Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe

Transkrypt

1 Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe

2 Instrukcja kancelaryjna zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej, sposób rejestracji spraw, sposób załatwiania spraw, postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych (ich archiwizacją).

3 Protokół jest sprawozdaniem, które sporządza się w formie aktu, ustalając przebieg wydarzeń, dokonane czynności lub stwierdzone fakty

4 Rodzaje protokołów: protokół zdawczo-odbiorczy, sporządzany jest przy przekazywaniu rzeczy i spraw, zawarte są w nim informacje o przekazywanych sprawach i wartościach materialnych, np. ilość, cena, wartość, miejsce i data sporządzania, określenie strony przekazującej i odbierającej, podpisy przekazującego i odbierającego oraz ewentualnie protokolanta,

5 Rodzaje protokołów: protokół kontroli, jest sprawozdaniem przeprowadzonej kontroli, zawiera opis czynności kontrolnych oraz stwierdzony stan faktyczny, wskazuje nieprawidłowości i niedociągnięcia, protokół zebrania, ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania, zawiera porządek zebrania, opis przebiegu zebrania, podjęte uchwały, formułę o zakończeniu, podpisy przewodniczącego zebrania i protokolanta,

6 protokół zdarzeń, zawiera stwierdzenia ściśle określonych faktów i towarzyszących okoliczności, podpisy sporządzających, protokół przesłuchania, sporządza się na formularzach, z protokołu powinno wynikać, kto, gdzie i jakich czynności dokonał, kto był obecny i w jakim charakterze, co ustalono i jakie uwagi zgłoszono do protokołu. Odczytuje się go uczestnikom i przez nich powinien być podpisany po odczytaniu,

7 Części składowe protokołu

8

9 Protokół zebrania Koła Miasta Zachwytów, które odbyło się 17 września 2005 r. w Domu Kultury w Zachwytowie, ul. Warszawska 22 Obecni : - Alicja Kot przewodnicząca zebrania, prezes Koła Miłośników Miasta Zachwytów; - Janina Mazur Kustosz Muzeum Regionalnego; - Jan Kozik archeolog; - Juliusz Wirnik prezes firmy WIR ZACH; - pozostali członkowie Koła Miasta Zachwytów wg załączonej listy obecności (zał. 1). Porządek dzienny : 1. Podsumowanie pracy Koła Miasta Zachwytów z roku Wypowiedź pani Anny Okupnik księgowej Koła. 3. Afera archeologiczna. 4. Sprawa dofinansowania przedsięwzięć Koła przez firmę WIR ZACH. 5. Wybory prezesa na rok Sprawy bieżące. Do p. 1. Przewodnicząca zebrania przedstawiła oraz przywitała przybyłych na zebranie gości. Została także utworzona komisja skrutacyjna. Następnie przewodnicząca przedstawiła porządek zebrania i przeszła do podsumowania pracy Koła Miasta Zachwytów z roku Zwróciła szczególną uwagę na bardzo dobrze rozwiniętą współpracę Koła z uczniami i rodzicami Liceum Ogólnokształcącego nr 1 w naszym mieście. Podkreśliła, że organizowane są liczne wycieczki (odbyły się już 4) i zachęciła do aktywnego w nich udziału. Następnie przeszła do podsumowania pracy Koła w pierwszym i drugim kwartale bieżącego roku. Ukazała, jak ważne jest to, że pan Tomasz Jankowski ( redaktor czasopisma Zachwytów mój dom ) zdobył nagrodę dziennikarzy.

10 Do p. 2. Do p. 3. Pani Alicja Kot w dalszej części zebrania przeszła do omawiania afery archeologicznej. Podkreśliła, że była to afera na skalę krajową. Firma AUTOBUD znalazła szczątki ludzkie i elementy trumienne. Po licznych badaniach uczeni doszli do wniosku, że były to elementy kostne z XVIII / XIX wieku. Przewodnicząca ukazała po krótce zebranym historię. Okazało się, że w 1887 r. w miejscu parku i amfiteatru istniał cmentarz protestancki. Padło więc pytanie do archeologa o przyczynę całej afery. W 1968r. kiedy budowano park i amfiteatr nie odnaleziono w dokumentach żadnej wzmianki o istnieniu w tym miejscu cmentarza. Dlatego dopiero podczas budowy natrafiono na szczątki i kazano je przenieść na jeden z istniejących cmentarzy protestanckich. Do p. 4. Do p. 5. Do p. 6. NA TYM PROTOKÓŁ ZAKOŃCZONO. Protokołowała Przewodniczyła /dr Anna Macioszek/ /Alicja Kot/ Załączniki : 1. Lista obecności członków Koła Miasta Zachwytów. Sieraków, 17 września 2019 r

11 Sprawozdanie jest to ustny lub pisemny opis wypadków i zdarzeń z określonego stanu rzeczy za określony czas. Należy je sporządzić rzetelnie i dokładnie. Powinno składać się z następujących elementów: słowo sprawozdanie" w tytule, określenie, czego sprawozdanie dotyczy, okresu, jakiego dotyczy sprawozdanie, zasadniczej części sprawozdania, w której opisuje się liczbowo albo słownie, zdarzenia czy wypadki i wnioski.

12 Rodzaje sprawozdań: sprawozdanie liczbowe, zawiera dane statystyczne dotyczące działalności za pewien okres, musi być właściwie wypełnione, bez błędów rachunkowych i zawierać prawdziwe dane. Przygotowuje się je na formularzach lub w tabelach opracowanych we własnym zakresie,

13 sprawozdanie ankietowe, polega na zbieraniu informacji za pomocą zadawania określonych pytań, przedstawionych w specjalnych kwestionariuszach, formularzach ankietowych, *sprawozdania opisowe, stosuje sieje w sprawach, np. sprawozdanie z wyjazdu służbowego, polega na przedstawieniu w formie pisemnej wypadków, zdarzeń, wyników, składa się z części wstępnej i końcowej.

14

15

16 Notatka służbowa, służy do przekazywania informacji między komórkami organizacyjnymi lub pracownikami, wówczas gdy ustny przekaz nie jest wystarczający. Powinna być prosta, zwięzła i krótka. Części składowe notatki: część wstępna, część zasadnicza, wnioski. W nagłówku notatki wskazuje się, dla kogo jest ona przeznaczona, od kogo pochodzi i czego dotyczy. Do notatek zalicza się między innymi: życzenia i wnioski interesantów, relacje z przeprowadzonych rozmów telefonicznych.

17 Notatka służbowa o zdarzeniu W dniu.. o godz..miała miejsce sytuacja (opis zdarzenia fakty, sprawcy, poszkodowani): W powyższej sytuacji (co zrobiono, kogo powiadomiono, inne działania): Świadkiem/ami zdarzenia był/li:. (wymienić: imię, nazwisko, klasa, itd.): Data sporządzenia notatki Notatkę sporządził/a Podpis dyrektora Zespołu Szkół

18 Rejestrowanie i znakowanie pism przychodzących i wychodzących

19 Instrukcja Kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna jest to zbiór przepisów ustalających tryb zasady i normy postępowania regulujące sprawne wykonywanie czynności biurowych. Instrukcja normuje obieg dokumentów wewnątrz Uczelni od chwili wpływu lub powstania aż do momentu ich przekazania do Archiwum Uniwersytetu. Najważniejszą istotą każdej instrukcji kancelaryjnej jest system rejestracji.

20 W biurowości funkcjonują trzy podstawowe systemy kancelaryjne: System dziennikowy System bezdziennikowy System mieszany Wybierając jeden z powyższych systemów, należy wiedzieć, na czym polegają założenia każdego z nich, jak również jakie są ich wady i zalety.

21 System dziennikowy W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik rejestruje w dzienniku podawczym (zwanym też korespondencyjnym). Każde pismo otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku. Przykładowy znak pisma w systemie dziennikowym: 23/09 kolejny nr pisma w danym roku dwie ostatnie cyfry roku

22 System dziennikowy dc. Numer ten traktowany jest jako znak pisma, który wpisuje się w pieczątkę wpływu. W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw. Pisma odnoszące się do tej samej sprawy mają różne numery dziennika co nie sprzyja tworzeniu akt sprawy. Powstaje chaotyczny zbiór pism.

23 System bezdziennikowy W systemie bezdziennikowym rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w spisie spraw tylko raz na podstawie pierwszego pisma ją wszczynającego, reszty pism w obrębie danej sprawy się nie rejestruje. Każde pismo w danej sprawie ma ten sam numer, tę samą sygnaturę. System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

24 Znakowanie spraw w systemie bezdziennikowym Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Przykład 1 ASK /05 ASK BIURO DS. SZPITALI I BAZY KLINICZNEJ REJESTRY SKARG I WNIOSKÓW NUMER SPRAWY W SPISIE SPRAW SKRÓCONA LICZBA ROKU

25 Budowa rzeczowego wykazu akt Rzeczowy wykaz akt zbudowany jest w formie tabeli, która zawiera następujące kolumny:

26

27 Na temat rejestracji warto wiedzieć, że 1. Rejestracji nie polegają: publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, powtarzające się oferty współpracy np. oferty szkoleń, wyposażenia biurowego itp. 2. Druki i okolicznościowe dokumenty wymienione wyżej należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych wg klasyfikacji wynikającej z rzeczowego wykazu akt.