A N E K S Nr 46 z dnia 29 kwietnia 2016 roku

Transkrypt

1 A N E K S Nr 46 z dnia 29 kwietnia 2016 roku do ZARZĄDZENIA WEWNĘTRZNEGO Nr 10/98 Dyrektora Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi imienia prof. dra med. Jerzego Nofera z dnia 25 czerwca 1998 roku (tekst jednolity: Obwieszczenie Nr 1/2010 z dnia 1 września 2010 r.) w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Instytutu Stosownie do art. 29 ust. 2 pkt 8 oraz art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o instytutach badawczych (t. jedn.: Dz. U. z 2015 r., poz z późniejszymi zmianami), Rada Naukowa oraz przedstawiciele zakładowych organizacji związkowych działających w Instytucie, na posiedzeniu II/2015 w dniu 15 kwietnia 2016 roku, zaopiniowali zmiany w Regulaminie Organizacyjnym, polegające na: 1) likwidacji Sekcji Zamówień Publicznych w dziale Administracyjno-Technicznym; 2) utworzeniu Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia; 3) rozszerzeniu zadań Kierowników Zakładów/Działów i samodzielnych Pracowni/Sekcji oraz równorzędnych komórek organizacyjnych o obowiązek zwoływania regularnych spotkań, co najmniej raz na kwartał, służących ocenie postępu prowadzonych prac i badań naukowych. W związku z powyższym z a r z ą d z a m, co następuje: 1 W Regulaminie Organizacyjnym Instytutu, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 10/98 z dnia 25 czerwca 1998 roku (tekst jednolity: Obwieszczenie Nr 1/2010 z dnia 1 września 2010 r. z późn. zm.) w p r o w a d z a się następujące zmiany: 1) w SPISIE TREŚCI Regulaminu ROZDZIAŁ XI otrzymuje brzmienie: ROZDZIAŁ XI ZAKRESY ZADAŃ KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH INSTYTUTU - część ogólna Krajowe Centrum Promocji Zdrowia w Miejscu Pracy Zakład Epidemiologii Środowiskowej Zakład Fizjologii Pracy i Ergonomii Zakład Psychologii Zdrowia i Pracy Laboratorium Badań Produktów Leczniczych i Weterynaryjnych w Systemie Jakości GMP Zakład Toksykologii i Kancerogenezy Zakład Monitoringu Biologicznego i Środowiska Zakład Bezpieczeństwa Chemicznego Zakład Ochrony Radiologicznej Zakład Zagrożeń Fizycznych Dział Zarządzania Wiedzą 1

2 Biuro Zapewnienia Jakości Zespół Informatyków Ośrodek Kształcenia Lekarzy w zakresie Zdrowia Publicznego Dział Finansowo-Księgowy Dział Zarządzania Projektami, Innowacji i Wdrożeń Oficyna Wydawnicza Dział Administracyjno-Techniczny Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia Sekretariat Dział Zarządzania Kadrami Audytor Wewnętrzny Radca Prawny Inspektor ds. bhp Inspektor ds. ppoż. Inspektor ds. obronnych Ośrodek Współpracy z ŚOZ (WHO Collaborating Centre) 2) 34 otrzymuje brzmienie: 34 Kierownik Zakładu/Działu i samodzielnej Pracowni/Sekcji oraz równorzędnej komórki organizacyjnej w szczególności z o b o w i ą z a n y jest do: 1) planowania i nadzorowania pracy podległych komórek organizacyjnych, 2) podziału zadań i środków między podległe komórki organizacyjne, z uwzględnieniem rangi i priorytetu tych zadań oraz kwalifikacji zawodowych pracowników, 3) podejmowania decyzji dotyczących zapewnienia rytmiczności (toku) pracy podległych komórek organizacyjnych w przypadku czasowej nieobecności kierowników tych komórek, zgodnie z 11, ust. 3, 4) zapewnienia właściwej współpracy podległych komórek organizacyjnych z innymi komórkami Instytutu, 5) informowania bezpośredniego przełożonego o trudnościach w realizacji zadań, 6) udzielania podległym pracownikom, w miarę potrzeb, instruktażu, konsultacji i wskazówek, 7) pozyskiwania środków finansowych w celu utrzymania stanu zatrudnienia podległych komórek organizacyjnych oraz innych kosztów działalności tych komórek, 8) dokonywania okresowych analiz racjonalności stanu i struktury zatrudnienia w podległych komórkach organizacyjnych, 9) rozliczania podległych komórek organizacyjnych z realizowanych zadań, 10) opiniowania: a) zgłaszanych do realizacji przez kierowników podległych komórek organizacyjnych perspektywicznych programów dotyczących kierunków działalności tych komórek, b) wniosków: dotyczących podległych pracowników w sprawach przyjęć, zwolnień, awansów, przesunięć, nagród oraz kar dyscyplinarnych, podległych pracowników w sprawach służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych, kierowników podległych komórek organizacyjnych dotyczących proponowanych do wykonania prac remontowych w tych komórkach, c) odwołań składanych do Dyrektora Instytutu przez podległych pracowników w 2

3 sprawach pracowniczych, dyscyplinarnych, finansowych, itp. 11) oceny: a) merytorycznego postępu w aktualnie realizowanych zadaniach przez podległe komórki organizacyjne, b) wyników pracy podległych pracowników. 12) akceptacji: a) dokumentów sprawozdawczych i analitycznych w zakresie działalności podległych komórek organizacyjnych, b) wniosków kierowników podległych komórek organizacyjnych w sprawach zakupu sprzętu, aparatury, materiałów, itp., c) planu urlopów podległych pracowników, 13) opracowywania planów zebrań naukowych podległych komórek organizacyjnych oraz organizowania tych zebrań, co najmniej raz na kwartał, w celu oceny postępu prowadzonych prac i badań naukowych, 14) sprawowania nadzoru nad: a) warunkami pracy podległych pracowników, b) przestrzeganiem przez podległych pracowników dyscypliny pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych, c) właściwym wykorzystaniem, stanem i bezpieczeństwem mienia Instytutu, bezpośrednio powierzonego oraz/lub podległym pracownikom, 15) dbania o: a) podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez podległych pracowników, w tym zakresie ich rozwoju naukowego, b) spełnianie przez podległych pracowników na zajmowanych stanowiskach pracy, o ile właściwe przepisy tak stanowią, oprócz wymagań wynikających z taryfikatorów płacowych obowiązujących w Instytucie dodatkowych wymagań kwalifikacyjnych, c) przeprowadzanie przez podległych pracowników okresowych badań lekarskich, 16) przyjmowania i rozpatrywania wniosków, skarg i odwołań podległych pracowników. 17) reprezentowania: a) podległych pracowników wobec Dyrekcji Instytutu, b) Dyrekcji Instytutu wobec podległych pracowników. 3) 89 otrzymuje brzmienie: 89 Do zadań DZIAŁU ADMINISTRACYJNO-TECHNICZNEGO należy: 1. W zakresie zadań administracyjnych: 1) administrowanie nieruchomościami i gruntami Instytutu, a w szczególności: a) prowadzenie ewidencji gruntów, budynków, pomieszczeń i innych powierzchni Instytutu, b) prowadzenie ubezpieczeń majątkowych, komunikacyjnych oraz związanych z działalnością leczniczą i badawczą Instytutu, c) wyliczanie należnego podatku od nieruchomości oraz sporządzanie deklaracji podatkowych na podstawie ewidencji gruntów i budynków Instytutu, 2) prowadzenie spraw związanych z mieniem Instytutu (dzierżawa, najem, sprzedaż, użyczenie). Sporządzanie kalkulacji i wniosków dotyczących płatności, 3) ochrona i zabezpieczenie mienia Instytutu. Organizacja pracy portierni, 3

4 4) zapewnienie czystości w budynkach, dezynsekcji i deratyzacji. Nadzór nad selektywną gospodarką odpadami i wywóz śmieci, 5) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Kancelarii Instytutu oraz zabezpieczenie pomieszczeń do przechowywania akt (archiwum zakładowe, składnica akt, itp.), 6) zapewnienie prawidłowego działania sieci telefonii stacjonarnej i komórkowej oraz centrali telefonicznej w Instytucie oraz administrowanie siecią i połączeniami telefonicznymi, 7) organizowanie pracy internatu Instytutu, obsługa gości i prowadzenie spraw administracyjno-gospodarczych, 8) zapewnienie specjalistycznego serwisu dla aparatury i sprzętu medycznego oraz komputerów łącznie ze sprzętem peryferyjnym. Zapewnienie napraw i przeglądów sprzętu biurowego oraz różnego rodzaju sprzętu technicznego stanowiącego wyposażenie pomieszczeń Instytutu (np. sprzętu AGD, RTV, itp.), 9) zapewnienie prawidłowej gospodarki odzieżą ochronną dla potrzeb pracowników Instytutu, 10) zapewnienie wyżywienia dla pacjentów klinik Instytutu, 11) organizacja pracy magazynu i prowadzenie gospodarki magazynowej zgodnie z obowiązującymi zasadami, 12) zamawianie, rejestr i likwidacja pieczęci Instytutu, 13) umieszczanie na zewnątrz i wewnątrz budynków oraz na terenie Instytutu elementów graficznych takich jak: nazwa i logo Instytutu, tablice adresowe, informacyjne, numery pomieszczeń, znaki drogowe, ewakuacyjne oraz flag i dekoracji świątecznych, itp. 2. W zakresie zadań technicznych: 1) utrzymanie w odpowiednim stanie technicznym obiektów budowlanych Instytutu i dokonywanie właściwych przeglądów zgodnie z obowiązującym Prawem budowlanym lub innymi przepisami. Prowadzenie książek obiektów budowlanych i dokumentacji technicznej obiektów, 2) utrzymanie w odpowiedniej sprawności technicznej instalacji i urządzeń Instytutu. Usuwanie awarii, zlecanie na zewnątrz wykonanie usług specjalistycznych lub serwisowych: a) instalacji elektrycznych, wodno-kanalizacyjnych wraz z osadnikiem tłuszczu, kanalizacji deszczowej, wentylacji i klimatyzacji, cieplnych, gazowych, sprężonego powietrza, gazów medycznych i technicznych, oddymiania, DSO, instalacji sygnalizacji ppoż. i hydrantowej i RTV, b) urządzeń (wymienników ciepła, hydroforni, przepompowni ścieków, sprężarkowni, stacji tlenowej, agregatów prądotwórczych, baterii akumulatorów, pomp, wentylatorów, dmuchaw, nagrzewnic, dźwigów-wind, itp.), 3) dbanie o sprawność techniczną aparatury naukowej, sprzętu medycznego i innych urządzeń stanowiących wyposażenie klinik, laboratoriów, pracowni, itp. przy pomocy własnych służb lub w systemie usług zleconych, 4) zapewnienie ciągłego funkcjonowania instalacji zasilających OIOM i pozostałej części klinicznej, 5) planowanie prac remontowo-budowlanych, 6) organizowanie i nadzorowanie prac projektowych i remontowo-budowlanych wykonywanych przez firmy zewnętrzne zgodnie z obowiązującymi przepisami, 7) rozliczanie i opisywanie faktur dotyczących zakupów, usług i robót związanych z realizacją zadań Sekcji Technicznej, 8) wykonywanie: 4

5 a) drobnych napraw urządzeń i sprzętu elektrycznego, laboratoryjnego, mebli i wyposażenia pomieszczeń, b) napraw instalacji elektrycznych oraz wodno-kanalizacyjnych w pomieszczeniach, c) niewielkich remontów pomieszczeń (malowanie ścian, montaż wykładzin podłogowych, glazury itp.), d) dystrybucji gazów medycznych i technicznych w butlach, 9) dokonywania: a) rejestracji ilości zużytych czynników energetycznych w Instytucie, b) podziału kosztów energetycznych na poszczególne komórki organizacyjne Instytutu oraz na firmy funkcjonujące na terenie Instytutu, c) rozliczania i opisywania faktur za zużyte media, d) prowadzenie rozliczeń ze Szpitalem im. dr Wł. Biegańskiego w zakresie korzystania ze stacji dezynfekcji ścieków, 10) prowadzenie działań dotyczących ochrony środowiska zgodnie z obowiązującymi przepisami. Magazynowanie i organizowanie wywozu z terenu Instytutu odpadów medycznych, chemicznych, surowców wtórnych, itp. oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie, 11) prowadzanie czynności kasacyjnych maszyn, urządzeń i wyposażenia Instytutu, 12) organizowanie likwidacji dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami, 13) gospodarowanie środkami transportu Instytutu. Nadzorowanie i rozliczanie kosztów transportu Instytutu, 14) sprzątanie i odśnieżanie terenu Instytutu oraz pomoc przy transporcie mebli, urządzeń i wyposażenia. 4) dodaje się 89a, który otrzymuje brzmienie: 89a Do zadań DZIAŁU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I ZAOPATRZENIA należy: 1. W zakresie zadań dotyczących postępowań w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego: 1) sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych oraz ich aktualizacja na podstawie otrzymanych danych z poszczególnych Zakładów, Działów oraz innych komórek organizacyjnych Instytutu, 2) opracowywanie Regulaminu udzielania zamówień publicznych obowiązującego w Instytucie, w tym regulaminu pracy komisji przetargowej, 3) przyjmowanie, rejestracja i realizacja wniosków inicjujących dokonanie zamówienia publicznego zgłaszanych przez komórki organizacyjne Instytutu (w szczególności: wybór odpowiedniej procedury, przygotowanie dokumentacji, przeprowadzenie postępowania) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie, 4) prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych na podstawie zatwierdzonych wniosków inicjujących wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 5) określenie trybu realizacji zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i innych obowiązujących aktów prawnych, 6) przeprowadzenie procedury realizacji zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i innymi obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie, 7) współpraca z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Instytutu w celu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 5

6 8) prowadzenie, gromadzenie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji związanej z przeprowadzanymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego, 9) organizowanie i udział w pracach Komisji przetargowej, 10) terminowe przekazywanie informacji do Urzędu Zamówień Publicznych (m.in. Sprawozdania roczne z udzielonych zamówień), 11) przygotowywanie projektów umów dotyczących przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, 12) administrowanie i nadzór formalno-prawny nad realizacją umów zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz gromadzenie dokumentacji dotyczącej tych zamówień i umów, 13) opisywanie faktur za zakupione towary i usługi w zakresie wskazania podstawy prawnej realizacji zakupu/usługi, sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowych i pod względem zgodności z zawartą umową/zleceniem, podaniem przedmiotu zamówienia, źródła finansowania i komórki organizacyjnej Instytutu zgodnie ze złożonym wnioskiem inicjującym zakup/usługę, 14) przekazywanie faktur za zakupione towary i usługi do Działu Finansowo-Księgowego, po zebraniu odpowiednich podpisów osób odpowiedzialnych za weryfikację faktury pod względem merytorycznym, potwierdzenia wydatku z danego źródła finansowania przez osobę odpowiedzialną oraz zatwierdzenia zakupu/usługi do wypłaty przez Głównego Księgowego oraz Dyrektora. Do faktur powinny być załączone kserokopie protokołów odbioru oraz umów, 15) prowadzenie rejestru umów, dotyczących zakupu towarów, usług i robót budowlanych, 16) wykonywanie innych zadań związanych z realizacją zadań statutowych Instytutu zlecanych przez Dyrektora Instytutu lub upoważnione przez niego osoby. 2. W zakresie zadań dotyczących zaopatrzenia: 1) dokonywanie zakupów towarów i usług zgodnie z zapotrzebowaniami poszczególnych Zakładów/Działów/innych komórek organizacyjnych Instytutu (w szczególności: dokonywanie zakupów aparatury medycznej, naukowo badawczej, sprzętu komputerowego, elektronicznego, innych urządzeń elektrotechnicznych/technicznych, odczynników chemicznych, laboratoryjnych, leków, środków czystości, jednorazowego sprzętu laboratoryjnego, artykułów papierniczych/biurowych, odzieży roboczej/ochronnej), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie oraz przeprowadzonymi procedurami o udzielenie zamówienia publicznego, 2) weryfikacja dostaw zamówionych towarów pod względem zgodności ze złożonym zamówieniem, 3) składanie reklamacji w przypadku otrzymania towarów niezgodnych ilościowo i jakościowo ze złożonymi zamówieniami, a także towarów obciążonych wadą fizyczną lub prawną, 4) weryfikacja i opisywanie faktur za zakupione towary i usługi w zakresie wskazania podstawy prawnej realizacji zakupu/usługi, sprawdzenia pod względem formalnorachunkowych i pod względem zgodności z zawartą umową/zleceniem, podaniem przedmiotu zamówienia, źródła finansowania i komórki organizacyjnej Instytutu zgodnie ze złożonym wnioskiem inicjującym zakup/usługę, 5) przekazywanie faktur za zakupione towary i usługi do Działu Finansowo-Księgowego, po zebraniu odpowiednich podpisów osób odpowiedzialnych za weryfikację faktury pod względem merytorycznym, potwierdzenia wydatku z danego źródła finansowania przez osobę odpowiedzialną oraz zatwierdzenia zakupu/usługi do wypłaty przez Głównego Księgowego oraz Dyrektora. Do faktur powinny być załączone kserokopie protokołów odbioru oraz umów (jeżeli były sporządzane), 6

7 6) weryfikacja i nadzór nad bieżącą realizacją umów na sukcesywne dostawy towarów pod kątem zgodności ze złożonym zamówieniem i przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie, 7) pobieranie zaliczek gotówkowych na zakupy dokonywane bezpośrednio na podstawie wniosków inicjujących dokonanie zamówienia publicznego, 8) terminowe rozliczanie pobranych zaliczek gotówkowych, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Instytucie, 9) terminowe rozliczanie rachunków i faktur dotyczących dokonanych zakupów, 10) przechowywanie dokumentacji dotyczącej zrealizowanych zakupów (wnioski inicjujące dokonanie zakupu, zamówienia, umowy, protokoły itp.), 11) współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie dokonania, rozliczenia i przekazania zakupionych i dostarczonych towarów, 12) prowadzenie rejestru dokonywanych zakupów. 2 1) załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Instytutu otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do Aneksu; 2) załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Instytutu otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do Aneksu; 3 Załączniki, o których mowa w 2 uwzględniają zmiany wprowadzone niniejszym Aneksem. Aneks wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą obowiązującą od 1 maja 2016 roku. 4 D Y R E K T O R Prof. dr hab. med. Konrad Rydzyński Treść formalnoprawna: Dział Zarządzania Kadrami Radca prawny: Treść merytoryczna: Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych - Główny Księgowy, kierownicy odpowiednich komórek organizacyjnych 7