Rozeznanie rynku NR II/I/WR-N/2018 TRYB UDZIELENIA ZLECENIA

Transkrypt

1 Morąg, dn r. Rozeznanie rynku NR II/I/WR-N/2018 TRYB UDZIELENIA ZLECENIA Rozeznanie rynku dotyczące usługi noclegowej dla 6 grup uczestników projektu pt. Nam nie jest wszystko jedno warsztaty i szkolenia wspierające rodziny kształtujące odpowiedzialne rodzicielstwo i postawy prospołeczne z gmin Dobre Miasto, Świątki, Grunwald i Dubeninki. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach RPO Warmia Mazury na lata , Działania RPWM Ułatwienie dostępu do przystępnych cenowo, trwałych oraz wysokiej jakości usług, w tym opieki zdrowotnej i usług socjalnych świadczonych w interesie ogólnym, numer i nazwa Poddziałania: RPWM Ułatwienie dostępu do usług społecznych, w tym integracja ze środowiskiem lokalnym- projekty konkursowe. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata oraz zapisami Umowy o dofinansowanie zawartej między Fundacją na Rzecz Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Jak nie my to kto, a Urzędem Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Zlecający jest podmiotem niezobowiązanym do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. Zlecający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. I. Zamawiający: Fundacja na Rzecz Rozwoju Społeczno- Gospodarczego Jak nie my to kto Adres: ul. Plac Kombatantów 8/1, Morąg Tel./fax: Strona internetowa: fundacja@jakniemytokto.org.pl

2 II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiot zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest usługa noclegowa dla 6 grup uczestników projektu (3 doby) łącznie dla 170 Uczestników Projektu (zwanych dalej UP), który odbędzie się w ramach wyjazdu rodzinnego. Uczestnicy Projektu zamieszkują 4 gminy: Dobre Miasto, Świątki, Grunwald, Dubeninki. Realizacja usługi obejmuje grupę 170 uczestników jednak założyć należy, że usługa noclegowa może odbyć się w max. 4 turach obejmujących UP z danej gminy (decyzja o podziale na grupy i terminie wyjazdu nastąpi po ustaleniu z UP). 2. Cel zamówienia: Celem rozeznania rynku jest zagwarantowanie UP odpowiednich warunków noclegowych podczas wyjazdu integracyjnego dla rodzin, który jest częścią projektu Nam nie jest wszystko jedno warsztaty i szkolenia wspierające rodziny kształtujące odpowiedzialne rodzicielstwo i postawy prospołeczne z gmin Dobre Miasto, Świątki, Grunwald i Dubeninki. Wyjazd rodzinny jest formą aktywizacji i integracji UP i ich rodzin poprzez wspólne, aktywne spędzanie czasu w warunkach pozadomowych. 3. Oferent zapewni realizację usługi przy spełnieniu niżej wymienionych zaleceń: a) dysponuje bazą hotelową/noclegową przygotowaną na przyjęcie grupy jednorazowo (170 osób) obowiązkowe mile widziane możliwość zakwaterowania całej grupy w jednym budynku, standard wyposażenia powinien być równoważny z hotelem dwugwiazdkowym w rozumieniu zapisów załącznika do rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, cena pokoju/obiektu musi uwzględniać wszelkie dodatkowe opłaty (klimatyczne/uzdrowiskowe lub inne wymagane). hotel/baza noclegowa jest pozbawiony barier architektonicznych w stosunku do osób niepełnosprawnych ruchowo. Hotel/baza noclegowa odda do dyspozycji Zamawiającego co najmniej 1 pokój przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo. hotel/baza noclegowa posiada przy budynku i udostępni nieodpłatnie parking, hotel/baza noclegowa w swoim wyposażeniu, w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia posiada i udostępni UP w ramach ceny, strefę rekreacyjną (np. basen, sauna, siłownia, kręgle, park rozrywki dla dzieci) a także miejsca w których można zaplanować i zrealizować zabawy i gry zespołowe dla rodzin. Możliwość zorganizowania gier i zabaw zespołowych powinna być zabezpieczona bez względu na warunki atmosferyczne (na terenie obiektu powinna się znajdować sala gimnastyczna/treningowa wskazane jest, żeby sala była przeznaczona do aktywności fizycznej a nie jest to np.: sala jadalna, świetlica). b) spełni kryteria dodatkowe w przypadku zaistnienia braku możliwości realizacji usługi z przyczyn losowych niezależnych od Oferenta, Oferent powinien zapewnić realizację usług w obiekcie o takim samym standardzie. Zarazem zastępczy obiekt spełni kryteria wymienione w punkcie a) rozeznania rynku. w przypadku o którym mowa powyżej Oferent powinien zapewnić transport grupy na własny koszt, z pierwotnego miejsca do miejsca zastępczego. obiekt zastępczy powinien uzyskać akceptację Zamawiającego na minimum 3 dni przed terminem realizacji usługi. Ewentualne koszty związane z udzieleniem

3 akceptacji ponosi Oferent (w szczególności koszty przejazdów, zakwaterowania i wyżywienia obsługi projektu). na czas realizacji usługi Oferent nie powinien prowadzić żadnych działań (np. prace remontowo-budowlane) wpływających na komfort pobytu grupy. termin płatności - 90 dni roboczych od daty wystawienia faktury. Faktura wystawiana będzie po zakończeniu usługi. Zamawiający zastrzega możliwość wydłużenia terminu płatności w miarę posiadanych środków dostępnych na koncie projektowym. 4. Cena zawarta w formularzu ofertowym musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 5. Przedmiot zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: - Kod: Pełna nazwa: Hotelarskie usługi noclegowe; - Kod: Pełna nazwa: Usługi w zakresie ośrodków i domów wypoczynkowych - Kod: Pełna nazwa: Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe 6. Termin realizacji: kwiecień- maj 2018 rok 7. Miejsce wykonywania usługi. Obszar województwa warmińsko- mazurskiego III. Wymagania stawiane wykonawcom. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się podmioty świadczące usługi noclegowe: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. d) prowadzą działalność gospodarczą nie krócej niż 12 miesięcy licząc od dnia otrzymania niniejszego zapytania ofertowego. Oferent jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, o którym mowa w pkt V. niniejszego rozeznania rynku. b) dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów, na zasadzie spełnia nie spełnia

4 IV. Składanie ofert. Ofertę należy złożyć na załączonym formularzu w terminie do dnia r. do godziny Ofertę można złożyć osobiście w siedzibie biura projektu, ul. Plac Kombatantów 8/1, Morąg lub przesłać pocztą/kurierem na w/w adres do dnia r. r. do godziny (liczy się data i godzina wpływu). V. Sposób i kryteria wyboru ofert. 1. Oferta ze strony Wykonawcy musi spełniać wszelkie wymogi stawiane w rozeznaniu rynku i być złożona na wzorze oferty dołączonym do niniejszego zapytania. 2. Cena usługi zostanie przedstawiona w kwotach brutto. 3. W przypadku gdy cena oferty spełniającej kryteria i wymagania przedstawione w punktach a) i b) przekracza wartość środków dostępnych na realizację usługi, Zamawiający dopuszcza negocjację ceny oferty. Negocjacje zostaną przeprowadzone z Oferentem przedstawiającym najniższą cenę za usługi do osiągnięcia pułapu środków założonych na realizację działania w projekcie. W przypadku braku możliwości osiągnięcia kompromisu Zamawiający rezygnuje z oferty. 4. Oferent wyraża zgodę na: - rezygnację z zamówionej usługi zawartej w punkcie a) i b) w terminie do 3 dni przed realizacją usługi, - możliwość osobistej weryfikacji przez Zamawiającego spełnienia przez Oferenta kryteriów określonych w punktach a) i b), wszelkie koszty związane z weryfikacją ponosi Oferent (w szczególności koszty przejazdów, zakwaterowania i wyżywienia obsługi projektu), - proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku mniejszej liczby odbiorców usług i poinformowaniu o tym fakcie oferenta, co najmniej na dwie godziny przed rozpoczęciem usługi (o ile zmniejszenie nie przekracza 20% zamówienia dla każdorazowego pobytu grupy), - możliwość podjęcia negocjacji celem obniżenia ceny oferty. 5. Kryterium decydującym o wyborze danej oferty jest: a) cena 50 % - propozycja stawki brutto za realizację usługi noclegowej

5 b) spełnienie kryteriów dodatkowych 35% - zapewnienie obiektu zastępczego 10 pkt. - zapewnienie transportu grupy na własny koszt, z pierwotnego miejsca do miejsca zastępczego 10 pkt. - dopuszczenie akceptacji obiektu zastępczego przez Zamawiającego na minimum 3 dni przed terminem realizacji usługi i poniesie kosztów z tym związanych 5 pkt.. - zapewnienie, że na czas realizacji usługi Oferent nie będzie prowadził żadnych działań (np. prace remontowo-budowlane) wpływających na komfort pracy grupy 5 pkt. - termin płatności do 90 dni roboczych od daty wystawienia faktury z zastrzeżeniem możliwości wydłużenia terminu płatności w miarę posiadanych środków dostępnych na koncie projektowym 5 pkt. c) gotowość świadczenia usługi - 15% - 24 h i mniej od zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania- 15 pkt. - 2 dni od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania- 10 pkt. - 6 dni od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania- 5 pkt dni od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania- 0 pkt. 6. Zasady oceniania poszczególnych kryteriów: a) Cena za realizację usługi b) Spełnienie kryteriów dodatkowych najniższa cena brutto z badanych ofert a) = x 50 cena brutto oferty badanej suma punktów za kryteria dodatkowe b) = x 35 maksymalna możliwa do uzyskania suma punktów za kryteria dodatkowe c) Gotowość świadczenia usługi suma punktów za gotowość c) = x 15 maksymalna możliwa do uzyskania suma punktów za gotowość Ocena łączna zostanie obliczona wg poniższego wzoru: L= a) + b) + c) L- całkowita ilość punktów, a) punkty uzyskane w kryterium: cena b) punkty przyznane w kryterium: kryteria dodatkowe c) punkty uzyskane w kryterium: gotowość świadczenia usług Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów (L).

6 VI. Wymagane dokumenty. 1. Formularz ofertowy (zał. nr 1); 2. Formularz spełnienia kryteriów dodatkowych (zał. nr 2), 3. Oświadczenie o gotowości świadczenia usługi w terminie. (zał. nr 3) 4. Oświadczenie o braku powiązań ze Zlecającym (wg. zał. nr 4). 5. Dokumenty potwierdzające uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 6. Oświadczenie Oferenta, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 7. Aktualny z okresu nie wcześniejszego niż 6 miesięcy - odpis z KRS poświadczający że Oferent prowadzi działalność dłużej niż 12 miesięcy. Oferta musi być złożona w oryginale i podpisana na każdej stronie ew. kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem z oznaczeniem daty potwierdzenia i podpisem. VII. Odrzucanie ofert 1. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli: jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego rozeznania rynku, wykonawca w terminie 1 dnia od daty otrzymania zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłek wykrytych podczas badania oferty, będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, będzie zawierała błędy w obliczeniu ceny, 2. Oferty odrzucone nie będą poddane ocenie. VII. Pozostałe postanowienia. 1. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia zapytania dodatkowego nie przekraczającego 50% wartości zamówienia podstawowego. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny. 3. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Wykonawcę.

7 Załącznik nr 1 Rozeznanie rynku NR II/I/WR-N/2018 dla zamówienia realizowanego w ramach projektu Nam nie jest wszystko jedno warsztaty i szkolenia wspierające rodziny kształtujące odpowiedzialne rodzicielstwo z gmin Dobre Miasto, Świątki, Grunwald i Dubeninki. Cena za usługę Imię i nazwisko/ nazwa firmy Adres Telefon DANE WYKONAWCY: Oferuję realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w rozeznaniu rynku nr II/I/WR-N/2018 w cenie: Nazwa usługi Jednostka Cena 1 brutto usługi Cena brutto usługi słownie dorośli dzieci 1 nocleg 1 nocleg... dnia..... r. (miejscowość)... (podpis) 1 Wykonawca określa w ofercie cenę świadczenia usług w taki sposób, że cena musi uwzględniać wszystkie koszty faktycznie ponoszone przez Zamawiającego w związku z zawarciem umowy i adekwatne do sytuacji prawnej Wykonawcy (a więc np. w przypadku osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej cena musi uwzględniać zwłaszcza obciążające Zamawiającego jako zleceniodawcę składniki wynagrodzenia - np. Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i ubezpieczenie społeczne). Ceny określone przez Wykonawcę są wiążące i zostaną wprowadzone do umowy. Cenę należy podać w złotych polskich. Rozliczenie z wybranym wykonawcą nastąpi wg stawki godzinowej podanej w ofercie, za faktyczną liczbę przepracowanych godzin.

8 Załącznik nr 2 Rozeznanie rynku NR II/I/WR-N/2018 dla zamówienia realizowanego w ramach projektu Nam nie jest wszystko jedno warsztaty i szkolenia wspierające rodziny kształtujące odpowiedzialne rodzicielstwo z gmin Dobre Miasto, Świątki, Grunwald i Dubeninki. Kryteria dodatkowe DANE WYKONAWCY: Imię i nazwisko/ nazwa firmy Adres Telefon Oferuję spełnienie kryteriów dodatkowych przy realizacji usługi zgodnie z wymogami określonymi w rozeznaniu rynku nr II/I/WR-N/2018 w cenie: Nazwa kryterium dodatkowego TAK/NIE w przypadku zaistnienia braku możliwości realizacji usługi z przyczyn losowych niezależnych od Oferenta, Oferent powinien zapewnić realizację usług w obiekcie o takim samym standardzie. Zarazem zastępczy obiekt spełni kryteria wymienione w punkcie a) rozeznania rynku. w przypadku o którym mowa powyżej Oferent powinien zapewnić transport grupy na własny koszt, z pierwotnego miejsca do miejsca zastępczego. obiekt zastępczy powinien uzyskać akceptację Zamawiającego na minimum 3 dni przed terminem realizacji usługi. Ewentualne koszty związane z udzieleniem akceptacji ponosi Oferent (w szczególności koszty przejazdów, zakwaterowania i wyżywienia obsługi projektu). na czas realizacji usługi Oferent nie powinien prowadzić żadnych działań (np. prace remontowo-budowlane) wpływających na komfort pobytu grupy. termin płatności - 90 dni roboczych od daty wystawienia faktury. Faktura wystawiana będzie po zakończeniu usługi. Zamawiający zastrzega możliwość wydłużenia terminu płatności w miarę posiadanych środków dostępnych na koncie projektowym.... dnia..... r. (miejscowość)... (podpis)

9 Załącznik nr 3 Rozeznanie rynku NR II/I/WR-N/2018 dla zamówienia realizowanego w ramach projektu Nam nie jest wszystko jedno warsztaty i szkolenia wspierające rodziny kształtujące odpowiedzialne rodzicielstwo z gmin Dobre Miasto, Świątki, Grunwald i Dubeninki. Imię i nazwisko/ nazwa firmy Adres Telefon Oświadczenie o gotowości wykonania usługi Oferuję realizację przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami określonymi w rozeznaniu rynku nr II/I/WR-N/2018, w terminie.. godzin/dni od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego... dnia..... r. (miejscowość)... (podpis)

10 Rozeznanie rynku NR II/I/WR-N/2018 dla zamówienia realizowanego w ramach projektu Nam nie jest wszystko jedno warsztaty i szkolenia wspierające rodziny kształtujące odpowiedzialne rodzicielstwo z gmin Dobre Miasto, Świątki, Grunwald i Dubeninki. Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym Imię i nazwisko/ nazwa firmy Adres Telefon Uprzedzony o odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych informacji, oświadczam że nie jestem powiązany kapitałowo lub osobowo z zamawiającym dla rozeznaniu rynku nr II/I/WR-N/2018 poprzez: 1. uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej; 2. posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3. pełnienie funkcji: członka organu zarządzającego lub nadzorczego, prokurenta, pełnomocnika; 4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;... dnia..... r. (miejscowość)... (podpis)