INSTRUKCJA ARCHIWALNA UNIWERSYTETU PRZYRODNICZEGO W POZNANIU

Transkrypt

1 Załącznik do Regulaminu Archiwum Uczelnianego Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu INSTRUKCJA ARCHIWALNA UNIWERSYTETU PRZYRODNICZEGO W POZNANIU Uchwała nr 256/2007. Nazwa Uczelni została zmieniona z: Akademia Rolnicza im. Augusta Cieszkowskiego w Poznaniu na: Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, zgodnie z ustawą z dnia 7 lutego 2008r. o nadaniu nowych nazw niektórym akademiom rolniczym (Dz. U. Nr 52, poz. 300).

2 2 SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne str. 3 ROZDZIAŁ II Podział dokumentacji na kategorie archiwalne str. 4 ROZDZIAŁ III Zakres działania Archiwum Uczelnianego str. 5 ROZDZIAŁ IV Personel Archiwum Uczelnianego str. 6 ROZDZIAŁ V Lokal i wyposaŝenie Archiwum Uczelnianego str. 7 ROZDZIAŁ VI Tryb przyjmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych do Archiwum Uczelnianego str. 9 ROZDZIAŁ VII Przechowywanie i ewidencja akt osobowych w Archiwum str. 11 ROZDZIAŁ VIII Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym str. 12 ROZDZIAŁ IX Udostępnianie dokumentacji str. 14 ROZDZIAŁ X Wydzielanie akt i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia str. 16 ROZDZIAŁ XI Przeprowadzanie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji str. 18 ROZDZIAŁ XII Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub ustania działalności jednostki organizacyjnej str. 19 ROZDZIAŁ XIII Nadzór i kontrola Archiwum Uczelnianego str. 19

3 3 ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Instrukcja archiwalna, zwana dalej Instrukcją, określa organizację i zakres działania Archiwum Uczelnianego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw ostatecznie załatwionych, powstającą w związku z działalnością jednostki organizacyjnej. 2. Przedmiotem regulacji zawartych w Instrukcji jest: 1) tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych, przekazywanych z komórek organizacyjnych do Archiwum Uczelnianego, 2) zasady przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji w Archiwum Uczelnianym, 3) zasady przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, 4) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tj. przygotowania do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji, której okres przechowywania minął). 3. Instrukcja ustala zasady i sposób postępowania z dokumentacją zakończonych spraw jawnych. 4. Tryb postępowania z dokumentacją niejawną regulują odrębne przepisy. 5. W jednostce organizacyjnej funkcjonuje jedno Archiwum Uczelniane podlegające w strukturze organizacyjnej Z-cy Kanclerza do spraw administracyjno-gospodarczych. 6. UŜyte w Instrukcji określenia oznaczają: 1) akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 2) Archiwum Państwowe Archiwum Państwowe w Poznaniu, 3) Archiwum Uczelniane komórkę organizacyjną powołaną do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji spraw ostatecznie zakończonych, a takŝe brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B) i przekazywania materiałów archiwalnych (akt kategorii A) do Archiwum Państwowego, 4) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej typowanie do zniszczenia dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, 5) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych, 6) dokumentacja niearchiwalna wszelką dokumentację o czasowym okresie przechowywania, niestanowiącą materiałów archiwalnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; do oznaczenia kategorii archiwalnej tej dokumentacji uŝywa się symbolu B, 7) jednolity rzeczowy wykaz akt tematyczny podział akt powstających w toku działalności jednostki organizacyjnej, określający w poszczególnych pozycjach symbol klasyfikacyjny i hasło rzeczowe oraz kategorię archiwalną, 8) jednostka archiwalna odrębną fizycznie, najmniejszą jednostkę ewidencyjną w archiwum np. dokument, księgę, poszyt, teczkę, mapę, rysunek, fotografię, taśmę magnetofonową lub filmową, płytę CD-ROM, 9) jednostka organizacyjna Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu,

4 4 10) kategoria archiwalna oznaczenie wartości archiwalnej dokumentacji historycznej lub czasowej przy pomocy symboli A, B, BE, Bc, 11) komórka organizacyjna dział, sekcję, samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze jednostki organizacyjnej, 12) kwalifikacja archiwalna zaliczenie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych, 13) materiały archiwalne wszelkiego rodzaju dokumentację będącą źródłem informacji o wartości historycznej, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych uŝywa się symbolu A, 14) metr bieŝący taką ilość akt, jaka mieści się na jednym metrze bieŝącym półki, przy ułoŝeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym, 15) nośnik informatyczny dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., 16) nośnik papierowy arkusz papieru zgodny z polskimi normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 17) spis spraw formularz słuŝący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w jednostce organizacyjnej, prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej, 18) teczka aktowa (spraw) teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp. słuŝące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przewaŝnie odrębną jednostkę archiwalną, 19) znak akt zespół symboli określających przynaleŝność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z rzeczowego wykazu akt, 20) znak sprawy zespół symboli określających przynaleŝność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw wykazu akt oraz numeru, pod którym sprawa została zarejestrowania w spisie spraw danej teczki aktowej lub w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym. ROZDZIAŁ II PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE 2 Dokumentacja powstała w toku działalności jednostki organizacyjnej dzieli się na dwie kategorie archiwalne: 1) materiały archiwalne, 2) dokumentację niearchiwalną Materiały archiwalne to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, w tym równieŝ elektroniczna, bez

5 5 względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, przechowywana wieczyście. 2. Do oznaczania materiałów archiwalnych uŝywa się symbolu A Dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja inna niŝ określona w 3 ust. 1, niestanowiąca materiałów archiwalnych, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. 2. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej uŝywa się symbolu B. 3. W dokumentacji niearchiwalnej: 1) symbolem B z dodaniem cyfr (liczb) arabskich (określających okres przechowywania w jednostce organizacyjnej) oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu za zgodą właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po dacie wytworzenia dokumentacji i zamknięciu teczek aktowych, 2) symbolem Bc oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę przez komórki organizacyjne (bez potrzeby przekazywania do Archiwum Uczelnianego) za zgodą i wiedzą osoby sprawującej pieczę nad Archiwum Uczelnianym, 3) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (wskazanego cyfrą) podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie; ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które moŝe dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji; zmiana kategorii moŝe wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 5 Podział dokumentacji na kategorie archiwalne, o których mowa w 2 Instrukcji, ustala jednolity rzeczowy wykaz akt jednostki. ROZDZIAŁ III ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM UCZELNIANEGO 6 1. Archiwum Uczelniane gromadzi wszelkiego rodzaju dokumentację wytworzoną w czasie działalności jednostki, tj. zarówno materiały archiwalne (dokumentację kategorii A), jak i dokumentację niearchiwalną (dokumentację kategorii B). 2. Do podstawowych zadań Archiwum Uczelnianego naleŝy: 1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie sprawowania odpowiedniej pieczy nad dokumentacją oraz właściwego i terminowego przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum Uczelnianego,

6 6 2) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy, 3) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 4) udostępnianie dokumentacji osobom upowaŝnionym, 5) porządkowanie dokumentacji i w miarę potrzeby jej konserwacja, 6) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Archiwum Uczelnianym oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu, 7) przekazywanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej po uprzednim uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego do zniszczenia, 8) współpraca z Archiwum Państwowym. ROZDZIAŁ IV PERSONEL ARCHIWUM UCZELNIANEGO 7 1. Pracownik Archiwum Uczelnianego powinien posiadać odpowiednie przygotowanie archiwalne. 2. Do obowiązków pracownika prowadzącego Archiwum Uczelniane naleŝą zadania wyszczególnione odpowiednio w 6 ust. 2, a ponadto: 1) udzielanie pomocy komórkom organizacyjnym przy przygotowywaniu akt do przekazania do Archiwum Uczelnianego, 2) sporządzanie rocznego zestawienia ilościowego akt przejętych do archiwum w podziale na kategorię A i B, akt udostępnianych i wypoŝyczonych oraz akt wybrakowanych, 3) dbanie o mienie i bezpieczeństwo Archiwum Uczelnianego. 3. Pracownik Archiwum Uczelnianego powinien znać strukturę organizacyjną jednostki oraz obowiązujący system kancelaryjny (instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt). 4. W przypadku zmian kadrowych na stanowisku archiwisty, przekazanie Archiwum Uczelnianego dokonuje się protokolarnie. 5. Przy przekazywaniu Archiwum Uczelnianego innej osobie, sporządza się protokół zdawczoodbiorczy w jednym egzemplarzu, który podpisuje strona przekazująca i przejmująca. Protokół przechowuje się w aktach Archiwum Uczelnianego. 6. Przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych odbywa się w pierwszym kwartale roku.

7 7 ROZDZIAŁ V LOKAL I WYPOSAśENIE ARCHIWUM UCZELNIANEGO 8 1. Archiwum Uczelniane nie moŝe być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. 2. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. 9 Archiwum Uczelniane, jego warunki lokalowe, wyposaŝenie i urządzenie powinno odpowiadać wymogom określonym przez państwową słuŝbę archiwalną, a w szczególności: 1) archiwum winno być zlokalizowane moŝliwie na niskich kondygnacjach i naleŝycie zabezpieczone przed włamaniem i poŝarem. JeŜeli warunki lokalowe wymuszają lokalizację archiwum na wyŝszych kondygnacjach to musi być zabezpieczona odpowiednia wytrzymałość stropów tj. nacisk 500 kg na 1 metr kwadratowy powierzchni, 2) archiwum powinno składać się z oddzielnych pomieszczeń przeznaczonych na magazyny archiwalne i pokój biurowy z przeznaczeniem do pracy dla archiwisty i udostępniania dokumentacji Lokal Archiwum Uczelnianego powinien być całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi wpływającymi na stan przechowywanej dokumentacji jak i na stan zdrowia pracowników archiwum. 2. Pomieszczenie biurowe Archiwum Uczelnianego powinno spełniać warunki umoŝliwiające pracownikowi Archiwum wykonywanie obowiązków oraz zapewniać moŝliwość korzystania z dokumentacji osobom upowaŝnionym. 3. Magazyn archiwalny powinien być zaopatrzony w: 1) regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umoŝliwiający łatwy dostęp do akt, nieprzylegające do sufitu, ścian, okien, grzejników (odstępy między regałami nie powinny być mniejsze niŝ 70 cm, zaś najniŝsza półka regału powinna znajdować się co najmniej 20 cm od podłogi) regały i półki regałów powinny być ponumerowane, regały cyframi rzymskimi, półki cyframi arabskimi, 2) sprzęt przeciwpoŝarowy (gaśnice proszkowe, koce gaśnicze i worki ewakuacyjne), 3) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza (higrometr włosowy z termometrem), 4) odkurzacz elektryczny Magazyn archiwalny powinien zajmować pomieszczenie:

8 8 1) suche, 2) chronione przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, 3) z moŝliwością wietrzenia pomieszczeń, 4) zabezpieczone przed włamaniem. 2. Temperatura powietrza w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, powinna być utrzymywana w ciągu całego roku w granicach o C (z dopuszczalnymi wahaniami w ciągu doby w granicach 2 stopni), a wilgotność 45-60% (z dopuszczalnymi wahaniami dobowymi w granicach 5%). 3. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane. 12 Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. 13 Instalacja elektryczna w lokalu Archiwum Uczelnianego powinna mieścić się w odpowiednio zabezpieczonych przewodach i posiadać właściwą osłonę punktów oświetleniowych umieszczonych między regałami. Bezpieczniki elektryczne powinny znajdować się na zewnątrz pomieszczenia. Po zakończeniu pracy dopływ prądu do magazynu naleŝy wyłączyć W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego naleŝy uŝywać świetlówek o obniŝonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natęŝenie światła nie moŝe przekraczać 200 luksów. 2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, naleŝy eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, Ŝaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV. 3. Otwory okienne w pomieszczeniu archiwum muszą być okratowane, a ponadto, gdy lokal znajduje się w piwnicy, zaopatrzone dodatkowo w siatkę drucianą o przekroju oczek nie większym niŝ 1 cm Archiwum Uczelniane powinno być wyposaŝone w ognioodporne drzwi (ewentualnie drzwi masywne, obite stalową blachą, wzmocnione ryglami przeciwwłamaniowymi oraz zaopatrzone w mocne zamki o skomplikowanym systemie otwierania i urządzenia do zakładania plomb) oraz poŝarową instalację sygnalizacyjno-alarmową. 2. Archiwum powinno być zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. 1. Po zakończeniu pracy magazyny archiwalne powinny być zamykane i plombowane. 16

9 9 2. Do zdejmowania plomby upowaŝniony jest wyłącznie archiwista lub inne osoby upowaŝnione. W przypadku stwierdzenia cech naruszenia, archiwista nie zdejmuje plomby, lecz niezwłocznie powiadamia o tym bezpośredniego przełoŝonego, który zobowiązany jest wszcząć postępowanie wyjaśniające. 17 W pomieszczeniach Archiwum Uczelnianego: 1) nie naleŝy przechowywać przedmiotów i urządzeń innych niŝ bezpośrednio związane z przechowywaniem dokumentacji, 2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen. 18 Palenie tytoniu w magazynach archiwalnych jest zabronione. Informacje o zakazie palenia naleŝy umieścić w widocznym miejscu. 19 Prawo wstępu do magazynów archiwalnych posiada Rektor, pracownicy Archiwum Uczelnianego, Z-ca Kanclerza do spraw administracyjno-gospodarczych oraz przedstawiciele organów uprawnionych do kontroli, po okazaniu stosownego upowaŝnienia. ROZDZIAŁ VI TRYB PRZEJMOWANIA DOKUMENTACJI Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DO ARCHIWUM UCZELNIANEGO Archiwum Uczelniane przejmuje dokumentację powstającą w poszczególnych komórkach organizacyjnych jednostki, po okresie nie dłuŝszym niŝ 2 lata, licząc od 1 stycznia następnego roku po zamknięciu teczek spraw, w terminie uzgodnionym z osobą sprawującą pieczę nad Archiwum Uczelnianym. 2. Akta spraw zakończonych, które są potrzebne nadal do celów słuŝbowych, moŝna wypoŝyczyć komórce organizacyjnej na okres uzgodniony z pracownikiem Archiwum Uczelnianego, po dokonaniu formalnego przekazania dokumentacji do Archiwum Uczelnianego, jej zewidencjonowaniu i umieszczeniu odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym akt. 3. Dokumentację przekazuje i przejmuje się do Archiwum Uczelnianego kompletnymi rocznikami. 4. Dokumentację przekazuje i przejmuje się do Archiwum Uczelnianego w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie dokumentacji naleŝy rozumieć: 1) w odniesieniu do akt kategorii A:

10 10 a) umieszczenie w teczce spraw jednorodnych lub pokrewnych treściowo (zgodnie z hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt), b) nadanie sprawom i pismom w obrębie spraw, umieszczonym w teczce, układu chronologicznego (od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie), c) usunięcie wszystkich części metalowych (spinaczy, zszywek, itp.), d) ponumerowanie zapisanych stron (w prawym górnym rogu miękkim ołówkiem), e) zszycie białą, bawełniana taśmą i opisanie jednostki aktowej, 2) w odniesieniu do akt kategorii B zszycie i opisanie jednostek aktowych. 5. Do zamkniętych teczek akt przekazywanych do archiwum naleŝy dołączyć (jako pierwszą stronę) odpowiednie spisy spraw. 6. Właściwe opisanie jednostki aktowej polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie okładki następujących danych: a) na środku u góry pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, b) poniŝej nazwy jednostki pełnej nazwy komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła, c) w prawym górnym roku kategorii archiwalnej z podaniem okresu przechowywania w przypadku akt kategorii B, d) w lewym górnym rogu znaku akt, tj. symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, e) na środku okładki tytułu, tj. hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt ewentualnie z dodatkowymi informacjami dotyczącymi dokumentacji zgromadzonej w teczce, f) poniŝej tytułu rocznej daty (dat skrajnych) wytworzenia dokumentacji, g) w przypadku akt kategorii A poniŝej daty liczby stron znajdujących się w teczce, h) prawy lub lewy dolny róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie sygnatury archiwalnej jednostki. 7. Przekazywanym do Archiwum Uczelnianego jednostkom aktowym naleŝy nadać układ odpowiadający kolejności symboli haseł klasyfikacyjnych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, a w obrębie tego samego symbolu jednostkom nadaje się układ chronologiczny Dokumentacja jest przekazywana przez komórki organizacyjne do Archiwum Uczelnianego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt sporządzonych osobno dla materiałów archiwalnych (kategoria A) w 4 egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B) w 3 egzemplarzach. 2. Pracownicy komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację do archiwum, wypełniają rubryki 1 6 spisu zdawczo-odbiorczego. Jednocześnie liczby porządkowe ze spisu zdawczoodbiorczego (sygnaturę jednostki) umieszcza się w opisie jednostki archiwalnej, na wierzchniej stronie okładki, w prawym lub lewym dolnym rogu. Rubryki 7 8 spisu zdawczoodbiorczego wypełnia pracownik Archiwum Uczelnianego po przyjęciu dokumentacji. 3. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację oraz prowadzący Archiwum Uczelniane. 4. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt pozostaje, po potwierdzeniu przejęcia dokumentacji przez archiwistę, w komórce organizacyjnej. Pozostałe egzemplarze otrzymuje Archiwum Uczelniane.

11 11 22 Przejęcie dokumentacji naleŝy poprzedzić jej przeglądem w komórce organizacyjnej, dokonanym przez pracownika prowadzącego Archiwum Uczelniane, w celu stwierdzenia, czy dokumentacja została prawidłowo skompletowana, uporządkowana i zewidencjonowana Pracownik prowadzący Archiwum Uczelniane ma prawo odmówić przejęcia dokumentacji do Archiwum Uczelnianego, gdy: 1) dokumentacja nie została uporządkowana zgodnie z obowiązującymi przepisami, 2) w spisie zdawczo-odbiorczym są błędy i niedokładności, 3) elementy opisu przekazywanej dokumentacji nie odpowiadają treści spisów zdawczoodbiorczych. 2. O powodach nieprzyjęcia dokumentacji, pracownik prowadzący Archiwum Uczelniane zawiadamia swego bezpośredniego przełoŝonego i kierownika komórki organizacyjnej, która przygotowała dokumentację do przekazania JeŜeli dokumentacja spraw ostatecznie zamkniętych jest przechowywana w komórce organizacyjnej dłuŝej niŝ przez okres wskazany w 20 ust. 1, a nie zachodzą okoliczności, o których mowa w 20 ust. 2, osoba prowadząca Archiwum Uczelniane powinna złoŝyć kierownikowi tej komórki organizacyjnej wezwanie do przekazania dokumentacji w ciągu 30 dni licząc od dnia otrzymania. Wzór wezwania stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 2. O odmowie terminowego przekazania dokumentacji do Archiwum przez komórkę organizacyjną osoba prowadząca Archiwum Uczelniane powiadamia swojego bezpośredniego przełoŝonego oraz kierownika jednostki organizacyjnej. ROZDZIAŁ VII PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT OSOBOWYCH W ARCHIWUM UCZELNIANYM Akta osobowe pracowników, z którymi umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła, powinny być przekazywane do Archiwum Uczelnianego, na zasadach ogólnych określonych w 20 ust. 1-3 i 21 ust Akta osobowe, o których mowa w ust. 1, powinny być przechowywane w Archiwum Uczelnianym wyłącznie w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie akt osobowych naleŝy rozumieć: 1) wyłączenie nieistotnej dokumentacji o charakterze manipulacyjnym,

12 12 2) wyłączenie oryginalnych dokumentów lub ich uwierzytelnionych odpisów i przekazanie ich pracownikowi lub jego krewnym, a jeśli nie jest to moŝliwe pozostawienie w aktach osobowych, 3) usunięcie wszystkich części metalowych (spinaczy, zszywek itp.), 4) ułoŝenie dokumentów dotyczących danej osoby w porządku chronologicznym (ewentualnie w porządku rzeczowo-chronologicznym) tj. tak, aby pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu, a najnowsze na spodzie, przy uwzględnieniu następującej kolejności: a) podanie o przyjęcie do pracy, b) Ŝyciorys, c) kwestionariusz osobowy, d) świadectwa z poprzednich miejsc pracy, e) umowa o pracę, f) dokumentacja dotycząca przebiegu pracy zawodowej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych, angaŝe, wnioski o odznaczenia, g) dokumentacja wypowiedzenia umowy o pracę, h) świadectwo pracy i opinie, 5) zszycie akt, po uprzednim wzmocnieniu ich grzbietu tekturką, 6) ponumerowanie kaŝdej zapisanej strony ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, 7) włoŝenie akt do teczek, 8) opisanie teczki z aktami osobowymi przez naniesienie na wierzchnią stronę okładki: a) nazwy jednostki i komórki organizacyjnej na środku u góry, b) znaku akt w lewym górnym rogu, c) nazwiska i imienia pracownika, imienia ojca, daty urodzenia na środku, poniŝej tytułu, d) wykształcenie pracownika, e) zawód, f) daty skrajne zatrudnienia, g) daty skrajne, 9) nadanie teczkom z aktami osobowymi odpowiedniego układu, 10) sporządzenie ewidencji dla akt osobowych w postaci skorowidza alfabetycznego. 3. Wzór opisu jednostki z aktami osobowymi stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. ROZDZIAŁ VIII PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM UCZELNIANYM 26 Materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną przechowuje się odrębnie, jeśli to moŝliwe, w oddzielnych częściach magazynu archiwalnego.

13 Dokumentację w Archiwum Uczelnianym układa się: 1) według podziału na komórki organizacyjne lub 2) sukcesywnie w miarę jej napływu. 2. Teczki aktowe mogą być układane: 1) pionowo systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie lub 2) poziomo jedna na drugiej, układane od dołu ku górze według kolejności sygnatur. 3. Układając dokumentację na półkach regału naleŝy zwrócić uwagę, aby nie była ona zbyt ściśnięta przy równoczesnym, całkowitym wykorzystaniu miejsca. 28 Materiały archiwalne (kategoria A) oraz dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) długiego okresu przechowywania powinny być w miarę potrzeby poddawane konserwacji w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym Ewidencję Archiwum Uczelnianego stanowią: 1) spisy zdawczo-odbiorcze akt (formularz Pu-A-30) załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji, 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt (formularz Pu-A-31) załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji, 3) karty udostępniania akt (formularz Pu-A-32) załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji, 4) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (formularz Pu-A-33a) załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji, 5) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (formularz Pu-A-34) załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji, 6) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego (formularz Pu-A-35) załącznik nr 8 do niniejszej instrukcji, 7) protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie dokumentacji załącznik nr 9 do niniejszej instrukcji. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, stanowi materiały archiwalne. Przechowuje się ją w oddzielnych teczkach, które nie mogą być wynoszone poza pomieszczenia Archiwum Uczelnianego. 30 Karty udostępniania akt otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieŝące, według których są przechowywane przez dwa lata licząc od daty zwrotu akt, a następnie brakowane Spisy zdawczo-odbiorcze akt rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych według kolejności wpływu i nadaje się im kolejne numery z tego wykazu.

14 14 2. Upływ roku kalendarzowego nie powoduje zmiany numeracji w wykazie spisów zdawczoodbiorczych. 3. Po naniesieniu numeru na spisach zdawczo-odbiorczych akt, jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych zwraca się komórce organizacyjnej przekazującej akta, a pozostałe przechowuje się w Archiwum Uczelnianym jednostki Archiwum Uczelniane prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt: 1) pierwsze egzemplarze spisów (oryginały) ułoŝone są według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczoodbiorczych, 2) drugie egzemplarze (kopie) przechowywane są w oddzielnych teczkach załoŝonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych. 2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych (kategoria A) przekazuje się sukcesywnie Archiwum Państwowemu Archiwum Uczelniane moŝe posługiwać się równieŝ innymi pomocami ewidencyjnymi niŝ wymienione w 29 ust. 1, np. indeksami i skorowidzami. 2. Archiwum Uczelniane moŝe, w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym, opracowywać inwentarze archiwalne (ksiąŝkowe i kartkowe) Przed umieszczeniem akt na regałach kaŝdą teczkę aktową oznacza się sygnaturą archiwalną składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego oraz numeru pozycji w tym spisie. 2. Po umieszczeniu teczek na regałach, numer regału i półki na regale, na których znajdują się akta, odnotowuje się w rubryce nr 7 spisu zdawczo-odbiorczego akt. ROZDZIAŁ IX UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI Dokumentacja przechowywana w Archiwum Uczelnianym udostępniana jest do celów słuŝbowych i naukowych. 2. Udostępnianie dokumentacji w innych celach niŝ słuŝbowe wymaga zgody Rektora.

15 15 36 Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe. Nie naleŝy udostępniać pojedynczych dokumentów zawartych w teczkach Dokumentację udostępnia się na miejscu w lokalu Archiwum Uczelnianego. Udostępnianie dokumentacji dla celów słuŝbowych, poza lokalem Archiwum Uczelnianego, moŝe nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na terenie siedziby jednostki organizacyjnej w trybie ustalonym w 39 i Czasowe wypoŝyczenie dokumentacji poza siedzibę jednostki organizacyjnej, moŝe nastąpić tylko na pisemną prośbę organów uprawnionych do wglądu w określonego rodzaju dokumentację, za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej. Nie wypoŝycza się poza pomieszczenia Archiwum Uczelnianego jednostki organizacyjnej: 1) dokumentacji zastrzeŝonej, 2) dokumentacji uszkodzonej, 3) ewidencji Archiwum Uczelnianego Dokumentację udostępnia pracownik Archiwum Uczelnianego na podstawie karty udostępniania. 2. W miejscu wyjętej dokumentacji umieszcza się zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki. 40 Pracownik Archiwum Uczelnianego w obecności zwracającego dokumentację sprawdza stan akt i odnotowuje zwrot na karcie udostępniania. 41 Korzystający z dokumentacji ponosi odpowiedzialność za stan udostępnionych akt oraz ich zwrot w terminie W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostępnianej dokumentacji pracownik Archiwum Uczelnianego sporządza protokół, który podpisuje korzystający z akt, jego bezpośredni przełoŝony i pracownik Archiwum Uczelnianego. 2. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakującej dokumentacji, drugi przechowuje się w przeznaczonej do tego celu teczce

16 16 w pomieszczeniu biurowym Archiwum Uczelnianego, a trzeci przekazuje się kierownikowi jednostki organizacyjnej w celu wszczęcia postępowania wyjaśniającego. 43 Z dokumentacji przechowywanej w Archiwum Uczelnianym do celów innych, niŝ słuŝbowe, osoby uprawnione mogą korzystać kaŝdorazowo za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej na zasadach określonych przepisami: 1) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. Nr 196 z 2005 r., poz. 1631, z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, 2) Ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.), 3) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 z 2002 r., poz. 926, z późn. zm.), 4) Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112 z 2001 r., poz. 1198, z późn. zm.), 5) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. Nr 97 z 2006 r., poz. 673, z późn. zm.), 6) Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 13 z 2001r., poz. 116, z późn. zm.). ROZDZIAŁ X WYDZIELANIE AKT I PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA 44 KaŜdego roku kalendarzowego dokonuje się przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych akt celem wydzielenia: 1) dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął i którą moŝna przekazać do zniszczenia, 2) dokumentacji oznaczonej symbolem BE podlegającej w danym roku ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe Wydzielania dokumentacji dokonuje komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek osoby odpowiedzialnej za Archiwum Uczelniane. 2. W skład komisji wchodzą: 1) kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega Archiwum Uczelniane, 2) pracownik Archiwum Uczelnianego, 3) kierownicy (przedstawiciele) komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu.

17 Do zakresu działania komisji naleŝy: 1) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub ustalenia dłuŝszego okresu jej przechowywania, 2) sporządzanie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz jej spisu w dwóch egzemplarzach. 2. Zmiana kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne (kategoria A) moŝe być dokonana wyłącznie przez Archiwum Państwowe. 47 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez jednostkę organizacyjną odbywa się wyłącznie na podstawie zgody Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w 47, moŝe być: 1) jednorazowa, 2) generalna dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części. 2. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraŝa Dyrektor Archiwum Państwowego. 3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraŝa Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych Wnioski o wyraŝenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej składa Rektor dyrektorowi Archiwum Państwowego. 2. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się: 1) protokół oceny dokumentacji, 2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie. 3. Protokół i spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 2, w dwóch egzemplarzach, sporządza komisja powołana w trybie i składzie określonym w Jeden egzemplarz dokumentów brakowania, o których mowa w ust. 3, przesyła się do Archiwum Państwowego Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej moŝe być wyraŝona wówczas, gdy materiały archiwalne, przechowywane w Archiwum Uczelnianym, są uporządkowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Wniosek o wyraŝenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania

18 18 materiałów archiwalnych oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu Do czasu otrzymania zgody na zniszczenie, o której mowa w 48 ust. 1, dokumentację przeznaczoną do brakowania naleŝy wydzieloną przechowywać w kolejności zewidencjonowania jej w spisie. 2. W przypadku trudności w ocenie wartości brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, Rektor moŝe zwrócić się do Archiwum Państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji Po uzyskaniu zgody, o której mowa w 48 ust. 1, pracownik Archiwum Uczelnianego, nadzoruje przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia i na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w rubryce nr 8 spisu zdawczo-odbiorczego akt. 2. Dokumenty brakowania, o których mowa w 49 ust. 2, wraz ze zgodą Archiwum Państwowego oraz dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokołami jej zniszczenia, przechowuje się w Archiwum Uczelnianym. ROZDZIAŁ XI PRZEPROWADZANIE EKSPERTYZY ARCHIWALNEJ DOKUMENTACJI Dokumentacja kategorii BE, po upływie określonego czasu przechowywania w Archiwum Uczelnianym, podlega ekspertyzie archiwalnej mającej na celu ocenę wartości archiwalnej dokumentacji i ewentualną zmianę jej kategorii archiwalnej. 2. Ekspertyzę, o której mowa w ust. 1, przeprowadza Archiwum Państwowe Osoba prowadząca Archiwum Uczelniane jest zobowiązana przygotować dokumentację do ekspertyzy archiwalnej. W tym celu naleŝy: 1) wytypować dokumentację do ekspertyzy archiwalnej, 2) wyłączyć dokumentację z zasobu i zewidencjonować ją, 3) w formie pisemnej zwrócić się do Archiwum Państwowego z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy, 4) zmienić kwalifikację archiwalną dokumentacji, stosownie do ustaleń ekspertyzy, 5) dokumentację przekwalifikowaną, zgodnie z wynikami ekspertyzy, z kategorii B na A, wyłączyć spośród dokumentacji kategorii B, uporządkować i zewidencjonować oraz dołączyć w Archiwum Uczelnianym do dokumentacji kategorii A.

19 19 2. Pozostała dokumentacja kategorii BE, co do której ekspertyza archiwalna nie wykazała potrzeby zmiany jej kwalifikacji, moŝe być przekazana na makulaturę lub zniszczenie w trybie określonym w rozdziale X Instrukcji. ROZDZIAŁ XII POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB USTANIA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, Archiwum Uczelniane przejmuje akta spraw zakończonych likwidowanej komórki, w stanie uporządkowanym na podstawie ewidencji w postaci spisów zdawczo-odbiorczych. 2. Dokumentację spraw niezakończonych przekazuje się na podstawie spisów zdawczoodbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania komórki zreorganizowanej. Kopię spisu przekazuje się do Archiwum Uczelnianego. 56 W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej materiały archiwalne przekazuje się do Archiwum Państwowego zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). ROZDZIAŁ XIII NADZÓR I KONTROLA ARCHIWUM UCZELNIANEGO Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w Archiwum Uczelnianym sprawuje Archiwum Państwowe. 2. Przedstawiciele Archiwum Państwowego sporządzają protokoły z przeprowadzonych kontroli oraz w razie konieczności wydają zalecenia pokontrolne. 3. Protokół kontroli podpisuje kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej, kierownik Archiwum Uczelnianego oraz Rektor.