I. Wprowadzenie. Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Opis przedmiotu zamówienia dotyczący wyboru firmy na przeprowadzenie identyfikacji zasobów i analizy procesów biznesowych instytucji świadczących usługi w zakresie kultury mapowania i modelowania procesów biznesowych wchodzących w zakres Projektu zgodnie ze standardem BPMN świadczenie usług Ekspercko-Doradczo-Audytorskich w ramach projektu pt. Regionalna Platforma Informacyjna Kultura na Mazowszu. Usługa realizowana będzie w ramach Projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - RPO WM pt. Regionalna Platforma Informacyjna Kultura na Mazowszu Spis treści I. Wprowadzenie... 1 II. Używane definicje i skróty... 2 III. Opis stanu obecnego... 3 IV. Przedmiot zamówienia... 3 V. Produkty zamówienia VI. Wykaz załączników I. Wprowadzenie 1. Projekt Regionalna Platforma Informacyjna Kultura na Mazowszu ma na celu w szczególności: 1.1. zagregowanie i udostępnienie na regionalnym portalu wszystkich informacji turystycznych i kulturalnych, a także informacji o instytucjach kultury działających na terenie województwa mazowieckiego; 1.2. publikację zestandaryzowanych usług elektronicznych na poziomie 3 i 4 świadczonych przez instytucje kultury, w jednym miejscu, tj. na portalu regionalnym. 2. Partnerami niniejszego projektu są jednostki kultury będące samorządowymi jednostkami organizacyjnymi Województwa Mazowieckiego (wykaz Partnerów Projektu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego OPZ). W ramach tego projektu powstanie platforma regionalna (MPK), która będzie współpracowała z eksploatowanym systemem back-office Partnerów Projektu i będzie zapewniać dostarczenie danych i funkcji do obsługi i realizacji e-usług. 3. Projekt będzie obejmował w szczególności: 3.1. zaprojektowanie i zbudowanie regionalnej platformy (MPK) o charakterze front office; 3.2. w miarę możliwości zastąpienie dotychczasowych analogowych rozwiązań usługami w formule elektronicznej z możliwością ich zaimplementowania przez Partnerów, tj. utworzenie i wdrożenie e-usług, o stopniu dojrzałości 3 i 4; strona 1

2 3.3. utworzenie referencyjnej strony internetowej (portalu) i możliwość jej zaimplementowania przez Partnerów; 3.4. dostosowanie stron internetowych niektórych Partnerów do stworzonego wzorca; 3.5. stworzenie zaplecza informatycznego dla instytucji udostępniających wydarzenia kulturalne województwa mazowieckiego w postaci e-usług oraz systemu MPK 3.6. digitalizację wybranych zasobów z zakresu kultury; 3.7. wsparcie techniczne instytucji kultury województwa mazowieckiego w zakresie realizacji i wdrożeń usług elektronicznych, jako element towarzyszący działaniom wykonania i wdrożenia nowych stron internetowych i systemów informatycznych, ich rozwoju o nowe funkcjonalności oraz opracowania i wdrożenia nowych usług świadczonych drogą elektroniczną; 3.8. utworzenie aplikacji mobilnej. 4. Po zakończeniu realizacji niniejszego projektu, platforma regionalna będzie umożliwiała dołączenie instytucji kultury niebędących Partnerem Projektu. 5. Koncepcja systemu i opis techniczny sposobu jego realizacji zawarte są w studium wykonalności, które jest dostępne na stronie internetowej pod adresem: II. Używane definicje i skróty 1. Na potrzeby niniejszych warunków technicznych mają zastosowanie następujące terminy, skróty i definicje: Pojęcie BPMN DCGiK DFD e-usługa Jednolity Rejestr Uwag MPK Partner Projektu Definicja Buisiness Process Model and Notation - graficzna notacja służąca do opisywania przepływu procesów biznesowych Departament Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie Diagram przepływu danych usługa świadczona na odległość kanałami elektronicznymi, m.in. za pomocą Internetu Rejestr prowadzony w formie elektronicznej, służący zgłaszaniu przez Zamawiającego uwag odnośnie produktów zamówienia Mazowiecka Platforma Kultury Jednostka kultury, uczestnicząca w ramach partnerskiej współpracy z Zamawiającym w realizacji Projektu strona 2

3 Podmiot ekspercki Portal MPK Projekt OPZ serwer MPK STRONY SWS System MPK UML Umowa Wykonawca MPK Zamawiający Wykonawca Umowy Portal Mazowiecka Platforma Kultury Projekt Regionalna Platforma Informacyjna Kultura na Mazowszu współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - RPO WM Opis przedmiotu zamówienia, o którym mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych Serwer, na którym będzie działać Mazowiecka Platforma Kultury Zamawiający i Podmiot ekspercki Specyfikacja Wymagań Systemowych Portal MPK oraz strony internetowe poszczególnych Partnerów Projektu Unified Modeling Language zunifikowany język modelowania Umowa zawarta między Zamawiającym oraz Podmiotem eksperckim Wyłoniony w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych podmiot wykonujący system MPK Województwo Mazowieckie reprezentowane przez Departament Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie III. Opis stanu obecnego 1. Studium wykonalności Projektu jest dostępne na stronie internetowej pod adresem: 2. Wyjściowy model kontekstowy systemu MPK w postaci diagramu DFD stanowi załącznik nr 2 do niniejszego dokumentu. IV. Przedmiot zamówienia 1. Zadanie 1 - Identyfikacja i analiza procesów biznesowych i usług 1.1. Do zadań Podmiotu eksperckiego będzie należeć: opracowanie w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy harmonogramu realizacji zadania w szczególności harmonogramu wizyt u Partnerów Projektu oraz wzorów dokumentów (raportów, notatek, ocen, protokołów przekazania i odbioru); Zamawiający dostarczy Podmiotowi eksperckiemu elementy graficzne strona 3

4 m.in. logotypy, które Podmiot ekspercki jest zobowiązany uwzględnić w projekcie wszystkich opracowywanych przez siebie dokumentów; identyfikacja i analiza procesów biznesowych (opracowanie mapy procesów) realizowanych przez instytucje kultury, będące Partnerami Projektu, związanych z wymianą i obiegiem dokumentów (Partner Projektu Użytkownik systemu MPK, Partner Projektu Administrator, Partner Projektu Biznes, Partner Projektu Partner Projektu) pod kątem ich cyfryzacji; identyfikacja i analiza usług pod kątem ich cyfryzacji, w szczególności na podstawie informacji dostępnych na stronach internetowych Partnerów Projektu oraz na podstawie przeprowadzonych rozmów z Partnerami Projektu; identyfikacja przepisów prawa mających zastosowanie w projekcie Regionalna Platforma Informacyjna Kultura na Mazowszu oraz planowanych zmian w tych przepisach Podstawą do identyfikacji i analizy zadań, o których mowa w pkt 1.1. powinna być w szczególności: analiza istniejących e-usług Partnerów Projektu; analiza istniejących stron internetowych Partnerów Projektu; analiza innych istniejących e-usług świadczonych z zakresu kultury; otoczenie prawne; wywiady z pracownikami instytucji kultury -Partnerami Projektu; studium wykonalności Projektu Identyfikacja i analiza procesów biznesowych i usług pod względem cyfryzacji powinna obejmować: wszystkich Partnerów Projektu; przyszłych użytkowników systemu MPK (obecnie klientów instytucji kultury) Wynikiem prac opisanych w zadaniu 1 będą harmonogram realizacji zadania wraz ze wzorami dokumentów oraz raport cząstkowy, którego załącznikami będą protokoły z rozmów z Partnerami Projektu (26), każdy podpisany przez Partnera Projektu oraz Podmiot ekspercki. 2. Zadanie 2 - Opracowanie OPZ na budowę MPK 2.1. Podmiot ekspercki przygotuje (na podstawie zebranych materiałów powstałych w wyniku realizacji zadania 1) dokumentację opis przedmiotu zamówienia, zwaną dalej OPZ, na budowę systemu informatycznego MPK, której elementem w wyniku analizy będzie specyfikacja wymagań systemowych, zwana dalej SWS. Przedmiotowa dokumentacja OPZ powinna spełniać kryteria wystarczające przyszłemu Wykonawcy systemu informatycznego MPK (dalej Wykonawca MPK) do: złożenia oferty na wykonanie systemu MPK, wykonania projektu systemu MPK, dostawy i wdrożenia systemu MPK dostosowanego do potrzeb Partnerów Projektu. strona 4

5 2.2. Dokument SWS, stanowiący element OPZ, powinien być zgodny ze standardem definiowania wymagań IEEE Recommended Practice for Software Requirements Specification IEEE oraz ISO 9126 lub równoważnym Wyspecyfikowany dokument SWS będzie spełniać m.in. następujące założenia: będzie kompletny oraz niesprzeczny, stosowany sposób opisu wymagań język naturalny oraz UML w miejscach uzasadnionych, będzie opisywać zewnętrzne zachowanie systemu, a nie sposób jego realizacji, będzie obejmować ograniczenia, przy jakich będzie pracować system, będzie łatwy w modyfikacji, będzie brać pod uwagę przyszłe potencjalne zmiany wymagań wobec systemu, będzie opisywać zachowanie systemu w niepożądanych sytuacjach SWS będzie obejmować w szczególności: Wprowadzenie cele systemu MPK; Ogólny opis produktu zakres i kontekst funkcjonowania systemu MPK (wyniki fazy strategicznej), charakterystyka użytkowników, główne funkcje produktu, ograniczenia (dostosowanie do wymagań prawnych i norm technicznych); Opis wymagań funkcjonalnych modelowanych w języku naturalnym lub inną metodologią modelowania zgodną ze standardem inżynierii wymagań; Opis wymagań pozafunkcjonalnych w tym niezawodność, wydajność, kompatybilność z innymi systemami i bezpieczeństwo systemu MPK; Model systemu (w graficznej formie relacji modułów); Opis ewolucji systemu opis przewidywanych zmian wymagań wobec systemu; Słownik pojęć definicje i opis terminów niezrozumiałych dla jednej ze stron (terminy dotyczące dziedziny i informatyczne), a także terminy niejednoznaczne, zależne od kontekstu; Plan testów systemu MPK zgodnie z wymaganiami SWS (warunki testowe, oczekiwane wyniki, instrukcje) Dokumentacja OPZ, o której mowa w zadaniu 2. zostanie opracowana w terminie do 60 dni od dnia podpisania Umowy oraz składać się będzie z dwóch części: Część pierwsza będzie zawierać SWS oraz następujące rozszerzenia: koncepcję projektu Systemu (w formie diagramu) uwzględniającą podział na moduły, współpracę modułów, przepływ dokumentów i danych pomiędzy modułami; określenie źródeł, rodzaju pozyskiwanych i wprowadzanych dokumentów oraz danych z określeniem częstotliwości ich wymiany i struktury, szczegółowy opis przepływu dokumentów i danych; kategoryzację wszystkich przychodzących dokumentów w celu ich ujednolicenia w przyszłym systemie MPK oraz możliwość zastosowania technik OCR/ICR/OMR celem automatyzacji wprowadzania dokumentów; strona 5

6 zdefiniowanie diagramu: przyjmowania, udostępniania i archiwizacji papierowych dokumentów; załączniki w postaci aktualnie przesyłanych dokumentów papierowych i obrazów aktualnie pracujących podsystemów; opis procesów pracy, w tym zamodelowanie e-usług za pomocą narzędzia CASE (standard BPMN) specjalizowanego do definiowania procesów biznesowych, wraz z określeniem stopnia dojrzałości e-usługi (1,2,3,4,5); wymagania programistyczne (głównie tworzenie raportów sposoby prezentacji raportów); wymagania funkcjonalne dla całego systemu MPK: wymagania powinny być przedstawione z podziałem na moduły, w których występują zgodnie z MoReq2 SPECIFICATION (update and extension, 2008); wymagania pozafunkcjonalne, a w szczególności: wymagania w zakresie zabezpieczeń prawa i metody dostępu do MPK; wymagania bezpieczeństwa dotyczące tworzenia kopii awaryjnych oraz procedur awaryjnych w MPK; wymagania eksploatacyjne MPK (m. in. nadzór autorski, zasady administrowania MPK); wskazanie architektury wykonania (np. client-serwer, trójwarstwowa intranetowa); wymagania techniczne, w tym systemów operacyjnych, systemów telekomunikacyjnych, technologii; zasady integracji i współpracy procesów wymiany danych z innymi systemami za pomocą szyny integracyjnej zw. ESB; propozycje ewentualnych zmian w używanym sprzęcie lub oprogramowaniu (uzupełnienie o moduły, upgrade y, zastąpienia itd.) u Partnerów Projektu oraz analizę kosztów Część druga będzie zawierać w szczególności: wykaz osób decyzyjnych w Projekcie uczestnicy i inne osoby, które wywierają lub mogą wywierać wpływ na Projekt, zakres ich wpływu na Projekt; wykaz wszystkich użytkowników zakres wykonywanych przez nich czynności (ról) w systemie MPK; identyfikację i analizę problemów i ograniczeń; identyfikację ryzyk w Projekcie; zarządzanie ryzykiem niebezpieczne obszary Projektu i sposób ich kontroli; zarządzanie zmianami w Projekcie procedury wprowadzania zmian; plany rozwojowe przewidywane ścieżki zmian; uwzględnienie wykazu funkcji (serwisowych/usług), jakie powinny być dostępne na poziomie serwera MPK; propozycje testów beta zapewniających jakość Systemu MPK; zasady akceptacji Systemu scenariusze testowania. strona 6

7 2.6. W opracowanym SWS wymagania funkcjonalne powinny być wyraźnie oddzielone od wymagań pozafunkcjonalnych, np. poprzez rozdzielny układ tabelaryczny oraz umieszczenie opisu każdego wymagania w osobnym wierszu Każde wymaganie funkcjonalne i pozafunkcjonalne ma mieć następujące atrybuty: numer porządkowy (np ); opis wymagania ( musi/ powinien/ będzie umożliwiać ), zapisany językiem naturalnym; cel/e przedsięwzięcia, których osiągnięcie wspomaga dane wymaganie; informację czy wymaganie jest obligatoryjne/podstawowe ( tak/nie ), istotne/pożądane ( tak/nie ), opcjonalne ( tak/nie ); zgodnie ze wzorem: numer wymaganie obligatoryjne/ istotne/ opcjonalne podstawowe pożądane Np. musi/powinien/będzie tak/nie tak/nie tak/nie umożliwiać 2.8. Zamawiający dopuszcza rozszerzenie opisu wymagań o inne niezbędne atrybuty na wniosek Podmiotu eksperckiego po akceptacji przez Zamawiającego lub na wniosek Zamawiającego. 3. Zadanie 3 Współpraca z Zamawiającym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na wybór i wdrożenie systemu informatycznego MPK, a w szczególności: 3.1. opracowanie dokumentacji specyfikacji istotnych warunków zamówienia Systemu (dalej SIWZ), w terminie 20 dni od dnia odbioru OPZ, w zakresie: treści formalnych SIWZ, właściwego określenia warunków udziału w postępowaniu w sposób nienaruszający zasad równego traktowania wykonawców oraz uczciwej konkurencji, a jednocześnie pozwalający na wyłonienie kręgu wykonawców dających rękojmię prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, właściwego określenia kryteriów oceny ofert, aby przy możliwie jak najlepszym bilansie ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia możliwy był wybór oferty najkorzystniejszej, przygotowania scenariusza prezentacji oprogramowania, opiniowanie wraz z Zamawiającym prezentacji oprogramowania, wsparcia w zakresie środków ochrony prawnej, opracowania projektu umowy stanowiącej załącznik do SIWZ; 3.2. współpraca podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: przygotowywanie dla komisji przetargowej projektów odpowiedzi na pytania wnoszone przez wykonawców w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, przygotowywanie dla komisji przetargowej projektu kwalifikacji pod względem funkcjonalno-technicznym złożonych przez wykonawców ofert (zgodność z SIWZ), wsparcie merytoryczne w trakcie ewentualnych odwołań przed KIO, strona 7

8 rozstrzyganie pozostałych, wyżej niewymienionych problemów prawnych pojawiających się w toku postępowania oraz przygotowywanie pism w tym zakresie; 3.3. czynności związane z badaniem i oceną ofert, a w tym: sporządzanie ewentualnych informacji o wykluczeniu z postępowania, sporządzanie ewentualnych informacji o odrzuceniu oferty, udział w wyborze najkorzystniejszej oferty. 4. Zadanie 4 Odbiór projektu technicznego systemu wynikającego z analizy przedwdrożeniowej (wersja elektroniczna oraz papierowa) od Wykonawcy MPK, opracowanego przez Wykonawcę MPK w ramach realizacji Zadania 2 Projektu: Projekt i budowa "Regionalnej Platformy Informacyjnej - Kultura na Mazowszu", tzw. front-office wraz z modernizacją i budową systemów back-office, wyposażonej w mechanizm budowy i publikacji nowych usług, mechanizm adaptacji i publikacji obecnych usług lub stron jednostek kultury, szkolenia oraz asysta techniczna określonego w studium wykonalności 4.1. Podmiot ekspercki zobowiązany będzie do współdziałania z Zamawiającym w odbiorze: dokumentacji opisującej budowę funkcjonalno-techniczną Systemu pod względem zgodności ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia; dokumentacji konfiguracji Systemu; dokumentacji administratora Systemu; dokumentacji użytkownika Systemu; harmonogramu wdrożenia Systemu w tym szkolenia administratorów i użytkowników. 5. Zadanie 5 Nadzór autorski związany z implementacją i wdrożeniem systemu informatycznego MPK 5.1. Do zadań Podmiotu eksperckiego należeć będzie: udział i nadzór nad instalacją przez Wykonawcę MPK Systemu w środowisku Zamawiającego, a w szczególności: określenie i przekazanie Zamawiającemu w postaci pisemnego raportu optymalnych parametrów technicznych sprzętu, uzgodnionych z Wykonawcą MPK, odbiór od Wykonawcy MPK zainstalowanego systemu na podstawie protokołu odbioru z Wykonawcą MPK i przekazanie protokołu odbioru Zamawiającemu do akceptacji; zaplanowanie, szacowanie i kontrola testów, zorganizowanie prac grupy testowej, a w szczególności: przygotowanie przypadków (wynikających z doświadczenia), własnych scenariuszy i skryptów testowych, tworzenie scenariuszy testów, koordynowanie procesów testowych w ramach projektu, strona 8

9 organizowanie konfiguracji środowiska testowego i zasobów do testowania, dostarczonych przez Zamawiającego, zarządzanie procesem rejestracji i usuwania defektów systemu, realizowanie testów systemu zgodnie z dokumentacją Wykonawcy MPK oraz przygotowanymi scenariuszami testów, o których mowa w pkt współpraca z innymi działami testowymi Wykonawcy MPK, współpraca z działem programistycznym Wykonawcy MPK, przygotowanie raportów z wyników testowania; koordynacja i nadzór nad procesem produkcyjnego wdrożenia Systemu, a w szczególności: kontrola wykonania Projektu co do zgodności z założeniami, dokumentacją techniczna i harmonogramem, udział Podmiotu eksperckiego w posiedzeniach Zespołu do spraw przygotowania i realizacji projektu pn.: Regionalna Platforma Informacyjna - Kultura na Mazowszu, ocena stanu zaawansowania Projektu na danym etapie realizacji, zgłaszanie zastrzeżeń i uwag do prowadzonego procesu wdrożenia, kontrola kompletności i ocena jakości dokumentacji Projektu (według standardów jednej z powszechnie stosowanych metodyk zarządzania projektami informatycznymi, np. Prince 2 lub równoważnej), propozycja realnych rozwiązań w sytuacjach kryzysowych, kontrola i ocena zgodności produktów z przyjętymi przez Zamawiającego standardami, zaangażowanie przy zarządzaniu zmianami w Projekcie, udział w odbiorach poszczególnych etapów i faz wdrożenia, testach aplikacji, pisemna, merytoryczna ocena etapowych wyników prac, udział w okresowych spotkaniach w siedzibie Zamawiającego w celu wypracowania rozwiązań dotyczących wszystkich zagadnień mających wpływ na postęp realizacji Projektu Podmiot ekspercki jest zobowiązany do sporządzania comiesięcznych raportów z przebiegu realizacji inwestycji w zakresie: zaawansowania prac na danym etapie wdrożenia; zgodności przebiegu prac z przyjętym harmonogramem Projektu ze wskazaniem ewentualnych przyczyn niezgodności realizacji Projektu z przyjętym harmonogramem; sposobu prowadzenia wdrożenia przez Wykonawcę MPK i jego zgodności z wymaganiami Zamawiającego; stosowania przyjętych w projekcie standardów; jakości i kompletności dostarczonej przez Wykonawcę MPK dokumentacji; wytycznych dotyczących działań korygujących wraz z uzasadnieniem konieczności ich wprowadzenia; opiniowania proponowanych przez Wykonawcę lub Zamawiającego zmian w projekcie; analizy ryzyka na danym etapie realizacji Projektu. strona 9

10 6. Zadanie 6 - Wsparcie działań Zamawiającego w przeprowadzeniu audytu systemu informatycznego MPK po jego wdrożeniu u wszystkich Partnerów Projektu 6.1. Do zadań Podmiotu eksperckiego należeć będzie: audyt powdrożeniowy podsumowany w formie pisemnego raportu zawierający w szczególności analizę funkcjonowania oprogramowania w środowisku Zamawiającego z pełnym obciążeniem systemu pod kątem wymagań określonych w OPZ oraz studium wykonalności Projektu raport z audytu powdrożeniowego powinien zostać przedstawiony Kierownikowi Projektu w terminie 10 dni roboczych od daty wdrożenia systemu MPK u ostatniego Partnera Projektu; kontrola wprowadzenia przez Wykonawcę ewentualnych zaleceń poaudytowych oraz opracowanie wyników kontroli w formie pisemnego raportu; zaakceptowanie systemu, przed przekazaniem go przez Wykonawcę MPK do eksploatacji, po audycie powdrożeniowym na podstawie protokołu zdawczoodbiorczego i przekazanie Zamawiającemu pisemnej informacji o spełnieniu przez wdrożony system MPK, założeń zawartych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. V. Produkty zamówienia 1. Produktami zamówienia będą: 1.1. OPZ, 1.2. Oceny (recenzje) dokumentów, o których mowa w rozdziale IV pkt 4, 1.3. Raporty/dokumenty, o których mowa w rozdziale IV pkt 1, rozdziale IV pkt 3, rozdziale IV pkt 5 i rozdziale IV pkt 6, VI. Wykaz załączników 1. Wykaz Partnerów Projektu; 2. Wyjściowy model kontekstowy systemu MPK w postaci diagramu DFD. strona 10