WZÓR INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Transkrypt

1 ZATWIERDZAM: WZÓR INSTRUKCJA KANCELARYJNA

2 2 SPIS TREŚCI Strona Rozdział I Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej 3 Rozdział II System kancelaryjny i wykaz akt 4 Rozdział III Rejestracja i znakowanie spraw 5 Rozdział IV Ramowy zakres działania kancelarii w jednostce organizacyjnej 6 Rozdział V Przyjmowanie korespondencji wpływającej 7 Rozdział VI Obieg korespondencji 8 Rozdział VII Załatwianie spraw 10 Rozdział VIII Wykonywanie, podpisywanie pism i umieszczanie pieczęci urzędowych 11 Rozdział IX Wysyłanie korespondencji 12 Rozdział X Zakładanie teczek aktowych i przechowywanie akt 13 Rozdział XI Przejmowanie dokumentacji przez składnicę akt 14 Rozdział XII Postępowanie z aktami po likwidacji lub reorganizacji komórek organizacyjnych 15 Rozdział XIII Postanowienia końcowe 15 Załączniki: Nr 1 Wykaz znaków rozpoznawczych 16 Nr 2 Zasady obiegu dokumentacji 17 Nr 3 Schemat obiegu pism do wiadomości 18 Nr 4 Wzór pisma kierowanego na zewnątrz 19 Nr 5 Wzory podpisywania pism 20 Nr 6 Przykład opisu teczki aktowej 21 Nr 7 Wzór spisu spraw 22

3 3 ROZDZIAŁ I Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej 1. Przedmiotem instrukcji jest tryb postępowania z dokumentacją jawną. Instrukcja określa zasady obiegu dokumentacji niezależnie od techniki ich wykonania, ich podział, klasyfikację, sposób przechowywania i tryb załatwiania spraw. 2. Przepisy instrukcji stosuje się dla całej jednostki organizacyjnej 3. Postępowanie z dokumentacją niejawną określają odrębne przepisy. 4. Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają: a) Dokumentacja - wszelkie pisma, plany, protokóły itp. oraz dyskietki i inne magnetyczne nośniki informacji po zarejestrowaniu przez kancelarię, b) komórka organizacyjna grupa pracowników realizujących wspólnie zadania wynikające z podziału organizacyjnego i regulaminu organizacyjnego (zespół, sekcja, filia, itp.), c) pracownik wyznaczony jeden z pracowników merytorycznych komórki organizacyjnej, wyznaczony przez jej kierownika do założenia i bieżącego prowadzenia ewidencji pism wchodzących do zespołu i przekazywania ich innym merytorycznym pracownikom komórki organizacyjnej zgodnie z dekretacją kierownika tej komórki lub innego właściwego przełożonego, d) pracownik merytoryczny pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę, e) spis spraw- formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw objętych hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt (wg wzoru: załącznik nr 7 niniejszej instrukcji), f) teczka aktowa skoroszyt, segregator służące do przechowywania w określonym roku kalendarzowym pokrewnej tematycznie dokumentacji ustalonej w rzeczowym wykazie akt g) rzeczowy wykaz akt tematyczny podział akt, zawierający jednocześnie archiwalną kwalifikację akt, oznaczony w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym, hasłem

4 4 klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną. h) załącznik pismo lub opracowanie, którego treść odnosi się do pisma zasadniczego lub dołączony do systemu komputerowego oddzielny plik. ROZDZIAŁ II System kancelaryjny i wykaz akt 1. Instrukcja omawia bezdziennikowy system kancelaryjny *, którego podstawą jest rzeczowy wykaz akt. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw, a nie pism. 2. Wykaz akt jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej: - całość wytwarzanych akt jest podzielona na klasy I rzędu (od 0 do 9), - w ramach tych klas wprowadza się klasy II rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 oraz III i IV rzędu utworzonego wg takich samych zasad. 3. Rzeczowy wykaz akt opracowany został niezależnie od struktury organizacyjnej. Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji) występujące w różnych komórkach organizacyjnych, będą posiadały te same symbole i hasła klasyfikacyjne. Wyróżniać je będą tylko symbole literowe, stanowiące oznaczenie nazwy danej komórki organizacyjnej. (załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji) 4. Każda komórka organizacyjna sporządza do własnego użytku wyciąg z wykazu akt zawierający tylko te pozycje, które są w zakresie jej działania. 5. Oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej są zamieszczone w Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt. 6. Terminy przechowywania dokumentacji określa rzeczowy wykaz akt. 7. Zmiany w wykazie akt, polegające na rozbudowaniu klas I i II rzędu można dokonać tylko za zgodą dyrektora, natomiast III i IV rzędu może dokonać kierownik komórki organizacyjnej.

5 5 ROZDZIAŁ III Rejestracja i znakowanie spraw 1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez komórkę organizacyjną pisma. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 2. Znak sprawy jest jej cechą rozpoznawczą i składa się z czterech części: a) znaku rozpoznawczego komórki organizacyjnej (załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji), b) liczbowego symbolu hasła z rzeczowego wykazu akt, c) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, d) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw. Np.: ZOP /03 - oznacza - ZOP Zespół Organizacyjno Personalny liczbowy symbol hasła z rzeczowego wykazu akt - 12 pismo zarejestrowane w spisie spraw pod poz rok Rejestrowanie spraw w spisie spraw, nadawanie znaku sprawy na pismach wysyłanych oraz ich kompletowanie, a także zakładanie teczek aktowych, przechowywanie w nich akt spraw i przekazanie do składnicy akt zgodnie z instrukcją o archiwizacji należy do obowiązków pracownika merytorycznego komórki organizacyjnej załatwiającej sprawę. 4. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe rejestry, skorowidze itp. lub inne pomoce ewidencyjne odpowiadające wymaganiom bieżącej działalności. 5. Skargi są ewidencjonowane i rejestrowane przez wyznaczonego pracownika każdej jednostki organizacyjnej w spisach spraw ujętych w teczkach akt skargi. 6. Nie podlegają rejestracji:

6 6 a) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma itp. nie wymagające merytorycznego załatwienia), b) zaproszenia, życzenia itp. c) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy. 7. Faktury i rachunki należy rejestrować na zasadach określonych odrębnymi uregulowaniami. 8. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej założonej wg klas wykazu. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z rzeczowym wykazem. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się oddzielne teczki aktowe i nowe wykazy spraw. 9. Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu danego roku, załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Zmiana znaku sprawy z jednoczesnym wpisaniem do nowego wykazu spraw następuje wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. W razie niewielkiej liczby pism teczki aktowe można prowadzić dłużej niż rok. ROZDZIAŁ IV Ramowy zakres działania kancelarii w jednostce organizacyjnej 1. Kancelaria spełnia funkcje: a) punktu przyjęć korespondencji i jej rozdziału na komórki organizacyjne, b) ekspozytury pism wychodzących. 2. Do podstawowego zakresu działania kancelarii należy: a) przyjmowanie przesyłek, rejestrowanie ich i umieszczanie pieczątek wpływu, b) przedkładanie przesyłek: - kierownikowi jednostki organizacyjnej (lub osobie przez niego wyznaczonej) poprzez sekretariat, - wskazanemu imiennie adresatowi - bezpośrednio, c) wydawanie przesyłek poszczególnym komórkom organizacyjnym zgodnie z dekretacją,

7 7 d) ewidencjonowanie i wysyłanie przesyłek do adresatów poprzez właściwą pocztę lub posłańca (doręczyciela), e) kompletowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji kancelaryjnej, f) ewidencjonowanie, przechowywanie i wydawanie pieczęci oraz wydawnictw, przechowywanie aktów prawnych, normatywnych, pism regulacyjnych itp. 3. Szczegółowy zakres działania kancelarii określa właściwy kierownik jednostki organizacyjnej. 4. W przypadkach uzasadnionych kancelaria może przejmować i przechowywać na zasadzie depozytu teczki aktowe komórek organizacyjnych. Zasady i okres przechowywania teczek aktowych w depozycie kancelarii określa kierownik jednostki organizacyjnej na wniosek kierownika komórki organizacyjnej kierującej je do depozytu. ROZDZIAŁ V Przyjmowanie korespondencji wpływającej 1. Nadsyłana dokumentacja przyjmowana jest przez pracownika kancelarii zorganizowanej w każdej jednostce organizacyjnej. 2. Dokumentację dostarczoną bezpośrednio do komórek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej oraz przekazaną przedstawicielom Firmy w czasie ich pobytu poza siedzibą biura muszą być przekazywane do kancelarii. 3. Dokumentacja przyjmowana przez kancelarię jest opatrzona datą wpływu do kancelarii z podaniem ilości załączników. Pieczątek nie umieszcza się na załącznikach. 4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki poza oznaczonymi do rąk własnych oraz adresowanych imiennie lub jeżeli zostało to w inny sposób wyraźnie zaznaczone przez nadawcę. 5. Wchodzące telegramy, wydrukowane przesyłki modemowe, faksowe itp., kancelaria rejestruje odnotowując datę i godzinę przyjęcia, a następnie przekazuje wg dyspozycji nadawcy. Faxy

8 8 należy powielić na ksero, kopię zarejestrować i przekazać do odbiorcy. Oryginał faxu jako pismo technicznie nietrwałe należy traktować jako dokument pomocniczy. 6. Koperty nadawcy dołącza się do: - pism dla których istotna jest data nadania np. skargi, odwołania, pisma terminowe itp., - pism w których brak jest nazwiska i adresu nadawcy, - załączników bez pisma przewodniego, - pism, których data przyjęcia przez kancelarię przekracza 7 dni od daty nadania. ROZDZIAŁ VI Obieg korespondencji 1. Zasady obiegu korespondencji zawiera załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 2. Pracownik kancelarii przekazuje dokumentację: a) adresatowi, b) w przypadku, gdy adresatem jest jednostka organizacyjna - jej kierownikowi lub osobie wyznaczonej w sposób określony przez dyrektora. 3. Kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona, dekretuje pismo wskazując kierownika komórki organizacyjnej, który poruszoną w nim sprawę ma odpowiednio zaewidencjonować, rozpatrzyć i nadać jej dalszy bieg. 4. Tryb postępowania ze skargami i wnioskami regulują odrębne przepisy (kodeks postępowania administracyjnego). 5. Kancelaria przekazuje pismo zgodnie z dekretacją: a) imienną osobie wskazanej w dekretacji lub b) wyznaczonemu pracownikowi zespołu (sekcji), gdy dekretacja określa tylko komórkę organizacyjną. 6. Kierownik komórki organizacyjnej:

9 9 a) dekretuje otrzymane pismo i przekazuje pracownikowi merytorycznemu, lub b) załatwia sprawę samodzielnie, lub c) przekazuje sprawę do akt. 7. Pracownik merytoryczny, któremu przekazano pismo do rozpatrzenia, po rozpatrzeniu sprawy, opracowuje stosowną dokumentację i po uzyskaniu aprobaty przełożonego i podpisu kierownika jednostki organizacyjnej (osoby uprawnionej) przekazuje: a) oryginał pisma wychodzącego wraz z ewentualnymi załącznikami w wymaganej ilości egzemplarzy do kancelarii jednostki organizacyjnej, celem jego przesłania do adresata (adresatów), b) zakłada teczkę sprawy i nadaje symbol kategorii archiwalnej, lub kieruje sprawę do teczki już istniejącej. 8. Kancelaria ewidencjonuje otrzymane do wysłania dokumenty i wysyła do adresata oryginał (jeżeli jest kilku adresatów kopie). 9. Pisma powstałe w wyniku rozpatrzenia skargi należy rejestrować oddzielnie i przechowywać w teczce oznaczonej symbolem skargi, przechowywanej w kancelarii jednostki organizacyjnej. 10. Pisma obiegiem do wiadomości (załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji) przekazywane są przez pracownika merytorycznego do kancelarii. Pracownik kancelarii po zewidencjonowaniu przekazuje je za pokwitowaniem do poszczególnych kierowników komórek organizacyjnych. Po zapoznaniu się z dokumentacją kierownik komórki organizacyjnej zwraca każdorazowo dokumenty do kancelarii. Po zakończeniu obiegu dokumentacja zostaje przekazane do odpowiedniej teczki w komórce organizacyjnej właściwej dla poruszanej sprawy.

10 10 ROZDZIAŁ VII Załatwianie spraw 1. Załatwianie spraw może być: 1) ustne. 2) pisemne. Przy załatwianiu spraw ustnie w razie konieczności sporządza się notatkę o sposobie jej załatwienia. Przy załatwianiu spraw pisemnie należy przestrzegać następujących zasad: a) każdą sprawę należy załatwiać oddzielnie, b) w odpowiedzi podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy, c) adresy pisze się w pierwszym przypadku, d) każde pismo oznacza się znakiem sprawy, e) udziela się dyspozycji co do sposobu sporządzania maszynopisów (ilości kopii, odstępy itp.) f) umieszcza się nad adresem dyspozycje dotyczące sposobu wysłania pisma (np. polecony), g) projekty pism podlegają zatwierdzeniu przez zwierzchnika zgodnie z wewnętrznym regulaminem pracy, h) tytuł służbowy osoby aprobującej oraz jego imię i nazwisko podaje się po prawej stronie, po zakończeniu treści pisma, i) gdy treść pisma ma być przekazana również innym adresatom należy ich wyszczególnić po lewej stronie na dole pisma tylko na kopii pozostającej w aktach (dotyczy osób prywatnych z podaniem nazwiska i adresu uwaga w załączniku nr 4 do niniejszej instrukcji). j) pod treścią pisma na dole ostatniej jego strony należy umieścić swoje inicjały oraz numer telefonu zgodnie ze wzorem (załącznik 4 do niniejszej instrukcji.)

11 11 ROZDZIAŁ VIII Wykonywanie, podpisywanie pism i umieszczanie pieczęci urzędowych. 1. Na korespondencji umieszcza się pieczęcie, do których zalicza się: a) pieczęcie podłużne z nazwą jednostki organizacyjnej, b) pieczęcie służbowe imienne, 2. W każdej jednostce organizacyjnej powinna być założona książka ewidencji wszystkich pieczęci, wykorzystywanych przez tę jednostkę. 3. Pieczęcie podłużne pozostają w dyspozycji upoważnionych pracowników. 4. Pieczęcie powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. 5. Pieczęcie są użytkowane na terenie jednostki organizacyjnej. Wyniesienie pieczęci jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych wypadkach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej. 6. Pisma kierowane na zewnątrz sporządza się na blankietach firmowych lub opatrzone pieczątką firmową zawierającą nazwę organu (załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji). 7. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym uprawnienia do podpisywania pism posiada każdy kierownik jednostki organizacyjnej w ramach swoich kompetencji i właściwości. Kierownik jednostki organizacyjnej może upoważnić swojego zastępcę, lub inne podległe mu osoby funkcyjne do podpisywania pism w zakresie upoważnienia. 8. Podpisujący umieszcza na oryginale pisma swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej stanowisko służbowe, imię i nazwisko. W sytuacji, gdy podpisujący działa w zastępstwie (wz), z upoważnienia (z up.) lub pełni obowiązki (p.o.) umieszcza się zapis maszynowy wskazany odpowiednio w zał. nr 5 do niniejszej instrukcji. 9. W przypadku masowej ilości pism informacyjnych Dyrektor może wyrazić zgodę na posługiwanie się pieczęcią faksymilową. 10. Pismo oznacza się datą przyjęcia przez kancelarię.

12 Pismo musi zawierać oznaczenie odbiorcy i jego dokładny adres. W przypadku pisma przesyłanego wg rozdzielnika kancelaria wpisuje nazwę adresata na kopercie. Wykazy adresatów objętych poszczególnymi rozdzielnikami, po akceptacji przez kierownika jednostki organizacyjnej wchodzą w skład dokumentów kancelaryjnych. 12. Potwierdzenia zgodności kopii z oryginałem dokonuje Kierownik Zespołu Organizacyjno Personalnego lub osoba upoważniona przez dyrektora. 13. Korespondencję jawną przesyła się za pośrednictwem, Poczty Polskiej lub urządzeń faksowych, modemowych i inernetowych. 14. Przesyłki o których mowa w pkt. 13, w zależności od potrzeb można wysyłać poprzez gońca. ROZDZIAŁ IX Wysyłanie korespondencji. 1. Wysyłaniem korespondencji zajmuje się kancelaria jednostki organizacyjnej. 2. Czynności w zakresie przygotowania pisma do wysłania polegają na: a) sprawdzeniu czy pismo jest podpisane, oznaczone numerem sprawy oraz czy dołączone są do pisma wszystkie załączniki, b) nadaniu daty przyjęcia od pracownika merytorycznego przez kancelarię, c) zaewidencjonowaniu pisma w książce doręczeń pocztowych, d) przekazaniu pisma posłańcowi lub właściwej delegaturze Poczty Polskiej lub osobie przekazującej pismo osobiście za pokwitowaniem. 3. Potwierdzeniem odbioru pisma od pracownika merytorycznego jest podpis i pieczęć pracownika kancelarii na jego kopii lub w dzienniku wykonawcy.

13 13 ROZDZIAŁ X Zakładanie teczek aktowych i przechowywanie akt 1. Akta spraw w toku załatwiania oraz przydzielone do załatwiania przechowuje pracownik merytoryczny w sposób ustalony w komórce organizacyjnej. 2. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach aktowych założonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt. 3. Wewnątrz teczek, akta spraw załatwionych powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw - chronologicznie. 4. Teczki aktowe spraw załatwionych przed zdaniem do składnicy akt, powinny być opisane w sposób wskazany w załączniku nr 6 do niniejszej instrukcji i obejmować: a) pełną nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, b) kategorię archiwalną z rzeczowego wykazu akt, c) tytuł (np. posiedzenia Rady Nadzorczej), d) datę (rok) rozpoczęcia i zakończenia spraw. 5. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres 2 lat. Okres przechowywania rozpoczyna się od 1 stycznia następnego roku po załatwieniu sprawy. 6. Akta spraw nie załatwionych w danym roku załatwia się w roku następnym. 7. Po upływie okresu wynikającego z pkt. 5 lub 6 akta spraw przekazuje się do składnicy akt swojej jednostki organizacyjnej zgodnie z instrukcją o organizacji i zakresie działania składnicy akt. 8. Teczki akt osobowych zatrudnionych pracowników przechowuje się w komórkach organizacyjno personalnych przez czas trwania zatrudnienia, a następnie przekazuje się do składnicy akt.

14 14 ROZDZIAŁ XI Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt 1. Akta spraw zakończonych powinny być przekazywane do składnicy akt przez komórkę organizacyjną, która ją wytworzyła, kompletnymi rocznikami w stanie uporządkowanym po okresie 2 lat licząc od 1 stycznia następnego roku po zakończeniu sprawy. W przypadku, gdy nadal dokumentacja jest potrzebna do bieżącej pracy można ją zachować w komórce organizacyjnej, jednak tylko na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt. 2. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć: a) wyłączenie wtórników, b) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami, a w obrębie sprawy chronologicznie, c) prawidłowe opisanie teczki polegającej na umieszczeniu na stronie tytułowej: - na środku u góry nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, w której te akta powstały, - w lewym górnym rogu znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z wykazu akt, - w prawym górnym rogu kategoria akt wraz z okresem ich przechowywania, - na środku tytuł akt wg wykazu akt, uzupełniony o bliższe określenie zawartości teczki, - pod tytułem daty skrajne akt znajdujących się w teczce. (załącznik nr 6) d) ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt. 3. W przypadkach stwierdzenia braków pism w teczce, osoba która przekazuje dokumentację do składnicy sporządza pisemne oświadczenie, w którym musi być wyjaśnione o jakie pismo chodzi, przyczyny jego braku oraz termin jego uzupełnienia. 4. Przekazanie akt kat. B do składnicy akt następuje na podstawie spisu zdawczo odbiorczego wykonanego w 3 egzemplarzach (1 egzemplarz po potwierdzeniu przez pracownika składnicy wraca do komórki zdającej akta, 2 egzemplarze pozostają w aktach składnicy). 5. Do akt przekazywanych do składnicy dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne jak kartoteki itp.

15 15 ROZDZIAŁ XII Postępowanie z aktami po likwidacji lub reorganizacji komórek organizacyjnych. 1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, składnica akt przejmuje akta spraw zakończonych zgodnie z zasadami ustalonymi w Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt, a sprawy w toku załatwiania przejmuje wyznaczona komórka organizacyjna. ROZDZIAŁ XIII Postanowienia końcowe. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują kontrolę wykonania czynności przydzielonych podległym im bezpośrednio pracownikom, sprawdzając okresowo stan spraw nie załatwionych, itp. 2. Sprawy nieuregulowane w niniejszej instrukcji, związane z obsługą kancelarii i obiegiem akt, określa kierownik jednostki organizacyjnej. * w kancelariach dopuszcza się stosowanie kancelaryjnych programów komputerowych. Instrukcja ta dostosowana jest do pracy w systemie bezdziennikowym. W systemie dziennikowym rejestrowane jest każde pismo w dziennikach korespondencyjnych, a nie sprawa. Dopuszcza się również stosowanie systemów mieszanych.

16 16 Załącznik nr 1 Wykaz znaków rozpoznawczych W celu usprawnienia pracy wprowadza się następujące znaki rozpoznawcze dla poszczególnych zespołów i sekcji do ujęcia w nadawanych numerach pism np. ZOP /03 RN Rada Nadzorcza D - Dyrektor ZM - Zastępca ds. mieszkaniowych ZI Zastępca ds. inwestycyjno - remontowych ZE Zastępca ds. Ekonomiczno - Finansowych GS Główny Specjalista DD Doradca Dyrektora ZOP Zespół Organizacyjno Personalny ZN Zespół Nieruchomości ZUN Zespół Utrzymania Nieruchomości ZGM Zespół Gospodarki Mieszkaniowej ZIR Zespół Inwestycji i Remontów ZEF Zespół Ekonomiczno Finansowy ZP Zespół Prawny SAO Sekcja Administracji Ogólnej Znaki rozpoznawcze należy łączyć z nazwami komórek organizacyjnych wg schematu organizacyjnego danego zakładu.

17 17 Załącznik nr 2 schemat obiegu dokumentacji nadawca KANCELARIA (ewidencjonowanie) Kierownik jednostki organizacyjnej (dekretacja) KANCELARIA (podział na komórki organizacyjne.) Wyznaczony pracownik (ewidencja) KIEROWNIK ZESPOŁU 1.Dekretacja lub 2.Wykonanie samodzielne 3. Parafowanie 4. Przedstawienie do podpisu PRACOWNICY MERYTORYCZNI (wykonanie, skompletowanie załączników, nadanie kategorii i numeru archiwizacji, założenie teczki spraw) Kierownik jednostki organizacyjnej (podpis) adresat KANCELARIA (ewidencjonowanie, przechowywanie, przekazywanie) SKŁADNICA AKT

18 18 Załącznik Nr 3 schemat obiegu pism do wiadomości Kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej KANCELARIA Komórka organizacyjna 1 KANCELARIA Komórka organizacyjna 2 KANCELARIA Komórka organizacyjna... KANCELARIA Właściwa komórka organizacyjna (teczka aktowa) SKŁADNICA AKT

19 19 Załącznik nr 4 NAZWA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ (pieczęć) Wzór pisma kierowanego na zewnątrz PEŁNA NAZWA ADRESATA ADRES Wasz znak data nasz znak data TREŚĆ PISMA... załączniki: Podpis (stanowisko) ( imię i nazwisko) Do wiadomości: 1. xxxx 2. xxxx (inicjały wykonawcy i numer telefonu) U W A G A: Z uwagi na przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych rozdzielnik z nazwiskami i adresami osób prywatnych pozostawić wyłącznie na piśmie aktowym.

20 20 załącznik nr 5 wzory podpisywania pism DYREKTOR w z. imię, nazwisko, podpis DYREKTOR z up. imię, nazwisko, podpis DYREKTOR p.o. imię, nazwisko, podpis

21 21 załącznik nr 6 przykład opisu teczki aktowej 0000 Kat. B nazwa...firmy... ZESPÓŁ ORGANIZACYJNO PERSONALNY POSIEDZENIA RADY NADZORCZEJ

22 22 załącznik nr 7 spis spraw rok Symbol komórki organizacyjnej Tytuł teczki wg wykazu akt l.p. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data uwagi Znak pisma z dnia Wszczęcia sprawy Załatwienia