UCHWAŁA NR 110/115/2017 ZARZĄDU POWIATU POLKOWICKIEGO. z dnia 20 lipca 2017 r.

Transkrypt

1 UCHWAŁA NR 110/115/2017 ZARZĄDU POWIATU POLKOWICKIEGO z dnia 20 lipca 2017 r. w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach Na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 814, poz. 1579, poz oraz z 2017 r. poz.730 oraz poz. 935) Zarząd Powiatu Polkowickiego w składzie: 1. Marek Tramś 2. Kamil Ciupak 3. Henryk Czekajło 4. Roman Rutkowski uchwala, co następuje: 1. Zatwierdza się regulamin organizacyjny Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach w brzmieniu stanowiącym załącznik do uchwały. 2. Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach. 3. Traci moc uchwała nr 83/4/2017 Zarządu Powiatu Polkowickiego z dnia 12 stycznia 2017 r. w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach. 4. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Starosta Polkowicki Marek Tramś Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 1 z 10

2 Załącznik Nr 1 do uchwały Nr 110/115/2017 Zarządu Powiatu Polkowickiego z dnia 20 lipca 2017 r. Regulamin organizacyjny Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Regulamin Organizacyjny Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach, zwany dalej Regulaminem określa organizację i zasady funkcjonowania Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach zwanego dalej Centrum. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) kierowniku jednostki (dyrektorze) należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach; 2) jednostce obsługiwanej należy przez to rozumieć jednostki: a) Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Polkowicach, ul. św. Sebastiana 1a, Polkowice; b) Zespół Szkół im. Narodów Zjednoczonej Europy w Polkowicach, ul. Skalników 6, Polkowice zwany dalej ZS Polkowice; c) Zespół Szkół w Chocianowie, ul. Kolonialna 13, Chocianów zwany dalej ZS Chocianów, d) Polkowicach, ul. Targowa 1, Polkowice zwany dalej POPPPiDM ; e) Dom Wczasów Dziecięcych w Przemkowie, ul. Leśna Góra 1a, Przemków zwanym dalej DWDZ; f) Polkowicki Zarząd Dróg Powiatowych w Przemkowie, ul. Fabryczna 16, Przemków zwany dalej PZDP; 3) dyrektorze jednostki obsługiwanej należy przez to rozumieć dyrektorów jednostek 4) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć wyodrębniony dział, referat, w strukturze organizacyjnej Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach; 5) kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć kierownika działu, referatu Powiatowego Centrum Usług Wspólnych; 6) Regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin Organizacyjny Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach; 3. Centrum współdziała z dyrektorami jednostek obsługiwanych w celu realizacji zadań statutowych Centrum. Rozdział 2 Struktura organizacyjna Centrum 4. Strukturę organizacyjną Centrum tworzą następujące działy, referat, stanowiska pracy oraz radca prawny: 1) Dyrektor; 2) Dział Finansowy - (FN): a) główny księgowy; b) stanowiska ds. finansowych; c) stanowisko ds. finansowo administracyjnych; Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 2 z 10

3 3) Dział Organizacyjno-Administracyjny - (OA): a) referat organizacyjny; - kierownik referatu; - stanowiska ds. kadrowo-administracyjnych; - dozorcy; - portier-dozorcy; - woźne; - konserwatorzy; - pracownicy pracy lekkiej; - kucharze; - pomoce kuchenne; b) stanowisko ds. BHP; c) stanowiska ds. kadrowo-administracyjnych; d) stanowisko ds. administracyjnych i zamówień publicznych; e) stanowisko ds. informatycznych, f) stanowisko ds. administracyjnych; 4) radca prawny. 5. Dyrektorowi podlegają bezpośrednio: 1) główny księgowy; 2) kierownik referatu; 3) stanowisko ds. BHP; 4) stanowisko ds. informatyki; 5) stanowiska ds. kadrowo-administracyjnych; 6) stanowisko ds. administracyjnych i zamówień publicznych; 7) radca prawny. 6. Głównemu księgowemu podlegają bezpośrednio: 1) stanowiska ds. finansowych; 2) stanowisko ds. finansowo-administracyjnych. 7. Kierownikowi referatu podlegają bezpośrednio: 1) stanowiska ds. kadrowo-administracyjnych; 2) stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych 3) robotnicy pracy lekkiej wykonujący swoje zadania w POPPiDM, PCUW, PZDP, PCPR; 4) Kucharze obsługujący stołówkę przy ul Browarnej 1, Polkowice; 8. Stanowisku ds. kadrowo-administracyjnemu w ZS Chocianów podlegają bezpośrednio: 1) dozorcy; 2) robotnicy pracy lekkiej; 3) konserwator; 9. Stanowisku ds. administracyjno-gospodarczych u w ZS Polkowice podlegają bezpośrednio: 1) dozorcy; Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 3 z 10

4 2) robotnicy pracy lekkiej; 3) konserwator; 10. Stanowisku ds. kadrowo-administracyjnemu w DWDZ podlegają bezpośrednio: 1) dozorca; 2) robotnicy pracy lekkiej; 3) konserwator; 4) kucharze; 5) pomoce kuchenne; 11. Pracą działu finansowego kieruje bezpośrednio główny księgowy, jako kierownik komórki organizacyjnej. 12. Pracą działu organizacyjno-administracyjnego z wyłączeniem referatu organizacyjnego kieruje Dyrektor, jako kierownik komórki organizacyjnej. 13. Pracą referatu organizacyjnego w sprawach o charakterze organizacyjno-gospodarczym kieruje kierownik referatu, jako kierownik komórki organizacyjnej; 14. Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za całość spraw objętych zakresem działania komórek, którymi kierują oraz za prawidłową współpracę pomiędzy działami i stanowiskami pracy. 15. Pracą kierowników komórek organizacyjnych w czasie ich nieobecności kieruje wyznaczony przez Dyrektora pracownik. 16. Szczegółową strukturę organizacyjną Centrum określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Rozdział 3 Zakres działania kierownictwa i poszczególnych komórek organizacyjnych 17. Do zadań, obowiązków i uprawnień Dyrektora należy w szczególności: 1) reprezentowanie Centrum na zewnątrz; 2) kierowanie, organizowanie i koordynowanie pracy Centrum; 3) organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie wspólnej obsługi jednostek obsługiwanych zgodnie z działalnością statutową Centrum; 4) zapewnienie prawidłowego działania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz kontroli ich działania; 5) wydawanie wszelkich zarządzeń wewnętrznych dotyczących działalności Centrum; 6) dokonywanie czynności prawnych związanych z prowadzeniem Centrum zgodnie z przepisami dotyczącymi funkcjonowania jednostki organizacyjnej; 7) sprawowanie nadzoru w zakresie ochrony informacji niejawnych; 8) realizacja uchwał Rady Powiatu, Zarządu Powiatu ; 9) przygotowywanie rocznych propozycji do planów i przedkładanie ich Zarządowi Powiatu przy zatwierdzaniu budżetu powiatu; 10) organizowanie i zapewnianie prawidłowego działania kontroli, a także należyte wykorzystywanie wyników kontroli; 11) Dyrektor podejmuje ostateczne decyzje we wszystkich sprawach z zakresu działania Centrum. 18. W przypadku nieobecności Dyrektora lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków funkcje tę sprawuje ponosząc całkowitą odpowiedzialność za podjęte w tym czasie działania upoważniony pracownik. 19. Działem Finansowym kieruje Główny księgowy. Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 4 z 10

5 20. Uprawnienia i obowiązki Głównego księgowego określają przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016 poz ze zm.) 21. Główny księgowy w szczególności odpowiada za: 1) całokształt spraw związanych z finansową i rachunkową obsługą Centrum i jednostek obsługiwanych w oparciu o istniejące przepisy w tym zakresie; 2) nadzór nad wykonaniem i realizacją planu finansowego Centrum i jednostek 3) opracowywanie projektów planu finansowego Centrum oraz zmian do tego planu; 4) koordynacje i pomoc przy opracowywaniu projektów planów finansowych dla jednostek obsługiwanych oraz opracowywanie zmian tych planów w oparciu o wytyczne dyrektorów jednostek 5) sporządzanie sprawozdań z wykonania planu Centrum i jednostek obsługiwanych, analizy stopnia realizacji zadań i opracowywanie wniosków Centrum dotyczących zmian w planie oraz przygotowywanie informacji na potrzeby Zarządu Powiatu, Skarbnika Powiatu oraz dyrektorów jednostek 6) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi Centrum i jednostek 7) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Centrum i jednostek 8) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych Centrum i jednostek; 9) opracowywanie projektów i aktualizowanie instrukcji i zarządzeń kierownika jednostki regulujących w szczególności gospodarkę finansową oraz zasady (politykę) rachunkowości Centrum. 22. Kierownik referatu w szczególności odpowiada za: 1) nadzór nad wykonywaniem i realizacją zadań w zakresie: - organizacji zaopatrzenia w artykuły żywnościowe stołówek Centrum i jednostek - prowadzenia dokumentacji w zakresie HACCP, GHP, GMP Centrum i jednostek - prowadzenia spraw administracyjno gospodarczych Centrum i jednostek obsługiwanych w zakresie zaopatrywania w sprzęt, wyposażenie, materiały biurowe, środki czystości, odzież ochronną itp.; - utrzymania czystości i porządku w Centrum i jednostkach - prowadzeniem drobnych napraw, remontów obiektów należących do Centrum i jednostkach 2) Kierownik referatu realizując zadania w zakresie działu finansowego powierzone zakresem obowiązków posługuję się symbolem oznaczenia komórki organizacyjnej FN; 3) Kierownik referatu realizując zadania w zakresie działu organizacyjno-administracyjnym powierzone zakresem obowiązków posługuję się symbolem oznaczenia komórki organizacyjnej OA; 23. Dział Finansowy realizuje zadania w zakresie: 1) obsługi finansowo-rachunkowej Centrum i jednostek 2) prowadzenia obsługi płacowej, rozliczeń z ZUS, z US Centrum i jednostek 3) prowadzenia obsługi bankowej i kasowej Centrum i jednostek 4) kontroli dokumentacji finansowej pod względem formalno-rachunkowym Centrum i jednostek 5) prowadzenia rejestru umów Centrum; 6) prowadzenia rejestru upoważnień i pełnomocnictw Centrum; 7) prowadzenia rejestru prenumerat Centrum; 8) prowadzenia rejestru książek Centrum; 9) prowadzenia spraw związanych z obsługą ZFŚŚ Centrum; Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 5 z 10

6 10) współpracy oraz pomocy przy obsłudze ZFŚS jednostek 11) prowadzenia ewidencji księgowej majątku Centrum i jednostek obsługiwanych, sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego wynikającej z ewidencji księgowej; 12) organizacji i współpracy z jednostkami obsługiwanymi w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji; 13) rozliczania inwentaryzacji składników majątkowych Centrum i jednostek 14) prowadzenia rozliczeń z tytułu najmu lokali i dzierżawy nieruchomości oraz innych usług; 15) prowadzenie spraw związanych z podatkiem VAT m.in. prowadzenie ewidencji sprzedaży, sporządzanie deklaracji VAT; 16) prowadzenia rejestru wydawanych wewnętrznych aktów Centrum; 17) prowadzenia rejestru skarg i wniosków Centrum; 18) dokonywania uzgodnień w zakresie gospodarki materiałowej jednostek 19) windykacji należności Centrum i jednostek 20) przygotowanie danych dotyczących działu do sprawozdań SIO jednostek 21) klasyfikowania wydatków strukturalnych Centrum i prowadzenia rejestru tych wydatków dla Centrum i jednostek 22) prowadzenia spraw w zakresie ubezpieczeń majątkowych Centrum i jednostek obsługiwanych z wyłączeniem PZDP; 23) wykonywania obsługi kancelaryjnej Centrum; 24) prowadzenia składnicy akt Centrum; 25) współpracy ze Skarbnikiem Powiatu w zakresie realizacji planu finansowego Centrum i jednostek organizacyjnych; 26) załatwiania całokształtu spraw związanych z obsługą biurową Centrum; 27) opracowywania projektów wewnętrznych aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw działu dla Centrum i jednostek 28) wykonywanie zadań działu organizacyjno-administracyjnego w zakresie, którym powierzono wykonywanie zadań zakresem obowiązków pracownikom z działu Finansowego; 29) wykonywania innych zadań wynikających z przepisów obowiązującego prawa; 30) innych spraw o charakterze finansowo administracyjnym nieujętych w regulaminie. 24. Dział Organizacyjno-Administracyjny realizuje zadania w zakresie: 1) prowadzenia spraw kadrowych i dokumentacji osobowej pracowników Centrum i jednostek 2) opracowywania projektów wewnętrznych aktów prawnych prowadzonych spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Centrum w zakresie działań statutowych; 3) przygotowania i przeprowadzenie procedury naboru na wolne stanowiska Centrum; 4) pomocy i udziału w przygotowaniu i przeprowadzeniu procedury naboru na wolne stanowiska jednostek 5) współdziałania z Urzędem Pracy i innymi organizacjami w zakresie zatrudnienia bezrobotnych w ramach dostępnych programów zatrudnienia; 6) przygotowania danych dotyczących działu do sprawozdań SIO jednostek 7) prowadzenia gospodarki materiałowej Centrum i jednostek obsługiwanych w zakresie stołówek; 8) organizacji zaopatrzenia w artykuły żywnościowe stołówek Centrum i jednostek Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 6 z 10

7 9) prowadzenia spraw związanych z polityką bezpieczeństwa informatycznego Centrum i jednostek 10) prowadzenia dokumentacji w zakresie HACCP, GHP, GMP Centrum i jednostek 11) prowadzenia spraw bhp i p.poż Centrum i jednostek 12) prowadzenia spraw związanych z ochroną danych osobowych Centrum; 13) pomocy, koordynowania spraw związanych z ochroną danych osobowych jednostek 14) prowadzenia nadzoru nad stanem technicznym i zapewnienia sprawności funkcjonowania obiektów Centrum i jednostek 15) zlecań okresowych przeglądów stanu technicznego budynków i instalacji; 16) prowadzenia książek obiektów budowlanych Centrum i jednostek 17) prowadzenia spraw administracyjno gospodarczych Centrum i jednostek obsługiwanych w zakresie zaopatrywania w sprzęt, wyposażenie, materiały biurowe, środki czystości, odzież ochronną itp.; 18) prowadzenia ewidencji składników majątkowych jednostek 19) planowania w porozumieniu z dyrektorami jednostek obsługiwanych remontów obiektów oraz prowadzenia prac remontowych w tych obiektach; 20) prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej Centrum; 21) prowadzenia obsługi informatycznej Centrum i jednostek 22) opracowywania rocznych planów zamówień publicznych realizowanych przez Centrum; 23)pomocy, koordynowania przy opracowywaniu rocznych planów zamówień publicznych realizowanych przez jednostki obsługiwane; 24) opracowywania rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych realizowanych przez Centrum; 25) pomocy, koordynowania nad opracowywaniem rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych realizowanych przez jednostki obsługiwane; 26) przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla Centrum; 27) przygotowania i przeprowadzania wspólnych postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla Centrum i jednostek obsługiwanych na podstawie udzielonych pełnomocnictw tych jednostek; 28) prowadzenia na wniosek i w porozumieniu z kierownikiem jednostki obsługiwanej zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki obsługiwanej zamówień publicznych poniżej kwoty określonej w art. 4 ust. 8 oraz postępowań, o którym mowa w art. 67 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 poz ze zm.) jednostek obsługiwanych z wyłączeniem Polkowickiego Zarządu Dróg Powiatowych w Przemkowie. 29) utrzymanie czystości i porządku w Centrum i jednostkach 30) prowadzenie drobnych napraw, remontów obiektów należących do Centrum i jednostkach 31) opisywania i kontroli dokumentacji finansowej pod względem merytorycznym w zakresie zadań statutowych Centrum realizowanych na rzecz jednostek 32) wnioskowanie przez pracownika Centrum jako osoby merytorycznej do dyrektora jednostki obsługiwanej o udzielenie zamówień publicznych w zakresie zadań statutowych Centrum realizowanych na rzecz jednostek 33) wykonywania innych zadań wynikających z przepisów obowiązującego prawa; 34) wykonywanie zadań działu finansowego w zakresie, którym powierzono wykonywanie zadań zakresem obowiązków pracownikom z działu organizacyjno-administracyjnym; 35) innych spraw o charakterze organizacyjno administracyjnym nieujętych w regulaminie. Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 7 z 10

8 25. Radca Prawny realizuje zadania w zakresie: 1) udzielanie opinii, porad i wyjaśnień w zakresie stosowania prawa; 2) wykonywanie zastępstwa procesowego Powiatu Polkowickiego reprezentowanego przez Dyrektora Centrum oraz Dyrektorów jednostek obsługiwanych przez Centrum; 3) egzekucji sądowa należności cywilnoprawnych należnych Powiatowi w zakresie wynikającym z obsługi Centrum lub należnych Centrum oraz jednostkom obsługiwanym przez Centrum; 4) parafowanie projektów, zarządzeń oraz umów Centrum i jednostek 5) udzielanie informacji o zmianach w przepisach prawa dotyczących funkcjonowania powiatu w zakresie wynikającym z zadań Centrum; 6) sporządzanie opinii prawnych na pisemny wniosek: - dyrektora Centrum; - osób zajmujących stanowiska samodzielne w Centrum; - dyrektorów jednostek obsługiwanych przez Centrum; -kierowników poszczególnych wydziałów, działów, zespołów lub upoważnionych przez nich pracowników oraz osób zajmujących stanowiska samodzielne w jednostkach obsługiwanych przez Centrum. Rozdział 4 Zadania wspólne dla kierowników komórek organizacyjnych 26. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za prawidłową realizację jej zadań merytorycznych. 27. Do zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników komórek organizacyjnych Centrum w szczególności należą: 1) koordynowanie i kontrola pracy podległej komórki organizacyjnej; 2) ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności podległym pracownikom; 3) wyznaczanie zastępstwa pracownika w przypadku jego urlopu, choroby lub innej długotrwałej nieobecności; 4) powierzenie, w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania zadań dodatkowych, nieobjętych zakresem czynności wiążących się z realizacją zadań komórki; 5) przygotowywanie oraz nadzór nad przygotowywaniem projektów zarządzeń, regulaminów, uchwał przez podległych pracowników; 6) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych; 7) wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Dyrektora. 28. Przy realizacji nałożonych zadań wszystkie komórki organizacyjne obowiązane są współdziałać ze sobą w zakresie wykonywanych zadań Centrum. 29. Podpisywanie pism na zewnątrz jest kompetencją Dyrektora; 30. Podpisywanie pism na zewnątrz przez pracowników Centrum jest możliwe w przypadku udzielonego pracownikowi upoważnienia przez Dyrektora; Pracownicy Centrum są obowiązani parafować przedkładane Dyrektorowi pisma do podpisu. 31. Szczegółowy podział zadań i obowiązków oraz system zastępstw w działach i między działami dla poszczególnych pracowników określają ich indywidualne zakresy obowiązków oraz wewnętrzne akty prawne. 32. W sytuacjach koniecznych każdej komórce organizacyjnej mogą być zlecone inne czynności i zadania związane z zakresem działania Centrum poza czynnościami podstawowymi określonymi w niniejszym regulaminie i przydzielone poszczególnym pracownikom indywidualne zakresy obowiązków. Rozdział 5 Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 8 z 10

9 Postanowienia końcowe 33. Regulamin organizacyjny Centrum zatwierdzony został uchwałą Nr 110/115/2017 Zarządu Powiatu Polkowickiego z dnia 20 lipca 2017 r. i obowiązuje od dnia jej podjęcia. Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 9 z 10

10 Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Centrum Usług Wspólnych w Polkowicach Dyrektor Dział Finansowy (FN) Dział Organizacyjno- Administracyjny (OA) Radca Prawny (RP) Główny księgowy Referat organizacyjny Stanowisko ds. BHP Stanowisko ds. informatyki Stanowisko ds. kadrowoadministracyjnych (2 etat) Stanowisko ds. administracyjnych i zamówień publicznych Stanowiska ds. finansowych (5 etatów) Kierownik referatu Stanowisko ds. finansowoadministracyjnym Stanowisko ds. kadrowoadministracyjnych (ZS Chocianów) (1etat) Stanowisko ds. kadrowoadministracyjnych (DWDZ) Kucharz /Intendent/ (2 etaty) Stanowisko ds. administracyjnogospodarczych ZS Polkowice POPPPiDM /PCUW/PCPR - ul. Górna/ PZDP Dozorca (2 etaty) Konserwator Portier-dozorca (2 etaty) Robotnik pracy lekkiej ( 1,5 etat) Robotnik pracy lekkiej (0,5 etatu) Robotnik pracy lekkiej (5 etatów) Dozorca Robotnik pracy lekkiej (11) Konserwator Robotnik pracy lekkiej (3,75 etaty) Konserwator (0,5 etatu) Kucharz (3 etaty) Pomoc kuchenna (3 etaty) Id: B B A C0AA943F. Podpisany Strona 10 z 10