Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Transkrypt

1 Elektroniczna Skrzynka Podawcza Instrukcja korzystania (pomoc) Urząd Miejski w Tczewie Spis treści 1. Zanim skorzystasz z ESP.. s Regulamin korzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej. s Podpisywanie dokumentów przy pomocy appletu Szafir. s Pomoc dla posiadających podpisy wydane przez Unizeto Certum s Pomoc dla posiadających podpisy wydane przez KIR s.a... s Składanie dokumentów do urzędu... s Weryfikacja poczty otrzymanej od urzędu.. s Sprawdzanie informacji o dokumencie s Podpisywanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru s. 8 1

2 1. Zanim skorzystasz z ESP Wszystkie potwierdzenia odbioru przesyłane przez urząd są zapisane w formacie PDF. Aby móc je prawidłowo odczytać, należy pobrać ze strony firmy Adobe darmowy program do ich przeglądania, Adobe Reader. Wszystkie pliki z potwierdzeniami są podpisane przez urząd podpisem elektronicznym. Program Adobe Reader posiada możliwość automatycznej weryfikacji takiego podpisu, ale aby było to możliwe, należy zainstalować w programie nasz certyfikat według instrukcji: o instrukcja dla Adobe Reader wersje 7.x i 8.x o instrukcja dla Adobe Reader wersje 6.x Każdy dokument otrzymany od urzędu należy zweryfikować. Jeśli w programie Adobe Reader dodano certyfikat ESP, to każdy otrzymany ze skrzynki podawczej będzie posiadał zielony symbol podpisu elektronicznego w prawym górnym rogu. Jeśli tego symbolu brak lub jest inny (lub w programie Adobe Reader nie zainstalowano certyfikatu ESP) należy skorzystać ze strony weryfikacji, dostępnej ze strony głównej skrzynki podawczej. Przy tym sposobie weryfikacji należy uważnie sprawdzić, czy adres strony jest właściwy: oraz czy strona jest bezpieczna. W przeglądarce Internet Explorer można to rozpoznać po symbolu kłódki na pasku statusu. W przeglądarkach Firefox i Opera dodatkowo pasek adresu przyjmuje kolor zielony lub żółty. 2. Regulamin korzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej 1. Niniejszy regulamin określa sposób doręczania dokumentów elektronicznych, zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. Nr 200, poz. 1651). 2. Dokumenty elektroniczne przyjmowane są za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Dokumenty składane poprzez Skrzynkę Podawczą muszą być opatrzone ważnym podpisem kwalifikowanym w rozumieniu Ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz z późn. zm.). 3. Podmiot publiczny akceptuje wszystkie dostarczone struktury fizyczne dokumentów elektronicznych określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. Nr 212, poz. 1766), w szczególności: o dokumenty tekstowe lub tekstowo-graficzne w formatach:.txt,.rtf,.pdf,.doc, Open Document o dokumenty zawierające informacje graficzne w formatach:.jpg (.jpeg),.gif,.tif o (.tiff),.png,.svg dokumenty o powyższych formatach skompresowane do:.zip,.tar,.gz (.gzip),.rar 4. Dokumenty elektroniczne doręczane do podmiotu publicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej powinny odpowiadać określonej formie odpowiednich wzorów wniosków, podań i innych dokumentów wymaganych do wszczęcia i załatwienia spraw z zakresu zadań publicznych należących do jego właściwości. 5. Na podstawie art. 63 3a Kodeksu Postępowania Administracyjnego dokument wniesiony do urzędu winien być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 6. Dokument elektroniczny zawierający wirusy lub inne niebezpieczne elementy będzie automatycznie odrzucany i nie zostanie przekazany do podmiotu publicznego. 2

3 7. Dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru, które jest odsyłane nadawcy dokumentu elektronicznego pocztą elektroniczną. 8. Wyżej wymienione urzędowe poświadczenie odbioru zawiera pełną nazwę podmiotu publicznego, datę i czas doręczenia dokumentu oraz numer kancelaryjny nadany dokumentowi przez podmiot publiczny. 9. Urzędowe poświadczenie odbioru doręczonego dokumentu elektronicznych jest wydawane w godzinach funkcjonowania podmiotu publicznego. 10. Podmiot publiczny może wystosować odpowiedź na dokument złożony poprzez Skrzynkę Podawczą. W przypadku wystosowania takiej odpowiedzi zostanie wygenerowane odpowiednie urzędowe poświadczenie odbioru, zawierające datę wytworzenia odpowiedzi, jej symbol, oraz symbol sprawy której dotyczy, które zostanie przesłane do interesanta pocztą elektroniczną. 11. Dostęp do odpowiedzi wystosowanej przez podmiot publiczny można uzyskać tylko po podpisaniu podpisem kwalifikowanym urzędowego poświadczenia odbioru przez nadawcę oryginalnego dokumentu. 12. Podmiot publiczny przechowuje wytworzone urzędowe poświadczenie odbioru przez okres, przez jaki jest obowiązany przechowywać dokument elektroniczny do którego to poświadczenie zostało wytworzone. 13. Podmiot publiczny zastrzega, iż w przypadku otrzymania przesyłki nie spełniającej łącznie wszystkich wymienionych w regulaminie wymogów, przesyłka nie zostanie wprowadzona do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego i nie zostaną podjęte czynności związane z wszczęciem postępowania rozpatrywania sprawy. Interesant zostaje o tym fakcie poinformowany pocztą elektroniczną. 14. Skrzynka Podawcza nie gwarantuje skuteczności dostarczenia urzędowych poświadczeń odbioru przesyłanych pocztą elektroniczną. 15. Korzystanie ze Skrzynki Podawczej jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów związanych z przebiegiem procedury. Dane te podawane są dobrowolnie, z zachowaniem prawa do wglądu do nich i ich modyfikacji. Podmiot Administracji Publicznej, w którym realizowana jest powyższa sprawa gwarantuje zachowanie poufności danych osobowych zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 r., Nr 133, poz. 833 z późniejszymi zmianami). Podstawa prawna: Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz z późn. zm.) Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005r., Nr 64, poz. 565 z późn.zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. z 2005 r., Nr. 200, poz Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. Nr 212, poz Podpisywanie dokumentów przy pomocy appletu Szafir Interesantom korzystającym z podpisów kwalifikowanych wydanych przez firmy KIR oraz Sigillum (PWPW) umożliwiamy bezpieczne podpisywanie dokumentów w trakcie składania ich do Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Umożliwia to applet Szafir firmy KIR. Wkrótce pojawi się również taka możliwości dla interesantów dysponujących podpisami firmy Unizeto. 3

4 Funkcjonalność ta jest obecnie obsługiwana pod przeglądarkami Internet Explorer oraz Mozilla Firefox. Niestety, w chwili obecnej niemożliwe jest skorzystanie z niej w przeglądarce Opera oraz pod systemem Linux. Aby podpisać dokument w ten sposób, należy: Upewnić się, że czytnik kart jest podłączony do komputera, a karta z podpisem jest włożona. Jeśli w momencie uruchomienia appletu czytnik nie będzie podłączony, może on działać niepoprawnie i nie wykryć karty. Uruchomić applet wybierając przy załączaniu pliku opcję "Niepodpisany plik, który podpiszę teraz przy pomocy serwisu ESP". Jeśli w formularzu nie ma takiej opcji, oznacza to, że pod używaną przeglądarką lub systemem operacyjnym niemożliwe jest skorzystanie z tej możliwości. Wybrać plik do podpisania i nacisnąć przycisk "Podpisz i załącz". Jeśli używasz appletu pierwszy raz, musi on w tym momencie przeprowadzić instalację. Potrwa to do kilku minut, w zależności od szybkośći łącza z internetem. W trakcie instalacji applet zapyta o zgodę na zapisanie plików na Twoim dysku (należy jej udzielić). Pokazane zostanie również okno z certyfikatem producenta appletu ("Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A."). Należy zaakceptować ten certyfikat. Aby okno nie pojawiało się więcej, należy zaznaczyć opcję "Zawsze ufaj temu wydawcy" lub podobną. Jeśli applet zainstalował się poprawnie (lub był już zainstalowany), po chwili powinno ukazać się okno wyboru certyfikatu. Należy wybrać certyfikat odpowiadający podpisowi, który chcemy złożyć i kliknąć na "Wybierz". Następnym krokiem jest okno potwierdzenia podpisu. Po sprawdzeniu wszystkich danych należy wybrać opcję "Podpisz" w prawym dolnym rogu okna. Po chwili applet wyświetli okno z prośbą o PIN. Po podaniu PINu należy kliknąć na przycisk "Akceptuj" lub po prostu wcisnąć ENTER. Po wykonaniu operacji w oknie informacyjnym pojawi się zielony komunikat "Podpis złożony prawidłowo" lub komunikat o błędzie. Po przeczytaniu komunikatu należy kliknąć "Zakończ", a następnie "OK". Jeśli podpis został złożony poprawnie, plik powinien pojawić się na liście plików do przesłania w formularzu. 4. Pomoc dla posiadających podpisy wydane przez Unizeto Certum Elektroniczna Skrzynka Podawcza obsługuje zarówno podpisy zewnętrzne jak i wewnętrzne tworzone przez aplikację procertum SecureSign firmy Unizeto. Niestety, w chwili obecnej posiadacze kart firmy Unizeto nie mogą korzystać z opcji podpisywania dokumentów w trakcie składania ich na stronie ESP. Funkcjonalność ta będzie dostępna w przyszłości. 5. Pomoc dla posiadających podpisy wydane przez KIR s.a. Elektroniczna Skrzynka Podawcza obsługuje tylko pliki formatu signpro, tworzone przez aplikację Sigillum SignPro. Niestety, z przyczyn technicznych i prawnych niemożliwe jest obsługiwanie plików w starszym formacie 'sign', tworzonym przez starszą aplikację Sigillum Sign. 4

5 6. Składanie dokumentów do urzędu Aby złożyć dokument przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, należy przejść przez następujące kroki: Krok 1: Załączenie plików do dokumentu Każdy dokument składany do Elektronicznej Skrzynki Podawczej składa się z jednego lub więcej plików. Po wejściu na odpowiednią podstronę Elektronicznej Skrzynki Podawczej, pliki załącza się następująco: Pliki tworzone przy pomocy elektronicznych formularzy Niektóre urzędy posiadają elektroniczne formularze, pozwalajaca w wygodny sposób składać ustalone rodzaje wniosków. Aby złożyć taki wniosek, należy wybrać opcję "Utwórz nowy plik korzystając z elektronicznego formularza". Jeśli opcja ta jest nieaktywna, oznacza to że dany urząd nie ma ustalonych wniosków w postaci elektronicznych formularzy. Po wybraniu tej opcji ukaże się pasek umożliwiający wybór rodzaju wniosku. Po wybraniu odpowiedniego typu formularza, możemy kliknąć na przycisk "Wypełnij formularz", a następnie postępować wg. instrukcji wypełniania elektronicznych formularzy. Gotowe pliki utworzone wcześniej Elektroniczna Skrzynka Podawcza umożliwia składanie zarówno plików podpisanych wcześniej, jak i podpisywanie plików w trakcie procesu ich składania. W związku z tym, należy najpierw wybrać sposób w jaki plik został lub zostanie podpisany. o "Plik podpisany podpisem wewnętrznym" - ten rodzaj podpisu występuje w aplikacjach wydawców także pod nazwą "podpis otaczający". Po wybraniu tej o opcji należy wskazać odpowiedni plik i nacisnąć "Załącz" "Plik dokumentu, oraz oddzielny plik zawierający jego podpis" - niektóre aplikacje wydawców pozwalają na złożenie tzw. podpisu odłączonego lub zewnętrznego. Jeśli posiadasz taki podpis, należy wybrać tę opcję, następnie wskazać oba pliki i nacisnąć "Załącz". o "Niepodpisany plik, który podpiszę teraz przy pomocy serwisu ESP" - nasza skrzynka podawcza udostępnia możliwość podpisania pliku w momencie jego składania. Więcej informacji na ten temat w dziale 'podpisywanie plików appletem Szafir'. Po kliknięciu na odpowiedni przycisk Elektroniczna Skrzynka Podawcza przeprowadza weryfikację podpisu elektronicznego. Jeśli wystąpią błędy, pojawi się odpowiedni komunikat, a plik nie zostanie załączony. Jeśli dokument ma się składać z wielu plików, należy kliknąć na przycisk "Następny plik" i powtórzyć całą operację. Jeśli do dokumentu zostały już załączone wszystkie potrzebne pliki, należy kliknąć na "Dalej >>". Pamiętaj: o o Urząd obsługuje tylko określone formaty plików, w tym: DOC, ODT, PDF, RTF, GIF, JPG, PNG. Pełna lista znajduje się w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dn. 11 października 2005r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Nie wszystkie formaty podpisów dostępne w aplikacjach wydawców są obsługiwane - w razie wątpliwości proszę sprawdzić w odpowiednim dziale pomocy dotyczącym podpisów Twojego wydawcy. 5

6 Krok 2: Podanie niezbędnych informacji Wypełnić formularz danych osobowych. o W przypadku składania dokumentu w imieniu firmy należy wypełnić pole "Nazwisko/nazwa firmy", pole "Imię" pozostawić puste, a także podać w odpowiednim polu NIP lub REGON. o W przypadku składania dokumentu jako osoba fizyczna, wypełnić odpowiednio pola "Nazwisko", "Imię" oraz podać numer PESEL. o W obydwu wypadkach należy wypełnić przynajmniej te pola dotyczące adresu, które są oznaczone gwiazdką. Wybrać hasło dostępu. Hasło to należy koniecznie zapamiętać, gdyż tylko ona umożliwia późniejszy dostęp do informacji o stanie dokumentu, a także dostęp do odpowiedzi przesyłanych przy pomocy Elektronicznej Skrzynki Podawczej przez urząd. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa hasło musi mieć przynajmniej 8 znaków i zawierać przynajmniej jedną cyfrę. Podać tytuł dokumentu i ewentualny opis. Pole "Symbol obcy" odnosi się tylko do korespondencji między urzędami i można je pozostawić puste. Zaznaczyć pole oznaczające wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Kliknąć na przycisk "Dalej >>". Jeśli w formularze brakuje danych lub są one wypełnione niepoprawnie, nie będzie można przejść dalej, a przy odpowiednim polu pojawi się czerwony napis informujący o charakterze błędu. Krok 3: Potwierdzenie przyjęcia Jeśli wszystko przebiegło poprawnie, po kliknięciu 'Dalej >>' pojawi się potwierdzenie przyjęcia dokumentu. Należy zawsze pamiętać o tym, że numer podany na tej stronie jest konieczny do śledzenia dalszego losu dokumentu - najlepiej jest wydrukować stronę korzystając z odpowiedniego odnośnika. Jeśli nie jest to możliwe, można taką stronę zapisać na dysk, korzystając z odpowiedniej opcji w przeglądarce (zwykle "Zapisz" w menu "Plik"). Po zapisaniu lub wydrukowaniu strony można złożyć następny dokument klikając na odpowiedni przycisk, lub kliknąć na przycisk "Zakończ" i przejść do strony głównej Elektroniczej Skrzynki Podawczej. 7. Weryfikacja poczty otrzymanej od urzędu Wszystkie wiadomości wysyłane przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą zawierają dokładnie jeden załącznik w formacie PDF. Aby zweryfikować ważność takiej wiadomości, należy: Otworzyć plik PDF w programie Adobe Reader lub innym programie obsługującym pliki PDF. Sprawdzić, czy w prawym górnym rogu znajduje się zielony symbol poprawnego podpisu. Koniecznie należy na niego kliknąć i sprawdzić dane podpisu. Jeśli wszystko się zgadza, dokument prawdopodobnie jest poprawny (jeśli mimo to ma Pan/Pani wątpliwości, można skorzystać z dalszych punktów tej instrukcji). Jeśli zamiast symbolu poprawnego podpisu pojawia się żółty znak zapytania, lub nie ma tego symbolu w ogóle, proszę spróbować zainstalować certyfikat według instrukcji. Jeśli certyfikat jest zainstalowany, a podpis mimo to się nie weryfikuje, należy skorzystać ze strony weryfikacji pod adresem Pamiętaj, aby zawsze używać 6

7 tego adresu i nie ufać odnośnikowi w dokumencie. Należy też zawsze sprawdzić, czy strona jest bezpieczna. W przeglądarce Internet Explorer można to rozpoznać po symbolu kłódki na pasku statusu. W przeglądarkach Firefox i Opera dodatkowo pasek adresu przyjmuje kolor zielony lub żółty. W polu widocznym w formularzu należy wskazać przesłany plik PDF, który chcemy zweryfikować i wcisnąć przycisk "Dalej >>". Po kilku chwilach Elektroniczna Skrzynka Podawcza poda rezultat weryfikacji. Jeśli weryfikacja oznaczy dokument jako poprawny, wszystko jest w porządku i dokument jest godny zaufania. Jeśli dokument nie zweryfikuje się, można spróbować jeszcze raz, upewniając się, że wybieramy odpowiedni plik. Jeśli po upewnieniu się że weryfikujemy właściwy plik wynik nadal jest negatywny, możliwe jest że osoba trzecia usiłuje podszyć się pod urząd. Prosimy o przesłanie kopii takiej wiadomości na adres bezpieczenstwo@skrzynkapodawcza.pl. Taka wiadomość zostanie następnie sprawdzona przez nas niezależnie, a w wypadku próby oszustwa podejmiemy odpowiednie kroki. 8. Sprawdzanie informacji o dokumencie Elektroniczna Skrzynka Podawcza umożliwia stały wgląd w stan przesłanego do urzędu dokumentu, a także dostęp do ewentualnych odpowiedzi jakie urząd może wystosować. Aby uzyskać dostęp do dokumentu należy przejść na odpowiednią podstronę Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Na tej podstronie należy podać: Numer identyfikacyjny dokumentu, do którego chcemy uzyskać dostęp. Numer ten znajduje się w potwierdzeniu odbioru ukazującym się po złożeniu dokumentu. Hasło dostępu wybrane przy składaniu dokumentu. Jeśli podane informacje okażą się poprawne, pojawi się strona z informacjami o dokumencie. Widok dokumentu Widok dokumentu składa się z następujących elementów: Niebieskiego paska z podstawowymi informacjami o dokumencie: tytułem, numerem, datą złożenia. Pola informującego o aktualnym stanie dokumentu. Ewentualnej listy dokumentów związanych z właśnie przeglądanym. Na takiej liście znajdują się np. odpowiedzi urzędu. Aby przejśc do dokumentu związanego należy kliknąć na niebieski pasek odpowiadający danemu dokumentowi. Listy plików składających się na dany dokument, z możliwością pobrania pliku (po kliknięciu na nazwę) lub samego podpisu (po kliknięciu na odnośnik "pobierz podpis"). Przeglądanie odpowiedzi Zanim uzyskamy dostęp do odpowiedzi urzędu przy pomocy Elektronicznej Skrzynki Podawczej, konieczne jest podpisanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru, które zostało przesłane pocztą. Dokładne instrukcje dotyczące tego procesu znajdują się w odpowiednim dziale pomocy. 7

8 9. Podpisywanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru Podpisanie UPO odbywa się w widoku dokumentu wystosowanej przez urząd odpowiedzi. W celu uzyskania dostępu do odpowiedzi, należy: odnaleźć odpowiedni plik upo-<numer dokumentu>.pdf przesłany na konto pocztowe, lub pobrać go teraz klikając na odnośnik na stronie. podpisać plik korzystając z Elektronicznej Skrzynki Podawczej lub własnej aplikacji. Dokładne informacje o tym kroku znajdują się w pomocy dotyczącej składania dokumentów. po złożeniu podpisanego UPO pojawi się widok dokumentu odpowiedzi, gdzie można pobrać pliki składające się na odpowiedź, klikając na odnośniki u dołu strony. jeśli podpis na UPO będzie niepoprawny lub wystąpia inne problemy, na stronie pojawi się odpowiedni komunikat. 8