Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata

Transkrypt

1 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/19 Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata Opracowanie Zatwierdzenie Stanowisko Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów Dyrektor Wydziału Komunikacji i Dialogu Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD Imię i nazwisko Katarzyna Lubiniecka-Różyło Agnieszka Dziedzic

2 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/19 UMWD/ZIW-1(1)/16/2014 Data opracowania Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania przy opracowaniu, weryfikacji i aktualizacji, realizacji i sprawozdawczości z wykonania Strategii komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata (dalej Strategii komunikacji) oraz opracowaniu, weryfikacji i aktualizacji rocznych planów działań informacyjno-promocyjnych na dany rok kalendarzowy. 2. Zakres Instrukcja obowiązuje swoim zakresem wszystkich pracowników Działu Informacji i Promocji Programów w MMP, odpowiednich pracowników Działu Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z, odpowiednich pracowników Działu Zarządzania RPO w DEF-Z. 3. Odpowiedzialność Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału. 4. Opis postępowania

3 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/19 Strategia komunikacji RPO WD to dokument, który określa zasady informacji i promocji RPO WD i obejmuje cały okres programowania Jest ona opracowana przez IZ RPO WD zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z r., str. 320), zwanego dalej,,rozporządzeniem ogólnym. Strategia komunikacji określa sposób koordynacji działań informacyjnych i promocyjnych przez IZ. Reguły obowiązujące w ramach procedury: R.1. Niezwłocznie po zaakceptowaniu RPO WD przez KE kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP zleca pracownikowi Działu opracowanie projektu Strategii komunikacji, na podstawie Strategii komunikacji Polityki Spójności oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata Pracownik przygotowuje projekt we współpracy z pracownikiem DEF wskazanym przez dyrektora DEF, najpóźniej w ciągu trzech miesięcy od dnia akceptacji RPO WD przez KE. R.2. Do momentu zaakceptowania Strategii komunikacji RPO WD przez Komitet Monitorujący RPO WD posługuje się projektem Strategii komunikacji. W szczególności oznacza to, że posługuje się projektem Strategii komunikacji przy realizacji działań informacyjno-promocyjnych o szerokim zasięgu promujących uruchomienie RPO WD R.3. Projekt powstaje zgodnie z założeniami, że Strategia komunikacji zawiera co najmniej elementy wymienione w punkcie 4. załącznika XII do rozporządzenia ogólnego oraz odwołuje się do stosownych zapisów w Strategii komunikacji Polityki Spójności. Projekt Strategii komunikacji powinien powstać nie później niż w ciągu miesiąca od przyjęcia Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata Projekt

4 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/19 Strategii komunikacji powinien zostać skonsultowany z IP, wybranymi Partnerami, w tym z organizacjami reprezentującymi osoby z różnymi niepełnosprawnościami. R.4. Projekt Strategii komunikacji zostaje przekazany do akceptacji dyrektora Wydziału Komunikacji i Dialogu. Po akceptacji dyrektora Wydziału Komunikacji i Dialogu projekt Strategii komunikacji zaczyna obowiązywać. R.5. W ciągu czterech miesięcy od zaakceptowania przez KE danego programu, na podstawie Strategii komunikacji PS 1 oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata w MMP opracowuje Strategię komunikacji RPO WD R.6. Gotowy projekt Strategii komunikacji zostaje przesłany przez kierownika Działu Informacji i Promocji Programów w MMP, bądź wskazanego przez niego pracownika Działu do konsultacji z IK NSRO. Projekt musi uzyskać akceptację IK NSRO. IK NSRO i IZ RPO WD mają każdorazowo po 21 dni na poszczególne 1 Lub na podstawie jej projektu. Wówczas projekt Strategii komunikacji programu jest w razie potrzeby dostosowywany do zmian w Strategii komunikacji PS.

5 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/19 etapy prac nad dokumentem, tj. na akceptację, przekazanie uwag, prace nad kolejną wersją dokumentu lub ostateczne zatwierdzenie dokumentu, według schematu:

6 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/19 R.7. Brak informacji o niezgodności Strategii komunikacji w terminie 21 dni kalendarzowych od daty przekazania Strategii komunikacji, przy równoczesnym przesłaniu pocztą elektroniczną projektu dokumentu do IK NSRO, oznaczał brak uwag IK NSRO do Strategii. Za datę przekazania Strategii komunikacji przez IZ RPO WD do IK NSRO uznaje się datę stempla pocztowego. R.8. W przypadku stwierdzenia braku zgodności Strategii komunikacji ze Strategią komunikacji PS IK NSRO przekazuje swoje uwagi. Za datę przekazania informacji z IK NSRO do IZ RPO WD uznaje się datę stempla pocztowego. Pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP wskazany przez kierownika działu, wprowadza w Strategii komunikacji stosowne zmiany. Poprawiony dokument jest weryfikowany i parafowany przez Kierownika Działu Informacji i Promocji Programów w MMP, a następnie akceptowany i parafowany podpisem przez Dyrektora MMP. Pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP przesyła poprawiony dokument do IK NSRO w terminie do 21 dni kalendarzowych od dnia przekazania informacji z IK NSRO do IZ RPO WD. R.9. W przypadku odrzucenia przez IZ RPO WD uwag IK NSRO do Strategii komunikacji pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP przygotowuje pismo z uzasadnieniem odrzucenia uwag, które weryfikuje i parafuje Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP oraz akceptuje i parafuje Dyrektor MMP. Pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP przekazuje pismo z uzasadnieniem do IK NSRO. R.10. Po otrzymaniu od IK NSRO informacji o zgodności Strategii komunikacji RPO WD ze Strategią komunikacji PS, projekt może być realizowany. R.11. Po akceptacji Strategii komunikacji RPO WD przez IK NSRO w MMP przekazuje dokument do akceptacji Komitetu Monitorującego RPO WD , (w ciągu sześciu miesięcy od daty akceptacji RPO WD przez KE). Komitet Monitorujący RPO WD zatwierdza Strategię komunikacji RPO WD po zatwierdzeniu Strategii komunikacji PS przez KM PO PT.

7 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/19 R.12. W przypadku uwag Komitetu Monitorującego RPO WD pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP wprowadza w Strategii stosowne zmiany, a następnie uzgadnia nową wersję dokumentu z IK NSRO, po czym ponownie przedkłada dokument do zatwierdzenia przez KM RPO WD R.13. Po zatwierdzeniu Strategii komunikacji przez Komitet Monitorujący w MMP zamieszcza zatwierdzoną Strategię komunikacji na stronie oraz na Portalu Funduszy Europejskich. R.14. Wszelkie zmiany w Strategii komunikacji wymagają akceptacji Komitetu Monitorującego RPO WD Wyjątkami są: a) zmiany danych kontaktowych (teleadresowych), b) informacja o planowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych. R.15. Przynajmniej raz w roku w MMP przygotowuje informację dla Komitetu Monitorującego RPO WD o postępach w realizacji Strategii komunikacji programu i o analizie wyników tej strategii, dokonanej przez IZ RPO WD oraz planowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych, które mają zostać przeprowadzone w następnym roku. Informacje te przygotowuje się na podstawie sprawozdań i Rocznych Planów Działań, i przedstawia Komitetowi Monitorującemu RPO WD do końca roku poprzedzającego rok, którego dotyczy RPD (Wzór zakresu Informacji, o której mowa, znajduje się w Załączniku nr 2. IZ RPO WD może jednak zmodyfikować zakres przekazywanych informacji o planach). Komitet Monitorujący RPO WD może wydać opinię na temat planowanych działań informacyjnych i promocyjnych, a ta opinia może być podstawą do aktualizacji RPD. R.16. IZ RPO WD w razie potrzeby weryfikuje i aktualizuje Strategię komunikacji RPO WD. Zmiany i aktualizacje Strategii wymagają akceptacji IK NSRO oraz Komitetu Monitorującego RPO WD , wyjątkami są: a. zmiany danych kontaktowych (teleadresowych), b. informacje o planowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych.

8 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/19 W przypadku wyjątku, o którym mowa w punkcie a. w MMP zamieszcza Strategię komunikacji RPO WD na Portalu Funduszy Europejskich i na stronie a następnie informuje IK NSRO o zmianie Strategii komunikacji. W przypadku opisanym w punkcie b. w MMP zawiera te informacje w dorocznej informacji przygotowywanej dla Komitetu Monitorującego RPO WD na podstawie zaakceptowanego RPD i przedstawia ją Komitetowi Monitorującemu RPO WD do końca roku poprzedzającego rok, którego informacja dotyczy (patrz R.15). R.17. Dokumentem wykonawczym Strategii komunikacji RPO WD jest Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych RPO WD R.18. RPD RPO WD opracowywany jest według wzoru określonego w Załączniku nr 1. R.19. RPD RPO WD opracowuje pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP wskazany przez kierownika działu, na podstawie RPD IK NSRO. IK NSRO przekazuje do UMWD swój RPD do 31 sierpnia roku poprzedzającego rok, którego dokument dotyczy. R.20. Pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP tworzy RPD RPO WD we współpracy odpowiednio z IP, a także w razie potrzeby związkami ZIT albo jednostkami samorządu terytorialnego realizującymi ZIT na podstawie umowy lub porozumienia o współpracy w celu wspólnej realizacji ZIT, i innymi instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie RPO WD. R.21. RPD RPO WD zostaje zaakceptowany i parafowany przez kierownika Działu Informacji i Promocji w MMP, a także przez dyrektora Wydziału Komunikacji i Dialogu i zaakceptowany przez dyrektora Departamentu Marszałka. R.21. UMWD przekazuje IK NSRO projekt RPD RPO WD do 30 września roku poprzedzającego. RPD RPO WD musi być zaakceptowany przez IK NSRO. IK NSRO ma 21 dni na przekazanie uwag do dokumentu lub akceptacji. IZ RPO WD ma również 21 dni na wprowadzenie uwag. R.22. Prace nad projektem RPD uwzględniają fakt, że do końca roku IZ RPO WD informuje Komitet Monitorujący RPO WD o działaniach informacyjnych i promocyjnych, zaplanowanych na kolejny rok. Szczegóły procesu akceptacji przedstawia rys. 4.

9 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 9/19 Rys. 4. Najważniejsze terminy związane z RPD i Informacją o planowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych

10 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 10/19 R.23. RPD RPO WD może podlegać aktualizacji do 15 września roku, którego RPD dotyczy. Liczba ewentualnych aktualizacji danego RPD nie może przekroczyć trzech. R.24. W przypadku aktualizacji RPD, IZ RPO WD niezwłocznie przekazuje IK NSRO zmieniony dokument, opis i uzasadnienie wprowadzonych zmian. IK NSRO konsultuje i akceptuje zmieniony RPD, przy zachowaniu terminów i procedur z pkt. 22. R.25. Z wykonania Rocznego Planu Działań RPO WD sporządzane są sprawozdania, które stanowią składową część sprawozdań z wykonania Programu. Sprawozdania z wykonania RPD WD przygotowuje pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP, uwzględniając sprawozdania otrzymane od IP RPO WD. Sprawozdania z wykonania RPD WD są sporządzane zgodnie ze wzorem sprawozdania opracowanym przez IK NSRO. Sprawozdanie z wykonania RPD RPO WD weryfikuje Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP, akceptują Dyrektor Wydziału Komunikacji i Dialogu i dyrektor Departamentu Marszałka.. R.26. Sprawozdania przygotowywane przez IP RPO WD przekazywane są do Działu Informacji i Promocji Programów w MMP zgodnie z terminami wyznaczonymi przez IZ RPO WD. R.27. Sprawozdanie z wykonania RPD RPO WD, uwzględniające sprawozdania otrzymane z IP RPO WD, Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP przekazuje do Kierownika Działu Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z, zgodnie z terminem wyznaczonym przez Dział Analiz i Raportowania RPO w DEF- Z. Wyznaczony przez Kierownika Działu Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z pracownik tego działu, zajmujący się sporządzaniem sprawozdań, odpowiada za włączenie sprawozdania z realizacji RPD RPO WD do sprawozdania z realizacji Programu. Nadzór nad właściwym włączeniem sprawozdania z realizacji RPD RPO WD do sprawozdania z realizacji Programu sprawuje Kierownik Działu Analiz i Raportowania RPO w DEF-Z. R.28. Badanie efektywności i skuteczności działań informacyjno-promocyjnych i monitorowanie opinii społecznej prowadzone są w oparciu o Plan Ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata

11 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 11/19 Przygotowanie Strategii komunikacji RPO WD Jednostka lub osoba odpowiedzial Lp. Opis czynności na (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument wynikowy Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczyn ający bieg sprawy) Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Sporządzenie projektu Strategii komunikacji RPO WD 2. Weryfikacja projektu Strategii komunikacji i akceptacja przez kierownika DIiPP Pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP we współpracy z wyznaczonym pracownikiem DEF i przedstawiciel ami IP Kierownik Działu Informacji i Promocji Trzy miesiące od akceptacji RPO WD przez KE. RPO WD Projekt Strategii komunikacji RPO WD dzień. Projekt Strategii komunikacji Zweryfikowany projekt Strategii komunikacji RPO WD

12 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 12/19 3. Weryfikacja projektu Strategii komunikacji i akceptacja przez Dyrektora Wydziału Komunikacji i Dialogu UMWD Programów w MMP Dyrektor MMP 2 dni Zweryfikowany projekt Strategii komunikacji Zaakceptowany projekt Strategii komunikacji RPO WD 4. Wysłanie projektu Strategii komunikacji do IK NSRO w celu akceptacji 5. Akceptacja Strategii komunikacji RPO WD przez IK NSRO Jeśli tak: przejdź do punktu 6 Jeśli nie: przejdź do punktu 1 6. Przekazanie zaakceptowanego przez IK NSRO projektu Strategii komunikacji do akceptacji Komitetowi Monitorującemu RPO WD Pracownik Informacji i Promocji Programów w MMP IK NSRO Kierownik Informacji i Promocji Programów w MMP Najpóźniej 4 miesiące od przyjęcia RPO WD przez KE 21 dni od przekazania Projektu Strategii komunikacji Najpóźniej 6 miesięcy od zaakceptow ania RPO WD przez KE Zatwierdzony projekt Strategii komunikacji RPO WD Zatwierdzony projekt Strategii komunikacji RPO WD Zaakceptowany przez IK NSRO projektu Strategii komunikacji Zwrotne potwierdzenie odbioru. Akceptacja projektu Strategii komunikacji przez IK NSRO lub przekazanie uwag do wprowadzenia przez IZ w projekcie Strategii komunikacji Zatwierdzona przez KM RPO WD Strategia komunikacji RPO WD

13 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 13/19 Przygotowanie Rocznego Planu Działań RPO WD na rok. Jednostka lub osoba odpowiedzial Lp. Opis czynności na (stanowisko pracy wykonujące czynność) 1. Sporządzenie projektu RPD RPO WD na rok Pracownik Informacji i Promocji Programów w MMP wyznaczony przez kierownika Informacji i Promocji Programów w MMP, we współpracy z wyznaczonymi pracownikami Termin/czas wykonania czynności Do 25 września roku poprzedzają cego rok opisywany w RPD Dokument wynikowy Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczyn ający bieg sprawy) RPD IK NSRO na rok oraz Wzór RPD Załącznik 1 Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) Projekt RPD RPO WD na rok.

14 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 14/19 IP 2. Weryfikacja projektu RPO RPO WD na rok. i akceptacja przez kierownika DIiPP 3. Weryfikacja projektu RPD RPO WD na rok przez Dyrektora Wydziału Promocji UMWD Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP Dyrektor MMP 1 dzień. Projekt RPD RPO WD ma rok. 2 dni Zweryfikowany projekt RPD RPO WD na rok Zweryfikowany projekt RPD PRO WD na rok Zaakceptowany projekt RPD RPO WD na rok. 4. Weryfikacja projektu RPD PRO WD na rok przez Dyrektora Departamentu Marszałka 5. Wysłanie projektu RPD RPO WD na rok IK NSRO w celu akceptacji Dyrektor Departament u Marszałka Pracownik Informacji i Promocji Programów w MMP 2 dni. Zaakceptowany projekt RPD RPO WD na rok Do 30 września roku poprzedzają cego rok opisywany w RPD 21 dni od przekazania RPD RPO WD Zatwierdzony projekt RPD RPO WD na rok Zatwierdzony projekt RPD RPO WD na rok Zwrotne potwierdzenie odbioru. 6. Akceptacja RPD RPO WD na rok przez IK IK NSRO Zatwierdzony projekt RPD Akceptacja RPD RPO WD na rok lub NSRO RPO WD na rok przekazanie uwag do wprowadzenia przez IZ w RPD RPO WD na rok Jeśli tak: przejdź do punktu 7 Jeśli nie: przejdź do punktu 1 7. Przekazanie zaakceptowanego przez IK Kierownik Do Zaakceptowany przez IK Zatwierdzona przez KM RPO WD RPD RPO

15 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 15/19 NSRO projektu RPD RPO WD na rok do akceptacji Komitetowi Monitorującemu RPO WD Informacji i Promocji Programów w MMP 31grudnia roku poprzedzają ce-go rok opisany w RPD NSRO projektu RPD RPO WD na rok. WD na rok. Przygotowanie Informacji i planowanych działań promocyjnych RPO WD na rok Jednostka lub Dokument wynikowy Lp. Opis czynności osoba odpowiedzial Termin/czas na Dokument źródłowy wykonania (stanowisko (przychodzący/rozpoczyn czynności pracy ający bieg sprawy) wykonujące czynność) Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Sporządzenie projektu Informacji Pracownik Informacji i Promocji Programów w MMP we współpracy z wyznaczonym Razem z dokumente m RPD WD na rok. RPD WD na rok oraz Wzór Załącznik 2 Projekt Informacji

16 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 16/19 3. Weryfikacja projektu Informacji i akceptacja przez kierownika DIiPP 4. Weryfikacja projektu Informacji przez Dyrektora Wydziału Komunikacji i Dialogu UMWD pracownikiem DEF i przedstawiciel ami IP Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP Dyrektor MMP 1 dzień. Projekt Informacji Zweryfikowany projekt Informacji 2 dni Zweryfikowany projekt Informacji Zaakceptowany projekt Informacji 5. Weryfikacja projektu Informacji przez Dyrektora Departamentu Marszałka 7. Wprowadzenie ewentualnych zmian do Informacji po wynikłych z akceptacji RPD RPO WD przez IK NSRO 8. Weryfikacja poprawionego projektu Informacji i akceptacja przez kierownika DIiPP Dyrektor Departament u Marszałka Pracownik Informacji i Promocji Programów w MMP Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w 2 dni. Zaakceptowany projekt Informacji Bez zbędnej zwłoki Zatwierdzony projekt Informacji Zatwierdzony projekt Informacji Poprawiony projekt Informacji 1 dzień. Projekt Informacji Zweryfikowany projekt Informacji

17 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 17/19 MMP 9. Przekazanie zaakceptowanego przez IK NSRO projektu RPD RPO WD na rok do akceptacji Komitetowi Monitorującemu RPO WD Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP Do 31 grudnia roku poprzedzającego rok opisany w RPD Zaakceptowany przez IK NSRO projektu RPD RPO WD na rok. Zatwierdzona przez KM RPO WD RPD RPO WD na rok. Przygotowanie Sprawozdania z działań informacyjno-promocyjnych RPO WD w roku Jednostka lub Dokument wynikowy Lp. Opis czynności osoba odpowiedzial Termin/czas na Dokument źródłowy wykonania (stanowisko (przychodzący/rozpoczyn czynności pracy ający bieg sprawy) wykonujące czynność) Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) 1. Sporządzenie projektu Sprawozdania Pracownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP we Wyznacza Dział Analiz i Raportowani a RPO w DFE RPD WD na rok oraz Sprawozdanie IP RPO WD Projekt Sprawozdania

18 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 18/19 3. Weryfikacja projektu Sprawozdania i akceptacja przez kierownika DIiPP 4. Weryfikacja projektu Sprawozdania przez Dyrektora Wydziału Promocji UMWD współpracy z wyznaczonymi przedstawiciel ami IP Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP Dyrektor MMP 1 dzień. Projekt Sprawozdania Zweryfikowany projekt Sprawozdania 2 dni Zweryfikowany projekt Sprawozdania Zaakceptowany projekt Sprawozdania 5. Akceptacja projektu Sprawozdania przez Dyrektora Departamentu Marszałka Dyrektor Departament u Marszałka 2 dni. Zaakceptowany projekt Sprawozdania Zatwierdzony projekt Sprawozdania 7. Przekazanie Sprawozdania Kierownikowi Działu Analiz i Raportowania RPO w DFE 8. Włączenie Sprawozdania z działań informacyjno-promocyjnych RPD RPO WD Kierownik Działu Informacji i Promocji Programów w MMP Kierownik Działu Analiz i Bez zbędnej zwłoki Bez zbędnej zwłoki Zatwierdzony projekt Informacji Zatwierdzony projekt Sprawozdania z działań Zatwierdzony projekt Sprawozdania Projekt Sprawozdania z realizacji RPO WD w roku

19 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 19/19 w roku do Sprawozdania z realizacji Programu Raportowania RPO w DEF-Z informacyjnopromocyjnych RPD RPO WD w roku 5. Wykaz załączników Załącznik nr 1 Wzór Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WD na rok Załącznik nr 2 Wzór Informacji i planowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych RPO WD na rok

20 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 1/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania Załacznik nr 1 do Strategii komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata Wzór Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych RPO WD na rok. NOWE LOGOTYPY

21 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 2/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania Spis treści: 1. Wstęp Podstawy opracowania Rocznego planu działań Kluczowe dokumenty Cel strategiczny programu oraz cel nadrzędny i cele szczegółowe Strategii komunikacji Wyniki badań i analiz Najważniejsze zadania do realizacji w roku Ramowe wytyczne komunikacyjne na rok Wskaźniki realizacji celów Strategii komunikacji Szczegółowy opis działania informacyjno-promocyjnego o szerokim zasięgu... 12

22 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 3/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania Wstęp Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych dla.. (nazwa dokumentu: Strategii komunikacji polityki spójności na lata lub Strategii komunikacji + nazwa programu operacyjnego) (zwany dalej Rocznym planem działań, w skrócie RPD) jest dokumentem o charakterze operacyjnym, przygotowanym przez (nazwa w systemie wdrażania FE, np. IZ POIR), na potrzeby realizacji w. r. zapisów ww... (nazwa dokumentu, jak powyżej). (Ewentualne doszczegółowienie na temat tego, że RPD obejmuje działania realizowane przez IZ oraz IP, przy czym odpowiedzialność za koordynację działań IP spoczywa na IZ). Dokument określa podstawy i sposoby realizacji zadań informacyjnych i promocyjnych, poświęconych.. (nazwa programu, lub w przypadku IK polityki spójności), wymienia i opisuje najważniejsze działania komunikacyjne prowadzone przez.. (nazwa instytucji), ich cele, ramy czasowe oraz szacunkowy budżet. Dane kontaktowe do podmiotu odpowiedzialnego za sporządzenie RPD: nazwa instytucji adres kod pocztowy miasto numer telefonu imię i nazwisko osoby do kontaktu jej numer telefonu jej 2. Podstawy opracowania Rocznego planu działań Uwaga: Należy wyodrębnić dokumenty, które stały się podstawą stworzenia Rocznego Planu działań (w tym również wyniki badań, analiz, obserwacji, monitoring, analiza jakościowa podejmowanych działań) Kluczowe dokumenty Wytyczne ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata , Strategia komunikacji polityki spójności na lata Strategia komunikacji programu. Roczny Plan Działań IK UP (tylko w przypadku RPD Strategii programowej) Ewentualnie wymienić pozostałe dokumenty, wykorzystane do opracowania RPD 2.2. Cel strategiczny programu oraz cel nadrzędny i cele szczegółowe Strategii komunikacji Cel strategiczny dla danego programu (zgodny ze strategią komunikacji) - Cel nadrzędny Strategii komunikacji Cele szczegółowe Strategii komunikacji 2.3. Wyniki badań i analiz Należy wymienić tytuły badań i analiz, których wyniki wykorzystano do opracowania RPD, lub krótko opisać wyniki obserwacji, monitoringu lub własnej analizy operacyjnej podejmowanych działań. 3

23 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 4/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania Najważniejsze zadania do realizacji w roku. Poniższe Zadania wynikają z dokumentów, materiałów i celów wymienionych w punkcie 2. RPD Należy wymienić najważniejsze zadania oraz do każdego zadania podać krótkie uzasadnienie. Uwaga: w tabeli 1 należy szczegółowo opisać wszystkie planowane działania podając ich nazwy, opisując elementy, które wejdą w skład działań), wskazując który cel Strategii komunikacji realizuje to działanie, instytucje odpowiedzialne, grupy docelowe, termin realizacji i budżet. 4. Ramowe wytyczne komunikacyjne na rok Wypełnia tylko IK. 4

24 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/14 Wydział Promocji UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2014 Data opracowania Tabela 1 Szczegółowy opis działań podejmowanych w ramach KPO / RPO w roku Działania wymienione w kolumnie Nazwa działania są przykładowe. Jeśli nie będą realizowane np. konferencje, należy usunąć kategorię. Natomiast jeśli będzie realizowanych np. kilka konferencji, należy powielić wiersze oraz uzupełnić opisy działań, nadal w kategorii działań Konferencje. Każde działanie powinno zostać opisane w punktach, przy wykorzystaniu poniższych informacji (potem zwane minimum ), z wyjątkiem działania o szerokim zasięgu: Opis działania, w tym: kluczowe elementy/narzędzia, np. audycja radiowa, cykl artykułów, szacunki liczbowe (liczby możliwe do określenia na etapie planowania, np. szacunkowa liczba uczestników szkoleń), informacja o współpracy z partnerami lub innymi podmiotami zewnętrznymi, opcjonalnie inne istotne informacje, np. ułatwienia dla osób z niepełnosprawnościami, zaangażowanie beneficjentów, współpraca z partnerami. KTÓRY CEL ZE NAZWA DZIAŁANIA Koordynacja systemu informacji i promocji, w tym edukacji Udział w grupach STRATEGII REALIZUJE TO DZIAŁANIE (NUMER) GRUPY DOCELOWE OPIS DZIAŁANIA 1. Koordynacja, w tym badania i ewaluacja, wymiana doświadczeń Działania koordynacyjne (w tym współpraca i nadzór nad IP) Grupa Sterująca ds. informacji i promocji Funduszy Europejskich Grupa robocza IZ-IP ds. informacji i promocji INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA REALIZACJĘ TERMIN PLANOWANY BUDŻET 5

25 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 6/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania NAZWA DZIAŁANIA Współpraca międzynarodowa Badania, ewaluacja, analizy i ekspertyzy Inne System informacji - sieć PIFE KTÓRY CEL ZE STRATEGII REALIZUJE TO DZIAŁANIE (NUMER) W RPD RPO: informacja: GRUPY DOCELOWE Badanie społeczne Ewaluacja OPIS DZIAŁANIA 2. Działania informacyjne INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA REALIZACJĘ TERMIN PLANOWANY BUDŻET Sieć PIFE w województwie prowadzona jest w ramach umowy o numerze między MIiR a Województwem. W województwie funkcjonuje główny punkt w (nazwa miejscowości) i... (ile?) punktów lokalnych w następujących miejscowościach: Szczegółowe plany realizacji tego działania na dany rok są przedstawiane we Wniosku o przyznanie dotacji celowej na... r. Działanie jest realizowane w ciągu całego roku w ścisłej współpracy z MIiR. Adresatami są beneficjenci, potencjalni beneficjenci, ogół społeczeństwa i partnerzy społeczno-gospodarczy. Portale i serwisy internetowe W RPD nie należy zamieszczać działań zrealizowanych w ramach Sieci PIFE i we współpracy z Siecią PIFE. Działania i wskaźniki dotyczące tych działań zostaną wykazane we Wniosku o przyznanie dotacji. celowej na... rok. 6

26 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 7/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania KTÓRY CEL ZE NAZWA DZIAŁANIA Inne STRATEGII REALIZUJE TO DZIAŁANIE (NUMER) GRUPY DOCELOWE OPIS DZIAŁANIA INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA REALIZACJĘ TERMIN PLANOWANY BUDŻET Szkolenia dla pracowników instytucji zaangażowanych w proces jego realizacji dotyczące danego PO Szkolenia dla beneficjentów 1 Szkolenia dla potencjalnych beneficjentów 2 Inne Działania informacyjno- 3. Działania edukacyjne 4. Działania informacyjno-promocyjne, takie jak współpraca z mediami i działania w Internecie Szczegóły znajdują się w tabeli 3. 1 Należy uzupełnić w zakresie szkoleń organizowanych przez instytucję zarządzającą i pośredniczące. Wykaz szkoleń realizowanych w ramach Sieci PIFE będzie przedstawiony w sprawozdaniach projektowych PIFE i nie należy go tu umieszczać. 2 Jw. 7

27 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 8/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania KTÓRY CEL ZE NAZWA DZIAŁANIA promocyjne o szerokim zasięgu STRATEGII REALIZUJE TO DZIAŁANIE (NUMER) GRUPY DOCELOWE OPIS DZIAŁANIA INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA REALIZACJĘ TERMIN PLANOWANY BUDŻET Telewizja (audycje sponsorowane, reklamy) Audycje Prosimy o uwględnienie działań niebędących częścią działań informacyjnopromocyjnych o szerokim zasięgu 3. Opis wszystkich działań informacyjnopromocyjnych o szerokim zasięgu należy umieścić w tabeli nr 3. Spoty Jw. Radio (audycje sponsorowane, reklamy) Prasa (artykuły sponsorowane, ogłoszenia, reklamy) Audycje Jw. Spoty Jw. Jw. 3 Zgodnie z definicją działań informacyjno-promocyjnych o szerokim zasięgu, zawartą w Strategii komunikacji polityki spójności (Tabela nr 3, s. 42). 8

28 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 9/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania NAZWA DZIAŁANIA Internet (sponsorowane publikacje, reklamy, media społecznościowe) KTÓRY CEL ZE STRATEGII REALIZUJE TO DZIAŁANIE (NUMER) GRUPY DOCELOWE OPIS DZIAŁANIA Publikacje w Internecie 4 Jw. Reklamy Jw. INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA REALIZACJĘ inne Jw. Eventy, pikniki, festyny Konferencje prasowe, śniadania prasowe, wyjazd prasowy, uroczyste podpisanie umowy itp. Inne Konkursy 5. Imprezy otwarte i inne 6. Konkursy TERMIN PLANOWANY BUDŻET 4 Włączając działania w mediach społecznościowych, również te realizowane bezkosztowo. 9

29 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 10/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania KTÓRY CEL ZE NAZWA DZIAŁANIA promocyjne Inne Publikacje (drukowane i elektroniczne) Materiały promocyjne typu gadżety Materiały brandingowe i wystawiennicze, np. rollupy, ścianki Inne STRATEGII REALIZUJE TO DZIAŁANIE (NUMER) GRUPY DOCELOWE OPIS DZIAŁANIA INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA REALIZACJĘ 7. Publikacje, materiały wystawiennicze i wsparcie działań informacyjnych i promocyjnych Oprócz informacji z minimum, również sposób dystrybucji. Oprócz informacji z minimum, również sposób dystrybucji w grupach docelowych. TERMIN PLANOWANY BUDŻET ŁĄCZNIE BUDŻET NA DZIAŁANIA W DANYM ROKU..PLN 5. Wskaźniki realizacji celów Strategii komunikacji UWAGA: WSKAŹNIKI ZAMIESZCZONE W TABELI 2 POWINNY BYĆ TOŻSAME ZE WSKAŹNIKAMI ZAMIESZCZONYMI W STRATEGII KOMUNIKACJI PO/ RPO 10

30 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 11/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania Tabela 2 Wskaźniki realizacji celów Strategii komunikacji PO / RPO w roku (Tabela zawiera wypełnione wiersze, w ślad za Strategią komunikacji polityki spójności na lata Podobnie powinna zostać wypełniona tabela dla Strategii komunikacji danego programu. W kolejnych latach należy uzupełniać wartości osiągnięte, jeśli są dostępne dane, oraz wartość docelową tylko na kolejny rok.) Cel szczegółowy Strategii komunikacji Nazwa wskaźnika Wartość bazowa w 2014 r. Wartość docelowa /osiągnięta na rok 2015 Wartość docelow a /osiągni ęta na rok 2016 Wartość docelowa /osiągnięt a na rok 2017 Wartość docelo wa /osiągni ęta na rok 2018 Wartość docelo wa /osiągni ęta na rok 2019 Wartość docelo wa /osiągni ęta na rok 2020 Wartość docelo wa /osiągni ęta na rok 2021 Wartość docelo wa /osiągni ęta na rok 2022 Wartość docelo wa na rok 2023 Cel 1 Wskaźnik 1 Wskaźnik 2 Cel 2 Wskaźnik n Cel 3 Cel 4 11

31 Departament Marszałka Instrukcja wykonawcza Strona / stron 12/14 Wydział Promocji UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2014 Data opracowania Szczegółowy opis działania informacyjno-promocyjnego o szerokim zasięgu UWAGA: INFORMACJE PRZEDSTAWIONE W TABELI 3 DOTYCZĄCE KOSZTU, CZASU TRWANIA, GRUP DOCELOWYCH KAMPANII O SZEROKIM ZASIĘGU POWINNY BYĆ SPÓJNE Z DANYMI WYNIKAJĄCYMI Z TABELI 1. (Tabela zawiera wypełnione wiersze, w ślad za Strategią komunikacji polityki spójności na lata Podobnie powinna zostać wypełniona tabela dla Strategii komunikacji danego programu. Jeśli działań tego typu jest wiele, to każde z nich należy opisać w osobnej tabeli. W takim wypadku należy skopiować tabelę i nadać jej kolejny numer porządkowy.) Tabela 3 Szczegółowy opis działania informacyjno-promocyjnego o szerokim zasięgu 1. Podmiot odpowiedzialny za realizację działania 2. Nazwa działania 3. Główny komunikat 4. Planowane rezultaty (co zostanie osiągnięte) a) Skrótowy opis działania b) Grupa docelowa c) Zasięg terytorialny działania 5. Opis działania d) Narzędzia oraz szczegółowy budżet Audycje telewizyjne W tym stacje, grupy stacji, tematyka, liczba emisji Spoty telewizyjne W tym stacje, grupy stacji, tematyka, liczba emisji Audycje radiowe W tym stacje, grupy stacji, tematyka, liczba emisji Spoty radiowe W tym stacje, grupy stacji, tematyka, liczba emisji Publikacje sponsorowane w prasie i reklamy prasowe Tytuł prasowy, rodzaj publikacji, tematyka.. PLN.. PLN.. PLN.. PLN.. PLN 12

32 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 13/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania e) Termin realizacji f) Intensywność (planowane do osiągnięcia wskaźniki mediowe) Publikacje w internecie Nazwa portalu, tematyka Reklamy w internecie Nazwa portalu, rodzaj narzędzia, tematyka Ambient, OOH, inne Rodzaj narzędzia, tematyka BUDŻET ŁĄCZNIE Telewizja, np. m.in. Zasięg w GRP Zasięg 1+ Zasięg efektywny (np. zasięg 3+).. PLN.. PLN.. PLN.. PLN Kampania radiowa, np. m.in. Zasięg w GRP Zasięg 1+ Zasięg efektywny (np. zasięg 3+) Prasa Internet Inne 6. Uzasadnienie działania który cel/cele ze strategii realizują te działania uzasadnienie w nawiązaniu do zasad prowadzenia działań (rozdział 6.3 Strategii komunikacji polityki spójności na lata ) Zasada Uzasadnienie Zasada Uzasadnienie 13

33 Departament Marszałka Załącznik nr 1 Strona / stron 14/14 UMWD/ZIW-1(1)- 1[1]/16/2015 Data opracowania Osoba do kontaktu Imię i nazwisko: opcjonalnie inne istotne informacje, np. ułatwienia dla osób z niepełnosprawnościami, zaangażowanie beneficjentów, współpraca z partnerami Numer telefonu: Adres mailowy: 14

34 Departament Marszałka Załącznik nr 2 Strona / stron 1/2 Dział Informacji i Promocji Programów UMWD/ZIW-1(1)- 2[1]/16/2014 Data opracowania Załącznik nr 2 do Strategii komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata INFORMACJA O PLANOWANYCH DZIAŁANIACH INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH RPO WD NA ROK.. Z przepisów załącznika XII rozporządzenia ramowego 1 wynika obowiązek rocznej aktualizacji strategii komunikacji określającej działania informacyjne i komunikacyjne, które mają być przeprowadzone w kolejnym roku. Zgodnie z ww. wymogiem (nazwa instytucji.) prezentuje poniżej planowane działania informacyjne i promocyjne na rok.. 1. CELE STRATEGII KOMUNIKACJI Cel strategiczny PO: Cel nadrzędny i cele szczegółowe SK: Najważniejsze zadania do realizacji w roku. Poniższe zadania wynikają z dokumentów, materiałów i celów wymienionych w punkcie 2. RPD Należy wymienić najważniejsze zadania oraz do każdego zadania podać krótkie uzasadnienie. 2. PLANOWANE DZIAŁANIA KTÓRY CEL TYP DZIAŁAŃ ZE STRATEGII REALIZUJE TO GŁÓWNE DZIAŁANIA WRAZ ZE SKRÓTOWYM OPISEM GRUPY DOCELOWE TERMIN (KWARTAŁ) DZIAŁANIE 1 Załącznik nr XII do rozporządzenia ramowego cz. 4 Elementy strategii komunikacji lit. i 1

35 Działania informacyjnopromocyjne o szerokim zasięgu Koordynacja, w tym badania i ewaluacja, wymiana doświadczeń Działania informacyjne Działania edukacyjne Działania informacyjnopromocyjne, takie jak współpraca z mediami i działania w Internecie Imprezy otwarte i inne Konkursy Publikacje, materiały wystawiennicze i wsparcie działań informacyjnych i promocyjnych (NUMER) Skrótowe informacje, w tym: j.w. najważniejsze elementy/narzędzia i kanały komunikacji; tematyka. Budżet działań informacyjnych i promocyjnych na rok wynosi PLN 2