UCZESTNICY POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie Departament Organizacji ul. Jagiellońska 26, Warszawa tel. (22) , faks: (22) anna.radzik@mazovia.pl Warszawa, 8 lutego 2019 roku OR-D-III AR CG-P-II.ZP.U AR UCZESTNICY POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na wykonanie usługi polegającej na zrealizowaniu zadania: Identyfikacja zasobów i analiza procesów biznesowych jednostek kultury mapowanie i modelowanie procesów biznesowych wchodzących w zakres Projektu zgodnie ze standardem BPMN, projektu REGIONALNA PLATFORMA INFORMACYJNA KULTURA NA MAZOWSZU, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata W związku z wniesionymi pytaniami do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz) obowiązującej w przedmiotowym postępowaniu, działając w trybie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz z późn zm.) zwanej dalej ustawą, Zamawiający wyjaśnia co następuje: Pytanie 1 Dotyczy SIWZ paragraf 5 ust. 1 pkt 2a), punktor 2 Zamawiający w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia sformułował warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności zawodowej w sposób następujący: 2) dysponuje bądź będzie dysponował zespołem osób zdolnych do wykonania zamówienia, w skład którego wchodzić będą: a) Kierownik Projektu - osoba posiadająca następujące kwalifikacje i doświadczeni zawodowe: znajomość metodyki zarządzania projektami potwierdzona aktualnym certyfikatem PR1NCE2 Practitioner lub IMPA C lub PMP łub innym równoważnym certyfikatem zarządzania projektami; uprawnienia audytora wiodącego systemów zarządzania jakością zgodnych z normą ISO 9001 lub równoważną normą jakości; uczestnictwo w ciągu ostatnich 5 lat w projekcie informatycznym o czasie trwania dłuższym niż rok oraz wartości projektu nie mniejszej niż 1 min PLN brutto w charakterze kierownika lub zastępcy kierownika projektu realizowanego z wykorzystaniem metodyki zarządzania projektami PRINCE2 lub równoważnym dot. zarządzania projektami; wykształcenie wyższe; posiada ponad 5 letnie doświadczenie zawodowe w branży TT. Uważamy, że o ile warunek dotyczący posiadania znajomości metodyki zarządzania projektami potwierdzonej aktualnym certyfikatem PRINCE2 Practitioner lub IMPA C lub PMP lub innym równoważnym jest jak najbardziej uzasadniony to wymaganie, aby Kierownik Projektu jednocześnie posiadał uprawnienia audytora wiodącego systemów zarządzania jakością zgodnych z normą ISO 9001 lub równoważną normą jakości stanowi próbę ograniczenia konkurencji przez zawężenie kręgu Wykonawców ponad potrzebę zapewnienia, że zamówienie będzie realizował Wykonawca wiarygodny i zdolny do jego wykonania, w szczególności, że ani w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Strona 1 z 5

2 Zamówienia, ani w Studium Wykonalności Projektu Informatyzacja bibliotek pedagogicznych na Mazowszu nie ma informacji na temat konieczności stosowania tej normy. W związku z powyższym wnosimy o wykreślenie tego wymagania w stosunku do Kierownika projektu. Zamawiający wykreśla wymaganie zawarte w SIWZ, w 5 ust. 1 pkt 2a), punktor 2: uprawnienia audytora wiodącego systemów zarządzania jakością zgodnych z normą ISO 9001 lub równoważną normą jakości. Pytanie 2 Dotyczy SIWZ paragraf 5 ust. 1 pkt 2e) Zamawiający w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia sformułował warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności zawodowej w sposób następujący: 2) dysponuje bądź będzie dysponował zespołem osób zdolnych do wykonania za-mówienia, w skład którego wchodzić będą: e) Ekspert - Tester ds. testów akceptacyjnych lub menadżer testów - osoba posiadająca następujące kwalifikacje i doświadczenie zawodowe: w ciągu ostatnich 5 lat doświadczenie w pełnieniu funkcji osoby odpowiedzialnej za koordynację, zbieranie i rewidowanie wymagań, tworzenie planów testów (zarówno tych globalnych jak i jednostkowych), wsparcie tworzenia środowiska testowego i procesu rejestracji oraz usuwanie defektów systemów informatycznych, w co najmniej 2 projektach informatycznych; wartość co najmniej jednego projektu była większa niż 250 tys. PLN brutto; W związku z tym, że zgodnie z OPZ do zadań Podmiotu eksperckiego ma należeć (pkt OPZ) zarządzanie procesem rejestracji i usuwania defektów systemu, a nie usuwanie defektów systemów Informatycznych prosimy o zmianę wymagań na Testera ds. testów akceptacyjnych adekwatnie do zakresu oczekiwanych prac w sposób następujący: w ciągu ostatnich 5 lat doświadczenie w pełnieniu funkcji osoby odpowiedzialnej za koordynację, zbieranie i rewidowanie wymagań, tworzenie planów testów (zarówno tych globalnych jak i jednostkowych), wsparcie tworzenia środowiska testowego i zarządzanie procesem rejestracji oraz usuwania defektów systemów informatycznych, w co najmniej 2 projektach informatycznych; wartość co najmniej jednego projektu była większa niż 250 tys. PLN brutto; Zamawiający dokonuje zmiany w SIWZ, w 5 ust. 1 pkt 2, litera e) otrzymuje następujące brzmienie: e) Ekspert Tester ds. testów akceptacyjnych lub menadżer testów osoba posiadająca następujące kwalifikacje i doświadczenie zawodowe: w ciągu ostatnich 5 lat doświadczenie w pełnieniu funkcji osoby odpowiedzialnej za koordynację, zbieranie i rewidowanie wymagań, tworzenie planów testów (zarówno tych globalnych jak i jednostkowych), wsparcie tworzenia środowiska testowego, zarządzanie procesem rejestracji oraz współpracę w usuwaniu defektów z producentem systemów informatycznych, w co najmniej 2 projektach informatycznych; wartość co najmniej jednego projektu była większa niż 250 tys. PLN brutto; Pytanie 3 Dotyczy OPZ rozdział IV pkt W ramach zadania 1 Podmiot ekspercki jest zobowiązany do identyfikacji i analizy procesów biznesowych (opracowanie mapy procesów). Czy Zamawiający oczekuje zamodelowania (rozrysowania w postaci diagramów) wszystkich zidentyfikowanych procesów u każdego z Partnerów Projektu? Co ma zawierać raport cząstkowy, który będzie wynikiem prac tego zadania (pkt. 1.4)? Zamawiający oczekuje zamodelowania wszystkich zidentyfikowanych procesów u każdego z Partnerów Projektu, które będą współpracowały z Mazowieckiem Portalem Kultury. Raport cząstkowy powinien zawierać wyniki przeprowadzonych analiz, w tym diagramy procesów biznesowych zidentyfikowanych u Partnerów Projektu. Pytanie 4 Dotyczy OPZ rozdział IV pkt 2.2 Czy Zamawiający zgodzi się na zastosowanie przez Podmiot ekspercki własnej metodyki definiowania wymagań, której skuteczność potwierdzona jest pomyślną realizacją kilkudziesięciu projektów związanych z wyborem i wdrożeniem rozwiązań IT? Strona 2 z 5

3 Dokument SWS powinien być zgodny ze standardem definiowania wymagań IEEE Recommended Practice for Software Requirements Specification IEEE oraz ISO 9126 lub równoważnym. Zamawiający dopuszcza zastosowanie przez Podmiot ekspercki własnej metodyki definiowania wymagań, o ile opracowany dokument SWS spełniać będzie założenia określone w OPZ i zawierać będzie wszystkie elementy, o których mowa w OPZ. Pytanie 5 Dotyczy OPZ rozdział IV pkt Prosimy o doprecyzowanie wymagania, że SWS ma zawierać załączniki w postaci aktualnie przesyłanych dokumentów papierowych i obrazów aktualnie pracujących podsystemów. W przypadkach, w których Podmiot Ekspercki uzna za uzasadnione do opracowanego dokumentu SWS należy załączyć np. skany reprezentatywnych dokumentów, które docelowo będą przetwarzane w systemie Mazowiecki Portal Kultury oraz krótki opis aktualnie pracujących podsystemów, które będą współpracować z systemem Mazowiecki Portal Kultury (m.in. dotyczący funkcji lub wymiany danych). Pytanie 6 Dotyczy SOPZ rozdział IV pkt 2.5.I.9.7. Prosimy o wyjaśnienie wymagania, że SWS ma zawierać propozycje ewentualnych zmian w używanym sprzęcie lub oprogramowaniu (uzupełnienie o moduły, upgrade y, zastąpienia itd.) u Partnerów Projektu oraz analizę kosztów. Czy Zamawiający oczekuje, że Podmiot ekspercki wykona u każdego Partnera Projektu inwentaryzację sprzętu i oprogramowania, czy też pełne informacje w tym zakresie umożliwiające określenie ewentualnych zmian w używanym sprzęcie lub oprogramowaniu i analizę kosztów dostarczy Zamawiający? Podmiot ekspercki jest zobowiązany do wykonania u każdego Partnera Projektu ankietyzacji sprzętu i oprogramowania, które służą do tworzenia e-usług lub strony www u Partnera Projektu, jak również potencjalnie mogą być wykorzystane przy pracach związanych z Projektem. Pytanie 7 Dotyczy OPZ rozdział IV pkt W ramach współpracy podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający oczekuje rozstrzygania pozostałych, wyżej niewymienionych problemów prawnych pojawiających się w toku postępowania oraz przygotowywanie pism w tym zakresie". Czy to oznacza, że w skład zespołu Podmioty eksperckiego ma wchodzić prawnik, który będzie zobowiązany do przygotowywania opinii prawnych? Zamawiający nie wymaga, aby w skład zespołu Podmiotu eksperckiego wchodził prawnik. Pytanie 8 Dotyczy OPZ rozdział IV pkt oraz Z jaką częstotliwością Zamawiający zamierza organizować posiedzenia Zespołu do spraw przygotowania i realizacji projektu oraz okresowe spotkania w celu wypracowania rozwiązań dotyczących wszystkich zagadnień mających wpływ na postęp realizacji Projektu? Częstotliwość spotkań uzależniana będzie od stopnia zaawansowania Projektu i wynikać będzie ze zidentyfikowanych ryzyk. Zamawiający przewiduje, że spotkania okresowe odbywać się będą średnio nie częściej niż raz na miesiąc. Pytanie 9 Dotyczy OPZ rozdział IV pkt 5 Czy Zamawiający oczekuje, że Podmiot ekspercki będzie nadzorował wdrożenie Systemu MPK u wszystkich Partnerów Projektu? Strona 3 z 5

4 Tak, Zamawiający oczekuje, że Podmiot ekspercki będzie nadzorował wdrożenie Systemu MBP u wszystkich Partnerów Projektu. Pytanie 10 Dotyczy Projektu umowy 3 Ze względu na ilość Partnerów i zakres prac jaki należy wykonać w ramach Etapu I prosimy, aby termin realizacji tego etapu w ust. 1 pkt 1) został określony jako 60 dni na dostarczenie raportu z identyfikacji i analizy procesów biznesowych i usług oraz opisu przedmiotu zamówienia co oznaczałoby, ze procedura odbioru raportu nie byłaby wliczana w termin realizacji tego etapu. W ust 1 pkt 5 jest zapis, że Zamawiający jest uprawniony do żądania usunięcia wady przez Podmiot ekspercki w terminie 5 dni roboczych od dnia wezwania przez Zamawiającego do usunięcia wad', a w ust 2, że Żądania usunięcia wad będą zgłaszane do Podmiotu eksperckiego wraz z podaniem terminu na ich usunięcie. Czy należy to traktować, że Zamawiający może wydłużyć czas usunięcia, a 5 dni to jest termin minimalny? Prosimy o wprowadzenie w ust. 2 zapisu o konieczności potwierdzenia otrzymania Jednolitego Rejestru Uwag. Uznanie, że brak potwierdzenia po 3 trzech godzinach jest potwierdzeniem otrzymania JRU może spowodować, że JRU nie zostanie dostarczony do Podmiotu eksperckiego. Treść 3 ust. 1 pkt 1 projektu umowy otrzymuje brzmienie: 1) Etap I nie dłużej niż 80 dni liczonych od dnia zawarcia Umowy; Treść 3 ust. 1 pkt 5 projektu umowy otrzymuje brzmienie: 5) Etap V zgodnie z terminem określonym w OPZ, jednakże nie dłużej niż do dnia 30 czerwca 2020 r. Po każdym zakończonym przez Pomiot ekspercki Etapie, Zamawiający w terminie maksymalnie 10 dni dokona oceny czy Etap został zrealizowany zgodnie z warunkami umowy. W przypadku wystąpienia jakiejkolwiek wady w realizacji danego Etapu umowy, Zamawiający jest upoważniony do żądania usunięcia wady przez Podmiot ekspercki, z zastrzeżeniem ust. 2. W pozostałych przypadkach Zamawiający zatwierdza zakończony Etap z adnotacją bez uwag. Zamawiający nie wprowadza zmian do treści 3 ust. 2 projektu umowy. Pytanie 11 Dotyczy Projektu umowy 5 i 7 Jakie będą konsekwencje nie wniesienia przez Podmiot ekspercki zabezpieczenia zaliczki w formie gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej? Prosimy o rozważenie możliwości, aby w takim przypadku kwota stanowiąca 21% wartości łącznego wynagrodzenia brutto zostanie wypłacona dodatkowo po zakończeniu I Etapu, który jest najbardziej pracochłonny. Prosimy również, aby wynagrodzenie za Etap IV i V było wypłacane w ratach miesięcznych ewentualnie kwartalnych, co jest dobrą praktyką w projektach polegających na nadzorowaniu wdrożenia rozwiązań IT. Pragniemy zaznaczyć, że sposób realizacji płatności, a także termin płatności ma istotny wpływ na ostateczną wycenę całości usługi. W związku z powyższym prosimy również o skrócenie terminu płatności do 30 dni. W przypadku niewniesienia przez Podmiot ekspercki zabezpieczenia zaliczki w formie gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej kwota stanowiąca 21% łącznego wynagrodzenia brutto zostanie wypłacona po zakończeniu III Etapu. Zamawiający nie zmienia terminów wypłaty wynagrodzenia za Etap IV i V. Ze względu na specyfikę pozyskiwania środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego nie jest możliwe skrócenie terminu płatności określonego w projekcie umowy do 30 dni. Pytanie 12 Dotyczy Projektu umowy 8 ust. 5 W związku z tym, że na zachowanie terminów realizacji ma wpływ nie tylko Podmiot ekspercki, ale także Zamawiający oraz Wykonawca Systemu MBP, prosimy o zmianę treści ust 5 na następującą: w przypadku opóźnienia z winy Podmiotu eksperckiego terminów realizacji poszczególnych etapów określonych w 3 ust i, nieusunięcia wad w terminie określonym w 3 ust. 2 i opóźnienia, o którym mowa w 11 ust. 2, Podmiot ekspercki zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 0,05% wartości Umowy brutto określonej w 5 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. Strona 4 z 5

5 Treść 8 ust 5 projektu umowy otrzymuje brzmienie: W przypadku opóźnienia terminów realizacji poszczególnych etapów określonych w 3 ust. 1, nieusunięcia wad w terminie określonym w 3 ust. 2 i opóźnienia, o którym mowa w 11 ust. 2, Podmiot ekspercki zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 0,05% wartości Umowy brutto określonej w 5 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, a w sytuacji kiedy opóźnienie w realizacji zadań, o których mowa w 1 ust. 2 pkt 3 i 4 nastąpi z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy Systemu MPK termin realizacji tych etapów zostanie przesunięty o czas opóźnienia Wykonawcy Systemu MPK. Pytanie 13 W dokumencie Umowa nr Umowa nr CG-P-II.ZP.U AR w 3 p 1.4) wskazano, że etap IV, będący zgodnie paragrafem 1 p 2.4) równoważny zadaniu 5 z dokumentu OPZ, ma zostać wykonany w 40 dni od daty ostatecznego odbioru projektu technicznego systemu informatycznego MPK; Ponieważ etap IV umowy/zadanie 5 OPZ to nadzór autorski związany z implementacją i wdrożeniem Systemu MPK, prosimy o informację jak zostanie rozliczony ten etap w sytuacji gdy wykonawca systemu MPK będzie go implementował i wdrażał dłużej niż 40 dni? Czy podane ograniczenie czasowe nie jest niewłaściwe? Treść 3 ust.1 pkt 4 umowy, będącej załącznikiem nr 3 do siwz, otrzymuje następujące brzmienie: 4) Etap IV nie dłużej niż 40 dni liczonych od dnia ostatecznego odbioru systemu informatycznego MPK. Zmiany i wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia zostanie doręczone niezwłocznie Wykonawcom biorącym udział w postępowaniu, zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego oraz dołączone do specyfikacji istotnych warunków zamówienia i będzie stanowić jej integralną część. Z up. Marszałka Województwa /-/ Anna Radzik Główny Specjalista Sprawę prowadzi: Anna Radzik tel. (22) Strona 5 z 5