty dofinansowania, wkładu własnego. Określa również okres kwalifikowalności kosztów. Określa sposób przeprowadzenia ewentualnych zmian w realizacji projektu. Określa ogólne wymogi stosowania ustawy prawo zamówień publicznych / zasady konkurencyjności w realizacji projektu Określa zasady stosowania ustawy o ochronie danych osobowych w realizacji projektu 20

21 Początki Umowa dofinansowania - płatności Środki na realizację projektu są wypłacane jako dotacja rozwojowa w formie zaliczki. Środki są przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności. Pierwsza transza środków na realizację projektów jest wypłacana w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności. Przekazanie kolejnej (kolejnych) transzy uzależnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych transz środków. 21

22 Początki Umowa dofinansowania zmiany w projekcie Dopuszczalne jest dokonywanie przesunięć w rezultatach projektu (wskaźnikach produktu) określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie do 10% wartości wskazanych we wniosku o dofinansowanie bez konieczności informowania podmiotu będącego stroną umowy. Powyższe przesunięcia nie mogą jednak powodować zmian o więcej niż 10% środków alokowanych na dane zadanie w ramach budżetu projektu określonego we wniosku o dofinansowanie. Ponadto powyższe przesunięcia nie mogą zmieniać proporcji pomiędzy wydatkami na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania a wydatkami na realizację całości danego zadania. 22

23 Specyfika zarządzania projektami finansowanymi ze środków EFS W procesie realizacji projektu potencjalne zagrożenia można rozpatrywać w następujących obszarach: wnętrze instytucji wnioskodawcy, uczestnicy projektu, stosowane procedury, współpraca z instytucjami wdrażającymi. Głównym obszarem generującym zagrożenia dla zarządzania projektem jest wnętrze instytucji wnioskodawcy. Zagrożenia te, związane ze specyfiką podmiotu wnioskodawcy, można podzielić na organizacyjne, finansowe i personalne. 23

24 Zarządzanie projektem - przygotowania utworzenie biura projektu uzyskanie pełnomocnictwa przez kierownika projektu do reprezentowania beneficjenta w projekcie opracowanie Regulaminu Realizacji Projektu opracowanie kart opisu stanowiska określenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności opracowanie regulaminu rekrutacji uczestników projektu ustalenie sposobów przepływu informacji w projekcie opracowanie obiegu dokumentów merytorycznych oraz finansowo księgowych 24

25 Zarządzanie projektem potencjalne zagrożenia wnętrze instytucji wnioskodawcy personalne właściwy dobór zespołu do realizacji projektu (dyspozycyjność, elastyczność, chęć współpracy) organizacyjne klimat, nastawienie władz w kwestii realizacji projektów finansowanych z EFS projekty non profit - brak wymiernych korzyści dla instytucji beneficjenta - problemy organizacyjne stworzenie właściwych procedur -kłopoty z rozliczeniem niektórych typów kosztów - ewentualne problemy finansowe 25

26 Zarządzanie projektem potencjalne zagrożenia wnętrze instytucji wnioskodawcy stosowanie ustawy pzp/ zasady konkurencyjności - zastosowanie właściwego trybu - poprawność przeprowadzonych procedur - poprawność dokumentacji - kompletność i poprawność składanych ofert 26

27 Zarządzanie projektem potencjalne zagrożenia finansowe możliwości aplikowania o kolejne transze płatności okres weryfikacji wniosków o transze płatności zatory płatnicze Instytucji Wdrażającej możliwość rozliczenia poszczególnych pozycji budżetu/ kosztorysu 27

28 Zarządzanie projektem potencjalne zagrożenia promocja projektu i informowanie społeczeństwa o dofinansowaniu - specyfikacja asortymentowa materiałów promocyjnych, małej poligrafii, itp., - zgodność z wytycznymi dotyczącymi zasad wizualizacji projektów, - wybór dostawcy obowiązki sprawozdawcze - pracochłonność, niejednolitość interpretacji 28

29 Zarządzanie projektem potencjalne zagrożenia niejasne i niestabilne procedury specyficzne wymagania instytucji zaangażowanych we wdrażanie uczestnicyprojektu - brak zainteresowania ofertą - nieodpowiednia struktura zbiorowości uczestników projektu - umowa szkoleniowa lub inna forma zabezpieczenia - zmienność decyzji rezygnacje - beneficjenci kłopotliwi stwarzanie problemów, nieuczciwość 29

30 Dziękuję za uwagę 30