Podręcznik podstawowy. My ClinPhone Konta

Transkrypt

1 Podręcznik podstawowy My ClinPhone Konta

2

3 Spis treści Sekcja 1 - Wprowadzenie do systemu ClinPhone RTSM...5 Sekcja 2 - Jeśli otrzymałeś 16-cyfrowy tymczasowy numer identyfikacyjny (TIN)...6 Sekcja Tworzenie konta My ClinPhone...6 Sekcja Aktywacja TIN... 7 Sekcja 3 - Jeśli otrzymałeś wiadomość zawierającą nazwę użytkownika i hasło... 9 Sekcja Odbieranie danych konta... 9 Sekcja Aktywacja konta... 9 Sekcja 4 - Dział obsługi klienta firmy PAREXEL Sekcja 5 - Konto "My ClinPhone" Często zadawane pytania...12

4

5 Sekcja 1 - Wprowadzenie do systemu ClinPhone RTSM 5 System zarządzania randomizacją i zaopatrzeniem na potrzeby badań (RTSM) ClinPhone został opracowany przez firmę PAREXEL, która nim zarządza. Stanowi on część platformy MyTrials eclinical firmy Perceptive. Dostęp do interaktywnego systemu telefonicznego (IVR) można uzyskać za pośrednictwem telefonu. Dostęp do interaktywnego systemu internetowego (IWR) można uzyskać za pośrednictwem Internetu.

6 6 Sekcja 2 - Jeśli otrzymałeś 16-cyfrowy tymczasowy numer identyfikacyjny (TIN) Sekcja Tworzenie konta My ClinPhone Aby korzystać z systemu, należy posiadać dostęp do Internetu. Informacje dotyczące wymogów dotyczących zainstalowanych wersji przeglądarek internetowych można znaleźć na stronie W celu korzystania z systemu IWR konieczne jest posiadanie konta My ClinPhone. Jeśli nie posiadasz konta My ClinPhone, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami. 1. Przejdź do strony Wybierz Create My ClinPhone Account. 2. Wprowadź wybraną przez siebie nazwę użytkownika. (Co najmniej 6 znaków, wyłącznie litery i cyfry). a) Ponownie wprowadź nazwę użytkownika. 3. Podaj swoje pełne imię i nazwisko. (Co najmniej 4 litery, cyfry są niedozwolone). 4. Wprowadź swój adres . a) Ponownie wprowadź adres Wprowadź wybrane przez siebie hasło. (Co najmniej 6 znaków, w tym co najmniej 1 cyfra). a) Ponownie wprowadź hasło. 6. Kliknij przycisk Kontynuuj. System potwierdzi, że założenie konta przebiegło pomyślnie. 7. Na wprowadzony adres zostanie wysłana wiadomość. Zawiera ona łącze przeznaczone do rejestracji konta. Proces ten może potrwać maksymalnie 30 minut. W razie nieotrzymania wiadomości e- mail należy skontaktować się z działem obsługi klienta systemu MyTrials firmy Perceptive. 8. Kliknij łącze w wiadomości , aby zatwierdzić utworzone konto. Należy tego dokonać w ciągu 30 dni. System potwierdzi, że założenie konta przebiegło pomyślnie. 9. Na ten sam adres zostanie wysłana kolejna wiadomość z potwierdzeniem, że konto zostało założone. Wiadomość będzie zawierać łącze do systemu. 10. Konfiguracja konta użytkownika została zakończona.

7 7 Informacje dotyczące przeprowadzania transakcji w systemie IVR można znaleźć w instrukcji Korzystanie z systemu ClinPhone IVR. Informacje dotyczące przeprowadzania transakcji w systemie IWR można znaleźć w instrukcji Korzystanie z systemu ClinPhone IWR. Ze względów bezpieczeństwa należy zawsze pamiętać o wylogowaniu się po zakończeniu pracy lub w czasie, kiedy komputer pozostaje bez nadzoru. Aby wylogować się, kliknij polecenie Wylogowywanie widoczne w prawym górnym narożniku strony. Sekcja Aktywacja TIN Aby korzystać z systemu IWR, należy posiadać konto My ClinPhone. Jeśli nie posiadasz konta My ClinPhone, zapoznaj się z częścią Tworzenie konta My ClinPhone. 1. Przejdź do strony 2. Kliknij opcję Logowanie klienta w prawym górnym rogu. 3. Zaloguj się do swojego konta My ClinPhone, postępując zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie. 4. Wybierz opcję Aktywuj nowy numer TIN (tymczasowy numer identyfikacyjny). 5. Wprowadź żądane informacje. W razie konieczności, sprawdź informacje w arkuszach. 6. Kliknij przycisk Kontynuuj. System wyświetli Twój nowy 8-cyfrowy stały kod dostępu. Numer ten należy zapisać w bezpiecznym miejscu niedostępnym dla innych osób. Podczas wszystkich kolejnych transakcji należy korzystać z tego kodu dostępu. Ważność 16-cyfrowego numeru TIN (tymczasowego numeru identyfikacyjnego) wygaśnie. Ze względów bezpieczeństwa należy zawsze pamiętać o wylogowaniu się po zakończeniu pracy lub w czasie, kiedy komputer pozostaje bez nadzoru. Aby wylogować się, kliknij polecenie Wylogowywanie widoczne w prawym górnym narożniku strony. Powiązanie istniejących kont Zostaniesz poproszony(a) o wybranie jednej z następujących opcji: a) Powiąż istniejący kod dostępu z tym badaniem. Umożliwia to uzyskanie dostępu do danego badania oraz do istniejącego badania przy użyciu jednego kodu dostępu i numeru PIN. Przejdź do części Powiązanie z istniejącym kontem. Uwaga: Powiązanie danego badania z istniejącym 8-cyfrowym

8 8 kodem dostępu jest możliwe wyłącznie, jeśli kod dostępu aktywowano przy użyciu 16-cyfrowego numeru TIN (tymczasowego numeru identyfikacyjnego). Badania można powiązać wyłącznie w przypadku, gdy mają one tego samego sponsora. b) Uzyskaj nowy kod dostępu przeznaczony do używania wyłącznie z danym badaniem. Przejdź do części Przydzielenie nowego kodu dostępu. Powiązanie z istniejącym kontem 1. Wybierz kod dostępu, dla którego chcesz użyć opcji powiązania. 2. Kliknij przycisk Powiąż. 3. Wprowadź żądane informacje. W razie konieczności, sprawdź informacje w arkuszach. 4. Wprowadź 4-cyfrowy numer PIN powiązany z Twoim istniejącym kodem dostępu. Kliknij Dalej. Przydział nowego kodu dostępu 1. Kliknij przycisk Nowy. 2. Wprowadź żądane informacje. W razie konieczności, sprawdź informacje w arkuszach. 3. Kliknij przycisk Kontynuuj. System wyświetli Twój nowy 8-cyfrowy stały kod dostępu. Numer ten należy zapisać w bezpiecznym miejscu niedostępnym dla innych osób. Podczas wszystkich kolejnych transakcji należy korzystać z tego kodu dostępu. Ważność 16-cyfrowego numeru TIN (tymczasowego numeru identyfikacyjnego) wygaśnie.

9 Sekcja 3 - Jeśli otrzymałeś wiadomość zawierającą nazwę użytkownika i hasło 9 Sekcja Odbieranie danych konta Po uzyskaniu dostępu do systemu użytkownik otrzyma: 1. Wiadomość zawierającą nazwę użytkownika, której należy użyć podczas uzyskiwania dostępu do systemu on-line. 2. Odrębną wiadomość zawierającą 8-cyfrowy kod i instrukcje ustanowienia hasła do systemu My ClinPhone. Wiadomości te będą w języku angielskim. Jeśli nie otrzymałeś koniecznych wiadomości , sprawdź kosz lub folder ze spamem, zanim skontaktujesz się z działem obsługi klienta firmy PAREXEL. customercare@perceptive.com. Numer telefonu odpowiedni dla Twojego kraju jest podany na stroniehttp:// support.perceptive.com/support/home.aspx/phones. Sekcja Aktywacja konta Przy pierwszym dostępie do konta "My ClinPhone", ze względów bezpieczeństwa, konieczne będzie ustanowienie hasła. 1. Kliknij link znajdujący się we wiadomości Dane bezpieczeństwa konta: online.clinphone.com/acntmgt/forgottenpassword.aspx. 2. Wprowadź nazwę użytkownika podaną w wiadomości Nowe konto zostało utworzone. 3. Wprowadź i potwierdź nowe hasło. Uwaga: Hasła muszą składać się z co najmniej 8 znaków i zawierać co najmniej 1 cyfrę i jedną dużą literę. Twoje hasło będzie niezbędne do logowania się do konta "My ClinPhone" i do realizowania transakcji w systemie RTSM ClinPhone. 4. Kliknij przycisk Continue. 5. Kliknij przycisk Submit. Korzystając z nazwy użytkownika i nowego hasła, możesz teraz zalogować się do systemu ClinPhone RTSM.

10 10 Sekcja 4 - Dział obsługi klienta firmy PAREXEL Firma PAREXEL Informatics zapewnia wsparcie za pośrednictwem działu obsługi klienta. Doświadczeni pracownicy dyżurują przy telefonie przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez cały rok. Z działem obsługi klienta można kontaktować się w celu uzyskania pomocy technicznej w zakresie obsługi systemu, systemów pokrewnych lub w celu zgłoszenia rozbieżności. Jeśli zmiana ma charakter pilny, zalecamy zgłoszenie jej drogą telefoniczną. Personel działu obsługi klienta stanowią specjaliści z zakresu obsługi systemu ClinPhone. Nie są oni jednak w stanie udzielić pomocy w kwestiach związanych z protokołem badania. Pytania dotyczące protokołu należy kierować do odpowiednich osób do kontaktu ws. badania. Wszystkim otrzymanym zapytaniom, niezależnie od tego, czy zostały przekazane pocztą , telefonicznie, faksem czy za pośrednictwem strony internetowej, przypisywany jest numer zgłoszenia, umożliwiający pracownikom działu obsługi klienta nadawanie zapytaniom odpowiednich priorytetów oraz ich śledzenie. Podanie numeru zgłoszenia ułatwia uzyskanie informacji na temat zapytania w przypadku późniejszego kontaktu. Podczas kontaktu z działem obsługi klienta należy przekazać możliwie jak najwięcej szczegółowych informacji: Numer protokołu: np. Protokół-1234 Kod badania: np. ABC123 Numer ośrodka lub magazynu (w stosownych przypadkach) Numer pacjenta lub uczestnika (w stosownych przypadkach) Numer kompletu (w stosownych przypadkach) Data i godzina transakcji W przypadku wniosku o korektę danych błędnie wprowadzonych podczas transakcji należy zanotować dane nieprawidłowe oraz dane poprawne. Kontakt z działem obsługi klienta systemu MyTrials firmy Perceptive za pośrednictwem strony internetowej działu obsługi klienta systemu MyTrials firmy Perceptive Dokonywanie zgłoszeń oraz ich monitorowanie jest możliwe za pośrednictwem strony internetowej działu obsługi klienta: support.perceptive.com/support/. Strona ta umożliwia podanie szczegółowych informacji na temat zapytania oraz danych kontaktowych. Jeżeli zgłoszenie ma charakter pilny, po jego wysłaniu należy telefonicznie poinformować o tym dział obsługi klienta.

11 11 Kontakt z działem obsługi klienta za pośrednictwem poczty Z działem obsługi klienta można skontaktować się, wysyłając wiadomość na adres customercare@perceptive.com. W polu tematu wiadomości należy umieścić numer protokołu i kod badania. W przypadku pilnych zapytań przesyłanych do działu obsługi klienta za pośrednictwem poczty w polu tematu należy umieścić informację, że zapytanie jest pilne, a następnie skontaktować się z działem telefonicznie, aby poinformować o wysłaniu wiadomości. Kontakt z działem obsługi klienta drogą telefoniczną Numery telefonów kontaktowych dla danego kraju podane są na stronie internetowej działu obsługi klienta:support.perceptive.com/support/home.aspx/phones. Połączenia telefoniczne z działem obsługi klienta mogą być nagrywane w celu zapewnienia najwyższej jakości obsługi. Personel działu obsługi klienta posługuje się językiem angielskim, jednak w razie potrzeby można również skorzystać z usług tłumacza. W takim przypadku należy określić wymagany język i zaczekać na włączenie się tłumacza do rozmowy. Może to zająć chwilę. Do czasu uzyskania połączenia z tłumaczem rozmowa zostanie wstrzymana. Kontakt z działem obsługi klienta za pośrednictwem faksu Wypełnij formularz korekcyjny znajdujący się w zestawie użytkownika. Przed wysłaniem faksu do działu obsługi klienta upewnij się, że w formularzu zostały wprowadzone wszystkie wymagane informacje. Swoje zgłoszenie należy wysłać faksem do działu obsługi klienta, korzystając z numerów podanych na następującej stronie internetowej:support.perceptive.com/support/ home.aspx/phones.

12 12 Sekcja 5 - Konto "My ClinPhone" Często zadawane pytania Konto My ClinPhone wygasło Twoje konto użytkownika wygasa, jeśli pozostaje nieużywane przez okres dłuższy niż 30 dni. Nie będziesz miał możliwości użyć swojego konta w celu uzyskania dostępu do systemu. Aby ponownie aktywować konto, skontaktuj się z działem obsługi klienta. Dlaczego został odrzucony mój 16-cyfrowy kod tymczasowy (TIN)? Zapomniałem moją nazwę użytkownika. Zapomniałem moje hasło. Kod tymczasowy (TIN) jest kodem jednorazowego użytku i ulega unieważnieniu po założeniu konta. Jeśli nie używałeś wcześniej swojego kodu TIN, spróbuj wprowadzić go ponownie, gdyż być może popełniłeś pomyłkę przy wprowadzaniu. Twój kod TIN mógł zostać dezaktywowany. Skontaktuj się z odpowiednim Monitorem lub osobą, która wydała Twój kod TIN. Kliknij polecenie Zapomniałem nazwę użytkownika. Wprowadź swój adres . Kliknij przycisk Kontynuuj. Na Twój adres zostanie wysłana wiadomość z potwierdzeniem, zawierająca Twoją nazwę użytkownika. Kliknij polecenie Zapomniałem hasło. Wprowadź swoją nazwę użytkownika i adres . Kliknij przycisk Kontynuuj. Na Twój adres zostanie wysłana wiadomość z potwierdzeniem, zawierająca łącze do Twojego hasła. Następnie należy wprowadzić nazwę użytkownika i nowe hasło oraz je potwierdzić. Otrzymasz wiadomość z informacją o zresetowaniu hasła.

13 13 Jak mogę zmienić mój adres poczty elektronicznej? Jak mogę zmienić podane imię i nazwisko? Zaloguj się do swojego konta My ClinPhone. Kliknij polecenie Zarządzanie kontem Aktualizacja adresu . Wprowadź i potwierdź swój nowy adres . Kliknij przycisk Kontynuuj. Zostaniesz poinformowany(-a) o zaktualizowaniu Twojego adresu . Zaloguj się do swojego konta My ClinPhone. Kliknij polecenie Zarządzanie kontem Aktualizacja imienia i nazwiska. Wprowadź swoje nowe dane. Kliknij przycisk Kontynuuj. Zostaniesz poinformowany(a) o zaktualizowaniu Twoich danych. Otrzymałem(am) następującą informację: Badanie jest aktualnie niedostępne. Spróbuj ponownie później. Mam pytanie o charakterze klinicznym dotyczące badania. Z kim należy się kontaktować? Zgubiłem mój numer TIN (tymczasowy numer identyfikacyjny) lub nie pamiętam swojego numeru PIN. Co należy zrobić? Od czasu do czasu dział obsługi klienta przeprowadza ważne aktualizacje danych w systemie. Oznacza to, że badanie będzie chwilowo niedostępne. Zwykle sytuacja ta ma charakter przejściowy i w krótkim czasie zostaje przywrócony pełny dostęp. W przypadku, gdy badanie jest niedostępne od dłuższego czasu, a użytkownik musi pilnie uzyskać do niego dostęp, należy skontaktować się z działem obsługi klienta w celu uzyskania pomocy. Z osobą do kontaktu ws. badania. Nasz dział obsługi klienta jest w stanie udzielić odpowiedzi wyłącznie na pytania związane z systemem ClinPhone RTSM. W przypadku zgubienia numeru TIN (tymczasowego numeru identyfikacyjnego) konieczne będzie uzyskanie nowego numeru TIN (tymczasowego numeru identyfikacyjnego) oraz założenie nowego konta.

14 14 W przypadku zapomnienia numeru PIN osoba, od której otrzymałeś(aś) swój numer TIN (tymczasowy numer identyfikacyjny) może być w stanie zresetować Twój numer PIN. Skontaktuj się z monitorem lub osobą, od której otrzymałeś(aś) swój numer TIN (tymczasowy numer identyfikacyjny).

15